纸质档案论文精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇纸质档案论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2.2灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

4信息保护的差异

篇(2)

尽管电子化是档案管理的趋势，但即使信息化普及，多数档案仍需要纸质版本备存，纸质档案将长期占据库房的大部分空间。

现实中，纸质档案带伤入库的现象比较普遍，主要包括孔洞、拉裂、锈损几个方面。库房存放较久的纸质文书、科技以及人事档案均出现大量开裂甚至脱落现象，就与入库前的纸张伤口直接相关，也必然减损纸质档案的寿命。

一站式装订、钉一钉、直角去钉、螺改平、夹袋固定、电子归档等小方法、小技巧可尽量减少或避免纸张入库前的伤害。这些易被忽视的微技术，相当程度上影响着纸质档案的存续时间。就目前纸质档案仍处主流的现实环境来说，尽量减少或避免档案带伤入库，无疑对延长纸质档案的生命具有十分积极的意义。文章拟以高校为例，对这些档案纸张的防损技术进行讨论。

一、防孔洞技术

档案纸张的孔洞主要指订书机产生的钉孔和打孔机带来的洞眼。

（一）一站式装订、钉一钉减钉孔

一站式装订指的是纸质档案在归档前的文件整理阶段一次性装订完好，移交档案馆（室）后，不必再次装订的方法。

按照传统的文书档案归档模式，各教学单位生成的学籍文件以及管理部门形成的文书文件往往采用铁质订书钉装订，档案管理部门接收之后，必需去除铁钉及重新不锈钉装订。取钉与补钉二个环节均给纸张带来拉裂伤害并制造新的钉孔。

解决该问题的关键在避免取钉环节。办法就是在文书生成阶段，首次整理文件之时即用不锈订等工具进行装订，归档后直接入库存放，避免档案管理部门的再次人为损伤。

钉一钉指的是仅用一枚钉子装订的方法，可减少钉孔。

移交之前的文件整理及归档之后的档案管护，都存在订书钉滥用的弊病。导致纸张钉孔多、伤口多，且浪费资源。

因此，应提倡钉一钉原则，即尽量免用钉子、尽量使用一枚钉子。该法不仅减少纸张钉孔，同时节能、环保。

具体一点说，可以采取分类用钉的操作方式：先尽量免用钉子：大学生学籍卡、成绩单等学籍档案，以及答辩表决、评阅意见书等学位档案直接用档案盒装入即可，不必用钉。

其次尽量只用一枚钉子，存在几种情形：文书档案中的党政有编号收发文等利用率较高，可一件一钉；无编号收文则利用率较低，可批量合订，一卷一钉。学籍档案中的开题报告、学位授予批材料，以及科技档案中的专利材料、协议书等页码较多，宜一件一钉；科研材料包含项目申请书、立项通知、结题报告等若干小类，宜一套一钉。如此，最低限度的用钉，可最大限度的减少钉孔，便于利用。

（二）夹袋固定防洞眼

用夹子或袋子代替钉子或装订立柱，可以完全避免纸张产生洞眼。

即便遵循钉一钉原则，文书、科技档案仍至少存在二个钉孔。而人事档案，因需使用打孔机，纸张至少存在三个5mm直径的圆形洞眼。不少档案还得多次打孔，洞眼倍增，纸张损伤明显。

用夹子或袋子固定档案纸张是彻底解决钉孔和洞眼的办法之一。具体一点说，文书、科技档案可用大小不同规格的夹子固定纸张归档入库，不再使用钉子；书页特少的档案，回形针即可。

预防人事档案洞眼，只需略加调整现行的卷盒设计：外部规格样式不变，盒内可用夹子或袋子代替装订立柱。考虑到人事档案共有十类，不妨参考查用频率，采用多个夹子或袋子分类固定档案：第一、二类的干部履历表、自传二者书页较少且变动小，只有年度考核表每年新增一份，该三类可合用一个夹子；第四类的学历职称材料每年均有升职查用所需，宜用一个夹子；第五、六、七、八类的政审、党团、奖励及处分材料变化不大且查用率低，可合用一个夹子；第九类的工资审批表、任免审批表每年均有新增，宜单用一个夹子。如此，最多5个夹子或袋子既可装订十类档案。如果夹子代替装订立柱的设计需费一些思量，采用内含5个袋子的公文包样式就相对简单。不仅避免纸张的洞眼及摩损，查用及新增也更为便利。

二、直角取钉防拉裂

直角取钉指的是去除金属物过程中，先将订书钉的二个钉脚尽量拉直再取出的方法，可避免大范围拉裂纸张。

对于已经归档的文书档案，必需去除铁质钉子。此过程中，常用的取钉器对纸张造成明显的拉裂伤害。因为取钉器一般采取正面嵌入方式，强行抓握钉子背脊，将钉子拔出。这种操作会导致纸张的二处损伤：一是取钉器的二个抓扣本身会摩压纸张；二是订书钉的二个钉脚脱离纸张的过程中，严重撕裂纸张；如果文件页数较少，取钉器还有可能把订书钉所占据的纸张部分全部撕裂。

巧用尖嘴钳直角取钉可较好解决纸张拉裂问题。

用钳嘴直接夹住钉子往外拉，破坏效果跟取钉器无异。因此使用尖嘴钳宜分步操作：先用尖嘴钳从文件背面分别将二个钉脚拉直，再从正面把钉子缓慢拉出。如果文件较厚，还应注意用尖嘴钳分别夹住订书钉的两端肩背，一左一右逐步往外牵拉。如此，钉书钉的钉脚以接近90度的角度脱离纸张，对纸张造成的伤害最小。由此看，取钉器的副作用不小，不妨完全弃用，仅用尖嘴钳即可。

三、螺改平防摩损

螺改平，指的是将人事档案卷盒中的螺纹式装订立柱改为平滑式立柱。可有效减轻装订立柱对人事档案纸张的磨损。

2000年开始的人事档案卷盒改版以来，人事档案装订一直采用螺纹式装订立柱。可折叠式与和直立式二两种立柱的螺纹装置都给纸张带来明显的摩擦损伤。

这种摩损主要集中在查阅利用和新增散材料归档二个环节。每一次查阅利用，档案都必须经历从立柱拔出和放回二个动作，纸张必然遭受立柱螺纹的二次摩擦。其中，二类档案的查用，伤害最明显：查用第四类的学历、职称档案与第九类工资任免档案，分别近乎一半的人事档案和几乎全部人事档案经历立柱螺纹的摩损。

就装订新增散材料来说，年度考核登记表及工资审批表每年均有归档，也就是说，即使排除不定时的日常查阅，每一份在职人事档案每年至少得经历二次立柱螺纹的摩损；如果算上年度职称评审、职务晋升等查用需求，一年之中，至少经历三次螺纹折磨的人事档案可达一所高校的1/3。

经咨询有关人士，装订立柱的螺纹主要目的在于方便压条的紧扣。其实该设计明显背离现实，因为绝大部分高校职员档案无需使用压条。经随机抽查，高校中级职称以下职员的档案占用卷盒（310×225×45mm标准规格）不到一半；大部高级职称、职务职员的档案也往往不满一个卷盒，这二类人事档案占据高校九成以上的比例，均无需使用压条。档案有可能超过一个卷盒的职员仅有少数博导型教授或干部，其比例不到一成。以华南农大为例，博导240人，占现有教职工3200人的7.5% 。其档案如果采用压条的办法勉强用一个卷盒装订，压条的利用率也不到10% 。如需二个卷盒装订，压条仍属多余。因此螺纹式立柱设计不仅无效，损伤纸张却十分明显。而平滑式立柱的摩擦系数大大低于螺纹式，不但明显减轻纸张摩损，还便于查用，设计更为科学，同时节省压条的费用。

四、电子归档防锈损

纸质档案难以避免锈损问题，集中体现在学位档案。学位论文、开题报告等材料多由学生自己装订，往往会滥用铁质订书钉，一份文件多达4-5个钉子，且开题报告多早于学位论文开始写作前完成，等到跟其他学位材料一并移交归档，历时一年以上，纸张锈迹十分明显，锈损面积大，钉眼多，档案更易破损。这种锈损问题难以提前阻止，因为归档之前的文件管理不属于档案管理部门的范围。

篇(3)

关键词：中专，档案管理，现代化，信息化

 

0.引言随着信息技术的发展，大量的信息处理已经脱离了手工的操作，在档案管理方面，传统的手工式档案存档、归类、整理以及查询已经远不能满足现在各企事业单位的需要。各大中专学校也相继在档案管理方面实施大刀阔斧的改革，希望通过现代化的管理方式，提高档案管理的效率。

1.档案管理面临的问题传统的档案管理中存在很多的问题，从建档到存档，以及其中相关信息的收集、编入等等环节，都采取人工的方式亲力亲为，一方面要投入大量的人力，另一方面在存档的过程中，由于档案保管环境要求的不达标也经常会使档案遭到损坏等。档案管理的现代化，不仅仅是大量电子设备的购入和网络的构建，这些只是档案管理走向现代化的技术支持和基础，真正的信息化管理，还要依靠建立完善的档案管理体系，将硬件设施与新的管理模式相结合，才能发挥档案管理的真正作用。首先档案管理要考虑到档案本身内容的准确性，在建立文件式档案的同时，电子档案的建立为档案的查询提供了方便的条件，在信息更新方面要始终保证电子档案与文件式档案内容的统一。论文大全。

2.加快档案馆现代化进程的对策2.1提高对档案管理现代化的认识通过培训和学习，提高对档案管理工作的重视程度，充分理解档案管理现代化的意义和作用。组织档案管理人员对其他大中专院校的档案管理工作进行考察学习，借鉴相关的优化方式结合本校自身的条件和特点，重新审视自身档案管理工作的不足，加快对本校档案管理现代化的建设。

2.2加大档案馆现代化建设的投入档案管理的现代化建设是一个学校基础建设的一部分，档案管理型人才的引进，现代化管理设备的投入等等都需要校方的大力支持和资金的投入。除此以外，档案保管环境的改善，也需要在现有的基础上，进行翻新或重建，这一系列的前期投入都是为了实现档案管理的长期长效性打下坚实的基础。

3.档案馆现代化进程的建立数字档案馆概念的提出，颠覆了传统意义上的纸质档案，为档案管理工作提出了新的方向和要求。论文大全。在校园网络如此发达的今天，很多校内工作都已经推广到网络化的层面上了，数字图书馆的成功构建，为数字档案馆的建立提供了新的思路导向，也使信息资料的数字化成为可能。同样，我们也可以借助计算机技术为依托，将档案管理和服务工作数字化。论文大全。档案的管理工作包括档案的收集、整理、保管、编研、提供利用等，通过以上工作在开展中遇到的问题来反映当下档案学科的发展和研究方向。数字化档案馆的建立，不仅是档案管理工作的革新，也是档案学研究的新课题。从信息的录入开始，将教职工的全部档案内容编辑整理后，录入计算机，并对相关内容进行分级，按照保密资料与非保密资料的标准进行划分，对于非保密部分可以提供查询服务，涉密级别的档案，只能通过档案的使用权限来开启。电子档案建立的同时，并不等于弃掉纸质的档案文件，相反不但要将纸质档案保存完好，信息同步，而且要确立纸质档案的原始凭据思想，电子档案仅仅是便于服务性的档案副本。与此同时，也对网络的安全性提出了更高的要求，电子档案内容信息的防盗防窜改，数据的备份等工作也相继成为档案馆数字化推行中要克服的难题。[3]

4.推进档案馆现代化进程应注意的问题档案管理的现代化给我们指明发展方向的同时也给我们的档案工作带来了新的难题。首先是档案管理人员要具备现代化管理的知识与技能，这为档案管理的从业人员提出了新的能力要求，其次是档案管理模式改革的决心和投入，数字档案馆的改革变动和投入相对较大，而且在建成后也要定期的进行硬件设备及管理系统软件的维护和更新，以保证数字档案馆的安全性和可操作性。与此同时，在档案的借阅和查询过程中，因为数字数据的可复制性所带来的安全问题，也要通过强大的计算机技术支撑来解决，因此要给数字档案馆配备专门的计算机技术部门，做到发现问题能够及时解决或排除，第一时间保障档案的信息资料的安全和保密工作。

5.结语档案管理的现代化改革不是一朝一夕的工作，而是一个漫长的从观念到技术再到实际应用的转变过程，是中专学校基础建设的一部分，与学校的硬件基础建设一样，是从办公能力和效率上对学校的综合评价之一。在中专学校的横向比较过程中，除了办学的师资力量，现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现，因此档案管理工作的现代化建设无论对档案管理本身还是学校的整体实力都是非常重要的。

[参考文献]

[1]杨公之.档案信息化建设务实[M].北京：中国档案出版社．2009:12-13.

[2]周毅.全缅准确地认识档案信息化建设[J].档案学通讯．2009,(4):45-46.

[3]丁光勋．信息时代档案学理论研究与实践[M]．上海：上海三联出版社．2009:78-79.

篇(4)

关键词：高校毕业论文管理；数字化；研究

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0213-03

0 引言

近年来，随着招生规模的不断扩大，高校毕业生数量持续增加，老师要承担起更多的毕业论文指导任务，但教学资源，特别是软件毕业生论文指导教师非常不足。各高校传统的人工管理方式不能更好的满足越来越繁重以及多样化的论文管理工作，逐渐实现毕业论文管理的信息数字化。如济南大学计算机工程学院开发了毕业设计题目申报与管理系统等，给我们带来了值得学习借鉴的好经验。现在各高校越来越清晰的认识到本科毕业设计 （论文）的重要性，依据事实，与专业特色联系起来，质量管理体系逐渐完善。笔者从工作实际出发，了解到虽然现在仅有不到10%的高校未将毕业论文管理工作作为教学工作的重要部分纳入教育信息化进程，但不少高校仍没有提高对其重要性和紧迫性的认识，克服和解决这一问题迫在眉睫，势在必行。传统手工管理毕业论文的趋势，必须从数字化构建毕业论文管理平台着手。

1 毕业论文信息数字化管理的必要性

目前，在对学生综合素质以及学校教学情况进行检验时，重点依据的就是高校毕业生的毕业论文，它在整个指标体系中的地位很高。除了是高校人才培养计划的重要一部分外,也能考察学生独立分析和解决问题的能力，对于培养学生追求真理、提升科研能力也具有重要的意义。我们所说的高校学生毕业论文，具体来讲包括本科生、硕士研究生及博士研究生的论文三种类型，分为优秀和普通论文二个等级制。这些论文大多数成为学校教研利用的重要资料之一，具有较高的学术和利用价值，其质量是衡量教学水平以及学生毕业与学位资格认证的重要依据，同时，还促进了学校信息的公开数字档案室实时接收来自办公平台及业务系统的大量第一手的新鲜档案资料，师生们可随时突破时空限制足不出户便可查询相关论文教研档案资料，改变了原有手工被动的查档方式，论文的保管与利用价值得到了进一步体现。因此，科学及时有效实行数字化管理毕业生论文，对高校教学、科研的发展以及教学档案管理，都具有重要的现实意义。

现在大部分高校在储存印刷品论文或采用双轨制同时收藏电子版的论文制作成光盘，但效果不是很好,究其原因主要有：①学生论文太多，制成印刷品在储存上存在困难,制成光盘在扩充上存在困难；②运用以上两种方式收藏论文,在查询时不方便；③纸质文档数量大，往往“沉睡”在库房不易开放，造成师生查阅受限，利用率低下而且占用库房面积，极大浪费了库存空间。由此可知，由于毕业论文数据量大、效率不高、差错率高等因素的影响，信息数字化管理应运而生，其发展前景也非常广阔，而在高校毕业论文管理平台的协助下，可达到解决这些问题的目的。传统的人工管理加纸质存档方式需要大量的人力、物力、财力，同时造成以下问题：

1.1 管理效率低下 在管理论文时，要发放很多文件，填写各种表格。那么多的文件在管理时容易出错。若将这些文件表格进行网上集中管理、查阅、填写等，将大大提高工作效率。

1.2 互动渠道不畅 如果不依托网上信息技术，就不能建立一个有助于各级管理人员、师生间面对面沟通交流的互动平台，很可能出现信息和接收不一致、不能准确传递信息等情况。论文的统一格式和修改则需要教师逐字逐句地在文中作标注或通过电邮的方式发送等。

1.3 答辩成绩共享难 最后进行的是毕业论文总评，给学生确定一个客观、公正的毕业设计（论文）的总评成绩不是件简单的事情，是很复杂，这其中的困难可想而知。传统方式一般采取等级制，进行小组表决，最后确定该生的总评成绩。这种方法耗费的时间比较多，主观性比较强。如使用系统答辩功能，将答辩记录、答辩小组意见等结果提交等，为答辩小组成员共享资料提供科学便利，同时，老师对论文给出建议成绩和答辩成绩，折算提交后自动进入数据库，学生可自行查询成绩，不必进行人工汇总。

1.4 数据缺乏同一性 毕业论文管理参与人员太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如学生最初选题和最终论文题目，如果在论文秀做过程中有所改变，就会导致数据不一致；论文写作中会经过多次修改，不同的修改稿会由于手工管理出现错误进而导致提交错误等。

2 建立高校毕业论文管理信息平台可行性

应用高校毕业论文管理系统整合那些分散的信息，让师生在一个互动的平台上完成论文过程，对于改善论文管理工作的质量和效率都是非常有帮助的。另外，系统中工作流技术的应用，可使各高校充分利用现有的网络计算机丰富资源并根据各自不同的论文管理过程灵活选择工作流程，具有较好的普适性。

长期以来，学校的教室几乎成为了学生接受系统教育的唯一场所,而且教学活动的时间也受到了限制。现在各种专题数据库网络的应用就是很好的例子，师生可以使用专用软件平台、各种即时通讯软件，用文字、音频、视频进行即时的交流，即使教师不能即时回答问题，学生也可以用发帖的方式留言。因此教学的场所可以是任何互联网所能触及的地方，教学时间可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即时计算机通讯软件的功能，并且在教学中因势利导，可以使教学突破时空的限制，不但可以成为教师教学非常有效的辅助教学手段，而且还能最大限度地激发学生的学习兴趣，同时，系统的应用，也将促进了毕业生论文档案管理质量的提高，达到了论文教与学以及档案数字化管理的双赢目的。

篇(5)

关键词：纸质档案数字化；OCR识别技术；FlexPaper；在线浏览

中图分类号：G434 文献标识码：A 论文编号：1674-2117（2016）09-0092-04

引言

高校的教学和管理会涉及大量纸质档案的签发与存储，如入学登记表、学籍异动申请、学籍卡等，常规做法是把档案的基本信息存储到计算机上，使用时先查询这些信息确定档案位置，然后再去档案室手动翻找。这种做法一方面给档案查找工作带来诸多不便，另一方面也不利于档案原件的保存。

针对这一现状，笔者从纸质档案的数字化展示入手，结合高校档案存储、使用过程中的实际情况，利用开源的“FlexPaper文档浏览器”组件，辅助OCR识别技术，设计了一套纸质档案数字化平台建设方案。

功能分析

1.档案类型

根据高校工作的实际情况，笔者将纸质档案分为单文件型和列表型两类。单文件型是指该文件只涉及一件事情、一个主体对象，如学生的学籍异动申请、学籍卡、处分文件等。列表型是指该文件涉及多个主体对象，常以列表的形式呈现，如新生的录取名册、分班情况等。这种分类能够使平台数据库的建设更加清晰明了。

2.操作分类

为了便于平台的管理，按公开程度的不同，笔者把纸质档案又分为公共文件、部门文件和特殊文件三类。公共文件是开放给所有浏览者的档案信息，部门文件是针对某一个或多个相关部门的档案信息，特殊文件则是只授权给某些人看的档案信息。这种分类可以有效地简化平台权限的分解。

3.使用者权限

根据以上分析，笔者把使用者分为普通浏览者、部门员工和管理者三种。普通浏览者只能查看公共档案文件，无法进行复制、打印、下载等操作；部门员工可以查看、打印、下载属于该部门和授权给其个人的档案文件；管理者则可以统筹规划整个平台及管理文件分发权限。

系统设计

1.总体结构

纸质档案数字化平台主要包括文件上传转换、前端展示和权限分解三个模块，在前期准备工作阶段又分为档案整理编号和扫描识别两个步骤。总体结构如下页图1所示。

2.前期准备阶段

由于高校档案涉及对象复杂，事项繁多，前期纸质档案的整理编号工作就尤为重要。除了常规按年份、事项、顺序编号外，根据本平台的设计要求，还应着重标明档案的类型、面向的对象以及操作分类。

扫描识别阶段主要涉及文件的扫描存储和文件内容的OCR识别。根据上一步档案分类的不同，单文件型的档案只需手动标识出文件的主要内容和涉及的对象，列表型的档案则需识别出关键信息。笔者采用ABBYY FineReader软件进行内容识别，该软件能够快速、高效地把静态纸质文件和PDF文件转换成可管理的电子数据，并能够直接存储为RTF、TXT、DOC、CSV、XLS或HTML等格式，且能保持表格与图片中原始页面的设计。

通过上述的前期准备工作，纸质档案文件转换成了电子扫描版和文字识别版两个版本，这两个版本会在平台模块中关联展示。

3.平台模块

纸质档案数字化平台通过上传转换模块把纸质档案的扫描件或图片上传到平台，服务器会自动把上传的文件转换成前端展示模块可以识别的格式，并按相关的权限展示给使用者。

平台主要识别图片、PDF、Office文档等类型的文件，总体流程如图2所示。文件上传后，系统会自动识别文件格式，如果是平台不可识别的文件则弹出错误，进程结束；如果是图片格式或者PDF文档，则调用SWFTools工具将其转换为SWF文件，前端展示模块识别这种格式后，再调用开源的FlexPaper组件来进行展示；如果是Office文档，则调用FlashPaper工具进行相应的文件转换。

SWFTools和FlashPaper是两款电子文档转换工具，它们可以将需要的文档快速地处理成分页的SWF格式的Flas文件，原文档的排版样式和字体显示都不会受到影响。所有使用者都可以通过网络自由查看，并能够实施放大、缩小、翻页、搜索等操作，执行效率高。另外，SWF格式的文件可以有效控制复制和下载传播，保护档案文件安全。其中SWFTools工具主要负责图片和PDF文件的格式转化，而FlashPaper主要针对各种Office文档进行相关操作。

纸质档案数字化平台主要利用ASP编程语言设计开发，在上传转换模块需要调用服务器端安装调试好的上述转换工具才能进行操作。关键代码如下：

调用SWFTools：

Set WshShell=Server.CreateObject（“Wscript.Shell”）

IsSuccess=WshShell.Run（"SWFTools＼pdf2swf.exe "&pdf文件路径&"-o"&swf存储路径&" -T 9 -f -s languagedir= SWFTools＼xpdf＼xpdf-chinese-simplified"，0，true）

调用FlashPaper：

Set WshShell=Server.CreateObject（“Wscript.Shell”）

IsSuccess=WshShell.Run（"FlashPaper＼FlashPrinter.exe "&pdf文件路径&" -o "&pdf文件路径，0，true）

前端展示模块的核心是经过二次开发的FlexPaper组件。FlexPaper是一款开源轻量级的在浏览器上显示SWF格式文档的组件，该组件除了能够很好地执行文档显示功能外，更重要的是能够实现文本阅读的相关操作，如上下翻页、文本缩放、查找全文等。通过Adobe Flash Builder软件对FlexPaper进行二次开发，最终编译成可在HTML中使用的Flash版本，并通过ASP编程语言对其进行调用和细节设定，如文件缩放、是否可用全屏、页面的长度和宽度、在页面的位置等，从而完成文档的展示功能。

在二次开发过程中，主要针对原版组件操作按钮功能控制问题和识别中文文件乱码问题进行编译。由于本平台需要通过权限分解模块进行相关的打印下载操作，故而需要禁用组件中的打印按钮和右键菜单的打印操作，此时需要修改FlexPaperViewer.mxml页面中的public var_PrintEnabled：Boolean代码为false，同时把本页面中的st：GradientImageButton icon="{MenuIcons.PRINT_ICON}"打印按钮代码注释掉，其他和平台设计有冲突的按钮和功能也可以通过修改FlexPaperViewer.mxml页面代码来关闭或删除。右键打印菜单则需要注释掉FlexPaperViewer_Base.mxml页面中的contextMenu.customItems.push（cmi_print）代码。识别中文文件乱码问题则需要修改FlexPaperViewer.mxml页面中的public var_localeChain：String为zh_CN。

FlexPaper组件进行二次开发以后，就可以在平台中部署和调用了。

ASP编程语言调用FlexPaper组件的关键代码如下：

var swfurl="swf文件地址"

var fp = new FlexPaperViewer（

'FlexPaperViewer'，

'viewerPlaceHolder'，

{ config ： {配置文件}}

）；

4.平台框架

目前，纸质档案数字化平台已完成主要的模块设计和整合，系统框架如图3所示。

左侧框架为档案文件的展示模块。该模块可以展示档案文件的电子扫描版，并能进行放大、缩小、翻页、搜索等相关操作，原始痕迹一目了然，数字化操作方便快捷。

右侧框架上半部分为档案文件的说明操作模块。该模块会展示文件涉及的对象、时间，以及事件的概述等，若文件类型为列表型，此处则额外展示档案文件文字识别版本的链接地址和数据信息。在权限分配的前提下，本模块会显示打印、下载等相关操作按键，方便快捷。

右侧框架下半部分为相关文件展示模块。该模块会根据权限分配和浏览历史等因素显示相关的档案文件。

结束语

本平台一方面保护了原版纸质档案文件，另一方面也提高了档案文件的利用率，为无纸化高效办公提供了可能。该平台也可以在高校报纸编辑部、图书馆等相关部门推广应用。

参考文献：

[1]赖海明.互联网文档分享平台设计与实现[D].厦门：厦门大学，2013.

[2]岳展弘.高校数字档案馆建设策略研究[A].决策论坛――系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].2015.

[3]钟爱青.基于FlexPaper的校内知识平台系统设计与实现[J].现代计算机（专业版）.2014（18）.

篇(6)

论文关键词：电子文件，档案工作，影响

 

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。本文就新时期电子文件对档案工作的影响及我们的对策谈些浅见。

一、电子文件对档案业务管理工作的影响

1．传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件夹的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后信息传播，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2．由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3．由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件夹的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处中国。

二、电子文件对档案学理论的影响

1．对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始性记录一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机方案处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别信息传播，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定？电子文件能否作为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2．对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件夹的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

3．对档案学理论研究内容的影响

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究工作必不可少的内容。

三、当前我们应采取的对策

1．做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2．解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的信息传播，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份以及有割据体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3、使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4．档案人员知识结构的变革迫在眉睫

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，就必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的在果，使档案人员适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的改变，多途径、多层次培养人才，是档案工人迎接信息技术革命的最根本对策。

5．依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，并以各单位计算机与信息管理人员为主体，重新建立归档工作队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远信息传播，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过业务学习和技术培训，忙使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任中国。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

四、运用计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化

1．建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的见页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案馆（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2．建立“电子文件（档案）数据管理中心”

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3．电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作信息传播，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘和软盘。

4．开展在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

[参考文献]

[1]刘家真.电子文件管理导论[M]. 武汉市大学出版社，1999.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M]. 中国人民大学出版社，2001.

[3]刘越男，建立新秩序——电子文件管理流程研究[M]. 中国人民大学出版，2005.

[4]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M]. 清华大学出版社，2006.

[5]何嘉荪.办公自动系统与电子档案管理[M]. 浙江大学出版社，2003.

[6]陈君.电子政府：设计、应用和管理[M]. 清华大学出版社，2006.

篇(7)

关键词：国土资源档案，数字化建设，对策

 

国土资源档案是国土资源管理部门在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的经过整理归档的文字、图表 、声像 、实物 、电子文件等不同形式和载体的历史记录。随着社会主义市场经济的发展，国土资源管理部门面临着新的形势和要求，如何科学地管理好国有土地，提高国土资源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的国土资源，已成为急需解决的问题。国土资源档案管理工作必须紧跟国家档案信息化建设的步伐，积极加快国土资源档案数字化进程，才能更好地适应经济和社会发展的需要，更好发挥国土资源档案在经济建设和社会各项事业建设中的作用。

一、国土资源档案数字化的涵义及其意义

国土资源档案数字化是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的国土资源档案，进行数字化处理，进而形成数字档案信息资源的过程。国土资源档案是国家档案的重要组成部分，也是国土资源管理工作不可或缺的有机组成部分，它对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及缴纳土地租金、征缴国有土地使用税等很多方面都起到了很重要的作用。随着新的土地管理法的正式实施，国土资源管理制度和方式都发生了很大的变化，耕地保护、土地用途管制、国土资源执法、矿产管理等管理职能都得到了增强，基本农田保护、土地开发整理、用地报批、征地实施等各项具体工作都有了新的政策、法规和程序,由此形成的国土资源档案数量也日益增多。

虽然现存的具体国土资源档案多数是以纸张为载体的纸质档案，但随着电子计算机的广泛应用和办公自动化的逐步普及，近年来产生了越来越多的涉及国土资源管理的电子文件和电子档案，从而出现档案的载体从以传统纸质为主，发展到纸质载体、磁性载体、光介质载体和其它各类实物载体多元化并存的局面。如何管好用好这些内容丰富、数量庞大的国土资源档案已成为当前档案管理工作的一个急需解决的问题。目前比较普遍的看法是将传统国土资源档案进行数字化处理，建立电子文件数据库和电子影像档案数据库，并通过信息系统加工和计算机网络传输，实现国土资源档案的合理存储与有效开发利用，实现国土资源档案的社会共享。实践表明，只有通过档案信息化，才能更好地实现信息资源共享，才能有效提高档案信息的利用率，才能更加准确、快捷、方便地提供利用，提高经济效益和社会效益。

二、加速国土资源档案数字化建设的对策

（一）加速传统载体国土资源档案的数字化步伐

传统载体国土资源档案的数字化是实现国土资源档案信息化管理的基础。目前档案数字化的方式主要有数据录入、档案扫描、视频与音频转换、光学字符识别转换等方式。为了加快数字化步伐，国土资源管理部门应该增加经费投入，购置数字化建设必需的设备，为数字化建设提供坚实的物质基础。

实现馆藏档案数字化一般需要分两步进行：第一步是建设档案目录数据库；第二步是档案内容的数字化。

建设档案目录数据库是实现馆藏档案数字化的基础，就是对档案进行主题词、分类号等标引项的录入，形成机读目录。机读目录相对于传统的簿册式、卡片式等手工检索工具来说是一种很大的进步，可以根据利用者的需求，按馆藏档案的主题类别、形成者，形成时间等重要特征分别归类，便于利用者通过计算机快捷、准确地查找到所需的档案。免费论文，对策。

档案摘要，在一定权限范围内实现档案资源的复制、编辑等。

由于馆藏档案往往数量庞大，所以馆藏档案数字化往往需要分步进行。笔者认为，应该认真分析馆藏情况，根据国土资源档案价值和实际利用工作的需要，具体确定馆藏档案内容数字化的范围与内容。应重点考虑以下三个因素：

1、利用因素。首先应选择社会利用面广，使用频率高的档案内容进行数字化，尽快满足社会利用者对这些档案信息的需求。

2、价值因素。可考虑优先将有较高价值的档案信息数字化。免费论文，对策。所谓较高价值：一是指具有长远利用价值的档案信息；二是指具有历史价值和文物价值的珍贵原始资料；三是指具有证据价值和情报价值的档案信息。

3、抢救因素。某些传统介质档案因年代久远或保存环境条件差，致使档案濒临损毁，需尽快实现数字化，使之得到抢救性保护。

4、特色因素。即注重选择本地区、本系统有特色的档案优先进行数字化。在人、财、物力限制较多的情况下尤其要考虑这一因素。一般情况下这些特色档案是其他档案部门所没有的, 它可以体现本档案部门的特色价值。免费论文，对策。

（二）加速国土资源档案数字化的标准建设

标准化是实现档案工作现代化的基础，假如没有统一的标准作为依据，各单位、各部门各自为政、各行其是，必然会出现互不统一，互不协调，互不衔接的混乱状况，其结果必将是难以实现档案信息资源的有效共享。因此，规范统一的数据库形式是档案数字化建设取得成功的生命所在。实施国土资源档案管理工作的标准化就是要科学地制订各项标准，使国土资源档案工作逐步走向规范化。当前，特别要规范数字化加工的过程管理，在扫描、图像处理数据录入、图文编辑等工作流程中，必须严格按照标准进行。国土资源档案往往具有成套性、动态性和综合性的特点，更要强调标准化。为了实现国土资源档案信息数据的有效共享，就必须按照档案数据的有关标准要求，规范制作档案数据。一般档案数据制作起码要做到三个统一：统一著录项目、统一著录格式和统一检索语言。同时，还要注意数据的准确性、完整性、可靠性和实用性。只有这样，才能为国土资源档案信息资源共享打好坚实的基础。免费论文，对策。

（三）加速国土资源档案信息化人才队伍建设

人才是保证档案信息化建设取得成效并持续发展的关键，因此必须十分重视国土资源档案信息化专门人才的培养，以满足国土资源档案信息化建设的人才需求。免费论文，对策。

档案信息化将使档案部门管理的信息资源的形式特征、工作内容和服务模式都发生很大的变化。免费论文，对策。因此，作为现代国土资源档案管理的人员不但要掌握一般的档案管理的基本知识，国土资源档案管理的专业知识，还要掌握计算机技术应用的基本技能。因为要做好国土资源档案数字化建设和利用工作，档案管理人员就必须掌握较先进的信息处理技术，否则是无法胜任工作的。所以，国土资源档案管理部门一方面要注意吸纳、引进专业人才，另一方面应该加强对在职档案管理人员的培训，提高他们计算机管理、网络技术水平和档案管理系统的运用能力，以利更好地开展国土资源档案管理信息化工作。

参考文献：

[1]彭健.浅谈提高国土资源档案管理水平的对策.浙江国土资源[J].2008（4）

[2]葛学俊.加强国土资源档案管理为经济建设服务.档案与社会[J].2007（1）

[3]陈玲芽.论新时期的国土资源档案管理.科技信息[J].2007（14）

[4]祁丽娜.浅谈交通档案数字化的基本原则和程序.交通科技经济[J].2006（3）