档案管理服务内容精品(七篇)

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篇(1)

【关键词】新形式；档案管理；创新服务

档案是社会信息资源的重要组成部分，在社会生活中具有较高的应用价值。出于促进社会和谐、健康发展的考虑，应当在新形势下积极对档案管理服务予以创新，使之与时俱进，为档案在社会生活中的有效应用奠定基础。因此，新形势下档案管理创新服务具有现实意义。

一、新形势下档案管理服务面临的挑战

从新形势角度来看，档案管理服务所面临的挑战包括：（一）服务观念的挑战。社会发展非常显著的特点是信息化，信息化在社会经济、社会政治、社会文化、社会科学、社会生活等方面都有所体现。此种情况下，要想使档案在社会服务中保持较高的应用价值，就需要对档案管理服务的观念予以调整，如此才能为档案管理服务指明方向，便于档案管理服务的创新。（二）服务内容的挑战。在市场经济体制改革不断深化的背景下，人们逐渐意识到知识和信息的掌握是推动自身良好发展的关键。基于此，越来越多的人参与到知识学习、信息浏览中来。此种情况下，为了满足社会及个人需要，应适当的调整档案管理服务的内容，如调整档案收集的范围、创新档案查阅方式等。（三）服务手段的挑战。在计算机、网络、多媒体、信息技术已经广泛应用于人们生活工作中的情况下，人们越来越青睐于智能化设施的使用。此种情况下，为了满足社会及个人的需求，档案管理服务手段也将面临智能化的挑战，即如何借助计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来创新档案管理服务手段，提高档案管理服务水平，更好地服务于社会及个人。

二、新形势下档案管理的创新服务

综上所述，要想在新形势下提高档案管理服务水平，必然要对档案管理服务的理念、领域、手段予以创新。具体措施如下：（一）服务理念方面的革新。对于档案管理服务理念的革新，应当以市场经济体制为准，提出市场化管理的服务理念。如此可以在档案管理服务的过程中，详细分析档案资料在市场之中的具体应用，进而制定档案共享机制，对档案资源按照需求进行分类，并组织广大人民群众共同保护档案资源，便于档案资源的共享。详细了解档案资源是否满足市场应用需求，进而有针对性地开发档案资源，以便更好地服务社会及个人；统计档案资源在市场中应用情况，进而按照利用程度对档案资源进行层次划分，以便明确档案事业的发展方向，为推动档案事业持续健康的发展奠定基础。（二）服务领域方面的革新。新形势下实现档案管理创新服务，还要对服务领域予以革新，即：1.扩大信息服务主体范围。上文已经提及社会发展的显著特征之一是信息化，这使得档案部门要面对服务增多，既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。相应的档案管理服务应当扩大服务主体范围，尤其是在信息服务方面。2.发展档案产业。出于提高档案资源利用率、促进社会良好发展的考虑，档案工作人员需要对档案资源予以开发，这也是推动档案事业持续健康发展的重要举措。当然，要想保证档案信息服务能够持续进行，还是要创建档案信息服务产业，如此才能以服务社会和个人为己任，有针对性地开发档案资源，良好的共享档案资源。3.实现资源共享。的确，目前档案管理服务已经注重档案资源共享。但是从社会及个人需求角度来看，档案资源共享程度不高，致使很多档案资源无法获得。为避免此种情况对档案管理服务的消极影响，还应当积极构建档案数据库及平台，将收集、整理、加工的档案资源第一时间保存在数据库之中，便于各部门或个人查找、阅览、下载。（三）服务手段方面的革新。为了使档案管理创新服务能够在新形势下真正服务于社会及个人，满足社会及个人的需求，还需要对管理服务手段予以革新，即：1.档案馆网站的建立可以为档案资源的查询提供便利。也就是利用计算机技术、网络技术、信息技术等来创建档案网站，那么人们只需要注册个人账号，就可以登录网站，搜索和查阅档案资源。2.建立电子档案数据管理中心。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。换言之电子档案数据管理中心，可以对档案资源予以有效的管控，避免部门或个人查阅档案资源受阻。

三、结束语

基于本文一系列的分析，可以确定新形式给档案管理服务带来的冲击较大，使档案管理服务的理念、内容、手段等方面面临挑战。此种情况下，应当积极对档案管理服务予以创新，使档案管理服务理念、领域、手段向信息化方向进行转变，满足社会及个人的需求，进而推动档案事业持续健康的发展。

作者:王立敏 单位:内蒙古兴安盟文化体育新闻出版广电局

【参考文献】

[1]郭玉英.对新形势下档案管理创新服务的思考[J].黑龙江史志,2013(21):143.

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（一）电子档案普及。传统的高校档案以纸张为主，其管理服务模式是以手工操作为主，该模式工作效率低、耗时多、工作内容繁琐、容易出错。随着计算机科学的不断发展和应用的普及，电子文件出现在日常管理工作中。电子文件是以计算机为基础进行记录、存储、处理的文件，而电子档案是电子文件进行保存的一种形式，是一种海量存储。因此，计算机技术的不断发展，推动了电子档案的普及。

（二）信息时代高校档案管理逐步向信息化过渡。各高校的建设有很大的差异性，使得高校的电子档案建设存在一定的差别，然而，随着计算机的普及程度越来越高，各高校都在一定程度上开展了电子档案的建设任务，学生可以通过高校的校园网对个人的档案信息进行查询，校方可以对学生的电子档案进行管理，计算机的应用使得高校档案管理模式更加简单、便捷。

（三）高校档案管理服务模式多样化。信息时代高校档案管理服务模式有信息化、智能化的特点，同时也易于实现，使得档案管理范围不断拓展，管理工作更加方便。

二、信息时代高校档案管理服务模式创新的必要性

（一）信息时代对高校进行档案管理的客观需要。随着学生信息的不断增大，数据信息量逐渐加大，如果根据传统的档案管理模式，采用纸张对学生的信息进行记录，查询学生的档案信息会更加困难，加大了相关工作人员的工作量，而且工作效率不高。而信息时代的到来，为高校的档案管理模式带来了新的机遇。

（二）高校档案管理服务手段的需求。传统高校档案管理以手工查询为主，这与信息化时代的需求是相悖的，而利用计算机对电子档案进行检索，是提高工作效率的手段，同时也是时展的需求。为了利用计算机进行高校档案管理，必须对管理服务模式进行创新。

（三）高校档案管理服务方式的需求。传统的高校档案管理服务的特点是单一的、被动的，在这种方式下，工作效率与信息化时代利用计算机进行管理的效率是有很大差距的，传统的档案管理模式不能满足信息化时代的服务需求，因此需要对高校档案管理服务模式进行创新，使其能够跟上时代的步伐，满足档案管理的要求。

三、信息时代高校档案管理服务模式创新的具体措施

（一）提高相关工作人员的素质。提高高校档案管理工作人员的素质是对工作人员的首要要求，工作人员只有具备较高、较全面的素质，才能更好的进行工作创新，才能更好的适应信息化时代的需求。受传统档案管理模式的影响，对档案管理人员的计算机水平不够重视，工作人员不能很好的对计算机进行操作，从而不能顺利的熟悉利用计算机进行档案管理的工作步骤。

（二）健全相关的工作规范。网络已经成为信息时代信息交换最快速的途径了，在网络中，人们迫切地寻找着适合管理自己的数字化档案信息。传统的纸质为基础的档案管理已经不适合管理数字化档案了，所以必须健全相关的工作规范。第一步就是把纸质档案进行数字化建设。即将所有档案以数字方式存储到存储器中。对一些珍贵的、重要的或者说是利用频率高的、容易受损的档案优先进行数字化的加工。第二步就是搭建网络平台。信息化能够进行的基本条件就是建立档案室的内部局域网同时将其接入到互联网或者外部网。第三步就是指定规范、政策或者标准以适应网络特点。最后一步就是要坚持一体化原则和双归档原则。一体化就是文档一体化原则；双归档就是电子和纸质档案档原则。

（三）创新满足社会需求的服务手段。第一步档案资源建设要着重加强以服务民生。作为档案事业可持续发展的基础，全面加强档案资源建设是高效档案服务管理部门的首要任务可采取多项措施，如主动记录，征集档案等，加大馆藏档案的增长幅度，不断完善馆藏结构。第二步是开展网上服务如建立档案室网页。以网站为基础的高校档案管理服务可以进一步加快建设档案信息资源数据库建设的步伐。第三步是数据管理中心的建设。数据管理中心集中管理各单位的电子文件用以实现信息的资源共享。最后，在线服务的建立。在网上进行快速通信和信息交流，提供咨询服务和查询服务是高校档案管理服务能够提供的服务方式。

（四）拓展适应社会的服务领域。将信息服务扩大化是首要任务。随着科学技术的不断发展，人们从事的活动与研究越来越复杂，所以高校档案管理服务不仅可以为高校内部服务，还应该能够为社会各方面服务。将高校档案管理服务的重心转移是重中之重。高校档案管理服务的重心不再只是档案管理员，更应该是档案信息财富的提供者，更是拥有者。最后，新的检索系统及档案网络的建立。在国家信息化的进程中，高校档案管理服务应该发挥其应有的作用，充分利用现有网络资源来实现档案的远程服务。

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关键词：事业单位；档案管理；创新

1前言

从多个方面分析传统档案管理方式已经难以高效完成归档工作、档案收集和整理工作，导致档案管理工作效率低下，在规定的时间内无法有效档案管理工作，并且，经常出现档案丢失的情况。此外，部分管理人员在档案管理过程中过于关注工作进度，忽视创新管理思路，自然难以提高档案管理工作效率，为了改变这一管理现状，以下提出创新档案管理观念、应用信息化档案管理方法、落实创新的档案管理服务方式等措施，进一步提高档案管理工作有效性和实效性。

2落实创新的档案管理制度

早期，在档案管理过程中因缺少严格的规章制度和创新的机制，导致档案管理人员在规定的时间内无法有效完成归档工作和保存工作，并且，不注重按照规范化的流程整理档案，各种档案摆放在一起，非常混乱，难以快速找到所需的档案，不仅增加其查找困难，同时也会造成档案管理效果不理想，对此，事业单位要落实创新的档案管理制度，并且要做到如下几点：（1）要求档案管理人员在开展工作之前，应结合工作量制定档案管理计划，做到有计划地完成档案管理工作，同时对于在工作中表现出色的人员，应给予奖励，如，发放相应的奖金，奖励透明化、公开化，做到公平对待所有管理人员，能够调动管理人员认真做好本职工作。（2）在进行档案管理时，应依照规范化的流程进行细致的工作，对于违规人员予以处罚，创新的档案管理制度中明确提出奖励标准和处罚机制，做到奖罚分明，能够提高档案管理工作的效率，有利于进一步做好档案管理工作[1]。

3创新档案管理理念

新时期，事业单位对档案管理工作提出了新的要求，因此，管理人员必须创新工作思路，改变传统的管理理念，落实全新的档案管理工作，促使管理人员积极转变落后的管理观念，在实际的工作过程中贯彻落实事业单位提出的要求，自觉创新思路，并且不断学习新的管理方法，才能促进自我不断进步，进而做好档案管理工作，不仅获得事业单位的认可和满意，同时落实不断学习理念，将这一全新的观念落实到工作中，其能够积极向身边优秀的同事学习，进而为了促进自我胜任档案管理工作，管理人员在事业单位的激励下，主动学习档案管理方面的知识，在实际的学习中转变落后的工作思路，同时注重落实创新的管理方法，深入落实的过程中积极学习全新的管理方法，并且与同事相互取长补短，相互促进、互相帮助，不仅形成共同合作的观念，同时树立不断学习的理念。管理人员自觉创新档案管理理念，有利于推动管理人员不断进步，进而胜任档案管理工作，可见，创新和改变落后的管理观念非常重要[2]。

4运用信息化档案管理方法

过去，在档案管理工作中所运用的管理方法比较陈旧，并且需要耗费较长时间才能完成归档工作，难以高效完成档案管理工作，对此，事业单位的管理人员在实际的工作中必须做到与时俱进，调动管理人员有效运用互联网，并且在运用过程中落实信息化档案管理方法，灵活运用计算机、网络，完成档案分类、整理文件等工作，在短时间内即可完成归档工作，同时，还可以运用信息技术加密档案，提高档案的严密性和保密性，防止档案内容泄露出去，以此确保档案保存完好[3]。因此，在新形势下，档案管理人员应紧跟时展的步伐，在实际的工作中学会运用信息化档案管理方法，并在应用过程中取代落后的管理方式，以发挥信息技术的优势，能够快速分类档案，之后，应用信息技术将不同的档案保存在不同的文档中，保存后可以备份、加密、上传，充分利用信息技术进行档案管理工作，创新档案管理方法的同时，方便管理人员整理、分类档案，有效提高档案管理工作效率。

5创新档案管理服务方式

当前，事业单位在发展过程中要格外关注档案管理工作，在关注的同时，在档案管理中必须创新管理服务方式，管理人员在清楚要求后，积极运用电脑登录在线服务系统，不仅可以在线沟通档案管理方面的经验，还可以利用在线服务系统发送各个部门需要的档案，无需耗费时间传送，通过运用在线服务系统，在线提供服务，既创新了档案管理服务方式，又发挥在线服务功能，有利于提高档案管理利用率。同时，方便管理人员发送档案、检索档案、查找档案、资料、文件。可见，档案管理部门创新管理服务方式，以一种全新的管理服务模式进行档案管理工作，其利用在线服务系统，整理、发送档案，在线提供档案信息，创新了档案管理服务方式的目标，以此提高档案管理水平[4]。

6结束语

新时期下，事业单位要注重创新档案管理观念，在实际的管理过程中要求管理人员应相互学习，取长补短，这样才能不断进步，并强调在进行档案管理工作时，必须学会运用信息化管理模式，管理人员在明确要求后，积极转变管理理念，同时主动创新管理服务方式和管理方法，在实际的工作中运用全新的管理方法高效归档、分类，有效提高档案管理工作质量。

参考文献

[1]张宁.新形势下事业单位档案管理规范化分析[J].办公室业务，2019（08）：100-101.

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一、改进高校档案管理模式的必要性

首先,信息时代现代信息技术的迅猛发展,加快了社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生,高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化,档案管理正在逐步实现信息化,档案从实体管理向信息管理转变,管理范围更加扩大,管理方法也更加智能化。改革高校档案管理模式是信息时代对高校档案管理的客观需要,是档案事业发展的动力。随着高校自身改革的不断深化,档案管理也出现了许多前所未有的新模式、新问题、新动向和新内容,档案信息利用主体越来越多,对档案的管理要求也越来越高,面对这些变化,要更好地体现档案所具有的价值,就必须大胆改革创新。

其次,改革高校档案管理模式不仅是高校档案管理服务手段的发展需要,同时也是服务方式的现实需要。传统高校档案管理服务手段是以手工检索为主,难以跟上信息化社会的发展步伐,档案的信息化著录和检索是时代赋予我们的发展要求,而这些又直接关系着档案管理服务模式的创新。而传统高校档案管理服务方式往往是单一式和被动式的,已远远不能满足信息化的现实需求。信息时代变革高校档案管理服务方式就必须改革创新高校档案管理模式。

二、实现改革高校档案管理模式的具体设想

第一,以人为本,提高档案工作者的自身素质。档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。首先,档案工作人员要在思想意识上更新服务理念,也就是,档案工作人员要跟上社会发展的步伐,树立竞争参与意识,以创业取代守业,以经营取代“看摊”,把握时代脉搏,为学校教学、科研工作保驾护航。其次,要不断提高档案工作者的业务技能。培养和造就一支高素质的创新型档案工作队伍,就是要努力培养适合档案馆数字化和现代化需要的复合型人才,使他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能。这是档案干部队伍建设的时代之需,当务之急。

第二,创新工作方式,健全工作规范。新形势下,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息,以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已不再适用数字化档案管理,必须创新工作方式,建设工作规范和标准,加快纸质档案数字化的进程。这个过程要分几步走,首先在引进先进的档案管理软件的基础上,将所藏档案进行全面数字化处理,这里包括的档案内容是整个学校建立档案归档制度始就形成的珍贵资料,尤其是对那些年代久远的已经受损,或者是容易受损的利用率较高的档案资料进行数字化加工,实现档案信息资源数字化数据库,这是档案信息化建设的重要基础工作,也是一项会出现各种问题和遇到各种困难的比较艰巨的工作。与此同时,要构建网络实体,建立档案部门内部局域网,并接入外部网或者互联网,制定相关的、适应网络运行特点的规章制度,以便在网络环境下的档案管理,具有可操作性和跨平台运行能力,对电子文件管理规范,有章可循,这是档案信息化得以进行的基本条件,做到档案信息服务利用网络化,档案信息管理法制化。其次,我们还要坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双轨制原则,档案信息化建设必须以文档一体化为前提,文档一体化也是实现数字化校园对档案管理提出的必然要求,学校在规划和组织实施办公自动化时,要将档案管理现代化纳入其中,统筹考虑,统筹安排,使档案管理与高校办公自动化同步发展。

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档案是对生产实践活动最原始最真实的记录，对于企业而言，加强档案管理，也是为了能够在企业生产经营和管理中，保存对企业发展有价值的各类文件资料。随着我国档案管理工作理念的逐步更新完善，在企业内部推行个性化的企业档案管理，已经成为企业档案管理的主要趋势，这也是扩大企业档案管理服务内容，提高企业档案工作服务企业发展水平的现实需要。

二、企业档案个性化管理概述

企业档案管理中的个性化，主要是在企业档案管理工作开展过程中，突出重点和针对性，尤其是在档案管理工作具体开展过程中，需要充分考虑档案用户对于档案资料信息和内容在不同时期的不同要求，完善跟踪、收集、管理等相关工作。企业个性化的档案管理主要体现在两方面：一方面，在企业档案管理工作开展实施过程中，应该彻底转变传统单一的档案管理服务方式，根据企业档案不同用户的不同信息需求，提供针对性个性化的服务，特别是需要充分利用现代化的档案信息技术，提升档案检索、查阅、使用的主动性，实现档案利用率的最大化。另一方面，由于随着现代企业经营发展理念的逐步变化，企业内部不同部门对于档案信息的需要呈现多样化的趋势，尤其是个体化方面差异越发明显，企业实施个性化的档案管理，也就要求在档案数据库的建设方面，应该注重做好有关信息的分类整理等。

三、当前企业档案管理工作中存在的问题分析

（一）企业的档案管理理念陈旧。目前，有的企业对于内部的档案管理工作重视不足，尤其是在档案管理理念上，仍停留于传统的纸媒档案上，对于信息化的档案管理体系建设重视不足，投入不够，造成了企业档案管理工作的整体效率不高。尤其是造成了企业在档案管理中对于档案资源的开发利用不够的问题还比较突出。（二）企业的档案管理模式不科学。有的企业在档案管理工作的开展过程中，没有结合企业的实际情况制定完善的档案管理体系，尤其是档案管理机构设置不完善、档案管理基础设施建设落后、档案管理工作制度缺失，造成了档案管理工作的整体现状基础较差，整个档案管理工作的制度化、规范化水平不高。（三）档案管理工作人员的能力水平有待提升。档案管理工作是一项技术性专业性很强的工作，特别是在档案管理信息化时代，更是对档案管理工作人员的整体素质能力提出了较高的要求，但是目前有的企业对于档案管理工作人员缺少应有的教育培训，影响了档案管理工作的高效开展。

四、加强企业档案个性化管理的措施

（一）健全完善企业档案管理工作制度。在企业内部实施个性化的档案管理，前提条件就是企业的管理层应该重视档案管理工作，这就要求企业的管理层必须转变档案工作理念，注重加强档案管理信息化的建设，充分发挥好档案工作服务企业发展的作用。同时，在企业的档案管理工作开展过程中，还应该注重完善有关的档案管理制度，特别是档案管理工作规范、档案管理业务实施细则、档案管理责任制度等，通过健全完善的制度设计，确保企业档案管理工作的顺利开展。（二）针对企业的实际完善档案管理工作流程。在企业个性化的档案管理工作开展过程中，应该注重结合企业的实际情况，尤其是企业的档案用户等对档案资料的不同要求，完善档案的归集、整理、归档等有关工作。首先，应该注重完善个性化档案的分类管理，尤其是根据企业内外部不同层面对于信息资源的主要需求、档案管理权限设置等，分类制定个性化的档案管理服务，以多样化的档案表现形式、资源类型等提高档案利用率。其次，应该实现个性化的档案检索，通过设置档案管理信息系统在线档案检索、导航服务，同时简化档案检索方法、入口、系统等，降低档案查询检索的难度，提高查询效率。第三，应该注重发展智能化的档案管理服务，也就是根据企业内部档案用户背景不同、偏好不同、业务不同等，对档案查阅检索实现动态调整，进而提高档案工作服务的针对性。（三）着力提升企业档案管理的规范化水平。改进企业的档案管理工作，提高企业个性化档案管理水平，关键还在于不断提高企业档案管理的规范化水平。在具体的操作实施过程中，一方面企业应该根据自身的实际发展状况，重点制定企业档案管理工作计划，特别根据档案法律法规、、企业档案标准、企业档案制度等对当前的企业档案管理工作进行调整。另一方面，应该注重重点提高企业档案管理的信息化水平，特别是把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，提高企业档案管理工作效率。（四）不断提升企业档案管理工作人员的素质。档案管理工作人员的素质能力水平直接关系到企业档案管理质量，在档案管理工作的实施开展过程中，应该注重加强对企业档案管理工作人员的教育培训，特别是像涉及到企业档案管理的企业文件材料归档范围、企业档案编制方法、电子文件归档和电子档案管理、档案统计年报、填报方法、档案案卷整理及标准格式等，加强专业化教育培训，不断提高企业档案管理工作人员的专业技能。同时，还应该注重在知识管理、大数据、云计算、物联网、内容管理等新理念、新方法和新技术方面，加强对档案管理工作人员的系统培训，确保档案管理工作人员能够提高档案的有效识别、全面搜集、科学加工和充分运用能力，最大程度地发掘利用档案信息资源及其中蕴藏的隐性知识。

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关键词：气象记录档案档案管理现代化

一、气象记录档案工作存在的主要问题

要分析气象记录档案工作存在的主要问题，首先要确定气象记录档案工作的评价标准。一般来说，气象记录档案工作的根本价值即为其评价标准，原因在于不论具体的档案工作内容与方式如何，如果不能实现气象记录档案工作的根本价值，就不能被认为是有效的工作。综合国家有关气象及档案法规对气象记录档案工作的定位、多年来延续的气象记录档案工作的对象与内容及气象事业发展对档案工作的需求，笔者认为，气象记录档案工作的根本价值主要包括两方面内容：一是集中统一管理气象记录档案，维护档案的完整与安全；二是长期稳定地提供气象记录档案信息，充分发挥气象记录档案潜在与现实价值。

依此标准对气象记录档案工作内容、方式、效果等现状进行分析可以发现，长期以来的气象记录档案工作主要存在以下问题：

（一）气象记录档案的现有保管条件不能满足其永久保存的需要

气象记录档案是对天气要素状态的原始的历史记录。它不仅是气象业务科研发展的基础资料，还是我国气象文明建设的主要成果之一，是我国国家文明、民族文化建设的重要组成部分。维护其完整与安全不仅关乎到当前气象事业的科学发展，更是关乎到气象文明延续的大计。然而，在观念上认识不够、思想上重视不足、经费上支持不力、技术上掌握不精等主客观因素的作用下，当前多数气象档案管理机构的气象记录档案保管环境控制设施难以达到有效的防光、防盗、防潮、防火、防有害气体、防磁等档案保护要求，不能满足永久保存的需要。

（二）以形式管理为主的工作内容对气象记录档案服务的支持严重不足

从当前气象记录档案工作的主要环节来看，其工作内容的主要特点是：以档案的形式管理为主，包括气象记录档案的收集、整理、存储、鉴定、统计、编目、保管、提供利用、可读性检测、备份、转储、数字化等工作。这种以形式管理为主的工作内容，一方面在有限人力与资金支持的情况下，有利于确保档案实体的完整、安全、有序；但另一方面，在综合、具体反映档案信息内容及其与档案实体、台站信息等对应关系的档案元数据制作、档案背景信息制作等档案内容管理方面存在不足，使得气象记录档案的检索缺少了必要的、具体空间、时间、要素等信息的精确支持，用户无法从当前各类途径准确、完整地获知档案管理机构保管的所有气象记录档案信息，从而严重降低了档案的提供利用效率。

（三）非自动化的工作方式严重降低了档案管理与服务的效率

由于缺少适用的自动化档案管理平台，当前气象记录档案工作内容如收集、整理、存储、鉴定、统计、电子气象记录档案可读性检测、档案元数据管理、库房环境监测与调控、档案提供利用等主要以人工或半人工方式为主。应该说，这种非自动化的工作方式，在以形式管理为主要工作内容的情况下，能够基本满足工作需求。但由于存在时效性不强、受人为主观影响较大、发生错误概率较高等缺点，无法胜任追求时效性、准确性、多样性的内容管理与服务工作。

（四）以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式导致了较差的工作效果

以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式对档案服务的支持、档案管理与服务效率的提重不足，从而不仅严重制约了档案信息价值的发挥，严重降低了档案工作应有的作用与价值，更是严重阻碍了用户需求的满足，降低了气象记录档案工作对气象事业发展应有的基础支撑作用。

二、气象记录档案工作的重新定位

就任何一项有意识的管理活动来说，目标决定过程，角色定位决定了任务与职能。因此，对气象记录档案工作的角色定位决定了包括工作内容与方式、人员及设备、资金配备等在内的气象记录档案工作的全部内容。

（一）气象记录档案工作的既有定位

不论是从当前气象记录档案管理部门、人员及任务分工，还是从档案工作实际内容与方式来看，气象记录档案工作始终扮演着“档案形式管理”的角色。在这种角色定位下，专门的气象记录档案管理员更多情况下只是一般的仓库管理员，始终处于气象资料工作的边缘；气象记录档案工作的主要目标也仅为保证气象记录档案的完整、安全与有序，主要工作要求是不发生丢失、焚毁等重大安全事故，而工作内容、方式乃至人员、资金、设备配备等依照主要目标与工作要求来设计与开展。

正是这种“档案形式管理”的角色定位导致了当前气象记录档案工作的重点放在形式管理方面，而对档案服务工作的支持严重不足，从而最终阻碍了气象记录档案价值的发挥。

（二）气象记录档案工作的重新定位

随着我国经济、社会等各方面的快速发展，国家与社会对气象事业的要求越来越高，从而对作为气象事业主要支撑资源之一的气象记录档案需求的时效性、准确性等要求也越来越高。但是，当前“档案形式管理”的定位已经远远不能满足气象事业发展的需求，必须对其重新定位。

笔者认为，依据气象记录档案工作两个评价标准，应将其定位为“档案内容管理”的角色。

所谓“档案内容管理”角色定位是指气象记录档案工作不仅要进一步维护档案的完整、安全与有序，切实有效地实现“形式管理”的全部功能，而且要以用户的档案检索需求为对档案内容信息进行著录、提取、加工的导向，制作档案实体形式特别是内容属性的元数据信息作为用户查找、获取档案的桥梁，制作档案形成背景信息（如台站沿革信息、数据处理信息等）作为用户评判档案质量的依据，并在此基础向用户提供直接或间接的气象记录档案信息服务。

那么，如何才能实现新的气象记录档案工作定位呢？笔者认为，要做到这点，必须全面启动气象记录档案现代化建设。

三、气象记录档案工作现代化的内涵

所谓气象记录档案工作现代化是指为充分实现气象记录档案工作的根本价值以满足现代气象事业对气象记录档案工作的各项需求，而对气象记录档案工作目标、内容、方式等的运行状态所作的调整与改变。其显著特点是在目标、内容、方式等各方面突出对气象记录档案信息服务的支持。

（一）气象记录档案工作现代化的目标

气象记录档案工作现代化的目标即为完全实现其存在价值，也即在保证气象记录档案完整、安全、有序的基础上，为用户提供响应及时、内容丰富、方式多样的档案内容信息服务。

如前所述，虽然档案管理工作与档案服务工作同为气象记录档案工作的两个主要工作内容，但现有档案管理的内容与方式主要围绕档案的形式管理展开，对档案服务的支持力度不够。气象档案工作现代化的目标就是要在进一步提高档案形式管理效果的基础上，加强对档案内容的管理，把对档案服务的支持放在全部工作的突出位置，为充分发挥档案价值创造条件。

（二）气象记录档案工作现代化的重点

气象记录档案工作现代化的内容是在进一步对档案形式进行有效管理的基础上，做好档案的内容管理与服务。重点是把档案元数据及其形成背景数据、数字化气象资料等电子气象记录档案资源建设及自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设放在档案工作的显著位置：

1.气象记录档案元数据信息建设

长期以来，气象记录档案元数据以档案实体为基本描述对象，内容主要包括实体特征信息及其对所含数据内容信息的概括信息。这种以描述实体属性为主，以描述内容属性为辅的“档案实体元数据”的典型代表是《气象数据集核心元数据（QX/T 39-2005）》。该行业标准详细规定了气象数据集核心元数据的著录项目与规则。应该说，其对数据集实体作为一个整体的描述是非常完整与规范的，能够较好地指导数据集实体元数据制作，但由于是对空间、时间、要素属性等关键信息的高度概括，用户必须借助其他相关信息才能准确知道该数据集具体包含哪些台站、区域、时间段的资料，从而一方面大大降低了档案元数据在用户服务方面的可用性，另一方面也不利于用户资料使用效率的提高。

要改变“档案实体元数据”在数据服务领域面临的困境，适应“档案内容管理”的角色定位，气象档案工作必须调整既有的“档案实体元数据”制作模式，而将元数据制作重心转移到以描述数据内容属性为主，以描述数据实体属性为辅的“档案内容元数据”上来，从而在对档案内容信息全面、准确描述的基础上，实现对档案内容信息的完全控制，最终为气象档案服务效率的提高提供有力的信息支持。

2.气象记录档案背景信息建设

气象记录档案背景信息是反映气象记录档案形成过程的信息，它是评判档案质量的重要参考依据。其内容根据档案种类不同而不同：若其为未经加工的原始气象观测资料，则其背景信息主要是指包括形成台站及仪器设备信息等在内的台站沿革信息；若其为原始气象观测资料的加工产品，则其背景信息不仅包括台站沿革信息，还应包括加工处理信息（包括加工处理所使用的质量控制技术、数据选取方法以及对数据改变的依据等信息）。

虽然当前台站沿革信息的制作正快速进行，但仍有包括解放前历史台站在内的大量台站沿革信息制作尚未开展，也未将对数据的加工处理信息纳入背景信息的范畴作为检索对象。总体而言，背景信息的建设任重而道远。

3.历史气象资料数字化建设

由于气象业务科研对气象数据的处理基本实现了自动化，必须将存储于纸张、缩微胶片等载体上的气象数据数字化为可计算机编辑处理的电子文件。目前，我国已经制定全国气象记录档案数字化的规划，各部门档案数字化工作正在快速进展中。但要实现所有档案的数字化，建设可用的数字化产品，仍需投入更多的时间与资源。

4.自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设

档案管理服务的方式取决于其工作平台，自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台能够有效提高管理服务的科学性、规范性、准确性及时效性，从而从根本上提高管理服务工作效率。自动化是指气象记录档案从收集、整理、保管等形式管理，到内容信息著录、提取等内容信息管理与服务全部工作环节的完成、衔接主要由气象记录档案管理服务平台自动完成；规范化是指各个工作环节的开展与衔接要以标准规范为依据；安全化是指气象记录档案工作的全程既要保护档案的实体安全，又要保证其内容信息安全，杜绝实体损毁和内容泄密的发生。

安全化是基本原则，没有档案实体与内容的安全，气象事业的发展乃至国家安全都会面临严重威胁；规范化是基本保障，没有各个工作环节的规范化，档案工作受个人主观影响较多，管理服务平台建设及实际工作的科学合理性及衔接性就难以得到可靠保证；自动化是建设核心，没有各工作环节的自动化，工作的质量与效率就难以得到有效提高。

四、气象记录档案工作现代化的建设内容

根据气象记录档案工作现代化的本质要求，要实现现代化必须做好以下四方面工作：

（一）建设电子气象记录档案资源及其支撑资源

着力建设同时满足管理与服务需求的气象记录档案元数据库、气象档案背景信息数据库，推进档案数字化，加强对通信系统中各类未归档原始观测资料的收集，为档案服务提供丰富的数据支持。

（二）建设自动化、规范化的档案实体安全保障系统

重点建设符合档案“九防”要求的库房环境自动化监测、调控系统，建设库区、利用区的安全监管系统，为档案实体与内容的完整与安全提供可靠的硬件保障。

（三）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案管理平台

重点建设自动化气象资料归档（包括收集、分类、存储等环节）、保管、与可读性检测、备份及建设气象记录档案元数据及背景信息数据自动化管理（如增删、修改、检索、备份）系统，为档案的完整、安全与有序及各类数据资源制作提供有力的平台支撑。

（四）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案服务系统

重点建设基于档案元数据、背景信息数据的数据检索、提取、处理与推送的档案服务系统，为用户检索、评价、使用档案数据提供有效的系统服务。

五、小结

篇(7)

【关键词】事业单位；档案管理；创新途径

在我国社会行政体系中，事业单位是我国行政服务体系的重要组成，是党和国家行政服务职能发挥的重要机构。在事业单位运营管理中，档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，是服务于事业单位各项管理工作的重要活动。受我国社会主义国家事业单位发展需求，传统的档案管理方法已经不能满足事业单位的实际需求，因此需要企业不断创新并完善档案管理体系。以科学的管理方法及现代档案管理理论，指导事业单位档案管理工作。

1 事业单位档案管理的意义分析

事业单位档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，是提高事业单位工作质量及工作效率的必要条件。在现代事业单位的发展中，档案管理是及时、全面掌握单位整体情况的基础，是分析事业单位运行情况基础。随着现代档案管理工作理论研究及经验的丰富，事业单位必须加快档案管理的创新与改革。以此满足地区经济发展中对事业单位工作的需求，满足新时期事业单位改革后的运营管理需求。

2 事业单位档案管理的创新途径

2.1 以事业单位档案管理现状及问题的掌握确定工作方向

在事业单位档案管理的创新与完善中，首先需要对事业单位档案管理现状及问题进行调研与分析，以此为基础确定档案管理创新途径及内容，促进工作质量的提高。因此，事业单位应首先对自身的档案管理进行调研与分析，发现事业单位档案管理工作中存在的不足，以此为基础确定工作方向。以具有针对性对策制定与执行，保障档案管理创新途径的科学性与适用性。目前，我国事业单位档案管理中主要存在如下问题，档案管理工作不重视、档案管理人员专业素质不高、现代化管理方式应用不足、档案检索及利用效率低等问题。因此，档案管理的创新途径及方向应针对档案管理现状及问题进行制定，促进事业单位档案管理能力的提升。

2.2 创新档案管理制度，强化事业单位档案管理能力

针对事业单位档案管理现状及问题，事业单位需要对自身的档案管理制度进行分析与评价。针对事业单位档案管理需求及管理制度评价结论，确定档案管理制度创新方向与内容。针对事业单位档案内容及岗位机构设置情况，对档案管理制度进行完善与改进。同时，对档案管理制度中的内容进行创新，结合数字化档案管理技术应用情况，提高事业单位档案管理能力。

2.3 创新档案管理服务手段，提高事业单位档案利用率

在我国事业单位的档案管理中，档案利用率较低，影响了事业单位对档案管理工作的重视，影响了档案管理工作质量。因此，事业单位档案管理中应注重服务手段的创新，利用事业单位内部局域网制作档案部门网页，并增强网上信息检索功能。模仿数字化图书馆的建立与运用方式，提高事业单位内部档案使用率、提高档案服务手段及服务水平。另外，事业单位档案管理部门还需要建立在线服务系统，针对现代办公自动化现状，提供在线服务功能，促进档案管理水平及服务水平的提高，促进事业单位领导对档案管理工作的重视。

2.4 创新档案资源共享，提高档案管理服务能力

在我国事业单位的运营过程中，许多事业单位需要信息的共享提高工作效率及工作质量。因此，现代事业单位的档案管理创新中还需要加强档案资源的共享。针对事业单位间的合作需求、建立联合目录及共享体系。通过联合目录方式的应用，使事业单位间能够了解相互档案资源情况。并以互联网数字化档案管理实现信息的互通，促进事业单位档案管理服务能力的提高。

2.5 创新事业单位档案管理人员培训机制，提高档案管理能力

针对我国事业单位数字化档案管理需求、针对事业单位档案管理人员素质现状，我国事业单位还需要创新档案管理人员培训机制。结合事业单位信息化档案管理实施现状、结合档案管理工作时间，建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制。以此为基础，实现对档案管理人员综合素质及管理技能的培训，促进事业单位档案管理水平及综合管理能力的提高。

2.6 强化保密机制创新，促进事业单位档案管理能力的提升

在事业单位档案管理中，保密工作是档案管理的重要内容。随着数字化、现代化、信息化档案管理技术应用的不断深入，事业单位面临着档案管理保密工作创新需求。根据数字化、信息化档案管理带来的安全需求，事业单位必须建立相应的保密机制。通过信息拷贝、信息传输等相关制度的建立，规范档案管理人员保密工作。同时，对数字化档案管理的计算机的使用等进行强化，避免数据库及网络安全问题带来保密问题，促进事业单位档案管理能力的提升。

3 完善事业单位档案管理创新方案评测体系，保障档案管理工作的有效开展

在事业单位档案管理创新中，必须建立创新方案评测体系。通过创新方案评测体系的建立，对档案管理工作的创新途径、创新内容等进行评测分析。确保创新途径及创新内容的科学性及适用性，避免创新方案编制不合理、内容不合理等影响事业单位档案管理工作的开展。通过档案管理人员、档案使用人员、单位精英管理人员的参与，保障评测体系能够对创新方案进行有效评测，确保档案管理及使用目标的实现。另外，事业单位还应加强创新奖励机制的建立，以奖励刺激使基层档案管理人员能够根据自身实际工作积极发挥创新主动性，保障创新方案及创新内容符合实际需求，促进事业单位档案管理创新能力的强化。

4 结论

在我国现代事业单位改革脚步不断深入的今天，事业单位档案管理工作面临着诸多的问题。如何提高事业单位档案管理能力、加快事业单位档案管理创新，是新时期事业单位档案管理工作的重点。针对现代档案管理理论发展情况、针对数字化网络化档案管理需求，事业单位应加快档案管理信息化建设，加快相关人员的培训与培养。利用信息化技术提高事业单位档案管理及服务质量，满足新时期事业单位档案管理需求。

【参考文献】