会计档案实地考察报告精品(七篇)

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篇(1)

关键词：采购业务；内部控制；实务

企业采购业务管理是为了促进企业合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，以实现企业目标。根据2011年8月9日国家统计局公布的今年7月全国工业生产者出厂价格(Product Price Index，下称PPI)，比去年同月上涨7.5％。工业生产者购进价格比去年同月上涨11.0％(国家统计局网站)。PPI反映的是全部工业产品出厂价格总水平的变动趋势和程度的相对数，从一定程度上可以显示企业生产过程中所面对的成本压力。

在当前充分竞争的市场条件下，在全国涨“薪”一片的大环境中，企业采购业务作为企业经营目标实现的基础环节，如何取得质优价良的物资和服务，降低生产成本，逾来逾重要。采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进原材料和辅助材料成本要占到一般加工制造业生产成本的50％以上，采购物料成本更是占了中信大锰产业园内的各个产品最终产品生产成本的84％～98％，甚至有一个新能源产品人工成本占总生产成本的比重低于2％。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约都会对利润产生重大的影响。加强采购管理控制是中信大锰产业园提升内部管理的重要任务之一，是为了提供不间断的物料流和物资流从而保障正常生产，降低生产成本，提高产品质量，发展有竞争力的供应商，当条件允许的时候，将所购物料标准化，以最低的总成本获得所需的物资和服务，使公司在激烈的市场竞争中占据有利地位，以最终实现企业价值最大化。

一、目前企业采购业务管理面临的主要问题和风险：

1.采购制度不统一，部门间的协调和沟通不畅

中信大锰产业园采用供销一体化经营策略与公司采购制度不统一，达不到与整个公司的协同效应。部门间的协调和沟通不畅，项目部门(生产单位)对物流部的工作经常采取强硬态度，而负责采购的物流部与项目部门(生产单位)的合作不热心，导致有时采购回来的商品不符合实际需要，导致了部门间的冲突和扯皮推诿现象，造成了时间和资源浪费。例如，物流部按采购计划购买了一台高精度的材料元素分析专用实验设备，价值近百万元，设备回来后才发现某些指标、性能不能完全满足实验需要，而该设备是国外进口的，退货，维护升级成本很高，后来只能将就着使用，造成极大的不便。采购队伍力量有待加强。

2.零星材料采购业务组织

中信大锰产业园从201 1年才正式投产，为提高工作效率，早日建成投产，今年以前在项目建设期的一些零星材料采购业务都是项目组自行组织采购；但投产半年以来，并没有把该零星材料采购业务转移到物流部，不利于采购业务的集中管理和降低采购成本，提高采购效率，堵塞管理漏洞。

3.供应商的选择和采购机会

中信大锰产业园内的项目都是新能源新材料高新技术产品，有特殊性，项目负责人依仗技术优势，往往对采购业务施加了不恰当的影响，甚至于在很多进时候直接就决定了供应商人选，有很大程度主观性。不利于企业在采购价格、质量、效率方面的风险控制。供应商的评估和准入制度还有待完善。采购信息收集、分析、处理和使用水平有待提高，原料采购的缺乏快速反应机制，容易错失最佳的采购机会。而新能源新材料产品的主要原料如锰原料、钴原料、锂原料价格变动的影响因素多，价格波动大。例如，2010年金属锰的最高和最低价的差额超过5000元，四氧化三钴的价格2010年3月份到5月份2个月的时间内，每吨价格波动达到2万－3万元，这对产品的成本影响很大。

4.产品质量的监控

产品的验收往往是到货检验，不能对供应商的产品质量进行全程的动态监控，一旦出现质量问题，不容易发现质量隐患，难于解决出现的残次品问题，也容易造成停工损失。

5.绩效考核

缺乏可操作性强的绩效考核制度，使绩效考核流于形式。对供应方的考核局限于定性的主观判断，缺乏规范的流程和科学依据。对物流部的考核缺乏具有可操作性实施细则，不利于做到责、权、利的统一。

二、对企业采购业务管理的对策和建议

1.建立统一的、科学可行的采购管理制度

尽可能地做到集中采购，使企业的采购业务集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低风险。加强各项目部门(生产单位、技术中心)与物流部的沟通，避免因为沟通不畅而使采购业务的执行偏离预期目标。打造个体素质高、群体结构优、专业门类全、人才数量足、发展后劲强，能够为中信大锰工业园提供物有所值的商品的采购队伍。

2.改善供应商的开发和管理

供应商的开发和管理是整个采购管理体系的核心，其表现好坏与否也关系到整个物流部的业绩。一般来说，供应商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选择，在供应商的开发和选择上。供应商的选择是采购的第一道关口，优质的供应商才能保证产品的质量，优化采购成本，对于关系到量产产品的供应商要有严格的评价过程。在大多数的跨国公司中，供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。考虑到控制的成本、效益原则，建立科学、可行的供应商开发和管理制度是必要的。

(1)建立科学的供应商评估和选择制度，企业管理部负责组织制定供应商体系评价标准，负责组织相关部门进行供应商管理体系评价，负责供应商评价工作小组的组织、管理工作。物流部参与供应商的体系评价工作，负责对供应商的日常评价工作，负责提供现行供应商的的信息资料。技术中心负责评编制供应商的评价计划，参与供应商评价工作，负责维护供应商资源库并提供相关信息资料。技术中心把供应商的评价计划传递到企业管理部，物流部把供应商的日常评价传递到企业管理部，企业管理部制定评价计划。

(2)成立有技术中心、企业管理部、财务部、项目部门(或生产单位)、物流部人员参与的供应商评价工作小组，工作小组将供应商自查表先发给供应商自查，供应商将自查结果资料交报给工作小组，工作小组审定结果合格后组织现场评价，对供应商的资质信誉作出初步评价。

(3)由有技术中心、企业管理部、财务部、项目部门(或生产单位)、物流部人员参与组成的小组，对供应商实地考察。在实地考察中对供应商管理体系、合约执行能力、财务状况、设计开发、生产运作、测量控制和员工素质等方面进行现场评审和综合分析评分。主要考察供应商的质量体系；计量管理；设备管理；供应商对其上游供应商管理；培训管理，关键岗位人员是否有完

善的培训考核制度和记录。最后形成双方签字认可的考察报告。

(4)根据评价组对供应商作的评价结论报首席执行官审批后与合格供应商签定质量保证协议。公司受理供应商的投诉，按情况是否属实和严重性决定是否对供应商评价工作小组进行考核，以防范舞弊风险。

(5)由物流部负责人督促采购主管对供应商进行每月绩效跟踪考核，包括3月一次的验收与缺陷记录；交付和价格绩效。建立供应商年审制度，业绩引导订货机制，相关部门根据批准后的供应商评价报告和更新供应商管理系统信息作出供应商名单的调整。

3.加强采购价格控制

市场竞争日趋激烈，企业在提高产品产量、保证产品质量的前提下，首当其冲是价格战。因此，企业除加强管理、优化组织结构、降低生产成本外，更应注重构成产品的生产资料的采购成本的降低。而企业中各相关部门购进的原、辅材料、设备、建筑材料、各类商品及其他物资，都在不同层面影响产品生产成本和产品质量。采购价格控制是采购管理中的重要一环。采购不仅仅是物的问题，因此价格控制的本质也不是以价论价的过程，它的本质是建立一套适应市场发展的管理机制，是规范物资采购的手段，是企业精细化管理、降低产品成本的一个极为重要方面。

(1)价格决策。提高决策效率，建立原料采购的快速反应机制，把握好最佳采购机会。采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生，大宗采购要尽可能的采用公开招标。公司成立由主要领导任主任，成员包括各部门负责人的价格管理委员会，统一领导和负责公司的价格管理工作。

(2)情报。物流部和财务部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。做到对主要采购物资价格变化的即时的、动态管理。提高采购信息收集、分析、处理和使用能力，获取充分的市场信息，做出正确的采购决策，尽可能做到在低点用合同锁定采购价格。

(3)采购价格的确定流程。首先，物流部向供应商询价。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。其次，采购价格经财务部审核，按照审批权限报有关领导审批后，进行采购合同谈判、签订合同与执行。公司常年使用的大宗物资采购业务，由公司首席执行官率领采购谈判小组与生产厂商直接谈判、签订采购合同。最后，物流部把采购资料及合同交财务部一份做好备案。

4.完善采购业务流程

由项目部门(或生产单位)提出需求计划，生产安环部审核后报分管领导后再报首席执行官审批。物流部凭审批过的需求计划表安排采购事宜。货物采购回来后由使用单位或者专门的验收部门验收，并出具验收报告(单)，财务部根据已审批完的付款申请书按合同约定付款。企业严格预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，每月进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，及时采取措施。采购业务的执行过程中，要实行内部牵制制度，保证计划、授权审批、执行、付款、记录由不同的人执行，相互牵制。事前、事中、事后对供应商的产品质量进行全程的动态监控，避免因采购产品质量事故造成损失。

5.加强会计系统控制，建立退货管理制度，绩效考核制度。

企业按新会计准则加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。企业指定专人通过对帐单等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

企业建立退货管理制度，公司在与供应商的合同中明确退货条件、退货手续事宜。对退货事宜，要及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，由物流部负责人考核并要要求采购主管督促经办人在索赔期内及时办理索赔事宜。

要建立绩效考核制度，由企业管理部每月对采购价格、到货及时率、验收合格率、档案管理、合理采购量等指标进行考核，将物流部人员薪酬与采购业务指标完成情况挂钩，要把供应商也纳入到考核体系中来，确保内控措施能得到切实执行。从管理体制上加强对物资采购决策者的监督；对物资采购人员形成长期有效的教育机制；凡是主观上有意做出损害中信大锰产业园利益的人员，一经查实，必须追回损失，并坚决辞退当事人员和追究有关领导的责任，触犯法律的移交司法机关处理。