办公室的规章制度精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇办公室的规章制度范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

关键词：民办高校；办公室；管理效能；研究与实践

管理效能高低是办公工作质量、效益和效率的客观反映，是办公室队伍整体素质的综合体现。面对繁重复杂的办公室工作，追求效能的不断提高，是办公室工作的中心和出发点，是办公室工作的生命所在。在学校行政管理体系及机构建设中，民办高校始终强调成本与效益，以最少的成本，获取最大的效益。民办高校办公室作为学校行政机关的综合管理机构，在学校工作中处于承上启下、协调左右、联系内外的枢纽地位，可谓“牵一发而动全身”。因此，办公室必须提高管理效能，在抓队伍、促规范、强管理、能创新上下功夫，才能更好地促进学校的建设、发展、改革与稳定，为实现学校办学利益的最大化创造条件。

一、民办高校办公室工作的特点与问题分析

相比于公办高校，民办高校独立性和自由性更大。民办高校办公室在岗位设置、人员配备等方面更实际、更精简、更灵活。经过近几年的发展，民办高校办公室工作逐步走上了规范化、正规化，但还存在不少问题，主要有：

第一，对办公室工作职能的认识不够。民办高校办公室作为学校联系上下的桥梁和纽带，其重要性是毋庸置疑的。但在实际工作中，从上到下，包括很多领导在内对办公室工作职能界定不清，将办公室工作简单地定性为“打杂”，认为办公室工作无非就是收发文件、端茶递水、接打电话等低层次的事务性工作。在定岗定编的时候，办公室人员一律不纳入专业技术人员之列。由于思想观念的误区，办公室人员的工作积极性大打折扣，专业特长难以得到发挥，很难树立起长远的发展目标，办公室的参谋决策、综合协调、督办、公关等重要职能得不到充分的发挥，这样导致了办公室整体的工作处在低水平状态。

第二，办公室人员队伍整体偏弱。队伍偏弱主要体现在文化水平偏低、专业性不强、技术不高、不稳定等方面。笔者认为，导致队伍整体素质不高的主要原因有三个：一是人才引进随意性比较大。由于民办高校没有事业编制，高水平、高水平的年轻人才引不进来，人才引进的标准很难确定，没有形成合理的人才梯度结构。加上人为因素的影响，某个岗位存在随时换人的情况。二是现有人才缺乏系统的培训。民办高校办公室人员很多都半路出家，有些是从企业转到学校，或是从辅导员、教师队伍中选，参差不齐。出于办学成本考虑，民办高校办公室人员很少有外出培训的机会，工作水平很难上台阶。三是待遇低，缺少激励机制。办公室属于清水衙门，工作人员就像老黄牛一样，年复一年，日复一日，默默无闻，工作业绩不容易显露。所以，办公室人员待遇普遍偏低，很难上去。

第三，缺乏系统的规章制度和规范管理。民办高校是近30年来才得到迅速的发展。除了办学早、达到一定规模、具有影响的民办高校规章制度健全、管理规范外，很多后起的民办高校工作重点仍然放在规模扩张上，缺乏健全的规章制度和规范的管理。由于缺少系统的规章制度，管理不规范，民办高校办公室存在不同程度的无章可循或有章不循的情况，制度的“废、改、立”相互之间没有衔接，管理文件出台的时间缺乏科学性、连续性等。健全的规章制度是学院发展的保障，这需要办公室从学校和全局考虑，全面梳理已有的各项规章制度，还没完善的制度加紧完善，加强制度的监督检查和贯彻落实。

二、提高办公室管理效能的策略

（一）推行扁平化管理，建设一支有前瞻性、能战斗、服务意识强的人才队伍

扁平化管理作为现代企业一种高效的管理模式，具有机构精简、效率高、管理幅度大等特点。笔者认为，高校办公室实行的传统“金字塔”式层级管理体制存在人浮于事、效率低下等弊端，民办高校办公室可以充分发挥管理体制和运行机制自主灵活等特点，引进企业的扁平化管理模式，有利于实现效率、效果、效益的最大化。以民办高校办公室岗位设置为例，大都以党政办合署办公为主，主任一肩挑两职，下面设文秘、行政综合、党务综合、宣传、档案管理等岗位，共2级管理层；有些规模大一些的学校，在主任下面增设主任助理或副主任一职，相比传统办公室从主任、副主任、科长、副科长到普通人员5级管理层更优化。层级压缩，精简人员，明确岗位工作目标和职责，各司其职，各尽所能，业务上直接接受主任或副主任指导。每年，实行轮流换岗。这样，每个岗位人员都能独当一面，成为业务能手。这对调动办公室人员积极性，提高办公室工作效能创造了条件。

（二）积极转变观念，实现工作职能创新

随着民办高校的发展导向已经从单纯的规模扩张转向内涵建设和规范管理，办公室必须把自己置于学校发展与改革的高度，主动转换观念，从传统的“等、靠、要”，奉命撰文，照章办事等低层次的事务型工作中摆脱出来，树立参谋意识、全局观念和创新工作职能，做好调研、参谋和信息服务工作，协助领导谋大事，实现从传统的交办型、事务型向学习型、研究型、创新型的转变，真正成为学校领导民主决策、科学决策的智囊团，从而使办公室的工作适应蓬勃发展的新形势。

（三）加强制度建设，优化办公室工作流程

篇(2)

关键词 高校二级部门 办公室管理 对策

中图分类号：G640 文献标识码：A

Strengthen and Standardize Management of the Secondary Sector Office

WANG Guixiang

（Kunming University of Science and Technology， Kunming， Yunnan 650500）

Abstract This paper analyzes the level 2 department office functions of colleges and universities， points out the problems existing in current college secondary branch office management， are put forward to strengthen and standardize management of the office a series of countermeasures and Suggestions.

Key words the secondary sector； office management； countermeasures

1 正确认识高校二级部门办公室的职能

1.1 参谋助手职能

高校二级部门办公室是部门信息输出和反馈的枢纽，高校二级部门是高校教学、科研的第一线，工作繁杂且涉及方方面面。办公室管理人员要熟悉党和国家关于学校工作的方针、政策，及时了解学校、部门管理各项规章制度，掌握部门教学、科研等方面的基本情况。要及时准确掌握第一手资料，当好部门领导的助手和参谋。

1.2 沟通协调职能

高校二级部门办公室是沟通学校与部门的桥梁，是集人事、行政、文字、信息、后勤等为一体的部门，是部门综合事务的协调沟通及处理部门，管理者必须要在沟通、协调上下功夫，做好工作协调、矛盾协调和内外关系协调，在部门形成一种宽松和谐的工作环境。

1.3 督促检查职能

高校二级部门办公室也是学校和部门决策制度执行的监督检查机构，督查是学校决策正确与否的重要途径，也是完善部门规章制度的重要方法。在督查过程中，对于学校的方针政策，要不折不扣地执行，发现问题采取措施予以纠正，避免重大问题的发生。

1.4 服务窗口职能

高校二级部门办公室是一个为部门领导服务和为广大师生服务的窗口。要体现超前服务意识，为领导和师生提供耐心、细致、周到的服务，切实帮助他们解决在教学科研和学习生活中遇到的各种问题和难题，达到为教学、科研等工作服务的目的。

2 高校二级部门办公室管理存在的问题

2.1 岗位职责不清，工作积极性不高

高校二级部门包括各学院、各职能部门、教辅部门等，对于一些学院和职能部门办公室人员岗位职责相对明确。但对于一些教辅部门，由于人员不多，办公室人员岗位职责不明确，导致工作人员责任心不强，工作中存在互相推诿、“踢皮球”等现象。

2.2 规章制度不完善，督查力度不大

高校办公室有从整个高校宏观管理出发的管理制度，但是，各职能部门、各学院、教辅部门等二级部门特点不一样，学校规章制度不能一一适用。因此，各二级部门办公室必须完善本部门规章制度。另一方面，由于监督检查力度不够，学校的规章制度贯彻落实情况悬殊很大。同一个制度，在各二级部门的执行效果明显不同，决策执行的随意性造成管理不规范现象屡见不鲜。

2.3 工作技能不强，业务素质不高

高校二级部门办公室作为高校联系领导和师生员工的基层管理单位，管理人员的专业、学历和业务素质参差不齐。作为一名办公室管理人员，不仅要具备科学文化基础知识，而且要具备应用写作、行政管理等专业知识，规范高校二级部门办公室管理，必须加强和提高管理人员的综合业务素质。

2.4 思想观念落后，创新意识不强

随着我国高等教育的快速发展，高校规模的不断扩大和高校内部管理体制的改革，学校的管理权限不断下移，高校各职能部门、各学院、各教辅部门等二级部门承担的工作和任务日益繁重和艰巨。高校二级部门办公室工作面临新挑战和新情况，但一些办公室管理人员还不能适应这种变化，还固守着原有的管理思维和思想观念。工作中，不能转变思想，墨守成规，缺乏创新意识。

2.5 服务意识差，服务水平低

目前在很多高校一些部门，如人事处、教务处等二级职能部门的办公室管理人员还存在严重的，认为自己是发号施令的权力者，没有为师生的服务义务，服务态度也极差，这种错误的思想观念严重影响学校的声誉和发展。

3 加强与规范高校二级部门办公室管理的对策

3.1 明确职责，建立激励机制

（1）建立岗位责任制，做到责任落实到人，各尽其职。明确每个岗位的具体工作范围是什么，达到事事有人负责的目标，改变以往有人没事干，有事没人干的局面。（2）建立激励机制，调动工作积极性。根据办公室的工作特点，建立科学合理的考核评价体系，最大限度地激发每个人的工作热情，调动办公室管理人员的工作积极性。

3.2 完善制度，加强监督检查

（1）完善规章制度，规范管理。高校二级部门办公室应该根据自身情况，建立和完善本部门相关的管理规章制度，如建立考勤制度，会议制度，办文制度等，确保各项工作能够做到有章可循。（2）建立督查机制，加强督查。学校和部门目标的实现和计划的完成，关键在于落实，因此，必须加大督查力度，对于学校的方针政策必须不折不扣地执行，建议高校建立专门的督查机制来加强对二级部门监督检查，规范管理。

3.3 加强培训和学习，提高业务素质

（1）建立培训制度，建议高校办公室加强对二级部门办公室管理人员的各方面知识的培训，比如：定期组织办公室人员进行公文写作培训，提高公文写作水平；定期组织windows、word、excel等知识培训，提高计算机操作和办公软件使用能力；及时组织学习国家、省出台的新法律法规和学校的规章制度等，提高政策性水平。（2）加强学习，提高综合素质。作为一名合格的办公室管理人员，不仅要具有扎实的专业理论知识，又要成为“通才”，努力学习系统文化知识、管理科学知识、计算机和网络知识、以及外语知识等等，建立起层级性的知识储备和开放性的知识结构，不断地学习新知识，学习先进的管理经验，促进管理水平的提高。

3.4 解放思想，大胆创新

办公室管理人员必须要解放思想、转变观念、大胆创新。日常工作中要敢于打破旧框框，革除陈规陋习，面对新情况、新问题，要勇于思考，敢于探索，大胆地推进工作创新，改进工作方式方法。如通过座谈、走访等形式，开展校内外二级部门办公室管理的交流和学习，学习和借鉴先进的管理方式方法，进一步加强和规范办公室管理。

3.5 改变观念，增强服务意识

办公室工作就是服务工作，办公室管理人员要把服务作为办公室工作的指导思想和根本宗旨。办公室就是通过为领导服务、为基层服务、为师生员工提供服务来实现管理目标的。所以，要改变思想观念，进一步增强服务意识。要转变工作作风，提高服务质量，如通过经常听取师生对办公室服务、管理的意见和建议，切实提高服务质量和服务水平，要变被动服务为主动服务，变单一服务为全面服务，变一般为优质服务，实现领导满意、部门满意、师生满意的目标。

参考文献

篇(3)

[关键词]办公室后勤；协调；管理

办公室工作因其特殊性，责任重大。办公室协调工作涉及面广，比较繁琐，很多工作都有滞后性和被动性。自然，办公室的重要地位举足轻重，其质量的好坏与否，将直接影响到全局的整体形象和工作绩效。

一、机关后勤管理特性及存在问题

（一）机关后勤管理的特性。办公室作为机关的直接办事机构，承担着连接上下、沟通内外、协调四方的作用，要传达贯彻上级的指示部署，要反映基层的情况和群众的反映，要承办具体的文、会、事工作任务十分繁重。

1、服务性。办公室后勤管理的目的是为了实现机关工作的总体目标而提供服务和保障，也是为一级领导和领导工作办文、办公、办事的，是 办公室工作的辅，从本质上讲是被动的。以辅和服务性为特点的服务部门

2、规划性。机关后勤管理项目繁杂、涉及广泛、随机变动性大，但又必须做到保障有力的要求，后勤工作具备了预测性与计划性的特点。

3、经济性。办公室后勤是管理机关房产、物资、车辆、饮食、接待服务、单位采购等事务的职能部门，办公室后勤经济管理的好与差能直接影响到单位的工作风气。

（二）存在的问题。

近几年来，机关办公室工作经过不断探索、整顿和改革，实行建立了一些必要的规章制度，取得了一些成功的管理经验。但是，也因为办公室摊子庞大、管理理念落后、管理结构不合理、管理体制不健全、等而引起众多问题。这些问题主要表现在：

（1）工作目标不明确。办公室整体工作缺乏总体目标和规划，不明白办公室工作应该做到什么程度，什么样子，朝着什么方向发展。办公室人员个人对自己的本质工作岗位也缺乏正确确定，上级安排一件事就做一件事，缺乏对自己工作目标的周期性规划，缺乏主观上对今后工作上的的构想与规划。

（2）本职岗位定不准。办公室人员没有认清办公室工作的基本职责就是服务，认为办公室就是机关的大脑中枢神经，是整个机关的指挥机构，能够直接作出但反面的决策，而不是向广大的干部职工征求合理的建议和意见，造成制定的许多举措，大多得不到领导的认可和职工的肯定，导致执行力下降。

（3）工作措施创新不够。当前，办公室的工作措施基本上是延续以前年度的工作措施，循规蹈矩，生搬硬套，其管理方式也基本是按照本职岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有统一的统筹规划，没有根据实际情况与工作要求和社会形势等客观因素的改变而完善相关措施，没有创新工作方法意识。

（4）人员缺乏激情与执行力。平时对待工作，总是不紧不慢，不讲效率，精神面貌萎靡不振，没有上进心，没有主动承担工作的积极性。对待来人来客态度不热情，协助工作不上心。没有积极主动为领导建言献策的意识，思想认识不到位，遇事扯皮，办事推诿。

二、形成问题根源的剖析

以上存在的问题，形成了当前办公室工作按部就班的工作模式与执行力低下的后果，直接影响到了工作的完成质量与完成效率，其根源主要有五点。

（一）思想认识不到位。办公室人员对自己工作的重要性认识不清，很多人没有意识到办公室不仅是一个科室，更是一个指挥中枢。作为指挥机关，它需要统筹规划全局。协调全局和前瞻性工作的思想意识和工作举措。更没有意识到办公室工作效率的高低，直接影响到了整个单位的运转。

（二）规章制度不健全。规章制度健全，导致了规章制度执行不严也是造成办公室工作执行率低下的重要原因。工作中出现诸多违规、违纪问题，由于过多地考虑到人情世故、碍于情面，大多都没有严格按照规章制度进行责任追究，如此一来就失去了制度本身的作用。

（三）领导重视关心不够。上级领导在会议上不断强调，各级机关领导要多关心办公室工作，理解支持办公室工作。可是，在实际工作当中却是雷声大，雨点小，或是个别领导提出，而其他领导、科室不重视，往往都是大事化小，小事化了。办公室人员看不到实际的举措，感受不到实际行动，他们会认为领导说的话就是演讲稿。事已至此，工作积极性也就慢慢泯灭了。

三、抓住重点做好后勤服务工作

办公室后勤工作的职能涉及方方面面，上至“吃喝住行”，下至“生老病退”，不仅是“兵来将挡，水来土掩”的被动式服务，更要不断创新工作方式，转变观念，紧紧围绕重心工作，利用现有条件，积极、主动、创造性的看展服务工作。

（一）完善后勤管理制度，增强服务的规范性。办公室后勤管理是综合管理职能部门，其对象包括了物资、办公设备、基本建设和后勤服务自身，种类多、摊子大、范围广。如果没有完善的制度，科学管理将是空中楼阁。为此，完善工作制度是办公室后勤保障处于良好运行状态的基本保证。依据其特点，要制定订完善的各项工作制度、岗位职责，明确分工职责，强化责任心，建立一个高质量、高效率的后勤服务团队。

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关键词：企业；现代化；科学化；精细化；应用

随着中国整体经济的崛起和不断突破，在现代企业在此过程中发挥着巨大的作用。伴随着公司企业自身发展壮大，办公室已成为现代企业综合性的管理服务部门，担负着为企业发展谋划决策以及监察决策顺利实施服务的重要职责，作为企业经营的中枢，办公室在现代企业发展中具有连接上下、协调内外、沟通四方的特殊地位和作用。但办公室工作在现代企业、特别是在施工企业中还有许多有待完善的地方，本文针对现代施工企业办公室管理工作特点，结合本人长期的办公室管理工作实践，对做好现代企业办公室全面管理工作进行了一些探索并提出自己的“三化”管理模式。

一、办公室管理现代化

（一）信息管理的集成化。现代化的办公室管理系统由软硬件及网络产品的组成，人对系统的合理使用，单一办公系统同社会公众信息系统的有机联系，从而集成了现代化的开放式的办公室管理系统，使相关的人员能够有效地获得最新和完整的信息，提高领导层整体的反应速度和决策能力。

（二）文档管理的无纸化。现代化的办公室管理从传统的各种纸质文档完全实现了无纸化，可使各类电子文档（包括各种文件、资料、信息）能够通过计算机文件柜的形式实现文档分门别类的保管，减少文件丢失的可能性，提高办公室的可用空间，同时还能设定各部门按权限进行文档的检索查阅和共享使用。

（三）辅助办公的自动化。办公室是一个综合职能部门，工作内容多种多样，涉及各项程序纷繁复杂，它牵涉的管理内容比较多，如会议管理、车辆管理、物品管理、档案管理等等，现代化的办公室管理即是实现了这些日常事务性办公工作的自动化。

（四）工作流程的规范化。在办公系统都存在着大量流程化的工作，例如公文的签发、合同的审核签订、各种申请书或假条的审批、请示、汇报、事务管理的实时监控、跟踪等，都是一些流程化的工作，通过现代化的管理就可实现流程过程的自动记录和实时动态跟踪等，也保证各个环节中工作流程的规范化，可有效的提高歌部门人员及领导的单位办公工作效率。

（五）协同共享的网络化。通过运用电子数据交换和网内资源共享，在计算机间进行交换和自动化处理。例如电子公告、电子论坛、电子刊物，邮件系统，使内部的规章制度、企业新闻简报、技术交流、项目实施进度、通知公告等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解企业最新的发展动态和目前需要解决的问题，不仅使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，而且也促进了分布式办公有效管理和远程办公的可操作性实施。

二、办公室管理科学化

（一）合理配置办公室内部机构。办公室处于现代企业管理的中枢地位，它不仅是协调上下和内外的综合办事部门，而且是企业领导层的辅助帮手，具有后勤保障、咨询服务、信息收发等基本职能，工作任务十分琐碎繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或素质不合格，必将影响办公室管理功能的正常发挥。因此，为了实现科学化的办公室管理，必须合理地设置办公室的内部机构和配备齐全合格的工作人员，使办公室由一支掌握较高理论水平、熟悉各项政策法规、较好的文字写作能力和灵活协调公关能力的精干队伍组成，以确保办公室各项工作能顺利开展。

（二）劳效结合，科学付酬。现代办公室将就“以人为本”，因此办公室人员的劳动付酬应建立在科学考核的基础上，合理分配。办公室是一个综合性的服务部门，工作性质有别于其他部门，工作任务很琐碎繁杂，每个岗位既有相对独立的工作职责，又有与其他部门岗位相配合的工作，而且同是办公室的岗位，但不同岗位的职能性质又不一样，有的岗位工作的基础性特征明显，有的岗位工作的专业性特征明显。岗位不同，工作的性质也就不同，工作成效展现出来的形式也就不同。这些都会导致对办公室人员工作绩效的评价难以统一标准。这就要思考，是按劳取酬，还是按绩效取酬。如果模糊界限，则难以发挥工作评价对促进工作积极性和绩效提升的功能。因此合理制定评价的标准，既按量又按质付酬。办公室人员付酬要劳效结合，各种因素共同衡量，把岗位职能分成几个因素性指标，明确每个岗位职能的主指标和副指标，不同岗位考核不同的主指标、副指标作为参考，主、副指标以不同的分值加以量化，以此确定薪酬的组成。这样，才能起到真正的激励作用。

（三）加强业务素质的学习。办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，这必然要求办公室人员应该定期通过组织培训和管理交流，使其具有较宽的知识面，开阔视野，掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术。同时，不断提升综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力等，以适应办公室管理科学化的需要。

三、办公室管理精细化

（一）强化精细化管理规章制度。推行办公室精细化管理，就要求办公室工作必须走专业化、标准化、制度化之路。从强化精细化管理规章制度入手，依靠精细管理规章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理经验形成为工作制度，要按照精确、细致、深入的要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善责任体系，加强沟通协调。在狠抓管理规章制度落实的同时，还要抓住办公室管理的薄弱环节建立健全并认真执行办公室的各项管理规章制度和工作流程，坚持按制度办事，规范办公室管理和服务行为，还要减少和避免人为因素的介入和工作部署的随意性。通过完善和强化办公室管理规章制度建设，努力营造高效有序的工作氛围。

（二）培养精细化工作习惯。精细化管理就是要求每位办公室成员都要在日常工作中总结经验，培养和养成细心做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，以“实”处做文章。培养精细化工作习惯最终是通过提升办公室成员的整体素质的方式实现，让办公室成员从中认识并体会到精细化管理所带来的良好效果。正如我们看到的：办公室工作代表着公司企业的形象，办公室人员的工作素质都代表着办公室内在的管理素养，代表着整个公司企业的管理形象和作风。

（三）坚持精细化管理理念。现代企业办公室逐步努力将精细化管理上升为一种文化理念，营造“忠实、勤奋、团结、高效、自律、严谨、精细、创新”团队文化氛围，高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。本人认为：制度仅能约束人，文化却能渗入人心，并激励员工在工作中实现自我超越。办公室人员要努力做到围绕中心、服务大局，爱岗敬业、雷厉风行、严谨细致，投身办公室工作实践，提高精细化管理理念，才能真正保持办公室工作的持久活力，创造一流工作业绩。

参考文献：

[1] 赵升良.努力提高办公室工作的整体水平[J].秘书之友,2002,(9).

篇(5)

关键词：宝钛集团；规章制度建设；企业管理；现代企业制度；公司治理

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2011）30-0042-03

宝钛集团拥有多个控股、全资子公司和直接经营单位，所处的钛加工行业加工复杂程度高，建立规范的规章制度体系对其集团管控能力的提升具有很强的现实意义。

一、宝钛集团进行制度建设的动因

（一）工厂制下的规章制度无法适应集团化管理需要

2005年，宝钛集团进行了整体改制，由原来的企业法人变为公司法人，新制度施行后，集团管理模式发生了很大转变，管理工作的重心已由原有的生产经营管理转变为通过建立规范的企业基本制度和公司治理机制来强化集团对控股、全资子公司的整体协调，进而实现集团内部各机构之间、各部门之间、母子公司之间、子公司之间既专业化又相互融合的组织管理控制体系。建立新的符合集团管控的规章制度体系势在必行。

（二）原有规章制度体系有待进一步进行系统性设计

企业大量规章制度，促进了企业管理水平的提高，但由于没有对规章制度管理进行系统性的设计，使得规章制度政出多门，繁杂甚至相互抵触，加上企业内外部环境和管理方式变化的反复修订，各个规章制度之间的交叉重叠现象时有发生，在具体实施过程中产生了不少矛盾，影响了制度的顺利执行。同时，所包含的规章制度也不能覆盖集团的整个管理工作，有待进一步的补充完善。

（三）原有规章制度管理的规范性有待进一步提高

规章制度框架划分方式不尽合理，划分类型过多，缺乏层级设计，在日常管理方面不够科学规范，即使专业的规章制度管理人员也无法说清集团目前究竟有多少项规章制度，哪些规章制度已不适应目前的要求？更无法确保每项规章制度的及时修订和认真贯彻执行。

二、宝钛集团进行规章制度建设的基本思路

（一）建立符合集团化企业基本特征和功能的规章制度体系

对原有的规章制度体系按照规范的集团化企业的基本特征和功能进行重新设计，以建立起具有基本企业制度和公司治理机制的现代企业制度，运用集权与分权的手段对集团各控股、全资子公司的各项经营活动进行有效组织和控制，保障集团的整体协调能力和整体作战能力。

（二）建立和完善集团规章制度的制修订管理

体系

通过集团规章制度制修订管理体系的建立和完善，使规章制度的制订、修改、废止、审核、和备案工作程序化、规范化，进而提高工作效率，保证工作质量。

（三）借鉴质量体系管理方式对规章制度的运行管理进行改进

借鉴质量管理体系的运作管理方式建立集团规章制度新的运行管理方式，使集团规章制度的日常管理能够系统化，进而促进制度的执行，促进依法

治企。

三、宝钛集团进行制度建设的基本做法

（一）建立规章制度建设的组织体系

宝钛集团成立了以总经理为组长，其他班子成员和有关职能部门为主要负责人组成的制度建设领导小组，并下设办公室。领导小组作为集团规章制度建设的领导决策机构，负责规章制度体系的规划与年度计划、具体制度的审批以及重大制度的改进决策。办公室负责规章制度年度计划的编制、汇总、报批，综合管理制度的起草，所有规章制度制修订意见的收集、会议评审和定期评价。经济研究室和监察处负责定期组织集团规章制度执行情况的监督检查和整改考核工作。

（二）完善规章制度的起草修订流程

1．通过征求意见形成规章制度年度计划并以文件形式行文。首先由集团规章制度建设办公室工作的负责部门经济研究室制作规章制度的年度项目申报表，发放给各专业部门进行申报。规章制度起草项目包括：规章制度草案的名称、制定规章制度的宗旨和必要性、制定规章制度的依据、规章制度的主要内容、起草部门和起草责任人的组成、拟完成时间。经济研究室对起草部门报送的规章制度年度项目申报表以及具体草案项目进行综合协调后，填写集团规章制度年度制定计划书，报请主管领导批准，作为集团规章制度年度计划。对因情况变化已列入年度计划而无需制定必要或制定条件尚不成熟的或因工作急需制定而未列入年度计划的，由经济研究室与起草部门协商，由起草部门说明理由，呈主管领导批准后撤消或增加该项目立项。

2．规定集团规章制度的起草人、草案内容和草案送报要求，提高工作效率和工作质量。集团规章制度草案由其内容所涉及专业的主管部门负责起草。对涉及两个以上部门主要业务的，由相关部门组成联合起草小组起草，以报送计划的部门为负责部门，其他部门为协助部门。起草部门（小组）应对其起草项目进行深入调查研究，广泛听取有关部门、下属单位和职工代表的意见，并应对其所拟定规章制度草案的作用效果有一定的预测。同时，要求提交草案时还应提交对起草、修改、废止的依据及其必要性的说明资料和有关国家政策、法律制度及其他相关文件资料，以便于经济研究室对规章制度草案进行审查。

审查由经济研究室负责组织，包括规章制度是否符合法律、法规的基本原则，是否符合国家政策；规章制度草案与集团现行规章制度是否协调，改变现行规章制度的，理由和依据是否充分；规章制度草案的格式、结构、条款、文字等是否符合规章制度的要求。对草案初步审查后，送集团主管领导审阅，并协助公司主管领导召集办公会就是否符合国家政策、符合企业体制、符合企业改革实际等问题进行论证并征求有关部门的意见，对规章制度的可行性作出结论。在由经济研究室根据办公会的审查意见负责出具审查修改意见和论证结论后，并将其与规章制度草案、草案说明书退回原规章制度起草部门（小组）修改完善。草案修改再审后，由经济研究室出具通过审查报告，经集团总经理批准或经职代会审议通过后转送集团总经理办公室进行文字审修，经文字审修后登记、印刷。

（三）规范规章制度的基本要素和格式

将集团规章制度的名称限定为“章程”、“规则”、“规定”、“办法”、“实施细则”、“决定”、“指导意见”七个，在未经批准时不得擅自使用其他名称，并规定了每个名称的涵盖范围。同时，对规章制度的起草和修订内容提出了规范要求，对于一个完善的规章制度在内容上要求按照编制目的、编制依据、适用范围、实施程序、构成实施过程的环节、控制规章制度实现或达成期望目标的方法及程序管理、规章制度生效的时间、与其他规章制度之间的关系这些项目来起草修订和审核；在管理过程上要求申报单位提供与此规章制度密切相关的规章制度体系内的其他规章制度和相关依据资料；在规章制度格式要求统一字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等。

（四）对规章制度进行系统分类

根据集团实际，将规章制度分为公司治理及综合管理类、科技研发类、生产经营管理类、审计监察类、行政事务管理类、人事教育培训类、工程项目管理类、党务宣传类、干部组织管理类、安全保卫管理类、档案管理类和后勤社区管理类共十二大类别。对于规章制度的分类，大大简化了规章制度查阅上的繁琐工作，也使规章制度管理部门可以有针对性地发放规章制度汇编手册，降低制作成本。

（五）对历年来的规章制度进行清理和修订

2010年，规章制度建设办公室对集团1980年以来的所有规章制度进行了全面的清理、评审和修订。清理出的现行规章制度共计721项，其中481项规章制度因其内容陈旧或不能对企业的管理起到指导和约束作用而进行了废止，对131项规章制度按照集团目前的管理现状和集团化企业的基本特征和功能进行重新修订，并制定了新的《宝钛集团规章制度管理办法》和一些集团管控方面的规章制度，与现行有效的109项规章制度一并按照集团规定的分类进行了汇编成册和重新。

（六）借鉴质量体系管理方式强化规章制度的运行管理

质量管理体系作为一个成熟的管理方法，在实践中对加强企业的基础管理发挥了重要的作用。质量体系手册从形式和内容上都与规章制度有相同之处，因而，宝钛集团借鉴质量管理体系的运作管理方式对规章制度的运行管理进行了有效改进。

首先，将正在运行的规章制度按照规章制度类别分类整理成册，在编制相应的受控规章制度目录后以合页形式分册装订，以便于换页和增减。

其次，分类制作规章制度受控清单，对规章制度的初始日期、文号、名称、修订日期、起草单位和受否受控做出说明。因此，既便于规章制度的保存和查阅，同时又使各种规章制度在可控管理范围内，在实际管理过程中不会因为丢失或因查阅困难而造成违章操作。同时，当需要修订或废止相关规章制度时，可以防止规章制度之间在制订上的冲突。

第三，在此基础上，进一步将每项制度的接收单位通过表格的形式表现出来，以便于在规章制度修订时对所发放的所有手册进行换页处理，预防因工作差错形成局部执行原有规章制度而造成工作失误。

（七）加强宣贯落实推进规章制度执行的长效机制

宝钛集团以保障规章制度执行的时点精确、过程精确、结果精确为切入点，通过集团内部报纸、电视台、内部局域网和各种形式的活动强化执行规章制度的宣传教育。并对于重要的规章制度进行专门的专栏解读和集中培训，使全体干部员工充分了解并执行制度。积极开展“有制度、有监督、有检查、有考核、有评比”的“五有”规章制度检查和内控有效性检查，在集团重大事项检查督办组的统一协调和指导下，规章制度建设办公室组织相关专业部门对集团核心的规章制度进行了全面的检查和整改，各二级单位成立了相应的督办检查机构，以“定事、定人、定时、定质”为要求，定期对其内部规章制度的执行情况进行了全面的有效性检查。

四、宝钛集团规章制度建设取得的成效和启示

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一、保密工作组织机构的基本情况

保密工作组织机构的设置情况：我局设有保密工作领导小组，组长由党支部书记、局长担任，副组长由党支部委员、副局长担任，成员由办公室负责人和保密员组成。保密工作领导小组下设办公室，确定办公室主任主要负责保密方面的具体工作。

保密工作队伍的建设：近几年来，我局坚持做到保密工作机构健全、保密工作队伍不散，保密工作人员及时调整和补充，做好工作交接，保证了工作的延续性。

保密基础设施建设：对保密工作所需设施、设备和经费，我局给以重视和支持，保证了日常工作顺利开展。

二、保密工作开展情况

（一）对保密重点要害部位加强检查督促工作

我局办公室是保密重点部位。接触密源广、深，保密工作领导小组对办公室的保密工作进行不定期的检查督促，并同人员签订了保密承诺书，防止失密、泄密。多年来，办公室规章制度健全，从每个环节做起，保密观念强，措施得力，落实较好。如：办公室坚持档案工作人员保密制度，查、借、阅档案手续齐备；办公室人员有保密守则及管理办法，秘密文件、内部资料的传递、回收、注销都严格按照上级有关要求办理，形成了一整套制度、规定，管理渠道畅通。

（二）加强加密计算机的的管理工作

按照上级有关部门的要求，我局高度重视，对全局电脑及文件提出明确要求，责任落实到人，办公电脑全部设立密码，并且明确“不上网，上网不”等保密工作要求，确保通讯渠道的保密性和安全性。指定懂业务、会管理的工作人员专门负责加密计算机的管理工作，同时加强对计算机上网检查工作，在管理上做到心中有数；对于的计算机，明确要求要实行物理隔离，严禁上国际互联网；更重要的是加强了全局干部、职工对计算机信息的管理，进一步增强了保密意识。

（三）保密规章制度的建设情况

一是认真落实保密工作领导责任制。我局党政主要领导对保密工作十分重视，把它作为一项重要工作任务来抓，将它同业务工作同计划、同部署、同检查、同总结。二是建立健全各项保密工作规章制度。近几年来，我局先后建立健全了《机要保密工作制度》、《网络安全管理制度》、《市物价局信息公开保密管理制度》、《微机管理制度》、《存贮介质管理制度》等保密工作规章制度，做到以制度管人、按程序办事，确保保密工作顺利开展。

（四）开展保密宣传教育情况

我局高度重视保密宣传教育工作，采取张贴标语、拉横幅等形式，利用各种机会在全场干部、职工中开展经常性的保密宣传教育工作。

（五）加强机要文件的管理，坚持双向登记制度

我局配备和确定了专(兼)职保密人员，逐步建立完善了保密工作制度。培训了新上岗人员，对文件及保密废资料回收销毁工作做了具体检查部署，建立了文件保密废资料登记销毁程序。及时登记、传阅、清理和回交机要文件，自查中未发现一起违法事件。

三、存在问题及改进建议

一是保密工作的教育力度需要不断加强。近几年来，开展保密工作的实践使我们认识到，加强机关干部、职工的保密教育，提高每一个公民的保密意识十分重要。例如利用计算机网络、电子邮件向外发送资料已是十分方便和快捷的方式，但因此也可能带来泄密的危险。针对这一情况，需要加强宣传力度，增强人们的保密意识，提高做好保密工作的主动性和自觉性，还要制定出相应的规章制度，使事前行为得到规范，堵塞可能发生的失、泄密事件，消除隐患，以确保国家安全。

二是做好保密工作还需要坚强的物质基础作保证。除了必要的资金、设备投入外，还应加强对保密工作人员的业务培训，提高保密干部的素质。

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关键词：教育管理 分院办公室 建设

近几年来民办高校教育事业在国家的大力扶持下快速发展，生源数量不断增加、校区规模也不断扩大，在此情况下，为更好地为教学服务、加强教学管理力度，进而提升教学质量，民办高校教育管理体系进行了相应的改革，由一级管理模式过渡到二级管理模式。

分院办公室作为基层单位，承担着上传下达、内外沟通、组织协调和辅助分院领导工作的任务，事务性工作繁杂。为更好地适应民办高校的发展，促使教学工作、行政工作、后勤工作、资产管理工作顺利开展并有序进行，切实加强各级分院办公室的建设工作成为关键，本文仅就如何加强民办高校分院办公室的建设工作浅谈几点感受：

1.民办高校分院办公室成立后所显现的特点：

1.1分院办公室事务性工作繁杂，项目众多。分院办公室的工作涉及教学、行政、后勤、资产等多部门、多方面的工作，所配备的干事一人身兼数职，且在二级管理模式下，一级管理部门所需的基础数据均由分院办公室统计并提供，同时还承担着分院领导的辅助工作，协助领导处理好各项教学、科研工作，为领导提供可行性的参考建议，协调各教研室工作的顺利开展。因此，分院办公室同时要完成多项工作并保质保量，任务相当繁重。

1.2民办高校分院办公室成立的时间相比公立高校要晚一些，在基础建设方面仍有许多不完善的地方。民办高校分院办公室由于起步较晚，在办公室的建设工作上也相对滞后，无论在规章制度的完善上、还是教学管理水平的完备上，甚至在办公室的人员配备上都与公立高校无可比拟，急需加强和提高自身的建设工作。

1.3民办高校分院办公室管理人员的素质和能力需要得到提高。一名优秀的管理人员需具备三大素质：个人业务能力强、熟练操作现代化办公软件、具备出色的沟通、协调、组织能力。由于民办高校成立时间不长，一级管理模式向二级管理模式过渡后的时间也较短，所聘用的分院办公室管理人员人均年龄不超过35周岁，大部分没有从事过教育管理工作，在资历上、管理经验上、业务熟练度上均有很多不足之处，缺少对工作方式方法的探索、思考。所以说提高管理人员的素质和能力也是加强分院办公室建设工作的一个方面。

2.加强民办高校分院办公室的建设工作，促进民办高校教学管理水平的提高。

2.1完善分院办公室人员配置。民办高校分院办公室在工作人员的配置上可以遵循公立高校的基本配置，设立办公室主任、行政干事、教学干事。将一级管理部门的工作和分院内部工作按照工作性质、工作范畴、工作类别、工作时间、工作任务量等几个原则进行合理分配，职责到位、责任到人，保证各项工作有序进行，并在一定程度上互相配合，使工作环环相扣，完善分院办公室的基础建设工作。

2.2提高工作人员的素质和能力。首先在思想上培养办公室管理人员“干一行、爱一行”的理念，其次要组织各分院的办公室管理人员参加培训班学习业务知识，向有经验的高校管理人员学习先进的工作方法，鼓励年轻的管理人员钻研业务和发表文章的精神，培养他们熟练应用办公软件和教务管理软件等现代化的办公管理软件，与时代接轨。

2.3采用竞争上岗的机制选用办公室主任人选。办公室主任除了要具备优秀管理人员应具备的“三大素质”并做好自己份内的工作以外，同时要熟悉办公室的各项工作流程和工作人员的工作状态和精神面貌，把握整个办公室的工作节奏，带领分院办公室其他成员协调安排好各项工作的日程和计划，当好分院领导的助手。因此，办公室主任的评选和聘任工作可以采用竞争上岗的机制，通过公平、公正、公开的竞聘制度选用最优秀的管理者，从而提高分院办公室在工作、管理及建设方面的水平。

2.4制定完善的科室规章制度。“无规矩不成方圆”，制定并完善规章制度对加强分院办公室建设工作起着至关重要的作用。有了“规矩”，所有人员按章办事，自然而然地管理工作就会步入规范化，如《分院办公室工作职责》对各工作人员的工作质量和流程做出了规范，又如《分院固定资产管理工作职责》则对分院所有的固定资产管理工作进行了制度化管理，加强了分院办公室在规章制度方面的建设工作。

2.5分院办公室的档案资料进行分类管理，加强档案管理建设工作。分院办公室的档案资料很多，如文件可分类为教学文件、行政文件、党务文件、省级管理部门文件等，其中教学文件又可细分为学籍管理、校内考试、科研管理、课时费管理、教师上课异动管理等，对于这些文件可进行有效的分类管理，按学年编号录入电脑备查，同时对纸质文件加以存档，加强档案管理建设工作。

综上所述，建设好分院办公室成为当前各民办高校基础教学建设的基本点，是教学改革中的一个重点。基于民办高校分院办公室成立时间不长，在很多方面需要改进和建设，因此要切实加强分院办公室的建设工作，就要解放思想、与时俱进，加强办公室的各项制度建设工作，合理配备工作人员，提高管理者的现代化管理水平，从而促进民办高校在二级管理模式下教学管理水平不断提高，促进民办高校向高质量办学的方向迈进。（作者单位：长春大学旅游学院）

参考文献

［1］ 林秀珠.试论高校系办公室管理职能的改革〔j〕.漳州师院学报，1999.1.107-110