施工档案管理精品(七篇)

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关键词：水电施工企业档案管理

中图分类号：C29文献标识码： A

在全社会环保意识不断提高的今天，水电作为一种可再生的情节能源，成为国家保障能源供应的最佳选择之一。一大批不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。水电施工企业作为工程建设的主体，掌握了工程建设现场的第一手资料，将成为竣工档案资料的基础，其档案资料质量直接关系到工程质量评优和达标投产考核。为此,水电施工企业做好工程建设的同时,必须做好项目档案管理工作，保证归档的资料质量，为整个水电项目建设和使用增值。本文将阐述水电工程建设项目档案管理的意义和不足，以及更好做好档案管理工作的对策，以供参考。

一、水电工程建设档案管理的意义

1、为工程纠纷提供法律依据

水电工程建设周期长、参与单位多、协调内外关系复杂，各专业分包商多，工序交接繁琐，甚至会遇到不可抗力因素影响。所以，一旦出现一个或者多个问题，时间长了就会累积、演变成纠纷和矛盾，会给工程建设及质量产生很大的影响。比如：工程建设时是否按照标准化的程序施工，有无偷工减料，进场原材料是否合格，中间产品质量是否达到设计要求，单元工程质量是否到达质量标准，进度款是否按时支付，质量缺陷是否按照要求修补和处理等等。这些问题会在工程建设过程形成的资料中反映，每一个施工活动都会形成记录资料。所以，全面、准确的工程档案资料将为纠纷和矛盾的解决提供法律依据和凭证。

2、为工程信息查询提供依据

工程档案是施工活动中形成的大量真实记载，客观反映工程内部结构和联系。包括各分部（项）工程施工方案、措施、隐蔽工程施工、质量验收资料、设计文件及图纸以及工程建设过程中的往来文函等，都能在档案资料中真实的记录和反映。这些档案资料对工程的使用、维修、改建、扩建、拆除具有指导作用，对防范自然灾害的破坏及破坏后的修复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段。

3、施工企业的无形资产

工程档案管理在一定程度上反映企业的管理能力，也是一个企业软实力的集中体现。竣工档案作为水电工程的一个专项验收项目，其档案归档水平会影响到整个工程是否能通过最终的竣工验收，更直接影响到施工企业的合同履约能力。良好的合同履约能力将为企业赢得良好的声誉，帮助企业在激烈的市场竞争中展现雄厚的竞争实力，逐步成为企业的无形资产。

4、开发新技术、新工艺的依据

在国内水电定额调整周期比较长，而物价水平的大幅上涨，为了降低工程施工成本，水电施工企业不得不进行技术开发、技术革新和施工方案优化。因而，要想取得技术开发和革新上的突破，就需要不断从项目施工方案、技术资料中收集各种数据和资料，进行专门的对照、研究、总结和开发。作为技术方案载体的工程档案资料，其内容有可能成为先进的施工工艺产生的前身。合理利用档案，对水电施工企业新技术、新工艺开发具有重要的意义。

二、水电工程建设档案管理的不足

我国水电建设实行流域梯级滚动开发，建设完成后随即交付运营单位运行。在交付运行前，要进行竣工验收。档案验收作为竣工验收前必须通过的专项验收项目，已经引起了项目法人的高度重视。所以，档案管理工作有了决策层的支持，已取得重大进步,也日益趋于规范，但目前还存在以下不足:

1、工程档案管理意识淡薄

为了使水电站早日蓄水发电，尽快为投资方创造效益。业主、监理以及施工企业往往会更注重工程的有形建设,而忽视档案资料的收集整理，没有把档案管理和工程建设同步起来，档案管理意识淡薄。施工企业的项目经理部更是全身心投入施工生产，所有工作都为施工生产工作让路，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中。特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案工作的资源投入，从思想意思上没有重视档案管理工作。

2、档案管理工作开展不及时

水电项目档案管理点多、面广、量大,牵涉到较多的部门和单位。比如：施工企业内部各部门、材料采购商，以及专业工程分包商等。在工程建设开工之初，没有及时建立健全、有效的档案管理规章制度,或者建立起来的规章制度得不到有效的落实。档案管理实施细则未及时跟上,对各单位和部门缺乏完善的约束机制。另外，档案管理工作在开工之初得不到不重视,没有在各单位之间形成系统的工作规则，往往会造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。再者，施工企业项目经理潜意识认为随便一个人都能做竣工资料，因而没有配备具有专业知识背景和实际工作经验的档案管理专职人员，或者专职档案管理员工作主动性不强，没有做到定期收集档案资料，并加以整理。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面。

3、档案资料质量不高

虽然目前水电施工技术已经达到较高的水平，但是水电工程建设仍需要数年时间。水电施工企业因为工作环境艰苦，导致人员流动性非常大。而档案文件的收集整理工作又具有持续性,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。而且，在施工期间形成的质量评定资料填写不规范、乱涂乱改的现象普遍存在，甚至有质量表格填写错误的情况。这些现象导致档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制，从而影响到档案资料的质量。

4、档案管理人员配备不足

因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。

三、应对水电工程建设档案管理问题的措施

1、提高档案管理意识

为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时对企业各部门人员进行档案法律法规的培训和教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向企业各部门负责人宣传,增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。

2、资料管理必备的专业技能

水电工程涉及的专业较多，知识面广。比如：大坝基础处理、坝基开挖与保护、金属结构制作安装、大坝安全监测等。工程档案资料都是出自施工现场一线。做好档案资料管理必须熟悉施工工艺过程和工艺控制特点，了解施工工艺流程，具备一定的的水利水电专业知识。档案资料管理工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的水电施工专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。

3、提前介入工程建设前期

档案管理人员提前介入工程建设前期，能通过实地查看工程建设原始面貌。对施工范围和工程结构有一个初步的认识，能够掌握所承包的工程专业划分情况，熟悉施工图各专业包含内容，这就为后期档案管理节省检索时间，提高借阅效率。例如借阅者要查看某分部工程施工图，档案员不用再全部施工图纸，因为档案员在前期设计蓝图分发时就已经熟悉了图纸专业涵盖内容，就会直接检索到相应的分部工程图纸。然后，对自工程开工之初所涉及到的设计调整和修改，有一个直观的认识，对竣工图的修改、编制有非常大的帮助。再就是熟悉和校核各类文件，比如：设计变更、工程联系单、工序报验单以及其它文件材料的文件编号、书写材料和纸张是否符合标准，以及施工单位、监理单位和建设方人员审核签字是否齐全。如果档案员不提前介入发现问题，等到工程竣工结束后竣工文件移交给档案室时再发现问题，而相应的工程人员已调到另外新项目，就很难对文件进行补充齐全。

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[关键词]地铁工程；施工单位；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）13-0363-01

1 施工档案的重要意义

地铁工程项目档案资料作为的重要参考依据，在地铁工程运行过程以及整个施工项目的验收环节都起着非常重要的作用，比如在工程质量的评定、工程事故的原因分析以及工程合同的索赔与反索赔等，具有重要意义。同时，完成地铁建设后也需要将档案资料进行妥善保存，这是确保地铁后期出现问题的重要参考。利用地铁工程档案，能够准确地对工程项目施工过程有一个全面的了解。在当前的地铁工程项目施工过程中，如果忽略了地铁工程的档案管理工作，将直接对地铁档案资料作用的发挥产生影响。所以，作为地铁工程施工企业，要强化地铁工程建设工作中的档案管理。

2 地铁工程施工档案主要内容

2.1 施工技术管理文件

施工档案中的技术管理文件主要包括以下几项内容：地铁项目中标通知书、地铁项目施工合同文件、工程项目的实际概况、施工组织设计以及相关的审批文件、施工项目的具体方案、施工技术措施、技术交底文件、与工程项目有关的图纸会文件、设计变更、工程测量文件、竣工验收文件等等，这些技术管理文件是对施工过程的有效记录，是非常重要的。

2.2 质量控制资料

地铁工程施工档案中的质量控制资料是非常重要的一部分内容，主要包括以下文件。施工进场的原材料质量检测报告、与工程项目存在关系的构配件、施工机械设备合格证书、工程项目的见证送检文件资料、工序交接质量检查记录表以及隐蔽工程项目的质量检查记录表等。

2.3 质量验收资料

质量验收资料主要是地铁工程项目竣工验收工程中的资料文件，主要包括竣工验收资料、单位工程竣工验收资料、分部分项工程验收资料等。

3 工程档案的编制、收集、整理及移交

3.1 工程档案的编制

对于工程档案的编制工作，首先应该保证档案填写的规范性。施工企业应该在成立地铁项目部的初期就将所有的准备工作做到位，保证地铁工程能有一个良好的施工基础，对于与工程项目有关的材料编写工作应该严格按照具体的施工标准来执行。工程项目有关的文件内容等等。归档文件材料应采用能长期保存、耐久性 强的纸张、照片纸、胶片、磁带、光盘等。记录载体须质量优良，纸张宜采用80g纸。归档文件材料应使用耐久性好的记录材料 打印、书写或绘制；印章要用不褪色、快干的 印泥加盖；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水 、蓝色墨水等褪色材料书写、绘制；打印宜 采用激光打印。

3.2 工程档案的收集

与地铁工程项目有关的资料文件都要做好相关的收集工作，要及时的进行收集和整理，对于存在缺漏的文件要及时做好相应的补齐。归档文件应为原件、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备、与实 际相符，确保真实、准确、完整。

3.3 工程档案的整理

完成地铁工程项目的档案资料收集工作后，还需要做好相应的分类和排序工作。遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷 内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性， 使组成的案卷便于保管和提供利用。项目管理性文件按问题组卷；施工文件按分部工程、单位工程组卷；设备类文件，按专业、台（件）组卷，同 批次、同厂家、同型号的设备可按型号组卷；生产技术类文件，按专业、问题组卷等。

4 提高地铁工程档案管理工作的措施

4.1 提高地铁工程施工单位的档案管理意识

通过提高地铁工程项目人员的档案管理意识，认识到档案管理工作的重要程度，进而强化档案资料的管理，更好的开展档案工作。

4.2 提高员工的业务能力及综合素质

作为一项比较枯燥同时又繁琐的工作内容，档案管理工作人员应该具备专业的知识、丰富的工作经验以及较强的责任心。项目部要通过定期的教育培训，提高员工的业务能力以及综合素质，更好的服务于档案管理工作中去。

4.3 建立地铁工程档案的管理制度

地铁工程施工企业要建立一套完善的档案管理制度，通过制度的约束来提高档案管理工作质量。地铁工程档案管理制度要明确施工人员档案工作的具体内容、具体工作责任，保证施工人员能够根据制度执行工作任务，顺利完成档案管理工作。

4.4 实行“三同步、三参加”管理制度

这一制度中的“三同步”，主要是指地铁工程项目准备工作阶段的资料收集工作同竣工资料形成同步、施工过程中的地铁档案资料同竣工资料形成同步、工程验收工作同竣工资料的验收同步；“三参加”制度则是档案管理部门要参加工程项目的进度研究以及质量分析报告会，参加工程项目的设备以及施工技术开箱验收会、工程项目竣工验收会。通过落实严格的管理制度，保证工程档案能够顺利完成。

5 结语

作为地铁工程施工单位来讲，只有不断地提高档案管理意识，提高员工的业务能力及综合素质，建立地铁工程档案的管理制度，实行“三同步、三参加制”制度等措施，才能够全面提高地铁工程档案管理工作，使地铁工程项目能够顺利完成。

参考文献

[1] 王颖，葛倩，米红香.浅谈地铁工程施工档案管理[J].兰台世界，2014，S6：19-20.

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1 水利施工企业档案管理存在的问题

1.1 缺乏管理意识

由于我国水利施工企业缺乏档案管理意识，导致档案不完整现象时有发生。我国个别水利施工企业对档案管理不够重视，对其重要性认识不足。没有将档案管理工作运用到整个水利工程建设的全过程中，没有将这一管理工作落到实处，并没有按照档案管理制度对客户或项目工程档案进行管理。在这种不重视的情况下，使水利施工企业档案没能及时整理、排序，导致错过归档时间而影响归档的时效性及完整性。

1.2 缺乏健全的管理机制

由于水利施工企业没有一套完整的档案管理机制。虽然一些水利企业单位对管理档案问题制定了几项制度，但并没有完整的管理机制，其仅限于将员工档案进行简单的整理归纳。但由于水利施工企业人员、客户及工程项目较多，在没有完整的管理体制下对档案进行归纳整理，易造成水利施工企业档案混乱及残缺不全。为日后的档案收集管理及归档工作带来严重影响，并为水利施工工作的正常管理带来不必要的困难。

1.3 没有固定的保管场所

档案的保管工作是要在固定的场所来完成的。在没有固定档案管理室的情况下，易对档案的安全性造成危害。而一些水利施工企业并没有一个固定的档案管理室，例如，有的水利施工企业，管理员将档案存放于其他闲置的办公室或者与其他资料放于一起。由于这些地方没有采取防潮、防虫措施，长时间的存放易使档案受损、受潮，严重的会造成档案字迹模糊、资料不完整。对档案的长期保管有着较大的阻碍作用，很难确保档案的安全与完整。同时，这样的保管方式也是水利施工企业对客户不负责任的一种表现。

1.4 专职人员匮乏

由于企业的档案管理员大多是兼职人员，专职人员较少。而兼职人员没有经过专业培训，缺乏经验，对档案管理的规章制度不熟悉、缺乏管理技巧。因而，在进行档案管理时易出现搞混档案等现象。严重影响了水利施工企业的档案管理质量，也不利于企业档案的归纳管理。

2 档案管理网络化改进方法

2.1 加强档案管理自动化建设

有很多水利施工企业档案管理的自动化建设不完善。受各个企业技术条件与经济能力的影响，使企业所选择的硬件设施各种各样，水平也高低不一。导致网络应用软件及设备率极为低下。很多单位的档案管理人员仍在使用文字管理和财务管理方式，因此，加强档案管理的自动化建设不仅为企业提供了一套标准化、多样化的管理系统应用软件，更是消除了企业对档案管理的盲目性，从而提高了档案管理者的管理水平。

2.2 省时省力、加强电子口令管理

随着科技的不断发展，网络已经成为了新时代的代名词。在人们使用计算机等手段对水利施工企业档案进行管理时，它不仅可以快速提高人们的工作效率，而且还省时省力，达到事半功倍的效果。档案管理员可使用电子网络对文件的先后顺序进行排列，它既降低了人工排列的不准确性，也是对计算机这种网络管理优势的一种体现。从而，减少了劳动量，提高了工作效率。在查找档案时，只需要在网络系统中输入检索词便可快速查找，既不浪费时间还提高了准确率，又是对其他人员档案的保护。同时，还促使其他资源得以充分利用。但随着时间的推移，网络安全问题也越发严峻。因此，为了保证水利施工企业档案的安全，就必须实施一项严密的电子文件安全管理政策，使电子文件的跟踪登陆系统得以完善。在建立有效的管理体制时，需要按照员工的职责、档案信息的安全性对管理体制权限进行详细划分。在对软件功能和模式进行周密设置的同时，还应结合电子口令、指纹识别等新技术对此加以防护，提高识别的精确度。其中，电子口令作为我们最常用的信息识别方式，它也有一定的不安全因素。因此，我们要对电子口令进行严格管理，以免出现不利因素。同时档案管理员还可以设置电子文件操作日志，以此作为日后随机考查的依据。

2.3 提高管理者的信息素养

我国大多数档案管理员仍停留在以往手工操作的“原始社会”，其这种低信息化素养的水利施工企业档案管理者已不能满足我们对当代网络化信息管理者的要求。同时，也阻碍了档案网络化管理的建设发展。据相关研究表明，我国网络档案管理的信息化指数为38.46，但具有高等网络信息化素养的人才指数仅为13.43。我们从这组数据中可以看出，我国档案网络信息化水平与人才需求是不平衡的。各个企业档案管理中心缺少精通网络技术的复合型人才。因此，提高网络管理者的信息素养为提高企业管理水平有一定的促进作用。

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【关键词】文件档案；施工文件档案管理

1、施工文件档案在建筑施工单位所起的作用

施工文件档案是反映建设工程质量状况的重要依据，也是建筑工程在日后维修、扩建、改造的重要档案资料。如果竣工以后工程出现质量缺陷需要进行维修，可以通过查阅工程的施工文件档案，采取合适、有效的措施。

2、施工文件档案在建筑施工单位的管理方法

（1）建立健全施工文件档案管理。施工文件档案管理为三个等级：工程项目经理向建筑企业主管生产的经理签定责任制；档案管理专业技术员向项目经理签定责任制；资料员向档案管理专业技术员签定责任制，明确责任人的责、权、利。责权利明晰化，使责任人知道具体的责任内容、权力范围和利益大小，真正认识工程档案在工程建设中的重要性，才能确保了档案的及时性与完整性。

（2）做好施工文件档案记录与收集。施工文件档案是对建筑质量情况的真实反映，各种资料必及时收集、整理。在工程开工之前，就要指定资料员对施工文件档案进行跟踪收集，及时做好分项分部质量记录，使施工文件档案的整理和工程进度取得同步。

（3）完善质量记录、做好施工文件档案整理。工程项目的质量是靠施工文件档案的记录来证明的。在整个工程项目的施工过程中，为了证明工程部位的质量状况，必须做到有完善的施工文件档案记录，做好资料整理和保管工作。

3、施工文件档案在建筑施工单位的实际应用

（1）做好工程开工前的准备工作，熟悉设计施工图、设计说明及投标文件，抓住重点、细心专研。填写和准备工程开工前必备的各种施工文件档案资料，分类存放便于竣工资料日后的整理。资料收集过程中按照工程竣工档案检查清单顺序分类归档，用于施工过程中的各种表格进行编号，便于使用时拿取。

（2）工程开工后的将原材料送质监站检测，同时做好送检原材料文件档案收集工作。将工程投标书、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录，与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。

（3）施工过程中收集材料质量证明文件，在施工过程中不断购入各种材料，需要收集各种材料的合格证及有效的检测报告。施工文件档案一般一式四份，按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，书写要求规范，采用碳素墨水或中性笔。

（4）工程接近尾声时进行的竣工资料整理工作，查看报验资料中有无漏报、书写有无错误等情况。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。

（5）工程竣工后填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书等验收文件并复印装订成册，加盖竣工图章、签字。

4、加强建筑施工企业对施工文件档案的审核

建筑施工企业在施工的各个阶段，企业主管部门采取定期不定期检查指导，对竣工资料核查，对存在问题限期整改。

综上所述，施工文件档案的管理是整个建设工程的重要组成部分。施工企业要重视与发挥施工文件档案的作用，结合企业自身实际情况，强化对施工文件档案的日常管理、检查和监督，强化对施工文件档案管理人员的教育和培训，形成的施工文件档案及时性、真实性。工程项目工程文件档案管理人员能够按照施工文件档案管理标准的要求，没有遗漏、没有错误地形成每一份施工文件档案。施工文件档案管理人员在工作中，能够认真学习和熟悉国家和行业颁布的法律法规、标准等，能够熟练地运用规范的施工文件档案管理标准，认真检查每一张表格，发现问题，解决问题。我认为加强施工文件档案的管理，确保工程技术资料的收集、整理，利用步入良性循环的轨道，为社会主义现代化建设做出应有的贡献。

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[关键词]工程档案 收集整理 规章制度 信息化建设

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）20-0177-01

工程档案工作是施工企业档案工作的重要组成部分，是各项工作的基础，它综合体现出一个企业的管理水平。随着我国经济的快速发展，基础设施建设在全国各地如火如荼地进行，科学技术突飞猛进，传统的工程档案工作已远远跟不上企业发展的需要，且存在的问题直接制约着企业的发展。笔者就新的形势下企业档案工作中存在的问题及对策谈一点自己的见解与同行们探讨。

一、工程档案的重要性。

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中 的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映阵地工程建设活动的过程和成果。工程档案即具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，在使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设管理过程的重要组成部分。

二、当前工程档案管理工作存在的主要问题

1、工程档案管理意识淡薄。工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等，是日常业务和项目的重要依据。作为相关的领导和管理人员，应该在思想上普遍认识到管理的重要性，充分重视这方面的问题。在很多方面缺乏管理和规范的制度。在工作量增大或人员不足时，工程档案的整理和搜集就会被忽视。

2、档案管理人员不能按时完成竣工档案。我国的建筑企业的水平差异很大，一些企业的单位管理人员的档案管理意识比较薄弱，导致在工程竣工时不能及时的完成竣工档案资料，以至于不能及时的向城建部门报备。比如：一些企业单位单方面重视工程的进展和资金管理，而忽略工程档案的完成工作，就会造成工程档案报备滞后。

3、工程的档案材料缺失、数据失真。因为工程档案管理工作具工程档有多样性、复杂性、真实性的特点，就会出现工程档案管理在档案集中整理的过程中困难度高、容易发生失误等问题，而导致档案管理工作人员对工作出工不出力，对工程施工现场不了解，依据建设单位提供的不完整的失真的材料，采用不真实的数据，编写档案。这样往往就会造成工程档案与事实严重不符，各种数据失真，从而导致企业工程质量保证书和合格证明不能通过审查验收。

4、工程档案管理人员在验收资料质量和完整性方面的欠缺。工程档案必须依照真实性、完整性和原始性这三个原则，如果工作人员直接从项目负责人手中接收资料，而不进行筛选和检查，那么搜集上来的资料很可能存在缺项、漏项和内容不全等问题。不完整的档案资料对以后工作的开展也是有一定的影响的。

5、工程档案管理工作缺乏有效的可行的管理制度。随着工程进度的逐渐加快，有些重要的部门重组，档案管理人员流动性加大，原有的文件资料会有一部分分散、缺失，而新的文件资料又会不断的产生，致使文件资料整理工作难度加大。比如部分企业因为没有规范的有效的管理制度，对工程档案资料的统一、保密、整理工作也很难做到有效的管理。

三、做好工程档案管理工作的途径

1、加强对建设工程档案工作的组织领导。领导重视，健全制度，是做好工程档案管理工作的基础和关键。要从提高各级领导对档案工作的认识入手，通过有关档案法律、法规的宣传贯彻和国家加强对工程项目管理，以及工程档案自身的重要性，引起领导对该项工作的普遍重视，把档案管理纳入企业的发展规划和年度工作计划、纳入领导的议事日程、纳入员工的工作职责之中，建立工程档案管理工作人员网络体系，指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像等文件材料的收集、管理工作，项目制定了明确的岗位责任。

2、加强建设工程档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在工程档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，使其成为工程项目建设人员和施工人员特别是工程技术人员自觉遵守的准则，才能使建设工程档案管理工作规范化、科学化、效率化得到根本保障。

3、完善建设工程档案管理工作程序。施工企业应对建设工程档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保工程档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位档案管理人员参加工程档案工作协调会议，相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该工程档案工作进度，研究档案管理工作需要协调解决的重要问题，提出下一步目标要求。

4、加强工程档案管理信息化建设。充分利用现代信息技术，做好档案管理方面的信息化建设。首先，应该加大档案管理信息系统开发与研究工作，同时结合企业档案管理工作中的实际情况，开发企业档案管理软件，强化档案管理信息化水平。另外，要应用信息技术 对档案管理工作进行监督管理，成立档案情况监督管理、多方合作的信息系统平台，提高企业档案管理水平和质量。

5、加强工程档案管理人员的专业知识培训。随着建筑业的不断发展，档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变 被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，要有较强的责任心，严把工程档案质量关。目前，各施工单位工程档案管理人员往往是技术人员兼职的，个别单位还有临时聘用的，他们对档案专业知识知之甚少，对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此，建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训，迅速提高他们的档案管理专业知识，从工作源头开始就严格按照规范要求开展工作。

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1工程项目档案的特点

工程项目的独特性、整体性、多方参与性、周期性、动态性等特点，决定了工程项目档案具有专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点。

1.1专业性强

每一项工程项目都有自身的独特性，需要与之适应的专业的参与，因而是一项专业性和技术性很强的工作。就铁路建设项目而言，其涉及的专业技术活动主要是建筑施工活动，整个项目涉及勘察、设计、基建、科研、设备安装等活动。因而，项目文档作为项目建设开展的记录材料，相应地具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。

1.2成套性强

成套性是工程项目档案的重要特点，因而在项目文档的收集整理中要力求做到齐全完整。工程项目档案的成套性特点是由建设项目的整体性决定的。对于一个具体的建设项目而言，项目从最初的立项、审批、招投标到设计、施工、竣工，是一个完整的过程。项目文档真实地记录了这个过程，具有成套性。具体来说，项目文档包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工验收文件等一系列的材料，这一系列材料共同反映了建设项目的全貌。施工技术文件一般从部分到整体的按分项、分部、单位工程积累。施工企业在建设项目中主要作为施工方参与，在施工活动中本身也存在文档完整性管理的要求，同时所产生的施工文件也是项目文件总体的重要组成部分，应有效地做好施工技术文件的积累工作，从而保证施工文件本身乃至整个建设项目的成套性。

1.3形成分散

建设项目本身也是一个庞大的工程，涉及的单位和部门多，具有多方参与性，使得项目文档的形成具有分散性。这种建筑施工企业工程项目档案管理需求探析杨启燕（中国铁建股份有限公司档案馆）分散性体现在两个方面：一是项目文档形成于多方，如建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等；二是项目文档散存在各方的相关职能管理具体实施部门，如行政部门、计划财务部门、技术部门等。分散性特点对项目文档的管理是一个巨大的挑战，不仅要求参与方的文档专职人员做好本方的相关文档的收集整理工作，还要求承办方总揽全局，确保各方文档都符合要求。

1.4阶段性强

建设项目的时间跨度长，具有一定的生命周期，整个项目的开展包括施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段，从而在每一阶段都形成了大量的项目文档。因而，从宏观上看，建设项目文档具有阶段性的特点。只有在项目实施的每一阶段，有针对性地同步管理好项目文档，才能避免因建设项目周期长、项目文档数量大而导致的项目文档脱节、管理不到位的情况。此外，不同阶段的文档具有不同的特点，同时相互间又有密不可分的联系，这就需要对不同阶段的文档有针对性地进行整理分类，同时保持不同阶段的文档间的有机联系。

1.5变更频繁

建设项目从提出到开工、建设、试运行、验收，到之后的维护与拆除，一直处于动态之中。项目文档因项目的动态性而具有可变性。如在项目施工过程中，经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求；在项目使用和维护阶段，随着使用部门的需要及生产经营的转变，其所有权性质、结构等方面也有可能发生相应的变化，从而引起建设项目文档的变化。可变性是建设项目文档不同于其他文档的显著特征，只有保持项目文档与项目的同步变化，才能确保项目文档的准确与完整。

1.6种类多样

建设项目文档具有多样性的特点。首先，在载体上具有多样性。建设项目文档的载体，不仅有传统的纸质载体，还有感光材料、磁介质、光盘等。载体的多样性，使得项目文档呈现出纸质文件、图纸、照片、录音录像文件、缩微品、电子文件等多种形态。其次，在内容上具有多样性。建设项目文档反映了建设项目活动的开展，而建设项目的开展涉及到行政、财务、技术等部门，从而形成文书、会计、技术多类文档。建设项目文档的多样性，反映了项目文档管理工作的繁杂性。项目文档管理工作应注重对各种载体和各种内容文档的收集整理。

2传统建设项目文档管理方式存在的问题

由于建设项目文档的专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点，对建设项目文档的管理工作提出了较高的要求。然而，传统的项目文档管理方法是一种分散的、封闭的、静态的、手工的方法，存在很多问题，难以实现高质量的项目文档管理，这在一定程度上影响了项目的实施与维护。具体来说，传统的文档管理存在以下四个方面的问题。

2.1手工管理效率低下、准确性差

传统的项目文档管理工作都是采用手工方式，即文档形成、收集、整理、检索等工作都是单纯地由人工进行操作和管理，效率低下。然而，建设项目文档数量巨大，又受人、财、物方面的限制，这无疑是对建设项目文档管理工作的雪上加霜。即使配备充足的人、才、物，也无法从根本上改变传统文档管理工作的低效率状态，此外还有过分占用资源之嫌。建设项目施工文件的载体为纸质，在传统项目管理模式下完全由人工来填写，但文件形成与整理过程中因纸质、笔墨、计算、签名、报表顺序、保管等造成的错误时有发生，使施工文件的规范性和准确性受到影响。有的项目存在施工员或测量员等第一填表责任人不按照观测测量的现场记录进行填表，如分项工程验收评定表的数据与测量记录表数据不一致，而复核人与相关负责人不认真检查核对就随意签名过关的情况时有发生。同时一些建设项目，也发现存在施工与监理方有关责任人在施检表格签名栏代签冒签现象。个别施工单位人员还存在违规更改检测数据的情况，甚至还发现监理平行实验与抽检资料存在数据不准确的现象。

2.2项目文档收集不全

建设项目涉及的责任者众多，周期长，因而，项目文档工作无论是在横向的责任者维度上，还是纵向的时间维度上，都处于分散的状态，这在很大程度上造成了项目文档的收集不全。从横向来看，建设项目具有多方参与性，参与方资质不一，对于项目文档工作的意识水平也有高有低。有的参与方忙于项目建设，平时不注意工程资料的收集工作，到了工程结束后才应付竣工验收，造成文档的缺损；有的参与方对于应收集的文档没有明确的认识，对各种内容和各种载体的项目文档的收集不全不准确，造成文档的遗漏。从纵向上来看，建设项目不是一蹴而就的，项目从最初的提出到竣工，以及后期的维护，要经历一个漫长的过程，与之同时，项目文档工作也有了很长的时间跨度。在这个漫长的过程中，稍有疏忽，就会造成“空档”，导致项目文档的收集不全。

2.3文件管理滞后，文件变更不同步

工程实践中，施工文件编制多严重滞后于工程实际进度，没有做到同步编制归档，使施工文件的真实性难以保证。由于建设项目从开工到竣工验收的时间跨度比较长，施工单位从文件形成到汇总整理的时间跨度也大，施工文件长期散存在各施工单位手上，客观上存在各种利益考虑下施工文件散失或被篡改的可能，个别项目甚至发生过因为工程款纠纷，分包单位扣留应归档施工文件的情况。项目文档是项目建设的记录文本资料，只有保持与项目建设的一致性，才具有真实性、可追溯性，才能为日后维护企业的合法权益提供可靠的依据。然而，传统项目文档工作的封闭性导致的沟通不畅，却给项目文档的“真实性和可追溯性”带来了严重的影响。在项目施工过程中，经常会出现变更设计的情况，项目文档管理人员只是被动地接收和埋头整理，无法对建设项目的变更情况进行跟踪和检查，就无法了解项目的变更情况，不能及时对相关施工文件进行修改和补充，从而导致项目文档的“失真”，不能在关键时刻发挥应有的凭证和参考作用。

2.4项目文档不规范，质量管理难度大

建设项目的多方参与性与文档管理人员的业务水平不稳定性，导致了项目文档的不规范。多方参与，对于项目文档管理工作的协调性有较高要求。施工单位内部相关部门和人员相互间的沟通协调、衔接不够，使得各方对于项目建设文档管理的要求不一，影响了项目文档的规范性。建设项目的文档管理人员的稳定性与素质直接影响着项目文档管理工作的规范性。由于有的参与方的项目文档管理人员流动性大，或未设专职的文档管理人员，只是由兼职人员或在项目完工后临时抽调人员整理项目文档，这就无法保障项目文档管理人员的素质符合要求，从而造成项目文档的不规范。由于施工文件收集整理的工作量较大，各单位的人力投入相对不足，造成文件和施工进度不同步的现象，进一步使质量管理流程“施工自检工程报验监理复检质量认可”失去意义。资料整理的滞后势必又导致工程质量评定工作的进一步滞后，质量评定的二次填表与计算也增加了评定工作中的错误，质量评定的滞后反过来又影响了建设单位对施工质量进行及时的监控。铁路建设项目点多线长面广，无法依赖施工、监理或建设单位任何一方去实施全面的施工质量控制，而施工文件作为施工状况的真实记录与实际反映，应该成为施工质量控制非常重要而有效的管理工具，这部分文件在项目竣工验收后，还将长期成为项目后评价乃至应急抢险时最需要的档案依据与法律凭证。由此可见，传统的项目文档管理方法无法满足项目文档管理的需求，需要我们建立一种全新的视角，采用先进信息化技术来弥补其不足，针对项目文档的特点，有的放矢地做好相关的管理工作，为建设项目的开展和维护起到信息支撑的作用。

3建设项目档案管理需求

根据上述的问题分析，可见施工文件质量面临着诸多挑战。如果施工文件的形成和交换仍然停留在手工模式下，则数据准确性欠佳、孤立存储、施工文件与工程不同步、无法有效辅助项目分析管理的现状就无法改善，施工文件就会陷入为了编制而形成、为了验收而存档的困境。为了避免这些问题，施工单位项目档案管理应满足以下需求：高效智能的现场记录管理、项目文档全过程管理、项目文档动态化管理、项目文档规范化管理。

3.1高效智能的现场记录管理

施工原始记录是施工过程、施工工艺及施工质量控制情况的真实反映，由施工员在施工现场据实填记，不得追记补改，是质量保证与追溯的重要依据。然而由于资料员和兼职档案员所具有的档案管理专业知识有限，且工作量往往较大，其手工整理、著录等工作不够规范、准确，而且有可能面临科学、合理组卷、拟订案卷标题等挑战。利用项目文档管理系统代替资料员和兼职档案员做部分工作，将部分文档管理活动自动化、智能化，不仅可以提高工作效率，而且有助于提高文档管理的规范性和准确性。

3.2项目文档全过程管理

为保证施工文件质量的完整、准确、安全、有效，要求对施工文件进行全生命周期管理，即从文件及其数据的采集、形成到交换、归档实行全过程管理。对大量施工原始记录、质量检验、工程监理、验收评定等各方面的数据的处理，要能够实现对质量事故的记录与跟踪，类似事故报告、统计分析等均可通过网络直接进行，以便工作效率得到极大提高，保证质量管理。

3.3项目文档动态化管理

应用信息系统并不能自动解决所有问题，还必须建立在工程项目自身的全程动态管理基础上。按照国家建设项目文件归档质量控制要求，需要按照“三纳入”与“四同步”要求。从前端控制的角度，“三纳入”是指把建设项目文件材料的形成、积累和归档纳入领导工作议事日程和工作程序，纳入各项工作计划，纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。从全程管理的角度，“四同步”是指下达项目开工任务与提出施工文件材料要求同步，检查项目计划进度与检查施工文件材料的形成情况同步，验收、评定工程项目与验收、评定施工文件质量同步，工程款支付与档案部门出具归档情况证明材料同步。

3.4项目文档规范化管理

篇(7)

关键词:盾构; 施工文件; 档案管理

中图分类号:U455.43

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2009)03-0120-02

1引言

盾构是掘进机的简称,它是在钢壳体的保护下完成隧道掘进、拼装作业的集机、电、液、控为一体的大型设备。由于盾构法隧道施工具有机械化、自动化、效率高、安装性强、对地面环境干扰小等优点,因而迅速在世界范围内得到了广泛的应用。盾构法是隧道工程的一种主要修建方法,是软土隧道的标准和首选的修建方法。

2我国目前是世界上使用盾构数量最多、发展最快、未来需求最大的市场。已是世界上的隧道第一大国

我国经过几十年来特别是改革开放以来的快速持续建设,我国在隧道及地下工程领域已得到了很大的发展,至今已建成各类隧道超过7000座,隧道总长度超过4000km,隧道数量和总延长位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。

21世纪是我国隧道及地下工程大发展的世纪,据有关专家预测,到2020年,我国将要完成近6000km的地下隧道建设,平均每年约300km。到2010年,国内各种地下工程建设约需岩石掘进机、盾构机约180台(不包括微型机),年均需求量约为30台。截至目前,使用的盾构总数约有200多台次。

2.1城市地铁快速发展,对盾构需求最多。我国城市地铁正处在高速发展期,地铁和轨道交通规划总长度已超过3000km。目前已建成和在建的数量仅占规划数量的10%左右,未来城市地铁建设仍将快速发展。

2.2越江隧道建设方兴未艾,对大直径和超大直径盾构的需求将有快速增长。至今有10个城市已建或在建20多座盾构法越江隧道。计划中的越江盾构隧道更多。

2.3城市各种地下管线隧道有待发展,对盾构的潜在需求大。有关专家预测,我国城市的给水、排水、电缆、电讯、热力、输气等隧道工程的长度将超过1000km,其对小型盾构、微型盾构或掘进机的需求量也相当大。

2.4长大、特长铁路公路及水工隧道增加,对掘进机需求增加。

3盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理存在的主要问题,亟待解决

一是涉及行业和城市多,要求规定不一致。行业涉及地铁、铁路、公路、市政、水利水电等;涉及城市目前在建地铁城市15个。

二是采用的规范不准确。我国各城市过江隧道施工中施工文件与档案管理有的依照地铁、有的依照铁路、有的依照公路、有的依照水利水电等规范,再结合市政规范来实施,给施工文件与城建档案规范化管理增加了难度。

三是新参与的施工、监理队伍多,对我国城市过江隧道施工中施工文件与档案管理要求、水平、起点不一,条件各不相同。目前参与盾构施工的单位超过40家,分布于多个地区、多个行业,并且还在增加。

四是更新型的盾构机数量大、类型全、技术含量更高,至今我国使用的盾构机数量已超过200台次。包括了土压、泥水、复合式,双圆等类型,直径从3m至15.2m等。其施工文件与档案管理要求有的甚至是空白。

五是档案意识淡薄。施工企业重施工生产轻档案管理的现象普遍存在,如,工程技术资料的收集整理,本应始于工程开工,终于工程竣工,却未能及时列入工作日程,与工程施工不能同步;在工程项目中,平时不重视工程档案和内业资料的收集整理,一旦得知业主或上级检查,就搞突击,临时补资料,甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视,使工程档案管理工作处于被动局面。对于工程项目部来讲,一般都未配专职人员,而是由项目经理临时指派缺少盾构施工档案管理知识的人员兼职,更没有专门的资料室与相应的设备,往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中,很容易丢失或损毁。

档案质量欠佳,目前大多数盾构施工的工程档案都存在原始资料填写的不完整、不及时、不连续;档案电子文件、电子信息缺漏;部分归档资料不具有完备的法律手续等等情况,由于盾构施工档案多,目前档案移交工作普遍滞后。难以达到工程竣工档案向当地城建档案馆移交的要求。

4盾构法在城市过江隧道施工中,提高施工文件与档案管理水平的途径

盾构施工的工程档案是工程项目实施中阶段形成的有保存价值的,以文字、图纸、图表、声像、电子文档等为载体的文件资料。它是城市基础设施建设项目确保工程质量的一个重要组成部分,更是城建档案的一个重要组成部分。同时,盾构施工是高度机械化的一种施工,每日产生大量的数据,如何对这些海量数据进行有效地归档处理也摆在了我们面前。

针对盾构施工工程档案的重要性及存在的问题,提出了施工文件与档案管理规范化管理的解决途径。

一是明确规范,严格实施。

2008年3月1日,中华人民共和国住房和城乡建设部、中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局联合了《盾构法隧道施工与验收规范》,该《规范》于2008年9月1日实施。因此,盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理工作必须严格按此《规范》实施。其次,要主动参照市政基础设施工程施工技术文件主要项目的统一规定,依照《盾构法隧道施工与验收规范》,制定盾构法隧道施工与验收技术文件主要项目的统一规定及表格表式目录。例如:在《盾构法隧道施工与验收规范》中,选定盾构法隧道施工工序质量评定项目一览表,依照《盾构法隧道施工与验收规范》的要求和盾构法施工的特点,制定每一项目的《工序质量评定表》。

二是用准规范,严格管理。

按该《规范》1总则1.0.6条,“盾构法隧道工程的施工与质量验收除应执行本规范外,尚应符合国家现行相关标准的规定”的要求,针对盾构法隧道施工一般只实施隧道主线的特殊情况,对非隧道主线施工的出入口、随匝道等,其施工文件与档案管理则按建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》建城(2002)221号文件的规定要求进行管理。同时,建议中华人民共和国住房和城乡建设部尽快起草、制定和实施《盾构法隧道施工技术文件管理规定》,统一施工文件表格,以规范盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理工作。

三是提高认识,加强领导

第一是要充分认识盾构施工工程档案的作用。是要强化设计、施工、监理、检测、质监、安全等单位的领导和专业技术人员的档案意识,使他们认识到工程档案是建设经验的积累和宝贵的技术储备,充分开发、利用工程档案这个宝贵的信息资源,可以为促进社会的技术进步和创造巨大的社会效益和经济效益。

第二是要健全制度,建立健全工程档案及内业资料的形成、积累、整理归档制度。明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交”的具体操作程序;出台工程档案的考核与奖惩办法等,使档案管理工作真正做到有章可循,有序进行。根据档案管理的检查内容和考核评分标准,采取定期考核制度,形成职责明确、奖惩分明的档案管理激励约束机制,加强档案职能部门对档案工作的指导与监督,把工程档案管理工作提高到一个新的水平。

四是科学收集,严格要求。

其一,科学收集施工资料。盾构施工属于地下工程施工,许多理论还不完善,施工经验对同类工程有重要的借鉴作用。由于地下工程未知因素很多,盾构施工会发生一些没有预计的情况。因此,各地工程质监站、城建档案馆必须加强施工文件与档案管理工作的业务工作的指导,明确施工文件与档案管理工作的规范和要求。在工程开工前,议定项目施工文件与档案管理工作的具体详细的实施方案。针对盾构法施工中的特点,对工程大部分情况需要用影像记录、数据记录,表格的实时记录。如,对文字、图表的大小及格式做出明确规定;图纸附加电子文档一份保存,便于存储及查询。对于盾构机安装、盾构进出洞、旁通道的施工等关键工序,均应采用声像资料来记录,并将拍摄内容、时间、格式也应做出相应规定。

其二,档案工作与工程同步进行。盾构施工由于工程量大,资料数量多,施工时间相对较长,需要配备经培训合格的专职档案人员,并做到“三参加”,即档案人员应参加生产调度会或工程例会,参加工程安全质量检查,参加工程验收,档案资料做到“图、表、物”相符、数据准确,填写、审批、签章手续要完备,无擅自修改、伪造和后补现象,达到完整、准确、系统,符合归档要求,使档案人员了解工程动态,及时收集、整理原始档案资料。

参考文献:

[1] 黄小林.谈施工企业工程项目资料的管理[J] .山西建筑,2006 ,32 (2) :13214.

[2] 李金.高速公路施工档案管理中的几点体会[J].山西建筑,2006 ,32 (2) :18219.