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一、组建精干、高效的项目班子
项目要达到优质高效、实现最大限度的盈利目标,关键是要有一个懂经营、会管理、尽职尽责的优秀项目班子。实践证明,推行项目经理“公开招聘,竞争上岗”是优化组建项目班子的有效措施。工程中标后,管道一公司依据合同条款、施工条件、文明施工标准等,实行项目经理招标竞聘,并成立招聘领导小组,通过组织考核、民主测评,择优选聘项目经理。项目经理确定后,项目管理人员也一律实行竞争上岗。这充分体现了“尊民意、重实绩、严程序”的民主方式,真正让能力强、成绩突出,敢于负责、乐于奉献,受职工信赖的干部来管理工程项目。近几年,一公司按照上述原则和方式组建了若干个项目经理部都分别取得了较好的经营业绩。如一公司江苏项目部2003年承建的西气东输常长支线工程,优化组建了项目班子。在工期紧、任务重、施工环境恶劣的情况下,独创了水网施工法,靠过硬的施工技术、严细的管理,降耗增效、精打细算,为公司节约了成本,并获得了中国企业联合会的新记录奖。
二、成本的划分与项目目标成本指标的测算
工程项目施工是施工企业的主营业务。一个施工企业可能同时施工几个甚至十几个工程项目,但一个基层公司管理若干个项目施工是大致相同的。按照目前推行的“项目经理责任制和项目成本核算制”的基本做法,首先是建立项目成本核算体系,并将工程成本的制造成本划分出来,称为“项目施工成本”(简称前线控制成本),单独进行核算、考核和奖惩。
目标成本的确定必须客观、准确、合理,接近或稍微超出企业的管理水平。这需要领导决策层和经营管理有关人员对项目经理部编制的目标成本指标进行详细地审核、预测和分析。为此,一公司成立了经营考核委员会,明确了经营考核委员会职责。项目目标成本预算编竣后,及时提交公司经营考核委员会进行评审,对目标成本指标进行修改,并与项目经理部进行充分的讨论,形成意见后再进行修订,以文件形式下发执行。在双方协商一致的基础上,签署项目承包责任书,做到了“两上两下”,公平合理,改变了过去靠行政命令方式和长官意志办事,而以契约的形式明确项目的责权利,做到了“签字时算得清清楚楚,干完了说个明明白白”。
目标成本指标定得过高,有如下弊病:一是项目施工管理人员能较轻松地完成指标,不利于提高企业施工管理水平;二是按施工管理责任制兑现奖惩,可能会拉大企业管理人员与施工人员的收入差距,增加了内部矛盾;三是降低了企业利润。目标成本指标定得过低,项目经理部经过努力,还是很难完成指标,打击了项目施工人员的积极性,对推行项目经理责任制和项目成本核算制不利。因此,准确的测算和充分的讨论极为重要,务必认真进行。
三、建立有效的激励、约束机制
首先,工程开工前,由公司总经理与项目经理签订《项目管理目标责任书》,把工期、质量、安全、产值利润、直接费、间接费及外分包费用等指标以协议的形式写进责任书。项目经理和管理人员按照工程总造价,交纳风险抵押金,项目竣工后按照签订的《责任书》,进行全面的考核与审计,如果出现了亏损,没收风险抵押金。如果完成指标,则按比例兑现利润超额奖,并返还风险抵押金。我公司承包模式是公司与项目经理部签订目标成本责任书,项目经理部与各施工机组签订承包协议,采取人工费包死的方式,月预支补助、奖金,工程竣工后审计兑现。项目经理部成本节余与公司一九分成,10%归项目经理部做成本节余分成奖,90%归公司。项目经理部与施工机组采取五五分成即施工机组成本节余50%用于增加人工费,50%归项目经理部。我公司对2004年承建的11个项目,推行目标成本管理办法后,由于做到奖罚兑现,管理上出了效益,职工积极性大大提高。其次,强化项目实施过程中的检查考核。公司每年分两次对各项目经理部的工期进度、质量安全、经营效益、奖金、补助发放、精神文明建设等方面进行综合考核评价。通过检查考核,强化了公司对项目经理部的日常监督和管理,及时纠正偏差,堵塞漏洞,使项目管理健康发展。
四、建立健全目标成本管理制度
为确保目标成本管理工作的有效运行,必须建立健全施工项目成本管理体系,包括建立各级组织机构、设计成本管理流程和运行程序、明确各级各岗的成本职责和考核办法,用成本管理体系文件的形式予以表达。
1.制定项目目标成本管理办法,对目标成本管理组织体系、职责,工作流程和原则,成本预算和控制方法,以及项目成核算的内容和分析等都可作出明确规定,便于操作和执行。
2.建立施工前的成本核算评估制。工程开工前,要依据工程中标价或工程预算,组织专业技术人员对人、机、料、管理费等支出进行核算评估,测算各项支出后,能够盈利多少,做到心中有数,然后按照各作业层,将工程成本目标合理分解后再组织施工。
3.建立施工过程中的成本管理检查制,项目经理部每月召开一次成本分析会,结合工程进度、各施工机组施工情况及各项费用支出等进行分析、总结。公司每季度召开一次由专业管理人员参加的项目成本分析会,组织专业技术管理人员深入项目经理部进行查帐对比分析,严格对项目经理部目标成本指标进行比较、分析、考评,查找成本节超原因,及时调整偏差,并总结成本管理经验,进行试点推行,确保项目成本总目标的实现。
4.建立决算制,在施工过程中,要按月准确统计施工进度,定期做好预结算工作,使工程款及时回收。及时办理变更签证的报批手续,督促业主履行变更合同。工程竣工后项目经理部编制决算报告,公司组成决算审查小组,重点要考核完成工程产值总额、价款收入、成本开支、利润等,对项目经营业绩进行评价,分析目标成本指标的执行情况。
责任成本管理是直接将发生费用和成本的部门、单位,划分成多个责任中心,然后根据各责任中心的责任范围,编制其责任预算,并采取合同的形式逐级承包的管理方法[2]。项目责任成本管理最终要实现把成本控制在预算成本之内,并通过锁定责任实现利润,同时企业根据事先约定,将总收入与总支出之差额按一定的比例最终分配给责任人。
二、责任成本管理的原则
(一)总体性原则
促进企业生产经营各环节及各部门履行自己的经济责任,完成责任单位的工作任务,确保企业利益的实现和总体经营目标的完成是责任成本管理的根本目的。企业为了保证总体目标的实现,在制定责任成本管理范围时,应考虑责任单位的综合性和客观性,通过各责任者的行为达成预期的目标。
(二)可控性原则
将费用与责任、责任成本有机的结合是责任成本管理的重要特征[4]。在企业中要实现这一重要特征就要突出、体现各个责任部门的相对独立性,避免责任不明,尽量消除它们之间的相互影响。所以就必须使各个部门的责任者都具有明确的权、责范围,同时使他们在控制和自行调节的情况下承担一定的经济责任。所以,对于责任单位的划分必须遵循可控性原则,进行合理划分。
(三)及时性原则
责任成本管理及时性原则是责任成本管理的主要原则。及时性原则是指在责任成本管理中要及时完成信息反馈,迅速传递费用、成本信息,使企业把握生产进程,及时了解现有工作成绩,又可以对存在的问题和矛盾,及时做出整改,从而实现目标利润[3]。
三、实施责任成本管理的基本程序
(一)划分责任单位
责任单位是在一定的责权范围内独立存在的、自行控制成本和收益的组织单位。划分责任单位要根据企业行政管理体制和经营管理工作的需要,对所辖生产经营活动承担完全经济责任的责任层次进行划分,从而形成若干责任单位。责任单位在企业中具有独立的地位和一定的决策和管理权力,能独立承担一定的经济责任。
(二)规定权责范围
要使责任单位发挥生产经营的主动性和积极性,切实行使控制职能和落实经济责任,就必须使成本责任中心的单位、部门具有相对独立的经济利益。而为了责任单位都具有相对独立的经济利益,就必须规定它们各自拥有的经济权力和所应承担的经济责任。
(三)确定责任目标
责任目标是企业未来一定期间经营总目标的具体化与分解,是责任单位在其权责范围内,预定应当完成的生产经营任务。责任目标应该层层分解、落实,为每一责任单位分配一定的责任成本指标。
(四)建立数据系统
建立数据系统是为评价、考核各责任成本中心的工作业绩提供可靠依据,了解对各责任单位生产活动的真实情况,有效地实施过程跟踪与控制,为实现成本数值同经济责任的有机结合创造条件。
(五)考评工作绩效
对责任单位经营效果和工作成绩进行考核和评价是为了保证责任成本管理制度的正确实施和贯彻。同时通过对责任单位工作绩效进行考评也是为了及时发现问题,并针对问题提出有针对性的解决方法,从而使整个企业的经营目标得到实现。
四、实现项目责任成本管理的途径
(一)选配能力强、素质高的项目经理是关键
项目经理是项目团队的灵魂和核心。项目成本是评价一个企业综合实力的主要标准,是施工企业绩效管理的核心。项目责任成本控制的好坏取决于项目经理的综合素质[5]。如果项目经理管理不精细,对责任成本不重视,将严重影响企业的业绩,严重的甚至会危及企业的生存和发展。所以选配能力强、素质高的项目经理是实现项目责任成本管理的关键。能力强、素质高的项目经理必须具备优秀的思想品质、经验水平、实践能力、、管理能力,同时还应具备一定的个人魅力和合理的知识结构,具有应对市场各种情况的较强能力。
(二)科学、准确地编制责任成本预算是前提
成本预算属于一种预计或未来成本,是企业按照预算期的特殊生产和经营情况所编制的预定成本,是此作为控制将来行动和评价结果的依据[6]。责任成本预算以可控成本为对象,以责任者为主体,以奖罚为手段,以合同为载体,以利益来激励,实现覆盖各环节、全过程,降低资源消耗的运行模式[7]。责任成本预算主要解决谁负责,负什么责,成本底线在哪里及如何实施奖罚措施等。企业要高度重视责任成本预算的编制,要在充分消化招投标文件、核实工程数量、核准现场管理费用、优化实施性施工组织方案、摸清工料机运单价、熟悉人员分工和职责的基础上进行编制。项目责任成本预算编制是一个系统工程,需要耗费大量的人力和物力。科学、准确地编制责任成本预算不仅能指导和有效地控制项目成本管理,还为开展成本管理工作提供了便利条件[8]。责任成本预算在实施过程中,当情况发生变化时要根据情况及时、适度调整,保证责任成本目标的实现。
(三)建立与责任成本直接联系的激励措施和奖罚制度是动力
责任成本考核的关键在于奖罚分明,坚持权责利相结合的原则。只有把握好责任成本考核的关键才能真正提高和调动人员的工作效率和工作积极性[9]。奖罚分明强调奖罚的规范性和及时性,规范性就是要奖罚的标准要一致,要一视同仁,要按照规定,该奖多少奖多少,该罚多少罚多少;及时性就是奖罚不能延期,适时兑现的目的是调动项目人员过程控制的积极性。
(四)内部审计是保证
(一)目前在企业中,项目责任成本的管理体系中还存在某些问题。
业务水平也需要得到进一步的提高。同时,因为项目责任成本管理在中国的起步较晚,基础还有些薄弱,在企业中,这方面的人员配备还存在这很大的缺失,在这方面的工作人员很多因为实践经验的欠缺,要想独立的完成工作还有着相当的难度。在企业中,或许在一些个别项目上已经进行了责任成本管理的副经理,但是在副经理以下的工作人员的配备还不够完善,在完整性上还明显不足。在一些公司新接手的项目上,更多的是以月为单位来进行核算,这样就造成了工作量远远超过了责任成本管理人员所能承受的程度。其次,现在责任成本的管理方面的工作范围也在不断的增加,原来可以胜任这项工作的老员工也开始显得不能胜任了,这就要求进一步的提高这些员工的工作能力素质。
(二)责任成本管理的内容还不够全面,控制的程度还不到位,很多制度得不到落实。
有一些项目管理者,他们只重视控制和经济相关的开支的控制,对质量、安全、施工配合等几个方面造成了忽视,还有一些管理者只重视了某一个部门的管理职能,忽视了在进行成本管理工作应有的只有和配合的需要。另外因为在项目进行后,短期内就开始进行评估,而在评估的过程中,在资料上海不够齐全,这就造成了准确性方面有所打折,这就造成了预算空间太大。还有些项目没有进行责任成本算的逐级控制和二次分解。这就导致了责任成本控制变得更加的粗放。有的项目虽然进行了责任成本预算的二次分解,但其中的分解过程存在很多不科学支出,对于动态的调整也不够及时。
(三)劳务分包的不规范。
在企业的项目中,一些项目在劳务分包的方面并没有遵照公司的制度执行,对施工队伍进行评审和选择,而在实行劳务招标的的过程中,往往就只是在走形式,实际上是从少数人的利益出发来进行这些项目的分包队伍的选择,这样的分包队伍就很容易出现问题,而这样的责任损失就要完全由项目来承担。同时这些分包队伍所作的工程中,如果在以后出现什么问题,这些工程的维修也会由项目来进行负责。虽然这几年来,企业不断加强了项目分包的管理,但是这个问题依然没用得到彻底的解决,因为项目的分包而出现的纠纷依然层出不穷,由此为企业带来的损益也依然呈上升趋势。
(四)成本核算的操作没用到位。
在企业中进行责任成本核算时,要按照核算期来进行项目实际成本和责任成本进行分析,这种项目经济分析活动是实现项目成本控制,绩效考核等的主要依据。在目前的成本核算体系中,主要问题是成本核算的方法需要得到提高,如果是在责任法成本核算的报告中有差错和和漏洞的出现,就会严重的影响到成本数据的及时性和准确性。其次是项目管理的各个项目部门和公司的对口部门之间的有效沟通很存在着严重的缺乏,不能星辰联动的机制,这样导致了成本核算数据的不准确。还有就是项目部不能进行实践的成本和预算成本之间的分析,及时的找出存在的原因,采取措施来降低项目的成本。
二、如何做好项目责任成本管理
(一)建立和完善项目责任成本管理体系
对项目责任成本管理方面的每一个部门和每一个工作人员的工作进行明确的界定,为这些部门和个人赋予相应的权利,让他们能够更加有效的完成自己的工作,让项目责任成本管理方面的每个部门和每个职工都要餐饮具到成本管理中去,在进行项目责任成本管理的过程中,还有对普通员工的作用引起重视,发挥出每一个员工的主观能动性。把责任进行逐层的落实,让项目责任成本管理工作的每一个部门都有人管理,每一处的责任都有人承担,每一个工作都有据可依,有章可循。让项目责任成本管理工作能够形成一个完整的管理体系。
(二)做好项目责任成本管理中的责任预算
责任预算的核定,是给予各个责任中心的责任成本的最大的额度,是进行各个责任中心的绩效考核以及工作衡量的标准,对于责任预算,每一个责任中心够可以进行预测、规划、计量、统计、调节以及控制。因此要根据责任预算的可控性的原则把目标成本分解到每一个责任呢中心区,每一个责任中心的责任成本或是费用也必须是可以进行控制的。对于那些不可控制的成本,就要使用分级管理、收支平衡的方式来纳入到责任预算当中,并且不加入到各个责任中心的业绩的考核上。责任预算要使用逐级上报,然后逐级进行水牛皮下达的管理方式。在每一个项目的开工之前,相关的业务部门要向预算和计划部门提供有效的施工组织设计图、日工资、材料费、机械台班费、管理费、材料运杂费等等各种和项目相关的各种资料,然后由计划部门来进行汇总编制责任预算。
(三)严格进行劳务分包的招标和结算
要严格的进行每一个劳务施工队伍的各种信息的登记,比如说每个施工队伍的资质和信誉等等,然后进行严格的审查,然后进行分解的管理制度,在进行周密的劳务分包制度的基础上,对劳务分包过程中的各种验工计价单要进行严格的审核,特别是其中已经完成的工作量和已经消耗的费用严格的审查,对分包队伍所产生的费用要进行及时的清算,劳务分包队伍的验工计价单要由各个责任中心进行联合的签订,以确定是否有需要扣除的费用。如果是一些诚信不足的承包队伍,那么企业就要和材料供应商进行直接的结算,这些款项要从工程款中来进行直接扣除,以免出现承包商在购置材料时出现赊欠账的现象。同时还要定期的进行承包队伍的工程的仅需统计,严格按照工程进度来进行拨款,在项目部进行责任成本管理的过程中,项目部也要加强对各个成本管理核算的过程进行严格的监控。
(四)加强责任成本的日常核算。
要做好工程数量的核算以及做好台账的控制,分类对工程数量施工图设计量,现场技术交底量、责任预算量和实际支出量进行核算和控制。对每个不同的责任人所承担的经济责任进行明确的界定。项目责任成本核算要对各类核算对象的成本进行正常的归集,对费用的要素进行正确的划分,同时还要注意和验工计价、材料核算做好衔接。材料核算和管理方面,要进行材料库存和定额发料制度的健全。
施工企业全面推行项目法施工管理,项目部在施工生产和队伍素质方面都有长足的进步。但项目部只管生产任务的完成,成本意识淡薄,把成本管理看作可有可无现象仍然存在。目前项目成本控制存在的许多问题,主要表现在:
(1)工资超支严重。项目成本构成主要是由工、料、机三大部分组成,人工成本在招投标综合单价中的比例,当然人工费用比例随特定项目的施工环境、机械化程度不同而有所不同,随企业效益等各方面因素而浮动,当前项目部在劳动力使用上,不按岗,不按实际需要配备人员,两人能完成的工作安排三人,可使用低工费的工种却使用高工费的劳力,职工对生产经营状况可以不闻不问,但每月的工资、津贴、奖金一样不能少拿,从而人为的扩大人工费开支。
(2)材料管理制度不健全及不重视材料管理制度。材料费指在施工过程中耗用的构成工程实体的原材料、辅助材料和周转材料摊销等材料费用以及材料租赁费等。由于材料成本在施工企业工程成本中占相当重的比例,它在施工企业项目成本中具有举足轻重的地位,可以说材料成本管理的成败,就是工程项目成本管理的成败。
在实际施工过程中,大多数项目部在购入大型结构、施工钢材及各种配件、低值易耗品等时,无计划的采购现象比比皆是,或采购计划非常随意,控制权完全在项目经理及采购员身上,结果往往导致材料的积压、超支;另外项目部未掌握相对合理的价格信息,也不懂采购材料的资金成本,从而使项目部购买了大量的高价材料;采购人员大都是项目经理“信得过”的人,对材料的质量标准知之甚少,甚至购买不达标的材料,从而增大材料需要量;采购人员暗箱操作,抬高材料价格,索要高额回扣,直接导致材料采购成本增加。
(3)机械设备完好率、利用率低,使用费高。对施工机械设备的使用和管理是成本管理的重要环节。造成机械使用费成本偏高的原因很多,归结起来有:①设备管理不到位,设备的使用、维护、保养均不能按操作规程办理,设备使用及操作人员素质参差不齐,操作人员不能执证上岗,甚至造成人为损坏等现象。机械设备有了故障不分析主观原因,不追究当事人的责任,坏了有料就换,无料就等的现象经常发生;②盲目投资,不能根据市场行情和项目施工需要作可行性分析来购买或租赁设备,致使投资无法取得实效,无法收回投资设备成本,项目完工后造成设备闲置;③设备采购选型盲目,专用性太强,一旦设计变更,花巨资所采购的设备就无使用价值,造成设备投资浪费。
(4)财务管理混乱。财务管理混乱现象具体体现在:①没有完整的财务管理制度,财务开支无计划,想怎么开支就怎么开支;②货币资金管理混乱,开设多个银行存款账号,但又不及时核对清理,导致银行存款和现金账款不符。③债权债务的确认不准确,结算不及时,导致多付货款,应收款无法收回;④收入、成本的计算不准确,导致成本不实、盈亏不准;⑤会计基础工作较差,账物不符。上述问题的存在,必然影响到成本信息的准确性,继而造成项目部成本控制不准。
(5)安全事故较多。项目的安全、健康管理,就是在项目实施过程中,组织安全生产的全部管理活动,通过对项目实施安全状态的控制,使不安全的行为和状态减少或消除,以使项目工期、质量和费用等目标的实现得以充分的保证。但大多数项目部均发生过不同程度的安全事故,轻伤影响员工上班,重伤既影响员工上班,又需要开支医疗费,同时还使员工的体质和技能下降,降低劳动能力和劳动效率;特别是死亡事故的发生,既造成巨额抚恤费用开支,又造成很大的负面影响。究其原因主要有:①纪律松弛,管理混乱,有章不循或无章可循;②现场缺乏必要的安全检查;③机械设备年久失修,开关失灵,仪表不准,超负荷运转或带病作业;④缺乏安全技术措施;⑤工人操作技术不熟练,安全意识差,违章作业;⑥领导违章指挥。
(6)间接费用控制不力。间接费是指管理人员的工资、差旅费、办公费、其他费用等,其中最主要的是办公费、差旅费、及业务招待费开支严重失控。办公费开支无计划,办公人员想买什么就买什么,高档的办公用品如手机、笔记本电脑、照相机随意买;有的项目部领导不顾项目部的实际情况,员工工资可以欠发,外欠款可以拖延,但小汽车不能不坐,而且讲究档次。
(7)分包工程存在漏洞。分包就是承包人把从业主那里承接到的工程中的某些分项工程或工作分包给另一个承包人来完成,与其签订分包合同。在工程实践中,项目部对分包队伍施工的部分工序的工程数量存在重复计价现象,导致多拨工程款,最后形成亏损;有的项目部对分包工程的价格非常随意,没有重新按照定额和预算标准进行计算,仅随便定一个提取管理费的比例就万事大吉,最终提取的管理费还不够补偿投标所开支的费用;有的项目部甚至不考虑中标价格,把工程以高于中标价的价格分包出去(并不是中标价偏低的原因),形成巨额亏损。
(8)合同管理混乱。合同管理是施工企业管理的重要内容,也是降低工程成本,提高企业经济效益的有效途径。但目前大多数项目部合同管理的意识淡薄,对购货、分包工程、承包工程等合同知识知之甚少,不理解合同的订立、合同的效力、合同的履行、合同的权利义务和违约责任等基本要素,导致合同管理混乱,企业遭受巨大经济损失。有的项目部甚至与对方签订“一边倒”的合同,对方只有权利没有责任,而项目部则只有责任没有权利,导致项目部出现较大亏损。
2施工项目成本的控制措施
(1)人工费的控制。假定预算定额规定的人工费单价为25.80地,合同规定人工费补贴为30元/工日,两者相加,人工费的预算收入为55.80元/工日。在这种情况下,项目经理部与作业队要劳务合同时,应该将工费单价定在50元以下(辅工还可再低一点),其余部分考虑用于定额外人工费和关键工序的奖励费。如此安排,人工费就不会超支,而且还留有余地,以备关键工序的不时之需。
(2)材料费的控制。在实行按“量价分离”方法计算工程造价的条件下,水泥、钢材、木材等“三材”的价格随行就市,实行高进高出;地方材料的预算价格=基准价×(1+材差系数)。在对材料成本进行控制的过程中,首先要以上述预算价格来控制地方材料的采购成本;至于材料消耗数量的控制,则应通过“限额领料单”去落实。由于材料市场价格变动频繁,往往会发生预算价格与市场价格严重背离而使采购成本失去控制的情况。因此,项目材料管理人员有必要经常关注材料市场价格的变动,并积累系统翔实的市场信息。如遇材料价格大幅度上涨,可向“定额管理”部门反映,同时争取建设单位按实补贴。
(3)施工机械使用费的控制。施工图预算中的机械使用费等于工程量乘以定额台班单价。由于项目施工的特殊性,实际的机械利用率不可能达到预算定额的取定水平;再加上预算定额所设定的施工机械原值和折旧率又有较大的滞后性,因而使施工图预算的机械使用费往往小于实际发生的机械使用费,形成机械使用费超支。由于上述原因,有些施工项目在取得建设单位的谅解后,于工程合同中明确规定一定数额的机械费补贴。在这种情况下,就可以施工图预算的机械使用费和增加的机械费补贴来控制机械费支出。
(4)构件加工费和分包工程费的控制。在市场经济体制下,钢门窗、木制成品、砼构件、金属构件和成型钢筋的加工,以及打桩、土方、吊装、安装、装饰和其他专项工程(如屋面防水等)的分包,都要通过经济合同来明确双方的权利和义务。在签订这些经济合同的时候,特别要坚持“以施工图预算控制合同金额”的原则,绝不允许合同金额超过施工图预算。根据部分工程的历史资料综合测算,上述各种合同金额的总和约占全部工程造价的55%~70%。由此可见,将构件加工和分包工程的合同金额控制在施工图预算以内,是十分重要的。如果能做到这一点,实现预期的成本目标,就有了相当大的把握。
(5)加强合同管理。项目施工合同管理的时间应从合同谈判开始,至保修日结束止。尤其加强施工过程中的合同管理,抓好合同管理的攻与守。合同管理,应严格按照合同进行工程结算,特别是以分包工程为主的项目部,承包合同的工程价款应以重新编制的施工预算依据进行确定,另外,必须指定专人负责合同管理,除能够及时结算或者处理的事项外,其他的与外单位或个人的经济往来,技术、用工等事项,都必须签订正式的具有法律效力的合同,不得以口头形式约定。
(6)提高财务人员素质。对财务人员要大力开展专业岗位培训,不断提高财务人员的业务素质。严格财经纪律,使企业的成本始终处于制度和纪律的约束之下,以适应进一步完善和加强成本管理的要求。作为企业只有不断深化财务管理体制的改革,突出成本管理的中心地位,进一步加强成本管理,实行全员、全过程、全方位的成本控制,才能不断适应市场竞争的形势,摆脱困境,实现成本控制的目标。
(7)安全事故的预防及措施。安全工作要预防为主,消除事故隐患。小事故要当大事故抓;别人的事故要当自己的事故抓,险肇事故要当事故抓。另外,不应把搞好安全生产单纯看作技术性工作,而必须从思想上、组织上、制度上、技术上采取相应的措施,综合治理才能奏效。①建立健全安全生产规章制度。如安全生产责任制、安全生产检查制度、安全生产教育制度、安全事故处理制度等。事故发生后,应认真吸取教训,防止同类事故重复发生。②制订切实可行的安全技术措施。如使用前通过检验排除隐患,按性能使用,改善劳动条件和作业环境的技术措施,如开展文明施工活动,做到施工现场整洁有序等。
参考文献
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[2]陆惠民等.工程项目管理[M].南京:东南大学出版社,2005.
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H集团是一家独立的国际工业集团,主要经营项目有汽车零部件的设计、生产与销售,集成系统和模块,同时也提供与主机配套产品销售及售后服务,通过多年来的发展和建设,H集团已经具备同行业的世界领先水平,并按照产品的种类和特点建立了4个独立的商业集群:分别为动力系统商业群、热系统商业群、视觉系统商业群和舒适驾驭系统商业群。H集团在2009年间的销售额已经接近80亿欧元。并且在全球27个国家开设了120家工厂,59个研发中心以及10个销售平台,H集团的员工总数也达到了55000人。H集团在中国设有总部,同时建成了18家制造企业和1家零部件贸易公司。2009年H集团在中国地区的营业额也成功突破了60亿元人民币,员工总数也达到了6500人。
二、H公司项目成本管理的现状及存在问题分析
(一)项目筹划与竞争阶段的成本管理现状分析与问题在进行成本管理过程中,对其他竞争对手的分析不够,没有根据客户需要做出目标价格,通常是更多的加入了自己的主观意见和判断,这也是有待于完善的地方。而H公司在新项目中一般采用目标成本法定价的方式做出报价,目标成本的计算方法是:产品允许的销售价格除去销售过程中产生的利润及税金后的成本最限额。目标成本法是为企业高层管理者做出科学的生产制造计划提供必要的依据和参考,进而提高企业的市场竞争力。但是这部分内容在NPA里没有详细的体现,缺乏对同类产品信息的分析,因此市场价格也很难得到科学的定位,最终体现在文件上的价格往往是客户对产品的价格定位或销售人员的主观判断,参考的价值和意义不大。从这个层面来说,目标成本还是以项目团队成员对产品的分析为基础,这样才能得出具有参考价值的市场价格。
(二)产品设计阶段的成本管理现状分析与问题该阶段主要是依照产品的设计方案选定合适的供应商,并以供应商所给出的报价完成成本预算报批。在产品的设计过程中,H公司根据产品设计理念和汽车生产厂家对产品的实际需求,加强产品的标准化设计,但是把过多的精力放在产品标准化方面,往往会导致设计思路过于死板,成本开支也容易偏高。而且很容易忽视项目完成后所涉及的项目运行及支持方面的成本输出,因此对于产品设计阶段的成本管理来说,不但要考虑到设计阶段的成本,项目运行成本也需要纳入到其中。如果在产品的研发阶段没有合理的将运行与支持成本计算进去,很可能导致实际成本要高于预期预算成本。
三、H公司优化成本管理的对策
(一)制定客户开发计划客户开发计划要作为一项长期的战略性工具,为相关客户做好产品的设计制造与营销方案,同时也将客户的真实形象更好的传递于集团和其他专业公司。该计划也是确保客户与H集团以及专业公司之间的对话口径相吻合。客户开发计划也为项目团队采取有效的行动计划提供了有利的前提条件,加强对重要业务的专注程度,对H公司未来绩效管理方面有着重要影响,客户开发计划对于H公司产品想象的树立以及发展具有积极而深远的意义。
(二)以满足市场需求和用户满意为原则客户的需求和用户满意度将是H公司一切生产经营活动的宗旨和核心。很多成功范例也充分说明了这一点,要想获得产品的研发成功必须要以满足客户的实际需求为出发点。
(三)以互利共荣为原则实现管理创新由于客户的需求不同,所以对产品的要求也有所不同,但核心内容都是以企业零部件企业与整车企业的共同赢利为目的,加快投入产出效率。
(四)有效的信息储备和技术积累每一样产品的研发效率、成本管理、质量标准等方面都会对产品的市场竞争力起着至关重要的影响。为了更好的面对激烈的市场竞争环境,H公司广泛收集了可用成本资料,积极储备信息资源和技术人才,整合一切技术力量,提升专业知识水平,加快产品创新力度,降低产品开发成本,提升产品的性价比和竞争力。
规划设计环节的成本控制是实现"事前控制"的关键,但有些院校由于调研不充分,不能根据学校实际情况做出合理的规划设计,存在盲目攀比,超标准设计或设计过于保守,不能满足未来一定时期内学校发展的需要,从长期来看这些都会造成投资的浪费,此外还存在重技术、轻经济,任意提高安全系数或设计标准的现象,对经济上的合理性考虑较少,从根本上影响项目成本的有效控制。招投标环节存在招标程序不合法,如“串标”“内定”等现象。除此之外,由于学校基建项目的完成期限要求一般较为严格,如不能按期交付,影响到正常的教学工作,其后果不堪设想。因此,一些项目实施过程中,对项目的进度把控较紧,可能存在图纸设计深度不够就开始进行招标清单的编制,致使出现清单遗漏或实施过程中出现较多的变更,增大投资风险。合同管理对任何一个工程的重要性不言而喻,若合同条款不完备,会给施工管理及后续的使用造成很大的麻烦。如施工过程中的扯皮现象,使用阶段的质量问题如没有提出明确的限期整改要求,产品质量问题不能及时维修,都可能会影响到正常的教学秩序。在施工阶段主要是签证问题。虽然学校基建项目一般规模不大,相对简单,但是它仍然涉及土建、安装、暖通、装饰装修、园林绿化等各个专业,基建人员要做到“三管、三控、一协调”面面俱到。而一些普通院校基建管理人员却只有3-4个人,在管理的过程中,如稍有懈怠,就会遗留很多的问题,诸如在管理过程中存在工程变更未及时签证,或是只是口头允诺施工单位按要求施工完成后再给予结算,但是工程上的事情繁多,尤其在抢工期的紧要关头,若出现事后遗漏的情况,将给后续结算造成很大的困难。建设工程结算阶段可以全面系统地检查纠正预结算过程中是否存在漏算、多算、重算,是实施投资控制,实现投资目标的重要途径。但是在实际结算过程中仍存在很多的问题,究其原因主要是因为建设单位不能提供真实的送审资料、完整的工程量清单及明确的工程变更说明等。[1]送审的资料完整真实是做好审计工作的必要条件之一,但是在实际操作过程中,有关工程签证时效性虽有明确约定,但是在工程实施过程中往往由于抢工期或因工作人员做事不不严谨,最终拖延签证,遗漏签证或签证不规范,签证项目特征描述不清,数量不明的情况仍比比皆是。
2意见和建议
学校项目规划设计应对照事业发展和高校办学标准,确定建设项目内容和建设规模。但教育部《普通高等学校建筑规划面积指标》建标[1992]245号,颁布已有20多年,有些规定与目前的经济社会发展水平不相适应,如完全按照此标准规划设计,将不能满足学校发展需要。这就需要我们在规划设计过程中参照此标准但又不能完全拘泥于此标准的限制,在立项、规划设计阶段积极地与发改委等有关部门进行沟通,了解最新规定。如教育部《普通高等学校建筑规划面积指标》规定“本专科生生均学生宿舍规划建筑面积6.5平方米,因为当时卫生间、盥洗室等均为集中设置、公共使用,现高校内学生宿舍的卫生间、盥洗室等为每室单独设置,如按此标准设计显然不能满足需求,基于此生均学生宿舍面积10平方米以内,已经得到了发改委等部门的许可。对于基建部门而言,要与使用部门充分沟通,理解使用者的需求,基建部门的提出的设计意向将决定项目的成败、投资的效果,其通过设计单位的设计方案、施工图设计等使使用部门的需求在功能上、布局上得以表达。基建部门如若盲目设计建造,最终不能满足使用要求,将会造成投资的巨大浪费。基建项目的需求调研尤为必要,它可以直接的获取使用者的使用要求、目标期望,可以让基建工作避免很多的弯路。浙江水利水电学院2015年启动的学生宿舍扩建工程时,为避免由于设计造成的“先天不足”,后勤基建办高度重视前期设计工作,在对有关学院需求调研的基础上,确定建设规模,使用要求,在对宿舍楼的功能布局上,先后去“绍兴文理学院”“中德工程师学院”“杭州师范大学”等高校调研考察,以借鉴其他高校建设经验,规避风险。此外,设计阶段在注重技术方案的基础上,还要综合考虑项目建设的经济性,不能一味提高安全系数,要实现建筑结构类型、建筑材料、施工工艺及设备的选型,既要“先进适用”,又要“经济合理”。招投标阶段要在做好资格预审工作的基础上,严格按照规定的程序和要求进行招投标工作。工程量清单的编制质量,对建设工程实施过程的成本控制影响重大,直接影响投标人的投标报价和招标人编制招标控制价的准确性。在招标文件的编制过程中,要重视招标文件的编制,重点把关招标文件中工程内容范围,承发包方式,工期、质量、报价等方面的要求,同时要全面了解建设工程的相关资料和现场情况,保证工程量清单编制的准确性,尽量减少后续变更。工程项目内容划分要合理、明确,各分项工程之间界限要界定清晰,作业内容、方法和质量标准要明确,力争做到既方便计量,又便于报价,以有效避免投标人的不平衡报价。清单报价说明要全面清晰,特别是在招标文件中对建设工程现场施工条件的说明要详细准确,这样便于投标人在报价时能够充分考虑解施工现场情况,避免因实际施工条件不符而引起施工索赔。[2]施工阶段要严把变更签证。工程变更签证是否把关严格,直接影响建筑工程成本的高低。高校基建管理业主要认真审核变更的必要性、经济型和可行性,变更要经过监理单位和设计单位审核并签署意见。工程签证要按照高校基建管理程序签署意见,签证办理要及时,签证表述要准确、详细,附图要清晰。对于隐蔽部位的签证和事后无法复测的签证,要附上现场照片。对签证签署的意见要明确,明确同意工程量或同意单价或其他意见等,不能仅签署名字。变更签证由高校基建管理造价部及时审核,做到一单一算一存档,竣工结算时清晰明了。[3]高校基建部门的特殊性决定,基建管理人员管理不能事无巨细,面面俱到,在目前管理体制下,要在调动监理人员的积极性的基础上,可聘请项目审计单位对工程进行跟踪审计,强化对工程计量支付和设计变更的管理,做到事中多重控制管理。结算阶段,基建部门应递交完整、真实的结算材料,审计单位要严格按照合同文件和有关规定进行把控,以事实为依据,本着尊重事实,公平公正的原则进行审定。
总之,基建工程的成本控制是一个极其复杂的过程,它涉及范围广,涉及人员多,任何一个环节,出现问题都将影响最终的成本,尤其是前期工作的质量,直接影响到下一步的成本控制的实施,如设计深度影响清单编制的准备性,招标文件及合同的完备性,又将进一步影响施工过程的成本控制,施工过程签证影响后续的结算等。因此基建人员应做好充分的准备,科学合理安排工作的程序,做好各个环节的成本控制,即进行全过程的成本控制管理才能最大限度地保障投资成本目标的实现。
作者:王昌华 万敬才 单位:浙江水利水电学院 上海万科房地产有限公司
参考文献:
[1]陈俊东.安徽电子信息职业技术学院学报[J].理论研究,2013(5).
关键词:成本管理;计划成本;倒推项目成本;施工企业
一、引言
随着我国建筑市场的不断规范,市场竞争的日趋激烈,施工企业作为一个自主经营、自负盈亏的经营实体,面临着如何深化企业内部改革,转换企业经营机制,建立科学合理的经营管理体系等问题,使得施工企业的成本管理成为施工企业管理的核心内容。这就要求施工企业的管理人员必须依据施工项目管理的内在规律,以施工项目成本管理为中心,履行工程承包合同,实现项目的各项承包指标,降低工程成本,真正使项目成为企业利润的源泉。
在现实中,施工企业成本是施工企业或项目部为取得并完成某项工程所支付的各项费用的总和,包括转移到建筑工程项目的被消耗的生产资料价值、工程劳动者为完成施工付出的必要的劳动价值以及为完成合同目标所支付的各种费用。
施工企业成本管理是一个复杂的系统工程,涉及部门广,实施手段多,实践时间长,因此,施工企业的成本管理人士不仅要根据定额,更要根据企业自身情况,对施工项目成本进行预测,安排计划,在实施中进行控制,并核算实际成本与计划成本的差额,分析原因,总结经验。
二、倒推项目成本法介绍
所谓倒推项目成本法就是在中标价中,在优先扣除应上缴国家税费、企业留用和企业发展积累后,才允许结合市场价格,在其余部分开支项目成本的消费控制方法。它以市场中标价为依据,先保上缴国家税费,次保企业足额提留,再为项目开支控制成本的顺序。传统的价格计算方法是:成本+利润=价格,按照这个理论,产品的定价由成本做起点,成本高,则价格相对就高,成本低,则价格相对就低。工程建设项目的定价方法是:工程直接费+间接费+计划利润+税金=建设项目价格,即工程造价。人工费+材料费+机械使用费+其他直接费=工程直接费。工程直接费和间接费越高,工程造价就越高。倒逼成本法是以投标的中标价格来控制施工项目的施工目标成本,中标价决定成本价,税金一般是必不可少,不容易变动得的,那么工程造价-税金-利润=施工目标成本,再将施工目标成本具体量化分解落实到项目经理部的各个管理部门和全体员工。施工项目的利润也就是应上交的利润,按行业平均利润率或本企业内定利润率确定。倒逼成本法强调中标价格是施工管理的客观尺度,应根据中标的市场价格价格来选择、确定施工目标成本,施工目标成本不应超过中标价格。通过公式可以看出,工程造价不变的情况下,要使利润最大,只有施工目标成本最低。
三、倒推项目成本与计划成本的区别
3.1计划成本是以工程量和施工组织设计为依据,消耗定额和费用指标为标准编制的;倒推项目成本遵循的是以市场中标价为依据,先保上缴国家税费,次保企业足额提留,再为项目开支控制成本的顺序。
3.2计划成本是正向推算,可能出现项目成本计划超出中标价或所剩无几的情况,企业法定利益得不到保证;倒推法从中标价开始分解,按规定将国家、企业、项目的费用分开,互不侵占。
33计划成本遵循计划经济条件的管理方法,项目只需按定额组织生产不超耗就行了,没有风险,也没有市场压力;倒推法则引入市场机制,把市场竞争价值直接传递到了项目中标价,不但要求项目在施工生产全过程中按照定额组织生产,不超耗,还必须承担市场压力,着力挖潜提效,节约开支,否则就会有承包风险。这是两者根本区别所在。
四、倒推项目成本控制的方法
实施倒推项目成本控制,第一步就是在中标价中扣除应交税费和应留企业统一开支费用。由于各地规定施工企业应缴纳的税费不尽相同,各企业项目部上缴公司的费用也不同,所以应由成本控制人员从中标价中扣除实际发生的费用。
进行项目控制额的分解,应以项目成本控制计划为依据,由项目经理主持,具体工作由主管工程师牵头,施工人员、财务主管、预算员、材料主管等参加,按相应定额及费用指标进行分解。项目部应视现场具体情况,对相关的消耗指标进行适当的调整,使其更切合实际,总成本必须控制在计划内。建立横向和纵向控制网络。横向控制网络将成本控制计划按人工费、材料费、机械费、周转材料及小型机械租赁或加工费、运杂费、现场管理费等进行分解,落实到相关业务部门建立起责任制。在坚持“一支笔”的前提下,由业务部门按费用额实行内部包干,控制开支,加强使用的管理和监督。纵向控制网络是项目部对作业队或班组实行经理签订的包括工期、质量、安全、实物消耗等四项主要考核指标的“四包”责任合同,明确考核的指标、考核办法和奖罚方法。
五、倒逼成本法的缺点
在倒逼成本法的应用过程中,我们也遇到一些问题。企业出于种种原因,以低价中标,中标价格就决定了项目最终会亏损。施工中成本控制多么有效,也无力挽回。这时应用倒闭成本法,逼的往往是材料质量下降,造成因材料质量不合格产生返工、返修等质量事故成本大幅上升,员工收入过低,易对项目产生更强的负面影响,降低企业声誉。在与施工队的承包中,以施工图预算代替施工预算,缺乏科学性和合理性。设计变更后成本计划不能修改,对成本计划管理的监督、跟踪、考核和调整等工作跟不上来,最后使成本控制显得的苍白无力,项目盈利很少或亏损严重。企业需要大量复合型的人才。如:即懂财务,又懂预算;即懂管理,又懂工程技术。可是现在企业这样的人才太少了,以至于懂核算可看不懂预算,懂管理可不懂技术,工作开展困难。
结语
在过去很长的一段时间里,我国建筑业的施工企业成本管理仅对施工中消耗的人、材、机等进行控制,但随着我国市场经济体系的建立、招投标制度的实施,成本的范畴发生了改变。例如,现在的施工企业获得工程的主要途径是参加招标投标,为获得工程、施工企业要组织专门人员编制招标投标文件,必然产生支出费用,在建筑产品生产过程中,为确保工期目标、质量目标及成本目标的完成,会产生诸如为保证工期、质量所发生的一切必要费用或因工期、质量未达合同约定要求而蒙受的索赔等损失……以上这些费用在施工过程中直接或间接发生,均应计入施工企业成本。随着项目经理制实行,现在一般大型施工企业都有许多项目部,公司将大部分权利下放到各个项目部,实行项目经理负责制,形成了公司一项目部一施工队三级管理体制。项目部就工程的不同,需要将某些专业工程进行分包,因而,对一个施工企业来说,就应建立起公司一项目部一施工队三级成本管理和核算体系。对于施工企业不管采取何种成本管理方法,都要以降低工程成本为目的,以施工企业利润为源泉。
参考文献:
1.潘立群;管理新思维—作业成本管理[N];工人日报;2002年
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3.李来儿;成本信息供需论[D];西南财经大学;2006年
4.陈葭;基于作业成本的企业价值管理研究[D];武汉理工大学;2004年
5.丁颖;“目标—作业”成本管理模式研究[D];武汉科技大学;2004年