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由于对原有手工业务流程的重新设计,ERP系统的实施在很大程度上改变了企业的业务流程。在ERP系统实施以前,许多企业基于计算机的业务系统,基本都是围绕某一业务功能或者是职能部门运行的,比如销售系统、采购系统和财务系统等。这些系统都不是基于跨部门的流程来设计的。ERP系统实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出等业务集成,实现了跨职能部门业务处理。
在这种情况下,ERP系统中单一的数据库,使过去跨部门的审批流程得到简化和压缩。压缩所造成的一个结果是,用于企业内部控制的许多审计线索在ERP系统的引入后消失了。同时,企业过去基于文件审批的内部控制机制,也无法适应ERP基于流程的管理需要。更重要的是,由于企业的业务运作更加依赖于ERP系统,这种依赖和信息系统本身特点所导致的脆弱性,形成了企业新的业务风险。
实施ERP系统后,企业所遇到的业务风险一般来自四个方面:业务流程、应用架构、数据质量和技术架构。其中,业务流程的转变对企业内部控制的影响最大,对企业内部管理和财务方面的监控提出了新的要求,这方面的风险特征相比过去发生了根本性的变化。例如,在ERP系统中,通过对手工流程的机器处理,比如审批处理自动化等,进一步增强了完成各种业务流程的效率。但是,在新的业务执行环境中,这些审批处理自动化方法将改变企业内部原有的一些风险特征,这时相应的内部控制体系就需要重新评估和设计。
内部控制蕴涵新的风险
ERP实行的是流程化的管理,打破了原来职能部门的条块分割,实现了企业资源的统一管理和共享。企业的运行和管理在一定程度上已经交给了ERP系统来进行控制。
这样一来,一方面导致企业所处的内部风险环境发生了变化,过去手工状态下的控制风险,由于ERP系统的引入而变得更加复杂;另一方面,ERP系统的实施需要对原有的业务流程进行优化和设计,改变了企业的组织结构。
流程优化的目的就是减少或合并流程中重复的、不增值的环节,原有的基于手工作业流程中有利于控制的重复环节将消失,这样一来内部控制体系会发生变化。这些变化必然对企业内部的整体控制体系的有效性产生负面影响。在这种情况下,就需要企业对基于ERP系统的关键业务流程的内部控制进行定期的审核,确认是否存在足够的有效控制以降低由于ERP系统的使用而带来的业务风险。
定内部控制目标
针对由ERP系统实施所带来的新的业务控制风险,我们需要对企业内部控制体系做重新评估和完善。ERP系统实施之后,内部控制评估的目标通常包括下面这些内容:
1.利用风险评估手段重新确定企业中关键的业务流程;
2.对整个流程和控制的设计进行评估,确定这些控制是否很好地满足和支持最终业务目标的实现;
3.对岗位职责分离的评估,确保在整个流程中存在正确的稽核点和平衡点,对敏感业务交易给出足够的访问限制;
4.评估控制方式是否合理,比如基于手工流程的控制和基于系统的自动控制是否搭配合理。
确定评估范围
一般来说,ERP系统将覆盖营销、计划、生产、采购、仓储、财务、人力资源等企业运营管理的各个层面。根据经验,如果对每个流程和控制点都进行评估在资源的利用上是非常不经济的。
ERP系统的控制评估必须基于风险管理的原则,通过风险评估寻找对主要业务运作中影响最大的领域。换句话说,我们可以从企业整个业务风险域中寻找对企业具有最大风险的业务流程,从而进一步确定有哪些ERP模块在支持这些业务流程。一般来说,我们通过对业务流程所有者的访谈,来确定我们的评估范围。
在对实施了ERP系统的企业的调研和风险评估中,我们发现,ERP系统中涉及到企业收入业务、支出业务和库存业务的系统控制流程对企业的业务能否顺利运转影响比较大。对于这种影响,是这样定义的:由于业务控制的削弱,导致企业出现经济问题和违规问题的可能性增加。
例如,企业管理层非常关注财务控制的内部和外部流程,因为那些这些流程决定了财务数据的准确性,是反映企业运作是否健康的“脉搏”。因此,我们通常会更关注收入业务,它包括主数据维护、销售订单处理、发运、开票、退货和收款等控制内容。
评估控制方案
在确定评估范围之后,我们需要对这些流程进行描述和分析。对ERP流程中的每个动作,我们都需要追溯到它的结果,描述风险特征并确认相应的控制点。
在ERP环境中,通常有两种控制方式我们需要考虑:一种是基于系统的控制,另一种是基于流程的控制。在ERP系统支撑的业务流程中,上述两种方式通常需要结合使用。
手工控制主要依靠个人职责的履行来完成。比如,通常付款是需要通过填表、签字确认才可支付的。基于ERP系统的控制,是由软件来完成的,通过控制数据的有效性和合理性来限制和核查动作的合法性。ERP系统的参数设置将决定这个领域的控制级别。
这些控制包括用户访问、字段验证、工作流和许多其他用于确保数据处理一致性的控制。例如,系统会自动拒绝生成一张与前一次序号相同的发票。这样就自动降低了差错发生的可能性和应付帐款处理的混乱。
值得注意的是,在ERP系统实施过程中,某些二次开发工作会削弱在系统中已经设置好的控制,从而产生新的风险因子。这个时候,我们必须要用手工控制来弥补。
完善控制,杜绝盲区
需要了解的是,即便根据ERP系统的要求,调整和优化了内部控制,减少了由于“流程自动化”带来的内部控制可能的削弱,仍然无法彻底消除系统本身的特点导致的控制盲区。这在复杂的系统接口和多用户访问情形下,问题是比较突出的。
很少有企业用一个系统将企业所有的数据和流程都管理起来。所以,ERP系统和其他系统之间的接口是实现不同系统间数据互联互通的必需。这些位于不同系统之间的接口是一个重要的风险区域。
林业企业管理过程中存在的问题
改革将林业企业从计划经济下政府的怀抱中解脱出来,进入了市场经济的海洋,林业企业不适应市场经济发展的要求日益显现。尽管企业管理曾经在一定程度上借鉴国外管理模式,进行了有益的探索,但是,在“向市场经济过度”的进程中,林业企业管理不可避免地带有过度期色彩,计划经济时代的管理模式烙印依然清晰,其弊端逐步暴露出来,主要存在以下几个突出问题。
1.林业企业管理体制问题
大部分国有林业企业的管理体制改革只在表面层次上做文章,没有深入下去,残留着太多传统经济下的管理体制,已无法适当经济社会对企业发展的需求,人力资源的结构性矛盾日益冲突,严重阻碍了林业企业的生存和发展。
2.林业企业管理机制问题
国有林业企业受传统经济思想影响较大,企业在机制的改革上还不完善,缺乏必要的激励措施,多数管理机制还只是形式主义,只是走过场讲空话而已,在管理机制上缺乏灵活性,企业之间及内部各相关部门之间也缺乏有效的沟通联系,严重制约了林业企业的经营管理。
3.林业企业管理观念问题
在目前林业企业中,特别是大型的国有林业企业中,部门员工受传统经济模式的影响,还存着“等、靠、要”的思想,还在以为是吃“大锅饭”的时代,在观念上对现在企业的改革和发展缺乏必要的认识,企业改革的步伐有一点风吹草动就无法承受,安于现状,缺乏创新意识,所以要加强对员工观念的引导,使员工对企业的发展有忧患意识,把自己真正当成企业的一员。
管理创新在林业企业的作用
1.管理创新可以提高企业的经济效益,促进企业的快速发展
可以说,管理创新最直接的目的就是企业发展,提高企业的资源配置。管理创新一方面可以在一定程度上降低生产的成本提高生产的效率;另一方面可以通过优化企业内部的环境从而促进企业稳定快速的发展。
2.管理的创新的发展会在最大程度之上带动新技术的发展创新
技术创新才是企业的成长与发展的力量之源。技术创新往往会收到企业内部环境的影响,而管理的创新恰恰在这一方面为技术的创新提供了所需的土壤。企业可以在内部设立专门的机构进行技术创新以实现对企业技术的突破。
林业企业创新管理的途径
创新经济管理是林区经济的主体管理创新的现实表现形式有多种,但是,对林业企业创新来讲,最重要的有三种形式:
1.林业企业内部管理模式的创新
林业企业管理创新的过程,是改进管理方法的过程,是提高生产率的过程,因为管理创新的目的是为了达到产品创新、技术创新、新经济领域创新的目的,是为了提高管理的效率。管理创新的方法其实蕴涵管理过程中,其实就是一个PDCA循环过程,不断地提高生产率,不断地改进,就达到了创新的目的。林业企业管理创新必须要严谨细致,企业发展是需要每一个环节的完美配合,企业要创新,就必须抓好企业经营活动的每一个细节。特别是在新技术、新产品等环节更要做大力度的改进。这也是使管理向合理、科学化发展的要求。
2.管理理念的创新
根据目前的一项调查显示,目前我国的部分企业因受传统经济思想影响较深,在企业管理中还秉承着一贯的作风,在制度、营销方法。经营管理上都缺乏创新意识,不关心有关企业经营的法律法规。所有这些都严重影响了企业经济体制改革的深入进行。未来的企业,管理的好坏与企业的命运息息相关,所以在林业企业中,要求企业的管理者及时转变管理观念,加大教育力度,开阔自己的视野,引起优秀的管理人才,使管理创新上有一个良好的基础。
3.企业营销模式的网络化创新思想
营销在一个林业企业运营过程中起着至关重要的作用,企业营销是企业生存和发展的保障,所以任何一个企业想持续性的发展下去就需有一套先进的营销模式。传统的营销模式已不适应当今信息代市场的需求,在信息化广泛普通的今天,企业的营销模式也应建立起网络化,网络化的营销模式打破了传统营销模式信息传递慢,反馈不及时的缺点,不仅能使企业的信息及时传递出去,还在无形中减少了企业运营的成本,网络营销模式的发展,有利于林业企业木材及其它产品的快速销售,能近距离的和顾客沟通,提供适合消费者特点的个性化商品,为林业企业增加了经济效益,所以林业企业应充分利用网络的平台,做好林业企业的网络营销,加快林业企业的管理创新。
4.制度创新是管理创新的宏观基础,管理创新是制度创新的微观运行
林业企业进行制度创新首先要完善产权制度,进行产权创新。林业企业肩负营林、提供林产品、实现生态效益和经济效益的双重任务,根据具体任务,运用现代化企业制度,对企业实行产权多元化改组,经济成份上由单一公有制向多种所有制关系并存转化。这完全是和人才的引进、新产品、新技术、新功能创造思维的引进是同步进行和同步实施的。
5.文化创新是管理创新的内在源泉,管理创新是文化创新的外在表现
企业文化的建立不仅要能体现企业独特的个性,还要符合时代的发展与要求,企业文化也要不断创新,与时俱进,体现企业文化的先进性。我们林业企业的文化,就是要在企业做大、做强、吸引人才、留住人才、发挥人才的优势,使企业不断发展的企业文化也在不断发展的历程。林业企业要实现长足发展,必须制定可行的企业长期发展战略,实行流程管理,理顺内部管理程序,以薪酬管理实现有效激励,以制度实现有效制约,重视企业文化建设,提高企业的凝聚力。
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1.企业管理工作汇报材料
【关键词】公共图书馆;电子阅览室;现状及问题;相应对策
在信息化呈爆炸式发展的今天,海量、高速、便捷的信息传递途径把人们深深地嵌入到互联网之中。电子阅览室是伴随着网络技术和计算机技术出现在图书馆领域中的新生事物,它充分利用现代科学技术,开拓了更广阔的图书馆服务领域,更新了以往的服务理念,革新了传统的服务手段,在一定程度上它是图书馆数字化的基础和雏形。公共图书馆电子阅览室因其服务对象、服务任务、服务手段、服务方式等的特殊性,其服务宗旨、服务方向和服务手段、应该与社会上的网吧及家庭上网有所不同。只有在公共图书馆电子阅览室的建设上把握准确定位,明确职能,才能更好地发挥它的积极作用,探索一套对公共图书馆电子阅览室建设进行有效管理的办法是十分必要的。
1.我馆电子阅览室建设与管理的现状
1.1 周密部署,推进公共电子阅览室建设
深圳市下发建设公共电子阅览室文件后,盐田区文化局组织有关部门迅速开展调研,通过问卷调查、实地考察以及召开座谈会的形式,了解全区读者的实际需求,明确了建设区图书馆电子阅览室工作的目标和任务。在此基础上上,盐田区文化局下发了《关于开展“区图书馆公共电子阅览室建设计划”工作的通知》确定了着手筹建区图书馆电子阅览室。已于2002年建成投入使用。
1.2 加强管理,实现免费开放与免费培训
盐田区图书馆电子阅览室自2004年建成,完全向读者免费。开放时间为周二至周日上午九点至晚上六点,中间从十二点至下午二点闭馆二小时;双休日、法定节假日照常开放,中间不闭馆休息。2009年上半年,区图书馆对电子阅览室进行改造,所有电脑硬件配置得到改善。改造后的电子阅览室集电子阅览、读者培训两大功能于一体,开放机位数100余台。按照文化部关于公共电子阅览室建设与服务的最新要求,引领绿色上网,还对电子阅览室的资源进行了优化配置,增加了新购的专题资料,中外文数据库总数达到50多个,增补全国文化信息资源共享工程国家中心推送的多媒体资源。为体现公共服务的均等性和普遍性,电子阅览室将实行完全免费服务方式。读者凭借书证进入电子阅览室,刷卡后一人一机,对号入座,每次限定上网一小时,到时间,再次刷卡进入。与此同时,电子阅览室还专设了48个机位用于公益培训,针对外来务工人员、中老年人、少儿、下岗职工和待业青年等不同群体的读者进行培训。目前本室配备多媒体电脑89台,通过光纤接入 Internet,为读者提供馆藏数据库检索浏览服务、1700多套音像资料欣赏服务、网络信息检索和浏览阅读服务等。
2.我馆电子阅览室建设与管理中存在的问题
电子阅览室在表现形式上更加强调图书资料以电子信息的形式存储和利用,是大量电子信息进入图书馆的一个有效窗口。但是目前我馆的电子阅览室并没有发挥它应有的作用,存在的问题如下:
2.1 馆员素质参差不齐
目前,我馆工作人员普遍存在“两多”、“两少”现象:即低学历者多,非图书馆专业毕业生多;图书馆学专业毕业生少,懂得信息技术者更少。由于技术力量所限,无法及时将科研资料、论文成果等数字化,不能满足数字图书馆建设的需要,不能更好地为读者信息化服好务。
2.2 电子资源利用率低
我们在电子阅览室,经常可以看到这样的场面:电脑前坐满了读者,门外排着长长的队伍在等候上网,场面颇为壮观,但仔细观察其上网的内容,就会发现几乎全都是QQ聊天、观看娱乐节目、或看电视、电影(大多是韩剧、穿越剧等)更为甚者竟还有人浏览黄色内容的,玩电子游戏的大有人在。真正来学习、检索数据库和网络信息资源的读者却寥寥无几。
2.3 室内环境相对较差
目前的大致情况是:我馆的电子阅览室拥有庞大的读者群。可以分成三种类型的入群:一种是地地道道的三无人员,没地方住、没地方吃、没地方去,整天都泡在图书馆,长期的有7、8个人,他们在图书馆一晃5、6年了,每天一开门,就是他们几个老面孔。一种是白天休息,晚上上班的人,就在电子阅览室玩游戏,挨过白天,等待晚上的到来。另外一种就是利用图书馆电脑搜索信息,联系业务。更为严重的是这些人长期不洗澡,全身恶臭,加上双休日、节假日来馆上网的人猛增,势必造成室内人员拥挤、空气污浊、环境恶劣。
2.4 设备的开通率不高
影响电子阅览室电脑开通率不高的原因是:首先,资金投入不够,电脑配置较差,大部分是政府机关淘汰、更新捐赠的。其次,读者使用不当造成电脑的损耗,电脑经常处于维修状态;电脑使用太过频繁,导致鼠标、键盘等出现问题;电脑病毒的侵入。再次,缺乏专业技术人员是最重要、最迫切解决的问题。
2.5 信息检索能力较差
目前,我馆读者群的信息素养差,提高专业学习和增强生存技能意识淡薄,缺乏必要的技能训练,对情报信息反应迟钝,更没有主动搜索信息的意识和深层次挖掘信息的能力。因此,面对互联网上浩如烟海的信息,读者对此茫然失措,望而却步的现象比比皆是,与“知识化、信息化”时代的要求相差甚远。
2.6 误把免费当成网吧
电脑上原来装有阻止读者玩网络游戏的软件,一打开游戏,软件就会自动把游戏关闭。但读者从网上找来解码器破解了这种软件,有的还删除了电脑里的共享读书工程等学习资源。电子阅览室本应是学习的乐园,但走进来却看到读者们沉迷在格斗、枪战游戏中,把电子阅览室当成了免费网吧。
3.加强电子阅览室建设与管理的有效对策
针对我馆电子阅览室发展中存在的诸多问题,在电子阅览室建设与管理上笔者提出以下几点对策:
3.1 建立健全规章制度
为了更好地保证电子阅览室正常有序运转,必须制定相应的规章制度,包括计算机系统安全保护管理制度、计算机信息网络安全保护技术措施、工作人员岗位职责、读者上网使用规则等,使读者与工作人员都能够按章程操作和管理。
3.2 营造幽雅温馨环境
良好的环境氛围是电子阅览室可持续发展必不可少的前提条件。电子阅览室如何为读者提供温馨舒适的阅读环境,这就要求电子阅览室在设计上要保证宽敞的空间和空气流通,室内卫生要做好,读者个人也要讲究卫生;要在环境上体现人性化原则,要将人文精神贯穿于阅览室设计的每一个环节。电子阅览室应充分考虑读者的需求、读者的阅读习惯、读者的舒适度,为读者提供适当的空间大小、适宜的环境色调、高雅的装饰与绿色布置等。通过这些给读者宁静而又亲切、典雅而又宽松的感受,让读者拥有一个舒适幽雅、赏心悦目的阅读环境。
3.3 电脑设备时常维护
电子阅览室的电脑及设备要定期维护,发现问题及时处理,不能处理的要及时报修,对出现的故障和处理的方法要做专门的记录,为今后的工作积累经验提供借鉴。为了保证电子阅览室的正常运行,硬件设备和软件系统的维护是做好电子阅览室管理和服务的前提。
3.4 培养信息检索能力
广大读者是电子阅览室的服务对象,在明确“读者第一,服务至上”的前提下,加强对读者的培训,提高他们的检索能力。开展信息检索技术培训,培养读者的信息意识和获取、利用信息资源的能力都体现在图书馆的教育职能。电子阅览室可成为对读者进行电子资源教育的课堂和实习基地,是培养读者信息检索技术的场所。
3.5 加强网络安全管理
计算机网络安全是电子阅览室管理工作的重点,互联网充斥着各种新奇的观点、想法,漫游网上的读者能够方便地接触到过去的历史和现实的社会生活,对于读者有着极大的诱惑。且读者的好奇心和使用计算机的水平长参差不齐,有意或无意的非法操作频频发生,计算机系统崩溃,网络瘫痪的事令人防不胜防。因此,电子阅览室建立后,一定要加强网络安全管理,警惕网络中一些不良信息对读者的负面影响,还要警惕一些人对网络的攻击,对散发的电脑病毒采取预防措施等。
3.6 制订网络法律法规。
目录,我国有关互联网方面的法律法规总体上有待补充完善,部分法律法规条文模糊,不少内容属于原则性规定,可操作性不强;一些具体针对网络管理问题的法规法律效力有限,内容涵盖面小,难以从整体上给出较为全面的控约手段。我国的互联网法律和互联网行政法规中,除对经济处罚有较为详细、明确的规定外,设有明确规定刑事责任的内容,遇到严重互联网犯罪行为,基本上是依照相关法律、行政法规的规定予以处罚。这给预防、打击网络违法犯罪带来不少法律上的障碍,在处罚的考量上,往往以罚款为主,以刑事处罚为辅。
3.7 努力提高管理素质
建立一支具有高水平、高素质的工作人员队伍是管理好电子阅览室的决定因素。馆员除具备一定的图书馆专业知识外,必须具有现代化的管理技能。这是做好电子阅览室工作的前提条件。馆员要做好电子阅览室的读者服务工作,就必须熟悉各种电子出版物的特点和使用方法,了解网络技术方面的基本知识。因此,必须重视如下一些素质的培养:一是富有创新意识;二是具有网上信息搜索能力和信息分析能力;三是具有向读者提供信息和培训读者的能力;四是具有较强的事业心、责任感和积极向上的工作热情;五是具有一定的法律知识,特别是知识产权方面的知识。这就必须强化内部管理,制定培养计划,支持馆员参加各类专业学习,从而使电子阅览室始终处于正常有序的运行状态。
参考文献:
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当前一些单位内部管理松弛、控制薄弱,从源头上给舞弊,腐败行为予可乘之机。同时造成了单位资产的流失,影响了利润水平,从而降低了其市场竞争力。为适应加入WTO的客观要求,在新形势下加强单位内部控制是现代管理制度建设的首要课题。2000年国家先后了《会计法》及《内部会计控制规范(试行)》,从法律的角度对内部控制作出规定。意在规范会计行为,强化单位内部会计监督,提升单位内部经营管理效果,杜绝经济违法行为于未燃。
内部控制是保证单位业务活动的有效进行,保证资产的安全和完整,防止纠正错误和舞弊,保证会计资料真实、合法、完整的政策和程序。其贯穿于单位经济活动的各个方面,只要存在经济行为,就需有相应的内部控制。建立内部控制制度,就是在单位内部的职责分工、责任制度、财务会计制度和财产物资管理制度等有关管理制度中,都应具体体现内部控制的要求。财务收支审批制度作为内部控制程序的重要组成部分,其设计得是否科学、完善,对单位的财务管理影响重大。
一、制定财务收支审批制度的必要性
内部控制制度划分为内部管理控制制度与内部会计控制制度两大类。内部管理控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制。如企业单位的人力资源管理。内部会计控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制。如由非出纳人员每月编制银行存款调节表。财务收支审批制度是内部会计控制制度的具体规定,其基本目的在于:通过这种控制,可提高现金交易的会计业务、会计记录和会计报表的可靠性。保证组织机构经济活动的正常运转,保护资产的安全、完整与有效运用,提高经济核算的正确性与可靠性,推动与考核单位各项方针、政策的贯彻执行,提高经营管理水平。
二、财务收支审批制度设计的原则
1、全面控制和重点控制相结合的原则。一方面,单位必须对所有的财务收支进行全面控制。所谓全面是指三个方面,一是全过程的控制,不仅包括经济活动各个环节中涉及支出类业务的审批,还包括如销售单、供货合同等收入类业务的审批;二是全员的控制,包括单位领导在内的所有职工;三是全要素的控制,包括办公费、投资、差旅费、业务招待费等所有费用项目。另一方面,在全面控制的基础上,对诸如基建投资、兼并等重要的财务收支项目,应实施重点控制,严格审批。
2、事前审批和事后审批相结合的原则。审批制度作为控制财务收支的一种重要途径,不仅包括事后的审批控制,还应该包括事前的预算审批。特别是对于一些发生金额较大或者重要的财务支出,必须进行事前预算。
3、不相容职责划分原则。财务收支审批制度作为内部会计监督制度的重要内容,必须遵循不相容职务必须分离的原则。这也是内部控制制度的基本要求。《会计法》明确规定,“记帐人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约”。对一些小型单位因为职工人数少,绝对的职责划分困难很多。但是应通过更严密的监督和复核,以弥补划分的不足。
4、科学性和实用性相结合的原则。一方面应坚持科学性原则,尽量做到理论上的完善性;另一方面,应该从本单位的实际出发,使制定的审批制度尽量切实可行。如果重视科学性而忽视实用性,设计的制度只能作为“花瓶”而不具有可操作性,或者不符合成本效益原则。相反,如果重视实用性而忽视科学性,设计的制度虽然简单易行但却“漏洞百出”,同样达不到内部控制的目的。
三、财务收支审批制度设计的内容
依据内部控制的原则,财务收支审批制度设计中应该包括以下内容:
1、财务收支审批人员和审批权限。明确审批人及对业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。审批人应当根据授权规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限;在确定审批人员和审批权限时,必须坚持可控性原则,即审批人员必须能够对其审批权限内的经济业务具有控制权。只有这样,才能保证审批人员能够正确审批财务收支的真实性、合法性和合理性,提高审批质量。
2、财务收支审批程序。单位发生的各项财务收支,应该按照规定的程序进行审批和批准。在实际工作中,许多单位一般先由经办人员在取得或填制的原始凭证上签字,然后再据以向规定的审批人员审批,审批通过后交会计部门审核入帐或报帐。这种审批模式有许多不足之处。因为在一般情况下,审批人员的职位高于会计人员,先审批后审核,即使会计人员发现疑问已是“既成事实”,会计人员往往不会或不敢有异议,这显然不利于发挥会计的审核监督作用。因此,在设计审批程序时,如果审批人员的职位高于审核人员,应实行先审核、后审批的程序。
3、财务收支审批内容。财务收支审批的内容主要是财务收支的真实性、合法性和合理性。具体包括:(1)财务收支是否符合财务计划或合同规定;(2)财务收支是否符合《会计法》、有关法规和内部会计管理制度;(3)财务收支的内容和数据是否真实;(4)财务收支是否符合效益性原则;(5)财务收支的原始凭证是否符合国家统一会计制度规定等等。
4、财务收支审批人员的责任。财务收支审批制度必须坚持权责对等原则。在审批制度中,必须规定审批人员应该承担的义务和责任。具体包括:审批人员应该定期向授权领导或职工代表汇报其审批情况;审批人员失职应该承担的责任等。
四、财务收支审批制度的基本模式
1、“一支笔”审批模式。这是指一切财务收支全部由单位负责人或其授权人员(总会计师或主管会计工作的副职)一人审批。符合《会计法》中“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的的真实性、完整性负责”的原则。其优点在于能够克服多头审批造成的监督失控或审批标准掌握不一等问题。但是,其缺点则是不符合内部控制的基本要求,容易导致腐败。特别是有些单位负责人把“一支笔”审批错误的认为是一个人说了算,更是难有约束。再加之单位负责人的主要精力集中在经营管理上,对各项财务收支也不可能事无巨细地进行审批。这种审批模式应当予以改革和完善。应加强民主理财建设,对于大型投资应经过领导集体会商,涉及职工利益事项应通过职代会表决等。
2、分级审批模式。这种审批模式根据业务范围和金额大小,分级确定审批人员。单位领导副职(分管领导)或职能部门负责人在其主管业务范围和一定金额范围内具有审批权,但对于重要的财务收支或金额较大的财务收支,必须由单位负责人审批。金额巨大的财务收支,甚至需要通过单位领导集体审批。这种审批制度的优点在于避免了权力的过分集中,有利于形成对审批人员的约束和牵制;并且,由于审批人员一般是职能部门负责人或单位分管领导,他们对审批范围内的财务收支比较了解,可以提高审批质量。
【Abstract】 The western classical management theory that was birth at the beginning of twentieth century still has great significance for the management of small and medium-sized enterprises of our country. This paper analyzes the characteristics of the classical management theory and management status of small and medium-sized enterprises of our country, puts forward the practical methods to enhance the management.
【P键词】古典管理; 中小企业 ;企业管理
【Keywords】classical management; small and medium-sized enterprises; enterprise management
【中图分类号】F276.3 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2017)04-0023-02
1 古典管理理论的突出特点
20世纪初到30年代,是管理理论的最初形成阶段。泰罗、法约尔、马克斯・韦伯三位典型代表人物对管理理论做出了巨大的贡献。泰罗的科学管理理论对在工厂管理中如何提高效率奠定了基础,法约尔提出了经营六职能、管理五要素和十四条原则的学说。马克斯・韦伯则把管理系统分成了几个层次并建立了“理想的行政组织体系”。后代管理学者对这三位的管理理论研究和传播,并加以系统化,总结出了其作用:突出了管理中采用科学方法的重要性;指出坚持学习会不断地改善工作方法;确定了在组织有效运作中的许多重要原则;强调了薪金作为激励因素的潜在重要性。
①科学性。管理是人类不可或缺的社会实践活动,在此过程中存在着不以人的意志为转移的客观规律。在企业管理中,把整个管理系统细分成一种原则,程序和规律,使管理成为规范化的理。明确的管理方案,在有规律的管理下办事,提高管理效率。人们又把系统化的管理理论应用到管理实践中去,指导自己的管理实践,再以管理活动的效果来检验管理过程所用的理论和方法是否行之有效,是否正确,从而使管理理论和方法得到不断丰富与发展。
②实用性。效率主义是古典管理最强劲的主旋律。古典管理诞生之初,所要解决的问题相当现实,就是通过寻找和运用科学的管理手段和方法,全力提高生产效率,降低企业社会必要劳动量。无论是泰罗及其追随者,还是法约尔和韦伯,尽管理论视野各有侧重,学术观点也有差异,但他们皆视科学管理为提高工作效率的方法和手段。
③基础性。企业要发展壮大,必须要有明确的发展方向,运作效率不断增强,使每个员工都充分发挥他们的潜能,向顾客提供满意的产品和服务,同时要树立企业形象,为社会多做实际贡献。现代企业讲管理就是增强企业竞争力,以获取最大的效益。但最基础的管理功能还是增强企业的运作效率。古典管理理论是随着企业发展而形成的,不仅其理论具有基础性,解决的问题也是企业最基础的需求。古典的管理理论建立了一套有关管理理论的原理、原则、方法等理论。古典管理理论提出了一些管理的原则、管理职能和管理方法,并且主张这些原则和职能是管理工作的基础,对企业管理有着很大的指导意义,也为总结管理思想史提供了极为重要的参考价值。
2 我国中小企业的管理特点
我国不同规模、不同行业、不同所有制企业所处的发展阶段不同,企业间管理水平差距很大,最先进的管理形态和最原始的管理形态并存。一些大型企业形成了规范的管理模式,企业资源的利用实现了科学化,企业已进入了科学管理阶段;一些跨国公司和极少数优秀企业在建立健全规章制度的同时,更注重企业文化,提倡文化管理,已进入了现代管理阶段;但大多数中小企业基本上仍处于经验管理阶段或从经验管理向科学管理的过渡阶段。
中小企业管理水平的好坏不仅直接影响中小企业市场竞争力的提升,还影响着我国经济的发展。现阶段我国中小企业的主要管理特点,主要有:企业老板拥有全部或大部分资产所有权,拥有绝对企业决策权;关键管理点控制在老板或其亲属朋友手中,直接控制企业运行;企业管理以“人治”为主;员工普遍认为是“打工者”,对企业没有认同感。
2.1 管理规范性差,缺乏系统的管理制度
中小企业对企业管理重视程度不够,主要体现在:决策主要依靠资产所有人,即便是其他管理者也不明白企业发展方向;管理意识不强,认为企业管理无非就是“产供销”“人财物”,内部管理制度不健全;管理随意性强,企业多是被动反应,随着新问题的出现,随意制定制度。很多企业,没有组织架构,没有明确分工,没有管理制度,企业的管理全靠亲情关系的自觉性来维持,命令或指挥充斥企业管理全过程,企业具有很大的不确定性,导致企业无法发展到壮大。
2.2 员工素质低,流动性强
很多中小企业的员工大多是招聘“农民工”,既不重视选拔,也不重视培训,员工复杂,流动性大。员工社会地位低、工资福利待遇低、人员素质低、人文关怀少,被合称为“三低一少”。由于新人的经验技能不足,会增高产品的不良率。人员流动过大,企业的凝聚力差,面对激烈的市场竞争,企业抵御竞争风险的能力也比较低。
2.3 组织体系不清晰,不能有效发挥团队效率
企业经营者本人的领导权威影响极大,甚至到了对其决策无人置疑的程度。虽然在一定的时期,这种集权在许多时候是有效的,特别是一些中小企I就是靠抓住机遇,果断行动,敢打敢拼,机动灵活,获得了最初的成功与原始积累。但面对未来多变复杂的环境,仅靠个人,将很难保证企业的顺利发展。企业普遍缺乏科学合理的组织体系,缺乏管理层分工、激励机制,从而导致管理层的积极性无法调动,团队效率无法体现。
3 古典管理理论对现代中小企业的管理启示
分析认为,我国中小企业管理仍处于“家长式”“经验型”为主的传统管理阶段,发展较快的企业在向科学管理过渡,借鉴古典管理理论,仍具有十分重要的现实意义。
①从企业所处的环境看,古典管理理论形成的时代正是西方国家经济起飞阶段时期。按照美国经济学家罗斯托的经济成长五阶段论,人类社会的发展经历了传统阶段、起飞前阶段、起飞阶段、成熟阶段和高消费阶段。在这一时期,几乎整个经济都在快速地增长,从而使具有经济现代化观念的人战胜坚持传统社会观念的人,在社会和文化等方面取得胜利。当年,正是因应起飞阶段的经济发展需要,古典管理理论破土而出。
②注重效率。以最少的投入获得最大的产出是企业追求的目标。企业首要任务就是要调动生产要素的积极性,让企业获得最大效益。古典管理理论的科学性深入研究了企业流水线,强调标准化,从而提升效率。因此,对企业的操作进行标准化,可以快速提升效率,这也是中小企业管理者与员工的共同追求。
③组织授权。扭转家族式管理,进行合理分工、适度授权,是提升企业管理的迫切需要。对管理过程计划、组织、指挥、协调、控制等进行分析,构建起责、权、利统一的组织体系,进而建立起规范的制度,企业才能逐步走向规范化。
④合理激励。现在许多企业已在感慨:现在越来越难留住人了。不仅是留人,招聘新员工也越来越难。没有很好的激励机制,员工没有归属感,企业只招“农民工”,中小企业终将无法壮大。仅有物质激励,缺乏系统培养,仅仅采取应急式、被动式培训,企业无法建立员工与企业间的归属关系。
关键词:资产管理 使用效率 产权界定 信息平台
中图分类号:G475
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2014)01-164-02
高校国有资产是指高校在开展教学科研活动中占有或使用的、以各种形式投资及其受益、接受馈赠形成的,产权属于国家的各种形态的资产。包括国家及各级政府对学校的财政拨款或其他形式投入学校的资源所形成的资产,以及接受捐赠和利用自身条件取得收入所形成的资产。高校国有资产管理是高校行政管理的一个重要组成部分。它实质上是经济意义上的管理,是对产权属于高校的一切财权和债权的经济活动的具体各个运转环节进行组织、指挥、协调、监督和控制等一系列的管理。
近年来,随着我国经济的不断发展,教育投入的不断增多,全国各地高等院校的校区规模以及学生总数不断扩大和增多,进而影响了高等院校中的国有资产的数量、结构以及用途。具体变化有:在数量上,国有资产随着高校规模的扩建不断增多;在结构上,引进了国外科技高端设备;在用途上,随着校企的发展带来了非营利的资产向经营性资产的转变。
因此,为了应对高校国有资产管理中出现的新情况,高校国有资产管理的科学化、精细化和规范化逐步提上日程。本文在调研和分析部分高校国有资产管理的情况的基础上,针对调研过程中发现的高校国有资产管理存在的问题,提出新时期高校国有资产管理的对策,为管理者在高校国有资产管理过程中提供决策参考。
一、高校国有资产管理中存在的主要问题
1.资产管理意识淡薄,国有资产管理重视程度不够。在我国,目前高等院校资产的主要来源是依靠国家财政拨款,对于这些资产的管理没有引起学校方面足够的重视。由于学校方面资产管理意识的淡薄,导致学校在国有资产管理方面的制度缺失严重。在资产管理方面,钱款的账务明确清晰,但是对于固定资产中物品的管理机制不完善,致使资产的作用不能得到有效的发挥。同时,在产学研方面存在不足。诸多的科研成果不注重转化成经济效益,由于各种的客观原因,没有发挥科研成果带动经济发展的作用。
2.高校内部管控制度不完善,机制不健全。高校资产管理,长期以来比较薄弱,制度建设比较滞后。目前,部分高校的资产出租出借、处置,没有严格规范的内控制度,缺乏有效的监督。资产出租出借,仍是谁使用谁有权出租出借,出租出借收入也就由谁使用,对资产出租出借手续是否完善,收入是否合理没有实施监督,收多收少随意性较大,有的甚至不计收入;资产处置,基本上是资产使用部门提出资产报废申请后,资产管理部门审核同意后便予以处置,不经校领导审批、不经评估,也不报财务部门备案,且资产处置收入不及时上缴财务部门,上缴时缴多缴少财务部门无法确认,只能是管理部门缴多少是多少,随意性也很大。
3.资产账实不符问题突出,核算不规范。由于各部门之间缺乏有效的沟通协调,职责不清,内控制度不健全,资产账实不符、账账不符问题较为突出。如某高校在合校时,固定资产不按评估价后的资产进行登记、核算,账外资产达25961万元;对外投资长期不入账,账外长期投资11093万元;此外,房屋建筑物财务账面价值与资产管理部门登记的实物价值严重不符,财务少计17800万元。究其原因,除内部管理机制不健全、核算不规范外,在制度上也存在一定的弊端。目前,高校财务制度与资产管理制度,在固定资产分类上不统一。按高校财务制度规定,高校固定资产核算分为6类,而按资产管理制度规定,资产管理部门登记的固定资产分为16类。这样,高校资产的财务核算与实物管理就采用了两种不同的分类体系,给固定资产日常核算、管理,尤其是统计、对账工作带来了困难。这不仅容易造成高校固定资产核算与实物管理的脱节,也给国有资产流失埋下了隐患。
4.国有资产确权不清,资产流失导致难保安全完整。国有资产确权,是保证国有资产的安全、完整的重要手段,也是高校进行强强联合,实现双赢目标的前提。国有资产涉及权属问题的主要是房屋建筑物、土地。由于历史上高校用地多为政府划拨,管理比较松散,产权意识也比较淡薄等原因,高校部分资产没有确权;另外,有的项目建设手续不全、资金来源不合理等原因,也使这部分资产不能及时确权。经调查,某高校近70%的房屋建筑屋没有明确产权。这不仅难以保证国有资产的安全、完整,而且将造成国有资产的流失。目前,高校资产确权问题不仅成本高,而且难度大,对此国家应出台相关政策,加以解决。
5.缺乏资产管理方面的专业人才。由于资产管理意识淡薄导致高校对于国有资产管理上没有给予足够的重视,随之带来的在引进管理人员时,门槛极低,没有资产管理人员的专业素质。近年来,随着全国各地高等院校的校区规模以及学生总数不断扩大和增多,同时国家对教育行业的财政支出的逐年增加,高校国有资产的数量迅猛增长,在高校国有资产管理方面出现了许多新的情况。原有的管理人员因专业知识的缺乏不能适应新形势的要求,势必影响高校国有资产管理水平。
二、加强高校国有资产管理工作的对策
1.完善高校国有资产管理制度。结合国家有关资产管理的各种法律法规,高等院校要制定既符合校情的又具有可操作性的资产管理制度,实现高校国有资产管理的科学化、精细化和规范化,保证国有资产不流失的同时提升国有资产的增值。具体可建立如下一系列制度:资产的购置(包括论证制度和采购制度)和验收制度、财产保存管理制度(包括赔偿制度等)、使用和维护制度(包括国有资产保值增值制度)、出让管理制度(包括资产调拨制度、财产出租转让制度、资产评估制度等)、报废报批制度、统计报告制度、监督检查制度、考核评价制度等等。
2.建立统一的高校国有资产管理机构。成立“国有资产管理处”,横向上把学校全部固定资产、无形资产和投资资产等各种形态的资产(除流动资产由财务处管理外),纵向上把从资产的形成(如购置、验收)到使用过程中的调剂,再到最后的处置的各个管理阶段及各个环节,统一由国有资产管理处一家管理,改变国有资产多头管理(甚至仅固定资产就由几个职能部门管理)的现状。建立资产的产权产籍管理(如购置、配置、处置、账务、契证等)和具体使用管理(如不涉及产权的内部调配、维护维修等)两权分离的管理机制(如同财务管理中的“会计”和“出纳”),规范两权管理流程,强化两权的相互监督与制约,以有效防止资产流失。
3.加强高校国有资产的确权工作,做到账实相符。国有资产确权,是保证国有资产的安全、完整的重要手段,也是高校进行强强联合,实现双赢目标的前提。国有资产涉及权属问题的主要是房屋建筑物、土地。高校要成立专门的小组来进行此项工作,在学校领导的统一部署下,严格审核程序,做好监督管理工作。
在国有资产由非经营性向经营性转变时,需要上级主管部门和财务部门的联动,一经上级主管部门审批,财务立即调整账务,确保账务能够客观反映目前资产的真实情况,确保国有资产的安全完整。
4.构建高校国有资产管理网络信息平台。随着计算机科学的发展,高校国有资产管理可以充分利用信息化的平台来管理国有资产。首先,整合国有资产管理的名目,使其标准化,为国有资产管理信息化做好基础工作;其次,根据高校的管理特点,深度挖掘需求,开发一款适合高校国有资产管理的管理软件,为建立国有资产管理网络信息平台提供保证;最后,各部门联动建立统一的管理平台,实时监测和管理国有资产的信息,同时及时汇总,做到心中有数。
通过实施高校国有资产管理网络信息平台,可以使得学校各部门及时提供有关国有资产变更、报废等详细信息,提高工作效率,同时提升了高校国有资产管理的水平。
当前,要做好国有资产管理工作,就必须付诸实施,有的放矢,要进一步核准资产数据、规范资产账目、健全管理制度、改进管理手段,并在此基础上,通过调剂、共享、转换等手段,解决资产配置失衡、使用效率低下、大型仪器设备重复购置等问题;通过规范资产出租、出借、变卖、转换等行为,规范事业性资产转为经营性资产过程中的核算标准和操作行为,防止国有资产流失;通过采取有力措施,全面提高资产完好率、利用率和收益率,保证国有资产保值、增值,发挥最大效益。
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【关键词】连锁超市 财务管理 资产配置 沃尔玛。
超市作为一种商业形态自上个世纪在美国出现以来,有80余年的历史。我国超市自上个世纪80年代以来,经历过不断发展,逐渐发展成熟。近一二十年来,连锁经营形态又被引入到我国,连锁业与超市的结合,使得连锁超市在我国取得了迅速发展,从符合商业发展的需要,也大大满足了人民群众的生活便利需求。连锁超市作为一种新的经济实体,对我国的经济发展和人民生活质量的改善作出了重要贡献。为促进我国连锁超市的发展,加强财务管理与资产配置成为研究连锁超市的发展状况的重要内容。
一、连锁超市经营概述。
连锁超市是经营同一类别的商品的普通超市以统一的标准形式组合成的整体,它往往具有统一的外观形象、经营管理模式、规范的人事和内部管理,以统一的形式使得多个超市经营的标准化和简单化,以达到规模效应。连锁超市具有低价格、高周转率、销量大、顾客开放选购等结合连锁业和传统超市的特点,具有统一形象、采购、价格、管理、销售、服务等优势。从经营上来看,连锁超市的资金、资产、物流、财务、人事、服务管理都要有较高的水平,缺一不可,只有在各方面都具备较高的水准才能在连锁超市行业中占有一席之地。当前,我国国内出现的连锁超市主要有沃尔玛、家乐福、好又多、大润发等,其中沃尔玛以其强大的规模和市场营运能力在国内有着十分重大的影响力。
二、连锁超市的财务管理。
连锁超市的财务管理是在连锁超市整体的经营目标下,对投资、资本的筹集和营运资金以及利润的分配等方面的管理。财务管理在连锁超市中占有十分重要的地位,尤其是在商品零售业的利润率不断降低的情况之下,财务管理在连锁超市的发展过程中所占地位尤其重要。
1。
连锁超市财务管理的重要性。财务管理作为一项反映超市各方面经营状况的晴雨表,不仅是一项专门性的工作,更是一项综合管理工作,与超市经营管理的其他各个方面紧密相连。财务管理成功与否在很大程度上决定着连锁超市经营状况的好坏。良好的财务管理可以通过指导经营,帮助连锁超市追求和实现利润的最大化;完善资本运作,提高资金的利用率;加强日常经营策略的监管,及时掌握连锁超市发展状况,迅速处理存在的问题,降低经营风险;还可以通过数据和指标来促进连锁超市对其他方面的管理。因此,财务管理在连锁超市的经营管理中占有核心地位。沃尔玛作为连锁超市中的巨头,其成功的秘诀之一就是对财务管理有着较为成熟的体系,在成本的控制和利润的追求方面占有巨大的优势,以财务管理带动了其他各个方面的管理,提高了其市场竞争力和占有率。
2。
连锁超市的财务管理对策分析。连锁超市财务管理的首要目标是企业利润的最大化,其主要内容包括筹资管理、投资管理、营运资金管理和利润分配管理四个方面。当前我国的连锁超市财务管理存在的主要问题在于财务管理的重要地位没有得到充分认识,标准化程度较低,控制系统建设不完善等方面。针对存在的这些问题,连锁超市必须采取有效的应对措施,充分发挥财务管理在连锁超市运营中的重要作用。
沃尔玛作为连锁超市领域的巨头,在财务管理方面有着许多值得我们借鉴学习的经验。沃尔玛自1996年进入我国以来,截止2010年1月,在内地门店总计达到175家,它在中国取得的巨大成功与其成功的财务管理分不开。其成功之处主要表现在融资能力强,投资活动活跃,营业规模不断扩大,盈利能力、营运能力和发展能力强劲,存货周转率的管理能力强等。
第一,建立和完善适合连锁超市发展的财务控制系统。首先,实行全面预算管理,将连锁超市的战略发展目标同各个门店的具体经营状况结合,将总的预算细分到各个具体的目标,力图通过预算的刚性促进各个基层经营实体的经营活动的改善,提高连锁超市的整体营运能力。
实行全面预算还可以为连锁超市进行整体考核和经营决策提供有力的依据。其次,加强连锁超市的资金管理。连锁超市的现金流量大,资金利用率高,因此资金管理是其财务管理的重要环节。连锁超市的资金管理要实行集中管理,实行信用结算,提高资金的运营能力,建立统一的结算中心,加强对资金的监控和统一管理。再次,要加强连锁超市的存货管理,从进货、储存、退货等环节进行有效的监管控制。存货是流动资产中的主要组成部分。连锁超市的商品周转快,销量大,种类多,需要根据已经建立的商品目录进行进货的决策和管理,同时对储存的商品进行合理分配,规范退货程序,力图实现存货的最小化和商品的最快流通,提高经营效率。最后,还要加强内部控制,建立一支过硬的财务管理队伍,完善财务管理的制度。连锁超市的统一性使得其可以设计出规范统一的财务管理流程,加强对财务管理人员的管理和职责权限的规范,建立起由人员管理控制、财务安全控制、审计控制和绩效评估等机制在内的内部控制系统,提高财务管理的系统化和标准化。
第二,改善财务管理的客观条件,建立起财务管理信息系统。连锁超市作为一个拥有较多分支门店的经济实体,其财务管理设计的地域和分支机构繁多,现代化的财务管理必须建立起与其组织结构配套的财务管理信息系统,实行财会的电算化和联网管理,实现信息的互换和电子的审批监管,以及及时收集财务信息并进行财务分析的自动化和半自动化。
三、连锁超市的资产配置。
资产配置的目的是让连锁超市的资产充分发挥其效率。资产配置几乎涵盖了整个供应链,包括商品的采购数量与方式,仓库的设置,商品的配送与运输,以及人员的配置等多个方面。沃尔玛作为连锁超市行业的巨头,采用了高效率的供应链。沃尔玛在中国目前有近两百家店,只设了深圳和天津一南一北两个商品配送中心,采用集中配送的方式,有效控制了商品的采购、运输以及库存成本,同时还有效控制供应商交货时间。配送中心在当天让商品配送到各个门店,在保证门店的货源的同时还有效降低了库存,节约了成本,提高了资产的利用效率。
从投资上来看,沃尔玛的资金筹措能力强,通过采取持续巨额投资、阶段性筹资、维持高杠杆水平和激进的营运资金政策,提高了其资产效率的充分发挥。
从沃尔玛的经验来看,连锁超市行业既要充分发挥其流动资金的作用,尽量减少其库存,提高货物的流通率,让资产在流动中不断升值;还要充分利用其固定资产进行各种方式的筹资,增加投资,已取得规模效应,保证连锁超市的资产得到全方位的充分利用,以促进连锁超市的快速发展,提升其营运能力,在市场中占据更大的份额。
综上所述,我国连锁超市在其发展过程中,应该积极从财务管理与资产配置学习沃尔玛的先进经验和现代化的理念,结合自身寻找出一种最有效的财务管理和资产配置的模式,壮大自身的力量,促进自身营运能力的提高,为我国连锁超市行业的发展和企业自身利润最大化的目标作出应有的贡献。
参考文献:
[1]赵国明,连锁超市财务管理最优配置研究,财会通讯,2011年23期;。
[2]陈兴蔷,连锁超市集团的资产与财务管理,上海商业,1995年02期;。