电子档案管理系统精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇电子档案管理系统范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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关键词：电子档案；管理系统；基本操作

1档案查阅者的实践操作

1.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。

1.2档案申请归档。

点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。

1.2.1归档申请。

点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。

1.2.2查看申请记录。

点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。

1.3档案申请查询

1.3.1申请查询。

点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。

1.3.2申请记

录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。

2档案管理员和领导者(主管)的实践操作

2.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。

2.2档案申请归档。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。

2.2.1审核归档。

点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。

2.2.2申请记录查看。

点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。

2.3档案申请查询。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。

2.3.1审核查询。

点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。

2.3.2申请记录查看。

具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。

2.4档案申请销毁。

该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。

2.4.1销毁申请。

选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。

2.4.2申请记录查看。

点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。

3系统管理员的实践操作

首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。

3.1档案信息管理。

此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。

3.1.1查看。

点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。

3.1.2查询。

点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。

3.1.3删除：

管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。

3.2档案申请归档记录管理。

此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。

3.2.1查看档案申请归档记录。

点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。

3.2.2删除档案申请归档记录。

选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。

3.3基础信息维护。

此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。

3.3.1文件类型管理。

点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。

3.3.2档案文件等级管理。

点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。

参考文献

[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津：天津大学,2012.

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【关键词】电子档案管理系统；总体设计；技术研究；房地产档案

房产管理部门在实施信息化管理过程中，需要整理大量的房产信息档案资料、对房地产开发商房屋买卖进行监管、精简房地产办公业务流程等。在房地产档案管理过程中，运用计算机技术，建立电子档案管理系统，该系统能够快速的查询房产档案信息、降低产权档案变更率、有效的整合大量房产数据信息，极大的提高了房产档案管理水，为房地产业又好又快的发展做出贡献。

1 房地产电子档案管理系统设计理念

1.1 可扩展性

计算机技术具有发展速度快、硬件设备更新快等特点。将计算机技术应用在房地产档案管理中可以极大促进房地产市场的发展，增添更多的房地产业务、刺激住房需求，因此，设计科学的房地产电子档案管理系统是房地产业发展的大趋势，在设计过程中要充分考虑电子档案管理系统的可扩展性。

1.2 统一性

房地产业作为国民经济发展的支柱产业，建立电子档案管系统需要处理大量的数据信息和各种业务。房屋的数据信息是交易办证、产权管理的重要依据，电子档案管理系统通过统一的测绘数据管理，采用接口入库的方式，统一房屋的各项数据信息，有效的避免了一房多买的现象发生，防止企业利用虚假信息欺骗购房者。建立房地产电子档案管理系统后，房屋产权所有者对于房屋信息的修改变得方便快捷，只要在其企业相关部门登记修改，即可实现各个子系统的数据统一。采用统一性的理念设计房地产电子档案管理系统，有利于开放系统，根据房地产业务发展的需要进行更深层次的应用开发。

1.3 安全性

房地产电子档案管理系统设计过程中需要充分考虑房地产商、购房者、网络系统的安全性需求，阻止外部的非法访问和入侵。系统可以根据需要设置身份认证和管理权限。在系统授权数据信息资源的基础上，确保用户能够快速游览房屋信息，不同的用户对应不同应用层次，有效的阻止非法访问和非法入侵。

2 房地产电子档案管理系统构架

2.1 网络硬件层

为了满足房地产业务的发展需求，适应系统技术的发展，方便Internet应用下面将以多层B/S体系为例对网络硬件层进行介绍。网络应用层包括各种硬件结构与实体，实体泛指数据信息的存储、传输、处理等各类硬件产品。例如：硬盘、U盘、数据线等。

2.2 数据服务层

数据服务层包括图形数据、房产数据、档案数据等各种房屋信息数据的定义、维护与更新。数据服务层能够有效的处理房产业务服务过程中的多种数据请求，通过管理数据信息来完成相关业务操作。

2.3 业务逻辑层

业务逻辑层是房地产电子档案管理系统中的核心层，该层也是用户服务连接数据服务的桥梁。业务逻辑层接收用户发来的请求，并通过容器管理对请求进行相应的处理，业务逻辑层还可以与数据服务层相互交数据，通过系统将数据反馈给用户。将计算机技术应用在房地产档案管理中，形成完整的房地产档案管理业务，这种业务主要功能为数据的汇总、提取、修订和校验。

2.4 表现层

表现层具有较大的开放性，它主要是面对广大普通用户，用户通过游览器登陆相关网站，根据网站上的界面提示访问所需要的数据信息资源，确保用户界面的适用性和数据信息的统一性。

3 房地产电子档案管理信息系统总体设计

3.1 数据库设计

数据库信息设计需要建立以下六种信息表：第一，权限信息表。权限信息表在系统中显示不同用户的操作权限；第二，用户信息表。用户信息表主要是对用户的基本信息进行存储，如编号、姓名和用户权限等；第三，房地产权属基本信息表。房地产权属基本信息表主要是管理房屋权属信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是储存房屋周围的街道地址、交通状况等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于储存抵押类型、受理时间、受理人等基本抵押信息；第六，查封登记表。查封登记表是用来记录房屋权属查封的基本信息。图1为房地产工程信息系统图。

3.2 房地产电子档案管理系统功能

建立房地产电子档案管理系统对于房地产业的发展至关重要，它可以实现全方位的信息共享，方便了解房产业务以及相关业务的数据信息，并将数据信息划分为相互关联但又独立存在的各个子系统，房地产企业的各个部门可以根据业务需求，选择不同的子系统功能。例如：测绘管理系统是测绘部门将采集的实测、预测数据信息存储在系统中，系统会根据业务需要将生成任务；远程合同备案系统用于开发商远程房屋买卖管理和合同样本管理等，该系统可以根据房产审批的预售楼盘情况，控制开发商预售权限；企业建立专门的房产网站，用户只需要通过网站窗口就可以查询房屋信息、各项业务的收费信息、办理备案申请等。

4 结束语

综上所述，房地产电子档案管理系统的建立有利于房地产业的发展，本文阐述了可扩展性、统一性、安全性等房地产电子档案管理系统设计理念，探讨了房地产电子档案管理系统构架的网络硬件层、数据服务层、业务逻辑层和表现层，分析了房地产电子档案管理信息系统的数据库设计和子系统功能，为房地产电子档案管理系统的总体设计提供参考。

参考文献：

[1]赵东.天津市大港区房地产权属档案管理系统的设计与实现[D].2012.

[2].论房地产管理部门信息系统的设计与应用[J].城市建设理论研究（电子版），2012（23）

篇(3)

【关键词】社会保险；档案；创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

（五）统一公民社保档案管理号码，可供查询

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

参考文献：

[1]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界(理论版),2010(04).

[2]张静.农村社会养老保险档案管理的困境及对策分析[J].兰台世界,2010(08).

[3]锅彩虹.浅议社会保险业务档案管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010(04).

[4]张予军.对档案工作创新的思考[J].决策探索,2005(06).

本课题为浙江经贸职业技术学院大学生创新一般扶持项目。

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关键词：农业机械；电子档案；发展

中图分类号：S220.1 文献标识码：A

农业机械以及驾驶（操作）人员的技术档案管理是农机安全监理工作中重要的组成部分，是农机安全监理机构对农业机械以及驾驶（操作）人员实施科学管理、正确决策的基础。随着我国经济快速发展，为促使农业机械化快速普及，并得到蓬勃发展，按照国家提出的农业机械化目标，落实“以科技支撑、以科技引领”农业机械化发展的具体工作，以加强标准化、规范化、制度化的管理水平，强化农业机械及驾驶（操作）人员技术档案的管理和具体实施农业机械以及农机电子档案系统的开发和应用，为农业机械档案管理工作提供必然条件。

1 纸质档案与电子档案相辅相成

档案管理信息化是开展实际工作的需要。纸质档案是电子档案的基础，同时电子档案也是档案发展的需要，两者关系相辅相成，在现代档案工作中，缺一不可，但是电子档案尤其优越性，更能适合现代化工作的需要，因为电子档案具有处理快、查找不复杂、传输速度节省时间的优势，根据这些优势要求，现在档案管理信息化必然离不开电子档案，所以纸质档案与电子档案两者相互补充，才能更好地完成电子档案管理工作。

2 农机电子档案管理系统现状

2.1 电子档案规范化管理程度不够，岗位职责不明确

目前全国大部分地区仍然没有建立好一套完整的电子档案管理制度，不能很好的落实岗位责任制，使档案从收集、整理、备份等一系列工作缺乏制度化约束。

2.2 档案信息化、科学化管理程度不高

目前仍然没有全面的普及档案电子信息化管理，有的甚至没有建立起农技建立信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行服务。

2.3 上级领导对农机档案管理重视不足

当前，各地区普遍缺乏专业的农机档案管理人员，有的地方甚至出现无人管理或临时代管现象，造成农机档案丢失。而专职管理农机档案的人员，大多数都不是专业的档案管理人员，没有参加过任何业务培训，不熟悉档案工作的业务流程。有的出现领导不重视，人动频繁，造成档案管理人员责任心不强、借出档案不能及时归档等现象，这些人为的造成了档案材料的不完整性和不确切性。

3 农机档案管理存在的问题

3.1 个别单位重视不够

目前，很多县市的档案管理工作分工不明确，出现兼职管理、无人管理、多人管理的现象频繁出现，导致农业机械档案管理混乱，出现档案丢失、查询困难的局面。

3.2 档案信息没有完全发挥作用

农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要方式是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

3.3 管理维护水平较低

有的农机档案管理人员信息因更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能提供。有的农机档案管理人员信息需要鉴别才能确认，如干部学历信息需要组织、人事、教育等部门认真核实，一旦工作不细就形成了错误信息。多数单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询、报表之类的工作，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。

4 强加农机电子档案管理的措施

4.1 加强组织领导，强化责任

按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求，建立农机档案室，实行“谁负责、谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。

4.2 加强基础建设，强化环境管理

加强农机电子档案管理的电子设备，如：电脑、打印机、照相机、复印机等办公器材，确保硬件设施提档升级。档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用的档案管理用品，切实做好防盗、防火、防蛀工作，保证了农机监理档案安全。

4.3 定期开展档案清查，确保档案真实完整

在加强源头管理的基础上，定期对所有农机监理业务档案进行全面检查、清理、整理，及时对存在的问题、缺少资料的档案进行查漏补缺，进一步健全和完善农业机械及其驾驶操作人员总台帐和分台帐。

4.4 加强信息化建设，完善电子档案台账

将农机驾驶员、农机车辆档案全部实行微机化管理，确保纸质、电子档案完整相符。

4.5 强化管理，加强信息员队伍建设

组织信息化工作是一项专业性很强的工作，必须有政治强、业务精的专业人才作保障。坚持政治标准与业务标准并重，选好配强组工信息员，把政治素质好、责任心强、懂技术、会管理的工作人员选配到信息化工作岗位。组织干部要切实转变观念，自觉树立信息化意识，积极学习信息技术，充分利用信息平台，提高农机档案管理工作效率和质量。

参考文献

[1] 王瑞新，阚建华，朱云才.新型农业机械推广探讨[J].上海农业科技，2006（5）：26-27.

[2] 杨锁红.泾川县农业机械安全生产管理现状及对策[J].农业开发与装备，2009（10）：32-34.

[3] 黄和祥，刘守祥.我国农业机械化发展过程、影响因素及对策[J].农机化研究，2005（3）：39-40，43.

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关键词：档案管理系统；ERMS；信息化；中国石油

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

长期以来中国石油集团公司下属单位在档案管理上使用各自开发的系统，甚至和手写管理相结合，没有统一的档案管理平台。传统的档案管理业务存在很多弊端。项目组在国家信息部的支持下，与微软合作，在集团公司范围内建设集中统一的档案管理平台（简称ERMS），实现业务系统与档案管理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能力。通过建设集团公司集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提下，提高档案的利用率和使用价值。从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡；从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变。最终建立起中国石油的电子文件凭证中心和知识中心。

1 ERMS与传统档案管理业务的比较

1.1 传统档案管理业务原理

部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理以及用户的档案利用业务（图1）。

1.2 ERMS原理

部门档案归档人员在ERMS系统上将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核以及归档办结后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单。由档案管理部门人员进行电子档案和实体档案进行入库维护和对用户的利用（图2）。

1.3 与传统档案业务管理的比较

1.3.1 电子文件管理规范和标准

传统档案业务缺乏统一的电子文件管理规范和标准，档案数据标准和格式未统一，历史数据质量较差。ERMS遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》，统一了各个下属单位电子文件管理规范、数据标准和格式。

1.3.2 文档一体化程度

传统档案业务文档一体化程度低，缺乏生命周期的管理，未与产生电子文件的相关系统进行集成，电子与实体管理脱节。ERMS强调针对电子文件的管理，电子文件先归档，实体随后。还提供与OA系统的接口。

1.3.3 档案价值利用

传统档案业务纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅。编研工作量大，素材收集不全面，统计工作繁重。ERMS提供电子借阅功能，一份电子档案能同时借给多个用户，到期后自动收回借阅权限。支持电子档案全文检索。自动生成符合用户需求的统计报表。

1.3.4 信息化标准体系建设

传统档案业务信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛。ERMS为中石油集团公司各个下属单位建立统一的档案管理平台，成为档案信息共享知识中心。

1.3.5 档案管理工作的权责落实

传统档案业务对档案管理工作的责任方较难落实。ERMS根据使用系统的权限划分用户角色，并且支持多种日志，保证每个工作环节都落实到责任人。尤其是归档工作一定由归档部门负责，贯彻“谁产生，谁负责”。

1.3.6 档案管理工作效率

传统档案业务以实体档案为主，大量工作都要在线下手工进行，效率低，人员浪费大；ERMS充分发挥了电子档案的优势，大部分流程都在线进行，大大提高了工作效率，减少了人员浪费。

2 中国石油档案管理系统

2.1 总体功能结构图

总体功能结构图如图3。

2.2 各个模块功能

2.2.1 收集整理模块

收集整理模块主要包含档案归档和档案上交的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中。包括以下功能：

1）预归档：用于部门归档人员创建档案的电子条目。

2）归档整理：用于部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。

3）档案整理：档案管理员对部门归档人员提交过来的电子条目和实体档案进行整理。

档案上交的目标是以直交或汇交的方式实现油气勘探开发类档案的分发和汇交。

2.2.2 档案保管模块

档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁，以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。档案保管包括以下功能：

1）档案管理：用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。

2）库架信息维护：主要用于模拟实际档案库房。档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。

3）档案鉴定：对于已经过期的档案，可组成专家组进行档案价值的鉴定，以确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁。

4）档案移交：用于当某些单位需要重组或是某些档案需要移交给另一家单位时。

2.2.3 档案利用模块

档案利用模块是系统用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括以下功能：

1）档案搜索：利用档号、名称、归档部门等关键字搜索出符合用户要求的电子档案，方便了用户查询、借阅等需求。

2）档案借阅：支持电子档案和实体档案的借阅。一份电子档案可以同时借给多个用户。到期后自动收回权限。

3）报表生成：可以根据用户自定义的行和列，生成符合用户特定需要的报表。

4）档案编研：是为档案编研人员提供一个根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著的平台。

3 结论

项目组在信息部的支持下，和微软合作开发了中国石油档案管理系统（简称ERMS），经过一段时期的实施推广，目前生产环境已在中国石油多家下属单位上线。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、强大的档案管理功能、方便简易的系统设置、坚实的安全保密性以及卓越的运行速度和性能，得到了广大单位用户的好评。

参考文献：

[1] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学硕士毕业论文,2010.

[2] 熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007(6).

[3] .电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林:吉林大学硕士毕业论文,2007.

[4] 金波.基于SOA的档案管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2010(7).

[5] 刘冬立.基于Web的企业档案管理系统的设计与实现[D].上海:同济大学毕业论文,2007.

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一、电子档案的两种管理手段

电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。

在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：

第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。

由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。

二、档案管理系统与OA系统的实施顺序

但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。

首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。

其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。

所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。

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关键词：科技计划项目；电子文件；归档；技术；研究

0 引言

科技计划项目研究是指在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。本世纪初我国开始改革科技计划项目管理模式。从2003年起国家科技计划项目全部通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理。据统计，2013年福建省通过科技计划项目管理系统申报立项的省级以上科技计划项目共计2922项，安排年度经费17.92亿元。这样仅2013年一年就将产生2900多项的科技计划项目档案， 这些项目档案不仅有纸质档案，同时又有电子档案。实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案双套制管理，成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。

1 福建省科技计划项目电子文件归档管理系统的研究与分析

1.1 福建省科技计划项目管理系统

福建省科技计划项目管理系统前台和后台业务模块全部采用B/S结构体系，通过先进的平台技术和设计构架，紧密集成办公自动化系统，建立福建省科技厅与各科研单位和专家之间网上项目申报管理的通道，实现项目网上申报、查询、申请、审批、验收等业务功能。

1.1.1 系统软硬件环境及配置

软件环境及配置：Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系统。Microsoft Internet Explorer 6.0及以上浏览器。office 2000、office XP，office 2003办公软件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。

硬件环境及配置：Intel PIII450中央处理器（CPU），128MB内存。10GB硬盘，10M/100M自适应以太网卡。与Internet网络连通。

1.1.2 系统用户功能

主要用户功能包括：用户注册、专家注册、、单位管理、申报管理、立项管理、合同管理、历史项目、执行与验收、系统管理等。

1.2 福建省科技档案馆档案管理系统

福建省科技档案馆是接收、整理、保管和利用福建省省级科技计划项目档案的专门机构。目前科技档案馆使用的是科易档案信息管理系统，该系统是遵循国家档案局制定的规范标准，结合科技档案馆实际需求进行定制的一套综合档案管理系统。

1.2.1 科易档案信息管理系统主要特点

文档一体化。把档案收集整理组卷阶段延伸到文件管理阶段，实现与办公自动化的无缝衔接，做到电子文件即办即归。综合管理。不仅实现了文书档案的管理，还根据实际需求，扩展了科研、会计、照片、基建等档案的目录级管理。馆室衔接。系统可以实现与省档案局（馆）系统之间的数据结构的统一，在内容上设置移交进馆模块，可将目录数据直接上报给省档案局（馆）。

1.2.2 系统软硬件运行环境和功能模块

系统硬件环境：PC166以上，32MRAM；软件环境：操作系统为Windows95/98/2000/NT/XP。具备档案管理系统常用的功能模块，如文件管理、档案管理、检索、档案利用、档案统计、档案保管、鉴定销毁、移交进馆、档案编研以及系统管理等。

1.3 在两个管理系统中实现科技计划项目电子文件归档的工作流程

福建省科技计划项目管理信息系统融合J2EE技术与数据库技术，实现科技项目网上申报、推荐、受理、评审，任务书签定，执行情况跟踪和验收等功能。可以在内网（局域网）实现立项、经费计划、经费结转等功能。而福建省科技计划项目档案管理系统现在使用的是科易档案管理系统，该系统于2003年建立，为C/S结构，无法实现科技计划项目电子文件归档的技术要求，应进行改造升级，才能适应以下工作流程：

1.3.1 电子文件采集接收

通过Web Service技术，在科技计划项目系统和档案管理系统中建立对接通道，实现数据的交互对接。根据《福建省科技厅科技计划项目档案整理方法》规定的归档范围，收集科技计划项目信息系统中的科技计划电子文件，同时自动捕获或手动捕获文件元数据。文件和元数据自动进入中间库（预归档库）。

1.3.2 电子文件格式转换

科技计划项目管理系统中电子文件进入中间库（预归档库）之前要先进行统一的格式转换。

1.3.3 电子文件封装

对同一项目的科技计划项目应归档的电子文件自动封装成XML封装包，即每个项目自动封装成XML文件，并通过Web Service客户端向Web Service服务端进行发送。

1.3.4 电子数据检验

包括准确性检验：检验档案的内容、范围的正确性，鉴定文件是否需要归档；完整性检验：检验档案数据（包括文件和元数据）的完整性；可用性检验：检验电子文件的可读性等。

1.3.5电子数据迁移

将Web Service接收到的已通过检验的XML封装包自动解包迁入至档案管理系统中。

1.3.6 电子档案著录

排列电子文件顺序，编制档号，著录文件级和案卷级目录数据。

1.3.7 电子档案格式转换

系统将接收的电子文件统一按照格式转换的标准要求自动进行格式转换。

1.3.8 电子档案的封装

整理规范的电子档案数据将按照元数据封装规范要求自动封装成AIP封装包（档案信息包），提供长期保存的需求。

1.3.9 电子档案的长期保存和备份。

1.4 对现有科易档案管理系统进行改造升级

要顺利实现以上科技计划项目电子文件归档的工作流程，应对现有科易档案管理系统功能进行改造与升级。系统改造与升级要基于OAIS（即开放档案信息系统）模型，OAIS模型作为信息资源长期保存的国际标准。在系统设计中，应充分考虑到现有实际情况，可基于OAIS模型，采用统一标准封装档案信息数据，进而保证档案信息的真实性、有效性、可读性。

1.4.1 系统结构方面

现有的科易档案管理系统采用的是VB技术开发的，已不能满足现有的技术结构需求。科技计划项目管理系统采用的是J2EE的技术架构，为了能更好的实现数据的无缝对接，档案管理系统也应升级为J2EE技术架构。可以采用基于J2EE多层架构体系，使前端的表现与应用逻辑、数据存储相分离，通过组件式的开发与部署策略，使整个系统的架构清晰灵活，方便部署和扩展。

1.4.2 标准规范方面

科易档案管理系统主要是基于目录管理标准规范，无法满足对元数据的标准规范需求。科技计划项目管理系统要对科技计划项目电子文件元数据进行格式转换和数据封装，档案管理系统要达到科技计划项目电子文件元数据标准、格式转换标准和封装标准要求。

1.4.3 档案管理方面

科易档案管理系统现在是采用辅助的鉴定方式，并且不能实现对库房的综合管理。将来的档案鉴定需要采用网络化、流程化的鉴定方式，系统要增加流程化的鉴定方式，提高网络化管理要求。为了提高对实体库房的管理，系统还应增加“模拟库房”功能，实现对库房档案的排列定位、管理、统计等功能。

1.4.4 数据存储方面

为了能实现对电子数据的长期保存，科易档案管理系统要增加数据存储功能，包含电子档案原文存储管理、封装包存储管理、备份恢复、存储日志等功能。

1.4.5 档案利用方面

科易档案管理系统利用方式比较单一，只提供了简单检索、组合检索两种方式进行利用，并且也不能对利用的电子档案全文进行防扩散控制等。为了能够提供更高效的档案利用功能，系统增加“档案全文检索”、“档案跨类检索”、“档案跨库检索”功能，实现对档案数据库的高效检索。在查询档案全文时，系统要增加“数字水印”和“防拷屏、防打印、防下载”功能，提高利用档案原文的安全性。同时，要增加“光盘”功能，可对需要脱离系统使用的档案及原文至光盘等移动介质上，方便使用。

2 福建省科技计划项目电子文件归档需要解决的技术性问题

实现福建省科技计划项目电子文件归档的技术要求应基于“保证电子文件的真实性、完整性，保持电子文件的长期可读性”的基本原则。在技术功能上应达到：

一要适时捕获应归档的电子文件；

二要确定科技计划项目电子档案的元数据，并适时捕获元数据；

三要能将各种文件自动转换为标准文件格式；

四要采用符合标准的封装包格式，并能添加数字签名锁定；

五要基于元数据的建立，实现主要著录数据的自动著录和项目名称、项目责任者、项目代号等多角度检索，乃至全文检索；

六要采用简便而安全的技术方法进行数据备份。所以，要实现基于项目管理系统和档案管理系统无缝对接的科技计划项目电子文件的归档还需要解决好电子文件的元数据设置、电子文件格式转换、电子文件的封装、系统的对接、电子文件的备份以及电子档案检索和防扩散等一系列关键技术性问题。

2.1 电子文件元数据

2.1.1 科技计划项目电子文件元数据

在科技计划项目电子文件归档过程中，会有大量的电子文件生成，为了系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，结合福建省科技计划项目电子文件归档的需求，福建省科技档案馆参照中华人民共和国档案行业标准《文书电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）制定了《福建省科技厅科技计划项目电子文件元数据规范》。对福建省科技计划项目电子文件元数据共设置了269个元数据项，通过这些元数据项信息在科技计划项目电子文件归档的时候能够很好地维护科技计划项目电子档案的真实面貌。

2.1.2 科技计划项目电子文件主要元数据的设置

科技计划项目电子文件元数据除按照《福建省科技厅科技计划项目电子文件元数据规范》进行规范设置外，还要制定《科技项目系统和档案管理系统元数据项目及字段对照表》，即要设置科技计划项目电子文件的主要元数据，作为科技计划项目电子档案的主要著录项，使科技项目系统和档案管理系统的字段统一对应，以便科技文件材料数据快速导入。目前科技计划项目电子档案管理采用二级制管理模式，分别为项目级和文件级。在项目级设置的主要元数据项有项目名称、项目编号、承担单位、项目负责人、年度等。在文件级设置的主要元数据项比较复杂，因为每个项目包括项目申请书、评审材料等材料，每份材料中分别包含相关的数据项，如项目申请书包含项目名称、项目申请单位、申请日期、计划类别等。

2.2 电子文件格式

2.2.1 电子文件格式转换的必要性

目前，电子文件格式种类繁多，办公自动化、档案管理软件所用的开发语言、数据，难以进行及时接收、规范管理和有效利用。同时，计算机操作系统、数据库系统也是多种多样，这些都造成了电子文件格式的五花八门，同时各种管理软件又互不兼容，甚至软件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，这就严重阻碍了电子文件接收和电子档案管理工作的开展。

2.2.2 科技计划项目电子文件归档的转换格式

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）中要求对保存格式要可转换：

一是要支持其它格式与版式电子文件长期保存格式相互转换；

二是要支持过时的版式电子文件长期保存格式转换为新的版式电子文件长期保存格式。

目前福建省科技计划项目管理系统中的材料报送格式一般采用DOC格式进行报送，其中一些材料如附件等，也有采用PDF、DOC、EXCEL或JPG格式申报。按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求，围绕系统中电子文件格式转换要求，对几种常用的文件格式进行系统比较研究，研究发现PDF在格式功能对比中是目前比较适合的文件转换格式。科技计划项目电子档案的信息采集可以通过科技计划项目归档时把电子文件转换成PDF格式通过系统接口归入档案数据库中。

2.3 电子文件封装

2.3.1 电子文件封装格式标准

封装格式主要依照档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48―2009）。国家档案局在2009年了《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009），国家档案局推荐使用EEP（Electronic Records Encapsulation Package）作为电子文件封装方式。EEP是“封装电子文件全部数据及其元数据的数据单元”，是目前文书类电子文件（档案）长期保存的目标封装方式。科技计划项目电子文件的封装方法还应当根据科技计划项目档案的成套性的特点确定。

2.3.2 科技计划项目档案的封装

科技计划项目电子文件封装包中的电子文件元数据包括《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009 规定的元数据、封装新增的元数据，同时还应包含《福建省科技厅科研档案整理方法》所列归档范围的文件、文件元数据等信息。具体的封装流程为：先在科技计划项目系统内将相关电子文件转化为PDF文件格式，连同文件的元数据一起存放到一个固定的工作目录下进行打包，进行数字签名以及签名锁定，形成包括文件型封装包和案卷型封装包的原始型电子文件封装包。然后发送到档案管理系统的中间库，根据归档要求进行验证和必要的修改，随后做第二次打包、数字签名以及签名锁定，形成修改型电子文件封装包并存储至档案管理系统中。

2.4 系统的对接

2.4.1 对接采用的技术

Web Service技术是利用标准的Web协议和可编程访问的Web组件，目标是提供跨平台的互操作性，让分布在地理上不同区域的计算机和设备协同工作。Web Service将应用功能封装成若干Web组件，并将其在网上，供需要获得这些功能的应用系统访问，而且各种应用系统间都能够通过这种方式进行互联互通。按照Web Service架构设计的系统将具有很好的跨平台性和兼容性。同时，Web Service技术是一种松散耦合型的计算技术。因此，在跨系统的资源整合和一站式应用服务系统的构建方面具有独特的优势。

2.4.2 实现两个系统的对接

福建省科技计划项目管理系统和科易档案管理系统是基于省科技厅的局域网将办理完毕的科技项目电子文件自动归档至科技档案管理系统中。考虑到跨平台性、松耦合、标准的协议和发展趋势，可采用Web Service技术方式实现科技项目管理系统与科易档案管理系统的数据交换和对接。

2.5 电子文件防扩散技术

2.5.1 电子文件的防扩散技术的种类

目前电子文件的防扩散技术主要有数字水印技术（Digital Watermarking）、复制打印控制技术和利用电子文件审批技术等。福建省科技计划项目电子文件目前采用的防扩散技术主要包括数字水印技术和复制打印控制技术。

2.5.2 科技计划项目电子文件可采用的防扩散技术

第一种防扩散技术是数字水印技术。数字水印技术是将一些标识信息（即数字水印）直接嵌入数字载体当中（包括多媒体、文档、软件等）或是间接表示（修改特定区域的结构），且不影响原载体的使用价值，也不容易被探知和再次修改。但可以被生产方识别和辨认。通过这些隐藏在载体中的信息，可以达到确认内容传送隐秘信息或者判断载体是否被篡改等目的。第二种防扩散技术是复制打印控制技术。防止电子文件的复制粘贴、打印下载等电子文件的扩散。未经授权的文件，无论创建者还是使用者都不能打印。只有经过申请，并得到管理员审核批准后，才能打印所指定的文件。

2.6 电子档案备份

2.6.1 电子档案备份制度

国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》要求：“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。”国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管，一套供查阅利用。必要时，复制第三套，异地保存。”

2.6.2 科技计划项目电子档案备份方式

目前科技计划项目电子档案备份主要采取异质备份和异地备份两种方式。

第一种异质备份方式。福建省对科技计划项目电子档案已建立制度，在增加、修改数据结束时要对系统的全部数据库文件进行移动硬盘脱机备份。将来在档案管理系统升级时要有自动备份功能，将数据库备份工作列为一项周期执行任务，由档案管理系统进行自动备份。同时，重要文书档案已经实现纸质档案和扫描件、电子档案双套制。

第二种异地备份方式。通过与省外科技档案馆建立互为异地磁盘备份的关系，形成比较可靠的防灾备份体系。

2.7 电子档案全文检索

2.7.1 全文检索与目录检索的区别

目录检索是对目录数据库中的内容进行检索，检索到的信息一般是文件的题名或者是档案工作者对该篇文档的高度概括。全文检索不仅能对数据库中的目录进行检索而且可以对目录所挂接的原文内容进行直接的检索。全文信息检索可以使用户在短时间内获取与需求紧密相关的信息，使用户有更多的时间去完成更重要的工作，从而大大提高了工作效率，同时，有利于用户获取所需的全部内容，用户所需的内容可能在多份文档的原文中出现，通过全文检索工作，一次就可查获用户所需要的全部信息。

2.7.2 科技计划项目电子档案全文检索

要创建全文索引库，就是要将科技计划项目档案的条目信息和相关联的电子文件一起通过识别转化成txt文本信息，然后通过系统的算法对所创建的文本信息进行分词，最后把关键词存入数据库的过程。创建全文索引库所支持的电子文件格式应该包括：DOC、PDF、TXT、HTML/HTM；如果文件的格式是TIF/TIFF、JPEG/JPG等图像格式则需要采用OCR识别技术先把图像识别为TXT格式的文本文件才可创建全文索引库。

3 结束语

科技计划项目电子文件归档管理工作是一项系统工程，我们的研究工作才刚刚开始， 从技术理论研究到指导实践还要有一个过程。现代科技发展很快，加快实现科技计划项目电子文件归档工作不单在福建省，在全国范围也是迫在眉睫的事情，所以要组织档案、信息、管理等领域的各方力量，集思广益，不断研究实践，积极进取。同时，配以相关的制度、技术和人才等方面保障措施，使科技计划项目电子文件归档目标得以顺利实现。

参考文献：

[1]洪源清，朱文，等.福建省科技计划项目电子文件归档管理研究[R].研究报告，2013.

[2]陈永成，黄建峰.分布式档案基础数据库建设理论与实践[M].档案出版社，2006.

[3]李硕.运用人工智能技术对企业档案进行管理[J].城建档案，2010（12）.