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(一)企业绩效评价指标体系
“平衡计分卡”是美国人在1990年创建的一套企业业绩评价体系。平衡计分卡将企业业绩的评价划分为四个维度,包括财务维度、客户维度、经营过程维度、学习与成长维度。这套体系把战略放在了公司管理过程的核心地位并将战略目标逐步分解,最后形成各种具体的绩效考核指标,在不同时段对该类指标的具体情况进行考核,最后建立起一套完整可靠的绩效管理体系。分析平衡计分卡的构成可以发现,这一指标体系中的四个维度之间有着非常密切的联系。首先,这四个方面都是以企业的发展战略为中心的;其次,分别来看这四个维度,财务维度是企业战略的最终目标,顾客是企业发展的关键,企业内部业务流程维度是企业发展的基础,企业学习与成长维度是企业战略的核心。
(二)政府绩效评价指标体系
2004年,国家人事部《中国政府绩效评估》课题组经过深入调查研究,组织有关专家分析比较国内外相关指标体系的设计方法和思想,结合当时的中国国情,提出了地方的政府绩效评估的指标体系。该指标体系包含三个层级,其中一级指标3个,包括职能指标、影响指标和潜力指标;二级指标11个,包括社会与经济、人口与环境、经济调节、市场监督、社会管理、公共服务、国有资产管理、人力资源状况、廉洁状况、行政效率等;三级指标33个,包括人均GDP、平均预期寿命、GDP增长率、环境与生态、法规的完善程度、贫困人口占总人口比例、基础设施建设、国有资产保值增值率、行政人员中本科以上学历者所占比重、腐败案件涉案人数占行政人员比例、行政经费占财政支出比重等,分别是对前11个指标的细化。分析该指标体系,笔者概括出以下几大特点。
1.该体系立足于中国正在推行的目标管理责任制的现实基础之上。
2.侧重服务,严格把握住了“政府”这一评价对象。
3.强化客观评价。强调公众判定的重要性,明确指出政府的自我评价要依循科学合理的原则。
4.将当前的现实发展状况与长期发展战略相结合。
二、政府绩效评价指标体系现状
我国的政府绩效审计研究起步较晚,再加上我国政府公共工程种类繁多,缺乏系统的研究,虽然众多学者都积极探讨,发表自己的见解,但仍然没有建立一套完整的政府公共工程绩效审计评价指标体系,这也正是公共工程投资绩效审计的难点之一。笔者在总结了各位学者的研究成果的基础上,认为政府公共工程绩效审计评价指标主要存在以下问题。
(一)评价指标不完整,评价指标体系的制定缺乏科学性
我国公共投资部门提出了一套较为完善的项目投资决策程序,对政府公共工程投资项目从立项审批、启动兴建、竣工验收到运营后的综合效益进行系统测评。但笔者认为,公共工程作为一项生命周期很长的一项工程,必须还要关注其项目自身的可持续性,整个管理团队的管理协作能力等。待各项评价指标初步确定之后,还要采取一定的方法对指标进行各种相关性分析,以确定指标的有效性,而我国众多评价指标体系却没有这一步,致使制定的评价指标体系不够科学。
(二)评价指标缺乏同行业的横向比较
公共工程涵盖面相当大,涉及市政基础设施建设、环境水利、交通工程及农业工程等多个方面。因此,在具体评价不同类别项目时,评价指标也会存在一定的差别,这就导致同行业不具可比性。我国政府绩效审计指标体系极为不健全,目前欠缺一套权威统一的指标体系,在开展绩效审计时,所有单位没有一套统一的参考标准,只能以各自设计的一套评价指标体系为标准进行审计。在这种情况下,不同的审计人员对同类、同行业的绩效评价口径就有差别,结果也就千差万别。因此,政府公共工程项目绩效审计评价指标应该按行业、类别分别设置,最终也应当建立相应的数据库,从而为各个项目的横向比较提供参考。
(三)评价体系缺乏配套的审计标准
一套完整的公共工程绩效评价体系除了要包含合理有效的评价指标外,还要包含一套科学的评价标准。评价标准是对评价对象进行评判的依据,是分析评判结果的一个参照。有了评价标准,整个评价才有意义可言。而对评价标准的制定,需要分类别、分行业获得大量的数据资料,再对其进行加工整理。而我国在绩效指标方面的数据比较缺乏,因此制定出有价值的评价标准还是很有难度的。目前一些试点采用的评价指标多是评价人员根据自己的经验从相关项目的国家和省级标准中整理出来的,具有很大的主观性。
(四)定性指标较多,定量指标较少
由于政府公共工程项目属于公共产品的范畴,在对其进行审计时,对社会效益的关注程度多过于经济效益。而社会效益一般采用的都是定性的描述性指标。因此,大多数审计人员在对政府公共工程进行绩效评价时,多采用了定性分析的方法,少有定量指标的运用。这样就导致分析得出的结果具有笼统性,可比性较差。综上所述,政府公共工程绩效审计的最主要的任务是构建一个完善且行之有效的政府公共工程绩效审计评价指标体系,设置一套与之相匹配的审计标准,在指标设计时要将定性分析与定量评价相结合,参照政府公共工程的特征,按照行业和类别制定评价指标。
三、公共工程绩效审计的必要性
(一)公共工程绩效审计是社会对公共财产进行监督需要的产物
国家财政性资金是政府公共工程项目资金的主要来源,实质是社会公众委托政府对公共财产进行管理和使用,向自己提供市场机制不能有效供给的公共物品和服务,这是其主要管理方式之一。社会公众作为公共财产的所有者,为了维护自己的财产安全,会采取一种方式对政府的行为进行监督,也同时满足了公众的一种需求。因此,向社会公众提供客观公正的绩效审计报告,有利于实现社会公众对公共投资工程进行有效的监督。
(二)公共工程绩效审计有利于深化我国的预算改革
公共工程支出是公共支出的重要内容,公共工程绩效审计评估的数据是我国预算改革的重要依据。一项新的公共工程在确定实施前,必定会对其计划执行情况做一个评估,这个评估影响着当前国家整个的财政预算,称其为事前控制;对公共工程的绩效审计则是对国家财政预算的一种信息的反馈,称其为事后控制,而这种事后控制对国家的以后的预算改革有着非常大的影响。随着我国部门预算改革的不断深入,我们需不断增强公共工程绩效审计的有效性。因此,将公共工程绩效审计与我国预算结合起来是我国预算改革的一条必经之路,它必将有助于提高我国的预算管理水平。
(三)公共工程绩效审计是落实科学发展观和科学政绩观的有力保障
工程建设本身就是一个复杂的过程,从项目准备到实施,再到验收投入运行,其最基本的流程就分成了数个小阶段,另外工程建设项目大多投资金额巨大,建设周期长,风险高,受国家政策的影响较大。这样一来,工程项目审计也在无形中受到了影响,审计难度大大的增加,结果可想而知,审计风险环节必然因此而变多,审计风险必然增加。
(一)工程项目准备阶段可能存在的审计风险
决策、设计、招标这三个步骤,都是工程项目准备阶段不可缺少的重要环节,而这三个细分环节也是审计风险广泛潜伏的地方。首先,在工程项目的决策阶段,审计的重点主要在于审查工程项目是否按照工程要求开展设计规划、方案甄选,是否满足技术规范规定、份额以及工程前期自我评估的技术参考值等,由于这一阶段的审计对工程知识要有一定程度的理解,很多审计人员缺乏这方面的经验,因此,审计的难度和风险不小。其次,在工程项目的设计阶段,审计的核心主要是对工程预算与计划的工程量是否做到基本准确,预算的指标是否能顺利且按时的完成等。在这个阶段中,需要审核的数据资料较多,业务量大,稍有分心,就会影响后续审计的开展,招来审计风险。最后,招标阶段审计的重点在于审查招投标程序的合法性及操作的规范性,同时还应该审计投标单位工程建设资质是否满足工程招标的要求,防止施工单位不满足资质等级的前来承包工程。与此同时,需要审计的还有招标小组评标的规则的合理性和客观性,对标底工程量的计量、费用的划取、材料的调配等,审计人员最好要严格把关,以此来防止招投标过程中风险的产生。
(二)工程项目实施阶段的审计风险
工程项目实施阶段一般包括物资采购、土建施工、电气装配等,该阶段应要确保的重点在于进度款的划拨是否和施工合同中计划的付款要求相符,套用的计价项目和数目是否准确,工程量核定的最终结果要和真实的施工进度相符。还有些工作,如工程项目的变更,现场签证的依据,计价方式的选择,实施合同的执行力度,如果不进行严格的要求和监督,都是审计的风险源。当然,预防外部失败成本的产生,如索赔事件等例外情况的发生,同样需要监督审查。
(三)检查和改进阶段的审计风险
工程项目检查和改进阶段一般指的是工程的竣工验收和投产运行这一过程,在这一阶段,我们在审计中需要关注的是工程项目的结算,检查结算是否依据合同上的条款计价执行的。对工程量需要精确的计量,有关联的费用需要仔细的核查,工程签证的手续是否符合齐全性的要求等,都需要进行严密审核,确保准确计量、万无一失,符合合同规定。计价程序、结算方法等内容都是容易出错的地方,是工程审计风险的“高危地带”。
二、工程审计风险形成的原因剖析
所谓工程审计风险,可以理解为审计主体在对一个建设项目的全过程进行审计监督时,因无意得出有误差的审计结论以及建设项目风险转化为现实时,需要承担责任的可能性。也可以理解为,造成审计风险的原因基本可分为以下两大类。
(一)工程建设项目本身的风险加剧了工程审计的风险
1.管理体制指向不明
决策、设计、招标、施工、竣工结算以及评估等阶段的组合就是工程实施,这是一个连贯而又系统的过程,必须要进行全方位对角度的监督和管理。而我国现行的管理体制却或多或少存在着一些问题,如不互通有无,各自为政,双重管理,权责不清的问题,由此造成的工程项目各环节脱节,内在联系失调,违背了工程项目施工的内在规则的问题。这些工程项目大多没有经过专家的可行性分析讨论,有的项目都没有充分估计需要落实的项目资金,随意盲目,导致投资资源的严重浪费损毁。我国现行工程项目决策和管理体制缺乏必要的刚性在这些现象中得到了充分的反应,说明在制度方面还是有所缺失的。
2.工程建设项目专业性强
由于,工程项目从决策化到项目决算存在众多复杂环节,且建设项目不可能在短期内完成,在项目实施过程中法律、法规,尤其是在市场经济条件下,施工所在地的市场变化等等不确定因素的影响,使工程审计所处的环境不断变化。再加上天然的因素、建设者的主观能动性以及其他各种各样容易引发变故的不稳定因素,给工程的价格和成本带来变动,加大了工程项目审计的难度和作业量,审计师对其中的任何一个环节把握失误,就会给审计结果带来灾难性的威胁,审计质量和效率大大降低。
3.工程项目舞弊行为在所难免
工程项目大多是一个利益比较分散的地方,从项目开始到结束,存在着各种各样的利益主体,而利益主体的趋利动机,都会导致他们一方或者多方联合,以便在工程项目的一个活多个环节中非法舞弊来谋取高额利益。以行为主体为标准来看,舞弊有三种:一是工程招标单位内部员工非法舞弊,以便获取不正当利益。二是中标单位机构人员利用职务之便,以次充好等方法非法获利。三是内外部单位机构员工互相勾结,弄虚作假,编制虚假信息,签署虚假合同等等。
(二)审计风险延伸了工程审计的风险
1.审计方法的固有风险
总体说来,审计人员所采用的审计方法、审计标准、审计软件都会存在一些不可避免的因素,造成审计风险点。例如,使用不同的审计软件,对不同审计重点的关注,采用不同的审计方法等等,都会引发一定误差,而这种误差极有可能引发审计风险。
2.审计的要求发生了变化
极强的不稳定行事市场经济体制比较显著的特征,而要应对这样的体制,工程市场和审计要求一样也在不断的变化,审计的职能日益延展。国家及有关部门从不同的出发点考虑,针对建设工程审计,制定了一些法律法规,以至于在日常的审计过程中,各部门对工程审计的着力点都有所偏差、不尽相同,从而对审计结论和风险影响也不太相同。但是所有类型的审计单位的审计,都必须接受相关部门的检验调查,而他们检查的目的和标准也相差甚远,所以,最后大多把问题都推到审计人员身上,这就引发了最突出却又无法防控的风险。
3.审计人员在审计能力和审计素质上缺乏火候
工程审计的涉猎的内容很多,包括一些政策性的东西,有很大技术难度的东西。不同的性质,不同的行业,不同的建设工程特点也必然不同,而对工程项目进行必要的审计时,想要把审计风险降低在可接受的范围内,那么对审计人员的专业知识和技能的要求必然是比较高的,审计质量的高低与审计水平的高低是成正比的,而审计水平的高低却是与审计风险的大小成反比的。这样一来审计人员的个人素质和能力就显得尤为重要了,审计人员是否敬业,是否有责任感,是否有职业道德,是否能出具客观公正、客观、真实的审计报告,这些都会对工程审计的风险造成影响。
三、应对工程审计中的风险可以采用的防范措施
(一)对工程项目进行全过程审计
实行对工程项目进行事前、事中以及事后的全过程审计监督控制,包括从项目前期决策、招议标、立项规划、变更签证、项目实施造价控制、材料认质认价、决算审计、项目后期结算审核和评估等审计活动。工程项目的全过程跟踪审计,可以由单位审计部门来单独实施,也可以委托专门的中介机构来实施,还可以研究采取内审和社会审计相结合的方法,从而使审计部门从源头上控制工程的年度预算,从项目招投标、项目立项、材料资质认证监督、项目实施过程中隐蔽工程验收、结算审核等全方位进行审计。
(二)充分了解被审计工程项目的基本情况
在对工程项目实施审计之前,审计人员必须要对被审计项目的基本情况有客观、全面的了解。例如工程项目的工程量有多少,计划资金有多少,开工日期和竣工日期是哪天,施工地点在哪,是否有施工图纸,有无设计变更单、联络单,是否有验收记录、合同、竣工验交证书,有无发票等相关的资料。而且还要对工程单位的财务状况、管理制度、人事制度、人员配备等情况有个总体的认识。此外,还要对工程单位以前的工程项目审计的报告有重点的关注,以便完整的认识该单位工程项目的审计情况,以此来选定合适的审计形式方法和制定预防风险的措施,使工程审计得到完美的实施。
(三)切实提升审计人员的自身素质
高校工程审计信息管理系统的构建将为高校工程审计工作提供更为丰富的信息源、更加先进的技术方法和高度整合优化的信息平台,拓展工程审计的视角和职能。同时,通过对数据的持续分析和深入挖掘,使高校内部审计能够从更高层面为建设工程管理和造价控制提供更具系统性和前瞻性的审计建议,有效提高工程审计质量及运作效率。
(一)工程审计信息管理系统有助工程审计流程顺畅及时,提高高校工程审计效率
高校工程审计信息管理系统运用了网络信息技术,具备一定的灵活、便捷的特点,使得工程审计流程顺畅及时,有助于高校内部审计与建设参与各方之间的有效沟通,提高高校工程审计效率和整体监控水平。具体说来,体现在以下几方面:首先,充分利用先进可靠的网络服务平台、数据库和移动办公技术等手段,确保高校内部审计人员及时准确地掌握工程管理信息,减少了信息沟通障碍,促进审批流程顺畅及时。如在对工程的进度款实施审计时,可以通过信息管理系统快速核对资料、准确计算款项和查阅支付历史,加快进度款审批手续。其次,通过信息管理系统的监测功能,及时了解工程管理情况,实时汇总、分析已经发生和可能发生的各种信息,并迅速作出反应,从而提高审计监控任务执行的及时性和有效性,提高发现问题和处理问题的效率。最后,充分发挥审计业务重组后的流程规范化优势,固化了审计业务执行标准和审计质量标准。审计业务的规范化和标准化是提高高校工程审计效率的有效手段,建立在信息化基础上的标准也更符合新时期工程审计的要求。
(二)工程审计信息管理系统能拓宽审计信息来源渠道,解决高校工程审计过程信息不对称问题
高校建设工程具有总投入大、周期长、利益相关者多、工程管理复杂的特点,这使得高校内部审计在与建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等建设参与各方沟通过程中容易出现审计信息缺失或信息与事实不符的情况,这种信息不对称影响了高校工程审计质量和建设投资效益。而构建工程审计信息管理系统可以使得高校工程项目管理内部的原有信息流扩展到与审计层的交互沟通,进而消除工程审计的信息孤岛现象。高校工程审计信息管理系统通过建立可靠的信息沟通平台,整合各项远程服务及信息功能,为建设参与各方远程协作办公等提供了一体化的应用平台,与建设参与各方有效及时的传递信息,实现资源共享。由于拓宽审计信息来源渠道,使工程数据统一性、准确性、及时性得到了保证,降低了高校工程审计风险,也为内部审计人员创建审计信息数据库提供可靠而丰富的资源,有利于工程审计下一步工作的开展。
(三)工程审计信息管理系统可以提供科学的技术支持,完善高校工程审计模式
高校工程审计信息管理系统的实质就是工程审计工作与网络信息技术充分结合,通过电子技术来执行工程审计的各项工作职能。工程审计信息管理系统能够为高校工程审计工作提供科学的技术支持。首先,工程审计信息管理系统为审计数据的整合提供了技术支持。高校工程审计信息系统可以实现工作流程的电子化和各类审计数据的整合,利用数据库和分析系统对工程审计各方面信息资源加工整理及分析预测,同时根据既定的工程进度计划和阶段目标,对工程审计工作的方法和模式进行动态调整,以实现工程审计目标。其次,工程审计信息管理系统为专业化的分工与协作提供了技术支持。工程审计信息管理系统有助于内部审计人员在系统中的角色化,分工权限划分明确,用信息化强化工作职责。同时,系统具备汇总各个审计人员完成子项目的成果形成完整审计文档的功能,将工程审计工作由个体操作模式转变成为群体协作模式,使审计人员在面对复杂的工程审计环境时依然能够有序地协同操作、密切配合、互相制约,完善高校工程审计模式。
(四)工程审计信息管理系统有助于开展持续性审计,实现高校工程审计对建设过程的动态管理
持续性审计的概念在内部审计理论研究中由来已久,但由于受技术与信息条件的限制,我国高校在实践内部工程审计时一直未能切实实现持续性审计,目前实施的多为点断式跟踪审计,而高校工程审计信息管理系统将持续性审计模式运用变成现实。一方面,工程审计信息管理系统打破了审计领域的局限,使高校内部审计可以常态开展对校内工程项目的建设全过程的风险监测、专项分析、持续跟踪等活动,动态掌握建设项目造价、质量、进度控制状况及风险变化态势等整体情况,有效识别和实时分析预测高校工程管理和风险控制中存在的主要问题,实现对整个建设过程和各类风险的“持续、全面、深层”的有效审计覆盖,并以此为主线形成对建设过程的主要风险问题的持续关注与快速反应;另一方面,工程审计信息管理系统具有储存功能强大的特点,解决了高校工程持续性跟踪审计的信息数据存档问题,使持续性审计再无后顾之忧。
二、高校工程审计信息管理系统构建的保证条件
高校工程审计信息管理系统构建要符合时代对新兴技术的要求和工程审计发展的需要,并通过信息化机制建设、硬件和软件设施、信息化制度的不断完善,拓展工程审计信息化新思路,持续创新出实用高效的高校工程审计信息管理系统。
(一)完善工程审计信息化机制建设,保证高校工程审计信息管理系统的有效构建
工程审计信息化机制建设的完善是高校工程审计信息管理系统构建的基本保证。高校内部工程审计信息化机制的完善包括三个方面的内容:一是要完善高校内部审计机构设置。高校工程审计信息化要求改变传统的高校内部审计机构设置模式,增加信息技术部门,完善信息化保障机制,在机构设置方面为实践高校工程审计信息管理系统的有效构建提供稳定的环境。二是实现高校内部审计机构独立。高校内部审计机构独立于其他部门的设置,不仅使审计信息化工作的实施不受外来干扰,也保证了高校工程审计信息管理系统的职能设置科学合理。三是实现高校工程审计信息化监督机制。首先,通过互联网信息技术将审计工作透明化,通过广泛的监督来促进高校工程审计工作的信息化管理。其次,建立工程审计信息化监管机制,确保审计信息化的规范化,保证高校工程审计信息管理系统的有效构建。
(二)完善硬件和软件设施,满足高校工程审计信息管理系统构建的资源需求
随着科学技术的发展和审计手段的不断革新,高校内部审计机构只有顺应时展不断完善工程审计信息管理系统的硬件和软件设施,才能满足高校工程审计信息化需求和适应高校工程审计的长远发展。硬件设施是指工程审计信息管理系统平台构建需要的硬件设备,如配置良好的计算机、联网所需的设备及其他信息管理系统运用辅助设施。软件设施是指能够熟练掌握计算机网络技术和具有审计实践能力的综合型人才的配备。高校内部审计机构要不断提高工程审计人员的综合素养和责任意识,同时系统培养工程审计人员信息技术应用能力、经验数据分析能力和信息技术创新能力,为工程审计信息管理系统平台提供丰富的人力资源和技术支持,以确保高校工程审计信息化工作的可靠性和持续性。
(三)健全内部工程审计信息化制度,预防高校工程审计信息管理系统的信息风险
高校工程审计信息管理系统具有一定的信息风险,这种风险主要源于信息操作不规范和信息泄露,这就需要有完善的工程审计信息化制度的约束和保障。健全高校内部工程审计信息化制度,主要是包括两方面工作:一方面,要完善现有的高校内部工程审计工作制度。内部审计机构要将现有的工程审计制度中不适应信息化的条款进行更新,将目前工程审计信息化过程中出现的问题进行总结,并列入内部审计规章制度中。另一方面,要建立信息管理系统工程审计制度。这项制度的内容应该包括工程审计信息系统平台维护、系统操作规范、信息使用权限控制、资料储存、网络运行安全、信息保密等方面的内容,这样才能有效督促高校内部审计人员在信息化审计过程中各司其职,避免高校工程审计信息管理系统的信息风险。
(四)持续开拓工程审计信息化的新思路,实现高校工程审计信息管理系统的创新
信息技术日新月异,实践中如何运用新的技术和理念实现工程审计信息管理系统的构建和创新是值得我们不断探讨的课题。就目前来看,高校工程审计信息化建设还有很长的路需要走,高校内部审计机构应结合自身工程审计信息化发展状况做进一步总结和完善,从业务思路和数据信息技术两方面出发,创新审计分析技术,增强审计的增值服务能力。在信息化发展道路上,高校内部审计机构可以充分利用互联网搜索查阅工程审计信息化最新理念和技术作为参考,也可以与相关的专家和学者就工程审计信息化问题进行及时的交流,开阔视野,活跃思维,持续开拓工程审计信息化的新思路。总之,高校工程审计信息管理系统的构建,要做到与时俱进,与社会、经济以及高校自身的发展相适应,才能实现高校内部工程审计信息化的科学发展。
三、高校工程审计信息管理系统的构建
高校工程审计信息管理系统的构建要遵循“统一规划、分步实施”的原则,在统一工程审计工作标准和流程后,开放审计信息门户,搭建审计协同工作平台,整合并积累工程审计信息,在审计信息达到一定的存量后开始建设审计信息数据库,同时开展网络在线审计,对工程信息实时监测,对建设活动全方位覆盖,实时对审计数据与审计结果智能分析、比对预测,有效保证工程审计信息管理系统的系统性和操作性。
(一)搭建审计协同工作平台
随着工程审计信息化发展,各参与方在一个平台上进行工作交流将成为高校工程审计的必然趋势。这就要求高校内部审计机构编制建设参与各方统一标准的信息目录,构建与建设参与各方的信息管理系统相连接的工程审计信息管理系统,搭建开放性、扩展性较好的审计协同工作平台。审计协同工作平台的建立有助于内部审计人员极具效率地获得工程信息,通过及时分析和判断,提高工程审计效率和质量。这种审计协同工作平台是建立在合作伙伴之间良好的分工协作基础之上,提供包括在线服务、远程通信、信息共享、实时数据传输、协同办公等技术支持,并加强对工程的合同和招投标资料、往来信函、质量资料、安全环保资料、进度资料、技术资料、造价资料、各类签证的信息化管理。为了实现以上功能,审计协同工作平台设计时要考虑以下技术要点。
1.基于统一界面的高度数据融合。
审计协同工作平台使用统一系统界面有助于实现质量、进度、造价各方面数据的融合,使系统中的信息可以直观便捷的方式查询或利用。同时,也要保证审计协同工作平台的信息资源使用和共享权限的严密性和合理性,各类信息的查阅和使用权限应列入信息系统设计文档在相关程序文件中给予明确。
2.符合信息标准化要求。
信息标准化是实现各信息系统无缝对接、资源共享的基础。审计协同工作平台设计中应结合高校工程审计实践采用适合的国家标准或行业标准,形成信息标准体系。
3.提高信息共享度的职责设计。
在审计协同工作平台程序文件中规定建设参与各方提供信息的职责,使建设参与各方有义务、有渠道将自己掌握的建设信息及时、准确地向内部审计机构传递。
(二)建立审计信息数据库
工程审计数据是高校工程审计发挥监督和评价职能的根本依据。因此,建立工程审计信息数据库以满足高校工程审计对数据整合使用的要求,成为构建工程审计管理信息系统的核心工作。审计信息数据库是高校工程审计数据存贮和管理的集中地,存储的数据类型包括工程审计领域所涉及的法规资料、工程管理信息和工程审计信息。审计信息数据库应按照“规范归整、分类存储、动态管理”的原则建设,具体包括以下三个方面。
1.工程审计数据的补充和规整。
紧跟高校工程审计工作进展,不断扩充工程数据信息资源,通过将协同工作平台获得的非结构化信息数据标准化,实现各类信息资源的有效补充。
2.对工程审计数据的处理和分类存储。
从风险性、有效性视角,对工程审计信息进行筛选、清洗和分类存储,使整个审计信息数据库结构清晰、调用顺畅,能为各类工程审计作业提供强有力支持。
3.对数据库信息动态管理,实施失效信息的及时退出机制。
高校内部审计机构要考虑工程审计业务发展需要,结合工程审计数据时效要求,通过对信息的替换、覆盖、删除,及时清除失效信息,避免失效信息对工程审计工作的干扰。
(三)建立审计动态监控系统
结合审计协同工作平台和信息数据库,打造内部审计专属的动态监控系统,为实现高校工程持续性审计提供技术工具和系统支持。
高校工程审计动态监控系统以高校建设项目实施过程为审计监测和控制对象,实施立项评估审计一招投标审计一项目动态跟踪审计一单项工程结算审计—竣工决算审计的工作流程。内部审计人员通过运用审计动态监控系统可以进行建设过程及时跟踪并全面记录、数据的汇总分析与深度挖掘、风险的动态把握、问题整改情况定期督查,实现工程审计信息管理系统的动态监控。建立审计动态监测系统要考虑以下四个技术要点。
1.重视审计业务流程的规范化。
审计动态监控系统要能有效规范审计业务操作流程、审计文书格式及审计内容要素,实现对审计业务质量的信息化管理和全过程监控。
2.建立图形界面和预警指标。
利用数据属性结合高校各类审计业务性质形成图形界面,通过对工程审计数据图形趋势和异常点的分析判断数据的准确性和发生问题的可能性。配合图形界面设置相应工程审计监测指标,实现指标的因素分析和综合判定,逐步建立在线工程审计预警指标体系。
3.发挥意外审计流程快速处理功能。
审计动态监控系统设计上要具有对意外审计流程快速处理的功能,使未按照现有标准要求流转的审计业务也能够及时进入系统监控中,同时流程各环节一目了然,各要素内容和执行情况清晰可查,历史资料追溯快捷。
4.建立智能数据分析子系统。
根据上文针对现代化建设项目结算审计的相关问题进行综合性的分析和细致的研究,可以明确建设项目结算审计的相关流程和基本的步骤。在相关工作当中,还需要明确的是存在的问题,诸如送审材料不完整、定额价格套用不合理等等,在实践的审核工作之中应当加以改进和完善,力求促进工作的稳步提高。
1.1送审材料存在的问题
送审材料不完整、真实性程度不高,是当前结算审计工作之中最为显著的一个问题。在审计的过程当中存在有签证随意性较大以及签证过多的情况,使得送审的材料客观性和真实性难以得到全面的保障,同时结算审核的条件也不是非常的明确。针对施工当中的工程预算资料、建设文件合同、施工竣工的结算计划书以及施工交底方案等等,也不是非常的明晰,工程设计的竣工图纸和签证标准不完善,导致成本费用管理工作难以得到有效的落实。
1.2虚增工程量
工程量虚增,也是当前一个非常突出的矛盾和问题。往往在审计的过程之中,针对某一个项目的工程计算过多的工程量,导致整个施工项目的成本费用增加,不利于经济方面的有效管理。导致上述问题的主要原因往往是由于在审计的过程之中出现了重复计算的现象,将先前已经计算的定额项目纳入到了另外一个项目的工程量计算之中,所以针对同样一个项目计算了两次。在相关工作当中应当对上述问题进行合理的改进,避免重复计算的现象。
1.3高套定额的相关问题
最后,在结算审计工作之中高套定额,也是一个需要加强和改进的方面,不同的高套定额标准和实际的情况有所不同,如果在实践的结算审计过程之中出现混淆,则会导致经济成本的管理失去基本效应,进而提高了整个建设项目的工程造价,不利于管理工作的有效落实。
2改进建设项目结算审计水平的措施
在实践的建设施工项目结算审计的工作之中,应当明确审计的基本原则,并且制定出完善和详细的审计制度,加强体系和政策的建设,另外,还应当指派专门的人员对整个结算审计流程进行监督和管理,不断的增强审计技术人员和有关工作人员的素质和水准,运用实事求是的态度和严谨的工作精神来对待有关审计工作,确保审计流程的科学性和真实性。
2.1结算审计方法的确定
首先,应当加强对整个建设施工项目结算审计的分析和研究探讨。对于一些施工的规模较小并且工艺要求较为简单的项目,应当加强编制预算的技术力量,另外对于工程项目规模较大的情况,则可以采用重点审查的方式,抓住施工当中的重点以及难点,对于一些造价较高的项目、施工难度较大的项目以及结构较为复杂的工程,进行重点的审查和分析,尤其是针对建筑项目之中的门窗、墙体、基础设计、梁柱设计等等,应当采用重点审查的方式,同时对于混凝土钢筋的设计结构也应当重点的审查和分析,结合实际的施工情况对子项目的施工价格进行估算,并且套用科学的定额标准,加强计算和结算的准确性。对于施工设计的图纸,也应当进行严格的把控,深入施工现场进行对照和审查,明确施工图纸当中的相关规定和政策原则,加强对图纸的计算和分析,对各个项目进行综合性的、严格的探究,力求保障项目的造价准确无误。
2.2加强针对建筑材料价格的审查力度
同时还应当加强对材料的审查力度,对于一些价格不透明、数量过多以及价值较大的情况,应当进行重点的审核。在实践的工作当中,还需要不断的收集和完善施工材料的价格信息,对于建设市场当中的价格波动情况应当做到心中有数,实时的掌握材料和设备的波动趋势,对于结算审计技术人员来讲还应当定额的收集和整理材料价格信息,通过各种有效的途径和措施了解到材料的价格数据,诸如针对建筑的材料,应当严格的按照省级政府所颁布的价格定额标准进行调整和处理,对于一些没有明文规定价格的项目,则应当深入材料设备现场来实际的了解各个厂家的价格信息,掌握价格的波动状况,进而杜绝出现价格水分的情况。最后,对于结算审计技术人员来讲,还需要深入现场对材料相关价格信息和数据进行核实,对于不明确的价格应当与供货商联系进而了解到其真实价格。
2.3建设项目结算审计人员素质的提高
最后,在实践的建设施工项目结算审计工作之中还需要不断的完善人才的培训制度,加强人员的技能和技术培训,促进其水准和工作效益的不断提高。由于现代化的建筑施工项目结算审计工作是一项相当复杂并且繁琐的工作,所以需要相关技术人员在实践的工作当中具有过硬的技巧和扎实的技能,并且具有专业的工作态度和端正的作风思想,在实践的结算审计工作之中应当采取科学、公正以及严肃的态度,不能够出现有偏见的现象,同时应当避免出现感情用事的情况。对于技术人员来讲,还应当有细致的工作态度和耐心的工作精神,力求确保建设施工项目的结算审计工作可以顺利的、无阻碍的完成。
3结语
作为建设方,为了更好的完成工程,最重要的就是明确工程预决算审计的要点,按照预决算审计的要求去完成电力基建工程,具体审计要点如图1所示。
1.1施工图预决算审计要点施工图预决算审计就是根据施工图和工程量清单来对工程预算数目进行审核。①对工程所直接产生的直接费用进行审核,这一环节包括了对于工程量的审核以及对套用定额的审核、对于工时和工时单价的审核以及对材料保管养护等价格的审核、对运输费用的审核以及对于其他收费标准所进行的审核。②对于独立费用进行审核。
1.2工程结算审计的要点不同的工程会使用不同的结算方法,而随着结算方法产生变化,审计工作的要点也并不是一成不变的。在使用预算结算承包制进行工程结算的条件下,审计工作的核心是审查由乙方在施工过程中发现问题而产生的设计变更及其产生的相关附加费用是否已经得到了原始设计单位的许可或者是否已经得到了甲方的签证,在这之中一些较为重要的改动是否已经得到了有关部门的批准;由设计改变所带来的工程量变化是否真实,工程之中所套用的定额是否准确合理;设计变更所带来的材料增减是否同时计入,是否存在只计算加量而不计算减量的情况产生;是否存在施工方收取不正当费用的环节。而在使用招标承包进行结算的情况下,审计工作的重点则是结算时的工程款是否和中标价格相同。如果情况特殊存在需要改变设计的情况,那么是否可以出具有效签证单以及设计改动是否合理等。
1.3工程决算审计的要点工程决算审计主要需要进行审阅的是工程竣工的决算报表、交付使用财产的合规性。决算报表是否符合规范指的就是决算报表申报的时间是否是按照规定的要求,报表数据是否真实,是否存在虚假数据及数据是否符合各表间的相互关联。交付使用财产的合规就是要确认工程量是否真实、物品使用量是否超出了计划的要求之外;是否将一些不符合要求的材料混入不动产中进行结算;工程成本是否存在虚报情况,待摊费用是否合理分配,是否存在虚标固定资产价格等情况的产生。
2加强自身工程预决算审计监督
工程量预算:一个工程建设项目需要的资金多少取决于工程量的多少。工程量计算是否正确直接关系到工程预算的可靠性。工程量审计就是严格审核结算报表中的工程量是否和工程真是产生的工程量相同,存不存在虚标工程量的问题。根据笔者的多年建设经验,使用哪种建筑结构就要对哪个部分进行严格审查。我们应在此方面加强自身施工过程中核查和监督工作。比如电力基建中钢架结构部分的钢架梁,电线材料就是审计工作的审查核心。在明确了审查的核心之后,保证施工过程中严格按照规定规范采购、用料和施工。在自我监督中,数据来源是否来自于设计图上所标注的尺寸以及工程做法之中的施工过程,是否存在虚假数据,其计算方法是否符合要求,即原始数据是否套用了应用的定额,计算系数是否来自于应用的预规等。工程量的重复计算在工程之中相对而言比较常见。这些都是被审查的重点。直接费用的审计,直接费用的审计工作主要目的就是审核工程所套用的定额是否合乎要求。在确定工程量之后,就是按照确定的工程量逐一套用定额,并由此相加最终得出工程所产生的直接费用。在施工过程中严格监督工作,避免在施工过程中不顾施工的工艺各施工的情况套用高额费用得情况,因此,在对直接费用进行审计前自己严格审核套用的定额是否合乎要求,以应审计。
3结论
1工程造价咨询公司的选择
由于高校建设资金属于国有资金,因此限额以上项目均应该采用招标的形式。招标分公开招标和邀请招标。二者从规避审计风险的角度看有很大区别。(1)公开招标由招标公司在国家招标主管部门指定的媒体上以招标公告的方式;邀请招标则是邀请特定人投标。(2)所有符合条件的法人和组织都有机会参加公开招标,竞争范围较广,竞争的比较充分;邀请招标中投标人的数目有限,竞争的范围有限。(3)公开招标的招标程序和标准是公开进行的,受到政府招标监管部门及校内纪检部门的监督,大大减少作弊的可能;邀请招标的公开程度要差很多,政府招标监管部门通常不介入,产生违法违规行为的可能性相对大一些。因此,高校从规避审计风险的角度,应采用公开招标的形式选择造价咨询公司。
2建立行之有效的制度
首先是在工程的实施过程中,内审人员定期到施工现场监督并记录,同时参与大宗材料的采购和市场调查,但并不事先定价,而是做到心中有数,在结算时有据可依。对内审项目,成立有两人组成的审计小组,一同查看现场,一人为主审,另外一位复核,部门领导对审计小组审核的结果全部或部分抽检,这样做能最大程度规避内部审计风险。同时在审计手段现代化方面,开发了工程预结算审计认定书管理系统,配备了土建、修缮、安装等工程造价软件,规范了工作程序,提高工作效率。
3工程审计例会制度
工程审计部门每周组织一次工程审计例会,例会由审计部门负责人主持,参加人员包括部门领导、所有工程审计人员。例会内容主要研究审计过程中遇到的问题,通过群策群力,解决工程审计过程中遇到的诸如定额套项争议、材料定价争议等问题。同时通过工程审计例会还可以发现一些共性问题,通过审计例会的形式集体决策、解决,也为以后工作中遇到类似问题提供了解决方法,避免同样一个问题不同的人审核结果不一样,解决了个人裁量权过大的问题。
4重大争议
多方协商解决工程竣工结算中与施工单位不可避免会存在争议,可视争议金额的大小,采取不同方式予以解决。对于单项结算争议金额较大的,必须通过审计部门、工程管理部门、财务部门、纪委、招标办等校内五部门以及咨询公司、施工单位会议协商解决,并形成书面的会议纪要,参会各方均需要在会议纪要上签字盖章,造价咨询公司出具竣工结算报告时要把会议纪要附上,作为竣工结算的依据。对于单项结算争议金额较小的,由审计处组织工程造价咨询公司和施工单位协商解决,必要时请基本建设管理部门参加。新增材料单价审核是工程项目跟踪审计的一个重点和难点。一方面要面对施工单位以工期为借口提出的各种定价要求。为了摸清材料底价,审计部门与审计事务所应经常去市场考察、给厂家打电话询价、网上询价,对材料定额套项等争议则向工程造价监管部门咨询,使材料单价审核既合理、合法、合规,又兼顾工程进度需要。另一方面还要解决审计事务所对材料定价积极性不高的难题。由于审计事务所的审计费是按照竣工结算时审减额的一定比例收取,材料价格一旦定死,竣工结算时已定价材料就没有了审减额,因此审计事务所对材料定价的积极性不高。为了确保工期不受定价影响,有效降低定价风险,学校应成立由审计处牵头、校内有关部门组成的定价小组,对争议金额大、急于定价的材料上会确定材料价格。
二管理咨询公司的措施
1咨询公司年度考核制度
对委托社会审计的项目,首先将工作重点放在造价咨询公司的选取和考核上。在选择事务所方面实行资格预审和工作淘汰制度。首先以事务所的信誉、业绩、资质、管理水平、取费以及拟派造价工程师的经验、水平等综合因素作为选择标准,然后根据实际情况先将小型建设项目委托其进行审核,并由审计部门、基建管理部门等相关部门组成的考核小组对事务所的工作人员建立个人档案,对其专业能力、职业素质等方面定期评分,对综合考核结果不好的中介机构及工作人员一律取消委托,通过资格预审的事务所,才有资格参与大型基建项目审计的招投标。对其审核结果的监督,内部有一套严格的工作制度规范审计过程,造价咨询公司审计工作必须在高校审计部门指定地点进行,并全程有高校内部审计人员的监督和对审核结果复核。据此保证每一项工程的审计质量,同时也有助于提高高校内审人员的监督管理水平。
2通过合同模式约束造价咨询
公司高校审计部门委托给造价咨询公司的任何工程审计业务,均应签订委托咨询合同,对委托事项、双方责任、审计质量评价标准、处罚措施、咨询费支付等关键条款做出详细规定。对跟踪周期长、造价高的大型基建项目,跟踪审计合同和竣工结算审计合同应分开签订。对跟踪审计过程中表现较差、出现审计失误、考核不合格的造价咨询公司,取消其竣工结算审计资格。对于全过程跟踪审计过程中工程量清单、控制价、招标文件、新增材料单价、材料进度款等的审核,招标管理部门或基建管理部门一般要求的时间比较短,如果造价咨询公司审核周期太长,将会影响招标进程或工程进度,因此建议在造价咨询合同中对各环节的审核周期做出明确规定。
3现场跟踪审计例会制度
工程审计部门每周组织一次跟踪例会,参加人员包括所有正在承担跟踪业务的工程师以及造价咨询公司所有跟踪审计人员,例会内容主要包括了解工程进展情况、研究跟踪中遇到的问题、布置下一阶段跟踪重点等。
4加强跟踪审计过程中对造价咨询公司的监管
造价咨询公司派驻工程现场人员必须每天按时上下班,高校内审计部门可在现场办公室设置考勤机,并把考勤结果作为年底评价造价咨询公司服务质量的一个依据。另外造价咨询公司派驻工程现场人员必须每天上午和下午各去施工工地进行例行巡视,并对照跟踪审计重点环节和内容有针对性地跟踪审计。每天需写跟踪审计日记,重点部位拍照片。每周向高校审计部门报送一份周工作总结,详细记录本周施工情况、发现的问题、审计建议。年底还要向高校审计部门提交本年度的跟踪总结报告,跟踪总结报告不仅要包括整个跟踪情况的总结回顾,还要针对将来竣工结算时需要注意的问题提出意见和建议。高校审计部门要对跟踪审计过程中造价咨询公司出具的工程量清单、控制价、招标文件、新增材料单价、材料进度款等审核意见重点复核,对不按照规定时间出具审核意见或审核意见质量差的造价咨询公司必须给予处罚,对表现较好的造价咨询公司给予奖励。
5工程结算复审制度
对造价咨询公司的审计结果实行复审制,即由一家造价咨询公司对另一家的审计结果进行复审,审减率超过3%,将不支付审减费用,审减率超过5%,直接取消合作,将出现问题的造价咨询公司列入黑名单。复审的项目主要包括造价特别高的工程结算项目、造价技术指标异常的项目、国拨资金项目及年度抽查到的项目。复审工作由审计部门组织实施,并由审计部门直接委托给工程造价咨询公司。当然,对于复审的做法目前有争议,复审的难度也很大,但是复审制度仍是对造价咨询公司最有效的制约和监督,难度再大也要执行下去。
三结语
虽然看起来审计部门参与到了基建工程中的事前、事中和事后,却没有把审计的职能体现出来,例如把已经更改不了的项目拿到审计部门进行审计,会导致有些问题不能纠正过来,一方面对学校也会造成损失,另一方面审计部门丧失了独立性,缺少监督的作用。为了更好的解决事后审计所带来的局限性,高校要打破传统的做法,把关口前移,对投资项目进行严格的审计,也就是要以投资项目为基础开展事前审计,以项目实施为主要内容的事中设计,以项目决算和效益为核心的事后审计,要把三个阶段的审计合理的融合到一起,把审计监督、服务的效果完全的体现出来,加强每个环节的监督和管理,及时的发现、预防风险,尽最大的可能提高投资效益。高校审计部门要适应当前的发展形势,不断学习最新的审计方法,降低工程成本。
2基建工程管理不到位
目前高校基建项目的设计不合理、监督不严格,另外对基建工程的管理也不到位,对工程造价没有仔细的询价和验收,导致工程中埋藏着隐患,造成经济的损失。针对上述问题,审计人员要严格履行自身的义务,做好审计工作,为了获得更多部门的支持,可以借助广播、报刊等方法宣传审计工作,向相关部门大力宣传国家的法规制度、重点强调审计的意义,推动各个部门积极的参与到审计工作中来,只有领导和人员的支持,才能更好的理解、配合,严格的接受审计监督。
3审计制度不完善
有些高校基建工程审计的进行不完善,审计的制度不够健全,例如对基建工程部门和审计部门的工作内容和权限没有清楚的说明,对审计工作的程序也没有严格的进行规范,审计制度的作用没有体现出来。实施基建工程审计的重要核心就是完善的审计制度,规范的制度是对审计人员的规范性约束,同时也是对被审单位的规定,要依照完善的制度来约束财务、审计等部门的工作,清晰的划分每个部门的工作范围和权限;要针对每个环节都制定出合理的内控制度,包括合同、施工、验收、付款等,要把高校基建工程审计工作真正落实,做到有法可依。
4审计队伍较为薄弱
随着基建工程的增多,审计人员却没有相应的增加,审计任务繁重的问题越来越严重;基建工程的专业性很强,因此对审计人员的要求也较高,但是目前审计人员的专业素质和自身素质都比较低,甚至对基建工程的基本知识都不熟练。要健全内审机构,强化审计队伍的建设,可以从下面四个方向着手:①组建高素质的、专业的审计人员队伍;②对审计人员进行针对性的培训,提高审计人员的专业素质和技能;③要经常开展基建、审计的专项会议,加强审计的交流和讨论;④审计人员要多学习新技术,全面的掌握审计技能。
5总结