信息档案管理论文精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇信息档案管理论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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高校档案信息化管理系统通常包含以下几个子系统：第一个是综合布线系统。它首先要满足人们的基本需求，即查询方便、快捷，数据交换传输准确、安全，以及整理归档方便、及时；同时还要考虑今后系统的可靠性、扩充、易维护管理等问题，最终能给档案馆带来好的效益。第二个是网络系统。可靠性、安全性、适应性、扩展性一直是网络系统建设的四大目标，现代化档案管理系统在网络设计时，必须满足这几个基本条件，同时基于档案服务对象的特殊性和广泛性，其网络系统务必要管理方便、使用快捷。第三个就是身份验证系统。现代档案馆系统一般是使用数字证书，运用非对称和对称密码等技术建立起严密的身份认证系统，以此保证信息不被除发送方和接收方之外的他人窃取，并保证信息在传输时不被篡改，确保发送方可以通过数字证书确认接收方身份，确保发送方对于自己发送的信息不抵赖。第四个是数字化系统。数字化系统包括数字化加工子系统、缩微子系统和综合档案馆管理系统。第五个是安防系统。安防系统包括门禁子系统、视频子系统及广播子系统。第六个则是档案库管理监控系统。通过电动密集架支持子系统和计算机温度、湿度管理子系统进行智能化的有效管理。

二、高校档案管理信息化建设的必然性

1．信息化时代的必然要求

《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设[2]。信息化时代，高校档案的工作对象、任务和性质都有很大变化，各项管理工作正日益朝着自动化、信息化的方向发展，档案管理信息化建设作为“数字化校园”的重要组成部分，必须加快步伐；同时，高校档案信息化建设作为全国档案信息化建设的重要组成部分，也应结合自身的特色和优势，改变高校档案管理信息化进程相对滞后的局面。

2．高校档案事业发展的必然趋势

需求决定了市场。高等学校和社会对档案的实际需求决定了我们建设和改进档案工作的方向，我们必须紧跟社会变革发展的步伐。随着高校体制改革的不断深入，高校档案作为高校管理重要组成部分，其管理难度不断增加，档案门类越来越多，档案内容趋于复杂化、多样化。首先，高校档案的用户群包括了高校内部和社会公众两类人群，他们对信息的需求包括数量、系统性和时效性等，传统的档案管理方式已远远不能满足这三个方面具体需求的变化。其次由于文件数量日益增加，库容量日趋饱和，加工、利用和存贮工作如果仍然使用传统手段将导致档案管理工作不胜负荷。一批批纸质历史档案逐步自然老化，拯救这些档案对技术手段不断提出更高的要求。再次，记录档案的信息载体和方式已日趋多样化，机读型、声像型、缩微型等新型载体早已得到广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面具有不可替代的优势。所以原有单一的管理模式很难适应档案工作发展的要求，高校档案信息化管理方式的改革成为必然。

3．高校档案管理和资源开发利用的必然需求

随着档案信息化建设的不断深入，档案信息在推动社会进步方面的作用越来越大，档案信息服务也变得更加系统、全面。纸质档案在整理装订过程中需要耗费大量人力、物力和存储空间，保管过程中也容易遭遇发霉、蛀虫、字迹退色等现象。此外，利用过程中反复复印或翻阅都会使其受到一定程度的磨损。高校有许多档案保存一定期限就要销毁，有可能造成信息流失。对电子档案来说，高密度贮存、体积轻巧，使用寿命长、传递速度快、容易复制，它的生命力极强。因此，高校要保证信息完整和安全，必须进行信息化管理。[3]

三、高校档案管理信息化建设的路径选择

目前，高校档案管理的问题主要表现在以下几个方面：

1．思想理念落后。

高校的档案管理是高校管理的一项重要工作，高校的档案真实地记录着高校发展的点点滴滴，对高校的各项工作具有重要的参考价值，是高校的宝贵财富。但是一般情况下，很难得到各级领导的高度重视。他们通常认为档案管理的目的在于收集、整理、保管信息。结果在形式上都表现出安于现状、不求进取的态度。

2．管理手段有待改善和提高。

许多高校在档案管理的信息化建设中投入资金不足，结果使得信息化建设所需的硬件得不到改善，信息化基础设施建设不到位，管理软件不能及时升级，这些都严重制约了信息化建设工作的开展。

3．档案管理人员的业务综合素质有待提高。

人才在档案信息化建设中起着关键的作用。目前我国高校档案管理信息化建设的物质条件已初步具备，但相关专业人员仍然严重缺乏，更不用说建立素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍了。现有的档案管理工作人员中，有的档案工作者计算机方面知识可以，但档案管理知识缺乏；有的档案管理经验丰富，但计算机操作能力较差。档案管理信息化建设对管理人员的要求越来越高，所需人员不但要具备档案专业知识，也应熟练掌握信息化建设所需要的各项操作技术。

4．软件开发利用水平不高。

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（一）信息技术的引进可以改革档案管理模式档案管理模式，即档案管理方式，也就是档案管理工作中所形成的，具有一定特性，能够解决一类档案管理工作中的问题的管理模式。我国档案管理工作具有非常长的历史，对于档案管理工作的重视始终是国家发展过程中的一个要求，但是长期以来，档案管理模式都是比较单一的，在过去，这些单一的管理模式还可以解决一些基本的工作中的问题，但是在社会发展的推动下，企业的发展日渐复杂，档案管理的内容也在随之增多，复杂化，面对这种形式，传统的档案管理模式就开始捉襟见肘。而信息技术是新的科技技术，它以现代科技为基础，通过互联网、计算机等基础设备，实现对程序以及材料和数据的分析，这样一来，将它引入到档案管理工作中，通过人与机器和网络的合作，就很容易突破传统，找到新的管理模式，解决新的问题。因此，信息技术的引进可以改革档案管理模式。

（二）信息技术的引进可以节约档案管理成本不管是企业，还是政府机关，档案管理的工作量都是不可小歔的。从档案内容上，人员档案，会议档案等不同类别的档案需要不同的管理方式，从档案工作上，档案整理，档案收集，档案汇总，档案统计等不同环节需要不同理论指导，由此可见，档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力才能实现。信息技术的优势在于，信息系统本身可以实现对数据的分析、整理和记录以及分类等工作，同时，系统工作的精细以及准确程度要比人力完成更有保证，将信息技术引入档案管理工作中，使用计算机代替部分人力，这就可以精简单位人员，减少劳动力和其它资源的输出，进而实现对档案管理成本的节约。这也是将信息技术引入档案管理工作中的一个必要性所在。

（三）信息技术的引进可以规范档案管理体系将信息技术引进档案管理工作中另一个必要性就是规范档案管理体系。同其它管理工作一样，档案管理工作的进行也需要多人的配合，需要多项工作的衔接，在这个过程中，档案管理工作就形成了一个完整的体系，而这个体系的规范与否，直接影响一个企业对档案的保存和利用。在利用信息技术之前，每一项工作的完成都需要工作人员的亲力亲为，这就出现了人员之间的接触和合作，在此过程中，可能某一个工作人员的情绪就会直接影响到整个团队的合作以及工作效果，或者某一个工作人员的差错就可能直接导致整个档案管理的进度，此外，人员的能力高低不同，这些都成为档案管理体系规范化的障碍。但是将信息技术引入到档案管理工作中，尽量减少工作衔接过程中人员的接触，减少人的情绪对工作质量的影响，就会很容易的引导起整个档案管理工作朝着体系规范化的方向前进。

二、信息技术引入档案管理工作的途径

既然信息技术引入档案管理是有必要的，那么接下来要考虑的问题就是如何更好地将信息技术引入到档案管理工作中来，对此，笔者有以下几点建议：首先，信息技术的引入要充分考虑本单位档案管理工作的特点。不同的行业，不同的单位，档案在内容是不同的，这种档案内容的差异就要求在做具体档案管理工作时的方式有所区别。信息技术引入管理领域，最早出现在人力资源管理领域，在档案管理领域的引入，还不是非常的成熟，因此，很多单位的档案管理工作人员就盲目的学习和跟风，不加选择的借鉴和引入。这样做的后果就导致信息技术的引入不但没有优化企业的档案管理，反而给档案管理工作造成了新的困扰，显然，这与信息技术的引入的初衷是相背离的。所以说，在信息技术的引入过程中，一定要注意本单位档案管理工作的特点，切忌盲目。其次，信息技术的引入要打破传统档案管理模式的“条条管理”的状态。对于一些档案管理工作人员而言，档案是对历史的记载，因此必须认真谨慎，这是对历史和事实的尊重，我们必须承认这种思想的正确性，但是，很多人偏离了这种思想的本意，他们认为尊重档案就要求档案管理工作也要绝对的固定，不可随意更改模式，这是错误的，信息技术的引入就是要打破这种传统，要勇于利用信息技术对传统档案管理模式的创新，要随时把握时机，适时改革，让传统与新技术结合，共同为档案管理服务。所以，信息技术的引入，就是要在传统中改变，让档案管理也能体现出时代特色。

三、结束语

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一、数字化档案管理的优势

（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。

二、数字化档案管理的意义

（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局

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(一)档案信息易更改

当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。

(二)网络系统存在安全隐患

目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。

(三)会计软件升级与档案读取不兼容

在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。

二、完善会计档案管理的几点建议

(一)明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗

鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。

(二)明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿

建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。

(三)建立内外网分级会计信息录入机制

将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。

(四)注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗

由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。

三、总结

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1.1有利于提高档案管理工作效率时代的发展，科技的进步，在全球信息化的推动下，迫切地要求档案管理工作也具有开放性和资源共享性。为了适应这一需求，建立和完善开放的档案管理系统势在必行。现代化信息设备的应用，使档案管理工作的效率得到了全面的提升，节省了档案管理人员的时间，加快了经济建设的步伐。

1.2能够为管理决策提供可靠的信息从实际上来将，档案是一种资源，对于企业来说，企业的历史以及经营决策的过程和成果，都被档案所真实地记录。企业制定决策时，除了要结合企业当前的现状，还要借鉴和参考以前的决策，这样就可以有效避免错误决策的重复出现，更加能够为制定新决策获得灵感，通过对之前决策的分析和对比，并制定几个可选方案，最终优中选优，从中选择出最佳方案。企业的决策是企业进行生产经营活动的指导和方针，决策制定是否科学合理，直接影响到企业的经济效益，也是影响到企业能否健康稳定发展的关键因素。档案管理信息化的建设改变了以往的翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

1.3有利于为科研工作提供智能化服务档案信息化资源时效性强，计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，使得档案信息化在快速分析方面的表现尤为突出，此外，还适合于进行综合研究，并表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，然而一旦建设完成，就可以带来巨大的效益，获得多次、高效的产出。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2档案管理信息化发展策略

2.1转变思想观念，树立信息化管理意识目前，档案管理工作越来越受到人们的重视，在获得日新月异的变化的同时，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变，档案管理正在向着信息化的方向飞速发展。为了适应新的形势，档案管理人员更加要紧跟时代的步伐，努力改变旧的传统观念，加强档案信息化管理意识，自觉提高自身的综合素质和岗位技能，只有档案管理人员的整体素质提高了，档案管理信息化建设才能获得保障。这是因为任何体系的建设都离不开人的作用和参与，最终的实施更是需要依靠人的努力和主观能动性的发挥。管理人员综合素质的提高，是档案管理信息化建设工作的重心，是档案管理信息化发展的前提和基础。

2.2制定信息化发展目标，并严格执行实际工作中，要从全局考虑，兼顾长期目标和近期目标，并使之有机结合，目标的确定和部署，必须坚持一定的原则，即科学性、实用性、适用性。在制定长期目标时，应以战略性的高度，纵观全局，不忽视细节，运用科学合理的方法，对全局进行深入的了解和细致的分析，使目标的质量获得保证，全局统一为一个有机的整体，不局限与当前，而是以长远的观点，考虑到信息化建设将来发展的需要，留下兼容、再扩充的富余空间，避免资源的浪费。在制定近期目标时，其侧重点在于目标的实用性和可行性。在信息化建设的初级阶段，即进行基础业务的建设时，需要对现有档案资料进行整理，工作必须认真仔细，不允许出现错误和遗漏，对于档案资料而言，其正确性是至关重要的，因此在整理档案资料时必须确保其正确无误，并严格遵守标准化的要求。在对档案馆藏进行整理时，优先对重要档案进行数字化处理，对于没有价值的资料应该根据要求销毁，避免重复劳动，浪费时间和资源，这也是实施信息化的客观要求。

2.3信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理当前，国内档案管理的各部门缺乏统一的管理和有效的沟通，所采用的信息化手段和软硬件设备也各不相同，这就严重影响了数据信息之间的兼容性，阻碍了档案管理信息化工作的进行。为解决这一问题，就必须结合当前的实际情况，使数字化设备得到统一，并具备专业性，进而实现字符识别，以及自动转化和编目、检索，并在此基础上实现自动全文存储、上载以及辅助立卷，自动标引、文档一体化管理等。具体到实际上，就是使计算机软硬件设备的型号和规格得到统一，这是档案管理信息化得以实现的前提和有力保障。

2.4档案信息化标准制定确保用户能够高效、快捷获取档案数据库信息，是数据档案信息化建设的根本目标，而这一目标的实现，则依赖于规范化和标准化的实施。进行档案管理时，档案内容、编号以及分类和案卷目录的编制，必须符合标准化的要求，对于不同的项目，也应该实施标准化。此外，还要防止传统档案信息资源的重复开发和应用，有效避免资金和资源的浪费，实现档案信息化资源的合理共享。

3结束语

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Abstract: Rapid economic development intensified competition among enterprises. As an important part of the modern enterprise management,the scientific implementation of file management has a meaningful influence on enterprise development. According to the different nature of business,its file management work should be also different. The main work is the management of personnel records,equipment records,production records and other business records,and fixed assets. The scientific implementation of this work is helpful to improve enterprise management efficiency and ensure enterprise economic benefits. The paper gives brief discussion on scientific implementation of enterprise file management.

关键词:企业;档案管理;实施

Key words: enterprise;file management;implementation

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0178-01

1企业档案管理重要性分析

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其是企业科技发展的催化剂、是企业经济效益和社会效益的表现形式、是企业文化的重要部分,是企业生存与发展的关键。加强企业档案管理有助于企业管理工作的开展,促进企业管理目标的实现。以企业设备档案管理为例,企业设备档案管理工作的科学开展能够为企业设备养护与维修、设备折旧以及企业资产管理提供基础的材料,促进其工作的开展。由于企业档案管理工作的重要性,现代企业必须以科学的管理体系为基础,开展企业档案管理工作,促进企业的健康发展。

2企业档案管理工作的科学实施

2.1 构建科学的档案管理体系,促进档案管理工作的科学开展科学的企业档案管理体系是实施企业档案管理工作的基础,其对档案管理工作的科学开展有着重要的意义。现代企业必须以档案管理基本原则为基础,结合企业自身管理结构与实际情况,构建科学的档案管理体系,以此保障档案管理体系的适用性。在档案管理工作开展中常有企业照搬其他企业档案管理体系进行档案管理工作的情况出现,但是由于每个企业的生产经营特点不同、管理体系的不同以及技术水平、资产情况的不同,会使照搬档案管理体系在实际应用过程中不能与企业实际情况相结合,影响档案管理工作的开展。因此,以企业自身情况为基础,构建科学的档案管理是企业实施档案管理工作科学实施的基础,其对企业档案管理工作的科学开展有着重要的意义。

2.2 注重档案管理基本原则,促进企业档案管理的科学实施企业档案管理要遵循统一领导,分级管理的基本原则。企业档案管理部门要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理。由档案使用部门对档案进行基础整理后,归集管理部门进行统一管理与领导,促进档案管理工作的科学实施。另外企业档案管理工作还要遵循维护企业档案的完整与安全的基本原则。维护档案的完整要以保证企业档案在内容上齐全配套为基础,保持企业档案的系统性和内在的有机联系,并涵盖企业全部工作活动所产生的各种类别、各种形式的档案文书,杜绝档案人为割裂和零乱堆砌造成的档案不全等情况的发生,保障企业档案的完成性。同时还要加强对企业档案管理的保护工作与保密工作。防治企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。在注重企业档案管理的基本原则实施的同时,企业还要认识到档案的有效利用对企业发展的促进作用,以企业档案管理工作为基本出发点,实现企业档案的综合利用。以企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,保障企业档案在企业生产经营中的可利用价值,促进企业的健康发展。

2.3 以企业档案管理标准化建设为基础,开展企业的档案管理工作加强企业档案管理标准化建设时实施企业档案管理工作的重点。其首先要明确档案归档制度,明确企业档案归企业所有,企业每一名员工都有建立档案、保护档案的义务。企业档案管理标准化建设过程中要注重对行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度归档、或按季度归档的制度建设。同时注重产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。以此保障企业档案的完整与安全。对于企业财务文件的归档应由财务部门整理归档并保管一年后交由档案室进行管理。对于企业员工外出学习、考察、开会所得文件材料必须在返岗10天内交由档案室进行工艺管理。

另外,企业还要加快完善企业档案管理制度的脚步,对档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等进行完善。以制度化管理确保企业档案管理的科学实施。对于档案管理工作流程也要进行标准化建设,对管理部门、文件点收等进行标准化建设,并通过严格执行,促进档案管理工作的开展。

3注重现代技术在档案管理工作的应用,促进企业档案管理工作的科学开展

在现代企业档案管理的实施过程中,企业要注重现代技术在档案管理中的应用,以此促进档案管理工作的科学开展。现代企业要加快档案管理工作新技术的应用,以此促进企业档案管理工作的科学开展,促进企业档案管理工作效率的提高,促进企业的健康发展。

综上所述,现代企业档案管理工作是企业发展过程中企业历史资料、有关文件的管理过程,其对企业的经营活动的开展以及企业的发展有着重要的意义。企业在注重档案管理体系建立与实施的过程中还要注重企业档案管理人才的培养。注重对档案管理人员现代档案管理理论知识的培养、现代方案管理技术的培养,通过档案管理人员专业技术水平的提高以及企业档案管理新技术的应用提高企业档案管理质量,促进企业的健康发展。

参考文献:

[1]王梓欣.现代企业档案管理工作现状分析[J].企业管理资讯,2009,10.

[2]杨彤,李丽.生产型企业档案管理工作的科学开展[J].工业企业管理信息,2009,2.

[3]朱卫国.企业档案新技术发展与应用[J].档案管理,2009,6.

[4]郑丽萍.深化企业档案管理工作,促进企业的健康发展[J].企业经营与管理,2008,11.

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1 医疗档案及其数字化管理的内容 

医疗档案是病人到医院就诊时，对医务工作人员给出的医疗文书、检验报告、影像资料、处方等进行整理和归档得到的材料，材料内不仅应清楚的记录病人基本信息，如：姓名、性别、年龄、家庭住址和联系方式等；而且还应清楚记录病人每次就诊时的诊断、所用药物、经治医生的资历等。信息化管理指把以上信息转化为电子信息并在统一的软件系统内进行登记、分类和归档。这种信息能够在一个平台内共享，使得病人在不同医院就诊时都能够显示患者的诊疗经过，为医生的诊断和治疗提供便利，同时也为病人节省大量的支出。同时，信息化管理还需要专业的计算机工作人员对软件系统和平台进行维护，从而保障其正常、安全、有效地运行。 

2 传统医疗档案的管理存在一系列问题 

2.1 工作人员缺乏专业素质 

一些医疗档案管理的工作人员不具备医学背景，在实际的档案管理的过程中，很多管理人员不能成功进行档案的合理分类归档，使得难以发挥档案管理实际作用；同时档案管理人员工作态度不认真对待档案随意分类，误导医生及患者使得档案管理缺乏严谨。很多医务工作者在给病人的诊断中记录含糊，省略书写，使档案管理人员对患者疾病不能正确识别及分类，严重阻碍着医疗事业的健康发展。系统后台维护人员及业务水平不够使得系统经常发生各种故障，降低系统的使用效率，同时一些恶意木马病毒等的攻击不能有效防范也导致系统瘫痪，档案信息泄露等，从而造成严重的影响。 

2.2 医疗档案无法共享 

目前，我国各级医疗机构相继建立了信息化医疗服务业务，如：一卡通、电子病历、网络挂号等，但这些信息化建设各自为政，患者的医疗档案保存在不同诊疗医院中，无法共享，相互封闭；由于患者不可能总在同一家医院就诊，所以到了别家医院，往往还需要重新登记，再检查一遍，甚至在同一家医院的不同科室也要重复检查，造成了医疗资源以及资金的极大浪费。尽管有的经济发达地区构建了区域性信息化服务平台，但缺少统一的标准和管理，没有真正发挥作用，反而造成更大浪费。 

2.3 医疗档案不完整 

患者在不同医院就诊时，其诊疗经历就出现了间断，医疗记录不完整。医生只有在了解和掌握病人的病史情况下，才能在诊疗过程中做出正确的诊断，采取正确的治疗措施，更好地为病人服务。很多医院还未开展电子病历，仍旧采用纸质病历或医疗文书，这就导致许多病人信息不能被上传至档案管理系统，而把纸质载体变为电子档需要繁琐的过程，无疑造成许多病人信息不完善。这就需要医疗档案信息具有连续性、完整性。 

2.4 医疗档案保管、查阅难度大 

传统的医疗档案以纸质为主，手工操作，过程繁琐，时效差，效率低。各医疗部门和档案信息管理论文人员之间缺乏沟通联系。目前，绝大多数医院的各类医疗档案除住院病历由病案室统一保管外，其余如：X线胶片、病理切片、影像图文等分属各个科室管理并保存。在一个医院内形成多部门管理医疗档案的格局。因此，在需要查阅时费时费力，流程繁琐，还易导致档案损毁甚至丢失。 

3 推进医疗档案数字化的措施

3.1 提高工作人员的专业技能及职业素质 

对于档案管理人员，应加强他们的医学基本知识培训，增加对疾病病种的了解及分类，同时还应加强计算机操作和常规软件的培训，使得他们业务更加熟练，定期考核工作量并实行奖惩制度使他们工作更规范更认真。对于医务工作人员，应提高医学水平正确诊断疾病，端正态度认真书写医疗文书，提高计算机水平正确输入医疗档案信息至医疗系统。后台维护人员应加强计算机及系统故障的各种培训及演练，保障系统能正常安全有效地运行。作为医疗档案管理的排头兵，档案管理人员、医务工作者和后台维护人员发挥着重要角色，能够改善医疗档案管理效果等，应提高他们的专业技能和职业素质。 

3.2 培养医疗信息化人才 

医疗卫生体制改革的逐渐深入使得医疗档案内容更加丰富，档案信息载体更加多样，档案管理手段更加先进。这些都导致了对医疗档案管理人员的要求更高。现代化管理需要的是既熟悉档案业务、又掌握医学知识和计算机知识的复合型人才。此外，医疗档案管理人员还应具备较高的政治素质和职业道德水准，要有敬业精神、创新意识、保密意识和严谨的工作作风。 

3.3 加大医疗档案数字化管理的宣传力度 

档案管理人员要在传统的医疗档案保管方法的基础上，接受数字化管理方案，并了解其作用在于更好的为医院医疗等各项工作服务。在此之后，医疗档案管理人员则需积极宣传医疗档案数字化在医学工作中的重要作用，包括介绍这种管理方法的价值，提高公众的认知度，让广大医务人员了解到医疗档案数字化建设的意义重大。 

3.4 切实开展医疗档案数字化管理 

政府机构和医疗部门应投入资金建立信息化网络建设，使各级医疗部门具备数字化管理的硬件条件。优化管理系统使其更方便于操作和管理，从而方便医务工作者使用，提高工作效率。在各大医学院校开设相关专业培育优质人才，开展科教兴医战略，促进整个医疗事业的进步。定期开展培训和讲座，提高工作人员的业务能力。制定相关规章制度，定期开展审核，确保医疗档案的质量。 

3.5 建设安全稳定的医疗档案共享服务平台 

建立和完善患者病史及诊疗史的信息化管理系统，使各家医疗机构能共享患者的诊疗信息。对于之前的纸质病案，应通过技术手段生成电子版本上传至系统内。建立个人信息档案，统一编码，从而实现医疗档案信息资源共享。此外，医疗信息档案都具有非常高的保密性，要根据保密级别进行分类和使用，同时还要区分特例，不能以偏概全。因此，为更深一层的提高医疗档案信息管理的安全性与保密性，应不断更新计算机等设备并改善其使用环境，加强网络的防火墙建设，防止病毒与木马入侵。 

3.6 完善医疗档案数字化管理的相关法律法规 

医疗档案数字化不仅需要有医疗信息化人才、医疗机构的大力宣传与支持，更需要有完整的法律法规来为其保驾护航。然而，我国目前关于档案数字化的法律法规和配套政策依旧不完整，比较落后，仅有《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国保守国家秘密法》等几部法律文件。因此，政府部门应积极建立健全相关法律法规制度，来完善医疗档案数字化建设过程中可能产生的一些问题，从而使医疗档案数字化管理更加规范化、合理化、制度化和合法化。 

4 结语 

信息化时代下的医疗档案数字化管理是未来发展的趋势，医疗档案数字化建设需要充分的人力、财力、技术、设备等的配套支持。虽然我国医疗档案数字化建设已有多年的经验，但我国医疗档案数字化建设尚处于起步阶段，医疗信息化人才少，宣传力度不够大，信息平台不够完整，相关档案的法律制度研究尚未深入开展，制约了医疗档案的信息化建设[1，2]。立足医疗档案数字化建设的发展现状，解决这些问题，对于推进医疗档案数字化建设、实现医疗资源共享和提高医疗资源利用率具有重要意义[3，4]。同时规范医疗档案在处理医疗纠纷中也发挥着重要的作用。信息的整合便于医务人员和科研工作者进行科学研究，评判某一疾病的发展及预后，总结经验采取更好的治疗方法，从而促进医疗进步。通过对现存问题的分析和给出的解决策略，希望能够为改进医疗档案的数字化管理提供帮助。 

参考文献 

[1] 刘亚静.网络信息化背景下医疗档案信息共享存在的问题及对策探讨[J].河北医学，2014（5）：878-880.