事业单位档案规范化管理精品(七篇)

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1.1人们对于档案规范化管理的重视程度不高

随着社会经济和科学技术的发展，绝大多数事业单位都已经对档案管理规范化建设工作倾注了足够的重视和努力，但仍然有部分事业单位尚未对档案管理规范化建设的重要意义进行充分的认识。因此，人们对于档案规范化管理的重视程度不高。以下两种现象足以说明对于档案规范化管理，部分事业单位需要引起足够的重视。首先，是部分事业单位不能清醒地认识到档案管理的重要性和特殊性，片面、武断的认为规范化的事业单位档案管理在短期内不会产生经济效益，尤其缺乏长期眼光。因此，单位领导很少对档案管理工作进行审查和监督。其次，即使部分事业单位的领导在思想上对档案管理工作有一定程度的重视，但是他们却吝于进行规范化建设方面的资金和人才投资，阻碍了档案管理工作的进一步深入开展和作用发挥。

1.2健全的档案管理制度的缺失

首先，从目前的事业单位档案管理实践来看，虽然大部分的事业单位已经实现对相关的档案管理制度的制定，但是，在这些制度中，绝大部分的内容主要针对档案管理部门工作人员，进行一定程度上的行为规范，而对于事业单位的其他部门和人员，仍然不受约束。这种情况会导致档案管理工作缺乏整体合力。其次，部分事业单位对自身制定的档案管理制度做不到高效、高质执行，缺乏执行力，再完善的档案管理制度也会沦为虚设。

1.3电子文件管理工作所需软硬件设施不齐全

在信息技术高度发展的今天，办公的形式越来越多的向电子文件靠拢。为了适应这一变化，对电子文件的统一、规范的管理也应该被纳入我国事业单位的档案管理中。但是从目前的事业单位档案管理实践来看，电子档案管理中所需要的相关硬件设施存在配备不齐全、电子档案录取工作麻烦不宜行等问题。

2推进事业单位档案的规范化管理的策略

2.1强化档案规范管理的地位，加强对档案管理人员的技能培训

事业单位要通过各种形式，致力于单位内档案管理工作者对自身工作重要性认识程度的提升。不管是通过宣传还是职工职业道德教育，都是体现事业单位整体人事管理核心的重要举措。

2.2建立健全档案管理规章制度，明确工作人员职责

事业单位应该逐步建立一整套基于自身实际情况的档案管理制度，并且不断提升规章制度的执行力，对档案人员严格要求，实现规章制度的高效、高质执行，杜绝一切违纪违法的行为。同时，事业单位档案管理部门要切实遵循统一领导、分级管理的管理原则，在实施档案规范管理时，注重总体规划的强化，分类指导的进行，相关监督工作的做出，档案工作规范化管理成绩评估工作的分级组织。

2.3提高事业单位档案管理的信息化水平

运用科学的管理手段将档案管理的效力充分发挥，是提升事业单位档案管理工作质量的关键环节。为了实现档案管理工作内容的全面化，要加强对信息资源档案收集的力度，争取全面涵盖文字、图像、影音等信息资源，并且将这些资源科学、合理的进行并归等处理。其次，要保证电子档案的保密性，严防电子档案信息的泄露，而对于不需保密而需向社会披露的信息，要及时通过信息化技术和网络向社会公布，更好地为人民服务，提升档案的利用效率。

3.结束语

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关键词：事业单位；办公室档案；规范化管理；档案管理

对于事业单位而言，办公室重点在于管理单位各项事务，其为事业单位的发展发挥着指导作用。对于办公室工作而言，档案管理尤为关键，其完整记录了办公室的所有事务，能够为单位提供准确、可靠的材料与信息。新形势下，办公室档案管理工作已经难以适应新时期发展所需，且直接影响了办公室相关职能的有效发挥。对此，相关部门应结合实际情况，全方位、多层次分析与总结，制定有效的档案管理规范，进一步强化办公室效能。

1办公室档案规范化管理的重要性

1.1有利于丰富管理形式

现阶段，中国科学技术水平得到了显著提升，在信息时代背景下，办公室信息化建设已经成为必然趋势，这也使得办公室档案管理形式日趋多样化。相较于传统方式，使用计算机管理办公室档案的效率更高，可有效提高档案管理工作的科学性、规范性和系统性，进一步提高管理规范性。运用计算机可以快速收集、使用、管理和储存档案信息，促进了内部信息交流效率以及档案利用、管理率提高。除此之外，运用信息化手段管理办公室档案，可提高管理效率，缓解工作人员压力，从而促进管理人员提高工作质量[1]。

1.2可以促进档案管理员提高素质

对于档案规范化管理，事业单位应高度重视，并在培养人才上投入更多的精力，档案管理人员在规范化管理办公室档案中发挥了极为重要的作用。人才素养直接影响着工作效率，转变档案工作的性质会对工作人员的能力造成影响，和以往的人工操作相比，当前规范化的档案管理主要运用电子计算机操作[2]。工作软件的改变对管理人员操作计算机的能力提出了较高的要求，这是此项工作中不可或缺的一项能力。如此，便在日常工作中促进了管理人员的素质以及个人价值和工作能力的提高。

1.3可以促进单位和部门提高管理水平

在事业单位的正常运营中，办公室档案发挥着极为重要的作用。除了对单位各种经济业务、人动的信息进行如实记载，办公室档案还要注重保存单位发展历程中重大的证据与史料。而规范化管理办公室档案，既能使档案管理的流程得到优化，同时还能带给单位良好的社会效益。当单位和其他部门展开合作时，需要借助档案部门和合作方展开密切联系与沟通，以确保双方合作的有效性。所以，在管理办公室档案的过程中，规范化管理档案，对促进单位部门工作效率提升极为有利，从而使档案管理更加科学和准确。

2当前办公室档案管理工作中存在的问题

2.1缺少健全的制度

新形势下，事业单位尚未就办公室档案管理制度制定健全的制度，造成办公室工作效率不理想，对办公室职能的发挥造成了极大的影响[3]。过去，事业单位在开展办公室档案管理工作时，只是一味地整理和归档档案，并未运用先进的科技展开分类和管理。而且往往因管理制度不健全或办公室人员违规操作，导致管理制度流于形式，致使办公室诸多档案资料丢失，对办公室职能的发挥造成了极大的影响。

2.2忽视办公室档案管理

在实际工作中，档案管理工作只是档案管理部门的工作任务，在单位中往往被认为并非主要工作，仅仅只是一项基础性工作，通常单位的领导者都在主要业务上投入了诸多精力，而忽视了档案管理工作。大部分单位，对办公室档案管理工作的重要性认识不够，在开展工作的过程中运用的仍是传统的管理理念和模式。此外，在办公室档案管理中由于资金投入力度不够，从而造成在档案管理中缺乏健全的基础设施，这在一定程度上威胁了办公室档案管理的安全，对有序开展办公室档案管理工作极为不利。

2.3缺少专业的档案管理人员

纵观事业单位管理体系，办公室档案管理是不可或缺的组成部分[4]。但是，现阶段单位领导对于办公室档案管理工作的重视度较低，诸多事业单位均安排办公室人员兼任档案管理人员，因为这一类工作人员对档案管理的基础知识了解得较少，在技术操作方面不够熟练，所以很多时候都无法规范管理办公室档案。同时，这些工作人员中大部分都并未接受过系统教育，且所掌握的档案管理知识与技能均不够专业，不熟悉办公室档案管理工作，同时在工作过程中也很容易出现问题，使得办公室档案管理工作职能无法充分发挥出来。

2.4缺少先进的管理设备

在档案管理设备方面，事业单位未有较大的投入，对信息技术与科技产品的引进不及时，难以与时展保持同步。同时办公设备十分落后，大部分单位依然采取的是人工管理模式，严重影响了办公室档案管理效率，加大了工作人员的工作量，使其在工作上耗费了较多时间。且在人为因素的影响下，也无法顺利实现档案工作规范化管理目标，甚至导致档案管理缺乏秩序性。

3新时期加强办公室档案管理规范的措施

3.1高度重视档案管理工作

若要真正做好事业单位办公室档案管理工作，就必须从根本上将部门领导与工作人员的认识改变，使其认识到档案管理工作的重要性，运用诸多有效手段积极宣传事业单位的现代化;档案管理模式，使相关领导和工作人员可以充分了解到在单位整体工作发展中，档案管理工作效率发挥的重要作用，并高度重视办公室档案管理工作，使每一位工作人员均可以积极对待此类工作。同时构建激励机制，以坚实的基础助力档案管理工作的良好发展。办公室档案管理工作人员应和时展保持同步，立足于工作需求，积极促进自身档案管理意识和相关法律意识的增强，特别是主要将自身保密意识加强，确保自身档案管理观念正确。工作人员要主动参加相关培训活动，把更为丰富的档案管理工作技能切实掌握好，促进自身工作素质水平提高，对档案管理工作的重要性有更加充分的认识。

3.2构建合理科学的规章制度

健全的档案管理制度是有序开展办公室档案管理工作的重要保障。事业单位只有构建合理、科学的规章制度，才能有效开展办公室档案管理工作。新形势下，办公室档案管理工作要和时展保持同步，在对新的档案管理制度进行制定的过程中，要将以往规章制度的束缚摒弃，积极创新制度的内容和形式，如此，才可以为档案管理工作的开展提供重要的制度保证。除此之外，在对规章制度进行制定的过程中，要充分运用现代化手段，确保档案管理制度更加完整、科学、安全[5]。构建档案管理制度还要涉及档案销毁制度，应根据相关规定第一时间销毁部分保存到期的档案，为充分发挥办公室档案管理工作职能提供保障。

3.3提高办公室档案管理人员的综合素质

办公室档案管理人员的综合素质对档案管理水平具有决定性影响。所以，为了确保档案管理的质量，就必须有效提升档案管理人员的素质。具体来说，一方面，要加强培训档案管理人员的档案管理专业知识与技能，提升其水平；另一方面，要求档案管理人员及时了解现代化的科学技术，可以熟练操作现代化设备。所以，单位领导在选拔办公室档案管理人员过程中一定要做到严格仔细，以制度为依据。当然，单位还要针对档案管理人员展开专业培训，帮助其将专业的管理知识与技能掌握，切实提高他们的综合素质，如此，才可以顺利实现办公室档案规范化管理的目标。

3.4采用现代化的管理手段促进档案工作管理质量提升

档案工作运行中，所运用的设备器材和技术手段、管理质量以及落实规范化的程度息息相关，其具有可把控性[6]。但通过当前实施的办公室档案管理体系可以看出，纸质档案管理仍占较大比例，在意识不足、技术有限等问题的影响下，数字档案建设方案还是只在小范围内应用，对顺利落实规范化管理工作造成了阻碍。所以，可以考虑从下述几个方面入手，改进此类问题：首先，各单位需结合现代化技术革新需求，在档案管理室中灵活应用计算机等现代化设备，并把现代化设备和纸质档案管理工作联系起来；其次，以不同形态的电子档案为基础，在信息技术发达的地区，有效采用以数字模式形成的电子信息档案，此形态的电子档案十分完整、便捷，实用性较高；最后，就信息技术发展落后的地区，可以借助再加工纸质档案，将原件数字档案形成。此手段可以不断完善原有的纸质档案，对档案规范化管理意义较大。

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摘要：对于事业单位来讲，会计的基础工作规范化管理是保证单位健康、稳定发展的重要因素。本文简要论述了事业单位进行会计基础规范化管理的重要性，分析了目前事业单位会计工作存在的不足，并提出具体的改进建议，目的在于更好的提高事业单位会计管理质量，增强事业单位市场竞争能力。

关键词 ：事业单位；会计；基础；规范化

事业单位中对会计基础工作进行规范化管理是保证会计信息安全、精确的重要环节。结合各级财政机构公开的检查报告及事业单位平时的工作情况进行分析发现，目前事业单位的会计基础性工作内容较多，过程较复杂，存在很多不足之处，相关从业者需要对其进行改进与完善，从而更好发挥会计管理能力。

一、事业单位对会计基础性工作进行规范管理的意义

（一）对会计基础性工作进行规范管理有助于维持财经纪律

在规范化管理会计基础性工作期间，对会计部门的岗位设定及从业者聘用都提出了新的要求，同时也明确为会计管理者、从业者及出纳等员工制定了工作要求，确保会计的职能可以在组织结构上得到具体发挥，更好的落实会计的监管职能，预防各种违法、违纪行为。所以，想要更好的维持财经的纪律，就需要加大对会计基础性工作的管理力度，保证其向着规范化方向发展。

（二）对会计基础性工作进行规范化管理有助于提高事业单位的财务管理水平

利用会计工作能够对事业单位内的各项资金费用运转进行精确、及时的了解与控制，借助会计机构所提供的各项信息，能够对事业单位财务的收支情况及执行预算情况进行反应，从而为管理者的决策提供重要的参考标准。对会计的基础工作进行规范管理，能够让初始凭据的内容、表格的编订、审核的手续等会计处理工作更加规范、细致，从而更好的提高财务管理质量及效率。

（三）对会计基础性工作进行规范化管理有助于确保会计工作的质量

想要保证会计的基础性工作管理规范化，需要结合事业单位的具体情况，对基础工作期间的薄弱环节进行改善与健全，例如：针对会计填写凭据的工作、登记账簿的工作、整理档案的工作等进行明确规定。让会计的处理行为得到提高，增强企业内部整体会计工作的质量及效率。

二、目前事业单位在进行会计基础工作规范化管理期间存在的不足

（一）核算部门落实相关法规、标准的力度较弱

当前，事业单位的核算部门在落实有关会计管理法规标准时力度较弱，主要表现在以下几个方面：其一，不遵照法规标准从事工作。虽然我国已经颁布了如《会计法》、《预算法》等，限制了会计核算不规范的活动及弄虚造假的行为，但是，因为后续法律制裁的力度较弱，导致很多事业单位的核算机构经常出现有法不依的问题，相关标准形同虚设，为会计核算工作的不标准行为提供了空隙；其二，认知不到位。因为法律宣传的力度相对较弱，在加上一些财务从业者自身能力较低，综合素养较差，对法规标准缺少了解，观念淡薄，从而造成了违法违规情况出现；其三，监管水平较差。事业单位本身、社会各界人士及国家三类监管配合与协调能力较差，无法实现有效的合力监管。

（二）有关部门管理者对财务工作缺乏重视

一些事业单位的管理者对财务疏于管理，法规观念淡薄，为了获取个人利益，钻法律及管理的空子，经常在会计核算工作上大做文章，一些不可以报销的内容变成了可以报销的项目，编造虚假的票据等，从而严重损害的国家的经济利益，不利于单位的未来发展。

（三）缺少电算化的能力

一些事业单位的财务从业者及会计人员缺少电算化的能力，并不了解电算化软件的操作方法，生成的会计资料也无法弄懂，缺少应用电算技术管理会计基础工作的能力，忽略管理光、磁等介质的档案。进而造成一些光磁介质的会计资料与纸质资料内容不符，无法及时入档等问题，降低了会计信息的精确性，对单位造成严重影响。

三、事业单位对会计基础工作进行规范管理的具体方法

（一）不断改进并完善会计有关标准法规，加大落实力度

想要更好的提高会计基础工作的规范性，就需要从以下几方面入手：其一，在建设法规系统方面，应保证其具备良好的科学性、实用性、操作性，同时配备相关的配套设施，确保各标准的衔接，防止在落实期间发生混乱问题；其二，应加大监管、检查的力度。财政机构、审计部门等国家业务管理单位在对事业单位实施检查期间，需要严格遵照《会计法》等标准法规，以此作为参考依据及标准，加大对会计工作质量的监管力度，防止出现基础工作不符合法规标准、私自设立账外账的情况，一经发现，不仅要整改有关部门，同时还需要追究责任人的责任，对其进行严惩。

（二）加大教育培训力度，增强从业者的专业能力及综合素养

第一，应加大对会计从业者职业道德的教育力度。使财会从业者能够熟练掌握相关法规标准，树立强烈的责任观念，可以主动遵守职业道德，爱岗敬业，遵照法规办事，形成公正的岗位形象；第二，应不断增强财会从业者的专业知识学习水平。应关注财会从业者的职后教育，应有组织、有规划的对财会从业者进行培训，让员工能够尽快了解税收、财会等方面的内容，提升整体会计队伍的能力及素养；第三，落实好财会从业者持证上岗的标准。会计基础性工作的规范程度与从业者的专业能力存在紧密的关联，因此，应保证从业者可以持证上岗，增强事业单位的市场竞争能力，推动社会经济稳步发展。

（三）改进并健全电算化会计信息的管理，增强档案管理的能力

应明确规定事业单位的电算化信息保存条件、方式、从业者的工作职能等内容，同时要求人员严格落实。需要对纸质档案及电子化档案进行分类管理，电子化档案采用只读形式保管，做好备份工作，防止电子档案丢失。另外，因为电子档案较为特殊，管理从业者需要定期对电子档案进行检查、备份，防止信息损坏。

结束语

会计工作的规范程度反应着会计管理水平的高低，相关工作人员应不断提高自身的专业能力及综合素养，深入对会计基础工作进行研究，勇于尝试、大胆创新，从而更好的提高事业单位的会计管理水平，推动事业单位稳定发展。因此，对事业单位会计基础工作规范化管理的相关内容进行分析是值得深入探究的事情。

参考文献：

[1]张文亚.会计基础工作存在违规现象的原因分析[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2010（06）．

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专门档案指的是排除文书与科技档案以外的、所有于专业范围之内产生抑或专项活动中构成的具有比较稳定的文件名称、文件格式及其构成规律，并且具有各自归纳与管理手段的各类专业档案的总称。譬如：会计、人事、市管干部、纪检监察案件、、事故处理、税收征管等方面的档案，等等。其是群体概念，不专指某一档案种类之实体。专门档案类别比较多，包含内容也比较广泛，譬如艺术方面与工程方面以及审计方面与诉讼方面的档案，等等。事业单位中构成的专门档案属于档案管理中不能缺乏的工作内容，同时也是各单位不能够忽略的尤其重要的归档类别。事业单位专门档案涵盖了财会方面的、学生学籍方面的、声像方面的以及出版物等方面的档案等。因为专门档案有着特殊的构成规律，因而其收集与管理工作则需同文书档案有所区别而拥有相对的独立性。针对目前专门档案管理工作未能适应事业单位机构调整的要求。急待需要我们借助深化档案管理工作改革，实施统一的档案管理信息平台，以解决处理客观实际上存在的问题与难题。

事业单位专门档案管理应当由掌握及时与灵活性向信息化转变

为强化专门档案管理工作，提升专门档案管理水平，有效发挥专门档案在事业单位的作用，专门档案管理工作应当由掌握及时与灵活性向信息化方向转变。

（一）档案管理工作的信息化 提升了档案管理的效率

文书档案的收集整理归档往往是以年限为界定，可专门档案记载与体现的事业单位一些特殊的工作活动状况，其构成档案的规律与特点均不尽相同，因此专门档案的归档时间应当掌握一定的灵活性。与过去的档案管理工作相较来说，现在的档案管理工作已新增添了信息化归档的管理，把过去的纸质档案同现代的电子档案融合一同管理。大大改观了档案管理工作的及时性与灵活性，以现代科学的管理模式，实现事业单位专门档案管理信息化，不但提升了档案管理的成绩，同时也有效提升了档案管理的效率。

（二）声像档案应当掌握及时归档的原则

声像档案属于实时瞬间与过程的真实记录，系保存于胶片和磁、光盘等感光抑或磁性材料上构成的声音影像。其记录与体现了单位的重要事件和工作活动以及人物之真实情景，相较文字档案来讲，更具直观性和真实性以及形象生动等特点。为了防止以年度归档时间过于漫长导致影像数据的遗失，声像档案应当有效掌握及时归档之原则，结合重要工作活动的实施完毕随时归档。

事业单位专门档案归档资料应当具备及时与完整性

专门档案属于人类的宝贵资料，其作为人类参与社会活动的客观记录，是人们认知与掌握客观规律的主要依据。档案的构成主要可划分成收集、整理、归档等三个环节，其中的收集阶段是档案构成的关键过程，不然档案则是无米之炊。所以，事业单位专门档案收集的及时性则显得尤为重要。如果未及时收集，则极可能把原始资料丢失，等到整理归档之时，不仅不能够保障档案资料的完整和准确，并且丢失的原始资料一旦弥补将会是非常困难的事情。

（一）专门档案的归档管理

因为专门档案构成的规律与特点带有特殊性，主要表现在：1、各种专业因内容性质不同导致在归档时间方面不统一；2、一些档案构成的时间较长，若是专业管理人员归档意识差，则容易导致档案内容遗失。所以，在整理各种专门档案时，尤其要注重档案内容之完整性。事业单位专门档案应当纳入到单位档案管理体系，建构完善各种规章制度，配置专门档案管理所需要的设施，不断改进专门档案的保管环境，保障专门档案之安全管理。专门档案保管室与设施要力求达到安全、洁净，达到没有尘土、没有发霉、没有虫蛀、没有鼠害、没有杂物的程度，保管室温湿度与消防设备要具备国家规定标准。涉及保密的专门档案要配置健全的保密设备。事业单位档案管理部门要定期对专门档案实施检查清点，保障档案不遗失，不损坏。若发觉损坏和虫蛀以及褪色抑或字迹模糊等问题时，应当及时弥补、复制或者采取其它可行的技术处理手段。

（二）事业单位声像档案的收集管理

同样，事业单位声像档案的归档工作也存在着这样的问题，从实际方面来说，影像的存储方面随意性较强，所产生的电子图片丢失的可能性也较大，若是不注重保存与备份，则容易丢失。所以，事业单位档案部门对声像档案之归档实施严格监督极其关键。在收集声像档案过程中，不仅要注重对重要工作抑或重要活动构成声像档案之完整性，而且还要突出单一影像收集之全面性，譬如：工作或活动的时间与地点以及人物及其内容称呼等，均要详细注明，以方便日后的翻阅与利用。

事业单位专门档案归档管理应当注重实效性

通过不断完善机构设置和不断强化对档案管理人员的培训以及完善管理机制等一系列措施，努力搞好事业单位档案资料的归档工作，实现案卷编目准确与计算机管理。

（一）专门档案应当依据不同特征分门别类实行单独管理

专门档案记录和体现的内容是事业单位任一方面的工作活动状况，其外观未有固定的格式，载体不具一致的标准，因此具有比较单一的内容、比较特殊的模式、多样化的载体、以及具有固定性的归档与针对性的服务对象。因而针对专门档案的管理则应当结合其特点区别于文书档案来管理。文书档案能够以遵循年代、机构与保管时期实施统一管理，可专门档案则突出利用之时效性，需结合自身不同的特征分门别类实施单独管理。譬如：财会档案与出版期刊档案能够依据年度与保管时期实施整理上架；科研成果档案与声像档案则需依据档案的内容以及不同载体模式分项实施保管；教育工作的学生学籍档案需以学年为单元实施管理。如此相对独立的管理形式，会为档案的查询利用创造便利条件，参与专门档案归档管理人员能够不用档案机构管理人员的帮助可直接查询本专业的档案，不仅快捷方便，同时也方便管理。

（二）加强领导 完善制度 做好事业单位专门档案工作规范化管理

若要搞好事业单位专门档案工作的规范化管理，我们应当注重如下五个方面的工作：

1、强化领导 健全机制

事业单位各级党委应高度重视专门档案工作规范化管理工作，成立了以书记为组长，单位主管领导为副组长，各机构负责人为成员之档案管理工作核心领导小组，同时至少配备一位专职档案员，建构完善档案管理工作制度，构成统一领导，以档案科室为中心，以各机构为基础之档案管理系统，切实保障档案管理工作之稳定性。

2、统一认识，创造气氛

为把专门档案规范化管理做得更加扎实，应当组织全体职员干部开展专题讲座，针对《档案法》等有关法律法规对全体职员干部实施培训，促使全体职员干部对档案管理工作能够有更深层次的系统了解，有效提升全体职员干部对档案工作重要性的充分认识，大力营造人人参与档案管理工作的气氛。

3、遵循标准 保障质量

遵循目前档案的新规定标准，依据档案工作实际状况，逐条规范，查漏补遗，不断对档案实施补充完善。具体应当注重如下三点工作：1、进一步强化专门档案管理的现代化管理，促成库存多年档案全部存入计算机实行管理；2、进一步强化专门档案规范化建设，分类存入计算机管理；3、进一步强化对专门档案的收集整理及归档。

4、增加投入 完善设施

确保专门档案管理的安全完整，在办公设施紧张的状况下，应当优先安置档案室所需，实现库房、办公室各自独立存在，并且投入资金及时增设、更新换代档案室设施，譬如：电子计算机、电子打印机、防火灭火器、环境温湿度计、烟雾报警装置等，促使库房符合防火防盗、防鼠防尘等要求。

5、完善制度 科学管理

事业单位档案工作领导小组应当根据实际状况，强化专门档案管理机制建设，建构完善档案的收集、档案的整理、档案的归档、档案的保管与利用等一系列档案管理制度，促使专门档案管理逐渐向制度化和规范化以及科学化迈进。

结语

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1 当下事业单位文书档案管理工作存在的问题

（一）对文书档案管理工作的重视不足

就目前来看，我国事业单位多数没有意识到文书档案管理工作的重要作用，对文书档案管理工作的重视不足，认为文书档案管理工作仅仅是保存一些档案，与事业单位的发展并没有直接的关系。正因为如此，事业单位对于文书档案管理工作不够重视，对其投入力度较小，也就不能保证文书档案的规范化管理以及文书档案的完整性。此外，重视程度不够，就不能将文书档案管理工作的作用完全发挥出来，也就无法起到促进事业单位发展进步的作用。最后，当下我国事业单位文书档案管理工作基本还没有实现信息化、科学化管理，信息化建设不够。

（二）相关档案管理人员业务素质不高

事业单位文书档案管理相关工作人员素质不高，主要表现在：文书档案管理者缺少丰富的管理经验和专业的管理技能，仅仅是对工作的一些基础环节比较清楚，并不能妥善应对复杂的工作；事业单位文书档案管理保密性要求很高，但是部分工作者职业道德素质不高，有些时候会不慎泄密；还有的文书档案管理者虽然在岗位上工作，但是缺乏责任心，时常感到枯燥乏味，工作积极性不高，工作起来往往是敷衍了事，对档案保管和分类也不认真，甚至会出现较大错误；还有不少事业单位文书档案管理人员是关系人员或者兼职人员等。总而言之，事业单位文书档案管理者整体业务素质不高，严重影响了事业单位文书档案管理工作的发展和进步。

（三）文书档案管理方式较为陈旧落后

虽然现在科学技术得到迅猛发展，计算机普及程度也较高， 但是事业单位文书档案管理并没有实现完全的科学化和自动化，有的事业单位仍然还在使用已经淘汰的文书档案管理软件，而且也不符合事业单位实际发展情况。甚至于现在还有的事业单位依然使用人工管理的文书档案管理模式，这就会产生一定的封闭性，不能实现文书档案的同步，也不能保证信息保存的持久性及准确性，影响了事?I单位文书档案管理工作的发展，此外，由于上级领导对文书档案管理工作不重视，也会导致管理模式落后，也就不能提供更加科学、合理的方式。

（四）文书档案管理制度不健全、不完善

虽然目前不少事业单位有文书档案管理制度，但仍存在文书档案管理不规范，管理制度也不能严格落实等现象，例如：在对文书档案进行分类、管理的时候没有严格遵守管理制度，文书档案分类不明确，没有将不同时间和不同工作性质的文书档案分开保存、归档，而是将其放在一起统一管理，这样后来者在查找文书档案时就不能很快找到所需要的文书档案。此外，还有的文书档案管理者在存放文书档案时，图一时省事而没有为其生成相应的目录，这就会给后期查阅文书档案带来更大的困难。

2 提升事业单位文书档案管理工作水平的举措

（一）转变传统工作观念，重视档案管理工作

做好事业单位文书档案管理工作，首先需要加强对管理工作的重视，转变传统的工作观念。（1）提高单位领导对文书档案管理工作的重视。只有领导真正重视起来，才能切实落实档案管理工作，才能进一步加强对档案管理工作的人力、财力的扶持力度，才能为文书档案管理管理提供有力的保障，才能完善文书档案管理设施。（2）加强事业单位全体员工的认识，使每个员工都认识到文书档案对事业单位发展带来的影响及重要意义，增强每个人的责任意识，保证文书档案管理工作的顺利开展。（3）做好文书档案的宣传工作，加大宣传力度，通过各种途径使单位全体人员认识到文书档案规范化管理的重要性，使得单位全体人员都有一个端正的态度进行工作，进而促进工作效率的提高，使档案管理取得较大的进步。

（二）提高相关人员综合素质，促进单位稳步发展

提高档案工作人员的综合素质是做好事业单位文书档案管理工作最重要的一个前提。（1）就是要加强档案管理者专业知识、技能培训，通过学习新型管理理念，新知识，新方法，新手段，并将其应用到实际工作中去，不断创新，以适应新形势下发展需要。（2）注重培养档案管理者的职业道德素养、责任意识和奉献精神，因为文书档案管理工作一般较为复杂烦琐而且庞大，所以文书档案管理工作者一定要具备不怕苦、不怕累的精神，有着对工作执着的热情、认真负责的态度以及一定奉献精神。

（三）创新文书档案管理方式，提高管理工作效率

为了适应新形势的发展需要，需要我们对文书档案管理方式进行创新，提高管理工作效率。（1）创新文书档案管理模式。充分利用现代新兴科技，将网络和计算机引入文书档案管理，通过学习，使用管理软件对文书档案进行存储、管理、查询等工作，提高文书档案管理水平和工作效率，推进文书档案管理自动化、数字化、一体化的实现。（2）加大对事业单位新文书档案的开发力度。事业单位相关工作人员应该积极主动深入基层，而不只是被动接受文书档案，通过走访搜集新的文书档案，并将它们进行归档、分类，以达到更新和扩充档案库的目的。（3）加强档案管理人员的招聘、审核、监督力度。事业单位可以通过采取多项措施，实行公开招聘，将具有档案管理专业背景的优秀人才吸纳到事业单位档案管理人才队伍中来，并保障文书档案管理者提供学习、培训的机会，打造一批优秀的文书档案管理人才。

（四）健全文书档案管理制度，规范化管理文书档案

（1）建立并完善事业单位文书档案管理工作制度。各事业单位根据自身具体情况完善当前文书档案管理制度，并在实际工作中严格落实，体现分类存放人性化，调取查阅便捷化，满足人们的使用需求。（2）完善文书档案管理监督机制。在日常生活中要对档案管理者有一定的监督，对存放档案定期进行数据整理调查，及时发现档案管理中的问题，出现记录出错或档案损坏、缺失等情况，要对其进行一定的批评教育，使其工作谨慎、管理规范，加强其保密意识。（3）制定完善的文书档案管理绩效奖惩机制，将档案管理者的工资福利与工作情况、平时表现挂钩，对于表现优秀者给予一定的奖励，对于工作中出现问题人员给予相应的惩罚，以达到提高其工作积极性和工作效率，督促其更好地完成文书档案管理工作的目的。

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一、做好档案管理工作的意义

做好档案管理工作是事业单位持续长久发展的基础，可以为领导对事业单位的控制和管理提供方便。通过单位档案，领导可以对员工业绩和业务进行分析，从而确定事业单位发展的方向，也可以找到具有潜力的工作人员。

档案管理工作可以保障单位和员工的合法权益，还可以促进事业单位办事效率以及质量的提高。档案管理工作是否具有科学性对事业单位管理水平有很大的影响。

二、事业单位档案管理工作目前存在的问题

（一）档案设施十分落后

我国事业单位档案管理对档案信息管理系统利用较低，并未将计算机技术广泛运用到档案管理中来，很多事业单位的档案信息化管理就只是将档案信息输入到计算机中，并未实现档案管理的信息化，对档案的管理有很大的影响。还有的事业单位的档案管理室十分简陋，设备也很旧，防范意识不高，办公条件十分差，对档案保管有十分大的影响。

（二）事业单位档案管理工作人员的综合素质不高

档案管理工作具有技术性强的特征，作为档案管理工作人员必须要有良好的职业道德、责任心以及专业素质，但是我国近几年来，由于对认识制度进行了改革，对机构进行了调整，因此很多没有进行过档案知识培训的人也开始做起了档案管理工作，他们对档案管理工作并不了解，对档案管理的重要性以及责任性的认识也不足，这对档案管理工作的持续性以及稳定性有重要的影响。

（三）没有将档案的作用发挥出来

大部分的事业单位在进行档案管理工作时，将重点放在了保管、收集以及整理资料上面，没有注意对档案资源作用的开发和利用。对档案进行管理的主要目的是服务于工作单位，在单位进行决策时，提供参考资料，然而，目前对档案的开发以及利用都没有加大力度，档案资源的开发利用程度十分低，严重影响了事业单位的发展。

（四）进行规范化管理的程度很低

很多从事档案管理的工作人员对档案管理工作并不了解，他们不知道档案是十分重要的资料，档案工作是我国的重要事业。也没有强有力的管理制度对档案工作进行管理，目前事业单位的档案管理工作在管理方面十分的混乱，也不够重视，并没有意识到档案管理工作在单位中的重要性，因此，档案管理中的优势并没有被发挥出来，阻碍了事业单位的发展。

三、事业单位档案管理工作的规范发展措施

为了对事业单位档案管理工作进行完善，从而促进我国事业单位的发展，根据目前事业单位档案管理工作的现状，提出了以下措施。

（一）完善档案管理制度

为了让档案工作朝程序化、规范化以及科学化的方向发展，就必须要建立档案管理工作制度，结合实际对制度进行完善。员工的考核、业绩、合同以及工作效益等材料要如实在人事档案中记录，对已经归档的材料内容要进行补充和完善。同时还要建立相关制度用来保障档案工作的顺利开展。

（二）提高员工对档案工作的认识

为了让员工对档案工作能够重视，必须加大对档案工作的宣传，对档案管理人员的职责要明确，完善档案管理机制。除此以外，还要组织员工对有关档案工作的法律法规进行学习，促进领导和员工档案意识的提高，档案工作人员的职责都要明确，落实。

（三）对档案的保护条件进行改善

部分事业单位的档案管理办公室条件十分差，因此导致工作人员很难对档案进行管理，所以，有关部门应该对档案管理工作加大支持力度，从而改善档案工作条件以及工作设备。

对档案工作正确认识，对档案的信息资源合理利用和开发，从而保证档案工作朝规范化的方向发展，为企业的发展做出贡献，为广大人民群众提供更优质的服务。

（四）对档案工作人员的综合素质进行提高

做好档案工作的关键是档案工作人员，因此对档案工作人员的素质要进行全面提高。档案管理工作具有实践性强、专业性强等特点，因此必须要求档案人员有足够的时间以及工作经验，事业单位的领导者要对档案人员进行技术培训，促进档案人员的综合分析能力以及文字能力的提高。除此以外，还要对档案人员的道德进行教育，让他们有正确的道德观念。

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一、规范县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理的意义

县（区）级人力资源和社会保障部门不仅要负责单位内部的人事管理工作，而且要负责（参与）全县（区）行政事业单位、学校、医院、国有企业等单位的人事管理，因而其文书档案管理必须规范化、科学化，这样才能达到服务单位、服务全县（区）的目标。

1、人力资源和社会保障部门的发展要求规范文书档案管理。文书档案管理是人力资源和社会保障部门重要工作，规范这一工作，首先，可以为人力资源和社会保障部门决策提供参考，人力资源与社会保障部门的工作特别是决策性的工作需要参阅大量的历史资料，而详实、规范的文书档案管理工作，可以帮助决策主体尽快的获取相关信息，科学的做出决策。其次，可以降低单位管理成本，提高工作效率。规范的文书档案管理工作使得人力资源和社会保障部门在撰写各种文件等行为有模式可以参考，这就避免另起炉灶等增加了工作难度。

2、其他主体的需求要求规范文书档案管理。人力资源和社会保障部门要负责指导、参与全县的人事工作，特别是，县、区一级要出台诸多的文件、政策，如人才引进政策、职称评审政策、工资定级政策等，所辖区域内部各单位都需要参阅这些资料，如果文书档案管理不规范，则在其他单位需要借阅这种资料时容易出现信息获取难、资料借阅手续复杂等问题，相反，如果文书档案管理规范，则可以为其他单位提供高效优质的服务。

3、文书档案工作本身的发展要求推行规范化管理。当前，文书档案工作正遭受信息化等带来的挑战，这种挑战要求文书档案的内容信息化，并积极利用信息化管理工具规范文书档案管理，如开发出文书档案信息化管理软件等，这些工作的开展都要求规范文书档案管理工作。

二、县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理存在的问题

虽然我国县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理工作取得了一定成绩，在分类归档、存储借阅等方面出台了一些制度，但从实践来看也还存在一定的问题，表现在制度体系不完备、管理方法相对滞后，管理人员素质有待提升等方面。

1、文书档案管理制度体系不完备。制度是规范化管理的基础，只有制度完备才能做到管理规范。首先，制度细化不够，人力资源和社会保障部门制定的文书档案管理制度多为一些宏观性的、指导性的文件，如明确岗位职责等，但对于具体如何管理、如何规范缺乏细化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不够，现有的制度多为定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不够迈入没有定量化的考核制度等。再次，制度实化不够，现行的制度宏观性较强，但缺乏具体的、针对岗位特征的规定，导致文书档案管理中缺乏指导实践的制度。

2、管理方法相对滞后。管理方法是规范化管理的有效工具，只有方法先进才能真正实现规范化管理。首先，从文书档案管理本身来看，部分区县人力资源和社会保障部门没有按照国家档案管理的相关规定科学的对文书档案进行分类，并形成分类保管体系，导致管理不规范。其次，信息化手段的利用来看，部分区县人力资源和社会保障没有充分利用编码技术等管理带来的便利，没有开发相应的软件模块完善管理，仍然依靠传统的人工管理，导致规范中规范化难度大。

3、管理人员素质有待提升。管理人员素质的高低直接关系到规范化的难易程度，首先，部分文书档案管理人员专业素养不高，他们多为兼职的档案管理人员，本身并没有接受过专门的档案管理教育，导致其在文书档案管理中面临很多专业性的困难。其次，部分文书档案人员继续教育缺乏，由于这一岗位工作创新需求少，人力资源和社会保障部门内部对这一岗位的培训投入相对不足，难易为规范化管理提供支持。

三、促进县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理规范化的思考

文书档案管理规范化是必然的趋势，也是一种必然的要求，县（区）级人力资源和社会保障部门必须高度重视，加强人才培训，加强文书档案规范化管理设施建设，并制定规范化管理制度，确实推动规范化管理落到实处。

1、加强文书档案管理人才培训。首先，要根据人力资源和社会保障部门文书档案管理的要求制定继续教育方案，一方面，要明确文书档案管理岗位所需要具备的岗位技能，包括档案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明确岗位职责，即文书档案需要完成哪些工作，以此指导整个培训工作，避免培训虚化、表面化。其次，要加大投入积极开展培训工作，通过与高校、档案管理部门等单位合作，积极帮助文书档案管理人员获取最新的专业知识，如利用信息化手段进行管理等。