高校二级学院工作计划精品(七篇)

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一、行政秘书工作内容

了解行政秘书的岗位职责，是做好行政秘书工作的第一步。二级学院行政秘书工作内容主要概括为以下四个方面。

（一）日常工作。日常工作包括教职工考勤，学院报刊杂志的征订及各类印刷品、信件、文件的收发和管理，学院办公用品的采购和保管，学院综合性会议的安排，上级机关和兄弟单位的来访接待。

（二）文书工作。文书工作是高校行政秘书的一项必不可少的工作，主要包括工作计划、工作总结、行政规章制度的起草，请示报告的拟定、审核、校对，会议记录及会议纪要的整理，文件的起草、印发等。

（三）档案管理工作。负责收集整理有关文件材料，整理和保存学院工作计划、工作总结、工作会议记录、规章制度等，负责保管学院获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案，负责学院教职工档案资料的登记和保管。

（四）资产管理工作。负责学院办公设备、办公家具等固定资产的采购申请、账物管理和清查，负责学院各类设备资产的入库、报废、报损及日常维护工作。

二、行政秘书角色定位

良好的角色认知是做好行政秘书工作的关键。高校院系行政秘书处理的是学院的综合性事务，基于二级学院行政秘书工作的复杂性与多样性，可将行政秘书的角色定位归纳为以下两点：

（一）从属性与辅。行政秘书处于行政管理层的从属地位，是领导的助手和参谋，需要按照领导的指示来处理问题，不能超出自己的职责范围擅自做主。在工作过程中行政秘书更多情况下发挥实施和辅助的作用。二级学院行政秘书在工作中既需要从事行政管理也需要深入教学科研，熟悉各个工作环节，善于发现新方法，提出创新性的意见和方案，为院系领导决策提供中肯的意见和方案。

（二）服务性与管理性。行政秘书工作的宗旨就是服务，即为学院领导服务，为学校职能部门服务，为学院师生服务，为学院开展教学、科研、对外交流等各项工作服务。高校二级学院行政秘书除了要为领导当好助手之外，还要在工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，贯彻 “服务第一”的理念，树立服务意识，提高服务效率及服务质量。行政秘书在院系行政管理中代表管理层行使职权，在管理层与教师之间沟通协调，面对细致而繁杂的工作，要充分发挥高效的统筹能力与管理能力，把握好服务与管理的统一。

三、行政秘书综合能力培养

综合能力是以高水平、高质量完成各项工作的保证。高校行政秘书应以积极的心态提升自我职业综合能力，以便在工作中灵活、机动、高效。

（一）加强执行能力。高校院系行政事务的处理，不在于决策而在于执行，而执行的关键则体现在行政秘书的执行力上。执行能力首先要以良好的工作作风和端正的工作态度为根本，需要在工作中培养积极主动，细致高效，有责任感的工作精神。细节决定成败，行政秘书的工作本身具有琐碎繁杂的特点，而其中有些工作往往具有重要性，如果不细心很容易造成不良后果。对待每一项工作都应当具有高度的责任感和紧迫感，要强化效率意识，落实工作责任。

（二）增强统筹管理能力。统筹管理能力是指管理者面临众多问题和复杂情况时，将问题分出轻重缓急，合理排序制订计划，最终做到统筹安排。合理部署常规性工作是提升统筹管理能力的基础。高校二级学院行政秘书的常规性工作主要围绕学校工作开展，包括很多经常出现、反复进行的工作，如办文、办会、接访等。此外，也包括周期性的工作，如年初计划、年终总结、重大节日的活动安排等，在处理这些工作时需要有预见、有计划，方可使工作一环套一环地进行。明确工作的重要性排序是提升统筹管理能力的关键。作为有效的行政管理工作者，首先要关注于最重要而紧要的事，切忌不分主次、机械地处理工作。

（三）提高学习能力。学习能力是核心竞争力的基础，是促进行政秘书可持续发展的必要途径。学习能力是行政秘书职业发展的重要因素。良好的职业发展需要不断地学习，只有不断适应社会提出的新要求才能有更长远的职业发展。

二级学院行政秘书在工作应当学会利用多媒体技术，熟悉计算机基本操作，及时地从现代媒体接受新知识、新思想。实践出真知，二级学院行政秘书的工作是实践性很强，在日常工作中需要尝试新方法来增长见识，从实际工作中总结经验与教训。积极申请培训学习的机会，通过参加培训课程增强理论水平，提升行政秘书技能，提高业务素质和工作能力，以解决工作任务中遇到的难题。

篇(2)

关键词：高校二级学院；办公室建设；工作创新

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1009-4156（2013）06-078-02

随着我国高等教育事业的迅猛发展，高校的管理体制也发生了深刻的变化，学校的管理重心开始下移，绝大多数本科院校、甚至很多高职院校也都实行了校、院二级管理的体制。作为二级学院的综合管理部门，学院办公室的职能及所承担的任务也大大增加，业已成为学院的中枢系统。认真分析二级学院办公室现有状况，针对不足加以建设，提高工作效能，发挥其应有作用，对推进学院各项工作将起着至关重要的作用。

一、高校二级学院办公室的现状及其应有定位

二级学院办公室工作的重要性众所周知。但在具体实践中，由于各高校领导对二级学院办公室工作的理解和认识不尽相同，重视程度也不一样，造成对二级学院办公室的功能设置和人员配备不尽一致。有的是采用大办公室制，将二级学院所能涉及的多项工作全部归入办公室，比如，教学、科研、学科建设、党务、人事、工资、后勤、安全工作等。有的是采用的小办公室制，它把教学、学科、党务、学生等项工作单列，设立相应的教学秘书、学科秘书、科研秘书、党务秘书、学工主任等，这样办公室工作主要承担的是二级学院的日常事务性管理、组织、协调等工作。在人员配置上，大办公室制相对人数较多，小办公室制的人数较少。

长期以来，一定数量的领导和教师思想上或多或少地存在轻视学院办公室工作的情况。学院办公室的工作从表面看起来，就是拟拟文件、收收材料、发发通知、打打电话、办办杂事等低层次的工作。

其实，二级学院办公室是学院不可或缺的部门，是学院工作的窗口，可以毫不夸张地说它是学院机体的心脏。是学院日常工作的组织者、协调者，是为一线教师服务的部门，是院领导进行正确决策的参谋、助手。二级学院办公室工作千头万绪，工作内容非常繁杂，需要进行科学的分配和安排。校院领导必须对二级学院的应有定位和作用有一个清醒的认识，高度重视办公室的建设，提高办公室的管理水平和工作效率，保证学院工作正常高效运转，切实推动学院的快速发展。

二、高校二级学院办公室建设存在的主要问题

1 职能不清、政策不明。当前，各高校都对二级学院办公室制定出相应的工作职责。但在实际工作中，不分分内分外、职责范围之内之外，什么都由办公室去管，什么都要办公室去服务，学院办公室真正成为一个筐，学院任何工作都能往里面装。在人员配备上，办公室人员相对偏少，工作质量无法保证，埋头苦干多，建言献策少，很少从人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等学院发展大局方面为领导出谋划策，更谈不上参谋助手作用的发挥。另外，由于学校对于办公室人员不像辅导员那样有辅导员工作条例可以执行，他们对于自己的未来预期很不明确，也不知道自己的出路在哪里，这一系列的问题严重影响着办公室工作人员的积极性、主动性和创造性。

2 缺乏有效的运行机制。目前，我国高校二级学院办公室没有统一的机制和管理模式。有的二级学院是套用学校党委办公室、院长办公室的模式，有的二级学院把学院办公室当成院长办公室，把办公室主任当成院长秘书，把办公室工作当成是领导的传声筒、跑腿工，这些都是对二级学院办公室的误解，都是欠妥的、甚至说是不正确的。目前，社会以及高校内部对于高校二级学院办公室的机制以及管理理论研究不够，尚未给出一个非常科学的机制及管理模式，没有为二级学院办公室进行科学的制度设计。加之，目前的各二级学院成立时间不长，本身就缺乏科学规范的管理意识和管理制度。因此，很多二级学院基本上都一定程度地存在着办公室管理制度、奖惩激励制度、效率评估机制的缺失现象，致使办公室工作效率超低、质量不高。

3 队伍建设问题突出。队伍建设问题，主要是指队伍结构问题、工作人员的思想问题、业务水平和能力问题等，目前，高校二级学院办公室这支队伍不容乐观，主要存在以下问题：一是知识结构不合理。二级学院办公室的人员有很大一部分是教学岗位聘余转岗人员，由于认识和经费的局限，二级学院自己又不可能拿出一笔经费对他们进行有效的培训，加之办公室人员学历职称低，自主学习、自觉吸取知识的能力不足，因此，这支队伍的整体素质不高。二是管理人员缺乏现代化的管理理念。在实际工作中，办公室人员的来源，决定了他们一般都是学历低、职称低、能力弱的同志，更谈不上他们具有什么现代管理的知识结构和管理水平。

4 信息化水平不高。各学院办公室一般都配备了计算机等办公设备，但由于人员素质不高，他们往往只是用这些计算机设备做简单的文字处理工作，不能有效运用计算机对现有信息做整合、处理和运用，不能运用先进的信息技术构建起满足我们不同需要的各种网络。对于学院领导层面，他们也很少考虑为提高办公室工作质量和效率，而购置办公软件或组织人员开发相关现代化办公软件。

三、创新二级学院办公室建设，提高办公室工作效率、水平和质量

1 统一思想，提高认识，进一步明确二级学院办公室职能和目标体系。高校各级领导，特别是二级学院的领导，要正确认识在管理职能越来越多、管理任务越来越重的新情况下，二级学院办公室的地位和作用。二级学院办公室的地位和作用简单地说，就是工作枢纽、对外窗口、领导的参谋助手，就是要承担承上启下、协调左右、上传下达、为师生服务的任务。因此，学院要高度重视，并将此项建设列入学院工作的重要的议事日程。分管办公室的院领导要认真研究，把握办公室工作的规律，更多地去思考如何加强办公室建设，思考采取何种方式提高办公室的工作水平。办公室主任要非常清楚办公室的具体业务内容，科学地制订年度、学期的工作计划和目标任务，形成办公室管理计划目标体系。这样，才能把办公室真正建成“学院中枢和要害的核心部门”，促进二级学院又好又快地发展。

2 理顺体制，强化制度，努力实现办公室管理的高效运转。首先，要根据国家、学校的政策规定，结合学院自身的特色，建立一整套的办公室工作规范流程，各项工作都要按照工作的规范流程去推进。就行文来讲，从前期的调研、文件的起草、文件的颁发、后期的执行，都要按照程序办理；就会议来讲，比如会议的前期分工、会议的现场安排、会议精神的后期落实，等等。其次，要确立不同岗位的职责。让办公室人员清楚地知道自己应该做什么，便于各负其责，责任到人。最后，要建立人才引进、学院财务、档案管理等一系列规章制度，真正做到有章可循、按章办事。要制定奖惩制度，硬化考核指标，有效调动办公室工作人员的积极性，实现学院工作的正常、高效运行。

3 加强学习，创新理念，努力建设一支知识化、专业化、精干型高素质管理队伍。政务服务是一项创造性很强的工作，不加强学习是难以胜任的。因此，从学校到二级学院，首先把好办公室的进人关，逐步建立像引进专业课教师那样，引进专业管理人才从事办公室的管理工作。要加大这支队伍的培养，有计划、分类型地开展培训，提升其文化素养、业务素质和工作能力。要培养他们具有团结、创新精神，要做到生活上多帮助、工作上多支持。要进一步强化为师生服务意识，为及时把领导的思想和要求传达到广大的师生当中，要把师生的所思所想所求，及时汇报给学院领导，以便领导及时回应师生诉求，及时研究解决师生的实际困难，真正把办公室的这支队伍建设成为知识化、专业化、精干型高素质管理队伍。

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关键词：二级心理辅导站；评估体系

中图分类号：G44文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0078-02

当前，高校的心理健康教育工作越来越受到重视。教育部办公厅2011年年初印发了《普通高等学校学生心理健康教育工作基本建设标准（试行）》的通知（教思政厅[2011]1号）[1]，文件强调我国将从人员配备、设施建设、课程设置等方面对高校学生心理健康教育工作提出“硬指标”，要求全国各高校应有健全的校、院（系）、学生班级三级心理健康教育工作网络，院（系）应安排专兼职教师负责落实心理健康教育工作，应建立考核、奖惩机制，制订年度工作计划，同时建立健全各项规章制度。因此，积极探索加强高校心理健康教育的新途径，提高大学生的心理健康水平势在必行。

一、高校二级心理辅导站的设置及现状

笔者所在的学校一直致力于积极探索心理健康教育的创新路径，早在2009年，率先在广东省高校中全面设立了二级心理辅导站，形成了以学校心理辅导中心为指导，以各学院二级心理辅导站为核心，以各班级心理委员为依托的三级心理健康教育工作网络。二级心理辅导站相对于学校心理辅导中心具有咨询的便利性、活动的针对性、人员的熟悉性等优势，但同时由于二级心理辅导站的工作者一般由学院的辅导员兼任，只有个别学院由心理学专业的老师专职负责，存在专业性不强，与学校心理辅导中心在职责定位方面存在重复、不清晰等问题，到目前为止，我校二级心理辅导站的工作虽然取得了明显的成效，但也存在发展的瓶颈。二级心理辅导站仍然是个新生事物，当前的相关研究很少，主要集中在探讨二级心理辅导站设立的意义方面，对于如何积极推动二级心理辅导站的各项工作深入发展，进一步完善二级心理辅导站的评估体系，提升二级心理辅导站的工作积极性和有效性，是当前高校心理健康教育部门面临的重要问题。

二、绩效评估与高校二级心理辅导站的发展

绩效评估（performance apprasial）是识别、观察、测量和开发组织中人的绩效的过程。绩效评估的研究已有七八十年的历史。它是一种重要的管理工具，与计划、组织、指挥和控制等四种主要管理职能有关，是组织决定奖惩、晋升、培训及解雇的重要依据。绩效评估已成为人力资源管理、组织行为学的研究的重点和难点。它的研究领域己从最初工业领域、公共组织领域扩展到教育领域。有关心理健康教育的绩效评估研究仍在探索阶段，制定并实施行之有效的绩效评估体系是一个非常重要的研究课题。

通过关键词“绩效评估”和“心理健康”组合共搜索到40几篇论文，为数不多，综合分析所有文献资料，包括教育部、各省教育厅印发的各类文件，当前有关高校心理健康教育绩效评估的研究主要集中在以下几个方面：

（一）从研究对象来分，当前关于心理健康教育绩效评估的研究主要针对中小学、普通高等院校、职业院校而展开

例如广州市教育局于2006年在全市中小学中开展了中小学心理健康教育“达标学校”、“示范学校”评估工作，包括学校心理健康教育的机构设置、硬件建设与资金保障、师资队伍建设、心理健康教育工作的开展状况和科研开发与实际效果五个方面；马艳秀[2]（2006）指出普通高等院校要从组织管理与机构设置、师资队伍建设、教育活动与科研、咨询与辅导、条件保障等5项一级指标，28项二级指标设立高校心理健康教育评估指标系统；蔺薇[3]（2009）强调高职院校的心理健康教育绩效考评要立足实际，从开设心理健康教育选修课、开展心理辅导活动的保障条件、心理健康教育组织管理工作和整个心理健康教育效果的五个方面开展系统评估。

（二）从评估体系来分，当前关于心理健康教育绩效评估的研究主要围绕评估原则、评估方法和评估指标等几个方面展开

1、就评估原则而言，钱兵[4]（2004）认为，构建心理健康教育评估体系，应遵循客观性原则、系统性原则、发展性原则；张秀敏[5]（2005）指出，在对学校心理教育绩效进行评估时，必须遵循客观原则、动态原则和封闭原则；石秀英[6]（2008）强调对高校心理健康教育的绩效评估要注重以人为本原则、动态考察原则、层次分析原则、结果与过程兼顾原则以及SMART原则。

2、就评估方法而言，刘庆华[7]（2011）认为采用模糊综合评价的方法开展高校心理健康教育绩效评价的研究可以解决评价中内容的模糊性和范围的不确定性问题。

3、就评估指标而言，柴兴泉[8]（2011）认为当前高校心理健康教育的评估要建立科学的指标体系，不能以个别极端事件发生的数量来衡量心理健康教育的效果，要从实施心理健康教育活动的目标体系、组织计划管理、师资力量、活动场地及设施、学生心理档案材料等多方面因素展开系统评估；广东省普通高等学校心理健康教育工作评估指标体系包含组织领导、基本条件、队伍建设、普及及教学工作、咨询工作、宣传普及工作、心理测评与科学研究及工作效果八个方面；上海高校学生心理健康教育工作评估标准（试行）包含组织管理工作、队伍建设、保障条件及其运用、心理健康教育活动、心理咨询与危机干预工作、特色项目六个方面。

三、当前高校二级心理辅导站绩效评估的不足之处及建议

通过对文献的梳理可见当前对心理健康教育绩效评估的研究无论是研究成果还是研究方法仍然处于探索阶段，主要表现在以下三个特点：

（一）从评估对象看，现有的研究偏向于心理健康教育工作的第一级网络，即学校层面的心理健康教育评估体系的研究，很少有针对心理健康教育工作的第二级网络，即学院层面的二级心理辅导站的绩效评估体系的研究。事实上，由于学院承担二级心理辅导站工作的人员和学校的专职人员具有专业差异、职业差异，必然存在职责定位的差异，相应的绩效评估体系也应该随之有所不同。否则如果要求相同，在某钟程度上会打击二级心理辅导站工作者的积极性，难以有效的实现绩效评估的目的。

（二）从评估指标看，现有的评估指标偏向于结果的评估，忽视过程的评估。由于人的心理具有内隐性，其发展具有渐进性、累积性的长期过程，所以学校心理健康教育工作者的工作效果短时间难以看出成效，工作效果周期长。因此，相应的评估指标不仅仅要关注教育的结果，还要考察教育的过程，教育者的工作态度与工作热情应该做为过程评估的重要内容纳入心理健康教育工作绩效评估指标体系中。

（三）从评估方法看，当前高校心理健康教育评估采用的方法多集中于文献资料评估法和观察法，获取的资料只能静态地反映学校心理健康教育的实行情况，没能充分考虑到学生个体的身心发展特征，使得心理健康教育的量性评估和质性评估发生割裂，严重影响了心理健康教育评估的质量。因此，需要将定性评估法与定量评估法、相对评估法与绝对评估法、模糊综合评价法等方法综合运用，构建严谨科学的多元评估方法体系。

四、结语

综上所述，当前国内对二级心理辅导站的绩效评估研究很少，对高校层面的心理健康教育工作绩效评估研究也存在方法和内容上的一些不足。由于学校心理辅导中心多由具有心理学、社会学、医学背景的专业人员担当，而二级心理辅导站多由辅导员兼任，因此二级心理辅导站与学校心理健康辅导中心在定位方面应具有一定的差异，具体体现在：

（一）学校心理辅导中心侧重于专业的个体咨询，二级心理辅导站侧重于团体性的宣传普及教育。

（二）学校心理辅导中心侧重于严重个案的心理问题，二级心理辅导站侧重于轻微个案的发展问题。

（三）学校心理辅导中心侧重于学生心理问题的解决，二级心理辅导站侧重于通过帮助学生解决实际问题从而提高学生的整体心理素质。

总之，针对高校二级心理辅导站的绩效评估在某种程度上既要体现教育部、各省、以及学校层面的评估要求外，还要根据学院特有的属性和特点专门设置特定的指标体系，既要保证全面执行上级的相关部署和文件精神，同时还要提高基层心理健康教育网络的时效性和针对性。最终为二级心理辅导站更加科学地开展各项工作提供指导，通过较为客观的绩效评估，为学校人事部门开展奖惩、晋升、培训及解雇等方面提供重要的依据。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部办公厅关于印发《普通高等学校学生心理健康教育工作基本建设标准（试行）》的通知.

[2]马艳秀.关于构建高校心理健康教育评估指标体系的研究[D].北京：清华大学，2006.

[3]蔺薇.浅谈高职院校中院系二级心理健康教育指导机构的组建[J].科技风，2009，（20）：5-6.

[4]钱兵.浅谈心理健康教育评估体系的建构[J].中小学心理健康教育，2004，（1）：17-18.

[5]张秀敏.学校心理教育绩效评估体系初探[J].华东理工学院学报（社会科学版），2005，（4）：516-519.

[6]石秀英.学校心理健康教育工作者绩效评估体系的初步构建[J].中小学心理健康教育，2008，（15）：12-15.

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1高职院校行政秘书的工作职责和范围

高职院校行政秘书工作范围宽广,涉及事务繁杂琐碎。

1.1 日常行政工作

学院对内、对外文稿(如年度工作计划、总结、申请报告等)的草拟和上报学校;会议记录与会议纪要的整理;学校各部门文件的收发和归档,教职工档案资料的登记、审核和保管;办公用品的采购保管、固定资产管理、办公设备维护等。

1.2 行政沟通工作

联系院领导与师生、学校各职能部门之间的工作,承担院系的公关、接待事务等。

1.3 人力资源工作

学院教职工的考勤、年度考核、各项评优、职称评定,协助院领导编制院系行政组织架构,如岗位设置、人才招聘等。

1.4 财务报账工作

承担学院教师日常培训、进修、集体活动、各项办公、教学费用等支出的报账。

1.5 科研项目的申报工作

负责协助院领导组织教师申报科研项目、精品课程、教学成果、教学立项。

行政秘书在工作过程中必须认真仔细,有强烈的事业心和高度的工作责任感,作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。因此,行政秘书工作举足轻重。

2高职院校行政秘书的在行政管理中的作用

2.1 参谋和助手作用

行政秘书是学院领导的得力助手。院领导在年度工作计划、总结、人事工作、岗位聘任、考勤、考核和职称评定、日常行政工作都要由行政秘书来协助完成。同时,行政秘书还是院领导的重要参谋。主动为院领导提供可靠的第一手资料,在必要的情况下提出合理化建议,为领导出谋献策。

2.2 桥梁和纽带作用

在行政管理工作中,行政秘书是领导、教师和行政职能部门之间的桥梁和纽带,具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用,其协调职能发挥得好坏将对院系的行政工作产生直接的影响。

3高职院校行政秘书工作存在的问题

3.1 对行政秘书工作重视不够,职称晋升机会渺茫,造成行政秘书队伍的不稳定

长期以来,人们往往对行政秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。至今仍有些人认为,行政秘书只是打打杂的人,只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作,他们的劳动只是简单、机械的劳动。因此,在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇;加之行政秘书平时工作任务重、责任大,付出的劳动得不到尊重和理解,晋升机会处在高学历人才集中的高职院校环境中,行政秘书提升学历的压力很大,由于工作繁忙,特别是“坐班制”的工作性质,学习的时间很少。当前很多高职院校实行“定岗定编”的岗位设置,紧紧地把行政人员绑在了工作岗位上。目前行政秘书的提升机会少,个人发展空间有限,在职称晋升上困难重重,最终导致缺乏职业认同感,从而造成行政秘书工作积极性不高、思想压力大、心里不平衡,很多人不安心行政秘书岗位,离岗、转岗人员相对较多,行政秘书队伍呈现不稳定状态。

3.2 行政秘书工作缺乏活力,大大制约了行政管理能力的提高

行政秘书工作千头万绪,看似简单,其实非常繁重而细致,在学校行政管理中处于纽带桥梁位置,上听命于学校各行政部门和学院领导,下服务于广大师生,所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,工作缺乏活力,多靠经验办事,习惯于按领导指示、文件精神处理问题,主动参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养,送出去培训学习、交流进修的机会几乎没有,导致其知识更新严重不足,现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高职院校教育的迅速发展,行政秘书得不到相关管理方面的系统培训,观念不能及时更新,大大制约了行政管理能力的提高。

4关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议

4.1 加强学习管理等科学知识,提高行政秘书的工作效率

行政秘书从事的是管理工作,管理是一门科学,也是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识,掌握先进的管理理念和方法,才能保证管理工作事半功倍,卓有成效。

4.2 重视行政秘书队伍整体素质的提高,加强行政秘书的继续教育

在行政秘书培训和知识更新方面,学校要加大投入,并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划,多渠道、多形式加强行政秘书的培养,提高其专业素质和理论水平。经常组织行政秘书参加校内外行政管理研讨会和经验交流会,学习先进的管理经验,改进管理方法,提高管理水平;定期不定期组织岗位培训,尤其是对计算机的运用和操作技能的培训,提高工作效率。除此之外,还应鼓励行政秘书利用业余时间自学一些与自己专业工作相关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

4.3 通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧,激发其工作积极性和主动性

行政管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持,学校各级领导要主动关心行政秘书的工作、学习和生活,在奖金发放、职务晋升、职称评定方面,要建立相应的激励机制,通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧。同时,要充分肯定行政秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的行政秘书,学校要在适当的时候,给予一定的物质奖励和精神激励,激发行政秘书的工作热情,充分调动其工作积极性和主动性,促使其开拓进取,大胆创新,为高等教育事业的改革和发展,奉献自己的聪明才智。

参考文献

[1] 胡虹.谈高校院系行政秘书执行力的提升[J].秘书之友,2007(1):44.

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［论文关键词］普通高校 成人教育 统驭型二级 管理体制

在终身教育的国际大趋势下，成人高等教育作为我国高等教育的重要组成部分，在满足人们终身学习的需要，不断提高全民族素质，促进经济和社会发展方面具有重要作用，越来越显示出强大的生命力，在我国终身教育发展中占据了主导地位。普通高校成人教育（以下简称成教）是普通高校依托学校高等教育资源对成人实施的专门教育，是成人高等教育的重要组成部分。选择合适的成教管理模式并充分发挥其管理职能对高校成教职责的履行显得尤为重要。

一、统驭型二级成教管理体制的提出

我国普通高校的成教管理主要有两种体制：一种是综合实体型的管理体制，也称一级管理体制，又分为独置型和依托型两类；另一种是行政职能型的管理体制，也称二级管理体制，又分为分立型和统驭型两类。20世纪80年代至90年代，成教规模不大，高校多采用一级管理体制，成人（或继续）教育学院在学校领导放权的情况下独立运作，具有独立的教育资源，既有成教管理人员，又有专职教师队伍；既有利益上的分配权，也有对干部、教师的任免和聘任权。在一级直接管理体制下，学校各院、系（部）事实上被解除了对成教办学的直接责任和直接参与权。在成教规模迅速扩大的情况下，一级管理模式的弊端逐渐凸显。成人（或继续）教育学院对教育、教学工作的管理力量相对而言比较薄弱，尤其在专业建设、课程建设、教材和实验室建设，以及教学质量保证、教师队伍管理等方面往往力不从心，产生不少难以克服的困难。

在成教发展快、规模大、教育资源有限的实际情况下，分离型二级管理模式应运而生，成教学院（处）作为学校的一个职能管理部门，统管全校的成教工作。但最基本的教学过程则主要是由学校各教学院系完成的，成教学院（处）和各教学院系分别履行不同的管理职能，并从不同方面对管理对象共同实施管理，可以说是利大弊小。但变革之初，问题的出现不可避免，突出矛盾主要表现在：一是各院、系（部）在成教工作中会发生各行其是的不协调现象，甚至互相掣肘，而整个学校的成人（或继续）教育学院监管常显不足，顾此失彼，其积极性、主动性不能得到充分的发挥；二是办学管理主体分块，垂直多层管理，出现多重招生宣传和学生人数统计重叠或遗漏等现象。

一些大型的地方高校提出了采用统驭型的二级成人高等教育管理体制，这种体制由于更直接地依托学校普教的办学优势，成人高等教育的教育、教学工作由各院、系（部）分别组织和管理，但学校的一切成教工作由成人（或继续）教育学院统一扎口管理，各院、系（部）在成教学院的统一管理和部署下，互相配合，通力合作，在工作部署和步调上也会更加统一和一致，减少了分离型的二级管理体制下各行其是、相互扯皮的情况。

笔者所在的院校属于地方大专院校。2002年以后，随着成人高等教育办学规模的逐年扩大，紧密结合学校具体情况，按照教育部成教司构建成人教育管理模式均应贯彻统筹、归口管理和质量、效益、活力相统一的原则，开始了统驭型二级管理体制的实践探索，在成人高等教育的办学过程中取得了一定的成绩和经验，形成一些新的认识和思路。

二、统驭型二级成教管理体制建构

1.统驭型二级管理体制的内涵。第一，统驭型二级管理体制的含义。“统驭”即统筹驾驭。统驭型二级管理体制是一种学校成教的教育教学工作由各院、系（部）分别组织和管理，但学校的成教工作的办学指导思想、规章制度、评价标准以及运作进程等均在代表学校成教的职能管理部门——成人（或继续）教育学院的统筹驾驭下进行的成教管理体制。管理体制主要由管理组织机构的设置、各机构之间的隶属关系以及它们之间的权力划分三个要素所构成。在统驭型二级管理体制下，成教由包括成人（或继续）教育学院和相关的院、系（部）两个并行的管理主体，两者共同接受学校的领导。其中，相关院、系（部）主要负责组织教学和学生管理工作。成人（或继续）教育学院作为学校的职能部门，以行政管理职能为主，对学校的成教办学工作进行统驭管理。因此，在这种管理体制下，学校的成人（或继续）教育学院与各院、系（部）的关系更加密切，工作上的协作、交流更多更频繁，学校的成教工作作为一个有机的整体进行运转。

第二，统驭型二级管理体制的特点。统驭型二级管理体制的特点是为保证教学秩序的正常化、教学管理的规范化、教学资源利用的合理化，使学校成教工作有序、高效、优质运行，以确保教学质量。各院、系（部）在成教办学的总体管理上具有明显的一致性特征，具体表现为“十个统一”：统一开学（含新生开学典礼）和学期结束（含期末考试）时间；统一排定总课程表以及教室、机房、语音室、多媒体教室等的使用安排；统一学生的学籍（含转、退、休、复学等）管理；统一审定和上报学生申请免修免考的课程；统一组织省统考课程的报名和考试（含补考）；统一成教的基本规章制度；统一评定学生的年度奖学金和优秀学生及优秀毕业生；统一公布奖惩决定；统一安排毕业班学生的各项工作进程；统一专业教学计划和课程教学大纲的制订要求、程序和格式以及计划和大纲的统一管理；学纪律要求和教学质量的评估标准。

2.统驭型二级管理体制下的成人（或继续）教育学院的职能。在统驭型二级管理体制下，成人（或继续）教育学院的工作职能应包括四个方面：对各院、系（部）对成教的方针、政策、办学规律和学生特点等方面的指导职能；在学校领导下，对各院、系（部）成教的教学质量和管理质量进行全面监督的职能；对各院、系（部）在办学和教学过程中产生各种矛盾和问题进行有效协调的职能；为提高成教工作效率，帮助各院、系（部）解决困难，提供全方位服务的职能。

三、统驭型二级成教管理体制的运行实践

针对当前成教管理中存在的问题，在高校成教管理体制改革中，处理好学校、成教管理部门和办学单位三者之间的关系，理顺关系，明确责任与权利，处理好权力与利益的分配关系。为此，学校在“终身学习”“学习型社会”思想理念指导下，以育人为根本，在以下几方面进行了实践探索：

1.健全成教管理组织结构，明确责权利。合理的组织结构和机构是体制的保证。在统驭型二级管理体制下，各院、系（部）除有一名负责人主管成教工作外，还须建立成教管理办公室（其工作人员的职数由办学规模而定），具体负责教育、教学管理工作，同时要配备相应数量的班主任或辅导员，从事学生的思想政治工作和班级管理工作。各院、系（部）的实验室和实训基地，同样应向成教学生开放。至于成教教学过程中使用频繁的计算机房和各种电教设备，可由学校教学设备处负责管理；也可由成人（或继续）教育学院派专人管理，教学设备处则发挥指导作用，并协助安装、调试和设备维护。

成人（或继续）教育学院负责成人高等教育的教学管理。作为教学管理的中枢，在院长领导下，全面履行各种职能。此外，还应成立全校性的成教教学指导委员会，其成员由院、系、部、处、室有关负责人和教授、专家、学者组成，作为权威性的咨询机构，在分管校长领导下，参与指导、监督成教教学工作；同时，可另设成教督学组或巡视组，具体实施成教的教学指导、检查和监督。

为保障二级管理有效运行，成人（或继续）教育学院与办学的各院、系（部）都应在学校领导的主持下签订《联合办学责任书》，明确双方的责任和权利，并作为今后成教办学的依据。当然，在责任书上，不可能将整个办学过程中的职责分工情况详尽地罗列出来，因此有必要另外制定一个《教学管理工作流程》作为协议的补充或附件。这个《工作流程》应从学生入学一直到毕业，对各个阶段、各个环节的工作任务以及职责范围和工作时限等作出具体规定，作为双方参与共同管理的工作准绳。

2.建立以各院、系（部）为主体的教学质量保障体系。实行统驭型二级管理体制，在明确了各自的职能和职责之后，必须建立起一个以各院、系（部）为主体的教学质量保障体系。确保教学质量工作的实现主体是直接办学的各院、系（部），因此，各院、系（部）对每一个与保证教学质量有关的环节，都必须制定相应的保障措施，并加以落实，这是整个教学质量保障体系的基本部分。主要包括教学计划、教学大纲的制订、审定、实施、检查、整改等方面的管理；教学过程管理的完善和规范；考试的组织和成绩评定；毕业课题的选定、指导、检查和考核；教师的聘任、评价和考核等。

对于教学质量保障来说，监督是主观重要的一环。在学校领导下，成立成教教学指导委员会，负责最后审批专业教学计划，委托有关专家、教授审定课程教学大纲，并定期召开会议对各院、系（部）的教学质量进行评估；在成教教学指导委员会领导下，成立具有权威性的教学质量监督组织对理论教学、实践教学、教学秩序、考试纪律、毕业实践、成绩评定等一系列教学环节进行监督，进行调查研究并定期向教学指导委员会报告。成人（或继续）教育学院的教学部（或教育管理科）作为教学管理的职能部门，充任教学指导委员会和教学质量监督组织的办事机构，配合做好监督教学质量的各项工作。

3.加强对教师和学生管理工作的管理。在统驭型二级管理体制下，成人（或继续）教育学院需要对院、系（部）之间进行协调管理，使各院、系（部）在教师和班主任（辅导员）工作方面加强管理，实现统驭型二级管理在人员聘任、任务安排、工作质量检查、考核奖惩及酬金支付等方面的一致性特点。

首先，强调课程要求和教学管理的一致性。各院、系（部）对专业相近、课程名称相同或基本相同的课程，应执行相同或基本相同的教学大纲和教材，期末考试使用统一的试卷和评分标准。各院、系（部）按照成教教师开课资格规定负责聘任教师，下发授课任务书，提出工作要求，任课教师在开学的第一周内上交学期授课计划表，其中一份交成人（或继续）教育学院教学部保存。在授课过程中，如出现迟到、早退、无故缺课、擅自换课等现象，或发生其他教学事故，造成不良影响的，应由成人（或继续）教育学院协同相关院、系（部）按相关规定统一处理并公布。其次，实现教师和班主任（辅导员）聘任、评价、考核标准和待遇的统一。成人（或继续）教育学院根据成教的教学特点和要求，制定全校统一的成教教师开课资格规定，经学校成教教学指导委员会批准，交各院、系（部）实施，并负责监督和检查。制定全校统一的成教教师工作条例和班主任（辅导员）工作条例，并作为各院、系（部）在期末或年终对成教教师和班主任（辅导员）评价、考核的依据。各院、系（部）依据工作条例对成教教师和班主任（辅导员）进行表彰和奖励，由成人（或继续）教育学院汇总并发文公布。各院、系（部）教师授课和班主任（辅导员）工作报酬的基本统一，各院、系（部）之间互派教师兼课的补偿金，由成人（或继续）教育学院根据实际情况制定相对合理的统一发放标准，供各院、系（部）参照执行。班主任（辅导员）工作的酬金也应参照以上办法处理。

4.扎实做好成教生的毕业课题工作。高校成教生的毕业课题质量是体现高校成教工作质量的重要一环。毕业课题的形式根据专业性质的不同，在具体安排时有各种不同的做法，但为有效确保毕业课题的质量，学校对毕业课题的基本教学、实施步骤、工作进度和考核等方面进行统一要求，尤其对校外教学点毕业课题的教学要求与校内保持一致。

首先，成人（或继续）教育学院建立健全关于实施毕业课题工作的规章制度，制定毕业课题工作条例，印制统一的毕业课题任务书和成绩考核表，印发毕业课题计划报告表等，以规范全校的毕业课题工作，并及时掌控各院、系（部）及校外教学点的毕业课题进展情况和工作动态，进行必要的监督和指导，并协同教学质量监督机构对各院、系（部）和校外教学点开展毕业课题工作进行监督、指导，按照毕业课题工作条例的要求和毕业课题工作计划报告表的进度，进行中期检查（或抽查），以确保全校的毕业课题工作按时、有序地顺利开展。其次，明确毕业课题的考核方式。根据专业性质，可采用答辩、质疑、交叉考评等不同的毕业课题考核方式，且具体要求须在毕业课题工作条例中就应作出明确的规定。但不管采用哪种方式，考核评分工作必须严格进行，并认真填写格式相同的考核表。学院对各院、系（部）包括校外教学点要加强检查和监督，严防毕业课题的考核工作走过场。再次，做好成教生的毕业课题成果存档工作。在适当时间举办优秀毕业课题成果展示会，既可发挥榜样的示范作用，还可积极宣传学校的办学成果，扩大社会影响。

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[关键词]校―院二级管理；考评方法；综述

[DOI]10.13939/ki.zgsc.2015.46.133

1 引 论

随着高校办学规模的提升，事业的发展，高等教育管理模式也发生了重大改变――院系实行实体化运作，学校的管理重心下移到院系的校―院二级管理体制逐渐成形；学院制现已成为我国多数高校的主要管理体制。院系是高校党政直接领导下，具有相对具体及自主管理职能的教学行政实体单位，按照其专业特色和优势承担着组织实施人才培养、科学研究和社会服务三大职能，在高校内部管理体制中处于中心地位。通过对四类高校（985、211高校；省属高校；行业特色高校；院系考评工作有突出特色的高校）[ZW（]调研、参考南京大学，东南大学，南京航空航天大学，南京理工大学，南京师范大学，南京信息工程大学，南京工业大学，南京审计学院，苏州科技学院，北京邮电大学，西安邮电大学，重庆邮电大学，电子科技大学，西安电子科技大学，桂林电子科技大学，浙江理工大学，杭州电子科技大学，同济大学，江南大学等学校的二级学院管理考核办法。采取座谈调研没有直接参考其文本的，参考文献：不再一一列出。[ZW）]进行的调研，将考评方案的主要设计特征综述如下。共六个部分：引论后在第二部分介绍目标考核制与绩效评估制的异同；第三部分分析考评工作的组织特点；第四部分分析考评指标体系的设计特征；第五部分分析考评结果进一步使用的方向；最后总结全文。

2 目标考核制与绩效评估制的异同

院系考评的方法主要分为两种：目标管理考核制与绩效评估制。两者都是学校通过制定校―院二级管理方案，划分校―院二级在教学科研、学科建设、师资队伍建设、人才培养及各项管理工作上的责权利，以此为依据，以考评周期内院系的目标任务或办学效益为内容，以建立一套科学、合理的考评体系为操作办法，对院系进行考评。方案设计中，首先成立考评领导小组负责考评方案的制定，考评工作的实施，牵头部门设在党、校办或发展规划部门，各职能部门参与；考评方案内容包括院系分类方式、考评主要方面及指标体系设置、赋分与计算方法设计、院系考评结果排序与奖惩方法、考评工作基本流程、牵头部门与职能部门工作分工等方面。考评工作实施中，牵头部门按照考评方案组织各职能部门按照考评内容分类对学院相关工作完成情况或完成效果进行考评，一般包括：学院自评，职能部门审核、复评、数据核算，职能部门将统计的各学院的分类数据汇总到牵头部门后计算总得分，根据各学院最后得分排序按比例确定等次形成结果评价等环节。目标考核制与绩效评估制对考评结果均有进一步使用。学校将全部或部分依据考评方案所计算的各学院总得分、（分类）排序及学院等次等考评结果，做出新一轮考评周期人、财、物等相关资源的不同投入安排。

虽然目标考核制与绩效评估制在方案设计与工作实施中有诸多类似，但两者不是完全相同的方法，有很大差别。目标任务考核制的本质是将学校中长期的各项事业发展目标分解为阶段目标（考核周期目标），并在相应考核周期内进一步将阶段性目标分解到各院系，成为各学院周期内的目标任务；院系在规定时间内努力完成各项目标任务，学校统一安排对各学院实际完成情况的检查，并通过预先设定好的计算办法、排序比例安排对院系目标任务完成情况给予综合评定与评比。目标任务考核制的核心目的是学校为督促各院系在规定时间内调动自身资源，全力完成学校既定的各项阶段性目标任务，进而完成学校的中长期事业发展目标。因此，目标任务考核制的内容时效性、目标导向性较强。绩效评估制下，学校并不明确给各学院分配目标任务，而是采用统一的学校事业发展的观测点体系统计各学院周期内新增工作成果的数量与质量并进行学院间比较。同时通过不同的人力、财力、物力投入情况与工作成绩的对比，评估各学院投入―产出的绩效并进行排序对比。绩效评估制的核心目的是学校通过设置统一的事业发展指标观测体系促进各学院尽可能多取得工作实绩，实现学校整体办学事业水平的进一步提升；并通过投入与产出的对比，评估各学院的办学工作效率，全面、合理的评价各学院为学校事业发展所做出的贡献。因此，绩效评估的内容更开放，评估视角更宽泛。两者在考评内容及指标设计上，分值计算方法及适用条件上均存在差异。

3 考评工作的组织

院系办学事业发展考评工作的一般组织流程为：第一，成立院系事业发展考评工作领导小组。领导小组由校领导任组长、副组长，各职能部门负责人为成员，下设考评工作小组或办公室，负责牵头具体考评工作，一般设在学校党政办公室或发展规划处；也有学校设在人事处或组织部。大部分高校以一个自然年为考评周期，在年底或第二年年初进行考评工作。有些高校以一个学年为考评周期。电子科技大学除年度考核外，还进行四年目标任务完成情况考核。第二，考评范围及分类。随着大学的综合办学能力提升，院系各有特色，考评工作首先对院系进行分类。分类的原则和依据一般是：按文理科分类；按是否有研究生培养任务（重庆邮电大学对有博士研究生培养任务与只有硕士研究生培养任务的学院也进行区分）分类；按学院特色分类，如各高校普遍对专门承担国际教育，强化教育，以及体育、两课等纯公共课教学的学院（部）有特殊考评安排。第三，确定考评内容。实施考评工作的牵头部门组织并协调各有关职能部门对年度考评的内容进行制订或修订。遵循的依据是教育主管部门所提出的建设要求、规划纲要；学校的中长期发展规划、战略发展目标；学校的年度工作计划等。考评内容普遍涵盖：党建工作、人才培养、科学研究、学科建设、队伍建设、国际化办学、学生管理等方面。第四，考评统计与评级。一般程序为：学院自评，各相关职能部门分类统计、核算、打分，牵头部门汇总并计算总成绩，以此评定等级和排序。等级的确定上有两种方式：一是按照预先设定的分数与等级对应关系，依据实际得分确定等级；二是学校对等级设定比例，进入到相应比例范围的确定对应等级。第五，考评结果使用。考评结果会进一步作为奖惩的依据。

4 考评指标体系建立

第一，考评的指标内容。各高校普遍建立三级考评指标体系。虽然名称和内涵各校会有差异，但一级指标一般为党建工作、人才培养、科学研究、学科建设、队伍建设、国际化办学、学生管理等方面。二级指标是对一级指标的内涵细化，包含3～6条内容。如党建工作包含宣传工作、组织建设、理论学习、党风廉政建设等部分；人才培养包含教学计划执行、人才培养模式创新、课程与教材建设、教学质量、实践教学、教学研究等部分；科学研究包含科研成果、科研项目、科研经费、社会贡献、成果转化等部分；学科建设（研究生培养）包括学科的规模建设、内涵建设、团队建设、研究生课程建设与改革、研究生科研成果等部分；队伍建设包括教师引进、教师培养、人事管理、师资结构等部分；国际化办学包括学生交流规模、外国留学生规模、对外培训、学历教育规模等部分；学生管理包括思想教育、学分建设、日常管理、就业与创业服务、学生奖惩等部分。三级指标是具体的考评目标，采用两种设置方式：第一种是直接量化的指标；第二种是定性的指标，采取评价打分制。三级指标的细化程度，各学校差别较大。有些相对简洁突出，有些比较全面。例如，南京大学6个一级指标只包含14项具体指标，但指标完成的要求很高，如队伍建设方面的两个指标，分别是文科的引进及培养长江、千人、新世纪等高层次人才情况和理工科的引进及培养院士、长江、杰青、千人等高层次人才情况；科学研究方面的两个指标，分别是文科在学校指定的一流期刊情况和理工科发表Nature和Science论文，以及Nature子刊等一级学科顶级期刊综合办论文情况。而苏州科技学院仅师资队伍建设工作就有13项指标，就师资队伍结构、人才引进、教师培养、人事管理等方面内容制定了细化程度极高的考评及评分标准。指标内容设定也考虑分类考评实际。高校在制定考评方案时，均要考虑将统一的考评标准和不同教学单位的特点相结合，则会出现针对不同类型、不同特点的教学单位，分别设置指标体系、指标内容、指标数量的情况。如南京审计学院按照学科专业基础及承担人才培养任务的特点分两组分别进行考评。A组为招收研究生的学院；B组为其他学院及教学部。考评结果排名、定级和奖惩均在组内评比。

第二，指标权重设置。一方面是一级指标的权重。各高校的在对院系的目标考评评分体系中，对人才培养（教学）项目设置的权重最大。特别是教学研究型大学，本科生教学相关内容权重一般在40%～50%。科研（学科建设）、师资队伍建设一般在10%～20%，其他一级指标根据各高校实际情况各不相同。另一方面是不同分类学院有不同的分数计算权重（系数）。因各个学院在学校内涵建设方面承担的任务不同，办学规模、教学水平、科研水平经常存在很大差异，因此对不同学院会有不同的指标得分计算权重。比较典型的是苏州科技学院。其设置统一的指标体系，有6项一级考评内容，每项有固定总分。但不同学院每项的实际得分还要乘以不同的计算系数才是最后得分。例如，其体育部的教学工作得分要乘以系数6，而普通学院一般只能乘以系数3；而体育部因为没有学生，其学生工作和研究生工作（学科建设）均乘以系数0，而普通学院要乘以系数1～2。不同的权重设置是对考评科学性与合理性的保证。

第三，定量与定性相结合。各高校在考评方案制定上都会考虑到可量化内容和不可量化的内容相结合。定性的考评多通过院系自行描述，再由职能部门或考评领导小组评分的方式实现。南京审计学院的考评方案由“过程评价”和“结果评价”两部分构成，评分各占50%，以此实现量化与定性考察的结合。以“师资队伍建设”中的“团队建设”为例，过程评价体现在团队凝聚力、团队结构优化、团队学术活动正常化、团队合作项目与成果几方面，由学院在自评报告中进行描述；结果评价则由省、校级教学团队建设情况和省、校级科技创新团队建设情况两方面组成，考察结果体现为数据。

第四，静态与动态相结合。许多高校在考评中充分考虑院系自身动态发展情况，根据学院某一项或一类指标完成情况的年度间纵向比较结果，设置体现院系发展过程中的动态变化的指标，给予评分或加分。如南京大学人才培养指标中有“全国优秀博士论文、江苏省优秀博士论文获得情况及改善程度”指标；苏州科技学院的师资队伍建设考评评分标准规定：存在“博士学位的教师数量有增加”、“改善学历、学位及学缘结构”指标均有加分。很多学校还设定进步奖。如南京大学在综合考评及单项考评中都设有进步奖，南京审计学院设有工作进步单项奖。

第五，非常规指标。一种是常规指标体系之外另设项目，考察未能在指标体系中体现的工作或创新工作。例如，苏州科技学院考评方案设有创新项目考评，主要考评各院系的对外开拓取得重要成效、明显效益或为学校取得重大社会影响，由学院申报，领导小组在年度考评完成之前组织考评，学校院长办公会审定，评分计入考评总分。另一种是由若干学院共同完成的指标，如电子科技大学在类似重要科研项目、奖项的获取考评中，规定由若干学院共同参与完成指标任务。

第六，两种计算方法。目标考核制多采取合计绝对分计算与比较法。每个一级指标的总分按学科建设、研究生培养、教育教学、科技工作、国际化办学、师资队伍建设、学生管理、党政管理等分类预设，有些大学还设置特色工作作为加分项，成为总分计算及学院排序的参考指标。每项一级指标含有若干二级或三级指标及评分标准。各学院按照目标任务实际完成情况对应的得分标准统计每个指标的实际得分并加总到上级指标进而累加取得一级指标单项总分。各学院根据一级指标考核结果得分排序并按比例明确其单项等级。考核总分采取满分预设制，一般为100分。实际得分由各学院每个一级指标的实际得分（假设：学科建设与研究生培养（A）、本科教学（B）、师资队伍（C）、科研工作（D）、学生工作（E）、党建与思想政治工作（F））获得后，乘以对应权重（假设分别为：Q1，Q2，Q3，Q4，Q5；Q1～Q5之和为1）后的总和（学院综合得分=A×Q1+B×Q2+C×Q3+D×Q4+E×Q5）。最后根据实际各学院总分排序，按预设比例确定学院所属等级，排序时考虑“特色工作”的附加分。绩效评估制多采取相对分计算与比较法。按学校事业发展的不同类型设置一级指标，内含若干二级或三级指标观测点与对应加分标准，各学院根据实际工作成果对照加分标准按取得数量进行分值统计（计算中没有满分预设与最高得分限制）累加得到一级指标总分。取单项总分最高的学院，以其绝对分为分母，所有学院（包括单项总分最高学院）将自己得分与之相除并乘以100得到各学院相应项目的绩效得分，最高为100分。总量绩效计算时，分别计算各学院四大类一级指标绝对得分，乘以对应权重后加总得出学院的绝对总分；再找出总分最高的学院，以其绝对分为分母，所有学院（包括总分最高学院）将自己得分与之相除并乘以100得到各学院总量绩效得分，最高为100分。在投入―产出效率计算中，还要统计人、财、物的投入值，将各学院按全部指标及其权重计算的绝对总分分别除以各学院的人员经费，用房面积，设备经费等投入得出平均分；每一项都找到总平均分最高的学院，以其总平均分为分母，所有学院（包括总分最高学院）将自己得分与之相除并乘以100得到各学院该项绩效得分，最高为100分。以此得到各院系的单项绩效，总量绩效，各类投入―产出绩效三大评估结果及其排序。

5 考评结果及使用

院系考评结果均以“根据评分排名、根据排名定等次”的形式呈现。等次评定有“A、B、C、D”，“优秀、良好、合格、不合格”等形式。各等次数比例及数量有考评前规定与不规定两种方式。同时，一些学校还针对某一类型指标完成情况设立单项奖，如教学工作奖、科研工作奖、学生工作奖、管理创新奖等，奖励在某一方面具有优势、目标完成情况特别突出的教学单位。

考评结果的使用是很多高校反映的考评工作难点之一，目前的挂钩情况有三种：第一，与教师收入挂钩。包括根据考评结果，如果优良，分别设有不同数量的考评奖励津贴、业绩津贴；提高不同比例的“年终人均奖励性绩效标准”；对院系整体给予物质奖励。反之会收入持平或适当核减年度业绩津贴。第二，与个人年度考评挂钩。如对综合考评成绩优秀、良好的学院，增加年终个人考评优秀比例。或与学院主要领导的考评挂钩，如重庆邮电大学各教学单位党政主要负责人的年度考评与单位考评同步进行，本单位年度考评成绩占单位党政主要负责人年度考评成绩的70%；南京大学的院系考评结果是院系领导班子成员年度考评的主要依据；南京审计学院对考评“基本合格”和“不合格”学院的负责人进行问责。第三，全面挂钩。有些院校年度考评的结果与学校的人、财、物二级分配的比例挂钩。每一类项目的考评结果会成为职能部门开展相关资源配置工作的重要甚至唯一依据。

6 总 结

院系事业发展考评是校―院二级管理的重要组成部分，对其内容与本质、组织与设计、结果与使用等重要环节或组成部分做出全面的梳理，深入的分析，细致的比较是实现方案优化、考评科学、目标实现的重要基础。

参考文献：

[1]南京邮电大学二级学院目标考核方案（草案）[Z].南京邮电大学，2014.

[2同济大学.同济大学院系绩效评估方法[Z].同济大学，2013..

[3]浙江理工大学学院（部）目标管理与考核奖励办法[Z].浙江理工大学，2013.

[4]苏州科技学院二级学院考核方案[Z].苏州科技学院，2011.

[5]南京大学2012年度院系考核方案[Z].南京大学，2012.

[6]桂林理工大学二级学院年度考核办法（试行）[Z].桂林理工大学，2011.

[7]南京审计学院二级学院考核办法[Z].南京审计学院，2012.

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Abstract: As the most basic level management organization of colleges at the departmental level, its work is multi-level, comprehensive and integrated. The author proposed that it’s important to pay attention to the art of management in the office work under the environment of cultural richness in the colleges and universities. Starting with the concept of management art, the paper discussed the art of office management from multiple angles.

关键词： 二级学院；办公室工作；管理艺术

Key words: colleges at the departmental level; the office work; management art

中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）35-0210-02

0引言

二级学院办公室是二级学院的综合管理机构，担负着承上启下、协调左右、联系内外的职能，同时又起着传递信息、联结内外、辅助决策的重要作用。它统筹承担着学院的教学、科研、人事、财务、后勤保障、资产管理、安全防护、环境卫生、对外联络等任务，也分担着党务、学生、工会、创收等方面的协调工作。因此，办公室的工作状况和管理水平，对二级学院的工作有着举足轻重的重要影响。笔者认为，二级学院办公室一定要把握好管理艺术，将其视为办公室内涵建设的一个最重要的方面，从而改进办公室工作的服务质量和管理水平，保持和不断增强办公室的活力，提升办公室的地位和层次。

1二级学院办公室管理艺术的基本内涵

管理是指组织为了达到个人无法实现的目标，通过各项职能活动，合理分配、协调相关资源的过程。对于管理艺术，有不同定义，按照一般理解，管理艺术是指管理活动中的一种高超的手段和方法，它是在长期的管理实践中总结出来的，建立在一定的素养、才能、知识 、经验基础上的有创造性的管理技巧。它是运用理论知识在实践中创造性思维的结果。基于上述的定义，笔者对管理艺术的理解，从三个角度加以把握，一是它属于技术技能范畴；二是它的特点是创造性；三是它贯彻在管理的整个过程中。福莱特（Follett,1942）曾给管理下过一个经典的定义，她把管理描述为“通过其他人来完成工作的艺术”，在突出强调人的因素在管理中的重要性的同时，明确将管理与艺术结合起来，把管理工作提到了艺术的高度。二级学院办公室作为综合管理机构，是高校最基层的管理单位，办公室管理人员既是一个管理者，同时又是一个被管理的对象，受学校职能部门和院领导的双重管理。按照罗伯特.卡茨（Katz，1974）的观点，对于处于管理最基层的办公室管理人员，管理技能涉及技术技能、人际技能和概念技能三类。技术技能是指管理者掌握和熟悉特定专业领域中的过程、惯例、技术和工具的能力，人际技能是指成功地与别人打交道并与别人沟通的能力，概念技能是指产生新想法并加以处理，以及将关系抽象化的思维能力。对于基层管理者而言，技术技能和人际技能占有最大比例。按此划分，办公室的管理艺术属于技术技能的范畴。笔者认同福莱特的观点，承认人的因素在高校二级学院的管理过程中是决定性因素。无论在管理主体，管理对象，还是管理过程中，活动的主体是人。管理艺术就是要基于客观情况审时度势，采取及时、灵活、恰当的方法和一种才能，它来源于实践，只有在管理的实践活动中才能显现出来，并不断地得到发展。办公室管理者要成为一个管理艺术大师，不是一朝一夕就能实现的，而是要有一个坚持不懈，持之以恒，日积月累的过程，经过长期的实践，不断总结积累经验，增加阅历，才有可能达到的一种境界。

2二级学院办公室为什么要讲管理艺术

长期以来，不少高等学校，尤其在二级学院层面上，在思想上和实际工作中或多或少地存在着一种轻视管理工作，忽视办公室工作人员的现象，认为二级学院办公室工作就是跑腿打杂的事务性工作，谁都可以干，谁都可以应付，管理人员的素质与学历层次参差不齐，人员更替比较频繁。二级学院作为基层的教学单位，院领导更迭也比较多，新任领导上任后往往又会对办公室人员、岗位进行调整，随意性较大。上述种种都容易造成办公室管理队伍及岗位的不稳定。与此同时，二级学院办公室人员是处于基层教学单位，获得晋级提拨的机会较少，容易造成进取心的缺失。平时工作忙忙碌碌，替人嫁衣，缺乏成就感。如果办公室管理人员长期处在此种状态，不仅不利于二级学院长期的建设和发展，也进一步挫伤办公室人员的积极性，形成一种恶性循环，从而降低办公室的作用和效率。

2.1 讲究管理艺术是办公室管理人员高技能的追求办公室管理人员要善于总结经验和教训，在工作中善于学习，在学习中懂得思考，不断扩充新知识、新理论，提高和完善自我，用创新的思维来处理工作中的矛盾和问题，坚持与时俱进，积极进取，不断寻求新方式和新方法，努力适应新形势，满足新要求，绝不僵化思维方式和行为习惯。

2.2 讲究管理艺术应成为管理人员追求的一种思想境界和工作状态人总是要有点精神，对二级学院的办公室管理人员而言更是如此。除了对职称、职务晋升的正常物质追求之外，更多时候要保持精神层面的追求。办公室管理者也有必要把自身从事的具体工作，提升到一定的高度来加以审视，用管理艺术“大师”的标准来衡量自已工作的成效和得失，并且把这种追求体现在日积月累的过程中，通过长期不懈的努力来逐步达到这一高度。

2.3 讲究管理艺术有助于提升办公室的形象和地位长期以来，在不少高等学校的二级学院，在思想上和实际工作中存在着一种轻视管理工作，忽视办公室工作人员的现象。分析深层次的原因，还是对管理队伍建设的不重视，至今仍有相当一部分管理人员目前尚达不到本科以上的学历。我们应该改变这一状况，这可以从二个方面加以进行：一是对新上岗人员，必须要求有至少本科生以上学历，并且要求在若干年内，达到硕士研究生学历的硬性要求；二是对已在职人员，进行岗位专业的培训和学历要求，至少要达到本科层次。笔者相信追求管理艺术，以“有为”求得“有位”，强调管理的水平和能力，有助于改善管理人员队伍及相应学历层次和知识结构，管理队伍层次的提高，有助于提升办公室的形象和地位。

3办公室工作如何把握好管理艺术

3.1 具备制定完备计划的能力在学院计划出台后，办公室的计划要根据学校和学院的工作计划和任务，来加以明确和落实。制定部门计划要科学规划好计划执行进程，安排好进程的时序，即先做什么，后做什么，可以同时做什么，均不能错位。同时，要充分考虑可能出现的不确定因素，对未来事件作出科学预测，还要充分考虑协作部门的工作承受力，以及本部门和协作部门可能存在的客观困难，需要准备的工作条件等等。

3.2 具备极强的组织、执行力首先要保证对上级领导或部门下达的任务，要及时作出合理的布置和安排，并及时向上级领导或部门反馈，以取得下一步工作的指示，必要时可及时调整工作部署，确保任务的完成；凡只属于办公室执行范围的，直接落实到相应的责任人，强度较大的，由办公室团队共同承担，合作完成。涉及到多部门的任务，办公室要及时分解到相应的部门，办公室则进行统筹和督促，通过层层落实来完成；对于学院的计划，办公室承担的，则要进行内部内部自查，其它部门的，办公室则要进行定期检查，凡没有达到规定的，要适时地提出工作要求，督促部门完成，并将计划执行情况向学院领导汇报，以取得下一步工作的指示。最后办公室成员要加强补位意识，及时处置突发、应急性工作。要具备这样的组织执行力，必须有完善的岗位责任制度和合理的业绩考核体系作为保障，做到有章可循，有章必依，赏罚分明。

3.3 良好的沟通协调的人际技能办公室作为一个沟通上下、协调左右的综合管理机构，是各种意见输出和意见反馈的汇合点。只有协调好各种关系，才能解决学院工作中出现的各种矛盾和问题。这就要求办公室管理人员必须要具备一定的沟通协调能力。它涉及到政策协调、关系协调、工作节奏协调、人际协调等等多个方面。涉及到与学校其它各部门之间的沟通协调，与领导之间的沟通协调，与教师之间的沟通协调，以及与学生之间的沟通协调，也涉及到校外合作单位的沟通协调。沟通协调的主要目标是使学院内、院外的个别行动均能服从于学院的发展规划和长远目标，完成各项计划和工作任务，保证各项活动不发生矛盾、重叠和冲突，以建立默契的配合关系，保持整体平衡。

3.4 忘我的工作态度，强烈的敬业精神办公室以服务为主，涉及的面广，头绪多，枯燥乏味。替人嫁衣，自身的成果体现较少，成就感比较缺乏；在工作中，有时还会遇到服务对象的不配合，甚至是指责和抱怨；接受的工作任务，往往是时间紧，难度大，只有具备良好的心态，才能适合办公室工作。这是最基本的心理素质要求。这还远远不够，我们还要强调一个牺牲精神，学会忘我的工作。要改变“上班时间是工作，下班以后不工作”的节奏，办公室人员必须根据工作任务和时间要求，必要时要善于牺牲个人的业余时间，自觉主动加班，而且不以报酬为前提，“工作任务第一，工作质量第一”，避免因为时间的仓促，影响到工作效果。所以办公室人员必须具有强烈的责任意识和敬业精神，这是做好本职工作的前提，否则追求管理艺术无从谈起。

3.5 体现人性化管理和人文关怀办公室在工作中遇到矛盾时，要摆正自身的态度，懂得换位思考，认真听取对方的意见和建议，尽可能地提供力所能及的帮助，及时化解矛盾，来促进平等、协作、和谐的办公室工作环境的构建。要明确服务对象是合作者，只有合作才能共赢。办公室具有督查、督办的职能，这种职能带有权威性，这是一种行政权力。办公室在实际行施时恰恰要尽力避免行政权力的扩大化，尤其在高校知识分子群体中，要尽可能多地通过人性化管理，来实现计划中的目标。办公室人员要必须懂得尊重人和理解人和关心人，注意待人接物的行为方式和工作习惯，要做到原则性与灵活性相协调，刚性与弹性相一致。

4讲究管理艺术更需要制度的保障

管理艺术是人为的艺术，要在长期的实践过程中，通过感知、理解、实践、总结、运用的多次反复，才有可能领悟和掌握的。在这一过程中，充满着艰辛和曲折，这追求的过程考验着办公室管理者的毅力和意志。因此，我们有必要创造必要的条件，精心呵护和培育办公室管理者的工作热情和积极性，姑且不论追求的结果，追求过程本身，办公室管理人员保持积极向上，不断进取的精神面貌，就有助于改善办公室的工作状态，提升办公室的工作效率和水平。笔者认为，建立有针对性的考核体系和激励机制，不失为鼓励和呵护办公室管理人员追求管理艺术的好办法。

4.1 考核体系高校二级学院办公室，作为学院的一个综合管理机构，一般都建有一套规章制度，主要用于明确办公室的工作范围和职责权限，通过有关制度将办公室的工作内容，办事程序、行为准则等，以条文的形式确定下来。同时，通过制订岗位责任制，细分每个办公室管理者的岗位权责，保证每项具体的工作任务都能落实到具体的每个管理者身上。制度化是管理工作中的一项有效方式，保证了二级学院办公室的正常运作。学院考核办公室管理人员的工作业绩，常常从规章制度的执行情况和岗位责任的落实情况二个方面进行。笔者认为，这样的考核体系至少存在一个明显的缺陷，最主要的一点就是缺少工作效率的考核。完整的考核体系不仅要包括考核遵章守纪、履行职责，还包括完成任务的质量和工作效率，这样的考核体系才更完备。在办公室工作人员中，通常抱怨最多的是“干多干少一个样”，“多做不如少做”，“多做多错，少做少错”，个别管理人员甚至存在着出工不出力的现象。这种现象的存在，原因之一就是我们的考核体系不够完整，不能有效地反应管理者的实际工作状态。客观上讲，考核质量和效率方面的指标体系的确难以确定，推出的时机还不够成熟。但笔者认为这正是要用创新的思维，应该重点研究和攻克的难题，从中能充分体现出一种管理的艺术。笔者有一个粗浅的设想：①质量的考核用满意度衡量。满意度的采集来自三个方面：服务对象，下达任务的上级主管部门和院领导尤其量分管领导。通过一定的权重比例，形成一个综合的分值，以最后的得分来确定办公室管理人员的工作质量优劣。②工作任务确定不同等级，进行数量及差错率的统计。工作任务可按完成的难易程度设定五个等级，并设定每个等级的任务特点。通过对任务的定性和相应的数量统计，可以反应出一个管理者的工作效率。

4.2 激励机制激励机制是办公室管理工作中的一个重要手段。它能有效地开发办公室的人力资源，积极整合办公室工作人员的个人发展目标，进而协调办公室管理过程中利益分配的矛盾。实施激励机制有一个前提，就是有一个针对办公室管理人员的科学、合理的考核评价体系，尽量避免以院领导主观意志和个人喜好作为评判的标准，保证在体系面前人人平等，体现公平、公平。激励机制中应遵循学院目标和个人目标相结合，物质激励与精神激励相结合的原则，以激发办公室管理人员工作热情，发挥潜能和创造力，调动工作积极性为目标，体现出“奖勤罚懒”的特点，以促进工作责任心、荣誉感为主，鼓励和倡导钻研管理业务，提升服务水平为主，着力用创新方式尤其是创造性的管理技巧来解决工作中的困难和问题。

对于二级学院办公室的激励机制应体现在二个层面：一是对于办公室职能部门的激励，激发办公室团队的工作热情。一个好的二级学院，院领导一定是十分重视和发挥好办公室的中枢和纽带作用，重视办公室管理队伍的建设，并且对管理人员有明确的素质要求和业务要求，并想方设法尽可能地改善办公条件，增加福利待遇、鼓励业务进修以及提供对外业务交流等诸多方面给予支持，通过多种措施稳定管理室人员队伍，提高管理人员对岗位的认同感和自豪感；二是对于办公室的成员个人的激励。在个人年度考核时，学院会每个管理者的实际工作业绩，对照考核指标体系进行考核。对于表现突出，业绩优异的人员给予一定的奖励，这是必要的激励。笔者认为还应该设立特别贡献奖，用来鼓励管理者创新意识下的创新实践，尤其是在处理技巧上取得突破的，产生积极影响的，要给予特别贡献的重奖。设立此奖将有助于保持办公室的工作活力，鼓励办公室管理人员开展业务研修，讲究管理艺术，追求更高的工作效率。除此之外，在年度评优、先进个人和集体的评选中，要优先考虑管理人员的人选，并且将管理者的工作业绩切实同职务晋升，职称评审挂钩，激发管理者的成就感和荣誉感。通过激励机制，充分调动办公室每一个成员的积极性，激励先进，鞭策后进。严格考核，奖罚分明，对岗位任务完成较差的，要提出警告或给予处分，对于长期工作状态差的，必要时实行末位淘汰制度，从而优化办公室管理人员队伍，只有这样，才能充分调动办公室人员的积极性，营造良好的工作氛围。

5结语

总之，讲究管理艺术，对于二级学院办公室管理人员来说，首先要立足于职责范围，对工作倾注满腔热情，以奉献而不以索取作为衡量自身价值的标尺，严以律己，宽以待人，兢兢业业，扎实工作；其次要加强政治理论和业务知识的学习，提升自已的职业素养和业务能力，不断积累和总结工作经验，秉承创新的管理理念，创新管理过程，才能适应新形势、新任务的要求。最后需要指出的是，追求管理艺术，是一个探索实践的过程，必须落实在日常管理工作的方方面面，从小事做起，逐步积累经验，锻炼能力，不能一蹴而蹴，而要通过逐渐升华才有可能达到这一高度。

参考文献：

[1]周三多.管理学（第二版）[M].北京:高等教育出版社，2005.11.