高校办公室主任工作精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇高校办公室主任工作范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

关键词：高校；办公室主任；职业素养

中图分类号：G715文献标识码：A文章编号：1005-1422（2013）11-0063-03

高校办公室是高校的综合办事机构，担负着上情下达、下情上报、对外交流和后勤保障等重要工作，位置特殊、责任重大。高校办公室既是落实工作的前哨，又是协调事务的中枢，还是提供服务的后院，理应成为学校领导的参谋助手，在学校各单位、部门中发挥示范表率作用。高校办公室主任是办公室这一机构的主要负责人，一名德才兼备的办公室主任，对于充分履行和发挥办公室的职能作用，对于全面推进学校各项决策部署的落实，具有不可替代的重要作用。

一、敢于担当，履职尽责

2013年是广东省教育“创强争先建高地”的开局之年，校办主任要在准确把握新形势和新任务的基础上，明确职责、敢于担当，理清思路、突出重点。

（一）讲政治

办公室是各高校的参谋部，是核心综合部门，所从事的每一项工作都具有很强的政治性。校办主任要始终把讲政治放在工作的第一位，把讲政治的要求贯穿于各项具体工作之中。一方面要吃透政策。办公室承担公文处理、信息传递、参知政务等工作，政策性极强，说话办事必须严谨准确，处理事务必须有根有据。因此，校办主任首先要善于从政治上研判形势、分析问题，全面把握有关方针政策，坚守工作政策底线，做到立场坚定、毫不动摇。另一方面要摆正位置。校办工作离校领导近，受领导委托办事的机会也较多，但校办主任一定要自觉摆正位置，做到尽职不越位，办事不越权。传达领导指示、承办领导交办事项时，要及时准确，做到事事有回音；承办紧急重要文件、处理突发事件时，要行动迅速，做到时时有反馈；迎送往来客人、接待来访群众时，要周到热情，做到人人有回忆。

（二）讲大局

围绕中心、服务大局，任何时候都是校办工作的主题。校办主任只有时刻关心大局、认真研究大局、准确把握大局，才能围绕大局创造性地开展工作，办公室的工作才有方向、有意义、有章法。当前和今后一个时期，广东省教育改革发展的核心战略和总抓手是“创强争先建高地”，高校的主要任务是“以协同创新为引领，全面提高高等教育质量”，主要措施是“高校创新强校工程”。因此，各个高校办公室都应围绕这一中心工作出谋划策、统筹协调、做好服务。只有这样，才能确保学校的各项工作不偏离主线、不错失机遇、不落后他人。

（三）讲担当

在其位谋其政，司其职担其责。校办主任要做到守土有责、守土负责、守土尽责，就必须勇于担当。勇于担当最直接的表现就是要在困难、矛盾面前敢抓敢管、敢于碰硬，特别要敢于承担难事、棘手的事、得罪人的事，善于处理各种复杂的矛盾。高等教育发展到今天，扩大和落实高校办学自、深化高校管理体制改革、建立现代大学制度成为高等教育深化体制机制改革的核心内容。面对这一“硬骨头”，校办主任要有敢于担当的勇气和智慧，有负责任的精神，在推进学校中心工作中充分发挥工作督办的功能，坚决把领导班子的决策部署贯彻落实下去，为其他各单位和部门做好表率。

（四）讲奉献

讲奉献落到实处，就是要能做到任劳任怨。在学校工作中，我们经常可以看到一些人可以做到任劳，但要做到任怨却不容易。作为校办主任，如果做到了任劳不任怨，可以说他基本上就白劳了。默默无闻并不代表着无人知晓，如果能够做到加班加点受了累不诉苦，办事协调受了委屈不抱怨，这样的校办主任其实会在领导眼中显现出踏实诚恳、值得信赖的身影，在干部群众、老师同事心中树立起可亲可爱、值得尊敬的形象。

1高校办公室主任职业素养研究

二、建章立制，把握规范

俗话说“无规矩不成方圆”，规矩就是制度。只有建立起良好的工作制度，才能减轻工作负担、提高工作效率，特别是可以帮助新进入办公室工作的同事快速入门，也可以避免因为少了某位同事就难以顺利开展工作的尴尬局面。校办主任要把建章立制摆在突出重要位置，充分发挥在制度建设中牵头抓总、统筹协调的作用。

（一）讲办文

办文无小事，公文中标点的纰漏、字号的错误、格式的不规范都直接影响到公文的严肃性和权威性，进而反映出一个学校或单位的精神面貌和工作作风。校办主任要通过督促落实办文制度、规范发文程序、加强业务培训等方式，切实提高办公室的办文质量。

（二）讲办事

办公室工作线长、面广，如何做到忙而不乱，关键在于按程序办事。不按程序办事的不良后果具有潜伏性和隐蔽性，一时一事可能不会显现，但真的等到出现问题时往往已经酿成大的失误。因此，校办主任一定要从思想源头上重视、从每件小事做起，带领办公室和各部门的同事养成按程序办事、规范办事的习惯。

（三）讲办会

2012年，中央和省“八项规定”出台以来，对公务接待标准提出了更为明确和严格的要求。校办主任一定要认真吃透文件精神，切实规范会务活动和接待行为，建立详细的规章制度，防止铺张浪费，防止大吃大喝，确保会务接待工作程序化、规范化、标准化。

三、改革创新，永葆激情

“常年马拉松，天天百米跑”，在办公室干久了难免觉得枯燥单调。如何调动办公室同事们的积极性和创造性？如何在日复一日的重复劳动中找到新的兴奋点？改革创新是致胜法宝。但脱离实际的改革创新，并不一定能发挥出好的效果。在此过程中，校办主任要善于处理好三个关系。

（一）平凡和创新的关系

办公室工作大多是一些普通、平凡、常规的事情，但要把每件事情都做得很好，其实很难。创新不一定非要有大动作、大改革，有时一个工作流程的优化、一种工作方式的微调、一位工作同事的轮岗都可以收到很好的效果。因此，校办主任要把握好改革创新的时机、尺度和节奏。

（二）继承和创新的关系

办公室工作讲创新，主要是在继承基础上的创新。继承是创新的前提，创新是在继承过程中的超越，继承和创新是辩证的统一。校办主任要处理好这二者的关系，不能一讲创新就忽视和撇开过去好的制度和做法，也不能一讲继承就墨守成规不求任何突破和革新。对于被实践证明的好做法新经验，一定要延续和发扬；对于不适应新形势新任务的旧制度老条例，要不断完善和改革。

（三）失误和创新的关系

创新的目的是为了推动工作，如果因为工作创新造成了一定的失误，对于其他部门也许无碍大局，但是办公室必须竭力避免。因此，校办主任在改革创新时，一定要注意选择事项和范围，要对改革创新的发展趋势形成预判和利弊分析，要对可能出现的失误失败建立工作预案。同时，要能容忍、接受下属出现的偶然工作失误并且敢于承担相应责任。

四、打造队伍，形成合力

一支作风硬、素质高、能力强、形象好的干部队伍是做好办公室工作的基础。办公室的工作人员应当具有良好的精神状态，具有较高的综合素质且充满朝气与活力。校办主任要从以下三个方面付出努力，让办公室全体人员拧成一股绳，心往一块想、劲往一处使。

（一）弘扬甘于奉献的精神

校办的主要工作是服务领导、服务师生、服务基层，这种工作性质要求每一个办公室工作人员都必须具有强烈的奉献精神。没有无私奉献、默默无闻、淡泊名利的思想，很难做好办公室工作，也很难在这个岗位上成长成才，校办主任必须在这个方面做出表率。

（二）营造团结向上的风气

办公室应该成为学校最具凝聚力和战斗力的团队。办公室工作加班、补台是常事，分工不分家是常态，所以营造团结和谐的氛围对于做好办公室工作至关重要。校办主任要理解“懂团结是大智慧、会团结是真本事、讲团结是高境界”的深刻内涵，带领办公室全体同志像爱护自己的眼睛一样倍加珍视团结。

（三）关心干部的成长成才

办公室工作对于一位干部素质和能力的历练是其他岗位难以比拟的。从很多高校的实例可以看到，办公室是一个人才辈出的地方。校办主任要从政治上、工作上、生活上多关心办公室的同事。在平时工作中要多压担子，多指出缺点和不足；在提拔干部时要多方推荐，多讲优点和长处，真正使校办成为多出干部、快出干部、出好干部的摇篮和基地。

参考文献：

[1]黄茜.办公室主任的关系处理技巧[J].办公室业务，2013（4）.

[2]刘纯斌.当好党委办公室主任的思考[J].办公室业务，2012（11）.

篇(2)

关键词：高校；办公；行政；服务；文化；自动；科技

中图分类号：G46文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2011）17-0230-01

高校办公室工作是高校管理工作的重要组成部分之一，它有着自身的特点与规律。研究探讨这些特点与规律，不仅对高校办公室工作具有重要的理性思考价值，而且具有重要的实践参考作用。

为此，笔者不揣浅薄，根据个人多年来高校办公室的工作实践，提出若干思考性见解，以作引玉之砖。

一、行政办公与服务意识

高校办公室工作，以行政办公为中心。而行政办公的实质又是行政管理，即主要承办行政性事务，例如文秘工作、联络工作等等。

从本质属性而言，高校办公室本身就是一个服务性机构，是院校行政领导班子的“参谋部”，办公室主任就如同是“参谋长”，办公室人员就是“作战参谋”，无论是“参谋长”还是“作战参谋”，都必须既为“行政长官”服务，又为全体“指战员”――全校教职员工服务。

因此，高校办公室工作首先就要贯彻“管理就是服务、服务就是管理”的思想方针，寓管理于服务，以服务促管理，在行政办公中不断强化服务意识。

一方面，要严格地进行科学管理，通过分析研究，明确职责分工，制定工作标准，实行岗位责任制，有效地利用人力、物力、财力资源。

另一方面，要实行人性化管理，以服务意识为生命与灵魂。在人群关系、公共关系中做好协调工作，起到重要的情感桥梁与工作枢纽作用。

二、高校办公与文化意识

我国的办公室，指机关、学校、企业等单位内办理行政性事务的部门。

高校办公室，作为高等学府内办理行政性事务的部门，理应具有高校自身的特点――较高的文化含量与文化品位。

近年来，全球范围内兴起一股“文化热”，这乃是“知识经济”的21世纪时展的大趋势。高校办公室理应率先垂范，使自己的工作强化文化意识，并富有文化底蕴。

所谓“文化”，是一个内涵相当丰富的大概念，广义的“文化”，“指人类在社会实践过程中所获得的物质、精神的生产能力和创造的物质、精神财富的总和。”狭义的“文化”，则指“精神生产能力和精神产品，包括一切社会意识形式：自然科学、技术科学、社会意识形态。有时又专指教育、科学、文学、艺术、卫生、体育等方面的知识与设施。”（《辞海》缩印本）。文化是包括各种外显或内隐的行为方式，通过符号使人们传承，构成了人类群体的突出成就，其核心与实质是经过历史选择的价值体系。这正如19世纪英国著名人类学家泰勒对“文化”所下的定义：“所谓文明或文化乃是包括知识、信仰、艺术、道德、法律、习俗以及包括作为社会成员的个人而获得的其他任何能力、习惯在内的一种综合体。”（《原始文化》）

因此，高校办公室的每一位工作人员，都必须不断强化自身的文化修养，从而使自己的工作带有浓厚的文化品位与文化底蕴，以此凸显高校办公室的个性，张扬其与众不同的文化品格。

三、自动办公与科技意识

21世纪是一个高科技时代，电信、电脑、电视的“三电合一”，组成了现代化的“信息高速公路”。尤其是多媒体与国际互联网，使现代化办公成为自动化办公，或谓“办公室自动化”，即利用计算机和信息传递系统，获得、传递、存储、处理各种信息和资料的系统。旨在提高办公室事务的处理能力。“它以处理机为核心，配有检索、打字、传真、复印等设备。主要有：办公事务处理计算机，计算机控制的多电子笔组成的信函机，能看、能听的图像信息传视系统，用于电视电话会议的音响设备控制系统，能远程传送信息的自动传真机，高功能的电传打字机、电子文件处理机和自动分类复印机等。”（《辞海》缩印本）

篇(3)

关键词： 高校二级学院办公室 管理人员 工作现状 原因分析 解决对策

办公室是高校二级院系行政管理的中心，是联系领导、师生、部门的枢纽。随着我国高校内部管理体制不断改革和深化，高校二级院系的内部事务和对外联系愈来愈多，二级学院办公室的地位和作用日益凸显。新形势下，如何把握高校发展对二级院系办公室管理人员的新要求，办公室管理人员如何找准自身角色定位，明确工作职能目标，提升管理工作水平，促进自我发展，已成为一个亟待解决的高校管理问题。本文通过对当前高校二级院系办公室管理人员工作现状、原因的分析提出了相应的解决对策。

一、高校二级院系办公室管理人员工作现状及原因分析

（一）管理的范围广、内容多、任务繁重、工作人员压力大。

作为二级院系的综合管理部门，办公室人员管理内容涉及财务、资产、设备、人事、宣传、科研、实验室、制度建设、后勤保障等诸多工作，内容多，范围广。从人员配备的情况来看，二级院系办公室一般只配备一名管理人员，但从事的管理事务十分繁重，涉及的范围十分广泛，有的甚至相当琐碎，要求投入大量时间，花费许多精力。除了工作要面面俱到外，学校的人事政策、薪酬制度、领导风格、人际关系、家庭因素、经济因素等也是办公室管理人员的压力来源。因此，这对于办公室管理人员的综合素质包括业务素质和心理素质提出了极高的要求。

（二）人员素质水平参差不齐，直接影响到办公室工作的有效开展。

从现状来看，高校二级院系办公室管理人员的素质水平参差不齐。由于入职的门槛比较低，很多高校二级办公室人员都是在高校内部的辅导员或者教学秘书中抽调或者选派到办公室管理岗位，某些甚至是受聘的本校本科毕业生，人员的学历大专、本科、硕研不等，人员的专业背景亦各不相同，而真正是管理专业背景的并不多见，人员的工作经历和管理水平更是差别巨大。这些都将直接影响到办公室各项工作的高效有序开展。

（三）办公室管理人员疲于事务性工作而疏离自身专业学习。

由于办公室管理工作千头万绪，除了事务性工作不断外还要随时应对各种突发性的事件，除了有效协调和处理部门之间、领导和教职工之间、行政人员和教师之间的意见分歧和工作矛盾外，还要做好组织、调查和研究工作，以为领导决策和指导工作提供可靠的依据，做好领导的参谋和助手。因此，办公室管理人员往往疲于各种各样的、琐碎的事务和处理各种复杂的关系之中，没有时间和精力提升自身的业务水平和管理能力，而对于不是高校教育管理专业背景的人员更没有完整的时间完成自己所在学科领域的教学、科研和学历的提升。这往往造成教育资源的严重浪费，从事办公室管理人员渐渐疏离和淡化所学专业。

（四）管理工作未得到领导和师生足够的重视、管理人员容易产生职业倦怠。

办公室管理的工作的重要性未得到领导和老师的足够重视，目前很多高校院系认为办公室管理人员的定位仅仅局限于学院的“管家”，认为只是做好学院的后勤保障即可；某些学生甚至将办公室人员当成了物管人员；某些老师认为管理人员做的都是没有技术含量的工作，付出的劳动量远不如教师，这是导致二级院系在绩效分配时的主要矛盾根源。对办公室工作的不了解和错误的想法将影响到办公室管理人员工作的情绪和动力。面对繁杂琐碎的事务和人员自身的工作压力，办公室管理人员极易产生职业倦怠，严重影响工作效率。

从已有的高校人事激励机制和制度看，高校管理人员的职称评聘、学历提升、绩效考核、薪酬福利等制度的建设均不完善。高校管理人员属于教辅人员，在政策和制度的制定上未得到足够重视，是一个极其容易被忽视的高校弱势群体。

二、应对策略

（一）二级院系办公室管理人员要认准自身的职业角色定位。

首先，办公室管理人员要牢固树立服务观念，办公室所开展的一切管理工作均是为学院的领导、教职工和学生开展服务，服务是办公室管理人员工作的宗旨，也是办公室工作的核心。其次，办公室管理人员是院系领导的参谋助手，办公室管理人员在工作中要善于收集可靠有用的信息，通过综合分析和判断为领导提供有建设性的意见。再次，办公室管理人员要善于协调处理各种矛盾和关系，为领导和教职工排忧解难。只有认准了自身的角色定位，办公室主任才能明确办公室管理的职能目标，围绕学院的核心工作，以大局为重，有针对性地为领导和师生开展服务。

（二）完善激励机制和制度建设，增强管理人员工作原动力。

就现行高校针对管理岗位职员的职称评聘、岗位晋级、学历提升、绩效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情况看，由于受到高校岗位职数的限制，高校不得不在人员的在岗年限和工龄等非智力因素方面设置较高的条件，这使得绝大多数处在管理岗位的办公室管理人员在岗位晋级、提高收入水平上处于相当被动的地位，某些高校甚至限制管理人员参与职称评聘，办公室管理人员无法同教师岗位的教职工一样通过职称的评聘提高自身的社会地位和收入水平。这极大地挫伤了管理人员工作的积极性，削弱了办公室管理人员的工作热情和动力。因此，高校和有关教育管理部门亟须改革和完善高校管理人员的有关政策和制度的制定，以人为本，为管理人员的进修、培训、学习、晋升提供更多的有效途径，在关注教师的职业生涯规划同时应关注高校管理人员的职业生涯规划，为管理人员的职业生涯发展创造更好的条件，从而消除管理人员的职业倦怠感，增强管理人员的工作原动力，推动高校各项事业的和谐发展。

（三）加强管理业务学习和培训，提高办公室管理水平。

1.为了适应高校办公室管理工作的需要，办公室管理人员必须具备一定的思想政治水平。办公室主任更加要求做到政治可靠、作风正派、认真负责、任劳任怨。办公室管理人员必须不断提高自身政策认知水平，防止出现原则性错误。

2.高校有关部门应努力创造条件给办公室管理人员提供相关业务培训，使其掌握各项事务的特点和处理办法，遇到问题做到忙而不乱。

3.办公室管理人员要提高自身的综合素质修养，特别是现代化办公信息处理、组织协调、辅助参谋和突发事件的应变能力等。在平时工作中不仅要积累经常涉及的文秘、财务、管理、制度及档案方面的知识，而且应自主学习并掌握高校管理管理研究的理论和规律，并完成相关的科研工作。

4.办公室管理人员要加强身心锻炼，只有具备强健的体魄和乐观积极的心理，才能从容应对工作压力和各种挑战。

（四）加强与部门、领导和师生之间的交流，化解矛盾。

管理人员自身应加强与部门、领导和师生之间的沟通交流，想方设法地努力提高服务质量，达到让领导满意、教师满意、学生满意、职能部门满意四个职能目标，这样才能获得领导、师生和职能部门的理解和信任，减少不必要的矛盾和误会，才能真正做好办公室管理工作。

三、结语

随着高校改革的不断深化，高校二级办公室管理人员要解决目前工作和发展面临的困境，需要自身、学校管理者和教育主管部门的多方努力。管理人员要明确角色定位，在切实为师生做好服务工作的同时加强自身综合素质和专业能力的提升，为职业后续发展打下坚实的基础；学校管理者和教育主管部门要对高校办公室管理机制体制、管理岗位晋级办法、管理考核办法等环节进行深入思考和探索，提高办公室管理人员工作水平和工作积极性，从而更好地为高校的事业发展提供保障。

参考文献：

[1]李亮.高校办公室管理人员工作压力及应对策略探讨[J].现代商贸工业，2010（22）.

[2]陈琳.关于高校办公室管理问题及对策探讨[J].管理学研究，2013（06）.

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【关键词】开放大学；办公自动化；行政管理；知识管理；

一、问题概述

在电大向开放大学转型的这一历史时期，对学校行政工作进行信息化管理，进一步推进办公自动化建设，建设符合行政管理部门发展要求的办公自动化系统，促进校务公开，实现信息的自由传输和互通共享，提高信息查询效率，提高行政管理部门的信息处理能力和工作效率。对于建设信息时代的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用意义。但从目前行政部门的使用情况来看，学校的无纸化办公实施不完全，办公成本高，各部门信息共享度不高，形成信息孤岛，不利于信息的传递和交流。技术和管理方面的复合型人才缺乏，办公自动化的进程难以推进，技术人员对行政办公的业务、流程和管理缺乏了解，无法把握行政管理工作的规律。缺少对全局和整体的角度进行规划和设计，缺乏对学校的软硬件资源、网络环境、管理体制和支持的建设的全面考虑，没有建立高效便捷的管理模式。

二、国内外现状

目前国内高校的办公模式主要有三种：传统办公方式；使用基本办公自动化，但仍以传统模式为主；主要使用办公自动化，并且实现全部无纸化。其中大多数高校采用第二种模式：传统办公方式与办公自动化并存。由于电子签名的真实性和安全性等问题，无纸化办公难以被广泛推广和运用。

在国内高校中，清华大学的办公自动化一直是走在全国的前列。早在1998年，清华大学的办公自动化系统就投入使用，用户范围覆盖校机关各部处、全校各院系的行政管理部门和办公室，学校的通知、公告、简报和文件都在校园网上传递和。同时逐步建立了校领导主管的CIO（信息主管）体系，从基础设施和网络应用两个方面对学校的信息化进程进行规划和建设，并由校长办公室主任和党委办公室主任协助校领导通过信息资源单位（图书馆、计算机中心、网络中心）向全校各部门传输和共享信息。

国外高校办公自动化开展较早，经历了单机设备、局域网和一体化阶段，从以数据为核心转变到信息为核心，进而到目前以知识管理为核心。其中美国高校于上个世纪80年代就引入了CIO（信息主管）制度，有力地推动了美国高校的教育信息化建设，知识管理的观念得到了极大的发展和认可。

三、开放大学办公自动化的可行性研究

针对电大行政管理部门日常办公的需要和存在问题，研究了在电大向开大转型这一历史战略期的背景下，充分运用计算机网络和信息技术逐步实现电大系统的办公管理信息化和数字化，解决原有的低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾，规范各项工作和事务的管理等问题。同时对办公自动化应用和建设中遇到的问题进行了分析和研究。

（一）学校现已具备数据库和网络开发技术，已配置大容量硬盘和高性能处理器，加上运行良好的校园网为支撑，为系统的开发和运行提供了较为良好的硬件环境。

（二）从基础设施和网络应用两个方面对系统的开发进行规划和建设，积极宣传系统的优点和好处，争取校领导的争取和重视，通过自上而下行政的力量来推动系统的开发和建设。

（三）可以走自主开发和引入IT公司优势技术相结合的道路，依托学校的教学资源与技术中心的研发团队的技术支持，从学校自身的需求和特点出发来设计和开发系统的。这种方式有效避免了实践与开发脱节，满足了学校行政管理的实际需求，同时可以根据需求的变动对系统进行增减和修改。

（四）根据系统产生的经济效益和资金的保障，建设符合行政管理部门发展要求的办公自动化系统，促进校务公开，实现信息的自由传输和互通共享，提高信息查询效率，同时也提高了行政管理部门的信息处理能力和工作效率。避免了数据的冗余和信息的重复，提升了办公无纸化的节能水平。

四、开放大学办公自动化建设的对策

（一）健全相关的办公自动化管理制度。在系统的使用过程中，必将产生大量的电子文件，对这些文件的使用、存储和删除等操作必须进行规范化管理，确保电子文件的合法性和安全性。

（二）培养具有技术背景和管理经验的复合型管理人才。办公自动化涉及的知识领域比较广，既要懂得行政部门的工作流程，具备一定的协调能力，还有具有相当的技术背景，解决使用过程中出现的各种技术问题。

（三）建立完善系统的培训制度，办公自动化系统用户涉及面广，要实现对总校和分校的领导、教职工、技术人员和管理人员各种层次和类型的全员培训。要对不同的用户做好培训工作，针对校领导，应针对其分管的工作来进行单独培训；对部门或者分校的培训，要先做好部门信息管理员的培训，然后由他们去组织本部门的培训。对于技术人员，则要从系统数据库的安全性和稳定性入手，确保技术人员解决实际问题的能力和素质。针对每类用户的不同需求分别编写使用说明书。

五、开放大学办公自动化发展趋势

（一）高校办公自动化是必然的趋势，它是为了满足日益增长的行政管理需求而出现的，能够使信息决策更加准确而又具有高效率，并随着新技术的进步而不断更新。

（二）随着移动互联网的发展，移动办公将为高校信息化提供新的思路和解决方案。它能使领导和教职工不受空间的限制，随时随地处理工作事务，在突发性、应急性事件的处理上有其重要的意义。

（三）知识管理是指对对知识进行积累、共享、交流、创新和反馈的一个循环反复的过程。它将会渗透到高校办公自动化建设的方方面面中去。高校中有大批学者和专家，对他们的学识、想法和观点等进行有效的集成和管理，将会产生巨大的效益，提升整个学校的创新能力。

六、结束语

综上所述，在组建开放大学的进程中推动学校信息化建设，是一项基础性、系统性的工作，将会对教职工的思维、管理、制度等方面经历一次深层次的全面的转变，将提高学校行政部门的工作效率，为校领导提供及时准确的信息服务和决策。对于建设信息时代新型的开放大学有着重要的现实意义和实际的应用价值。

参考文献；

[1]卢建红.高校办公自动化系统的应用发展及制约因素探讨[J].文教资料，2006，（13） 。

[2]常玉.浅议高校办公自动化[J].甘肃农业，2005，（7） 。

[3]姜尔岚，吴成国.高校办公自动化研究与探讨[J].重庆交通学院学报（社会科学版） ，2004，（4） 。

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关键词：院长办公室接待

高职院校院长办公室接待是指院长办公室人员对来自上级、平级和其他相关组织的来宾进行接洽与招待，是一种有着公共关系职能的具体活动。接待工作的成功与否，直接反映出一个学校的工作作风和外在形象，也直接体现了院长办公室人员本身的素质、能力和形象。

1 接待工作的意义

1.1 可以使学校获得信息 院长办公室人员在日常接待中，会接触到各类人士，获得通过别的途径难以获得的信息。例如，接待上级领导或其他管理部门人员时，可以获得有关社会、政策、管理等方面的信息，可以辅助领导决策；接待兄弟院校参观考察，在为客人介绍经验的同时，也可以听到一些对自身有益的经验和教训，可以促进和完善本校的工作。

1.2 可以改善学校外部环境 得体的接待可以使学校与外界彼此之间建立信任，获得友谊，化解矛盾，消除误会；可以创造出和谐坦诚的合作气氛，树立良好的学校形象，争取更广泛的理解和支持，从而使学校处在一个融洽、积极、健康的社会关系之中，创造一个良好的外部环境。

1.3 可以使学校扩大对外影响 从某种意义上讲，院长办公室人员素质的优劣，反映出一个学校的精神面貌；正确的公关礼仪，代表着一个学校的群体形象，直接影响到来宾对学校的评价。热情、礼貌、耐心、细致的接待能使人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。来宾则由此观察到学校认真严谨的工作作风，因而在无形之中也就提高了学校知名度，扩大了学校的影响力。

1.4 可以成为联系合作的桥梁 随着我国高职教育的蓬勃发展，学校与各级行政机关、企事业单位、行业组织及院校之间的联系日益频繁。各种评估、创建、检查、验收、校企合作、参观、访问、学术交流等接待已成为学校的日常事务，院长办公室则在其中起到了穿针引线、牵线搭桥的作用。

2 接待工作的原则

2.1 热情诚恳 热情诚恳的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。热情、友好的言谈举止，会使来宾产生一种温暖、愉悦的感觉。因此，对于来访者，无论是来自上级机关，还是平级、下级单位，也无论其身份、职位、资历如何，都应诚恳热情，不卑不亢，落落大方，平等相待。

2.2 讲究礼仪 学校和院长办公室能否给来宾留下良好的印象，除了看学校本身的建设和发展水平外，院长办公室人员素质也是一个很重要的因素。因此在接待过程中，接待人员要注重接待礼仪，符合礼仪要求，操作规范标准，举止庄重大方，言谈热情文明，注意把握分寸和尺度。对来宾提出的任何问题或要求，都要作出热情、礼貌的回应。

2.3 细致周到 接待工作的内容往往具体而琐碎，常常涉及到学校许多部门和人员。这就要求院长办公室人员在接待工作中要开动脑筋，考虑周全，准备充分，把工作做到面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终，即工作要有章法，环环相扣，一丝不苟地办好每一件事。

2.4 按章办事 高职院校应参照《党政机关国内公务接待管理规定》，结合本校实际情况，制定具体而又有操作性的规章制度，使接待工作有章可循、有法可依。此外，还要加强监督，使接待工作公开化、透明化，防止在接待过程中滋生腐败行为，维护好学校领导及院长办公室的良好形象。

2.5 厉行节约 接待工作从某种意义上讲是一项消费活动，院长办公室人员要严格遵守学校有关规章制度，在接待活动中要注重勤俭节约。同时，针对不同的接待对象执行不同的接待标准。在餐饮、住宿方面，要精打细算，不大手大脚，不相互攀比。提倡用地方特色菜肴招待客人，既让客人了解当地的饮食文化，又要体现节约之精神，力争少花钱多办事，让学校领导和来宾都满意。

3 接待工作的流程

高职院校院长办公室接待主要包括上级领导检查指导工作，人才培养工作水平评估，国家示范（骨干）性高等职业院校创建、验收，同类院校参观交流，举办各类会议等。下面，以接待同类院校来访为例，简述接待工作的基本流程。

3.1 准备阶段

3.1.1 接到来访函或来访电话后，及时登记，送院长办公室主任签阅，再呈相关院领导审阅。

3.1.2 主动与对方联系，核实来访时间、来访目的、来宾姓名和职务、是否需要安排住宿等。

3.1.3 制订接待方案，确定接待规格。包括：①来宾姓名和职务；②参观交流的主要内容；③本校陪同人员姓名和职务；④日程安排；⑤双方联系人姓名和电话号码等。

3.1.4 根据来宾要求预定住宿宾馆。

3.1.5 搜集有关背景资料，为院领导准备发言材料。

3.1.6 准备具有本校元素或地方特色的小礼品、纪念品。

3.2 实施阶段

3.2.1 布置会议室。做好会议室卫生保洁工作和茶水供应；会议桌上放置主、客双方人员的座位卡、接待方案、学校简介、稿纸、铅笔等；检查会议室音响、笔记本电脑、投影机、空调机等设备能否正常使用。

3.2.2 在学校大门口或办公楼门前准备好LED欢迎屏或放置欢迎标语牌；通知来宾拟要参观的单位做好相关接待准备；通知宣传部门做好宣传报道工作等。

3.2.3 与对方联系人联系，随时了解其行程方位，并知其正确的行车路线，重要来宾需到高速路口、机场、车站、码头迎候。

3.2.4 来宾到达前，及时通知本校领导和陪同人员到办公楼前迎接。

3.2.5 参观交流结束后，引导来宾入住宾馆（也可在来宾到达时安排入住）。

3.2.6 做好宴请的安排工作，告知来宾和陪同人员宴请时间和地点；按照学校有关规定确定宴请标准，准备好酒水；重要来宾需准备好席卡。

3.2.7 来宾结束来访返程时，安排相关人员送行。

3.3 总结阶段 接待活动结束后，院长办公室要对整个活动进行认真全面的回顾，反思哪些方面客人比较满意，哪些方面还存在改进的空间，做好接待工作总结并会同相关资料一并存档。

参考文献：

[1]姚林.如何做好高校办公室接待工作.秘书2009.9：25.

[2]杨春惠.关于构建高校办公室接待工作新机制的思考[J].泉州师范学院学报.2011(01).

篇(6)

关键词： 现代高校 研究机构 管理机制 人员配备

高校研究机构是高校自主设立的科研机构，是高校教师从事科研的主要阵地，也是高校学科发展、教学体系完善、行政机构健全的重要组成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造领军人物，突出学校主要研究方向，形成优势、特色，承担重大科研任务，培养高级专门人才。由于研究机构功能、人员构成、行政等级、规模不同，各研究机构设立的目的、层次和级别也千差万别，冠名也不尽相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之称。

随着国家教育和科技体制改革的深入，国家中长期教育规划的出台，尤其是国家倡导科技兴国战略，重视高校科研机构建设和成果转化，高等院校研究机构越来越显示出它的生机和活力，日益在社会经济发展、科技发展、学校学科建设中发挥出重要作用，有力地推动了社会的进步。时展、社会需求和国内大学的现代转型，使得科研机构如雨后春笋般出现，随之而来的问题是，如何健全科研机构的管理机制，在更大程度上发挥科研机构在科研中的核心优势，在学校科研中的引领作用？如何使科研机构与现代大学相适应？如何理顺科研机构，包括独立的科研机构和非独立性、与教学单位平行甚至交叉的科研机构与学校、学院、教师之间的关系？要想解决这些问题，牵涉到国家政策、学校行政制度、硬件软件配备、未来发展计划等。其中首要条件是明晰现代社会背景下高校研究机构的功能，管理机制上的独特性，以及研究机构办公室对人员配备的要求。

以浙江师范大学为例，浙江师范大学是一所教学、科研一体化的综合型大学，其综合实力位于浙江省前列，全国综合高校百强。近几年学校对科研极为重视，经费投入逐年加大，科研实力蒸蒸日上，研究成果对社会影响日益扩大，研究机构也日益增多和成熟。就目前来看，全校共有校级研究机构（研究院、研究所、研究中心）近80个，如规模相对庞大的研究院有3个：教科院、儿童研究院、非洲研究院；研究所有30个；研究中心有44个。部分研究院（所）师资水平、科研实力、设备条件居于全省、全国领先地位。在这些研究机构中，一部分是独立建制的，一部分是院所一体化。大部分研究机构都设立有独立的院所办公室，有专业的办公室人员（办公室主任和秘书）负责该研究机构的日常事物。

通过对众多研究机构办公室功能、管理机制与人员配备现状的研究，以及对国内其他高校科研机构的比较分析，我对这三个方面的问题进行了系统的阐释与归纳，并提出了新的观点。

一、现代高校研究机构办公室功能

（一）服务、管理功能。

服务是高校研究机构的基本功能，也是高校行政办公室的基本职能，与行政办公室不同的是，高校研究机构办公室要以机构中的领导、科研人员为主要对象，将研究机构作为服务平台，通过自身努力，做好后勤保障，力求科研人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，从而全身心地致力于科学研究。为减少不必要的事物干扰，确保科研人员专心研究，办公室理应担当起将科研器具、材料采购，社会成果转化，经费支出汇总，日常报销等工作，解除科研人员的后顾之忧。同时，办公室又要加强与学校行政部门、院系之间和与社会之间的联系，做好科技成果的转化与服务工作。

所谓管理功能，也就是说高校研究机构办公室及归属于本所或本中心领导管理，也归属于学校领导管理，同时要行使自我管理权限，管理研究机构的日常事务、各个分研究中心。更为重要的是，办公室要具有理顺上下各级机构的管理权限和关系的能力。

总体来看，研究机构的办公室与学校、学院各级行政办公室虽然都是以服务为核心，但在具体职能、业务上还是有着显著区别，研究机构办公室及其工作人员是以服务院所之内的科研工作者（一般是教师）为核心，是联系科研机构与学校行政部门、同级科研单位、学院各个机构、国内外科研机构或学术专家及本院师生的纽带和桥梁，也是科研机构能够顺利运行的有力保障。

（二）政务处理功能。

高校研究机构虽然同属于高校办公室系列，具备一般办公室的日常政务处理功能，但由于其主要目的是以科研为核心的，因此，研究机构的日常行政事务处理就淡化了行政性，多了专业性和繁杂性。如独立建制研究机构的日常政务包括国内、国际间的学术交流活动，科研人员往来接待，科研成果的社会转化，各类基金的申报、通知、整理，科研经费的管理、分配，等等。作为相对独立的机构，以所长或中心主任为中心的办公室集财权、人权、行政权力为一体，而且当前各种费用、票证名目繁多，为不让科研人员过分操心，专心搞科研，办公室人员必须一肩挑。实行院所一体化或一套班子两个名称的研究机构的日常政务还包括排课、教学资源安排、处理上课教师与学生之间的事务等。

（三）组织与协调功能。

研究机构办公室主要任务是针对科研方面进行组织与协调。为确保科研任务的完成，在人员梯队组织配备上协助所长做好工作。“一个好汉三个帮”，在课题负责人明确后，调兵遣将，在人力上给予保证，包括校外引进、校内、所内调动，与校内外的横向、纵向联系，等等。当前尤其要着重进行科研人员的劳动优化组合，扬长避短，发挥课题组成员的整体效能。

当今学科分工日益精细，同一课题需要多方协作方能攻坚成功。在协同作战中，不免出现同总体目标相矛盾摩擦情况，这样协调工作就显得特别重要，必须使局部目标服从总体目标。这种协调包括：工作关系、人际关系、经济关系等。因此，组织与协调能力直接决定着研究机构的和谐运行与发展。

（四）规划与反馈功能。

科研机构的规划功能包括课题组或研究机构的年度发展规划、近期和长远规划，组织申报课题、已立项课题的年度检查、年度经费分配预算、围绕科研开发而进行的人才引进规划、科研成员国内外进修访学计划、科研团队或研究机构与国内、国际间的学术交流、年度会议或承办重要学术会议的筹划等。

作为科研管理的办事机构，在为领导决策服务过程中，要及时做好信息反馈工作。当领导决策实施过程中遇到阻力时，办公室要立即调查研究，并及时向决策者反映，协助领导及时疏导沟通渠道，沟通内外，保证整个机构的团结、和谐，充分地发挥团队的作用。

二、当前高校研究机构办公室现存问题

（一）人事制度与观念局限导致人员配备严重不足。

由于研究机构非行政单位，也非教学单位，以致学校在观念上普遍重视点在于设立研究机构，做好科研，出成绩见效益，但对于研究机构的日常运转、管理机制缺乏明确的规定，管理随意、宽松，甚至根本不把研究机构当成一个实体单位配备相应的办公室，没有专职的管理人员，大多数情况下高校研究机构办公室人员要么是所长或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究机构没有专职人员，而是由教学单位的行政人员兼职。因此，面对繁杂的研究机构事务，人员配备严重不足，影响了研究机构的健康运行。

（二）研究机构性质导致研究所日常事务繁杂，工作量大，现有管理模式难以兼顾。

高校研究机构是以科研为核心的，通过成果转化联系学校与社会，并服务于学校与社会，同时又兼顾一部分教学任务或者通过成果转化服务于教学。因此，科研机构的这一特殊性质决定了其所设办公室的管理内容和人员素质要求也不同于一般的高校行政机构。办公室人员所面对的首先是服务好研究机构的科研人员，尽可能为科研人员分担日常琐事的管理功能，以便科研人员更好地、全身心地投身科学研究。同时，办公室还要广泛与国内外其他科研机构联系，汇总各种信息，以便为本单位的领导、研究人员提供全方位的科研信息、学术信息、交流信息；办公室管理人员要协调好学校行政部门、学院教学单位与研究机构之间的关系；做好科研成果的社会转化工作，等等。面对如此繁杂而广泛的事务，现有的人员配备与管理模式显然是捉襟见肘。

（三）管理人员缺乏基本能力，难以应付相对专业的管理事务。

由于研究机构的专业性，不同研究机构有着不同的学科特色，这就要求办公室管理人员具备一定的专业素养、工作能力。由于办公室人员严重短缺，管理事务繁杂，这就迫使办公室管理人员不断进行不同事务、不同专业的管理，繁琐事务很容易使办公室管理人员产生职业厌倦或倦怠，而职业倦怠又会使管理人员的生理、心理和行为等处于不良状态，并在工作上呈现出一些消极行为，影响工作质量。具体表现为：注意力无法集中、思维效率降低、理解能力和创新能力下降，同时情绪上容易冲动，焦躁不安，无故迁怒他人，甚至对工作产生厌倦感，工作热情降低。久而久之，工作缺乏主观能动性，服务意识淡薄。

三、现代高校研究机构办公室人员配备要求

如何配备合适的办公室人员？或者说研究机构的办公室管理者应具备何种基本条件？首先，要明确一点，即现代高校研究机构办公室的任务与职责是什么？高校研究机构的建制模式有独立建制型、院所（中心）合一型、基地挂靠型、校企合作型等，其所辖办公室与教学单位办公室、学校行政办公室有着明显区别。具体来说，研究机构办公室是高校研究机构在其内部所设立的一个综合办事机构，是集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置，承担着“管理事务、搞好服务”的重要职责。因此，高校研究机构办公室的工作职责和作用是：服务、组织、协调、联络。以此为出发点，研究机构办公室人员应具备以下五个基本条件。

（一）服务意识。

办公室工作人员要当好领导和科研人员的工作助手、信息助手、生活助手、服务助手，做好调查研究工作，做好日常服务工作，做好信息搜集整理、分类工作，多研究国家有关教育方面的政策、法令、制度、上级文件等，在领导决策时，及时提供政策、法令方面的参谋咨询意见。为领导出主意、想办法，协助领导安排好一个时期的工作布局；协助领导安排、组织科研会议，学术论坛与交流，院所之间的交流等工作；协助做好研究机构相关人员的出行差旅、日常报销等服务工作。代替领导接待方方面面的领导、客人和办事人员，减轻领导的负担和压力。当然，办公室工作人员要少一点私心，坚持廉正之心，敢于负责，勇于承担责任，对于不该办的事情，必须坚决回绝。

（二）政治素养、学科专业素养。

高校研究机构是以科研为核心的，日常管理事务都是围绕科研而进行，因此，办公室管理人员首先要具有政治素养和本学科的专业素养。所谓政治素养是要求管理人员从科学出发，准确把握大局，讲政治方向和政治立场，能正确理解并准确把握党的政策、领导的意图和上级的指示精神，在大是大非和突发性事件上头脑清醒，立场坚定。只有具备较高的政治素质，才能发挥好沟通协调作用。只有具备学科的专业基础知识才有资格担当领导的助手，有目的地服务好科研人员日常需求，才能够合理、准确地处理日常的科研事物、对外的科研联系、对社会的科研成果服务与转化，等等。

（三）较强的人际沟通能力和组织能力。

高校研究机构办公室既是反映学校工作状况、科研进展和精神文明的窗口，又是与外界广泛接触的中枢。办公室工作人员必须具备较强的社会交际能力，仪表端庄、举止文雅，待客礼貌、不卑不亢，真诚、自信、热情、沉着、谦和、豁达。办公室人员如果不能熟练地运用人际沟通的技巧，就难以收到理想的工作效果。只有具备较强的处理人际关系的技能，才能正确处理全局利益和局部利益的关系，有效联通内外、上下，使领导之间、部门之间、领导与科研人员之间、师生之间在思想上、行动上协调一致，团结向上，把各项管理工作搞好。

（四）掌握现代传媒手段，树立正确理念，提升服务意识水平。

研究机构办公室人员除了具备语言文字表达能力，熟练掌握各种公文的格式及其写作要求之外，还要熟练掌握现代传媒手段。当前整个社会办公自动化已经成为普遍现象，尤其是高校研究机构，本身走在科研的前列，并时刻与国际接轨，因此，管理人员应掌握现代传媒，熟悉办公自动化，并善于运用现代传媒加强与国内、国际科研机构之间的沟通与交流。

当然，研究机构办公室工作不能简单停留在完成领导交办的日常事务上，要善于从繁琐的事务性工作中解脱出来，自觉培养超前服务的意识。管理人员首先应提高分析问题和解决问题的能力，善于从工作中发现问题，并对其产生的原因、可能造成的后果做出合理的预判，提出解决问题的途径；其次，具有淡泊名利、任劳任怨的奉献精神，凡是自己能办的事情就尽量去办，尽力而为，而且一定要积极主动地去做，主动给自己加担子，不管是大事小事，都要高效、圆满地完成好，杜绝草率、轻率，注重工作实效；再次，学会从领导的角度思考问题，认真领会研究机构发展规划和建设目标，准确把握工作重点，充分发挥主观能动性，协助领导制定切实可行的政策，确保各项工作的正常开展，真正发挥参谋和助手的作用；最后，摆脱传统行政工作观念的束缚，进一步强化服务意识，树立良好的服务形象。

（五）良好的品质与学习意识。

研究机构办公室工作事无巨细，千头万绪。人品、人格是科研团队长期共事的基础，办公室工作人员必须做到正确对待自己、同志、组织，做到大事讲原则，小事讲风格，难事不推，好事不抢，荣誉不争；做到公道正派，诚恳待人，严于律己，宽以待人。

要树立不断学习的意识，无论是辅助决策、调查研究、协调事务、督促检查、处理信息、组织会务，还是处理文书、管理印信、接待来宾，都要学习相应的专业知识，掌握岗位业务。只有不断学习，才能敏锐发现问题、合理分析问题、正确解决问题。尤其当前信息瞬息万变，科研机构突飞猛进，办公室人员不与时俱进，很难发挥研究机构的引领作用。

参考文献：

［1］张乐弟.高校办公室的管理研究与思考［J］.现代商业，2009，（06）.

［2］陈亮.高校办公室工作的几点思考［J］.现代经济信息，2010，（03）.

［3］阳方，韩栋.高校办公室管理中存在的问题及应对措施探讨［J］.首都医科大学学报（社会科学版），2010（增刊）.

［4］陆士平.高校研究所办公室功能浅谈［J］.化工高等教育，1989，（04）.

篇(7)

【关键词】高校院系办公室和谐工作

当和谐理念成为当今众多高校建设与发展的指导思想与价值目标,以管理和谐促进高校教学、科研与人才培养的和谐发展,就有了十分重要的基础意义。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)两级管理运行机制,使得承担上通下达、统筹协调任务的院系办公室的管理工作成为谐成高校和谐管理的逻辑起点。如何赋予二级学院权力,形成制度化管理模式,更好地发挥二级学院在教育、科研及社会服务中的积极作用,是我国目前高校改革、发展中的重要问题。

一、高校二级学院管理及其发展趋势

1、高校二级学院内部组织功能

(1)学院层面。高校实行学院制后,学院是承上启下的机构,对外向学校负责,对内管理下属的系、所、办、中心。因此,学院成为学校领导下的一级行政管理实体,“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”。运用帕森斯的组织机构层次理论分析,学院就是中间层的“管理系统”,其主要功能是“协调组织和任务环境之间的关系”。在此,二级学院的任务环境主要是指控制组织内部事务的系统,这个系统包含学院层面的学院党政联席会议、院党委、院行政班子、院办、教授委员会、学术委员会、教学指导委员会,以及学院下属的系、所、办、中心和对外服务机构等。学院层次的核心管理任务是协调学院层面各部门的工作活动和平衡属下各系、所之间的相关任务,根据规划指导系、所、中心的资源配置,协调开展教学科研、学科建设与人才培养工作。以上管理活动的目的是确保学院层面成为一个完整的工作体,达成组织的目标。

(2)系、所层面。系、研究所和中心是隶属于学院的基层学术单位,由教授、副教授、讲师、助教、教辅人员等组成,是“某一学科组织教学与研究的实施机构”。系、所和中心是大学教学科研和人才培养的主要环节,是学校的活力之源,它们运转的质量关系学校总体的教学质量、科研水平,直接影响学院及学校的人才培养质量。系、所层面可以归入上述帕森斯划分的“技术体系”。“技术体系”的主要任务在于处理组织的实际“产品”,如实验室的科学家、教室的老师等。

2、二级学院的办学自

(1)学科建设及科研管理权。即学院有权以学科建设为龙头,统筹全院的科研与科技开发,根据优势学科、特色学科组建起一级学科或学科大类下的跨系、跨专业研究机构,具体抓好科研开发、成果鉴定、社会服务等工作,推进“产学研一体化”,加速科技成果转化同时,加强学院内的联系,创造各种机会和条件,增进不同学科领域之间的交往,促进多学科的联合与交叉,推动相关学科的优化组合与融合,培育学科新的增长点,促进特色学科和优势学科的建设与发展。

(2)教学管理权。即有权统一组织和协调学院内部教学管理、人才培养等方面的工作,包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理等权力,学院有权统一负责全院课程的调整和设置,有权根据社会的需要设置招生的种类、专业和规模,有权与各行业、各部门开展联合办学与交流合作,及经学校授权后,可直接与国内外高校或企业集团开展学术交流和国际化教育等。

此外,学院还应有学生管理权,即学院可根据学校授权对学生进行奖惩、考评和处分等,管理学生的日常学习和生活学院办学自的落实,有利于大学学术事业的发展遵循教育发展和科学发展的规律,增强学院的活力和社会适应性,从而提高大学管理的效率和质量。学院可成立由学科带头人组成的院学术委员会,负责学术事务管理,并建立院行政与院学术委员会相互协调、分权治院的管理机制,充分重视学术委员会在专业设置、教学计划、课程内容及学科建设等方面的决策作用。

3、二级学院管理模式的发展趋势

从世界教育发展角度看,放权的二级学院管理模式是发展趋势。目前世界上教育比较先进的国家,学校的职能机构都非常少,法国大学主要有三个职能机构组成:行政委员会、科学委员会、教学与大学生活委员会,美国、日本等国校级职能部门都在十个以下。这样一来很多日常事务都由学院进行管理,并且一些学科建设发展规划、人才招聘、职称评定等都由二级学院完成,而学校在这些管理中仅起到协调和监督的作用。

二、校园管理方面的不和谐问题

1、校园管理

首先是办学缺乏科学决策,许多高校在发展过程中,不尊重教育规律,在涉及学校的发展和规划等方面不能做到理论联系实际,存在着盲目追求发展目标的现象,忽视客观条件的约束,发展目标定位过高。其次是民主作风不深入,密切联系群众不够,教师队伍除了整体素质不能完全适应外,教师的数量也急需增加,很多教师是超负荷上岗,不利于教师的身心健康和教学质量的保证。再次是体制改革滞后,经费投入跟不上规模发展,有些学生甚至抱怨大学校园的学习条件还赶不上高中校园,影响了教学的正常开展;最后是高校校园腐败潜滋暗长,校园腐败的表现形式多种多样,它们与构建社会主义和谐社会、和谐校园的要求格格不入,如不采取有效措施加以规范和整治,必将危及科教兴国的大局以及先进文化的生成与传播。

2、学术风气

首先,学术风气在市场经济的冲击中有下降趋势,学术抄袭、学术敷衍、教学敷衍以及滥编书、滥出书等现象己经到了积重难返的地步。其次,“官本位”意识对高校学术风气形成不断的侵蚀,普遍缺乏一种对科学与学术的敬畏之心和虔诚之心,取而代之的是对“行政权威”羡慕,而在一个崇尚“官本位”和树立“行政权威”的大学里,不可能出现良好的师风和学风。最后,学术标准的严重缺位,评奖本身也可纳入这一自然过程,但问题是许多评奖活动必要的人力和经费投入的代价太大,以致根本无法操作,仅凭印象、杂志级别、出版社级别、是否是名校、甚至人情因素等非学术因素来定夺,在一定程度上引起了学术的混乱局面。

3、思想道德建设

首先是诚信体系受到很大的威胁,近年来,大学生诚信观淡漠,诚信行为缺失,其境况令人担忧,己成为大学校园中不和谐的杂音,为和谐校园建设设置了巨大的障碍。主要表现在学生学习行为中的诚信缺失、学生经济行为中的诚信缺失等几个方面。

三、高校院系办公室职能及其工作现状

1、院系办公室职能

(1)服务职能。服务是办公室工作的主要职能,应遵循构建和谐院系中的整体性原则,即为领导服务、为教师服务、为教学、科研服务。院系办公室是院系领导对学院进行教学、科研、行政管理的管理机构,是教师处理日常事务的办事机构。院系办公室的日常性事务包括:组织会议、处理信息、内部协调、公关接待和信息等和人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作。

(2)协调职能。协调是办公室工作最能够体现动态性原则的一项重要职能。在实际工作中,院系与学校其它各部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与教师之间会不断的产生不同的矛盾与问题。办公室作为管理系统的中枢,必须通过有力的措施协调各种动态性的关系,解决组织中部门与部门、个人与部门、个人与个人之间的矛盾,加强管理过程中各要素、各环节间的相互配合,消除各种不和谐现象,从而使系统内各部分的活动协同一致,保证整个院系工作的顺利开展。

(3)管理职能。院系办公室是行政管理的办公机构,承担着主要的基层管理职能,要遵循不断优化的院子。包括各种信息的传递与交流、经费管理、办公用品及办公设备的采购、执行人事考勤制度、日常维修的协调工作、以及院系领导临时安排的事务性工作等,要在工作中不断完善、优化与创新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相对独立的教学和科研单位,办公室要面向院系的党政领导、全体师生、院系的党团组织、学校的各职能部门。在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下,院系逐步成为相对独立的教学和科研单位,一般由院系领导层、教研室、科研所和学生工作组等基层组织构成,院系办公室工作已逐步拓展到学校机关和党政各职能部门等各个领域。

(2)工作内容复杂。从教务管理、教学管理到对外联络、后勤管理等,大量的协调和督查事务。在现行的高校管理体制中,学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的,主要包括每天事务的安排,一些重要和重大事情的布置、催办与落实,各种信息的上传下达,与外部各方的联系沟通以及人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作等等。可以说,院系办公室承担的工作任务千头万绪,琐碎繁杂,且许多院系办公室在规范化建设上还比较欠缺,工作无序、随意性的现象并不少见。

(3)工作要求高。院系高校办公室是高校的基层组织机构,发挥着承上启下,协调左右、联络内外的中心枢纽作用。工作必须主动思考,具有前瞻性,成员间既要独立完成工作又必须相互配合。高校院系办公室是高校基层组织的日常事务具体管理和办事的综合性机构,发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。另外,办公室的主要服务对象――教师,往往带有一种“清高”思想,以教学、科研为核心,上课来下课走,缺少对学校、学院、系部、教研室等建设与发展的关注,对学校事务的参与度也不高,这与从事协调工作、管理工作的办公室行政人员产生了一种观念上的冲突。因此,由于两类不同岗位人员的工作性质、工作观念的差异,办公室工作的开展具有一定的难度。尤其对于教师数量较多的院系,由此带来的矛盾多、是非也多,众口难调。

(4)工作受重视较少。现实中,高校二级学院行政人员大部分不是行政专业出身,平时大量的事务性工作使得他们不得不放弃所学的专业,而从事行政岗位又很难升到高级职称,不受重视或缺少关爱。尤其是他们具备了一定的组织、协调及处理事务能力之后,渴望得到更好的发展空间。

四、院系办公室和谐工作探讨

1、职能的重要性

(1)院系和谐发展的表现。院系和谐发展是构建和谐校园的重要内容和基础。主要表现为:组织结构要素的和谐、教育环境的和谐、人际关系的和谐、群体组织关系的和谐、学院与社会之间的和谐、规模结构质量效益之间的和谐等等。院系和谐发展基本要求是教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作的各个方面有机结合,工作上相互配合、相互支持、相互促进、协调一致;制度上相互配套、相互补充、完整统一;人力资源配备上合理优化;教育资源占用上人人共享,机会均等;人际关系上,相互尊重、民主平等、和谐融洽。基本目标是实现人与人、人与制度、人与资源、人与文化之间的和谐,以达到全面、协调、持续、高效发展之目的。

(2)院系和谐的基础。高校院系办公室是在院长领导下,为全院教学、科研、后勤等服务的综合管理机构,是院系领导以及学校有关职能部门命令的基层执行者,也是联络校内外以及全院师生员工的枢纽,院系的许多管理工作必须通过办公室主任来组织和实施。因此,和谐的院系办公室工作室是营造院系和谐的基础。

2、和谐工作探讨

(1)和谐管理。院系办公室要根据学院工作内容及特点对原有的各项常规工作的规章制度不断进行修订和完善。首先保证办公室工作的规章制度与规范要围绕院系主体工作目标的实现来建立。在不违反国家法律和学校有关规定与规范的前提下办公室工作的各项工作制度都必须以有利于院系整体工作目标顺利实施的原则。要通过规定岗位职责,实行目标管理,形成分工合理、职责明确的运转机制,用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转,既可大大提高办公室的整体运行效率,也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。院系办公室管理任务繁杂,必须建立一套科学的管理方式和工作手段,科学分工,使办公室组织内部的融合力大大提高,形成一个高效运转的系统。

(2)和谐观念。变被动的“办事”为主动的“参谋”,提高辅助决策水平,办公室工作不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学院的发展、建设、管理等方面进行思考,变被动为主动,主动为领导出思路、想办法,当好参谋和助手。办公室人员经常与各个层次、各个部门的人员相互联系、沟通,信息更灵敏,思路更加开阔,更有利于创新思维的涌现。办公室人员要充分利用这个优点,发挥主观能动性,有意识的广泛收集校内外各种动态信息,吸收他们先进的工作思路及做法,及时提供给领导参考。并结合实际,协助领导制定切实可行的方案,使各项工作得以顺利开展。此外,承担参谋、协调、服务及管理的院系办公室,其服务对象是教师,在知识密集、人才荟萃之地承担繁杂的服务工作,办公室主任及办公室工作人员应不断提高自己的政治素质、业务素质以及心理素质等。

(3)和谐关系。学院的领导在配备人员时,应持慎重态度,岗位的设置要合理,既不能出现一人多岗,又不能人员超编,人员上岗要通过竞聘方式产生。办公室要吸收具有专业知识水平和管理经验的人才,实现人尽其才,才尽其用,逐步建立科学、完善的用人机制。院系办公室是一个整体,是一个团队组织,不同的成员个体组成了这个整体。个体自身的和谐发展以及成员之间的和谐关系是和谐理念实施的现实基础。

(4)人文关怀。有些学校不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗,这是一种人力资源的浪费,也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心,约束了高校行政管理人员的职业发展。这会导致学校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。学校和学院应加强对行政人员的人文关怀,加强行政人员的业务水平,提供培训、指导等机会;对行政人员的工作成绩要充分肯定;对行政人员的成才定向给与指导;对有深造意向和能力的行政人员,鼓励其向高学历和高职称冲刺。让办公室等行政人员觉得在高校从事管理工作并不是低人一等,有来自周围的社会认同感。有了这一系列的人文关怀,承担繁杂事务性工作的办公室人员就会觉得“前途有盼头,工作有劲头”,而且能极大限度地挖掘行政人员的潜力,提高高校行政管理人员的知识水平和管理水平。

3、和谐管理目标

(1)提高管理效能。和谐的多元性、包容性决定了高校院系管理的复杂程度和运行难度。办公室处于诸多矛盾焦点和政务、事务中心,许多麻烦事、得罪人的事都难以回避。办公室成员要善于化解矛盾,避免冲突,既各司其职又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)过程合一。院系办公室管理重在过程。管理的过程就是各个成员将学校各个职能部门的战略意图、规章制度内化为师生员工自觉行动的过程,这个内化的环境应是和谐的。管理的过程要体现人性化,对教师而言,切忌用命令主义的简单方式,对来访的学生则应诚恳相待,主动为他们服务。

(3)提升管理品位。管理与品位的结合,代表着管理的质量和水平。基于和谐管理,个体发展的和谐是不够的,更要求年轻的教育管理干部发展要个人目标与院系的管理目标相一致,最终实现与社会发展相和谐,与时展相和谐。工作中要妥善处理高校院系管理中的各种复杂关系,调整心态,为教师和学生的全面发展搭建宽广的平台。

总之,在院系办公室中,倡导和谐理念强调就是办公室管理者身体和心理的和谐,精神和身体的和谐,也就是人格的统一和谐。人格的和谐是人自身发展的动力,是每一个人所追求的终极目标;办公室管理者之间的人际关系的和谐,再到整个院系组织的和谐,是一个循序渐近的过程,后一个的和谐有赖于前一个层次的和谐。院系办公室管理者不断地拓展管理能力,和谐地发展自身,为所服务的对象―教师和学生建设一个和谐的环境,创造一个有利于学术和个性自由发展的平台,完成时代赋予高校基层管理者的光荣使命。

(注:本文得到北京物资学院工商管理创新基地项目资助,项目编号:WYJD200904。)

【参考文献】

[1] 张仲仁、赖昌南:论高校二级学院管理的四个环节[J].法制与社会,2007(7).

[2] 骆峤嵘、苏朝辉:如何充分发挥高校二级学院的作用[J].湖北经济学院学报,2006(9).