多媒体档案管理精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇多媒体档案管理范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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1.1树立档案信息化意识，完善档案工作条件

对于高校来说，对学生档案进行管理，这是一项基础性工作，做好学生档案管理工作，在一定程度上可以有效地提高学生管理水平，同时也可以帮助大学生成才。在学生档案管理方面，无论是档案管理者，还是工作人员需要给予高度的重视，做好学生档案管理工作，强化档案管理工作的责任感、使命感等。在学生档案管理工作中，高校需要给予资金支持，同时帮助档案管理人眼树立信息化意识，不断适应信息化环境，提高学生档案的管理水平。

1.2建立多媒体档案管理系统，提高学生档案管理的信息化水平

在组织开展学生档案信息化管理工作的过程中，高校需要建立多媒体信息化档案管理系统，同时统一档案管理标准，明确管理规范。对此，高校可以充分利用校园网络，对现有的计算机设备、网络应用技术，以及软件开发人等进行充分的利用，积极开发多媒体档案管理系统，对学生的档案信息进行信息化管理。在开发应用多媒体档案管理系统的过程中，需要统一标准，对学生档案的归档内容、数据采集、信息维护等进行明确，一方面确保档案信息管理系统的可操作性，另一方面提高多媒体档案信息的准确性，为实现多媒体档案管理的信息化水平提供保障。

1.3建立健全工作机制，对多媒体档案实施规范化管理

高校利用多媒体技术对学生档案实施管理的过程中，需要建立完善的协调机制，必要的情况下，可以组织成立领导小组，明确管理机构，对学生多媒体档案信息进行统一管理，结合高校内部学生档案管理工作的实际情况，通过加强组织领导，协调学生档案管理机构与各部门之间的关系，采取相应的措施，在多媒体档案信息管理方面形成合力。

2结论

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关键词：档案管理 信息网络化 多媒体技术

计算机技术中的媒体是指文本、图像、图形、音频、动画、视频等电子文件信息，多媒体则是这类电子文件信息的集合。所谓多媒体系统是存在两种以上这类电子信息的计算机应用系统。多媒体系统一般应具有对多媒体信息的获取、操作、编辑、存储等功能。在我们的现实世界中，各类文件原件、照片、录音、录像、工程图纸等档案实体是我们管理的直接对象，被习惯称之为介质。正是这种档案实体存在的多介质形态决定了多媒体计算机在档案管理领域大有可为。

一、多媒体技术在档案信息化建设中的意义

社会的巨大变革，给档案事业的建设与发展带来了新的挑战，使档案在种类、载体、管理技术和方法以及档案的利用上都发生了很大变化，除原有的档案外，新增加了中外合资、个体、私营企业的档案，甚至还有非政府机构以及社会中介组织形成的档案。由于现代信息技术的发展以及信息量的急剧膨胀，传统的信息收集、整理加工、传播途径已不能满足人们日益增长的信息需求。随着信息技术的迅猛发展，档案信息化建设、数字档案馆的形成已成为档案事业发展的必然趋势，并引起档案界的普遍关注。同时，由于多媒体技术具有较强的直观性、信息量大、易于接受和传播迅速等特点，使其得以在档案领域中大量运用并得到不断扩展。多媒体技术在档案管理中的应用，使档案管理有了突飞猛进的发展，为档案信息提供了现代科学技术手段，对提高管理、开发、利用档案信息资源的能力，最大化发挥档案信息量的价值，推动档案管理理论和档案管理技术及方法的转变，都具有重要的现实意义。

二、多媒体技术在档案信息化建设中的应用

1.建立档案信息库

档案信息数字化对于建立档案信息库的作用十分重大。档案数字化是档案信息化建设的重要内容，实现档案数字化能有效地保护档案原件和改善档案的利用方式，还能充实各档案馆网站的内容。目前我国大多数已上网的档案馆网站，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄、信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少的通病。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

2.编制检索程序

目录信息数字化是档案信息数字化的前提，只有建立档案目录数据库才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条，发挥计算机强大的检索功能。首先，要建设档案目录信息“数据仓库”或叫“数据超市”，包括档案目录数据、专题目录数据、各类资料目录数据、历史档案目录数据、现行文件目录数据等档案目录的计算机输入、多媒体制作和建立完善计算机检索体系，以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统地提供档案信息，实现档案数字化的目的。

其次，档案著录标引及档案机读目录的建立。建立档案著录标引及档案检索自动化即电子检索，是档案自动化管理的核心内容。它对开发档案信息资源提出了新的更高要求。要实现电子检索，重要的是必须输入大量经过规范化处理的数据。通过档案著录来揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值，并注明档案的来源、出处、保管状况，在完成档案编目的同时对档案特征进行分析、选择、登录。既便于档案管理人员进行有序管理，也便于用户对档案的查找与利用，从而适应科学管理档案和档案数字化处理技术的需要；机读目录的建立实现了计算机检索，所著录的条目信息被有序存入到数据库中，按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来，构成数据集合，给档案目录数据的管理提供了技术条件。

三、多媒体档案信息处理中应注意的问题

随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。

1.加强网上档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。

2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。

3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。

篇(3)

近年来，科学技术的不断发展为信息技术及多媒体技术的发展提供了基础技术支撑，成功的让信息技术和电子技术融入到各种行业。新时代背景下的档案管理工作也要做到与时俱进，走在时代前面。通过现代化以及科学化的管理方式对当代干部档案管理工作进行完善，可以促进经济建设及现代化建设，符合干部档案管理工作的基本需求。本文将从干部档案管理中多媒体和信息技术的应用实况入手，阐述如何提升其应用效率。

1.干部档案管理工作存在的问题

传统的干部档案管理都是通过纸质的形式进行管理，随着时代的不断发展，部分发展水平较高的地区引入了计算机管理模式，通过计算机系统对干部档案进行管理。该管理模式属于档案管理的跨步式发展，但是尚与目前最前沿的管理技术存在一定的差别。多媒体技术和信息技术的发展，是时展的必然结果，而干部档案管理如果不引入多媒体技术以及信息技术，必然会影响该地区档案管理工作质量，工作效率低下，最终被不断发展的时代所淘汰，所以档案管理工作人员需要从时展的特点入手，充分学习多媒体知识及信息技术，提升干部档案管理质量[1]。

2.将多媒体技术与信息技术应用到干部档案管理中的关键问题

2.1应用软件处理

要通过多媒体的方式对干部档案进行管理，首先要对相关工作人员进行专业知识培训，让所有工作人员都可以熟练的掌握计算机操作方法，对干部档案进行系统性管理。从当前社会发展实况来看，想要顺应时展需求，必须先构建统一化的多媒体及信息技术管理标准。通过人事管理部门来拟定管理标准，根据不同干部档案管理所在部门的实际情况，提升档案管理系统设计的可行性及实效性。通过该方式对档案进行管理，不仅可以提升档案管理标准化以及规范化的程度，同时还可以提升全局总揽能力，这也是信息共享以及上下沟通的必要前提之一[2]。

2.2体系构建

干部档案管理工作可以通过多媒体以及信息化的方式，配合网络系统管理来构建信息化系统。在构建干部档案管理系统时，需要涉及到一些先进的科学技术，以计算机技术和互联网技术为主体，将多媒体技术融入到其中，构建档案管理系统，进而对干部档案管理工作进行多媒体、信息化管理。构建干部管理信息化数据库时，最关键的问题是文字信息录入及文字信息保存，传统的干部档案管理大多是通过纸质的资料来保存档案，但是将多媒体与信息技术融入到网络系统中以后，便可以通过文字录入的方式，将干部档案录入到系统中，通过计算机系统对档案进行管理，提升档案管理质量的基础上还可以让档案查看更加便捷，提升工作效率，使其更好的发展[3]。

2.3多媒体技术及信息化技术在干部档案管理中应用的关键问题

多媒体干部档案信息化网络系统管理可以通过利用信息化系统的方式来保证干部档案管理质量。从近年来各地区的发展情况及应用情况来看，想要保证信息化档案管理质量，必须要有过硬的多媒体技术以及高新设备为支撑，才能保证档案管理工作的正常开展。通过多媒体的方式对干部档案进行管理，构建高效、优质的网络管理系统，在高额经济投入的基础上对应的是高产出，让各级领导干部以及相关管理人员可以更加准确的辨别档案信息，提升档案管理效率。在系统构建过程中，需要考虑互联网的因素，通过互联网让干部档案管理工作可以和上级主导部门或者是下级主管部门构成系统性的网络体系，进而实现干部档案管理信息化及资源共享，使其与时展接轨。将多媒体技术以及信息技术作为主线，提升整体使用水平。干部档案管理信息化系统的应用会涉及到许多领域以及相关的领导部门，包含干部领导班子建设、干部人事管理、干部奖罚任免、干部交流管理以及干部教育培训情况等诸多方面的内容，所以需要保证档案管理工作的及时性、准确性、完整性、规范性。因为信息化档案管理系统作为现代化发展的产物，这些要素是其未来发展的基本构成因素。在干部档案管理系统建设及应用的过衡中，需要重视资源采集工作及采集结果的开发和利用，全面利用当前已经掌握的信息资源来拓展系统的应用范围，为干部档案管理提供依据[4]。

3.结束语

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多媒体在使用过程当中是能够通过多种感官来实现信息的获取、接受和处理的，因此在使用的过程当中有着较多方面显著的优势，尤其是应用到医院医案信息管理当中，更是改变了传统医案管理工作枯燥、单一的特点。且多媒体技术的应用改变了医院医案档案信息管理工作模式，使其发生了质的变化，下文当中将结合具体的方面来对多媒体技术在医院医案档案信息管理中的应用进行说明和分析。

1.1极大程度的扩展存储能力

现代社会当中经济、文化和科技都处于迅速膨胀和发展的状态，因此档案信息量的增加速度十分惊人，且医院医案档案信息本身还存在着信息量大、信息复杂等显著特点，更是使得传统医院医案管理工作成为十分棘手的工作。在传统的医院医案管理工作当中档案库房十分拥挤，一方面是管理和保管工作的进行都十分艰难，另一方面更是考虑到希望对这样一些档案信息加以分析和利用基本上是不可能的事情，正是因为这样，才更加迫切的需要功能全、空间小且利用方面的存储起来对医院医案档案信息进行存储、管理和分析。多媒体技术的应用刚好能够满足上述要求，给医院医案档案信息管理工作带来了彻底的变革。在上文当中已经指出，多媒体技术对医院医案档案信息进行保管很重要的两点就是量大、可处理，这也就为多媒体技术自身的进一步发展指出了明确的道路，多媒体光盘存储技术也正是在这样一种背景和需求下应运而生。多媒体光盘当中应用的是激光介质，不仅满足上述的存储量大和可处理的要求，还存在着成本低、使用方便和融合性好等一系列的优势。医院医案档案信息管理在对其加以利用时，可以在档案室内建立起完整的光盘系统来，这样还能够实现整体的自动化管理，对档案内的信息保存和管理都是十分有好处的。

1.2促进医院医案档档案信息载体的多媒体化

医院医案档案信息载体的多媒体化实际上是一种必然的趋势和选择，这是由科学技术的飞速发展所决定的，尤其是声像技术和图文显示技术，更是有着非常良好的发展前景，这主要就是因为这样一些技术的应用能够为档案信息存储走向大容量、电子化的方向起到非常好的促进作用。光盘是多媒体文件的载体，其存储容量相对较大，最重要的是读写速度都十分快，除此之外还具备查找方便和图文并茂等多种功能和特点，因此非常适宜于替代传统医院医案档案管理信息方式。当然，多媒体技术当中传递的都是电子化的文件，这也就要求在对该技术加以利用之前必须首先对医院医案档案信息进行必要的电子化处理，否则上述多媒体信息技术的优势和好处是完全体现不出来的，快速交流和信息共享也就更加无从谈起。总而言之，实现多媒体技术的普及利用，就要从档案原始信息的无纸化和电子化做起，基于此来大力度的推动档案信息载体多媒体化和电子化的发展。

1.3提高档案信息管理能力

事实上，提高档案信息管理最为直接和有效的方式就是对归档的程序进行合理的简化，归档工作是医院医案档案管理工作最原始的起点，任何一项完善和改革从起点做起才是最有效的。对于医院来说，档案室几乎每天都会收到数量巨大的档案文件需要入库，工作人员在工作过程当中就难免会面对归档知道工作量大和任务繁复的问题，基层工作人员绝大部分的精力都消耗在归档工作之上，而多媒体技术的出现与利用则几乎是堪称完美的解决了上述问题。多媒体技术的广泛普及使用立竿见影的使立卷程序得以简化，工作人员将医院在日常工作当中形成的医案文件通过网络传递到综合档案室以后，综合档案室就可以直接利用计算机的自动鉴定和筛选来进行常规的归档工作，也就是说，传统归档工作当中消耗人力物力最多的归档程序直接由计算机来完成了，工作人员可以节约相当多的精力来处理其他必须人为的工作，这对于档案室工作效率的提高和工作质量的提高都是十分有效的。在医院医案档案管理工作当中应用多媒体技术还有显著的好处，就是考虑到医案档案当中涉及到的档案类型比较多，而多媒体技术能够方便快捷的对各种图形、图表以及数据进行存储、显示和打印，这样就更加有利于医院对于一些特殊医案资料进行存储和保管。当然，对于一些存储时间过长的历史档案，就有必要通过相应的技术来对其进行进一步的处理来保证其始终处于可调用的状态。

1.4档案信息检索的方便快捷性

多媒体技术当中的信息检索技术，主要是针对于用户全方位检索信息的需求而提供的信息查找技术，其目的就是希望用户能够快速、准确而方便的获取想要获得的资料，从而提高用户利用医案档案信息的效率。多媒体技术的信息检索技术和普通的信息检索技术有着一定程度的区别和差异，主要表现在档案信息检索当中增加了更多的检索点和检索要求，包括图形、图像和声音等特殊检索要求等，正是这样一些检索点的加入才使得多媒体检索技术更加全面和准确。发展到目前为止，全文检索和超文本检索在多媒体信息技术当中表现出了相当的重要性，其中全文检索主要针对的是文本数据，而超文本则可以多方面的对文字、图像和声音等各种资料信息进行检索，这毫无疑问是从根本上改变了信息检索的特点的。

2多媒体技术在医院医案信息管理中的应用效果分析

在上文当中，首先简要介绍了多媒体技术本身的概念和多媒体技术在应用过程当中的显著特点，在此基础之上详尽分析和介绍多媒体技术在医院医案信息管理当中的应用，可以看到的是，多媒体技术在医院医案档案当中的应用，首先就对档案管理人员的素质提出了更高的要求，并在此基础之上强调用户对于档案信息的需求需要在纵向上深入发展。在这样一种新的模式和形式下，医院医案档案管理工作就不再局限于单一的文件文字传输，而是多方面的包含图像、声音和视频的传输，档案管理工作人员的工作也相应的不再局限于简单的借还工作，真正实现了信息和资源的共享。

3结语

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从整体上来看，社会保险档案管理工作取得了很大的发展，然而道路是曲折的，工作过程当中不可避免地会出现一些问题。

（一）管理制度不够完善的问题从当前社会保险档案管理的现状来看，社会保险档案管理缺乏统一的社会保险档案管理制度，许多工作处在混乱、无序当中。社会保险档案管理在制度上的缺陷，极易造成社会保险文件材料收集不全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，使群众对社会保险档案管理产生不信任的心理。

（二）工作条件差的问题社会保险档案管理在社会保险工作中不受重视的地位，造成社会保险档案管理工作的办公环境较差，各地的社会保险档案管理办事处经常出现经费不足、场地不够等问题。这给社会保险档案管理工作带来极大的不便，也给档案的保管带来安全隐患。档案管理工作中出现的材料易丢失、毁损等状况在这种环境下出现得更为频繁。

二、加强社会保险档案管理信息化的对策

（一）完善社会保险档案管理制度社会保险档案管理工作中出现的问题，很大程度上是因为制度上存在缺陷。因此，为了从根源上解决社会保险档案管理中的问题，就必须完善管理制度，优化资源、整合资源，使社会保险档案管理在统一的制度管理下有序进行，从而改变社会保险档案经常被涂改、损毁的情况。

（二）有效利用网络多媒体技术信息化社会就是因为网络多媒体技术的发展而形成的。因此，要实现社会保险档案管理的信息化，就要充分利用网络多媒体等现代信息技术。在办公条件不够理想的情况下，档案管理的信息化可以降低办公条件带来的不利影响。比如：在档案信息安全方面，运用信息化的技术来保管档案就比传统的保管方式要安全得多，并且占用的空间也是虚拟的，不必要求实地上的大空间来存放纸质档案。当今社会电视、广播等信息传播工具，以及微博、微信、论坛等网络信息交流渠道，为实现信息的交互性发挥着巨大的作用。所以，也可以利用这些平台来加强社会保险档案管理的信息交互性，使群众能够得到最新的资讯，同时群众的心声也能够在交流中得到积极的回应。

（三）建立社会保险档案管理信息数据库社会保险档案管理具有工作量大、内容多、关系复杂、管理难等特点，据研究表明，建立社会保险档案管理信息数据库有利于提高档案管理的有效性。建立社会保险档案管理信息数据库即为将被保险人或被保险单位的信息纳入个人专属的数据库，实行对应性很强的信息管理。比如，将被保险人的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息集合起来，建立一个专属于被保险人的数据库，这样，在管理社会保险档案的时候就可以快速准确的定位并找到相应的资料信息。

三、结语

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1.即便是进行人口计生工作档案管理的人员，在档案的保管技术和业务方面知识背景上都十分欠缺，普遍存在着“存放就完事”的工作心态，没有合理的管理就使得档案杂乱无序，给后续工作的开展造成了诸多不便。尽管国家在人口计生工作的档案管理上有着明确的规章制度，对于档案管理工作的硬件设施要求也有着相应规定，但在实际的工作中依旧普遍存在档案管理办公环境差，办公用品质量低下等问题，以至于经常会出现档案资料丢失或损毁的情况。

2.领导对档案管理的不重视。对于档案管理工作上出现的诸多问题究其根本还是相关领导对工作的不重视，基层档案的保管和管理工作是开展整个人口计生工作的基础，而这却恰恰是目前我国计生工作最为薄弱的一个环节。领导往往都过于重视人口计生工作中实践工作的展开，而忽略了更加重要的档案管理工作，在档案管理人员的选择上也十分随意，这也造成了目前我国人口计生工作的档案管理人员素质普遍不高的现象。这一系列的问题直接导致了目前档案管理工作难以有效的开展，对于今后档案的规范化管理增加了不小的难度。

3.人口计生档案内容的造假和管理手段的落后。对于人口计生工作管理意识的缺乏也就造成了对于管理工作重要性的忽视，一些单位在将管理数据进行上报的时候，为了省事将部分档案资料进行人为的杜撰，瞒报漏报现象时有发生，严重违反了档案真实性的基本原则。另外，受到经费等方面的限制，人口计生工作的档案管理大多仍为手工管理，没有将现代科技进行有效的运用，造成管理工作效率地低下，使得人口计生工作的档案管理无法高效地开展。

二、人口计生工作档案规范化管理途径

1.提高人口计生工作人员对管理工作重要性的认知。对于目前普遍存在的人口计生人员对管理工作意识缺乏的现象，就需要让人口工作人员意识到档案管理工作的重要性，在重要性的认知中主要的让工作人员认识到：人口计生档案可以促进人口计生工作的进一步改进；人口计生档案可以给领导在做出宏观调控的决策上提供依据；人口计生档案能够为育龄妇女的护理提供保障；人口计生档案可以让流动人口的生活更加高效有序；人口计生档案可以让农民致富奔小康的速度加快。

2.领导对档案管理重视度的加强。让人口计生工作的档案管理在根本上得到加强就需要让领导对档案管理工作重视度提高。对于领导而言，也同样可以进行档案管理工作重要性意识的传播，同时国家在人口计生工作上对于档案管理也需要有更加进一步的规范制度，这样可以给予计生工作的领导们一定的压力，可以使他们逐渐地对人口计生工作的档案管理重视起来，让他们意识到首先在基层人员的选择上必须达到一定的素质要求，然后在次基础上才可以展开进一步的档案管理工作。

3.开展人口计生工作档案管理的监督工作。上文中也提到了在实际的档案管理中，一些单位为图一时安逸，将人口计生工作的档案资料进行不真实地上报，这样对于人口计生工作的进一步开展有着十分恶劣的影响。为了保证人口计生工作中档案资料的真实可靠性，就需要在对各级各单位的计生档案管理上指派人员进行监理和督查，让人口计生工作的档案资料整合数据始终处在一个真实的环境中。

篇(7)

信息时代的档案资源利用，理想境界是实现资源共享，就是通过计算机技术、网络技术等手段实现跨区城利用，用整体的、系统的、网络化的观点来指导档案资源的收集、征集工作，从宏观上加强规划协调、分工合作，最终建立起合理、有序、科学、经济的电子档案管理体系。

【关键词】

电子档案管理；计算机技术；应用

信息时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生，使信息的存储方式发生了深刻变革，由此建立和完善电子档案库就成为必然，就是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化，利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。

1 电子档案库的组成和特点

1.1 组成

（1）用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率。（2）通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。（3）数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统，是关系到电子档案库正常运行的关键。

1.2 特点

（1）管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。（2）档案信息媒体多样化。传统档案信息媒休以文字形式为主。随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用，档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。（3）档案信息存贮与传递数字化。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存贮以数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。

2 电子档案管理过程中容易出现的漏洞

2.1 对电子文件原稿保存的忽视

目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。

2.2 信息安全与保密问题

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

2.3 电子档案的接收格式及保存问题

由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。

3 信息时代电子档案管理应解决的问题

3.1 抓好档案信息数据库建设

计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备，将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看，系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后一段时期，档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理，建成各种档案信息资源数据库。

3.2 加强电子档案库的研究和建设

电子档案库有五种基本功能：数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设，目的是实现信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足企业发展的需要。

3.3 促进和推动多媒体技术在档案管理中的应用

随着信息技术的发展，档案信息载体的多媒体化，是档案信息载体发展进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用，使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。CD—ROM光盘以其存储量大、检索速度快、使用查找方便、人机界面具有图文并茂的特点，很易于代替传统的档案载体。利用多媒体技术可以对文书档案、科技档案、专门档案进行存储和管理，并能很方便地进行有关图形、图像的存储、显示和打印，特别是能够将档案库中保存的档案资料进行储存与管理，以保护档案原件，并可对某些因时间太长而破损的重要的历史档案原件，利用多媒体计算机的编辑功能进行存储、修补和复原，以提高档案信息的管理能力。可以建立一个多媒体档案信息管理系统，把各种媒体有机地结合起来，改善档案信息的表示方法，使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行人机界面直观、友好，即使完全不懂计算机的用户，也能通过屏幕模拟按键进行操作。