档案管理学论文精品(七篇)
时间：2023-03-21 17:10:04
序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理学论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。
篇(1)
作为我国图书情报科研和教育的重要阵地，南京大学信息管理学院历史悠久。从1913年克乃文先生开设图书馆学专业教学已经具有90多年的历史，从1927年李小缘先生和刘国均先生创建图书馆学系也有84年的历程。作为国内图书情报事业的开创者和推动者之一，南京大学图书情报和档案管理学科一直秉承“诚朴雄伟，励学敦行”的办学理念，埋头苦干，奋发图强，推动各项工作稳步前进，在学科建设和人才培养等方面取得了丰硕的成果。
目前，南京大学信息管理学院拥有信息管理与信息系统、图书馆学、档案学和编辑出版学4个本科专业，图书馆学、情报学、档案学、编辑出版学和信息资源管理5个硕士点和博士点，是国内最早拥有图书馆学、情报学、档案学、编辑出版学和信息资源管理博士点教育的3所高校之一，拥有图书馆、情报与档案管理一级学科博士授予权，并建有一级学科博士后流动站。其中，情报学为国家二级重点学科（2003年），图书馆、情报与档案管理是省一级重点学科（2007年）。2010年，新增图书情报和出版学两个专业硕士学位授予点，2011年顺利完成二级学科博士点备案。2011年，南京大学信息管理学院正式加入国际iSchools组织，成为亚洲地区第三家加入该组织的教学机构。
经过多年的发展，师资队伍规模和学历结构得到大幅发展，师资队伍更加年轻化。从创系时的6名教师发展到教职员工56人，其中专职教师和研究人员45人。在师资队伍中，教授22人，副教授15人，讲师8人，博士生导师13人，各类领军人才12人次。现有在校学生1 171人，其中本科349人，研究生196人，夜大或成教学员464人，其他学员162人。2002年以来，累计承担各类纵向项目89项，各类委托项目和横向项目94项，累计科研经费2 700多万元。其中，2004年以来承担国家社科重大、教育部重大和重点招标项目5项，重点项目4项。2002-2011年全系共发表学术论文1 880篇，专著48部，SCI、SSCI和A&HCI以及EI论文42篇，获得各种奖励27人次，综合实力和整体研究水平已经进入国内先进行列。
南京大学信息管理学院还建有国家信息资源管理南京研究基地、中国人文社会科学评价国家创新基地、国家新闻出版总署南京大学人才培养基地和国家保密局南京人才培训分基地等一批国内有影响力的基地和平台，建成了情报学重点实验室、信息分析和知识服务实验室、信息数字化集成实验室、竞争情报研究实验室、多媒体技术研究实验室以及南京大学信息技术研究所、南京大学信息产业研究所、出版科学研究所等8个研究所（室）；2008年7月以后又陆续组建了保密实验室、电子编辑工程实验室、档案现代化与信息安全实验室、信息资源管理实验室和信息检索教学实验室等5个研究机构，与国家图书馆、中国科技信息研究所、中国出版集团等战略合作伙伴正筹建数字图书馆联合实验室和网络出版实验室。
因此，南京大学信息管理学院是前辈先贤和教职员工多年辛苦耕耘、坚持守候的结果，是南大信管人艰苦创业、励学敦行的结果，也是学校和业内同仁长期关心扶持的结果。在南京大学信息管理学院的成立庆典上，国务院学位委员会图书情报与档案管理学科评议组第一召集人、武汉大学信息资源研究中心主任马费成教授，中国社会科学院学部委员、国家社会科学基金图书馆、情报与文献学评审组组长黄长著研究员，国务院学位委员会学科评议组成员、南京大学信息管理学院战略合作伙伴、中国科学技术信息研究所所长贺德方研究员，以及武汉大学、北京大学、中国人民大学、中山大学、南开大学、华中师范大学、吉林大学等国内兄弟高校院系负责人等都对学院的成立表示热烈祝贺，并对学科建设和学院发展寄予厚望。南京大学信息管理学院的成立，是对南京大学图书情报与档案管理学科发展的肯定，但仅仅是“万里走完了第一步”，是新起点、新号角。南京大学信息管理学院院长孙建军教授代表学院表示还将进一步深化学科发展，加强团队建设，注重凝练，突出优势学科、优势方向的优先发展地位，在图书情报与档案管理学科建设中有所作为；继续以质量建设和创新服务为抓手，深化国际合作，继续推进“知情意互融、教学研合一”的教学理念，积极培养社会需要的高级专门人才，服务社会经济发展；与校内外兄弟院系、企事业单位和科研机构加强沟通、紧密合作，彼此促进，抓住文化繁荣的时展契机，抓住交叉学科与新兴学科的大好发展机遇，又好又快地推进学科发展。
篇(2)
论文关键词：档案管理,物理管理,逻辑管理
一、档案物理管理及逻辑管理的概念
物理管理，由形见意，指事物的表象。就是说按照手工管理的方式，以档案的物质介质为管理对象，制造和使用实际可触碰到的物质性工具的管理活动，比如消毒柜、计算机、档案柜等一系列的物质工具。
逻辑，体现的是人的逻辑思维能力，逻辑思维是人类思维的规律。人们在对外围的认识过程中，借助于概念化的东西，进行自己的推理判断。逻辑思维与形象思维不同的是，它是用科学的抽象化的概念，试图去揭示事物的本质，认识现实的结果，是人类抽象思维的展示。而逻辑管理，就是在物理管理的基础上，按照人类抽象的思维方式，主要以档案的内容性的东西对对象或者为着手点，来进行对档案的管理工作。
二、档案物理管理与逻辑管理特点的区别比较
（一）管理对象
在管理对象上，档案物理管理的对象是档案的物质载体本身，而逻辑管理的对象则是档案的内容即承载的信息。虽然管理的对象不一样，但是档案的物理管理与逻辑管理却也并不是毫不相干的两个部分，他们之间也存在着相互影响和制约因素。
在物理管理占据主导地位的时代，我们的档案管理理论与管理思想主要是围绕着档案载体展开的，比较典型的是《档案管理学》与《档案保护技术学》等。传统《档案保护技术学》的基本内容包括：档案文件制成材料及其耐久性、档案文件损坏的理化因素及防护方法、档案文件损坏的生物因素及防护方法、档案文件的修复技术、档案文件的照相复制、档案馆的建筑和设备、技术图纸的保管等等，它们都属于档案物理管理的范畴。而《档案管理学》则以“实体管理”为主要线索展开。
电子档案产生之后，逻辑管理就占据了档案管理中的主导地位。虽然档案的物质介质还是存在且在未来相当长的一段时间里将继续存在，但地位却明显的不如物理管理时期了。逻辑档案管理时期，档案管理的主要思想和理论来源于档案的内容和它的内部信息。
（二）劳动特征
不论是档案的物理管理还是逻辑管理，作为人类的管理活动，它们都主要属于脑力劳动的范畴。但在具体表现上有所不同：
由于管理对象是实际的物质介质，所以档案的物理管理过程中，除了必要的脑力劳动外，管理人员也不得不进行一些与体力劳动有关的活动。也正是因为处于这样的时代，以及人们思维方式的固化，使这时期的人们更多的注重的是档案管理工作中的体力劳动部门，而忽略了在脑力劳动在管理活动中的支配地位，甚至想当然的把档案管理工作归结为简单的仓库管理类工作。但随着科学的发展，人类思想的进步，我们应该认识到，这样的想法是错误的，物理管理也应该是一种科学化的管理，传统档案保护技术学的发展，就是最好的佐证。
随着信息技术的发展与普及，脑力劳动在档案管理工作中突出地位越来越得到广泛认可。由于管理对象是档案的内容与信息，论文的格式在电子档案的逻辑管理时代，人们在档案管理活动中的脑力劳动，慢慢地转换成了计算机系统的劳动。计算机系统的程序劳动，是一种高级的脑力劳动，是人类脑力劳动的发展与延伸。
（三）方法特征
在电子档案产生之前，档案管理——无论是物理管理还是逻辑管理，都以手工管理为主要的方法特征。虽然我们有了一些档案管理工具，如密集架、提档机等等，但传统档案管理的手工管理特征仍十分明显，其工作的基本模式是：人→档案。在电子档案产生之后，电子档案的物理管理仍主要表现为手工管理方式，而电子档案的逻辑管理则改变为完全自动化的计算机及计算机网络系统的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→计算机→档案。
（四）思维特征
物理管理与逻辑管理具有不同的思维特征。物理管理具有形象思维的思维特点，逻辑管理具有抽象思维的思维特点。形象思维解决的是管理过程中的三维空间问题，抽象思维解决的是管理过程中的信息内涵及时间问题。
在物理管理中，人们在管理过程当中更多的想到的是有形的东西，比如纸张、案卷等；而在逻辑管理中，人们反应的则是概念化的东西，比如文件名或者某方面的信息内容等。
在物理管理时代，人们的思维方式与管理理念在各方面都不得不受物理层次的制约，难以脱离形象思维的影响。在逻辑管理占主导地位的管理时期，人们在想到某些信息内容时，不会像在物理管理中那样第一时间联想到的是库房号或者案卷号等，而跳过了载体这一环节，脑袋中直接浮现出某某文件名或者具体的信息内容。管理人员只要使用检索工具，在虚拟化状态中查找并调阅想到的东西。
（五）哲学特征
档案物理管理针对的是一个现实的物质世界；档案的逻辑管理针对的是一个由概念组成的信息内容世界。虚拟档案管理哲学对传统实态档案管理哲学的超越，是建立在档案的虚拟逻辑管理对现实物理管理的超越的基础上的。
三、结束语
在档案管理工作中，档案载体与档案信息是管理工作内容的两个基本方面，或称为矛盾的两个方面。矛盾的这两个方面谁具有主导地位，谁就规定了档案管理工作的时代特征。档案载体在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出一逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为物理管理时代；而当档案信息在档案管理工作中占有主导地位时，这一时期的档案管理工作就表现出以逻辑管理为主的时代特征，我们可以称之为逻辑管理时代。
在以往的档案形式中，无论是从石刻档案到甲骨档案，从简策档案到纸张档案，乃至缩微档案，档案的物质载体和信息内容都是“二位一体”的。在这种情形下，本质性的信息被非本质的载体所束缚、所约束，目的性存在被工具性存在所决定，信息难以获得独立与自由，在物质载体与信息内容的矛盾关系统一体中，物质载体是矛盾的主要方面，并由此决定了当时物理管理占据主导地位，决定了人类社会的档案管理首先经历了一个漫长的物理管理时代。
参考文献
[1] 丁海斌. 论档案的逻辑管理[J]. 档案管理. 2013（03）
篇(3)
[关键词] 就业分析;需求评价;指标体系;体系优化
[中图分类号] G40 [文献标识码] A 文章编号：1671-0037（2015）08-46-6
Optimation Strategy on Archival Majors’Cultivation System Driven by Employment Analysis and Skill Needs Assessment
Yang Jiayi
（Zhengzhou Institute of Aeronautical Industry Management， Zhengzhou， 450015）
Abstract：As the core constitution of National Strategic Resources， Archives faithfully recorded and servedas the reference in the course of technology and economic construction in China. Therefore， personnel staffs ofarchival majors should be the main training objects of the nation. With archival majors inZhengzhou Institute of Aeronautical industry Management as the research objects， employment data from 2008 to 2015 are collectedand analyzed to investigate the causes of change. Moreover， index system of business demand level involving basic skills， professional skills and expanded skills of archival science isconstructed according to businessneeds. According to employment and demand indicators， existing professional training system is examined andoptimized in order to cultivate more new talents of Archival majors to satisfy the needs.
Keywords：employment analysis; needs assessment; index system; system optimization
档案专业是一个小众专业，目前全国只有三十多所学校开设，但档案在我国科技与经济建设过程中，起着忠实记录、参考借鉴的作用，是国家战略资源的核心构成，档案专业应该成为国家重视的专业，从事档案专业的人员，应该是国家重点培养的对象。论文以郑州航空工业管理学院档案学专业为研究对象，分析该专业从2008年到2015年的就业数据，研究转变原因，并根据企业技能需求，构建涉及档案基础技能、专业技能和拓展技能的企业需求层次分析指标体系。根据就业与需求指标，审视现有专业培养体系，进行优化，从而培养更适用需求的档案专业新人才。
1 档案专业就业数据分析
郑州航空工业管理学院档案专业成立较早，是河南省仅有的两个档案专业之一，年招生四百人左右，（含建筑工程档案管理方向和专升本），其就业数据具有代表性。
通过调研，该专业从2008年到2015年的就业情况发现，其主要的就业方向为单位办公室8.25%，企业档案管理部门12.875%，各航空集团、研究所等事业单位的档案管理部门18.875%，考取研究生12.625%，档案服务的各公司15.5%，考取公务员2.25%，其他非档案管理岗位29.625%。该专业2008年到2015年，就业方向情况变化如图1和表1所示，而各就业方向，从2008年到2015年的变化，如图2所示。
图1中，横轴为年度，纵轴为比例，各柱体为就业方向。可以看出，在2008年，就业去向最多的是事业单位的档案部门和企业档案部门，但是，这两个就业方向的比例逐年下降，2009年非档案岗位的比例超过事业单位档案部门，2014年，考取研究生的比例也超过了事业单位档案部门，自2014年，从事非档案岗位和考取研究生的比例成为最高的就业方向。
图2中，横轴为各就业方向，纵轴为比例，各柱体为2008-2015年度信息。其中，在各单位办公室工作、各企业档案部门和档案服务公司就业的比例略有下降，但变化不是很大;在事业单位档案部门下降比较多，接近10%。考取公务员的比例，本来人数就不太多，现在变化也不大，但也在下降;考取研究生和在非档案岗位工作的比例逐年增加，增加比例接近一倍。
2 就业方向变化剖析
根据上述数据，分析就业去向变化的主要原因有如下3个方面：
2.1 就业政策拓宽就业领域
档案专业的学生，2010年左右，就业集中于事业单位、国企的档案部门，大约在2010年以后就业方向比较分散，表明市场经济规律同样适应于专业针对性较强的档案专业，专业对口观念有所淡化，多向就业，多向选择的就业政策，拓宽了档案专业学生的就业领域，这一点可以从图2中，非档案岗位的就业比例逐年增加中获知。而且，自2011年开始，郑州航空工业管理学院信息科学学院，与工业和信息人才交流中心，联合举办信息技术培训，每年都有5名档案专业的学生参与，最后从事信息系统开发工作，占培训人数的58.14%。虽然该校此专业招生为文理兼收，但主要以文科为主，但经过专业培训和技能培训，也可以从事纯粹的理工科的工作。
2.2 档案岗位特点与扩招加大了对口就业难度
与其他行业相比，档案岗位具有稳定性、长期性等特点，不管是事业单位还是企业，与档案管理相关的岗位较少，如郑州航空工业管理学院，专职管理全校档案的档案科只有两人，专职负责学生档案的教师1人，兼职管理教师档案的1人。职工工作最短的16年，最长的30多年，自作者进入该单位工作到现在没有新职工增加。但是，档案招生人数每年却在增加，比如郑州航空工业管理学院的档案专业，以往一届学生只有档案专业2个班级80人和专升本1个班30人左右，但这几年来，不但增加了一个新的方向――建筑工程档案管理方向，而且档案学专升本的人数剧增，2015届档案相关毕业生达到300余人，人数增加了三倍。郑州大学的档案学本科专业，2012级录取30人，后转专业2人，剩余28人，2013级录取35人，2014级录取40人，人数在三年内增加了三分之一。因此，档案岗位特点与近几年的档案专业人数增多，加大了对口就业难度。
2.3 企业档案管理工作专业意识不强
据调查，目前只有中大型的国企和事业单位，在招聘档案管理人员时，才有限的考虑档案专业的学生，比例非常低。而且，近几年来，招聘的档案专业的学生，不但要负责档案管理工作，还要从事文员、行政管理、图书室（馆）的管理工作[5]。据了解，中航工业郑州某公司2015年招聘的两名档案专业学生，还要进行和企业主要业务相关的技能培训。这对档案学专业的学生来说，虽然是一个有利的现象，但大多数企业的档案管理人员，多数由其他人员兼任，比如文秘专业。随着数字档案管理等新技术的发展，虽然对这些非档案专业人员提出了更大的挑战，但通过培训和学习等，基本上能满足简单的管理要求，因此，并没有专门为此去招聘档案专业学生，这就造成档案管理工作中，档案专业的人员比例很低，而档案专业的学生，专门从事档案管理工作的人员比例也很低，这反映了在目前绝大多数企业中，档案管理工作专业意识不强。
2.4 提高学历、改变专业方向成为缓解就业压力的新途径
在图2中，考取研究生的比例增加了一倍多，从7.3%增加到17%。而在对该校此专业大三学生的调研中，发现有接近二分之一的学生在准备考研，了解其考研动机和方向，居然有不少学生认为目前所学知识不够，希望通过提高学历来提高就业能力，希望通过改变学习方向，来改变知识结构，从而能更好地就业，说明提高学历、改变专业方向的目的主要是缓解就业压力。
3.技能需求层次指标体系构建
3.1 技能需求架构
企业对档案专业的技能需求比较多，但主要包括基础技能架构、专业技能架构、发展能力架构三个方面，因为档案工作比较烦琐，且需要耐得“寂寞”，因此，需要增加工作情商技能架构。
基础技能架构应该是所有专业都应该具有的，也就是综合素质，包括沟通技能、组织技能、学习技能等，对于档案专业来说，更包括文书写作技能。专业技能架构主要是企业、单位对大学生在完成具体档案业务方面的技能需求，这也是培养体系优化的重点方向，而且随着环境的变化不断改进。发展技能架构则考虑大学生工作后的发展，是迅速提高业务能力、职务职称的关键，包括创新技能、职称规划技能等。工作情商技能架构主要包括思想品德、个人修养、工作作风、协作意识等。
3.2 技能需求层次分析指标体系
根据企业技能需求架构，在遵循评价指标体系构建原则的情况下，最终确定一个具有1个一级指标、4个二级指标和25个三级指标的技能需求层次指标体系，如表2所示。
3.3 基于评价体系的分方向技能需求
专业技能需求是专业培养的重点，根据上述指标体系，通过到单位人力资源进行实地调研、对已经毕业的学生进行问卷和电话跟踪、访谈高校从事就业管理工作人员等方式，获得各就业方向的专业技能需求如下：
3.3.1 单位办公室
档案学专业的学生，应聘到各单位，从事办公室管理工作，其实主要是办公室文员的岗位，因为企业认为档案学的同学，具备了办公室工作的基本素养和技能需求，且不少企业并没有为企业领导配备秘书，因此办公室文员也经常需要写一些公文。该岗位与档案相关的工作职责和技能需求包括四个方面：一是单位文件的起草撰写、文件收发、资料整理、文档的归类、印章的使用和保管等行政工作;二是添购办公设备、办公用品的计划编制和申购手续工作，办公设备、办公用品的发放使用的管理;三是企业员工的入职、请假、调动、辞职手续，全面负责员工考勤工作;四是企业员工人事档案材料的建立、完善。
3.3.2 企业、事业单位的档案管理工作
此方面的工作技能需求，符合学校的培养方案，尤其是郑州航空工业管理学院此专业学生的培养方向主要为科技档案管理，这也是虽然就业比例降低，但依然是主要的就业方向。在此方向，除了传统的文件材料的收集、整理、归档工作和档案的收集、整理、鉴定、登记、统计、检索等基础工作之外，现在还要求具备档案安全的保障能力、档案数字化与信息化工作等新的业务技能[2]。
3.3.3 公务员和事业单位
近几年来，各级别政府、事业单位招收档案专业的公务员和职工的比例略有下降，但档案专业的学生，可以考取与专业相关的其他岗位，准备公务员和事业单位考试的学生比例，仅次于考取研究生的同学。档案专业的学生，除了考取各级政府和政府职能单位、档案局馆的档案管理人员之外，还可以考取上述单位文职人员。这些学生，除了本专业的理论知识之外，还需要掌握《宪法》、《档案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律条文，甚至包括公务礼仪、国际政治、军事、经济形势等课程。考取事业单位的学生，还要熟知文书学、秘书学等相关课程[3]。
3.3.4 档案服务公司
档案服务公司是这几年新兴的从事各机关、企事业单位的档案整理业务的公司，具体工作主要包括8个方面：①文件与档案管理技术咨询、交流;②文秘与档案人员实用技术传授服务;③档案馆、室信息化、智能化建设;④工程文件编制与档案整理;⑤档案工作达标升级业务指导;⑥各种文件与档案数字化技术服务;⑦文档管理软件开发与技术支持;⑧文档用品与设备销售等。这些企业招聘的学生，除了档案相关技术外，还注重学生的打字速度，要求工作仔细认真，严谨周到，但因为大多数工作主要是档案数字化，所以待遇不高，且需要经常长期出差，因为人员流动性比较大。
考取研究生和从事非档案岗位的学生，则根据学位方向和岗位的具体技术要求，有不同的自我学习和培训内容。但经调研发现，在这些非档案岗位中，只有极少部分学生从事有技术含量的工作，其他人员主要集中在人事专员、销售代表、客服专员、各级助理等方面。
4 档案专业培养方向剖析
4.1 档案就业市场逐渐广阔需要全面人才
近几年来，国家和各单位对档案的重视程度越来越高，不但要求高级别大规模的企业应该拥有更加完善的档案馆、室，而且要求政府部门也加强档案力量，发挥档案作用。除了传统的编史修志之类的工作外，认为在民生政事决策、科学发展观建设等方面，也可以发挥其重要的凭证和参考作用。2008年5月1日起开始实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”、“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”。这些要求需要档案人员除了具备传统的档案技能外，还需要掌握信息收集、分析和挖掘能力。
4.2 档案管理技术日新月异需要新技能
档案信息化和数字化的普及，不仅仅包括传统档案的二次加工，还包括档案建立伊始的数字化;数字档案整个生命周期的管理和安全要求，需要具备信息管理、安全管理知识的档案人员，甚至还需要具备硬件技术、软件技术、网络技术和数据库技术;从档案的多媒体展示到新媒体展示和全媒体展示，又需要档案人员具备较强的数字档案使用技术[4]。上述技术不但对档案管理人员提出技术挑战，对档案专业的培养方案、培养环境也提出了更高的挑战和要求。
4.3 档案服务功能提高需要
现如今，档案除了传统的参考和凭证作用之外，在服务社会、服务民生方面，也开始发挥积极的作用。有价值档案的整理;民生档案的有偿或免费提供;社会保险业务档案、城乡居民最低生活保障档案、农村五保户供养档案、民事诉讼档案、农村土地承包经营权确权登记档案、集体林权制度改革档案等群众关切的档案服务等工作，内容多且杂乱;档案主动服务、上门服务、全面服务等理念的提出等等，都体现出档案工作的社会化服务功能越来越强，分工越来越细，所提供的服务越来越专业，这就要求档案人员不但“术业有专攻”，而且还要具备较强的组织能力、社交能力和工作热情[5]。
5 档案专业培养体系优化
根据上述研究，提出就业分析与企业需求评价驱动档案专业培养体系优化策略
5.1 就业需求驱动的培养体系优化
除了传统的档案学相关课程之外，应该建设少部分符合就业需求的课程，直接面向就业单位，减少就业单位在招聘之后的继续培训时间，提高毕业生的实际“上手”能力。根据往年就业方向和就业前景与趋势分析，应该设置三个新的课程模块：
5.1.1 办公自动化模块
此部分在原有课程体系中，仅包括大一时设置的48个课时的计算机基础，而且学习内容比较多，考试也为理论考试，学生难以提高，而且不少高校和专家甚至认为，目前的电脑普及率比较高，这方面的知识学生早已经自学了，从每年指导毕业生论文中可以看出，其实此方面的能力，各个专业的学生都比较差。
5.1.2 电子商务模块
随着“互联网+”和双创的提出，不少档案学专业的学生，将电子商务作为创业的方向，这不但是毕业之后的选择趋势，不少在校生也在课余兼职。但主要因为选择方向不清晰，跟风随大流的思想占据主流，所以失败较多。
5.1.3 社交能力培养模块
不管是从事档案管理工作还是文员行政工作，现在的档案管理都提倡“走出去”、主动服务，这就要求档案管理人员需要具备较强的沟通能力、组织能力和协调能力，这不仅需要学生自己在学校里参加社团当班干部培养，更需要专业的课程体系进行指导，增加针对性。
5.2 技术发展驱动的培养体系优化
档案数字化和数字档案已经成为档案管理的主流工作，在现代档案管理的收集、传输、加工、存储、维护和使用的所有阶段，都充分需要技术支撑。这需要增加三个方面的课程模块：
5.2.1 数字档案加工课程
数字档案的加工，不仅包括简单的扫描处理，还包括对加工内容偏斜度、清晰度、失真度等的质量处理，对影响内容的杂质进行去污处理，对蓝图的消蓝处理，对大幅档案的拼接处理，对影像、动画档案的采编，对实物档案的智能3D处理等。
5.2.2 数字档案安全管理课程
安全管理涉及加工的安全、存储的安全和使用的安全。主要需要学习备份技术、加密技术、确认技术、访问控制技术等相关课程。
5.2.3 数字档案使用技术
如今，数字档案的使用，不仅包括在电脑上阅读，还包括在专门的档案阅读器上使用，展示的形式，除了平面展示，还包括以多媒体、全媒体等技术支撑的立体展示。
篇(4)
一、科技档案管理的作用
1、科技档案的管理有利于促进科研工作的发展。
信息与知识是经济发展的重要因素，科技档案是科研知识资源的存储载体，它详细记载了科研活动的全过程和具体成果。详实的记录又为以后的科技人员提供可信的依据。从这个意义上，完整、系统、准确的科技档案对科学研究是必不可少的。
2、有利于促进科研管理的决策。
科技档案具有依据凭证的功能，它直接反映了科研活动的原貌与进步，是提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科技档案，可以为科研管理部门的决策提供重要凭证和依据，实现科技档案管理的科学化、规范化、现代化，促进科研工作的持续发展。
3、有利于促进科研成果的利用和推广。
科技档案工作的管理，不仅仅是将科研材料整理、分类和保管，而是归档的再利用，以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科技档案，既可完整、系统、准确的记录科研活动的全过程，更为重要的是为进一步的项目开发和成果推广提供技术资源，从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
二、科技档案管理中存在的问题
科技档案不仅具有成套性、阶段性、集体性、专业性强的特点，又有载体多、内容多、范围广等方面的特点，这些特点对科技档案的管理提出了更高的要求。但人们由于对科技档案的重要性认识不够、管理意识不到位等原因，虽然科研工作得到快速发展，但科技档案管理工作中却存在着种种弊端，严重影响了科技档案的质量和开发利用。
1、档案意识薄弱，科技档案管理的重要性认识不足。
多数单位和部门把精力集中于基础设施建设、提高科研创新能力上，却忽视了档案工作的发展，档案意识薄弱，没意识到档案工作在科研发展中的作用。首先受传统观念的影响，部分科研人员没意识到自己是科技档案的主体，只重视科研项目的申报、立项，以及科研成果的发表、获奖，认为归档是档案人员的事，与己无关；或认为在科研活动中形成的材料是个人资源，是否归档无关紧要；还有的是担心交到档案部门后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部门重视的是项目的申报、评比，追求的是项目数量、经费的增加，只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、报奖即可，并不对科技档案的归档提出具体的规定和要求，从而使科技人员只片面强调科学研究的重要性，却对科技档案工作的投入不够、重视不足。
2、归档材料质量不高，完整性、系统性较差。
科技档案的准确性与完整性是保证归档材料质量的首要条件。一套完整齐全的科研项目档案应包括：科研准备阶段的项目申请书、可行性研究报告、审批文件、论证材料、项目计划任务书和相关协议等文件材料；研究试验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料；总结验收鉴定阶段的工作总结、技术报告、论文专著、验收鉴定意见等材料；还有部分课题申请报奖的成果材料、申请报奖的审批材料、获奖材料、推广应用的效益证明等。然而在实际归档中，其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多，科研记录少；文字材料多，光盘、照片实物少；复印件多，原件少等问题。
3、档案制度缺失，归档工作职责不明确。
科技档案管理过程中，科研管理部门、档案管理员、项目科技人员之间的职责不明确，科研管理部门对项目文件形成和积累的管理把关不严；科技人员配合性差；档案管理员是别人交什么就收什么。
4、档案管理人员业务素质偏低，专业性较差。
长期以来，因一些单位和部门对档案管理工作缺乏应有的重视，对档案管理各方面投入的力度不够，业务指导不到位。多数档案管理人员都是身兼数职，没有经过正规档案管理部门的教育与培训，以至于业务素质偏低，专业性不强。对科技档案归档内容不明确，归档范围把握不准，基本上处于你交多少我管多少的情况；再加上他们还要承担其他工作，投入到档案管理上的时间有限，以至于影响到项目材料归档的质量和数量。
三、加强科技档案管理的对策
针对当前科技档案管理中存在的问题，我们必须采取一系列的措施加强科技档案的管理，充分发挥科技档案的作用。
1、增强档案意识，提高科技人员归档工作的主动性。
档案意识是人们对档案工作的认识及思想观念。首先要让科技人员认识到档案管理工作的重要性，理解、支持、参与科研档案的归档工作，主动承担起科技档案归档的职责；其次，档案管理部门要积极开发科技档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录，为科技人员的利用提供方便，使他们逐步意识到科技档案的作用，主动支持和配合科技档案归档工作。
2、完善管理制度，促进科技档案工作的规范化。
建立《科技档案管理办法》《科技档案归档制度》等规章制度，制度应包括科研项目从开始到结题过程中材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如：项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，这样才能使各个业务环节有章可循，从而使科技档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。
3、提升档案管理人员综合素质，强化工作服务能力。
篇(5)
关键词：土地档案管理;问题;解决措施
中图分类号： F301.2;G271 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1档案以纸质存储，不便查阅
在土地档案管理中档案的归档很多地区仍然以纸质材料为主，电子档案使用没有得到普及。纸质档案管理中会遇到很多问题，比如年久出现文字的褪色、模糊，纸质档案资料少页丢失，查阅后不归还现象时有发生。电子档案不存在这些缺点，查阅方便的同时也提高了工作效率。但是电子档案管理也要十分注意，电子档案以储存电脑、优盘等为主，电脑容易中毒，而优盘容易丢失，所以也要加强对电子档案的管理。
2 档案利用率低，达不到最大利用率
档案利用率低，档案资源整合能力较弱。目前，基层对档案资源主要用于提供近几年领导决策的工作思路;提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”，及上级部门颁布的法律、法规及司法解释等单一供给，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。
3档案管理人员专业水平不足
有些地区档案管理员一直是被忽略的职务，认为档案管理工作简单，什么人都可以胜任，甚至采用兼职管理，这种管理意识是错误的，土地档案管理是土地资源规划中不可或缺的部分，具有重要的价值和意义。所以要改变这种不重视的态度，加强档案管理，提高管理人员的专业水平，发挥档案的应有价值和社会效益。
4 对档案的重视程度不够
档案所发挥的作用是隐性的，往往不被重视，而且这种现象在多个地区均有存在。对档案管理工作的不重视说明对档案了解不够深入，不了解档案的存在价值和其所发挥的作用。对档案管理工作的轻视，致使相关人员的工作积极性不高，得过且过，否定了自我的工作价值。这是工作中的一种恶性循环，没有工作热情，糊弄了事，最终会导致档案归档不及时、资料不完整、丢失严重，对于后期的使用和查阅造成相当大的影响。
5 档案管理人员管理意识薄弱
土地档案管理人员在档案管理上认识比较模糊。有些地区没有将土地档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，所以在档案管理上不知如何进行档案管理。另外，在实际工作中对档案管理的重视程度不够。一些地区没有意识到档案在信息化时代的重要作用和实用价值，认为土地档案管理只是对已经发生材料的收集和整理，在此过程中需要投入人力、财力和物力，但是还出不了成绩，因此被看做是一种徒劳工作，得不到重视。
6土地档案管理力量相对薄弱
土地档案管理不被重视，导致从业人员流失严重。甚至有些地区采用兼职人员肩负档案管理工作，而且人员变动频繁，这样就造成了部分管理人员的专业素养不高，导致档案的管理极为混乱，在档案提取和利用中问题百出，不利于档案发挥其最大作用和价值。有些档案管理人员只会立卷归档，对于档案的全宗号、目录号、类别号以及保管期限等混淆不清。
7档案门类不够丰富
有的地区只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及有关资料的收集，影响了土地档案的系统性和完整性。
档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断档现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
重保管轻利用。一些地区在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为该地区的土地资源规划和利用提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
参考文献
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远程教育是建立在现代信息技术基础上的新型教育模式，整个教学过程离不开网络，都采用远程网上教学形式，因此，档案管理一改以往纸质档案统领天下的局面，更多地采用电子档案．归档形式从过去的物理归档，转变成逻辑归档，即在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。远程教育具有独特的招生、教学、管理、实践、评估环节，档案管理在不同环节也会存在着不同的特点与要求。远程教育作为新生事物，从产生、发展到完善有一个过程，远程教育档案实行配套管理是远程教育发展成熟的一种表现。
一、关于招生档案的管理
1．新生报名。远程教育发挥自身的独特优势，从新生入学招生就采用网上报名。首先，招生人员登录招生信息网免费注册、输入用户名和密码、填写报名信息、检查报名信息、确认提交、自动生成报名号、打印报名表、网上支付报名费，形成基本信息表。每个注册的用户名，只能填报一次，考生可以修改一些基本信息，但不允许修改招生单位、报名点和考试方式等关键信息。为了弥补不能修改关键信息，一旦发现错误或用户名密码遗失，可重新注册一个用户名，并重新填报报名信息，生成新的报名号，网上报名成功后，系统会返给考生一个9位数的报名号，表明网上报名成功。
如重新填报则可能生成多份基本信息表，这些都储存于招生系统中，随时可供检索查询，系统生成的正式报名表才是招生的最终档案，一份为书面形式交给考生，另一份为电子版，并作为录取新生的重要依据，并作存档与网上查询用。正式报名表反映招生录取的结果，与报名登记表、身份证、学历证书、录取通知书，作为完整的招生档案保存。例如：奥鹏远程教育中心将报名资料移交教学管理部门，对于委托奥鹏远程教育中心管理学生学籍档案的合作高校，教学管理部门须对该校学生入学档案资料进行归档保管，对于未委托奥鹏远程教育中心管理学生学籍档案的合作高校，教学管理部门须及时将学生的入学档案资料以安全方式传送至有关合作高校。非学历教育学生与学历教育学生的入学档案资料一起存放，收集、审核、存档、管理方法相同。非学历教育学生转入学历教育后，其所有报名资料须按学历教育的入学要求进行提交，并重新对其入学档案进行存档和管理。
2．新生录取。由于现代通讯工具越来越发达，新生录取后可以通过电子邮件、手机群发短信及时通知考生，这种形式方便查询，应用灵活，但不利于长久保存。因此，招生档案双套制管理，招生过程采用电子档案，招生结束后将考生的纸质人事档案调入录取院校，两者均可作为新生入学后组织教学、实施管理的重要依据。新生入学高校登记表反映生源所在地，是新生的主要档案。这一阶段，档案两种形式取长补短，电子档案应用灵活，纸质档案有利于长久保存。
二、关于远程教育教学过程的档案管理
远程教育教学过程也有着自己的特点，教学过程档案内容具体，行政文件较多，以书面为主，较传统。而教学过程档案有非实时性的网上答疑电子记录，实时性的值机答疑电子记录，网络课件，经网络的作业系统，毕业论文，毕业设计。电大开放教育以电子邮件提交作业，进行BBS网上讨论，网上答疑记录，教学资源共享，以上采用逻辑归档。另外，教学记录本，小组活动记录，形成性考核以书面形式存在，作为教学过程档案的补充。
在教学过程中牵涉到许多具体问题的处理，各个环节都有针对性的处理方式和规则。教师档案信息的公开，考虑到对教师的影响一般内部交流，不作公开讨论。教学文件以书面为主，为方便起见可在网上同步挂出供查阅，这是教学质量的保证。督导档案两种形式并存，既以书面形式发放至各部门，又挂于网上便于公开监督。学生学习的档案既以书面形式发至学生手中，又公布于网上便于学生随时随地地查询。
1．第一种典型的教学模式为：教材自学＋课件学习+网上导学+网上答疑讨论+课程作业+模拟试题测试+学习中心导学辅导＋集中考试+毕业论文。采用完全学分制，学分积累，弹性学习期限，以学员为中心，个性教学与班级教学相结合，辅以必要的面授辅导，学生可自主掌握学习时间和学习地点，学员可在方便的时间任何地点通过互联网或当地学习中心访问远程教育中心的学习平台。
为了适应远程教育的特点，必须有学习平台强大的理论支持。除了参考文献，互联网链接提供了广阔的学习平台，开展开放的信息交流，学习平台在设计上充分考虑了该课程具有开放性的特点，具有信息交流功能和学习交流功能。在系统中设计了众多的用户角色，校外的用户可以通过游客的身份对本系统进行访问，可以看到本校学生的作业设计和课程成果，同时可以对这些设计和成果进行评论，当然也可以进行相关问题的讨论，而这些言论是不做任何限制的，通过整合平台，学生可以协作共享地学习和交流。
良好的管理与支撑平台，不仅能为学校开展学习提供完善的技术支持，还为学习过程评价提供了实在的依据，保障整个学习有条不紊、共享协作、持续性地向前发展。以浙江大学远程教育学院汇海远程教育管理平台为例，分招生管理、教务管理、学生管理、教学管理、考务管理几个模块，不仅有一流教师的教学课件，网上实时答疑，平台提交作业，BBS网上讨论，毕业论文平台、毕业设计平台、提供网络课件，同时具有管理和查询的功能，学籍、成绩、评优、处分情况均可查阅，新生入学、在校学习状态(在学、休学、退学)和表现、毕业情况一目了然，系统中包含了新生登记表、每年小结、学生管理、优秀学员评比表、考试管理、毕业成绩单、毕业登记表(含往届生管理)、短信平台发通知。这些信息都以电子档案和书面档案两种形式存在，电子档案有利于查询和逻辑归档，书面档案作为日后学生人事档案的材料，毕业后转离学校。
2．第二种教学模式：由于远程教育天网(卫星网)、地网(互联网)同步实时教学、网上点播，点播具有更强的选择性和针对性，学生可根据标题或分类，来选择所需要的课程。教学资料本身就是很好的教学档案，教学资料分为书面教材、书面测试以及以现代技术做保证的网页、课件、网上实时答疑。两种形式都是为保证教学服务的，书面形式为传统形式，网上的资料随时随地可以查阅，网上电子档案实行的是逻辑归档。
学习为主，学生在教材自学和多媒体课程(光盘版或网络版)自学的基础上，通过互联网进行网上答疑、讨论、做作业、课程辅导等，同时辅之以部分集中辅导的教学模式。最后参加在当地集中进行的课程考试。或利用卫星网、互联网等现代科学技术手段组织教学。采用网上课件教学、课堂视频实时教学、发放教材及光盘等形式进行学习，并提供网上作业、网上答疑、网上讨论，学生平时可到当地校外学习中心集中收看定期播放的课堂视频实时课件，也可直接访问学院网站，点播教学课件自学，获取有关学习资料。这些教学过程资料 以电子形式存在，方便查阅和网上逻辑归档。
3．第三种典型的教学模式为：主要采用互联网及分散式教学模式，学生在家、在工作单位、在任何时间，都可通过网络进行业余学习。主要教学环节和形式如下：“网上导学”教师在网络课堂的交流园地中导学资料，包括开篇导学、阶段导学、日常辅导和考前辅导等。“自主学习”包括纸质材料和多媒体课程自学。多媒体课程一般包括网络版和光盘版两种形式，分别用于在上网或不上网条件下的课程学习，主要内容由课程大纲、教师讲解、相关案例、背景资料、例题分析、综合练习等学习栏目和书签、小字典、笔记本等学习工具组成。“网上答疑”通过常见问题库、教师信箱、交流园地、值机答疑等方式进行。“网上讨论”通过网络教室中的交流园地(BBS)，在师生之间和同学之间进行。“课程作业”作业以题库形式管理，分阶段设置，学生随机抽取，网上提交作业。“课程考试”根据课程的不同特点采用不同的考核形式，主要有：闭卷考试、开卷考试、网上提交论文等，其中闭卷及开卷考试在本地教学服务中心集中进行。“学术讲座”根据教学需要定期组织巡回教学活动或网上实时学术讲座。“毕业论文”本科层次学生在完成课程学习后需进行毕业论文写作，通过网络与指导教师交流，完成论文提交。
网上的教学资料采用电子档案，可供学生随时随地在网上查询，网上电子档案实行逻辑归档，有利于再次利用。
三、远程教育管理过程的档案管理
学生档案是学生在校期间各个方面真实记录，是学生毕业后用人单位对学生在籍学习情况了解的可靠依据。一般基本情况材料包括：高中阶段学生档案，入学登记表(学籍表)，体检表，学籍卡分手工和电脑两种，在校学习成绩总表，毕业生成绩单，学生行为综合考评表，奖惩材料，每年小结，优秀学员评比表，毕业成绩单，毕业生登记表，授予学位证明，毕业设计、毕业论文业务总结，入团志愿书，党建材料。在籍学生档案由学生管理部门统一保管，毕业生档案转至学生工作单位或学生户口所在地的人才交流市场，申请自费出国学生档案在办理离校手续时，必须将本人档案转出学校，并出示档案接收依据。
由于远程教育的异地性，教育管理呈松散型，既有相对集中又有分散管理，管理工作同样要制定一系列规范。教学管理档案有：教学计划、教学大纲、教学实施计划、课程免修、奖励学分、转专业转教学中心的各类申请材料。学籍管理实行以完全选课制、弹性学习期限制和预约考试制为核心的学分制管理。学生可根据自身情况、结合教学计划及考试计划，自主选课，灵活安排学习时间。有的院校每年举行四次课程考试，实行考试预约制度，学生可根据自身情况、选择参加任何一次考试。每门课程，最多可参加三次考试。在学习期限内，按教学计划修满规定学分，即可毕业。(群发短信)学分制，在松散管理中，网上管理突显远距离的特点，这一阶段，电子档案占主导地位，充分发挥其优势，并备以书面档案做补充依据。学生学习的档案既以书面形式发至学生手中，又公布于网上便于学生随时随地地学习―以上电子档案采用逻辑归档。
四、远程教育实践环节的档案管理
学生通过课堂学习，目的是把学到的知识应用于社会实践，因此，远程教育的实践环节是必不可少的一个环节，实践环节起着承上启下的作用，为适应社会的需要，学校制定出实践环节教学工作的意见，如实验教师授课规则等。远程教育实践环节应该理论和实践并进，文经类课程社会实践调查资料和报告，理工类课程原始数据实验报告、实验成绩单、实验报告、实验考核成绩、实验情况记录单、实纲、实习手册，都是实践环节的档案。这一阶段基本是纸质书面档案，书面档案采用物理归档，作为学籍档案的重要组成部分，列入成绩单。
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【关键词】文档管理;一体化
随着新时期信息工作和档案工作的发展，档案学术界提出了新的档案管理理论文档管理一体化。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。这一问题首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上，是一种较为科学的管理理论，它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。
一、实施文档管理一体化的必然性和可行性
（一）实行文档管理一体化有其深刻的理论依据，即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看，文件是档案的前身，是同一事物的不同发展阶段，是一个统一的连续体，在其信息内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的，实施文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。
（二）实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式，是适应电子文档、电子档案管理发展的必然要求。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档，必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究，无一不把文档管理一体的思想融入到电子文档研究项目中，因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理，而这两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里，必须打破文件和档案工作的分隔状况进行一体化管理，这样才能体现出档案管理工作者的独特作用，也才能给后代留下完整的有价值的真实历史记录。
（三）实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来，文档分家的现象给文档工作带来了不必要的麻烦和浪费，使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时，我国的档案工作者，除了专业的档案馆工作人员以外，其它单位的档案工作者同时也是文件管理者，随着新时期的发展需要，实现了不同程度的文档管理一体化，而国外也有很多实行文档管理一体化的成功案例，给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。
（四）在网络环境下，使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起，经过文件流转、处理完毕后，就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用，文件及时转化为档案，使文件工作和档案工作有机地结合起来。
二、实现文档管理一体化的必要条件
（一）实现文档管理一体化，要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化的基础，没有统一的标准，则无法进行一体化管理，在制定标准化时：第一，应考虑文书、档案的国家标准。第二，结合文书、档案的行业标准，形成文档一体化管理的规范体系。例如，在对文档管理一体化系统设计时，既要参照《国家公文格式》，又要参照《档案著录规则》，使文书、档案的标准统一到一个体系里来，特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化的体系，而且其严格程度和对系统性的要求，也远远超过纸质文件的标准化体系。
（二）实行文档管理一体化，必须改变原有档案管理的思维模式，探索更加适合计算机管理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中，将会遇到许多问题，从而影响文档管理一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的，不可忽视的，计算机网络的介入，给文档工作带来机遇的同时，也对传统的手工管理模式提出了挑战，使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。
（三）实行文档管理一体化，要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段，文档管理一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发，既要懂得计算机设计技术，也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术，才能为加快实现档案管理自动化建设提供充足的技术支持。
三、要加快文档管理一体化，应做好以下几面的工作
（一）加强领导，提高意识。加快文档管理一体化建设，要提高领导的档案意识，使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导，必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作，不断完善和加强档案信息平台，提高管理水平、工作效率和服务质量。
（二）积极支持投入，提升软、硬件配置。要舍得投入财力，配置软、硬件要从长远的发展考虑，适当提高配置能级，以适应档案管理现展的步伐。同时，作为档案部门，也要积极争取多方支持，创造条件实现文档自动化管理，加快文档管理一体化建设的发展。
（三）充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中，往往疏忽档案人员在开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足，仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件，不能开发出高质量的文档信息系统，只能慨叹“英雄无用武之地”。因此，档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台（简称OA）作为企业信息化建设覆盖面最广的重点项目，是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛，从而有效提高员工办公效率和工作质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享，构筑公司协同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控，提高效率”的具体措施。从传统管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011年上海市药材有限公司实行OA系统以来，公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理：部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同;还开发了客户管理，即客户信息、全部客户、商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。
1.无纸化办公，改变时空观念，提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、签字等待时间，实现了短信提醒服务。2.无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。3.统一平台，方便管理，达到了政务公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA系统管理的机遇，提出了“按件归档，及时归案”的新的管理理念。由公司档案室直接参与文档管理一体化管理软件的设计、归案等全过程的监控流程，真正做到文档一体化管理。文件管理包括收文、批文、文件阅示、文件流转、办文、行文、发文、文件归档、查阅、统计等，并能自动跟踪记录流程全过程。档案管理包括档案分类、档案编号、档案借阅、档案汇总、档案鉴定、档案统计等功能。通过该系统，档案室对流转完毕的文件做到及时自动归案生成档案号包，做好档案鉴定，确定公开或不公开、归档、暂保存或不归档，为借阅者提供直接在线网上查阅等档案信息服务，并记录了全部的操作过程。随着公司OA系统不断向深度、广度推进，档案室也积极与电脑室挂钩，将档案管理OA系统向公司各基层单位推广，使公司所属各单位档案工作有统一的文档管理一体化体系，从而保证了档案管理水平迈向更高、更新的台阶，以适应公司经济发展的需求。
（四）重视调研，做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资，立足于公司工作的长远发展，因此在编制规划、方案前，必须作充分调研，明确文档信息化的需求，需求分析越充分，开发工作就越顺利，也越有使用价值。
四、在实施文档一体化过程中，应把握住以下几个环节
（一）运用全新管理理念和管理模式，有效管理办公自动化系统中形成的电子信息资源。采用全程管理模式，把档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文档生成之际和运转过程中便设计在系统中。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端监督，保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用，提高工作效率;能使档案人员真正享受到自动化管理给档案工作带来的高效和便利。
（二）维护电子文档的真实性、可靠性、凭证性，对文件形成和流转过程实行全程跟踪和记录，保留电子文档原始记录痕迹。要充分利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，保证文件的真实性、凭证性和合法性。
