档案管理的必要性精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理的必要性范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

1 档案工作的现状及存在的管理问题

多年来,医院档案工作的发展情况不容乐观。新情况层出不穷,老问题不断涌现,严重阻碍了医院档案工作持续有效的发展。

1.1 领导重视程度不够 造成档案管理和利用的死角。由于医院做为特殊的服务行业, 具有较强的专业性、技术性。为此个别医院领导档案观念意识淡薄,认为档案工作可有可无,没有意识到档案工作在医院发展建设中的重要性和必要性。只抓医疗服务质量、经济效益和社会效益,却忽视了档案工作。档案管理人员配备、设备应用上支持不够,导致个别医院档案室设施配备不健全、人员严重短缺、频繁调动;档案管理状况得不到及时改善,出现档案业务质量降低、信息资源开发不足、提供利用不规范现象,造成了档案利用的死角。

1.2 制度不全职责不清 造成档案管理存在的弊病。《档案法》中规定,各单位档案机构必须认真履行的职责:“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向上级主管档案部门移交档案;监督指导所属机构的档案工作。”然而由于历史原因和医疗行业特殊性的制约,各医院档案管理分设综合档案和病案两个档案室;在日常工作、生活中形成的文书、科技、会计、实物、音像档案等由综合档案室收集、存档,业务管理由医院办公室负责;而医疗诊治中形成的医疗文书档案、诊断依据、影像档案则由病案室负责,业务管理由对应专业部门管理;单位的人事档案,由人事部门专人负责。单位内形成多部门管理档案的局面。造成档案管理格局混乱职能不明确。

1.3 档案专业人员素质参差不齐。目前医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,没能从根本上做到与时俱进。表现为专业化、知识化的贫乏,知识面相对较窄,知识结构不合理,学历偏低,忽视对档案人员进修培训学习及交流,导致现代档案信息科学知识贫乏,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,致使档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。

1.4 档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。个别医院由于用房紧张,致使档案用房简陋根本不具备档案的收藏和保管。另外,设备陈旧,设施不完善,也制约了档案事业的发展。随着科学技术的进步,运用计算机及网络技术管理档案的较少,还采用手工收集、检索、查阅阶段,极大的影响了档案的利用率,不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案管理工作的对策

2.1 加强学习,增强意识。要加强领导和档案法的学习及宣传,增强全员档案意识,特别是领导干部的档案管理责任意识。档案管理是医院管理的重要组成部分,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设和未来发展同步规划、同步前进;要大力宣传档案工作,使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,才能使档案工作顺利开展。

2.2 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立高度的服务意识,努力把本职工作视为人生的追求,做精做细每一环节,要甘于清苦,创造平凡。不断丰富和完善业务能力,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。不断开展多种编研活动,编写各种专题汇编,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。同时加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系和资源共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。

2.3 理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理规章制度,是档案管理的关键。随着科技创新档案管理手段和水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

2.4 加强培训,结合实践,提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习给予提高。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平提高。

2.5 开发档案资源,为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。

篇(2)

一、船舶设备资料是船舶企业产品档案的重要内容

企业产品档案是指企业在产品设计、加工制造、质量检验等全过程中形成的具有保存价值的不同载体的产品技术文件材料。对于船舶企业的产品档案来说，除了生产图纸以外，船舶设备资料也是其重要的组成部分。

1.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的完整性维护企业产品档案的完整性，就是要保证产品档案的齐全成套，不能残缺不全。船舶企业仅依靠生产图纸并不能实现一条真正的船只，缺少了设备资料就相当于一条没有任何动力的船，只是一个空壳。只有将船舶设备资料归档才能反映出船舶在建造过程中的所有活动和整个的历史过程。

2.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的准确性维护产品档案的准确性，就是要保证产品档案同它所反映的对象相一致，保证产品档案能如实地记录和反映生产活动的客观实际，确保产品档案的质量和真实性。船舶设备资料几经修改确认后，和最初厂家提供的资料会有相当大的不同，它们是根据每个系列船只，甚至是每条船的实际情况来确定的，并且这些资料的形成过程完全可以由船舶企业控制，能体现设备的准确性和唯一性。我公司曾经为南京长江油运公司建造了70000吨化学品/成品原油轮船，在安装锅炉系统时，由于施工期紧迫，且厂家没有及时提供正确的设备图纸，导致电缆铺设错误，造成了不必要的返工和一定的经济损失。可见，船舶设备资料的准确性对于船舶建造的重要性。

3.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的系统性维护产品档案的系统性，就是要保持产品档案材料之间的有机联系，不能割裂分散，杂乱无章。例如，集控台是在集控室内操纵主机、监控机舱状态并与驾驶室联系的重要设备，其上布置有各个系统的多种设备以及各种指示灯、开关、按钮。所有布置在集控台上的设备其外形开孔尺寸及接线情况都要有精确的数据，因此集控台上的设备资料及台内接线图纸必须经历反复几次的校对与核查，最终完成集控台的整体设计。所以设备资料和设计图纸互为条件，互为补充，缺一不可，将设备资料做为船舶产品档案的组成部分进行归档管理，才能确保产品档案的完整性和系统性。

4.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的安全性维护产品档案的安全性主要是指两个方面：一是形式上的安全，即保护产品档案的载体材料、线条、字迹不受损坏，延长产品档案的自然寿命。船舶设备资料的样本是由设备厂家提供的，船舶企业没有原始的样本，也无法保证设备厂家能保留这些资料的过程记录和最终样本，所以船舶企业保存的这些完整准确的资料一旦损坏或丢失就无法补救。二是内容上的安全，即保守产品档案的机密，不向外泄露，建立健全产品档案保密制度、保管制度和检查制度。船舶设备性能是体现船舶性能的主要指标，一旦记录这些设备性能的资料丢失或泄露，就相当于整条船技术的流失。目前各船舶企业竞争非常激烈，尤其是近年来船舶建造订单逐渐由韩、日船厂向中国船厂转移，中国船舶企业也逐渐由大吨位船舶建造向高科技船舶建造转变。我们的迅速发展给韩、日船企带来了巨大的威胁和压力。他们不仅惊叹我们建造的船只外形美观、布局合理，而且感叹我们建造船只的高性能、高附加值，更想方设法想要探寻我们设备的性能和参数。所以中国的船舶企业要高度重视设备资料的安全性和保密性，保证和维护中国船舶企业在国际上的竞争力。

二、建立船舶设备档案管理机制对船舶企业具有重要意义

1.建立船舶设备档案管理机制能为船企建造船只、安装设备提供有力依据船舶设备的安装和调试必须有设备安装图纸和说明书做为依据。船舶设备科技含量较高、结构复杂，如果没有设备资料，就无法安装、调试，设备无法正常运转，出现问题也无从下手解决。我公司在为新加坡太平集团建造6600箱集装箱船时，由于锅炉系统的说明书没有及时提供，导致船舶交船期推延，造成巨大的经济损失，而这种无法按期交船的名誉和信誉损失，更是我们无法估量的。

2.建立船舶设备档案管理机制能为后续船舶设备的选型订货提供依据由于船舶设备的功能强大、价格不菲，在参考船舶的需要和设备的性能时，设计人员会和厂家进行详细反复的技术协商，并签订技术协议，而设备档案就能为此项工作提供依据和参考。我公司在为新加坡万邦航运公司建造45000吨化学品/成品油轮(CP450MKII)时，就是以46000化学品船(CP450)为设计母型船，CP450MKII船的设备选型完全参照了CP450船，从设备的设计阶段、生产阶段和安装调试阶段都有准确的资料做为依据，在圆满交工的同时为我公司大大降低了设计成本，增加了经济效益。

3.建立船舶设备档案管理机制是船舶设备维修、检修和管理的必备条件船舶在交工使用后，会定期返回船企进行保修，船上的设备在使用过程中，会有磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的性能和工作效率。船舶设备档案是设备维护和检修的必备条件，能为船舶的返厂保修、保养提供依据。

篇(3)

关键词：人事档案；信息化管理；必要性；措施

人事档案指的是在开展人事管控活动的时候，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。

一、加强人事档案信息化管理的必要性

1、满足人事档案使用要求的需要。人事档案信息数据库、人事信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格，不过人事机构在考核的时候，多是检查工作者的简历等内容，此类信息是当前的数据库不能够提供的。要想合理的开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的。建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查阅以及打印了。

2、人事档案信息管理可以提高利用效率。应该在确保信息高度私密的前提之下，借助信息技术，寻求新的措施，积极利用档案，发挥出信息的作用，将死板的档案变为灵活的信息，为社会法发展贡献力量。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理，探索建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的价值。

3、人事档案信息管理可以实现资源共享。实施人事档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。

二、加强人事档案信息化管理的措施

1、强化人事档案管理的信息化意识。要想提高人事档案信息化管理水平，首先就要让档案工作人员接受人事档案管理信息化的观念，强化他们人事档案管理信息化的意识，只有有了意识，才会付诸于行动，因此，可以对人事档案管理人员进行信息化意识的培养，营造信息化管理的氛围，工作人员对人事档案管理的信息化有深入的理解和认识，才有可能从根本上改变了工作人员思想观念，使得传统的人工管理档案更加顺利的转变为人事档案的信息化管理，为人事档案管理的信息化建设打好思想基础。

2、完善人事档案信息化管理的设备基础。先进的信息管理设备是对人事档案进行信息化管理的物质基础，为了提高人事档案管理的信息化建设水平，企业或政府单位一定要加大对人事档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，人事档案管理的工作效率将会大大提高，人事档案管理的信息化建设进程的步伐也会加快。

3、提高档案管理人员的专业素质。人事档案的管理的主体是相关的工作人员，他们是对人事档案进行管理的主宰，决定着人事档案管理信息化进程的速度，要想提高人事档案管理的建设水平，一定要想办法提高档案管理人员的专业素质，提高他们的理论水平，对他们进行一定的计算机操作技术、信息管理技术等相关的培训，帮助他们熟悉网络环境操作，还可以引进一些档案信息管理的专业人才，他们拥有深厚的理论基础和高水平的管理技术，创新意识强，在他们的带动下，实现人事档案管理的专业化，加快人事档案管理信息化进程。

4、实现所有档案数据化。有了思想基础、物质基础以及专业与技术基础作保证，人事档案管理的信息化建设接下来要做的，就是把所有的档案都形成信息数据，现在的人事档案管理部门存在着大量的纸质档案，需要经过工作人员的努力，把这些材料的原始信息都经过扫描、录入电脑，还需要设计一个合理的、完善的人事档案管理系统，将单位内的所有人的档案进行统一的信息化管理，通过资源共享，在全国范围内，所有企业的人事档案数据之间可以互相参考，建立起全国性质的人事档案信息管理系统，提高人事档案信息化管理的建设水平和高度。

结束语

综上所述，加强人事档案进行信息化管理，可以提高档案管理工作人员的工作效率，实现档案资源的共享，方便了企业对人力资源的管理和有效利用。

参考文献

[1]许慧丽.关于对人事档案管理的创新研究[J].黑龙江史志.2014（1）

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关键词：文化馆;档案;数字化管理

一、前言

随着科学技术的不断发展，数字化技术得到了非常广泛的应用，为了适应当今社会文化馆档案管理的要求，需要将数字化的管理方式运用于文化馆的档案管理工作之中，进而提升档案管理工作的水平，从而为珍贵的档案资料提供良好的管理。在文化馆档案管理的实际工作中，要对当前档案管理工作的不足进行充分的分析，再通过有针对性的引入数字化的管理方式，进而弥补传统档案管理方式的不足，经数字化技术充分的运用于档案管理之中。

二、文化馆档案数字化管理的必要性

文化馆档案的数字化管理是指通过扫描、拍照、手打等方式，将纸质的档案资料输入到数据库的服务器之中进行存储，进而实现档案资料的存储、备份以及检索利用等。对文化馆档案进行数字化管理的必要性主要体现在以下几方面：（1）由于档案资料往往都记录于纸张之中，而纸是一种比较脆弱的载体，经过长时间的使用会不可避免的发生不同程度的破损，会对档案资料的完整性造成严重的影响，因此，将纸质资料转变为数字形式有利于档案资料的安全保存；（2）由于纸质档案会占用大量的空间，随着档案数量的不断增多，对其进行管理的难度也会越来越大，尤其是对纸质档案进行查阅时，会浪费大量的时间，通过将纸质档案转变为数字档案，能够大大提高查阅效率，而且还有利于纸质档案的集中管理。

三、文化馆档案数字化管理的问题所在

由于档案的数字化管理所涉及到的内容较多，而且具有非常强的专业性，在当前文化馆档案数字化管理过程中，存在着如下的问题：（1）档案数字化处理设备配备不足，某些文化馆的数字化处理设备还比较落后，仅配备了计算机和扫描机等最基本的处理设备。在对文化馆档案进行数字化的转化过程中，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。同时，还无法对数字档案进行有效的共享和进行异地备份，导致数字档案的安全性无法得到有效的保障。（2）档案馆缺少专业的数字化管理人员，文化馆中的档案管理人员往往都缺乏档案数字化管理的理念，也就无法对数字化档案进行良好的管理。同时，档案管也没有对档案管理人员进行系统全面的数字化档案管理培训，虽然很多档案管引入了先进的数字化档案管理软件，但是档案管理人员缺乏相应的数字化档案管理知识，也就无法充分的发挥出档案管理软件的作用。

四、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施

为了进一步提高文化馆档案的数字化管理水平，需要结合当前数字化档案管理的实际情况，采取以下有效的改进措施：（1）加大数字化档案管理的投入，配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金，并建立有效的监督机制，确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上，要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性，优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备，进而提高档案管理的数字化水平。（2）制定切实可行的人才引进制度和培训制度，文化馆要通过引进专业的数字化档案管理人员和对档案管理人员进行有效的数字化管理培训，进而提高档案管理人员整体的数字化管理水平。文化馆要加大人才引进资金的投入，进而吸引到更多优秀的档案数字化管理人才，从而快速提升档案管理人员的整体水平。同时，还要加强档案管理人员的数字化管理培训，通过进行系统全面的有效培训，逐步提高档案管理人员的整体数字化管理水平。

五、结语

综上所示，在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋，也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理，能够有效的提高档案的安全性，在实际的文化馆档案管理过程中，要对档案管理的实际情况进行充分的分析，尤其是档案数字管理中存在的问题，进而对问题采取有针对性的改进措施，从而提高档案管理的数字化水平。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案资源数字化融合服务实现研究[D].长春:吉林大学,2015.

[2]彭清清.我国数字档案馆信息资源服务研究[D].合肥:安徽大学,2014.

[3]王镇.县级档案馆档案数字化建设研究—以太原市X县为例[D].太原:山西大学,2016.

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关键词：医院档案管理 信息化 策略

随着信息技术的快速发展，知识经济时代下的医院档案的网络化、信息化已经成为一种发展趋势。随着患者电子病历的出现，传统的医院档案管理思想和管理模式已经不能适应现实需要。本文主要针对医院档案信息化的必要性以及实现医院档案管理信息化存在的问题进行了探讨，并且针对存在的问题提出了相应的解决措施。

一、 知识经济时代下实现医院档案管理信息化的必要性

（一）为了确保医院的自身发展和可持续发展，必须实行医院档案管理信息化

医院的发展需要造就、培养、发现一批优秀的人才，只有掌握这些优秀人才的详细的档案材料，才能发挥人才的作用，才能科学合理地使用人才，确保医院事业的科学有序、健康发展。因此，实现医院档案信息化管理就显得非常必要，它的实现可以延长档案的寿命，可以充分地利用档案信息资源，有利于造就、培养、发现为医院发展的优秀人才。

（二）医院要想提升管理水平，解决自身存在的问题，需要实行医院档案管理信息化

近年来，各级医院为实现档案管理信息化都做了大量的工作，但是档案利用和管理水平仍然较低，技术设备和方法还比较落后，现代化程度还不是很高。对于上述情况就要采取运用先进的手段，改革管理方法，更新管理观念，从而达到提升医院档案管理水平的目的。

（三）社会信息化要求医院必须加速档案管理的信息化速度

现代社会人们对具有高价值、时效性强的档案信息有着强烈的需求，为了尽快实现档案管理的现代化，各级医院都在进行档案信息化建设，以便尽可能地适应发展需要。

二、目前医院档案管理信息化建设存在的一些问题

（一）医院档案管理信息化意识还有待提高

目前，一些医院的领导层和工作人员没有认识到档案管理工作的重要性，档案管理信息化建设的意识还很薄弱，这样就导致了医院缺少专职的档案管理人员，档案管理基础设施较为落后，这样就很容易造成档案材料的破损，缩短了档案的寿命。

（二）医院档案管理信息化基础设施还需要投入大量资金

医院档案管理信息化建设整体规划主要包括信息化平台搭建的，要想搞好医院档案管理信息化就应当购置复印机、打印机、缩微设备、刻录机、扫描仪以及一些高性能计算机等设备，另外还要采购需要的相关软件。同时建设需要的电子产品具有生命周期较短，更新较快的特点，要注意做好后期的维护和升级工作，因此，基础设施建设需要投入大量的资金，从而对信息化工作的推进有着制约作用。

（三）档案管理工作人员的综合素质还有待提高

很多医院的档案管理工作人员对信息化的档案管理了解较少，也没有经过专门化的培训，这样就导致工作人员信息化素养与需求差别较大，直接对医院档案管理信息化的规范和科学带来很大的影响。

（四）医院档案管理信息化建设标准规范体系还需要进一步完善

要想较好地建设医院档案管理信息化建设，就应当有统一的档案管理模式和档案管理制度标准，使档案管理工作做到规范化、标准化，但是目前已有的标准规范还不能满足医院管理信息化高速、科学有序的发展。例如，医院档案信息分类编码标准不统一、不完善，缺乏规范统一，计算机软件的实用性、软件的通用性存在着一定的问题，一些工作中用到的软件的开发没有统一的规划，这些直接影响着医院档案信息化建设的速度，也制约着档案信息的共享程度和范围，从而导致档案信息资源不能有效地得到利用。

三、知识经济时代下实现医院档案信息化应采取的策略

（一）努力提高医院档案管理人员的综合素质

对于医院档案管理信息化建设来说，加强对医院档案管理人员的综合素质的提高是非常必要的，这样就要求医院档案管理人员能够利用网络系统进行统计、借阅、检索、编目、整理、收集工作。医院档案信息化管理工作人员不但要有档案管理的基础知识，还需要掌握计算机操作一些基本技能，这就要求对管理人员加强专业知识的培训，提高他们的文化素质，以适应信息技术、计算机技术快速发展的需要。

（二）加大资金投入力度，做好信息化建设硬件和软件的配套工作

要想使医院档案管理工作信息化就需要建立稳定的管理体系，因此就需要加大资金对档案管理信息化建设投入力度，要保障医院档案信息化建设所需的硬件和软件的配套。同时医院的档案信息化建设要与医院的网络建设保持同步，做好内部局域网建设，实现档案资源的共享，提高档案资源的利用效率。

（三）要认真做好档案的标准化管理

医院档案应当做到标准化处理，在医院档案管理的各个步骤、各个环节，从档案材料的收集、整理、归档、录入等工作都要目的明确、条理清晰，避免漏录档案材料内容，保障档案的真实完整。同时还要遵循国家有关规范和标准，吸收相关行业的管理标准，健全有关电子文件管理的制度、标准、规范。医院档案管理信息化工作，要努力做到多途径、多渠道地开发档案材料资源，使医院档案资料为科研、教学、医疗服务，为医院各项工作服务，更好地为患者、医务人员、有关部门以及整个社会服务，从而提高医院档案信息资源的利用效率。

参考文献：

[1]龙萍.医院档案管理信息化的几点思考[J].山东档案,2008(4)

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【关键词】固定资产；档案管理；必要性；策略

随着这些年来的不断发展，国家不断进行拨款、投资，企业随着规模的增大，不断进行扩建、改造，在这个过程中产生了许多固定资产投资项目档案，这些档案具有不可忽视的作用，是项目建设的前期重要准备，因此我们要想做好项目建设，建立档案管理制度是当务之急，档案管理主要由档案管理工作者负责，他们的目标是使档案能够系统化的、规范化的进行管理，发挥出档案管理制度在项目建设过程中的价值。

一、建立档案管理制度的必要性分析

（一）实施固定资产投资项目档案管理难度比较大、操作比较困难。在公司项目运转过程中，伴随着项目的不断推进、增多，固定资产的投资也不断加大，相应的，需要建立的项目档案数量也在不断增加，相关档案的内容包括项目的申请、审批通过、施工、生产前的准备以及竣工和投入生产等，固定资产项目投资档案管理的目的是为项目建设管理、科研生产、竣工验收等工作服务，这样看来，固定资产档案管理制度建立是一项艰巨的任务，它在投资项目建设过程中占有重要地位；其次，企业在项目投产、建设时伴随着大量的文件资料产生，这些文件资料复杂凌乱，包括专业技术类和管理类等，同时对于档案的信息载体形式也是多种多样、种类繁杂、数量大，我们在进行档案管理时就会产生许多困难；再次，在整个项目建设过程中，涉及不同部门，文件的收集也存在一定困难。一般情况下，我们在进行项目建设时，要涉及不同的部门和机构，各个部门之间项目协作，相互监督，关系特别复杂，处理特别困难，这就会导致我们在处理档案时难度加大。再加上由于项目文件资料始终贯穿在项目建设的过程中，会导致档案收集的时间比较长，耗费精力比较大，对收集工作带来巨大挑战。

（二）固定资产投资项目档案管理要求高、涉及面广。投资项目档案是能够完整，全面的揭示项目建设全过程的原始文件资料，它是一笔无形的价值财产，也是进行审计、监督、验收的重要依据。因此，档案管理工作者在做档案管理工作时要注意把档案完整进行归档。我们在进行档案管理时，就是为了使档案能够完整表现出来，发挥其应有的作用。因此，我们必须要进行投资项目档案管理。

二、建立档案管理制度的实施对策

（一）建设工程项目的档案内容要全面、细致、完整的反映建设过程中的真实情况。文件的内容一定要按照国家规定进行设计、施工和监理等，文件在书写过程中不得采用容易褪色的书写材料书写，文件在书写过程中笔记一定要清晰、所绘制的图表要表达完整，签字手续要齐全；项目档案在组卷过程中要按照规定好的组卷原则进行组卷，项目施工文件的组卷方式包括有按结构阶段、专业方式组卷，而项目竣工图组卷方式更加多样化，包括采用水电、环保、建筑等的形式进行组卷，在进行档案管理的时候，注意防盗、防潮、防尘工作。

（二）改变档案管理的传统模式。采用计算机进行管理，对项目建设过程中的文件资料必须要及时按照类别实时输入到电脑中去，进行计算机监控和管理，利用计算机技术分门别类的把胶片、纸质、录音、录像等进行数字化归档，然后对资料进行整理，归档到网上，然后跟各子公司进行共享，提高档案资源利用率，让档案信息循环利用。

（三）改善项目建设档案管理工作者的管理档案水平。档案工作者缺乏一定管理知识，因此要进行全面的培训，从底层到高端，从软件到硬件等技术知识都要进行详细全面的学习。不光档案工作者，我们对于参加的单位也要进行适当的培训学习，让他们能够了解基本的档案管理的意义；档案管理人员必须要具有极强的适应能力，因为一般档案管理工作者的工作环境比较封闭，要不断的重复做类似的工作，一般情况下会产生厌烦感，同时又因为档案管理工作者在档案管理中是不可或缺的，我们在档案管理时必须要发挥好工作人员的主观能动性；档案管理工作者要能够善于总结与归类，善于将这些毫无头绪的文献资料整理的井井有条，这就必须要求具备强烈的责任心、使命感以及善于运用语言文字，只有这样，档案管理人员的价值才能被社会认同，档案管理人员才能引起足够重视，才能使档案管理工作高效进行。

（四）将项目档案管理工作纳入到合同管理中去。随着社会不断发展，经济体制的不断进步，合同管理必然对档案管理产生一定影响。我们必须要明确，在签订合同时，参与建设的部门跟建设单位必须要把档案管理纳入进去，并且要详细注明具体条款，这样能够明确责任，利用合同来约束参建单位，让他们及时有效得把资料收集起来。

（五）项目档案管理的验收工作是档案管理的最后一步，它是为项目验收做好铺垫。档案验收是为了保证项目档案的完整性，同时它还能提高建设项目竣工验收的水平，因此，项目所有文件已经归档并通过项目单位自查符合项目档案管理要求后，应该积极向上级机关申请专项验收。项目不同、单位不同，它的项目档案管理方式也各不相同，我们必须要根据特定项目的档案特点，不断开展管理制度的创新。

三、结束语

我们在档案管理实施过程中常常遇到一些新的困难，面对这些问题，我们要替企业着想，把眼光放长远，本着认真负责的态度，做好固定资产项目投资档案管理的工作。

参考文献：

[1]余湘,藏国宇.浅谈企业固定资产投资项目档案管理[J].机电兵船档案,2014(3):48-51.

[2]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案,2010(3):54-56.

篇(7)

吴锦

天津市河北区天兴建设开发公司

摘要：本文分析了国有企业档案信息化管理的必要性，探讨了当前我国国有企业档案管理信息化建设的现状及问题，并在此基础上探索了国有企业档

案信息化管理的有效途径。

关键词：国有企业 档案管理 信息化 途径

企业档案是对企业的发展运行和生产情况的详细记录，是企业经营管

理中重要内容和信息资源，是企业未来决策的有力辅助工具，是企业发展

过程中积累的巨大财富。随着信息时代的到来，利用现代计算机技术，管

理和创新国有企业档案资源，实现档案管理的信息化建设是国有企业档案

管理的必然趋向。只有不断整合国有企业发展运营中的潜在无形信息，拓

宽档案管理的深度和广度，科学合理的管理和应用档案资源，才能促进企

业管理水平稳步提高，逐步形成国有企业核心竞争力。

一、新形势下国有企业档案管理信息化建设的必要性

1、信息化建设是信息社会国有企业档案管理的必然趋向

随着我国进入信息时代，国有企业中电脑不断普及，办公自动化软件

趋向于常态化，企业管理平台也不断更新升级，这些都对传统的档案管理

模式产生了巨大挑战。办公自动化催生了声像、视频等档案资源，使档案

形式更加多样化，档案信息化管理势在必行。同时，国有企业作为国家经

济的重要支柱，其档案信息对于国家经济和社会研究具有至关重要的作用，

具有较高的研究价值，只有对档案信息进行系统的、科学的信息化数字处

理，才能使其发挥更好的决策服务。

2、档案管理信息化建设是促进国有企业发展的有力保障

档案管理是企业经营管理的重要内容，是企业经营状况的重要记录和

历史浓缩。首先，档案具有情报和凭证作用，是企业经营决策的重要参考，

也是企业保持自身价值的重要保障；其次，档案的信息化管理的方便快捷，

一定程度上缓解了我国国有企业档案管理系统落后、档案管理人员效率低

下、档案资源利用率低等问题，创新了企业管理平台体系，提升了企业管

理效率，使企业档案管理实现了长期保存和快速查询的高效模式，为企业

的健康有序发展提供了强有力的支持。

3、档案管理信息化建设是国有企业优秀文化的重要体现

文化是企业发展的三大领导力之一，是企业发展壮大的重要因素。而

档案资源中蕴藏着企业文化的基本要素，因此，要充分挖掘国有企业的文

化价值，就需要大力加强档案管理的信息化建设，以服务企业文化要素的

提取和整合。同时，企业档案信息化管理也是企业成为信息时代现代企业

的重要体现，只有保证管理理念和模式的创新和与时俱进，才能不断丰富

企业文化的内涵，才能形成具有强大凝聚力的优秀企业文化。

二、我国国有企业档案信息化管理现状分析

1、国有企业档案管理意识淡薄，管理体制滞后

在激烈的市场竞争环境下，部分国有企业认为档案管理工作仅是一项

事务保存工作，与企业的经济效益关系不大，档案管理意识淡薄，对档案

管理相关投入不及时、不到位，这就导致我国部分国有企业档案管理信息

化与企业生产信息化脱节，管理体制落后。国有企业档案管理普遍存在分

散管理、不系统、零乱化的问题，企业对档案信息的利用也缺乏统筹的规

划，并没有真正实现档案资源的数字信息化和整合共享，也缺乏完备的档

案信息资源库。

2、档案管理人员的管理素养与信息化要求不相符

当前，我国国有企业档案管理人员普遍存在年龄老龄化，计算机应用

能力不强，接受现代信息技术能力差，档案管理专业素养缺失等问题，与

信息化建设的需求严重不符。同时，部分国有企业在认识到档案管理的重

要性之后，积极推进档案管理的信息化建设，但是却片面的认为档案管理

信息化即为档案存储信息化，档案管理人员即为输录存档工，从而只重视

了档案管理系统的建设，却忽略了档案资源的利用和信息安全等重要问题。

因此，掌握信息技术和知识管理能力的案管理人员是国有企业档案管理信

息化顺利推行的重要保障。

3、国有企业档案管理相关制度不健全

严格的规章制度是高效的管理水平的前提条件。我国国有企业已经具

有关于档案管理的相关制度和法制，但大部分却是针对传统纸质档案。当

前，我国国有企业档案信息化管理尚不够规范，对信息化过程中的信息网

络安全等新兴问题法律约束仍存在漏洞。随着档案管理信息化的快速发展，

国有企业在档案管理的过程中也需要树立先进管理理念，建立健全档案管

理制度。

三、我国国有企业档案管理信息化建设有效途径探究

1、深化档案管理思想，增强档案信息化管理意识

信息化的发展对企业档案管理产生了重要的影响，使我们越来越清楚

的认识到档案信息化管理的迫切性和重要性。（一）、国有企业要做到领导

重视，这是档案管理信息化建设的首要前提。只有将档案的信息化管理提

到议事日程，纳入企业整体规划，档案管理信息化推进过程中的基础设施

建设、应用系统建设、人才队伍建设才能得以良好的保障。（二）、要深化

档案信息化管理思想和管理意识，树立以信息化促进档案发展的理念，探

索档案管理的的新思路和新方法。（三）、企业管理者要对企业当前档案管

理现状深入了解，针对信息化过程中存在的问题制定具有针对性的解决措

施，提高档案管理人员推进信息化建设的信心和积极性，为信息化的顺利

实施提供有利条件。

2、创新企业档案管理模式，加速档案管理人才培养

当前我国国有企业的档案管理存在诸多问题，为档案管理信息化的建

设带来诸多隐患。要想打破僵局获得出路就必须破除传统管理模式，创新

档案管理思路，大胆探索尝试，紧跟社会信息化脚步，加快发展国有企业

档案管理信息化建设。信息化建设的主导因素是档案管理人员，打造一支

具有过硬的政治素质、扎实的信息技术能力、卓越的管理技能的专业团队

对档案管理至关重要。国有企业要利用自身优势，积极开展相关培训，采

取“请进来、送出去”的双向学习模式，着力提高从业人员档案管理理论

知识和实践技能。同时，企业管理人员也要通过自学，发现自我素养与信

息化要求的差异所在，主动学习充电，为构建规划化、科学化、数字化的

现代档案管理打下坚实基础。

3、加强档案管理基础设施建设，构建档案资源共享平台

首先，国有企业要加快档案管理的基础设施建设，创建优良的网络环

境、硬件环境和软件环境，这是档案管理信息化建设的必要条件。同时，

要不断强化信息技术在档案管理工作中的运用，切实提高档案管理的有效

性和科学性。其次，要利用现代信息技术，搭建国有企业信息收集、存储、

传输的统一平台，提高档案资源的管理效率和利用率，实现信息的共享。

再者，国有企业应努力搜集和整理零散档案资源，挖掘和整合自身档案资

源，依据自身特点，建立国有企业专门档案信息知识库，让档案资源成为

企业的共享文化传承和永久知识财富，使企业永葆旺盛的生命力。

4、建立健全档案管理制度，推动档案管理标准化建设

（一）、完善的制度约束是档案管理信息化建设的前提保障。档案的信

息化管理要顺应新形势，废除落后的制度条例，以信息化的视角不断完善

规章制度，建立信息安全预警机制等制度，确保制度的合理性、全面性和

可操作性。（二）、要坚持以制管人，依制管理，向制度要效益的原则，努

力做到档案管理工作纪律严谨，责任明确，分工合理。（三）、要逐步实施

档案管理的标准化建设。国有企业要积极参与和参考国际质量认证的贯标

活动，在档案信息化管理的过程中，进一步规范和统一术语，在档案管理

中采用国际标准，确保档案管理在数据采集、档案储存、资源使用中的标

准化和准确性，以保障国有企业档案信息的安全。

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