电子文档论文精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇电子文档论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

论文关键词：互联网，OA，归档

 

OA是指以现代信息技术为核心，结合各种现代办公技术与设备形成的系统，目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展，OA为搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息也采取了互联网的手段，这给文件与档案归档管理带来更高的效率，使归档管理的费用也大幅度降低，但是互联网的自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究，寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。

一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题：

1归档信息来源无边界：随着互联网的发展与普及,企业内外的'边界'正在消失，员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于'网络边界'的消失，OA系统所依托的的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲论文范文，方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息，进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战，是档案归档管理前所未有的问题。

2归档信息的脆弱：整个信息系统是由资源子网和通信了网构成的,无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都安全性。在信息化社会,整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性，使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生，而且会迅速蔓延到其他部分。

3归档信息丢失的隐蔽：在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕迹'的情况下窃取归档信息，隐蔽性极强。

二、互联网环境下OA电子文件归档面临的策略：

1、归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施

档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机能进行全文检索，使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件，有些甚至属于机密文件。可见，档案信息的查询利用必须有一定的限度，不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限，并且防止黑客窃取档案文件。因此，档案部门应该单独设立服务器，并且配置防火墙等安全措施。

上述方法是电子文件的归档管理为工作对象，其目的是为了利用互联网提高工作效率，同时防范互联网的负面效应，便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便更好地保管和利用论文范文，进一步快速有效地发挥档案的作用。

2、电子文档应以生效时间为归档时间

由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化，而互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化：①由原来事后归档，可以变为电子文档生产的同时进行归档。电子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在归档文件由单一纸质的形式改变为同一归档文件既有纸质又有电子的形式。电子文件归档应当与实物上的归档。电子文件的归档，这是档案保管过程中必不可少的环节。文件归档的条件是：①必须是已经生效的文件；②必须有完整、齐全的电子签章；③必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别立卷，在存储其中排列，分存储器保管。文件立卷的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，也是文件与档案材料在形式上的区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人的整理之后．有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。这样一来论文范文，归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统，进入档案管理系统，那么就已经归档，否则就没有归档，

3、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中

电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件，虽然需要借助专门的设备读取，但是为了保证电子文档的保管安全，一般要求电子文档以不依赖OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位，集中保存在各个档案库，并且每个存储器最好做1个以上的备份，备份存储器放置于另一独立地点。

因此，电子文件的整理就可以由保管和利用为目的转向单纯以保管为主要目的进行整理。件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构。在时间上，产生于某个特定的年月日。因此，在整理的线索上，立卷是为了便于保管和利用而要尽可能地保持文件之间的自然联系，最好以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系论文范文，以适应电子文件的管理。在整理的对象上，彻底改变了原来的案卷级方法代之以文件级为基本保管单位，档案以独立电子文件为单位进行整理编号，装盒排架，使档案盒仅仅成为一种装具。

我国是一个发展中国家，各方面技术都处于发展阶办公自动化新技术也正日益发展。随着网络、检索、阅读、复印、复制、端微等新技术的发展，电子文件档案将会越来越多，这变化又会促使档案工作的理论和实践发生变化。由于科学技术的迅猛发展，对于在档案工作中已经引起和将会引起的变化，必然是一个历史发展的过程。随着科学技术的发展和档案工作者科学技术知识素养的提高，认识过程中的缺陷，是完全能够克服的。

参考文献

[1]邹德军，电子商务时代信息伪过剩及其对策．内蒙古：北方经济，2009.4．

篇(2)

【关键词】文档管理;一体化

随着新时期信息工作和档案工作的发展，档案学术界提出了新的档案管理理论文档管理一体化。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。这一问题首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上，是一种较为科学的管理理论，它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。

一、实施文档管理一体化的必然性和可行性

（一）实行文档管理一体化有其深刻的理论依据，即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看，文件是档案的前身，是同一事物的不同发展阶段，是一个统一的连续体，在其信息内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的，实施文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。

（二）实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式，是适应电子文档、电子档案管理发展的必然要求。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档，必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究，无一不把文档管理一体的思想融入到电子文档研究项目中，因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理，而这两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里，必须打破文件和档案工作的分隔状况进行一体化管理，这样才能体现出档案管理工作者的独特作用，也才能给后代留下完整的有价值的真实历史记录。

（三）实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来，文档分家的现象给文档工作带来了不必要的麻烦和浪费，使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时，我国的档案工作者，除了专业的档案馆工作人员以外，其它单位的档案工作者同时也是文件管理者，随着新时期的发展需要，实现了不同程度的文档管理一体化，而国外也有很多实行文档管理一体化的成功案例，给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。

（四）在网络环境下，使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起，经过文件流转、处理完毕后，就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用，文件及时转化为档案，使文件工作和档案工作有机地结合起来。

二、实现文档管理一体化的必要条件

（一）实现文档管理一体化，要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化的基础，没有统一的标准，则无法进行一体化管理，在制定标准化时：第一，应考虑文书、档案的国家标准。第二，结合文书、档案的行业标准，形成文档一体化管理的规范体系。例如，在对文档管理一体化系统设计时，既要参照《国家公文格式》，又要参照《档案著录规则》，使文书、档案的标准统一到一个体系里来，特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化的体系，而且其严格程度和对系统性的要求，也远远超过纸质文件的标准化体系。

（二）实行文档管理一体化，必须改变原有档案管理的思维模式，探索更加适合计算机管理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中，将会遇到许多问题，从而影响文档管理一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的，不可忽视的，计算机网络的介入，给文档工作带来机遇的同时，也对传统的手工管理模式提出了挑战，使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。

（三）实行文档管理一体化，要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段，文档管理一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发，既要懂得计算机设计技术，也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术，才能为加快实现档案管理自动化建设提供充足的技术支持。

三、要加快文档管理一体化，应做好以下几面的工作

（一）加强领导，提高意识。加快文档管理一体化建设，要提高领导的档案意识，使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导，必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作，不断完善和加强档案信息平台，提高管理水平、工作效率和服务质量。

（二）积极支持投入，提升软、硬件配置。要舍得投入财力，配置软、硬件要从长远的发展考虑，适当提高配置能级，以适应档案管理现展的步伐。同时，作为档案部门，也要积极争取多方支持，创造条件实现文档自动化管理，加快文档管理一体化建设的发展。

（三）充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中，往往疏忽档案人员在开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足，仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件，不能开发出高质量的文档信息系统，只能慨叹“英雄无用武之地”。因此，档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台（简称OA）作为企业信息化建设覆盖面最广的重点项目，是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛，从而有效提高员工办公效率和工作质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享，构筑公司协同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控，提高效率”的具体措施。从传统管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011年上海市药材有限公司实行OA系统以来，公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理：部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同;还开发了客户管理，即客户信息、全部客户、商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。

1.无纸化办公，改变时空观念，提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、签字等待时间，实现了短信提醒服务。2.无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。3.统一平台，方便管理，达到了政务公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA系统管理的机遇，提出了“按件归档，及时归案”的新的管理理念。由公司档案室直接参与文档管理一体化管理软件的设计、归案等全过程的监控流程，真正做到文档一体化管理。文件管理包括收文、批文、文件阅示、文件流转、办文、行文、发文、文件归档、查阅、统计等，并能自动跟踪记录流程全过程。档案管理包括档案分类、档案编号、档案借阅、档案汇总、档案鉴定、档案统计等功能。通过该系统，档案室对流转完毕的文件做到及时自动归案生成档案号包，做好档案鉴定，确定公开或不公开、归档、暂保存或不归档，为借阅者提供直接在线网上查阅等档案信息服务，并记录了全部的操作过程。随着公司OA系统不断向深度、广度推进，档案室也积极与电脑室挂钩，将档案管理OA系统向公司各基层单位推广，使公司所属各单位档案工作有统一的文档管理一体化体系，从而保证了档案管理水平迈向更高、更新的台阶，以适应公司经济发展的需求。

（四）重视调研，做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资，立足于公司工作的长远发展，因此在编制规划、方案前，必须作充分调研，明确文档信息化的需求，需求分析越充分，开发工作就越顺利，也越有使用价值。

四、在实施文档一体化过程中，应把握住以下几个环节

（一）运用全新管理理念和管理模式，有效管理办公自动化系统中形成的电子信息资源。采用全程管理模式，把档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文档生成之际和运转过程中便设计在系统中。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端监督，保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用，提高工作效率;能使档案人员真正享受到自动化管理给档案工作带来的高效和便利。

（二）维护电子文档的真实性、可靠性、凭证性，对文件形成和流转过程实行全程跟踪和记录，保留电子文档原始记录痕迹。要充分利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，保证文件的真实性、凭证性和合法性。

篇(3)

一、基本要求

1．学生应在实事求是、深入实际的基础上，运用所学知识，独立写出具有一定质量的毕业作业。毕业作业应观点明确、材料翔实、结构合理严谨、语言通顺。

2．毕业作业选题应在所学专业范围以内，其形式为学术论文。

3．毕业作业要求统一使用电子文档（Word格式）。

二、论文格式基本要求

1、标题名称（单列一行，宋体、小三号、加粗、居中）。

2、作者姓名和学号、班级（单列一行，宋体、五号、居中）。

3、论文摘要（另起一行，宋体、五号、加粗）

摘要即摘录要点，是对论文内容的简短陈述，提示论文的主要观点、见解、论据或概括地简单介绍论

文的主要内容。摘要文字要简明、确切。论文的中文摘要一般以200-400字为宜。（宋体、五号）

4、关键词（或主题词）（另起一行，宋体、五号、加粗）

关键词是指用来表达论文全文主题内容信息的词语，一般选取3-5个词语，之间用逗号隔开。（宋体、

五号）

5、正文（宋体、五号）

正文是论文的核心部分，也是论文的主体部分，其功能就是：展开论题、分析论证。正文的内容就

是深入分析文章引言提出的问题，运用理论研究和实践操作相结合进行分析论证，揭示出客观事物内部错综复杂的联系及其规律性。正文撰写的内容反映出文章的逻辑思维性和语言表达能力，决定了论文的可理解性和论证的说服力。正文撰写必须做到实事求是、客观真切、准备充分、思维逻辑清晰、层次分明、通俗易懂。文章层次结构要分明，要有一级标题和二级标题。

一级标题：一、二、三、??；（加粗）

二级标题：（一）（二）（三）??（加粗）

三级标题：1、2、3、??

6、结束语（宋体、五号、加粗）

结尾部分，文止而言尽，要照应开头，要体现全文的整体性。全文浑然一体，首尾呼应，既可以给

人一种结构上完整的感觉，又可以收到概括全文、突出中心，加深读者印象的效果。结尾分总结式结尾、说明式结尾、号召式结尾等三种。应与上段之间空一行。（宋体、五号）

7、参考文献（宋体、五号、加粗）

列出与论文内容相关的书籍资料目录，至少包括：作者名、书名、出版社、出版日期等内容。参考文献专科不少于5篇，本科不少于10篇。用1.2.3.4.??表示。（宋体、五号）

四、论文字数

本科，一般6000—8000字为宜。专科，一般4000---6000字为宜。纸张类型为：A4，行距为：1.5倍行距，页边距都为2厘米，标题上空一行，下空一行，正文与关键词之间空一行，正文与参考文献之间空2行，参考文献的序号样式为：①、②、、、、

五、论文初稿上交时间

论文初稿（必须具备“二、论文格式基本要求”中的七个内容）于2012年4月20日之前上交。初稿必须是打印稿（A4纸张，自己保存电子文档，Word格式），并注明学号、专业、姓名、联系电话、电子信箱地址。

上交初稿时另附选题理由（为什么选此题目，即写此文的目的。300字以内。）

！！！严禁网上原文下载或抄袭。如参考别人内容，也不能太多。 ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

！！！论文需通过网络平台（有时间限制）上传，因未按要求或未按时完成任．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．务，影响学业和发证，责任自负。 ．．．．．．．．．．．．．．．

联系教师：李文祥手机：13974333413

QQ：1533692310邮箱：1533692310＠qq.com

篇(4)

一、业务档案管理工作中存在的问题

1．医疗业务招案管理意识不强。受到历史因素的影响，在医院档案工作中的人员专业以及所从事的工作不符，对医疗档案的知识了解不深，也没有深人的认识档案信息。

2．对医疗业务档案资料收集不够全面。在医院的管理中，关于医院发展的各类红头文件收集较多，而对其他方面的档案信息收集不够全面，例如医疗活动中各类资料、学术活动中的各类报告文件，不同类型的论文以及科研课题等。一些医院人员对此类文件资料不够重视，认为其不需要归档，而当这部分相关人员不在此岗位时，相关的资料也会随之丢失，致使医院中的档案资料不够齐全，无法将历史真实的反映出来。

3．思想观念较为落后，缺乏创新意＾只。档案工作效益具有滞后性的特点，许多档案工作者将档案工作视为对文件的管理，没有深入了解档案工作的内容、任务以及性质，对档案事业发展社会化、系统化以及专业化的特点没有加深了解，认为单纯的做好立卷、归档、鉴定以及保管工作就可以了。在实际工作中遇到的突况，往往无法有效捕捉，缺乏创新意识，无法对档案工作的新局面进行开创。

4．在电子档案的管理中没有相应的专业技术能力。在档案管理工作实现数字化的同时，随之出现了电子文档，从载体形式、归档方法、本质属性以及来源都与纸质文件存在较大区别。在计算机文字处理系统中，电子文档属于最后一个文本，在草稿以及印稿上不存在差别，也不存在正比与副本的差别，文件与裆案之间界限也较不清晰。使用者可以借助机器，对电子文档进行复制。档案是由文件发展而来这一概念较难理解。而现阶段，档案界所研究的新课题就是如何确定电子文化的原始记录性以及凭证，电子文件是否可以当做档案使用，能否具备法律凭证，这些问题决定着电子文件是否能够向档案转化，对档案的本质属性也有了新的诠释。针对此问题，多数档案管理者无法应对。

二、对医疗业务档案管理工作的建议

1．对医疗业务档案管理工作需加大重视力度。业务购进档案以及业务维修档案是医疗业务档案的主要构成部分。在日常工作中，对业务购进档案的建立以及整理需要进行重视，在业务档案中，需要真实的反腴业务的需求、论证、验收、运行以及维修情况，从而使档案管理工作更加健全以及完善。面对新形势，还需对医疗业务的档案管理工作新规律进行探索，深入了解业务档案的管理工作，使医疗业务档案能够与医院的发展相适应。在医院档案的管理中，需要将业务购进、临床使用以及故障维修与其相融合，充分利用医疗业务档案，对医院的业务质量、运行状态以及检测维修情况进行定期或者不定期的检查，使医疗业务档案在服务医患中的积极作用得以充分发挥。

2．将医疗业务档案管理工作的服务领域拓展开。对于医疗业务档案来说，其能够提供多方面的服务。借助使用以及记载医疗业务，对业务技术状况完好率、利用率、维修率以及报废率进行查阅，对维修科室的医疗业务维修工作起到了一定的督促作用。并利用效益分析，对业务运行状态进行分析处理，从而将业务新功能开发出来，使业务的利用价值能够得以提升。

3．对专兼取档案管理员进行培养，使其具备较高素质。现阶段，兼职档案员队伍发展尚未稳定下来，行政人员也在实施轮岗制，人员更换较为频繁，综合档案室应该对人员调动情况做好深入了解，做好新老员工的定期培训工作，使其的综合素质都能够得以提升。

4．将机构进行完善，对网络加以健全。做好档案管理工作保证了医院档案管理组织建设工作的顺利＃展，档案管理部分的工作水平直接影响医院的整体管理水平。在档案的管理工作中，需要聘用兼职人员做好档案资料的收集以及整理工作、档案的移交工作＾

篇(5)

1）毕业设计任务书：指导教师在规定时间内填写毕业设计任务书，提交后传输到系主任进行审核。如果审定不通过，则返回到指导老师处修改，重新审定。审定完毕后，学生方可查看阅读。2）开题报告：学生在规定时间内填写开题报告，填写完毕后，提交给指导老师进行审定，填写意见。如果审定不通过，则返回到学生处修改，重新审定。3）外文翻译：学生在开题报告完成时间内完成外文翻译，提交给指导老师进行审定。如果审定不通过，则返回到学生处修改，重新审定。

2毕业设计检查

毕业设计开始后指导老师要定期对学生辅导和答疑，检查学生的毕业设计进度和质量，所有检查进程均在系统中留有痕迹；注重加强学生的思想品德教育和良好工作作风的培养，对思想涣散、学习态度不够端正的学生，应及时批评教育，对违反纪律的要及时上报学院。检查主要包括：1）每周指导老师和学生分别填写毕业设计指导记录表：学生填写上周完成情况，指导教师填写下周计划，最后自动生成毕业设计论文手册中的《本科生毕业设计（论文）指导记录》。2）学院也要组织前期、中期、后期三个阶段的检查，前期重点检查指导教师到岗情况、条件是否具备、任务书撰写和下达情况等；中期重点检查开题报告、毕业设计进度、教师指导等情况；后期重点检查毕业设计质量和答辩情况。3）学校教务处层面的检查分为随机抽查和重点复查两方面：每年组织教学专家对当年毕业设计任务书和中期检查等通过系统随机产生被抽查学生名单，并直接调用显示学生的毕业设计情况以及导师的指导情况。对于中期检查也可以采用委派专家组到各学院进行答辩检查的方式进行；重点复查主要是复查往年的毕业设计情况，找住存在的问题。

3毕业设计结题

学生在规定时间内，提交论文相关的所有资料：论文、附录、源代码等所有资料，这些资料都以附件的形式提交到系统中。论文手册不需要提交，系统可以自动生成。指导教师在规定时间内，填写《指导教师评语》。由于系统的模板是统一的，所以可以保证毕业论文的统一格式、统一封面。

4毕业设计评阅与答辩

具备指导教师资格的老师组成认真评阅和答辩专家组，组织论文的评阅和答辩工作，确保论文评阅质量和答辩效果。按照有关评价指标，评定学生的毕业论文和答辩成绩，并填写《本科生毕业设计（论文）评阅教师评语》和《本科生毕业设计（论文）答辩小组评语》、《答辩记录表》、《成绩汇总表》等。由系主任完成论文评阅教师、答辩的分组。论文的评阅工作是通过网络进行的，评阅教师可以调出学生毕业设计全过程的文档的留痕，即毕业设计全过程相关的所有文档资料。2.8优秀论文评选与总结学院提交优秀论文名单，完成毕业设计工作总结。对于优秀毕业论文可以采用：学生申请、导师推荐的方式，由专门的评优专家组对其进行答辩。

5过程化毕业设计管理系统的实现

1)用户：系统用户分为教务处、各院长、各院教学办、各系主任、指导老师、学生6类用户，每类用户的功能和权限是不同的。2)时间设定：毕业设计各阶段起止时间的设定，可以分为两种时间：一个是教务处处设定的时间范围、一个是各院设定的时间范围。各院设定的时间范围不能超过教务处设定的时间范围。要求各类文档必须在规定时间内完成，避免目前存在的"最后答辩前提交论文的时候再编写或修改任务书、开题报告、指导记录表、中期检查表等文档"。3)通知系统：教务处、院、系、指导教师可以分别通知，学生可以看到所有与自己相关的四个级别的通知。4)过程监控：教务处、院、系三级领导可以根据自己的权限对本单位学生的毕业设计进行随时监控、随时查看相关文档。支持随机抽查学生名单。5)统计分析：教务处、院、系三级领导可以根据自己的权限对毕业设计成绩进行统计、分析；可以实时统计学生各种文档的提交情况，大大减轻领导和老师的工作量。6)雷同论文检查：通过内容匹配检索重复度较大的论文，避免论文抄袭现象。7)在线指导：教师可以在线与学生相互对话、相互传输文件，实现远程指导。8)同一入口：实现与《教务系统》同一个登录入口，扩充现有教务系统的功能。9)文档模版：教务处、学院可以分级对模板格式进行设定，设定后指导教师、学生只能在规定的区域填写内容，其他区域将无法修改，从而保证格式的统一。10)成果共享：类似于万方数据库中的硕士、博士毕业论文，将所有本科上共享，提供多种查询方式。这样既做到了资源共享又可以给学生以震慑，避免抄袭论文。11）角色+权限+院系控制：教务处可以对各类文件模板、审批流程、文件提交日期限制进行设定，设定后将影响全校各院系；还可以通过"权限设置"模块将该权限授权给学院进行学院的个性化设置。院系对模板、审批流程、限定日期等进行设置，设置后，只影响本院系。

6结束语

篇(6)

    摘要:文章系统分析了PDF文档的特点,根据开发"粤北地方文献全文数据库"的方法和实践,指出图书馆制作特色文献数据库应首选PDF文档。

中图分类号:250．74

文献标识码:B

文章编号:1006-1525(2004)01-0046-03

国家数字图书馆是依托互连网连接起来的全国各地图书馆电子信息数据库群,其信息基础由国家图书馆藏文献信息、网络信息、各地图书馆藏特色文献信息构成。全国各地的地方特色文献是国家数字图书馆中具有重要意义的信息,地方图书馆尽快设法将这些信息数字化是国家数字图书馆工程的重要基础。下面是我馆以PDF文档格式制作"粤北地方文献数据库"的一点认识和经验。

1什么是PDF

PDF是Adobe公司开发的一种电子文档格式PortableDocumentFormat的简称,这是一种可移植的结构化通用文档格式,它可以将任何文字、表格、颜色、图形图像、超文本链接、声音、动态图像等信息封装在一个电子文档中,而不管创建该文档所使用的应用程序和平台。AdobePDF是出版业新兴的工作流程标准。

PDF文档是通过一系列对象序列来构造的,PDF对象包括直接对象（DirectObject）和间接对象（IndirectObject）。直接对象通常有布尔型（Boolean）、数值型（Number）、字符串型（String）、名字型（Name）、数组型（Array）、字典型（Dictionary）、空对象（Null）、流对象（Stream）等基本类型,间接对象是经过标识了的PDF对象。一个PDF文档包含了一个或多个页面,而每一页都可以包含文档、图形和图像。一个典型的PDF文件包含文件头、文件主体、交叉引用表和文件尾4个部分。文件头（Header）位于PDF文档的第一行,它表明当前文件使用PDF规范的版本;文件体（Body）中包括构成文件间接对象的一个序列,这些对象代表文档中的各个组件,例如字体、页数和图像等,交叉引用表（Cross-referenceTable）则是为了能对间接对象进行随机存取而设立的一个间接对象地址索引表,它给出了所有当前文件使用对象的入口地址,即字节偏移量,以便系统随机访问不同的对象;文件尾（Trailer）中包含了交叉引用表的起始地址和其中的对象总数、文档中Catalog（目录）对象的对象号以及加密等安全信息,根据文件尾提供的信息,PDF的应用程序可以找到交叉引用表和整个PDF文件的目录对象,从而控制整个PDF文档。

2PDF的特点

目前国内文献数字技术飞速发展,已有多家文献数字化处理系统,据笔者所知,DIPS数字文献处理系统、TRS系统等都是性能出色的系统,而价廉物美的AdobeAcrobatReader制作利用PDF文档确实是最好选择。用PDF制作电子文献只需安装:(1)中文操作系统;(2)任何字处理软件，排版软件，图形软件;(3)中文4．0版本以上的AdobeAcrobat。ActivePDF公司还了以ActivePDFServer为中心PDF工具包。ActivePDFServer是一个服务器软件,可以读取几乎所有Windows应用文档,并把它们转换成PDF格式。该服务器软件有标准版和专业版两个版本,专业版支持PDF加密解密。软件包的其他工具还有DocConverter(能将280多种文档转换成PDF)、Web Grabber(能将HTML转换成PDF)、Spooler(打印服务器的PDF文档)等。

PDF是从页面描述语言PS（PostScript）发展而来,具有与PS几乎相同的页面描述能力和相似的描述方法。但与PS不同的是,PDF除了能描述复杂版面外,还具有交互功能（如超链接、交互表单等）、页面随机存取及图形字体仿真描述等特性。因此,PDF不仅适合印刷出版,而且也适合电子出版,是全世界电子版文档分发的公开实用标准。

PDF与在电子出版中占统治地位的HTML语言相比也有自己明显的优势,实现了纸张印刷和电子出版的统一。排版后的内容生成PDF文件,则能在交付印刷的同时,进行网络数字化发行。此外,PDF还有下列优点:

(1) 容易制作和利用---大众化

制作PDF格式的多媒体电子图书目前主要有三种途径:第一是应用专门的PDF制作工具软件进行制作;第二是将包含有Postscript页面描述语言的文件转换成PDF文档;第三是利用转换工具把其他格式文件（如DOC、HTML等）转换成PDF文档。

  (2)跨平台应用---通用性

集约的PDF文件比原来的源文件小很多，以致在Web上下载文件的同时可以快速地显示页面。PDF独立于软件、硬件和创建的操作系统平台,任何人都可以使用免费的AdobeAcrobatReader在任何电脑、任何系统平台上共享、查看、浏览和打印,并具有强大的全文检索功能。

  (3)高效的浏览和打印---所见即所得

压缩的AdobePDF文件比源文件小,每次下载一页,可以在网页上快速显示,而且不会降低网络速度。创建PDF者可以加入书签,Web链接来使PDF文件容易浏览,读者可以直接使用电子化的便笺、高亮度显示、下划线等来对PDF文件进行标注。不管你的显示器是何种类型,PDF文件精确的颜色匹配保证忠实再现原文。读者可以放大或缩小一个文件以适应屏幕和自己的视觉,PDF文件可以放大到800%而丝毫不损失清晰。由于PDF文件是以PostScript语言图像模型为基础，它将忠实地再现原稿的每一个字符、颜色以及图像,正适合特色文献载体种类繁多、形式各异的数字化要求。PDF文档无论在哪种打印机上都可保证图形精确、颜色准确的打印效果。

(4)高安全加密特性---版权保护

  使用Acrobat5．0软件,可以轻松添加书签,设置安全选项以及生成微型AdobePDF预览视图,Acrobat5．0还可以在网页浏览器内使用"数字签名",从而对AdobePDF文档加上评语或对其予以准核。对PDF"加密"可以控制敏感信息的可访问性，能够控制机密文件的访问权限,防止PDF被改动或打印。"数字签名"更可对审阅过程的每一步进行控制。由于PDF文档具有的种种优点,使它成为出版界的新宠,目前网上的电子出版物大多采用PDF文档格式发行。利用PDF格式制作特色文献全文数据库可以保留发表出版时的原版原式,图文并茂,既可以直接打印,也可以下载保存。

3用PDF文档制作特色文献全文数据库

  鉴于PDF的上述优点,我馆在建设"学院科研成果管理系统"和"粤北地方文献全数据库"时就选用PDF文档格式,建设和运行的效果良好。

3．1PDF文档制作

安装了Acrobat之后,在Windows控制面板中的"打印机"中会出现两种Acrobat的虚拟打印方式---AcrobatDistiller以及AcrobatPDFWriter,通过我们的反复测试,建议使用PDFWriter来打印中文电子文档,原因有二:第一,打印出的PDF文档体积小;第二,比Distiller可以更快速地制作。

特色文献通常表现为论文、专著、实验数据、统计表格、绘画图片、音像制品,多表现为文本文件、HTML文件、DOC文件、JPG或RTF文件等等,这些文档都可以转换成PDF格式文档。根据我们的实践,建议能转换成DOC文件的尽量使用MSWord来制作PDF文档。需要注意的是,使用Word排版,正文文字选择"黑体,五号"或者"宋体加粗,五号"为最佳打印字体,标题及其他文字大小、颜色可以自定义,但是字体最好也要选择上述两种字体。图片建议选择JPG或者GIF图像,不推荐使用BMP图像。Word文档的页面大小最好为16开、32开或者B5,因为对于A4这样的大小,一行上的文字会容纳很多,这样不利于读者阅读。

如上所述,AcrobatPDFwriter可将任何格式的文档转换成PDF文档,它是一个模拟的"打印"驱动程序,即在客户应用程序中调用打印命令,以"打印"文件的方式创建PDF格式的文档。PDFwriter的使用方法是:首先安装该软件,安装完成后在Windows打印机设置的列标上将增加PDFwriter;然后启动应用程序并打开用于转换的文件,在菜单或工具栏中选择"打印";在打印机名称菜单上选择PDFwriter;接着选择目标目录并为PDF文档取名;在填写完相应的信息后,PDFwriter将会自动生成PDF文档。AcrobatDistiller是一个可以用来制作和编辑PDF格式文件的高端PDF文档生成器,利用它可以将Postscript文件转换成PDF文档。AcrobatPDFmaker则是一个系列工具,例如AcrobatPDFmakerForWord97可在Word97中直接将编辑好的DOC文件转换成PDF文档,转换过程中PDFmaker会将Word文件中的一些信息和结构相应地转换成PDF文档中的信息和结构,比如将Word中的头部转换成PDF书签,将Word中的URL转换成PDF的网页链接等等。对于扫描输出或其他图片格式则可通过Adobe公司推出的Photoshop6．0保存为JPG或者GIF图像后转换成PDF文档,以确保文档最小化。

单击"打印"按钮开始打印,PDFWriter进行简单的文字预处理以后会要求选择输出PDF文件的保存路径,之后等着PDFWriter打印文档就行了。这里要注意保存路径选项,我们的经验是建立专项目录树。

3．2PDF文档组织管理

  对制作好的PDF文档脚本,必须进行一些必要的处理,包括超级链接、书签、注释、文档初始化、电子信息加密等属性设置,提取目录索引标识。然后对众多的PDF文档分类组织。运行Acrobat,打开PDF文档脚本。

首先是加入超级链接,对需要加入超链接的文字设置超链接的外观、位置和读者点击超链接时的显示方式、效果和将发生的事件;其次是加入书签,书签的作用旨在快速的定位文章定的部分,某种情况下可以起到目录作用,因为Acrobat支持书签的拖拽操作,即您可以将一个书签"拖动"到另一书签上,建立书签的逻辑关系;第三是加入注释,注释的作用很多,最主要是对文档或者文档的某个部分的说明;第四是对文档初始化属性的设置,选择"BookmarksandPage"单选项,其他选项使用默认值;第五是文档加密设置,如果希望用户需要密码才能阅读,请选择"PasswordRequiredtoOpenDocument",输入用户打开文档时需要的密码。建议选择"PasswordRequiredtoChangePermissionsandPasswords"选项,即只有制作者才可以修改文档信息及文档安全性密码。虽然现在有很多软件是用来破解PDF文档密码的,但是想轻易地破解也并非易事。在EncryptionLevel(加密级别)中可以选择使用的加密级别:包括40-bit和128-bit两种方式,其中128-bit只能针对5．0版本,所以建议选择40-bit即可,以确保文档的向下兼容。应选择"NoChangingtheDocument",即不允许用户修改文档中的任何部分。如果需要禁止用户打印和复制文档中的文字和图片可以选"NoPrinting"、"NoContentCopyingorExtraction,DisableAccessibility"选项。最后要做的是保存所做的修改。

如果想对PDF文档内容进行编辑和修改,可使用AdobeExchange,利用它可以在文档中添加超文本链接、书签、小书页图标、表格等,也可以在文档中插入、删除、复制或者移动一个或多个页面。

3．3PDF文档的阅读与管理

PDF支持任意字符检索,与TRS、TBS检索系统配套更是完美的数字化文献集合。AcrobatReader是我们阅读PDF格式文档的较好选择,这是一个免费软件,可直接从网上下载。AcrobatReader既可以独立运行,也可以作为浏览器的插件（plug-in）对PDF文档进行在线阅读。如果计算机中已经安装了Netscape浏览器,则在安装AcrobatReader时安装程序会自动将其作为插件插到Netscape中;如果使用IE浏览器,则要在程序安装完成后,将目录"＼Adobe＼AcrobatX．0＼Reader＼browser"中的nppdf32．dll文件拷贝到IE的插件目录"＼InternetExplorer＼Plugins＼"中,并重新启动计算机,这样就可以在浏览器中像浏览HTML网页一样方便地浏览PDF文档了。

AcrobatReader为用户提供了多种形式的浏览窗口,有"单页面"、"页面+书签目录"和"页面+书页图标"等显示方式,既可以全屏浏览,也可以单页浏览。它还提供了翻页功能,可利用菜单、滚动条,右键菜单、方向键等进行翻页,可选择首尾、前后及指定页号翻页。AcrobatReader的页面多级缩放功能可以按12．5%到1600%的比率进行缩放,使用户选择合适的比例阅览。此外,它还提供了复制的功能,点击工具栏中含"T"字样的"TextSelectTool"按钮,通过拖拉鼠标选定要复制的文本范围,点击复制后就可以粘贴到需要的地方了。要注意的是,如果在制作PDF文档时设定了"不允许选择文本和图形"的安全保护,则不可能复制,这对需要保护的文档非常有用。

3．4知识产权问题

由于PDF文档易于传输,且在获得了免费阅读软件后可进行随意浏览,给PDF格式电子文献的知识产权保护带来了极大的挑战。针对这一问题,Adobe公司推出了面向出版商和发行商的安全出版系统。该系统包括AdobePDFMerchant和AcrobatReader的WebBuy插件两部分。其中PDFMerchant是作为服务器端的程序,WebBuy插件是客户端程序,通过两者配合使用来确保网上出版物免遭盗版。PDFMerchant的功能是为准备传送的PDF文档加"锁",当读者试图利用AcrobatReader阅读上了"锁"的文件时,会提示无权阅读该文件内容的信息,并询问你是否愿意购买文件内容,在点击购买之后,PDFMerchant就会直接将用户带到出版商或发行商的站点上,在完成购买后,网站就会配合AcrobatReader将文件内容和阅读许可发送到读者用户的计算机上。当然,这个系统只是针对出版商和发行商的。如何保护自己制作的全文数据库的权益,堵住盗版的漏洞,目前还没有现成的解决方案,但是至少我们可以为PDF格式的电子文档加"锁",当网络用户将其下载并进行阅读时,要求用户输入相关使用权信息（如身份证、阅览证等号码）,并要求信用承诺不将此书用作商业用途,然后才将内容显示出来,具有一定的保护作用。

目前,数字图书馆建设如日中天,图书馆可以将从网络上下载或者购买的电子文献、馆藏的诸如"学校科研成果"、地方文献等特色文献,对其进行著录和标引之后组织成电子书库提供给读者。PDF文档格式作为全世界电子版文档分发的公开实用标准,是建设特色文献数据库,为用户提供内容丰富、图文并茂的电子文献之首选。

参考文献:

［1］ 什么是PDF〔EB／oL〕．http：／／www．chinapdf．com／begin．htm

［2］ ［2］李慧．PDF文档与多媒体电子图书［J］．晋图学刊，2001，（1）．

［3］ ［3］深蓝色系统．PDF电子书简要制作方法〔EB／oL〕．http：／／lib．haiyang．net．cn／ebook／multi／bl．HTM

［4］ ［4］肖明．PDF文档的阅读与生成工具［J］．电子与电脑,2000,(1)．

篇(7)

关键词：水利工程，纸质档案电子化，电子化过程

 

1、纸质档案电子化的意义

所谓纸质档案电子化就是利用现有高科技手段将纸质档案信息作电子化处理，生成电子文件进行存贮，采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。目前，我院所保存的大多数水利工程档案信息形态主要以纸质载体形式存在，虽然其信息可直接读取，易于保持其原始性和真实性，但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差，并且还面临着人为和自然因素的损毁。而纸质档案电子化以后，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

纸质档案电子化能有效地保护纸质档案原件。在我院现存的档案中，可在利用过程中，有的仍然采用直接提调和查阅的使用方法，既不利于原件资源的广泛利用，又影响其使用寿命。而对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份电子化副本的备份分地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至遭到毁灭性的破坏。

纸质档案电子化能改善档案的利用方式。纸质档案原件的电子化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。免费论文参考网。利用者可以不用到档案室来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案室内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。

纸质档案电子化为档案走向数字化管理打下坚实的物质基础。免费论文参考网。数字化档案管理无疑是未来各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的电子化特征是肯定的，传统纸质档案的电子化将是其“馆藏”的重要组成部分。

2、水利工程科技档案的电子化过程

2.1科技档案电子化的原则

为保证电子化科技档案的质量，在电子化过程中，我们应该坚持以下原则[1]：真实性、完整性和有效性。

真实性。真实性指按规定对电子化后电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成前的原始资料一样。只有真实的资料才能正确的反映水利工程，指引我们得到正确的研究结论。错误的资料，则会误导视听，导致对水利工程上的偏失，不真实的资料，比没有资料更可怕。

完整性。论文格式。完整性指电子化后电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。如果资料残缺不全，就有可能犯以偏概全的错误，甚至失去研究价值。

有效性。有效性指电子化后电子文件具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2.2文字资料的电子化

文字资料的电子化主要分文字整理、文字录入、文字校核三个步骤。

首先，要将所要电子化的文件重新整理，把字数较少，文字清晰可辨的水利工程文件归为一类；把字数较多，文字有些模糊或是纸张已经破损致使文字缺漏的水利工程文件归为一类。也可将平时查阅次数较多的水利工程文件归为一类，查阅次数较少或是鲜有查阅的水利工程文件，以达到分清主次，突出重点。

其次，就是文字录入。此环节为文字资料电子化的重点步骤，应认真处理。字数较少的文件可以采取人工打字录入。字数较多的文件建议采取OCR（光学字符识别技术）处理。它通过光学扫描仪和计算机的配合，经OCR软件将图像数据进行运算分类后，将图像数据转化为计算机内码，可以极大减轻数据录入工作的强度，提高数据录入的速度。论文格式。处理方法为先将文件用扫描仪扫描得到一个影像文件，然后用识别软件（作者使用的软件为汉王）进行识别，之后就能得到一个文本格式的电子文档，最后就可以进行保存。此项技术对打印的文件识别精度很高，对手写文件识别精度一般。

最后，就是文字的校核。对于录入的电子文档，应找专业人士进行校核。校核的内容包括：文字的正确。应检查人工打字是否有文字输入错误，应检查识别处理文件是否有没有识别的文字，是否有识别错误的文字。文字的规范。老的科技档案字体不是很规范，有很多繁体字、简化字及以前应用的术语文字，这些都应该进行核对，应尽量使用简体字、规范字和现用的术语文字，以免今后使用中出现概念问题。免费论文参考网。还应注意一些缺损文件的缺字问题，应及时查漏，请有关专业人员进行核实。

2.3图纸资料的电子化

图纸资料的电子化与文字资料的电子化步骤相似，但其具体的操作程序较文字资料的要相对繁琐一些。论文格式。

首先，将各种需要电子化的图纸分类。将一些能够清晰辨认，图纸没有损坏的图纸资料归为一类；将基本能够辨认，但有些地方需要补充的图纸归为二类；将已经不能够完全辨认或破损严重的图纸资料归为三类。这样一来，就能够将不同种类的图纸进行不同程序的操作，有助于节省时间，提高效率。

其次，就是图纸的扫描与补充工作。将图纸直接用扫描仪进行扫描，在扫描的过程中，要保存原始比例，切勿自由缩放，缩放容易引起原始资料的失真。扫描之后形成电子格式的图片。检查一类图纸的扫描状况，如果效果能够达到查阅要求即可。二类图纸由于可能缺少一部分的信息，固应进行一定的处理，可以用图片修改工具进行补充完整，以满足原图所要拥有的各项基本要素。三类图纸扫描之后的图片处理起来就比较复杂一些，需要专门的图片处理。可以找专业的描图人员将扫描图片用软件进行原图勾描，将破损的地方及模糊不清的地方以正确的理论及方法进行人工补充，但一定要尽量保存原图的信息，有改动的地方或根据图纸情况自行补充的应及时向专业人士或负责人员进行询问汇报。完成电子化的图纸可以进行

最后，就是电子图像的校核。这一环节关系到今后电子图像的可用性，所以务必要细致的检查每一张图片与原图纸的匹配程度，尽量达到100%相同。有些原图纸已经无法再进行查阅复制的，可以将电子版的图纸重新打印成底图，方便今后的工作。

2.4电子档案的管理

建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

封存的电子档案不得外借；利用时使用复制件；查阅应在许可范围，并遵守保密规定；联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。

参考文献：

[1]赵志刚,孙金凤,王志才.归档纸质文件整理与电子文件配套管理业务问答[M].吉林:吉林省档案局.2002.

[2]国家档案局.中华人民共和国档案法实施办法.1999.