人事档案归档精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇人事档案归档范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

关键词：人事档案 归档工作 档案管理

一、人事档案管理中存在的问题

这些年来，随着单位团体的适应改革和市场的经济发展的需求，人事档案工作变得日益重要，人事档案工作从实际中出发进行了许多积极有益的探索，取得了一定的成效。然而随着大量的人才流动，市场中人才的挖掘，一年又一年的应届毕业生等等大量人力资源的加入，人事档案的数据变得日益庞大。

第一，对人事档案管理的重要性缺乏认知。人事档案工作不像其他工作一样，它的沉默性导致了其不容易为人所注视，同时在这个领域中也不容易取得明显的成绩。长时间下来，就产生了这样的一种情况，很大部分人员包括部分的领导干部都对人事档案管理工作存在着一些错误的理解，很容易会认为人事档案工作是最简单的文职类工作，抄抄写写，记录一下，保存一下，常规性的事务类工作，得不到应有的重视。在他们眼中这种人事归档工作只不过是资料的整合，不能为公司带来经济的收益。只要保管好不丢失，需要的时候能外调出来查阅一下就可以了。所以，一些单位往往忽略了人事档案管理的工作，甚至在议事日程上不把人事管理工作纳入到其中，从而衍生出一个现象，说起来重要的事情、在安排方面却变成了次要，在众多项目的情况下容易忘掉，用起来的时候又突然需要。这样导致了人事档案的工作长时间处于被动的应付状态，很难高质量地去为单位团体和单位领导等提供完善服务。

第二，人事档案的管理手法相对落后。这是得不到重视而衍生出来的一大问题。人事档案管理的方式在这个计算机普及的社会上，还处于手工操作的尴尬局面。缺乏对现代科学技术手段的应用是最大的问题，管理水平与认知水平过于落后。作为一个信息系统检索速度慢，根本就无法适应更新人才资源的开发条件和人才竞争快速提升的高效率标准。

最后，档案管理员的管理水平有待提高。目前大部分的管理员只是简单地接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工装订还有做好防火、防蛀、防霉仓管工作，即他们通常说的“抄抄写写，守好摊子，不漏不泄，查阅外借”，工作单调产生职业厌倦。

二、探究新时代人事档案归档收集工作的改革

推进人事档案信息管理的进步，有利于加强和认知档案信息的开发利用。人事档案信息只有通过利用最大化，才能展现潜在价值。

首先，提高对人事档案的认识，了解其重要性。现今社会人事工作面临着许多新的情况和问题，无疑之中人事档案管理的要求有了新的准则，其工作的重要性已经不再是过去中那种传统的资料整理，更需要的是如何去整合优化。只有通过认真学习关于人事档案管理的方针和对策，进一步认识人事工作的重要性，才能更好地规范人事档案管理，实现新时代的档案管理的改革。另外，还需扩大人事档案的收集范围。

其次，要健全人事档案的管理制度，提高人事档案管理的管理化水平。人事档案管理工作基本上都是一些琐碎繁多的工作，如果没有完善健全的规章管理制度，很容易就会出现无章可循的局面。人事档案管理制度的完善与制定，主要是从实际出发，把握好信息需求，严格规范档案材料收集归档等重要任务。严谨排查各种虚假信息，使人事档案更加科学、全面、完整地为人所利用，为领导考察任用提供准确的人才信息。

再者，加强人事档案管理的现代信息化建设。人事档案数据说白了就是人才信息库，只有合理整合利用信息资源，才能更有效更大限度地发挥其作用，发掘出潜在的人才。加强人事档案管理的现代信息化，能够提高工作效率与资料的搜索整理功能。手工操作阶段的人事档案归档收集已经费事，传输速度慢，信息更新不及时，已经无法适应这个社会的需求。要提高人事档案工作的效率，就需要更新对档案管理的辅助工具。

最后，应加强档案管理员的管理水平。单位对档案管理员制订有效的晋升奖励的激励机制，促进他们提高自身的工作胜任力，改变档案管理员简单的管理员、投递员的身份，使新时期的干部人事档案管理员变成人力资源开发利用的直接参与者。提高自己的能力，要掌握文书学、档案学、档案保护技术学、档案学史等等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备档案宣传和展览、领导学、管理图书馆学等相关专业知识外，还应掌握外语技能，并具备稳定的心理特质、较高的道德水平、较强的成就动机以及较强的演讲能力。

总之，人事制度改革的推行，既给人事档案事业提供了创新的机遇，同时也能发挥出人事档案为单位团体带来的最大效益。新时代人事档案归档和收集必须全面全效，掌握其有用之处，才能是追随人才市场发展的基本趋势。

参考文献

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关键词：人事档案;收集;鉴别;工作

收集人事档案材料，充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。

1.人事档案的收集

收集人事档案材料，政策性强，涉及面广，难度较大，它不仅是人事档案部门的任务，也是形成人事档案材料部门的任务，必须各方面密切合作才能做好。

1.1人事档案的归档

人事档案材料的归档范围做好收集工作，首先应明确收集什么。人事档案材料的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料， 残疾材料，其他材料。

1.2人事档案材料的收集渠道

人事档案材料的形成不仅仅局限于组织、人事、劳动部门，凡是与人事管理活动有关的部门都有可能产生人事档案材料。应摸清人事档案材料的来源，做到"有的放矢"。当前，人事档案材料主要通过以下渠道收集。

通过组织、人事、劳动及其他人员管理部门，收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、"以工代干"转干的材料；评聘、晋升、套改专业技术职务职称和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；审计工作中形成的有关材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇、离休、退休的材料。通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门，收集员工人党、入团，民主评议党员、退党、退团、除名及参加派的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；有关政治历史问题的审查、甄别、结论、调查报告和本人的申诉、检查交待材料；更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。

1.3建立和健全收集制度

人事档案部门应建立和健全移交制度，明确规定各单位、各部门日常工作中形成的，凡是属于归档范围的材料，均应移交人事档案部门。人事档案部门不能完全坐等有关单位主动送材料上门，应经常与有关部门保持密切联系，定期或不定期索要应归档的人事档案材料，对于迟迟未交者，应及时貧函、打电话或登门索要。检查核对制度人事档案部门对所管人事档案数量的状况，应定期进行检查核对，将不符合归档要求的材料，退回形成单位重新制作或补办手续；不属人事档案范围的材料，予以剔除或退回原单位处理。

组织、人事、劳动等部门，根据工作需要和档案材料的缺少情况，统一布置填写履历表、登记表、鉴定表、自传等，使人事档案及时得到补充。

2.人事档案的鉴别

人事档案鉴别工作，就是按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审査，甄别其真伪，判定有无保存价值，确定其是否归入人事档案。它是人事档案材料归档以前的最后一次检查。鉴别是系统整理的基础和前提，也是保证人事档案材料完整、精炼、真实的重要手段。鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。

2.1鉴别工作的原则

鉴别工作的政策性很强，必须遵循"取之有据，舍之有理"的原则。取之有据，是指归人人事档案的材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断或草率。人事档案是培养、选拔干部的依据，有时一份材料会影响一个人的使用。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地决定材料的取舍。为正确贯彻鉴别工作原则，必须做到以下几点。

2.2鉴别的内容和方法

判断材料是否属于人事档案通过各种渠道收集来的材料，由于种种原因，有些属于人事档案，有些属于文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等，有的材料应该归档，有的应由本人收存，有的需转递有关部门。鉴别工作的任务之一，就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。

从纪检、监察和行政管理部门收集来的处分决定、结论、批复、本人对处分决定的意见和检査交待材料，属于人事档案范围。本人申诉材料、旁证、检举揭发材料，属于案件档案范围，由纪检、监察部门保存。

从专业技术单位和学校收集来的评聘专业技术职称的申报表、审批表、考绩材料、发明、创造、革新成果登记和论著目录、受奖材料、学位学衔材料、毕业登记表、学历证明、考试成绩单等，属于人事档案范围。从组织、人事、劳动部门收集来的干部职务任免、员工录用、聘用、招用、职级待遇调整、更改姓名、参加工作时间等的登记表和审批材料等，属于人事档案范围。

判断是否本人的档案材料人事档案是以员工姓名为特征整理保存的，确定档案材料是否归档，首先应弄清楚是谁的档案，不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，因一人多名而将材料分散。为防止张冠李戴，应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加人党团组织、参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同。

判断材料是否处理完毕和手续是否完备只有处理完毕和手续完备的材料，才能归入人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的"敞口"材料，不得归入人事档案。查对材料是否重复人事档案要保持精炼，拣出重份和内容重复的材料。鉴别工作中，还应同时检査档案材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象，有问题时及时处理。

2.3剔除材料的处理

转出经过鉴别，认定不属员工本人的材料，或者是不应归入人事档案的材料，均应转给有关单位保存或处理。转出时，要写好转递材料通知单。退回近期形成的档案材料，手续不够完全，或内容尚需査对核实，应提出具体意见，退回有关单位，待修改补充后再交回来。凡应退还本人的材料，经领导批准后退还本人，退还时应进行登记，接收人清点无误，签名盖章。留存不属于人事档案范围，又有保存价值的参考材料，整理后由组织、人事部门作为业务资料保存。销毁无保存价值、重份的材料，应按有关规定销毁。销毁时要认真审查，逐份登记，并说明销毁的理由，经主管领导批准后，进行销毁。

参考文献

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目 的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

（1）材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

（2）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

（3）转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案；

②在档案底账上注销；

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

（4）保卫保密制度。具体要求如下：

①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。

（5）统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度

目 的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式：

（1）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

（1）查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位（部门）盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（2）外借手续。

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人事档案管理工作的规范化是实现档案管理信息数字化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现人事档案工作规范化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化与档案工作规范化同行的工作指导思想。

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍人事档案工作实现规范化的最大问题。实现人事档案工作规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。这要求我们在实际工作中要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三要注意有效地维护全宗的完整性。这样在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。

人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术随着时代的发展更新较快。人事档案信息数字化管理得以正常运行来源于所依赖的与之相匹配的相关设备、应用软件、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。可是，现代科学技术的更新换代速度日新月异，计算机升级速度不断更新，从而致使计算机软件和硬件系统之间不断的出现不匹配的问题，可能会让存储在u盘和光盘上的信息无法读出，有时新的操作软件和原来的操作软件没法有效转换等等问题，使得人事档案信息数字化管理面临着较为严峻的问题和挑战。

针对这样的问题和状况，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合时代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即选择操作管理系统时注意该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，安全性是否可靠。由于现代人事档案信息在运行的过程中，不同的存储载体的特性有很大程度上的不同，这将会对原有信息的完整性和真实性产生很大的影响，所以该系统的操作技术必须要能够考虑安全方面的因素，避免产生数据丢失或者数据失真的问题。

其次是可靠性。即选择操作管理系统时注意该系统在进行更新的时候，必须是安全的和可靠的。操作系统会因其他原因而进行更新，在进行技术更新换代的同时也会因为新的操作系统不稳定和不成熟而存在不同程度的安全隐患，从而造成数据被窃取的问题。所以，人事档案信息数字化管理系统要有一个十分完善的操作技术才可靠，避免人事档案信息外泄带来不必要的麻烦和损失。

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1事业单位人事档案管理工作的重要性

1.1是个人经历的真实反映

对个人而言,人事档案在其人生历程中扮演重要角色。它不仅真实记录个人从学校到各工作岗位不同时期的人生轨迹,且是评价一个人最基本、最权威的证明材料。是学习、工作经历的记录。是记载人生轨迹的重要依据。通过人事档案资料,可知晓一个人过去的成就和过失,可历史而全面地考察一个人。

1.2是单位用工管理的重要依据

人事档案全面反映个人基本信息,包括个人经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等。从现代用工管理角度看,人事档案是单位人事部门加强用工管理的重要依据,包括据此为员工提供办理护照的政审手续、婚姻状况证明、代办申报职称、确定退休年龄、代为缴纳各类保险等。因此,管好用好人事档案,对规范单位人事管理有着重要作用。[1]

1.3是人才流动的重要凭证

随着事业单位人事制度改革深入推进、人才流动频率加快,事业单位许多人才由“单位人”变成“社会人”,人事制度逐步健全和完善。在人才流动过程中,人事档案资料既是人才求职的重要证据,也是单位求才的重要凭证,对促进人才合理流动、合理使用和配置人才资源、保证人才队伍素质发挥着重要作用。

2事业单位人事档案管理工作存在的主要问题

2.1重视程度不足

从管理者看,部分单位领导对人事档案管理工作的重要性认识不足,总认为档案工作并非单位的主要工作,难给单位创造经济效益,只要守好摊子,保证不丢失、不泄密,能应付外调、查档即可。从而导致其场所、经费、人员得不到良好保障。从归档责任人看,实际上事业单位的每位工作人员都有归档的义务和责任,但许多人认为档案收集和管理是档案管理人员的责任。他们对档案归档的重要性认识不足,对档案资料的收集、整理、归档等业务流程不大了解,有些归档材料不能真实反映现实情况,有些归档材料不能及时、准确得到补充,以致人事档案资料不完整,质量得不到保证。从档案管理人员看,有些档案管理人员不是专职的,他们对档案管理也未引起重视,尤其是在离岗和工作调动时,档案交接手续不严密、不严谨,该检查的未检查,该清理的未清理,该签字的未签字,导致档案交接出现前后脱节、材料责任不明、界限不清等问题。

2.2设施和手段落后

硬件设施简陋。档案室本应是管理规范、环境良好地方,然在实际中,有些单位硬件设施完全跟不上需要,有的单位无专用档案室,档案室既是办公室,也是接待室;有的单位虽有档案室,但同于仓库、储藏室,导致档案材料霉变、虫蛀事情时有发生。有的甚至在档案资料旁堆放易燃易爆物品。这些都直接威胁档案资料的安全保存。有的单位虽对纸质资料较重视,添置专门的档案室、文件柜,但对电子文档、音像制品等非纸质文档重视不够,无电子档案和音像档案专门管理设施。软件设施跟不上。许多单位无专门管理软件配备,也无专业人员定期管理和维护,档案管理不能与时俱进,更不用说实现数字化、信息化管理了。管理手段较落后。有的单位无单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找。有的单位档案管理人员素质不高,不懂计算机操作,只能采取手工操作的方式调阅档案资料。有的单位档案存储使用古老的铁皮柜,不仅占地面积大,且空间得不到合理应用。这些都直接影响档案的完整与安全及档案管理的效率。

2.3制度不够健全

许多单位无专门的人事档案管理制度。有的单位虽制定了相关管理制度,但执行不严,致使人事档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全,时间一长,错漏丛生,问题不断。如有的单位无立卷归档制度,导致档案分类、立卷和归档混乱。有的单位无入库验收等制度,导致部分人事档案得不到及时归档整理。有的单位无查阅销毁等制度,致使档案保管手续不全、程序不规范,造成查阅困难、销毁不及时、毁损严重等。

2.4专业人才匮乏

档案管理人员管理水平不专业。因人事档案管理工作未得到应有重视,很少有单位将专业人才安置档案管理岗位。偶有安排,也因待遇等原因很快调走。绝大部分事业单位现有档案管理人员大都由后勤辅助人员兼任,或由一线岗位中落聘人员转任。他们既缺乏对档案重要性的专业认识,也不具备档案学、管理学、现代信息管理等专业知识和技能,对档案管理工作和流程知之不详,严重影响了档案管理工作的质量和水平。兼职现象严重。目前事业单位档案管理人员绝大多数是兼职。有的甚至是身兼数职。这些兼职人员对档案工作精力投入不足,既无时间熟悉人事档案业务,也无时间学习和补充人事档案专业知识和技能,工作中出现纰漏在所难免。人员流动频繁。档案管理人员是事业单位流动较频繁的工作岗位之一。由于人事档案管理工作业务性较强,新手熟悉人事档案业务,需要一个较长的过程,加上各级档案管理部门未及时组织专业知识培训,交接不到位,业务不熟悉,必然造成人事档案管理混乱。

2.5利用效率不高

人事档案是一个单位人才的信息源,具有重要的开发利用价值。目前,许多事业单位并未意识到档案资源的重要价值。档案管理,往往只注重档案的收集、整理、保管工作,认为只要档案不丢失、不磨损便达到了目的,忽视对档案资源的开发利用工作,缺乏系统合理利用档案资源的运作机制,无形中使档案资料成为累赘,档案信息资源作用未能得到充分发挥。

3加强事业单位人事档案管理工作的对策

3.1更新思想观念,提高档案管理工作认识

单位领导要高度重视人事档案管理工作。加强对人事档案管理工作的领导,将此项工作列入重要议事日程,定期指导和督促检查,及时研究解决工作中问题。要加大投入,改善人事档案管理的硬件、软件设施,确保有人管事,有钱办事,有场地理事,并加强人事管理的信息化建设,适应新时期对人事档案管理工作的要求。工作人员要牢固树立档案管理人人有责意识。积极配合人事档案管理人员工作,从立卷、归档到借阅、销毁等诸环节予以配合和支持,形成人人参与档案管理工作、人人支持档案管理工作的良好氛围。人事档案管理人员要切实履行工作职责。要增强事业心责任感,主动学习业务知识和技能,提高人事档案管理的科学化、信息化水平,确保档案资料不丢失、不损坏,档案信息不失密、不泄密,档案开发利用高效而安全。[2]

3.2抓好建章立制,提高管理制度化水平

加强人事档案管理标准化建设。要制定人事档案立券归档相关标准,包括纸质文档的格式、字体,电子文档、音像制品的制式等,制定档案管理硬件、软件设施相关标准,包括硬件要达到的条件,软件要采用的系统等,以标准化促进人事档案管理的规范、完整和安全。建立健全人事档案管理的各项规章制度。从档案资料的产生到档案资料收集、归档及移交档案室统一管理,再到档案资料的日常保管、借阅、利用,都要制定一整套严格的制度,还要建立健全档案工作目标管理考核和责任追究相关制度,以制度加强管理,切实保证档案管理规范有序。建立健全人事档案数字化管理制度。利用计算机、扫描仪等现代技术和设备,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,推动人事档案管理适应新形势需要。

3.3加强队伍建设,提高管理人员专业化水平

配置专职人事档案管理人员。选聘责任心强、作风优良、业务过硬人员担任专职人事档案管理员,加强培养,落实待遇,关心他们的工作和生活,充分发挥其积极性和创造性。加强业务培训。档案管理主管部门应定期组织业务知识和技能培训,促使档案管理人员不断掌握新知识、新技术,不断提升档案管理的能力和水平。加大人才引进力度。有计划有目的地引进档案管理专业人才、计算机专业人才,注重培养,努力造就一支具创造型、复合型高素质人才队伍,为人事档案事业发展提供强有力的人才支撑。

3.4强化开发利用,提高档案资源的利用价值

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【关键词】人事档案 管理 建议

中图分类号：D523.2 文献标识码：A 文章编号：

Abstract：Personnel file information talents is the important carrier, is the main information source, talent is the important tool of restraining, can choose a merit-based. Manage and use good personnel files, play an important role of talent resource development. This paper discusses the problems existing in the personnel file management and countermeasures.

Key Words：Personnel file, management, advice

人事档案是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源，它能充分反映个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不够。一直以来，人们对档案的人事存在误区，认为档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视了人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来重要”的状况。这样就会导致档案工作没有计划和安排，难以高质量的为干部队伍建设服务。

（二）档案管理水平不高，管理手段落后。不少单位的人事档案由人事劳动部门管理，这些人大多不是档案专业毕业，，专业素质不是很高，对档案的归档范围、整理方法不清楚；对档案的保密、保护工作不重视；对查阅、借阅人员的监管不够，这些都难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，由于没有专业的档案管理知识，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复使用原件，导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

（三）人事档案收集工作力度不够。很多单位因为没有一套完整的收集归档工作管理制度，从事档案管理工作的又往往都是兼职人员，这就会导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性，而从收集归档的材料上看，有些材料收集的不完整，而有些材料在内容和形式上又是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都使档案质量受到了严重的影响，降低了档案的利用率。

（四）人事档案材料制作不规范。干部人事档案材料，应统一使用16开规格的办公用纸，纸张大小不符以及不规则、破损、卷角、折皱的档案材料都要进行技术加工，折叠、裁剪及裱糊。但近些年来，时常有A4规格的材料归档，如《毕业生登记表》、《高校学生成绩单》、《职称审批表》等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后甚至会出现四边文字不全的现象，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷不够美观整齐。

（五）人事档案管理的信息化、科学化程度不高。随着科学技术手段的飞速发展，计算机信息技术在现代化办公中得到了普遍应用并发挥了重要作用，但有些先进的技术手段还没有被充分的挖掘和发挥出来，计算机技术还没有在人事档案的管理中广泛运用，在调阅档案、资料检索时仍习惯手工操作，这样既影响了档案管理的工作效率，也造成了一定的资源浪费。

二、完善人事档案管理的建议

（一）提高对人事档案的认识。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，将其纳入到议事日程，列为日常工作。要建立档案管理领导小组，由主管领导牵头，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）建立健全档案管理制度，提高档案管理人员专业素质。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，应结合单位人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，尤其是要对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度严格要求，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案由登记，有效地避免档案泄密、涂改等事件的发生，保证档案管理规范有序。同时，定期对档案管理人员进行专业知识培训，使其掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

（三）注重人事档案材料的收集。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着时间变迁，干部制度的改革、考察、考核、学历、培训、任免、晋升等等需要入档的材料不断增多，这就给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的档案要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（四）建立人事档案信息系统，加强档案管理现代化和信息化建设。充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地输入人事信息，提高人事信息管理的时效性。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。要利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，通过网络，将不属于保密范围的档案信息与社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，实现人事档案信息资源的有效共享。

【参考文献】

[1] 莫若琦、杨力，事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考，《经济与社会发展》2007,5

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论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、笔者关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。超级秘书网

3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

（1）王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220