档案管理要求精品(七篇)

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随着社会的发展和进步，电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理，成为档案管理领域的发展趋势。但我国档案管理机构和组织在实施电子档案管理过程中，经常会遇到这样那样的问题。本文首先对电子档案管理的基本要求展开分析，并总结了电子档案管理存在的几点问题，最后有针对性的提出电子档案管理的完善策略，为电子档案管理的进一步完善提供资料参考。

关键词：

电子档案管理；基本要求；完善策略

实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

参考文献

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一、档案管理工作改革的困难和重点

（一）档案交接制度不严谨。每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。

（二）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。

（三）当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。

二、档案管理工作的对策及思考

（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。

（二）档案交接严格按程序进行。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。

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1 提高觉悟，牢固树立政治意识

古人云：“欲治国，必先治品性。”责任心养德，更能树德，它是一种理性的代表，是人最基本的道德观。档案工作是一项业务性管理性很强的工作。档案工作者的政治觉悟、道德素养、知识能力决定着档案工作水平的高低，关系到国家经济建设和档案事业的发展。为此，档案工作者一要有坚定的理想信念，增强宗旨意识，树立服务思想，立足本职工作。二要自觉树立正确的世界观、人生观和价值观，以我们党在新时期的一系列新的理论、思想和方针政策指导我们的思想和工作，做一个政治强业务精、作风好的高素质档案工作者，为改革和发展服务。三要根据档案工作的特点、规律和发展要求，增强责任感和事业心，牢固树立爱岗敬业、秉公守法、求实创新等思想观念，为做好档案工作奠定良好的政治基础。

2 严守纪律，培养良好职业道德

档案工作者的职业道德是根据社会道德结合档案专业特点，对档案工作者提出的日常行为准则和道德规范，它是职业道德在档案领域中的具体体现。

2.1 遵纪守法，严守秘密

档案工作是一项不同于其它行业的服务性工作，是按规定和一定程序为单位为社会提供档案服务，有些档案记录着国家的、单位的、商业的科研的一些机密，保密工作成了我们档案工作人员必须遵守的一项重要课题。因此，档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯，以确保档案政治上的安全。正确处理好开放利用与保密的关系，在确保安全的情况下充分开发利用。

2.2 淡泊名利，热心服务

档案工作的职业特点和工作手段决定了它本身是一项服务性很强的工作。其出发点和最终目的，就是为工农业生产、科研和精神文明建设服务，为各项社会工作提供一定的条件。档案工作不同于其它的服务性工作，只能通过服务对象进一步创造服务，这就决定了服务效果是间接的和潜在的，没有直观的经济效益。这些就要求档案工作者必须摒弃名利思想，甘做无名英雄，全方位提供服务，这是档案工作者最基本的职业要求。

2.3 态度严谨，作风扎实

档案工作是一项科学性、服务性和技术性较强的工作，更是一项复杂、细微、烦琐的工作。严谨细致踏实的工作作风，是优质服务的前提条件。这种工作作风，体现在档案整理、管理、利用的各个环节，任何一点差误都会给其它档案管理环节和利用者带来许多困难，甚至造成难以查阅以至人力物力的浪费。

3 潜心学习，努力提高专业素质

3.1 认真学习，熟练掌握档案专业知识

档案工作者必须系统地学习、掌握档案专业知识。档案业务理论来源于档案工作的实践，反过来档案工作的实践又迫切需要档案专业知识的指导。作为一名档案工作者，要解决档案事业发展过程中出现的新情况、新问题，不但需要一定的科学知识，而且需要较好的专业理论水平。只有这样才能将工作中的新现象、新经验提到理论的高度来认识，从而在实践中不断总结、补充、发展、完善专业理论。

3.2 与时俱进，主动掌握现代化档案管理技术

随着档案门类日益增多和科学技术管理手段在档案工作中的应用，档案管理方面的科学化，现代化设备也迅速增加，尤其是近几年兴起的电子文件归档与管理这一新课题，这就必然要求档案工作者要熟悉和掌握现代技术知识。只有这样，具体工作才能得心应手。

3.3 广采博取，努力学习科技档案相关知识

档案工作和其它专业工作一样，都不是孤立的，除了要求要掌握档案专业知识之外，还必须对于一些基础和相关知识有足够的了解。作为科技档案工作者，要认真学习并掌握一定的农业科研知识，只有对农业科研规律、农业科研项目等有一定的了解，才能对农业科研档案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、准确

效。另外，还要不断学习提高语言文字水平。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，如果不具有扎实的语文知识就很难胜任这项工作。

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一、人事档案现状及存在的问题

1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2、人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5、档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

二、人事档案管理对策及思考

1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2、强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4、积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

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关键词：高职院校；人才强校；人事档案管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0009-03

“人才强校”是高职院校快速发展的重要战略，稳步实施“人才强校”战略，离不开教学科研水平的提升，而教学科研水平的提升取决于人才素质的高低。作为人才信息缩影的人事档案，是人才在教学、科研、管理服务等工作中形成的原始记录。人事档案管理对高职院校内涵建设、人才选拔与使用、人才预测和培养即打造一支高水平师资队伍和干部管理队伍具有重要价值与作用。科学管理人事档案有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地选拔培养和使用人才。但由于种种原因，人事档案管理工作在高职院校人才队伍建设中的作用往往被忽略。笔者试图探寻人事档案管理在高职院校实施“人才强校”战略中的重要作用，以引起高职院校各级领导及广大教职工对人事档案管理工作的重视，加强人事档案管理，促进“人才强校”战略的顺利实施。

一、做好高职院校人事档案管理工作对实施“人才强校”战略的重要意义

人事档案是人才信息的重要载体，集中反映了人才的基本情况、学识水平、工作表现、工作业绩等方面的情况，是知人善任、选贤举能的重要依据，也是针对人才个人特点进行“量体裁衣”，帮助人才在教学、科研、管理服务等方面建功立业的重要工具。

1.做好高职院校人事档案工作，有利于充分发挥人才的特长优势。高职院校是发展全民教育、培育社会各类技术型人才的集中地，建设一支高素质高水平人才队伍是院校兴旺发达的生命线。特别是近几年各院校逐步引进一批高学历、高职称人才充实师资和管理队伍，这些人才有着不凡的奋斗经历和突出的业绩。他们的人事档案如果记载清楚、内容齐全，对于高职院校而言会是一笔丰厚的财富，能有效作用于“外树形象、内强素质”。同时，鉴于个人的优劣表现均有可能被记入档案，影响长远，因此教职员工会时刻警示自我，本着对自己、对历史负责的态度，最大限度地发挥自身的潜能和智慧。

2.做好高职院校人事档案工作，有利于对人才进行针对性的培养和使用。人事档案管理部门在完成人事档案材料的收集、整理、保管与利用的基础上，应该对档案材料所反映的信息进行分类、统计和分析，形成有针对性的报告，在学院制定人才队伍建设规划、师资培养培训计划以及教职工的职称晋升、干部选拔等方面，提供符合客观实际的科学数据支撑。在学院整体干部队伍建设方面，可以根据人事档案所反应的材料，从人才岗位设置、人员调配以及后备人才选拔等方面，向人事部门提出合理性的建议和意见。在教师队伍建设方面，在专业教学团队建设、教师招聘计划、教学名师培养、双师素质提升等人才培养项目和评优推优等工作中，人事档案可以在项目和人选确定、培训计划与培训内容等环节发挥积极和权威性作用。在职称晋升与学历提升等方面，可以通过对人事档案分析，查找出教师真正需要填补的是外语培训、专业进修，还是科研成果，并在材料组织方面提出有针对性的建议。人事档案管理部门应该主动变“死档案”为“活档案”，在“人才强校”战略实施的进程中，发挥自身的能动作用，使人才能真正“人尽其才，才尽其用”。

3.做好高职院校人事档案工作，有利于引进优秀的人才。高职院校所引进的人才，应该是人才队伍专业结构、学历结构、职称结构以及年龄结构中最紧缺的，又不能在内部调剂补充的人才。人事档案反映着人才专业、学历、职称、特长、研究方向、教育背景、工作及进修经历等第一手最真实、最新、最全面的材料。人事档案管理部门可以在对档案材料信息进行汇总、统计、分析的基础上，对学院所制定的人才引进计划提出意见和建议。人事档案管理部门可以对前来应聘人才的档案进行专业分析，辨别真伪、预测人才的价值，协助人事部门对所引进的人才进行把关，确保所引进的人才各方面符合实际需要，促进人才合理梯队的构建。

二、高职院校人事档案管理存在的主要问题

高职院校在实施“人才兴校”战略过程中，往往把精力直接地集中在“人才引进”、“师资培训”、“科研项目”等具体的工作中。而这些工作，绝大部分是建立在“根据惯例”、“参考兄弟院校的做法”的基础上，却忽略了源于人事档案的有关数据分析和前瞻预测。这主要是因为人事档案在自身建设和管理过程中，存在着种种的问题，主要体现在如下几个方面。

1.对高职院校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识不足，认为人事档案就是收集、整理、保管等事务性工作，与教学和科研工作没有直接联系，也不能为单位创造经济效益，只要守好那一堆材料，不丢失、不泄密，能应付人事任免、劳资等日常工作及查档工作就行。因此，人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问；人事档案管理部门也习以为常，不主动拓展工作内容，不主动为学院的教学、科研，特别是人才建设工作提供依据和参谋作用。

2.高职院校人事档案材料不齐全、补充不及时。目前，人事档案都是套用干部档案的模式管理，进档材料大多侧重于反映“政治历史”，专业、科研、诚信等方面材料缺乏。加之重视不够，人事档案材料的收集常常处于消极被动状态，体现在人事档案归档工作制度不健全，执行不严格，被动等待送材料上门而不主动索取和补充，更不会根据工作的需要调整和增加归档的项目，一些人事档案长年得不到填充和更新，无法全面体现人才的现状，对人才建设工作没有参考价值。

3.高职院校人事档案管理手段落后。很多人事档案往往停留在纸质档案的建立和保管层面上，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅仅局限用于档案目录的打印，还无法进行人员信息的查询和检索，更无法实现对人才信息的筛选、排序、分类及汇总。由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费，人事数据对决策的参考作用常常处于被动状态，而且作用十分有限。

4.高职院校人事档案管理队伍有待加强。由于重视不够，高职院校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致人事档案建设滞后，问题不少。即使有专职的人事档案管理人员，也往往是半路改行，没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，档案管理只能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行，这对于人事档案建设本身以及人事档案对人才管理的贡献方面，都会造成极大的损害。

三、加强高职院校人事档案管理工作的有效措施

1.加大宣传力度，高度重视人事档案管理工作。高职院校人事档案工作，是高职院校工作的重要组成部分，人事档案是学院教育教学、科研、职称评定、人才选拔、干部聘任等工作的重要信息依据，是人事工作的核心内容，是干部、教师队伍建设的重要基石，是确保学院顺利实施“人才强校”战略不可或缺的一支重要力量。学院领导要提高认识，在人才队伍建设工作中给人事档案管理工作交任务、压担子，充分发挥人事档案对人才队伍建设的作用。同时，在人员、设备、库房以及人员培训方面，对人事档案部门给予足够的重视和加强。人事档案部门不要缩在幕后，要主动出击加大宣传力度，让各部门及广大教职工认识到人事档案对学院发展、人才队伍建设以及个人发展方面的重要意义，领会和掌握人事档案材料收集和利用的专业知识和相关规定，人人主动支持人事档案部门的建设，及时将教学、科研工作中产生的符合人事档案归档要求的材料交到人事档案管理部门。

2.加强人事档案管理队伍的建设。高职院校人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行建档、归档、整理及开发利用。应该挑选在政治上可靠、保密意识高、工作责任心强且综合素质高的人员担任人事档案管理员。同时注意配备具有一定计算机专业知识的人员参加人事档案管理工作，充分应用科学的管理理论、方法和手段来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。要落实有关政策和待遇，使档案管理人员在职称晋升方面有希望，待遇上有保障，确保优秀的人才安心从事人事档案管理工作。要加强人事档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关人事档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。

3.健全人事档案管理制度，开发人事档案多方面的功能。要建立健全人事档案归档、管理、利用等方面的制度，扩大人事档案原有的内涵，丰富一些有价值的内容。要加强宣传与培训工作，把有关人事档案的制度和规定上墙报和校园网，使各部门和个人都能把符合归案要求的材料按规定送交人事档案管理部门，确保人事档案材料的全面、准确。在此基础上，明确人事档案管理部门关于人事档案开发利用的职责，实现人事档案查询、检索、分类、汇总及分析等功能的常规运行，主动形成针对性的报告，为学院各项决策提供参考和借鉴。

4.增加人事档案的个性特点管理。加强专业能力、工作能力、工作业绩、诚信等信息纪录，提高人事档案的利用价值，有利于人才的引进、人才的培养、人才的使用、人才的流动及人才的竞争。提高高职院校对人才专业能力、诚信等各方面的综合评定，提高对人才的有效利用。

总之，高职院校人事档案管理部门应该主动适应高校改革与发展的需要，主动加强自身建设，不断拓展自身的功能，提高自身利用价值，努力成为高职院校“人才兴校”战略中最重要的一支推进力量。

参考文献：

[1]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011.

[2]钟桂珍.浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策[J].科技信息，2011，（33）.

[3]谭巧燕.加强高校人事档案管理的思考[J].兰台世界，2007，（3）.

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1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。

1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。

1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。

2医院档案管理工作的特点

医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:

2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。

2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。

3医院档案管理工作的新思路

3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。

3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。

3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。

4结论

档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。

【论文关键词】医院；档案管理；新思路

【论文摘要】档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。医院档案管理主要包括两个方面的内容:一是对医院档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对医院档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。本文通过对医院档案管理工作的论述，提出了医院档案管理的新思路。

参考文献

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篇(7)

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

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