档案现代化管理精品(七篇)

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【论文摘要】随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。

参考文献：

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基于以上对当前档案管理中存在的问题及其成因分析，笔者认为可从以下几个方面着手应对：

（一）必须转变传统的档案管理观念，增强现代化意识

现代化档案管理必须要求有现代化的管理观念。档案管理的主要内容是要有现代化的管理思想。假如档案工作者不具备现代化思想意识，就会直接影响管理档案的现代化进度。没有现代化档案管理思想，即便是有先进的档案管理和保护设施，也不能被称作现代化的档案管理。在实现这种现代化管理的进程中，相关档案工作者一定要树立科学管理的思想观念，并建立起与时俱进的档案管理意识，彻底转变重管理轻利用和封闭保守等观念，将传统被动式服务的档案管理转变成主动式服务管理，由封闭式服务模式转化成开放式服务模式，更好的使档案工作适合社会主义现代化经济的发展。

（二）建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备

在档案管理中，要充分运用现代科技，及时配备科技现代化所必须的计算机、光盘记录机和互联网等办公设备，开发新的档案管理软件，加快管理档案的现代化进程。这就要求政府增加财政支持的力度，相关档案部门也应大大提高工作水平，得到更多的财政支持；与此同时，相关档案部门应利用自身存有的档案资源，从各个方面挖掘潜力，开发出种类多样的档案信息来适应社会的需求，把档案的内在价值变成经济效益。

二、加大开发档案资源的力度

首先，要想迅速的获取档案信息，必须要凭借现代化科技手段。基于档案信息量的不断增加，再加上电子载体的大量涌现，档案工作必须应用计算机及多媒体技术，打破传统的纸质载体的信息储存方式，对档案信息进行文图声同时储存，实现现代化多层次、全方位的档案管理。要快速了解档案信息，就必须要选择统一标准的软件，软件要首先具备先进性，与此同时，还要符合我国的国情，使档案的管理达到现代化水平。其次，在档案的收集和管理中要介入电子文献。电子文献具有很多特性，比如信息共享、动态文件特征、载体稳定、不可识别性、依赖性、形式多样性等，再加上寿命短，体积小的特点，所以应尽快建立电子化信息管理系统，自其产生便对有关业务进行监督，从而来确保拥有持久性的信息。

三、结语

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关键词：档案管理 现代化 探讨

在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映单位整体发展状况和经营成果。

一、档案管理现代化的含义

档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段，以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

二、档案管理现代化的形式

1.档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸， 无纸化办公将变为现实， 传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发， 报告可以通过网上传输。这样既简化了文件收发过程中的手续， 又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革， 同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

2.档案管理将实现缩微化、数字化

所谓档案信息数字化， 就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为1、0代码， 变成电子文件。实行档案信息数字化后， 可通过计算机进行智能化检索， 检索速度快、范围广。这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力， 克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用， 对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消化， 能有效地进行技术处理， 使原始面貌还原。

3.档案管理将实现信息化、网络化

我国于1999年就建立了安全电子邮件认证站， 为电子文件提供认证服务。这一技术的发展应用， 为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快， 二是传播范围广， 三是传播不走样， 四是传播成本低， 这已被全世界广泛认同。随着电子文件和网络建设的逐步完善， 人们信息共存共享， 资源充分利用的局面将形成，遥遥两相识， 天涯若比邻将不再是梦想。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。

4.档案管理将实现多元化、智能化

现在新的管理模式下， 将实现文档一体化， 所有的档案信息都会被计算机自动接收， 并按照设定的程序自动地进行分类归档。人们要求查阅档案， 只要说一句话或者用手轻轻触摸一下指示屏， 档案信息就会不远万里， 远涉重洋地展现在你的面前。实现档案管理自动化、智能化， 不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史， 使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来， 而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能， 展现档案的自身价值， 提高档案工作者的社会地位。

5.档案管理将实现社会化、市场化

随着档案管理现代化步伐的加快， 档案管理必将进入社会化、市场化。其一， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案共存共享的实现。其二， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案的开发利用。其三， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案事业的健康发展。随着国家政治体制改革的不断深化和经济市场化步伐的不断加快， 社会各界对档案经济资源的依赖程度也将不断提升。

三、实现档案管理现代化的措施

1.加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。

2.实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.加快复合型人才培养

加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。

4.强化管理意识，加大投入力度

关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，弥补档案现代化管理上的差异，从而提高档案的现代化管理工作。档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

四、结论

综上所述，档案管理的现代化只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战并存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理之路，一定会使得档案管理现代化更加科学化、规范化。

参考文献

[1] 李喜梅，浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

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随着社会的发展，人才竞争加剧，这给档案管理提出了新的要求。同时，信息、网络技术的出现和应用，又给档案管理工作提供了新的挑战和机遇。在这种情况下，推进档案管理现代化势在必行，不可耽误。

2 档案管理现代化的含义和意义

2.1 档案管理现代化的含义

档案管理现代化，是指以系统论论为指导，充分运用现代管理的方法，以计算机和网络技术为技术支持手段，实现档案管理的系统集成、数据的定量采集和分析、信息的使用和档案的智能处理等的活动。比如，利用计算机实现对档案数据的收集、整理、查询、检索、鉴定和打印等功能。对于重要的纸质档案，可以用微缩复制的办法制作电子版本，从而减少了对纸质档案的损耗，并且减少了信息存储空间。电子版文件将越来越多地出现在档案管理中，并逐步替代纸质文档。

档案管理现代化是计算机技术和网络技术发展、成熟的必然产物，适应了当代社会对档案管理工作的新要求。通过对档案的计算机化转换，我们查阅档案的速度会更快，档案可以得到更加妥善的保存，并通过档案网络或者图书馆系统等实现资源的共享等好处。当然，档案管理现代化不是一个一劳永逸的状态，它是动态、变化的，并且要随着现实的变动而有所调整。总之，档案管理现代化是计算机技术等先进技术与管理在档案层面上的融合。

2.2 档案管理现代化的意义

档案管理现代化，有助于提升效率，减少人力资源的使用，更好地、更加便捷地利用档案资源。档案管理现代化还可以打破原有的管理形式，实现档案管理有序、开放和共享的利用，提高使用效率，从而更好地实现其价值。

3 档案管理现代化进程中存在的问题

3.1 档案的标准化程度低下

档案的标准化建设是实现档案管理现代化的前提条件，也是其应有之义。我国的档案的标准化起步于1980年代。当时，国家制定了许多、成体系的标准化文件。但是档案的纷繁复杂以及各自为政的档案管理，使得标准化的建设举步维艰。这极大地造成了资源的浪费，并成为档案管理现代化的桎梏。

3.2 缺乏高级管理专业人才

根据国家技术职称的划分，档案管理人员有辅助管理人员、专业管理人员和高级管理人员三个层次。高级管理人员出于金字塔的顶端，需要具备较高的政治素质、文化素质、精通档案管理并能在学科内具有很强的规划能力、协调能力和决策力。形势的发展，需要更多的高层次档案管理人才，但是，目前的档案管理工作普遍处于事务性的工作运转中，复合型高素质人才难觅其踪迹，致使档案管理现代化的工作难以有效、快速的推进。许多档案管理员抱着“做一天和尚撞一天钟”的心态，不愿意持续学习。同时，本群体的年龄结构偏大、个人素质参差不齐、岗位配置不合理等现象屡见不鲜，严重地影响了本单位的工作开展。

3.3 档案管理投入不足

在许多领导的眼中，档案部门对经济增长和各项业绩没有什么实际的贡献，因此不愿意加大资金投入。许多基础单位的档案室，偏安于一隅，条件极为简陋，安全隐患巨大。大量的档案室不能达到要求的标准条件，建设既不标准，也不规范，档案室的主要工作就是技术资料的保存、合同等文件的保存和查阅以及少量技术书籍的内部借阅。这极大地限制了档案管理应有的功能。由于资金投入不足，档案室的自动化、数字化建?O无从谈起，档案管理现代化成了空中楼阁、水中探月。

4 实现档案管理现代化的建议与措施

4.1 加强标准化建设

档案管理标准化工作是档案管理现代化的一项基础工作，它是新时代下的必然要求。档案的数字化，要求建立统一的技术标准规范各类档案的数字化。因此，要实现档案管理的现代化，有赖于首先制定和规范各种类型档案的标准，形成标准化的体系。各类数字档案的生成、数据的交换、传递和共享都应建立在统一的档案管理标准和体系标准之上，以避免档案管理现代化的过程中出现不必要的混乱和无序，造成重复建设。某些部门过于强调部门利益，不重视档案管理标准化的行为，实际上是非常有害的短视行为，也不利于档案管理现代化的开展和要求。因此，本项工作应当统筹协调、合理推进。

4.2 实现管理现代化

现代管理科学是档案管理现代化的重要保障和灵魂。档案工作人员应当树立管理出效益的意识，增加自身的管理知识。在档案管理实践中，运用先进的科技和管理手段，加强对档案资源的合理利用，为档案使用者提供高质量的主动服务，发挥档案应有的效益。档案管理人员应有管理现代化的意识，加强管理，让档案管理逐步从经验式的管理转变为现代管理，并最终实现档案管理的现代化。

4.3 加快复合型人才的培养步伐

人才是实现档案管理现代化的根本。档案管理现代化难以推进，无法获得满意的结果，归根到底是人的因素。应当加强对档案管理人员的岗位培训，提高人员素质，加强人才队伍建设，让管理者掌握更多的经济、信息技术、档案学等各方面的知识，以便更好地开展工作。对于有条件的单位，应当选拔优秀的档案管理者到高等院校、专业培训机构深造，优化知识结构，掌握相应的操作技能，推进档案管理的现代化。同时，要根据档案管理现代化的实际需要，引进更多的高层次的档案管理复合型人才，让他们把档案管理的新理念、新知识和新做法带到档案管理现代化的工作中来。要培养档案管理者的奉献精神，安心工作，热爱本职工作，钻研工作，为档案事业的新发展贡献更多的力量。

4.4 加强管理，增加经费投入

上级领导应当更加重视和关心档案管理的现代化工作，将其列入年度计划中，并列支必要的保障经费；经常性地听取工作汇报，帮助解决档案管理中的实际疑难问题；鼓励档案管理人员与同行的交流、合作；单位应以建设现代化、标准化的档案室为抓手，购置和配备各类设备设施，提高档案管理水平和标准化水平，推进档案管理现代化。

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[关键词]文物档案管理；现代化；计算机技术；信息化；数据库

文物档案管理现代化是保管工作现代化的重要组成部分，就是用科学的思想、组织、方法和手段，对文物档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。文物档案管理现代化是一个综合概念，既包括现代技术手段的运用，又包括现代管理科学方法的应用。本文谨就文物档案管理现代化的意义和途径做粗浅探析，希望能对文物档案管理工作起一点促进作用。

一、文物档案管理现代化是保管工作现代化的客观要求

（一）文物档案管理现代化是顺应博物馆自身发展的需要

博物馆作为承载人类历史和自然发展过程信息的载体，它所收藏、保管、研究的信息几乎涵盖了人类社会和自然界发展过程的各个方面，每一件文物、标本都是信息的承载者。然而博物馆传统的保存、展示和研究文物、标本的手段，已越来越不适应当今社会文化发展和学术研究的需要，限制了博物馆现代化管理水平的提高。特别是当前，随着博物馆事业的快速发展和计算机网络技术向社会各个领域的快速渗透，亟需我们利用现代技术，不断推进馆藏文物数字化进程，为文物行政部门强化馆藏文物管理服务，为提高博物馆的公共文化服务能力服务，为广大人民群众鉴赏祖先创造出的灿烂文化、掌握历史知识、领略先进文化、提高综合素质服务提供强有力的支持。

因此，博物馆信息化建设的步伐和成果，关系到博物馆事业在新的世纪是否具有生机与活力，并将在很大程度上决定着博物馆事业在新世纪的生存方式和发展水平。博物馆只有追踪时代精神的变革，不断调整自身建设以适应发展中的经济格局、知识格局和管理格局，才能促进事业的发展。所以说档案管理现代化是一个事关文物档案事业发展全局的大课题，既是发展方向问题，也是发展模式问题，文物档案管理现代化是解决文物档案工作发展的必然出路，是保管工作现代化的客观要求。

（二）文物档案管理现代化具有深远的历史意义

首先是提高贮存收藏能力。现化技术，特别是缩微技术、光盘技术的采用，为日益增多的档案贮存和管理提出了有效的解决途径，从而增强了档案部门的收藏能力。

其次是提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用，电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、统计和分析等。在业务工作中代替一些人工操作，能有效地提高档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和质量。

三是提高档案信息资源开发利用能力。档案收藏的目的在于利用，使它产生社会效益和经济效益，应用电子计算机进行档案编目、检索、借阅管理，速度快、准确性高，提供多种检索途径，使利用者方便地查到自己所需要的文物资料。

四是提高文物保护能力。文物档案实现计算机管理后，随时可以按照藏品的名称、时代、作者、纹饰、器形、颜色、大小等不同的索引条件，查找出与之相符的藏品信息，显示和打印出所需藏品的卡片记录，不仅查找的速度比人工管理要快许多倍，而且可以保证一览无遗。这样一般的藏品研究工作就可以不再进行繁重的文物提取，从而减少文物的人为损害，提高藏品保管的安全程度。

通过以上这四种能力，既是提高文物档案管理整体水平的体现，又是文物档案工作全面发展的标志，具有深远的历史意义。

二、加强基础工作是文物档案管理现代化的前提

众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

（一）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

按照当代科学的定义，“规范化就是以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，对重复性事物和概念做出统一的规定。具体到藏品保管工作中，就是要对藏品保管所涉及到的全部信息、数据、工作项目制定一套统一的定义和程序。”对于一个博物馆来讲，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性博物馆馆来讲由于馆藏文物多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求文物档案从编目、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

关于文物档案工作，各博物馆藏品状况虽不尽相同，但必须严格按照《中化人民共和国文物保护法》、《博物馆藏品管理办法》和文物管理局出台的各项工作条例去做。1991年11月19日国家文物局印发的《藏品档案填写说明》是规范著录工作的最基本依据。《说明》对档案填写的格式、文物定名、鉴定、文物总登记号、文物分类号、档案编号、时代、作者、数量、质地、色泽、用途、来源、尺寸、重量、形状、入藏日期、征集经过、流传经历、修复、装裱、复制记录、现状记录、照片拍照等方面都作出了具体规定，各博物馆应根据各自的馆藏实际，按照统一的定义进行完善和整理，使之统一分类、统一格式和内容。

（二）加强馆藏数据库建设，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程。博物馆信息化建设涵盖保管、研究、陈列、教育和行政管理等博物馆各项工作流程，核心是藏品信息数据库建设，重点在于把好藏品信息的收集整理关和加大信息管理规范化力度。对藏品征集、修复、鉴定、交换、展览等各种原始信息和相关信息尽可能做到收集齐全、分类整理；根据国家文物局印发的《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》等文物工作规范，录入藏品信息，做到格式规范、填制准确。

文物调查及数据库管理系统建设项目，是文物保护基础资料建设的核心项目，旨在通过数字化手段开展文物调查，掌握基础资料，提高管理水平，是推进文物、博物馆事业可持续发展的重要基础性工作。为了适应全国文博信息化建设发展的需要，规范博物馆藏品信息处理和交换工作，建立博物馆藏品信息管理系统，国家文物局于2001年了《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》和《博物馆藏品二维影像技术规范（试行）》，从2001年开始，财政部与国家文物局联合开展了“文物调查与数据库建设试点工作”。该项目是运用现代信息技术，通过对馆藏文物的藏品信息录入，实现摸清家底，达到科学管理的目的。该项目自2001年实施以来，先后经历了试点、试点推广等阶段，并于2008年在全国全面展开。据国家文物局数据中心统计，截至2010年8月31日24时，全国31个省、自治区、直辖市均已完成馆藏一级文物数据的采集与报送工作；除个别确有特殊情况的省份外，绝大部分省份也已顺利完成了二、三级馆藏珍贵文物数据的备案工作。这标志着“文物调查及数据库管理系统建设项目”自2001年至今已经取得了重要的阶段性成果，基本实现了国家文物局确定的“2010年8月31日前全面完成数据采集及报送工作”的目标，全面进入了以数据整理和应用工作为核心的新阶段。

三、文物档案管理人员现代化是关键

（一）实现档案信息自动化的关键是人才

实现档案电子信息化，首先要有现代化的人。档案人才是知识管理型人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案管理者的劳动是知识性劳动。当前档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。这就要求档案工作者不仅需要具备档案学、博物馆学的知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。从目前看，信息化专业技术人才依然匮乏。文博领域信息化工作人员数量严重不足，知识结构不甚合理，专业素质亟待提高。既懂信息技术、又懂文物专业知识的复合型人才尤为紧缺。制度化、规范化的信息技术培训体系尚未建立。在职人员对信息技术的掌握和应用能力较低，多数是半路出家，甚至有现代文盲现象，成为制约档案信息化建设的瓶颈问题，直接影响自动化水平的提高。尽管引进了现代设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息电子化了。因此，实现档案信息自动化的关键是人才。

（二）如何培养文物档案管理人才

加强培养教育，造就一批复合型人才的重要性，已被广泛关注，加速培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才已是当务之急。

首先要改变档案工作者长期无声无息的封闭局面，面向全行业、以至全社会积极参与社会活动，加强协调能力，为档案工作的开展创造良好的发展环境。

其次，加强对档案工作者信息意识的培养，彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员充分调动和运用信息资源理论和信息技术手段，加强对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。

再次，加强对信息技术能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。

第四，强化训练，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及文博专业档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

四、统一认识、科学民主决策是决定因素

我国文物博物馆事业信息化工作虽然取得了一些成绩，但与文物博物馆事业发展的要求相比，与国内其他领域的信息化发展水平相比，还存在一定的差距，为此，博物馆工作者特别是领导者必须提高认识，把握机遇，科学决策，推动文物档案管理工作现代化的发展。

（一）统一认识

制约档案现代化管理的因素很多，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。博物馆信息化并不是单纯的技术与设备的简单组合，它同时牵动管理观念、管理模式的转变，工作体系、管理机制和规章制度的改革，这对长期以来沿袭传统工作模式运行的博物馆来说的确是一门全新的课题。推进博物馆信息化建设，首先要解决的不是资金、技术和人才问题，而是思想观念和认识问题。面对机遇和挑战，博物馆工作者应树立信息时代的新观念、新思路，掌握处理问题并解决问题的新办法和所采用的新途径。用信息化的思想指导博物馆的各项工作，将信息化的工作方法贯穿到博物馆的各项工作中，并成为每一个博物馆工作人员自觉规范、指导自己工作的行为准则。在借鉴吸取传统管理成功经验的同时，寻求传统与现代的最佳契合点，理顺博物馆各项工作所涉及的信息的采集、重组、加工、分析与研究等过程，营造出有利于进行博物馆信息资源开发的良好环境。

（二）科学民主决策

实现文物管理现代化投资大、周期长，急功近利、好高骛远，低层次开发和重复建设都会带来不必要的损失。作为决策者，应投入大量的精力关心和支持这一工作，没有资金，想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配置先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。当前，我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此需要提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，领导要认真研究，组织专家论证，从文物档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广益，避免失误。

综上所述，文物档案管理现代化是博物馆实现科学化、现代化管理可持续发展的必由之路。博物馆工作者要进一步对现代化管理作深入的研究和不断的创新，以信息化促管理，以现代化管理出效益，打响博物馆文化品牌，努力实现文博资源的社会共享。

参考书目：

（1）国家文物局编《博物馆藏品工作手册》，群众出版社。

（2）王宏钧主编《中国博物馆学基础》，上海古籍出版社。

篇(6)

【Key words】health supervision archives； modern management； significancet； problems；practice

1、问题的提出

2009年国家实施医疗绩效考核，档案管理工作不断规范，也得到相关部门的重视，其内容系统性强，主要涉及公共场所卫生、医疗卫生、学校卫生、放射卫生、突发公共卫生事件处置，行政处置、健康教育与信息管理、人力综合素质等方面，根据绩效考核要求进行整理、归档[1]。卫生监督工作档案形式多样，主要包括原始纸质资料，光盘、课件、数据库等电子文件和各种媒体集成资料等。卫生监督档案现代化管理是卫生监督体制改革的一项重要内容，是卫生监督机构进行监督执法活动的真实记录和有效凭证，还是卫生监督工作者相互交流、参考、借鉴和学习的重要信息资源，有利于提高工作效率和科研水平。此外，通过对档案资料进行统计分析与综合评价，将直观地反映出各级卫生监督机构工作质量和水平，及时发现不足，并加以完善和改进，有利于全面提高卫生监督工作水平。然而，目前的卫生监督档案管理存在以下几个问题：一是领导干部或从业人员的管理意识薄弱，没有充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，档案材料随意摆放现象时有发生；二是各机构相应的档案管理制度缺乏，职责分工不明以及检查信息整理过程缓慢，导致档案规范化管理不足；三是专业人员短缺，专业人员素质有待提高，不能较好胜任档案管理工作；四是档案管理预算与实际需要相去甚远，资金投入不足导致档案管理设备陈旧、技术落后，制约档案事业的发展。因此，为实现卫生监督工作的规范化以及加强执法人员的业务素质和执法水平，必须加强卫生监督档案资料的现代化管理。本文结合实际工作经验，就卫生监督档案现代化管理工作具体实践谈几点粗浅的认识。

2、卫生监督现代化管理实践

2.1 增强责任意识，加强制度建设

要增强档案管理员以及相关人员的责任意识，促其在工作中养成及时收集、整理、完善并归档保存的自觉意识，提高档案管理水平，实现档案信息化建设。各单位要进行档案管理理论学习，并结合实际条件，完善各种管理规章制度，做到有章可循，如档案收集和归档制度、档案保管与利用制度、档案材料的登记、传递制度和责任追求制度等，并且要完善《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度[2]。

2.2 加强队伍建设，提高人员综合素质

建设一支高素质的管理团队是保证档案管理信息化事业发展的重点。各单位要有1-2名专职、各科室要有1名兼职的人员负责档案管理的工作：一是提高档案员卫生监督业务知识水平，以提高对卫生监督档案的分析、筛选能力；二是加强与档案主管部门联系，通过参加培训、讲座、业务交流、参观等方式，及时掌握档案升级方面的专业知识，得到档案信息化建设最新的业务指导，并加强档案员数字化信息技术培养，将档案管理专业知识和数字化信息技术相结合，更好地开展卫生监督档案信息化建设[3]。

2.3 建立传统与信息化双轨制，提高现代化管理水平

传统纸质档案作为第一手原始资料，具有电子文档无法取代的法律效应，应及时整理归档。伴随社会信息化的不断推进，各种电子档案是未来工作发展的主要趋势，已日益增多。因此，在档案管理实际工作中应建立纸质档案和电子文件同步归档、鉴定和整理，同步著录和利用，使之相互依存，相互兼容，充分发挥其在卫生监督工作中的作用[1]。

2.4 完善档案收集内容，提升档案质量

卫生监督管理工作内容的系统性决定了档案收集内容必须完备，收集范畴和过程必须严谨，档案收集工作要依据依法治档的精神，使卫生监督档案收集工作更加完整准确。对各大门类的历史资料进行收集、整理，在档案局专业人员指导下，按要求全部进行装订、装盒、上架、编号[4]。完善业务档案、实物档案、财务档案、声像档案和科技档案等六个门类的档案千余卷。还应成立档案鉴定及销毁管理工作领导小组，严把关卡，提高档案管理质量。

篇(7)

        档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者，必须认清档案管理现代化的趋向，努力学习微机使用、管理知识，以实现档案管理规范化。

        1、档案管理将实现无纸化、虚拟化

        随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

        档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

        2、档案管理将实现缩微化、数字化

        缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

        3、档案管理将实现信息化、网络化

        当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，使地球变得越来越小，信息空间越来越大，没有“国界”，没有距离，“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。

        目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。

       网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

        4、档案管理将实现多元化、智能化

        随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

        计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。

        5、档案管理将实现社会化、市场化

        其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

        其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。