档案管理实践精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇档案管理实践范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

【关键词】医院；电子档案；管理

一、医院实行电子档案管理的重要意义

首先，医院电子档案能促进档案信息的整合共享，提高档案的利用效率。档案管理作为医院内部管理的一项重要工作，能够有效促进医院事业发展。医院电子档案管理工作比以往查阅档案原件更加简单、易操控，节省了大量的时间与精力，大大增强了原始档案的应用程度。医院各部门可以更加自如地提取档案，从而大大提高了档案信息的利用率。其次，医院电子档案能够为珍贵的档案原件提供保护，为医院的改革发展提供帮助。随着医改进程的不断加快，医院的改革与发展迫在眉睫。一个医院的档案记载了该医院的发展历程、各个阶段的医疗水平以及医院的运营情况，可以说是承载了该医院文化资源。将医院的档案进行电子信息化处理，不仅能够为档案原件提供有效保护，还能够避免因为过多借阅档案原件而导致档案遗失的风险。再次，医院电子档案为医院进行内部数据分析提供可靠的资源。医院在进行内部数据分析时，很难从纸质文件中获取到有效、有准备的数据资源，但是通过电子档案数据库的建立与使用，数据库中包含了全员的资料与档案，有效缩短了查阅档案的时间，从而能够在很短的时间内生成临床所需的数据分析结果，并制定出相应的诊疗方案，为医院工作效率与服务质量的提高提供了便利，并有效降低了医院运营的成本。最后，医院电子档案能够为医院提供个性化的诊疗服务。随着医改的不断深入，个性化医疗已然成为了一个十分热点的问题。电子档案管理也是个性化服务中的一种，相关部门可以从医院上报的相关数据进行筛选统计，以最快的速度做好可能发生的新疫情的预防工作。从而有助于国家医疗成本的降低，进一步提高国民的身体素质。

二、以科学合理的措施完善医院电子档案管理实践

（一）完善档案软硬件设备，以提高电子档案的安全性。医院电子档案管理工作离开了计算机设备，那电子档案的优势就无从发挥。对此，医院应该不断加强电子档案的软硬件设备，将落后的计算机设备淘汰掉，配备完善的电子档案管理的软硬件设备。比如，以电子刻录设施与光盘等等来为工作人员处理电子档案信息提供便利，从而增强医院电子档案的时效性，确保电子档案能得到安全储存与有效利用。同时，医院档案管理部门应该建立起完备的档案管理信息系统，从而以现代化的网络安全及时来避免电子档案信息被不法分子修改与泄露。针对电子档案文件的可复读性强、修改编辑不留痕迹、载体无法统一、一些能够鉴别文件原始佐证的关键信息十分容易被更改等等问题，可以通过建立身份加密验证的保护措施确保电子档案信息在传输、处理以及利用的过程中出现变更，此外还需要做好电子档案信息的异地备份处理。以此来提供电子档案信息的安全性，为医院电子档案的科学管理提供切实有效的技术帮助。（二）建立健全的档案制度，切实提高档案管理人员的素质水平。为了促进医院电子档案管理工作的进一步发展，医院领导应该要提高对电子档案管理工作的重视程度。从电子档案管理工作的特点出发，根据目前社会对医院电子档案信息的需求来制定相关的档案制度来约束、管理电子档案，从而确保医院电子档案管理工作更加规范。此外，作为医院档案管理人员，应该不断提高自身的综合素质，努力学习有关电子档案方面的知识以不断提高自己的工作水平。电子档案管理人员一定要做好下面四点的安全：1.严禁使用电子档案管理的计算机设备访问互联网。2.严禁随意在电子档案管理的计算机设备上运行任何软件。3.严禁使用U盘等移动设备移交档案。4.严禁打开、运行一些不清楚的文件，以确保电子信息档案的安全。（三）有针对性地采取纸质与电子档案双套归档。医院在进行电子文件归档时，其归档的范围可以参照纸质文件的归档范围来开展，确定电子文件的类型，归档的电子档案要及时做备份处理，避免电子档案被删除的风险。医院还应该结合自身的工作实际，凡是在医院一切活动中产生的具有价值的档案都应该收集并及时做好归档处理。但是由于大多数医院仍然在电子档案的管理制度、技术与方法、管理与通信设备等等方面存在着各种各样的问题，因此，要有针对性地采取纸质与电子档案双套归档的措施，实行纸质与电子档案的归档、鉴定、整理、著录、使用等同步进行。

三、结语

医院的档案管理随着科学信息技术的不断进步与发展也随之产生了很多新的变化。电子档案是社会进步的产物，也是档案管理一个崭新的课题。医院档案管理工作人员应该不断改进档案管理的思想、方法、手段等等，不断创新医院电子档案管理，为医院档案管理水平的不断提高奠定基础。

【参考文献】

[1]王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考[J].现代医院，2014（08）：134-136.

篇(2)

Abstract:This article vocational school tradition's records management practice teaching existence's insufficiency embarks, unifies own teaching experience, from using the school archive office, the establishment file simulates the laboratory, to the extracurricular development establishment extracurricular records management practice base fully and so on three aspects, elaborated the records management practice teaching innovation way.

关键词:创新 档案管理 实践教学

Key words:Innovation records management practice teaching

【中图分类号】G712 【文献标识码】A【文章编号】1004-7069(2009)-09-0136-02

在国家大力发展职业教育的形势下,以能力为本位,注重培养学生的实践技能是中职学校实现其培养技能型人才目标的根本保证。作为中职学校教育工作者,在教学过程中,只有以着力培养学生的实践能力为指导思想,才能确保教学培养目标的实现。档案管理课程例如文书与档案管理课、物业档案管理课等作为文秘专业、物业专业等专业课程,在教学过程中,应如何创新实践教学方法,加强实践教学环节,以更好地培养学生的操作能力?笔者结合自身的教学经验,分析了目前档案管理实践教学存在的不足,从充分利用学校档案室、建立档案模拟实验室、向校外拓展建立校外实习基地等三方面,阐述了档案管理实践教学创新的途径。

一、目前中职校档案管理实践教学存在的不足

由于办学规模的制约,教育理念的影响等,传统的档案管理实践教学方法较为单一,涉及面较小。如学校开设专业较少,涉及开设档案管理课程的专业不多,档案管理实践场所不能充分保证,档案管理实践教学的方法和途径较为单一。同时,中职学校档案室在教学中的作用就象档案一样容易被教师们忽略,教学工作对档案的直接利用是少之又少,没有真正发挥学校档案对专业教学的作用,没有充分发挥档案室在档案管理实践教学中的作用。此外,传统的档案管理实践教学多数没有专门的实验室,档案管理教学主要侧重于理论讲授和课堂上的演示,学生没能真正地实践,在内容范围上主要侧重于档案业务工作的实践环节上,在方法上往往是停留在通过复印一些档案资料,在课堂上向学生演示档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、编目、提供利用等,课程理论授课结束后,综合实习也只是参观学校档案室,了解有关档案工作概况等,档案管理实践效果并不显著,没有能够真正地加强和提高学生档案管理的实践技能。

二、中职校档案管理实践教学创新途径

随着国家不断地大力发展职业教育,以及中职学校充分利用学校教育资源为专业教学服务的理念不断深入人心,不断创新实践教学方法,拓宽实践教学途径,已经成为一种必然。根据中职学校档案管理课程本身有着与其他专业课程不同的特点,如教学内容繁杂、枯燥无味、实践操作程序较死板固定缺乏灵活性等,本人结合自身档案管理教学经验,认为档案管理实践教学创新的途径,主要有以下三方面:

(一)充分利用中职学校档案室,为学生提供实践机会

中职学校档案室是中职校档案管理实践教学的最基本、直接的场所,学生不用跨出校门,可以亲身参与和体验档案管理部门档案工作环节,掌握档案管理操作实务。同时,中职学校档案室通过接纳档案管理课程实践教学的学生进行实习,指导和帮助学生完成他们力所能及的档案管理工作环节,既能发挥学校档案室为专业教学服务的作用,又可以减轻档案管理工作人员的部分工作压力,也能提高学生的实践技能,从而实现双赢。而中职学校档案室可为学生提供全宗内档案的分类、整理、保管、鉴定等实践技能。利用档案室作为档案管理实践教学的安排方法上,可以分为平时课余时间实践、利用假期实践和综合实习等三种。

1.安排学生课余时间实践。课余时间实践是学生到档案室进行档案管理工作实践最基本的方法。这种方法可以以小组(每组人数视班级人数情况而定,一般以2-4个为1小组为宜)为单位进行安排,时间在每天下午学生上完课的最后两节进行,每一小组见习时间长短由人数多少而定。利用课余时间实践的教学实践方法,灵活机动,边学边实践,使课堂内的理论知识及时地得到巩固和验证,同时在实践中遇到的问题也可以及时地得到解决。

2.安排学生假期时间实践。就是安排学生在假期时间到学校档案进行实践,在人数安排上可以因情况而具体定度。通过安排中职校学习档案管理课程的学生假期到本校档案室进行档案管理工作实践,可以使学生系统全面深入地学习掌握档案管理技能。因为可以通过假期一段连续时间的实践,让学生较为全面了解档案日常管理工作的具体每一个环节,可以避免课余时间实践中因时间短而只能了解其中的某一工作环节的缺陷,这对于提高档案管理实践技能、提高实践教学实效有极大的促进作用。

3.进行综合实习。授课结束后,集中一定的时间,到档案室进行实践。这种方法人员、时间相对集中,利用档案工作人员及任课教师的集中辅导,实践的针对性较强,实践重点突出,能使理论知识与实践操作的重点得到巩固,同时使学生对该学期所学的档案管理知识得到系统地理解和掌握。

(二)积极建立模拟档案实验室,保证档案管理教学实践正常开展

根据档案管理工作的特点以及现在中职生的素质特点,档案室不能为学生提供太多的实际操作机会,因为档案是不可再生,归档文件不可能给学生作为“试验品”,让学生直接在真正的归档文件上操作,将操作错误永久地载入学校档案,它只能让学生感受真正的档案管理工作大体的要求,要想给学生提供更多更好的实践机会与平台,建立模拟档案实验室,是最佳的选择,因为模拟档案实验室可以让学生做“试验”,而不是将“错误”永久地载入学校“史册”。因此,模拟档案实验室可以弥补档案室在档案管理实践教学中的不足。

1.配备好档案管理必要的设施。在房间等场地能保证的前提下,配备必备的档案工作办公用品,为学生实践中的档案收集、整理工作提供物质保证,此外,还尽可能配备档案库房内的必要设施,如:档案柜、架或箱、空调机、抽湿机、温湿度表等。

2.通过各种途径收集各种模拟文件。首先,在征得学校领导同意的前提下,将中职学校档案室已过了保管期限的各类文件移交给模拟档案实验室,为学生的实际整理等操作提供保证。其次,充分利用学校各部门在日常管理工作形成的临时资料作为模拟文件,如教务部门每个学期用于记录教师授课的记录册、学生管理部门用于记录学生每节课的考勤表等这类纸质资料,相应的统计工作结束后基本无用,可将它们另加模拟标题后作为模拟文件,这样既节约资源又能为学生实践教学服务。再次,利用网络资源,打印相关管理文件作为模拟文件等教学资料,为学生的档案管理实践操作提供物质条件。

3.由专人管理档案管理模拟实验室。为了能让学生更好地进行档案整理操作,安排专人管理档案管理模拟实验室,以便能更好地指导学生进行实践操作。

(三)向校外拓展,与有关单位建立合作关系,建立学生档案管理实训基地

我国档案内容丰富,种类繁多,各种档案的管理方法、特点不一,为了弥补中职学校档案室和档案模拟管理实验室档案数量少、种类不齐全的缺陷,以及让学生能够了解各类型机关单位的档案类型和管理,拓宽学生实践范围,丰富学生档案管理知识,通过向校外拓展,与有关单位建立长期友好合作关系,建立学生档案管理实习基地。

1.与档案馆等档案管理专业部门建立合作关系,建立实习基地。档案馆等档案管理部门保存的档案数量多、种类齐全、整理规范,学生通过到档案馆等这些单位实习,可以掌握档案全宗分类、档案库房的分库、案卷的排架、规范化的档案整理、规范化的档案保管等档案管理综合技能,提高学生管理各种档案的综合技能。

2.与其他跟专业相关的单位建立合作关系,建立实践基地。可根据学生所学专业特点,如是文秘专业的档案管理课程,可与本地的某些机关单位合作,在上半年带学生到这些单位进行参观实习,了解机关单位档案管理工作内容,条件允许时,可安排学生到这些单位进行实践,能帮助实习单位进行学生力所能及的档案整理工作。如物业管理专业的物业档案管理课程,可与某些物业公司的物业管理处进行参观实习和日常的实习,使学生熟悉物业档案管理工作技能,提高档案管理能力。

另外,在安排学生到学校档案室、模拟档案实验室以及校外实习基地进行档案实践时,注意与时俱进,创新培养学生利用现代化手段管理档案的技能,从而使学生掌握新时期的档案管理技能。

三、结束语

在教学过程中,不同教师对档案管理实践教学的方法各不相同,但是我们的目标是一致的,即着重培养学生的档案管理操作技能,最终提高学生档案管理的综合能力。只要与时俱进、不断创新档案管理实践教学的途径,促使中职学校学生档案管理实践技能的提高,最终能实现中职学校的人才培养目标。

篇(3)

[关键词]电子档案管理；信息化建设；管理体系构建

为适应社会发展的需要，建立健全信息化电子档案管理体系十分必要。就档案管理工作者而言，一方面需要更新电子档案的管理策略，以现代化、电子化的管理方法保证其信息化、网络化的实现；另一方面需要保证电子档案在不同领域应用效益的提升，以顺应时展的全新趋势。

一、新时期电子档案管理的重要意义

首先，传统的档案管理需要投入大量的人力、物力以及财力去完成，且极易造成档案文件的损坏，电子档案则在极大程度上避免了这种现象的出现。利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，从而既降低了管理人员的工作强度，又从根本上提升了档案管理的效率，并有效地节省了财力、物力以及人力等方面的投资。

其次，电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。资源使用率及用户满意度的提高，意味着档案管理工作服务质量的全面提升。

最后，有别于传统档案管理只能保存纸质文字资料，电子档案突破了载体的限制，在原始文字资料的基础上，还能收集管理视频图像等影音文件，满足了新时期人们对于多媒体资源的需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。

二、新时期电子档案管理的问题分析

首先，对电子档案的认知与利用存在着三种误区――习惯性地将纸质材料视作档案的载体要求，而对电子文件仅仅将其视作副本或者一般资料来进行保管；过度依赖计算机，忽视对电子文件的备份与保存工作，导致常因设备故障而丢失重要的电子文档；打印所有的电子文档，浪费资源的同时又使文档管理回归低效原点。

其次，电子档案的信息可读性受到科技发展因素的制约。这是电子档案管理工作所遇到的较为突出的问题之一，一些电子资源的储存载体（磁盘、光盘等）外秒看起来保存完好，但是其内由于加密、软件升级、硬件设施进化和编码方式变化等原因，常出现信息不可读取的问题。而且随着信息技术的不断推陈出新，新编码技术对旧编码技术的不断替代，电子计算机外部运行环境与内部电子文件编码方式间的矛盾越来越突出，电子档案信息可读性的制约也越来越强劲。

最后，电子档案的“原始性”难以界定和保持。档案的原始性是保证其在法律上具有凭证作用的关键，然而电子文件具有的“载体与信息相互分离”的特点，导致一些信息极容易被更改而且难以被发现。鉴于此，电子档案的“原始性”就无法采取和纸质文件一样的判断标准来执行。

三、新时期电子档案管理的实践应用

（一）强化信息化管理意识

在电子档案出现和真正普及大众之前，人们所使用的一直都是最为传统的纸质档案，电子档案作为信息化发展进程中顺势而生的产物，人们对其仍存在认知上的不足。鉴于此，在电子档案已经成为档案管理新形式的潮流趋势下，社会各界必须改变原有的档案管理意识和方法，以适应新时期信息化的发展需求。

首先，领导层面要致力于管理模式的创新，让数字化、现代化的档案管理理念深入人心，通过构建相关管理模式以及信息化管理系统，在潜移默化中促进人们信息化管理意识的加强。

其次，档案管理部门在思想意识层面要加大重视力度，不断强化与电子档案管理工作相关人员的思想观念，使他们在意识到工作重要性的同时，能够在对外层面上争取到对档案信息化管理工作方面更多的投人，以促进相关管理内容的高效进行。

最后，新时期所有行业的工作人员都应当注意不断更新自身对于电子档案管理事业的观念，加大对电子档案的开发利用的宣传力度，提高不同领域人们对于电子档案的认识和使用程度。

（二）完善信息化管理体系

新时期电子档案的管理实践与应用，需要各行业结合自身的业务特点，制定出适于自身发展与要求的信息化管理体系，并在实现合理、科学、高效与实际的目标的过程中不断丰富与完善。同时该体系在制定的过程中，应当对有关对电子档案管理的部分进行合理的细化，并采取必要手段提高相关业务流程中工作人员的熟悉度以及规范性。另外，安全性也是电子档案信息化管理体系的重要核心，尤其是需要注重来自网络安全的防范，以保障各类电子档案的完整性和安全性。

（三）加强信息化人才建设

加强信息化人才建设，需要注重对电子档案管理人员素质（档案管理水平等）的培养，以及对相关的工作人员进行业务（计算机业务水平等）的培训。电子档案管理工作者不仅需要掌握图文排版处理、多媒体文件信息处理以及各类文件、邮件收发等较为基本的计算机操作技术，还需要掌握必要的电子文件归档方法以便在进行电子档案归档过程中顺利完成身份识别、权限控制等技术要求的设定。

综上所述，新时期电子档案管理工作具有非常强的复杂性。在保管方面，应当注意避免对计算机过度依赖，从而使电子档案在进行计算机硬件更新或者出现储存媒介损坏时，避免发生文件丢失的情况；在利用方面，档案管理人员要切实做好安全管理工作，保证电子档案在使用过程中的安全性（避免发生数据外泄这种情况）；在鉴定与审核方面，档案管理人员务必要小心谨慎，通过对电子档案保管期限进行严密审核，来维护其真实和有效性。只有这样，电子档案管理工作才有可能适应新时期科技以及社会发展的需求，为我国各企事业单位档案管理工作提供便捷、高效的服务。

参考文献

[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程，2014（09）.

[2]何所惧.新时期电子档案管理存在的问题及应对措施[J].办公室业务，2014（01）.

篇(4)

经过多年的实践，在我们的工作中仍然存在着一定的不足，影响着档案管理工作的整体效率和质量。这些问题主要表现在以下几方面：

（一）图书馆档案管理人员素质参差不齐

图书馆档案能够真实再现各项工作的历史面貌，有效保障单位的持续发展，为图书馆从事各项活动提供各种文字、图表及声像等有价值的参考资料。随着信息化时代的到来，图书馆的档案管理工作也由过去的纸质档案变为电子档案和纸质档案综合保存的状态。而目前从事档案管理工作的人员在专业素质、理论水平以及专业技术方面表现参差不齐。有些档案管理人员不熟悉电子档案管理操作流程，有些档案管理人员存在知识老化、学历偏低以及档案管理水平跟不上时展等问题，这就使得这些档案管理人员很难适应新形势下的档案事业发展。

（二）为档案入库而程序化作业

长期以来的工作中，人们习惯将文件与档案相分离，文件生成与流通都没有完全被纳入到档案管理中，仅仅是将已退出流通的文档，依照传统工作习惯，按多个步骤进行收集整理后入库保存，最终档案在长年累月的保管中它的查阅功能慢慢的被灰尘所掩盖。还有些图书馆的档案管理不是为了将来方便查阅，而是为了应付上级检查，将美观整齐作为归档要求。虽然我们图书馆在初期信息化和数字化的影响下，已经形成了纸质和电子双档案模式，电子档案发展迅速，但纸质档案还存在着利用率低的不良情况，有的档案甚至在归档后就没有在被查阅过，其作用和意义也将会随时间的推移而丧失。

（三）图书馆档案“重藏轻用”日益边缘化

档案工作长期存在的问题是重收集轻利用，以及消极的接收档案，档案服务的主动性严重不足。在图书馆档案纸质管理上，我们应该知道，档案的收集和保存需要耗费巨大的人力、物力和财力，结果是，它们巨大的存量却无法为图书馆带来相应的帮助，尤其是大海捞针式的检索方式根本无法在急需时解决燃眉之急。电子档案在系统构建上，存在的问题是技术不完善、人员管理体系不健全。整合档案资源，同时提供最符合需求的档案资源服务才是档案管理的责任，也才能实现为图书馆管理和发展规划谏言献策的愿望，所以在今后的工作中要解决档案的日益边缘化问题。

二、图书馆档案实施知识管理的必要性

科技的进步推动了知识经济的快速发展和信息化的迅速普及，各行各业都在努力融入到知识经济大潮中。因此，新时期的图书馆档案管理必将成为知识管理，并且全部的工作环节都将成为知识管理的必要程序。面对新的机遇和挑战，档案工作只有积极去迎合知识经济的发展主动为知识经济发展服务，才可以推动图书馆档案工作地快速发展，才能发挥档案工作在知识经济时代所应有的作用。首先图书馆档案实施知识管理是自身的要求。档案知识作为经过规范化处理的显性知识，同时也是一种知识资源。因此它的管理就应该从知识资源管理的方向去认识、去推动。其次图书馆档案实施知识管理是现实的要求，因为作为一种知识资源，档案不能单纯地被看做是一种信息，也就不能按信息管理的规律去管理，具体来说就是通过全体参与，改变传统的收集方式，通过支持实际工作，解决档案分类不切实际和不能实时应用的问题。最后图书馆档案实施知识管理是提升图书馆竞争力的要求。档案管理的本意是要促进图书馆工作更有效益，因此到了知识经济时代，思想得到了解放，档案管理走向知识管理，从而提升了档案管理水平和效率，为图书馆提高竞争力夯实基础。

三、图书馆实施档案知识资源管理的条件

只有在充足的基本条件支持和保证下，才可以保证档案知识管理的顺利进行。所以，图书馆在实施档案知识管理建设中要考虑以下几个方面因素：

（一）网络基础设施条件

一定程度的网络基础设施是实现信息化的基础。比如通过网站，可以向群众提供各种数字信息服务，这些服务可以打破时空限制，实现真正意义上的信息资源共享。而一个网站的建设需要考虑城名申请、网站规划和设计、网站推广、服务器、数据库开发等多个方面。所以网络基础设施条件关系着档案知识管理在网络上能否有效传播。

（二）资金条件

图书馆档案部门进行档案知识资源管理的经济实力，是档案知识资源管理过程中的物质决定要素。所以，档案知识资源管理作为一项复杂的系统工程，从实现信息知识资源管理到实现网络化管理和运用，每一个环节都要投入大量的资金。总之，资金的充足与否是档案知识管理能否顺利开展的关键因素。

（三）人才条件

图书馆档案知识资源管理本质上就是一个新知识和新技术开发利用的过程，所以人才问题在档案知识资源管理中至关重要。原因是在建设过程中，需要多领域的高层次专业人才，比如系统分析与设计专家、系统管理与维护专家等，所以，人才问题同样关系着档案知识管理的效率。

四、图书馆档案知识资源管理方案实施

（一）档案知识资源管理组织建设图书馆档案知识管理首先需要一个完整、系统的组织结构，以此来推进与保障知识资源管理的顺利进行。一方面就是设置知识资源管理部，主要负责档案知识资源库管理系统的日常运行和维护，还要设置知识应用规划部，负责跟踪图书馆的业务工作、事务工作的变化，以及知识资源内容建设。另一方面就是构建知识资源管理团队，专业人员团队负责网上对知识资源做收集、整理，聘请业内专家对专业团队的工作进行审查和判断。

（二）档案知识资源管理制度建设

为了图书馆档案知识管理的系统、组织和过程在法理上固化，同时也为了有效激发图书馆员工的积极性和诱导档案管理人员高效的服务，就必须要在图书馆原有的档案管理制度基础上建立档案知识资源管理制度体系。该体系应包括以下几个方面：档案知识资源安全访问权限制度、档案知识资源收集整理制度以及档案知识资源管理组织制度等。

（三）构建档案知识资源管理应用系统

该系统包括以下几个部分：（1）应用功能系统，它主要包括档案知识资源库，以及电子档案库到档案知识资源库转换处理系统，它们的主要功能是知识订阅、信息搜索、知识提供、在线考试、知识积累等。（2）资源库委托收集、整理系统。该系统主要包括非定形知识资源库，资源库的历史知识到电子档案库的转换系统以及领导决策工作经验和成果积累的系统等，主要功能是收集档案资源、审查档案信息、规范档案文件和业务考核等。（3）知识资源库管理系统。这个系统设计包括了业务事务协作流程管理系统和它的子系统等，主要功能是将关联的知识进行分类，制定档案模板，对关联知识提供链接等。

（四）强化队伍建设

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关键词：企业; 文件; 档案; 管理; 创新? 党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出，要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。?

1工作平台创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台：

a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。

b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。?

2流程创新?

2.1文档一体化流程概述

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”?［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。

文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：

a) 减少流程的中间环节；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳转、分流工作流程；

d) 建立循环工作流程；

e) 建立交叉、条件等工作流程。

在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。?

2.2文档一体化流程的创新点

信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。?

2.2.1文件管理阶段

a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

2.2.2档案管理阶段

a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。

b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。

c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

3管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。?

3.1信息管理

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。

在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

3.2信息工作人员管理

信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；

c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；

d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

e) 建立严格的权限管理机制；

f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

对管理职责的划分，应从多方面考虑：

a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。

b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。

c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。

4制度创新

如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《办公自动化系统?（OAK）?应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。

b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。

d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系统运行维护管理办法》。

f) 《信息系统运行安全管理办法》。

g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。

5服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

6结束语

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。? 参考文献

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  关键词：   城建档案 ， 新模式 ，    管理探索

Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas.

Keywords: members of the file, the new model, management exploration

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

   新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化，城市信息化建设和电子政务的不断推进，逐步改变着我们的工作方式，深刻影响着人们的生产和生活，为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。

一、城建档案馆管理的现状及原因

城建档案馆管理，早期只能对馆藏档案进行目录管理并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后层面上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：

1、城建档案馆管理受到的冲击。

20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”、“数字城市”在城市规划管理建设过程中广泛应用，随着新型载体文件-电子文件的出现，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。电子文件的产生，标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，将直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

2、城建档案馆管理面临着的挑战

 随着政府管理机构信息化建设的发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，成为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。

    也就是说档案理论也冲破传统的档案学的束缚，从传统档案管理的“一元理论”，转变为档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，到将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些新生档案学理论，为城建档案馆管理提出的新的要求。

3、城建档案管理急需观念更新

 电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将。因为城建档案涉及行业众多，信息技术手段应用水平参差不齐，而纸质已经作为一种传统载体，深深扎根与人类社会，同时具有稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。而电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性，面对实体档案、电子档案并存，社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要新的管理模式。

二、  城建档案馆管理的新模式

新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。

城建档案馆新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护；通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。

三、  城建档案馆管理探索与实践

    1、以法规、标准为依据，针对不同类别的城建档案实体、信息的接收，实行多种方法的前端控制。新管理模式的实施也必须从源头作起，确立实体与信息共同接收进馆原则。 以标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。

    实行电子文件档案一体化，建立远程电子文件归档系统，一是城市规划、建设等管理部门形成的管理类档案，二是新建工程档案。我馆根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用两种不同的前端控制手段。利用城建档案馆行政隶属的优势，对城建管理类档案采用提前介入，参与开发的手段，进行文件、信息前端控制。同时在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现了电子文件从登记、立卷到归档、著录的一体化管理，实现了档案的自动生成。加强了对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。保证了档案从源头的规范，节余约了人力物力，提高了管理水平。为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。

   实现信息管理的提前介入，这既促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案。

2、城市档案管理信息处理的多元化采用提取原始信息，加工特色信息、编研专题信息的多元化处理方式，打破了传统的分离式三级著录方式，以建筑工程项目为主线，采用层次著录法，保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级，并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。

    再可根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工，对档案信息的深度开发利用，多项专题编研成果，为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。

3、城建档案开放服务方式的多元化

  城建档案开放力度的加大，到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。一是要优化传统的服务方式，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者；二是要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。三是要延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇，馆藏信息资源的广泛共享，更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能，不断提高服务质量。

四、城建档案馆管理模式观念更新

“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。

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【关键词】疾控机构 档案管理 实践 体会

中图分类号：R197.323 文献标识码：A 文章编号：1005-0515（2012）3-017-02

CDC records management practices in the new situation and to explore

Qiyu Ping Qi Xiaoxiao

(Zhoukou City, Henan Province Center for Disease Control, Zhoukou 466000)

【Abstract】Objective To investigate the stage in the disease control agency problems in records management, records management to improve efficiency. Methods improve the system, improve the quality of relevant staff. The Results make up for the course of disease control agency records management loopholes, so that file management more efficient and reasonable. Conclusion is correct to treat the disease control agency records management loopholes, from the internal mechanism and external system level two-pronged approach to improve China's disease control agency jointly file management.

【Key words】CDC file management practice experience

随着我国疾病控制机构工作强度的加大，对档案管理工作的要求也进一步提高。特别是近年来公共卫生实践的频繁发生，更是使我国疾病控制机构在某些方面显的捉襟见肘，难以保证效率的提高。其中，疾病控制机构的档案管理工作作为疾病控制机构提高工作效率的重要环节，也在实践中暴露出许多问题。因此，如何使档案管理工作制度化、规范化，不断适应新形势下的要求就显得至关重要。

1 疾控管理机构档案管理及其特点

1.1 疾控管理机构档案管理。疾病控制机构档案是指疾病控制机构在建设和发展过程中所从事的疾病预防、公共卫生检测、重大突发公共卫生事件、科研、基建、人力资源等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录[1]疾控机构档案管理则是使上述工作协调、有序、高效的进行，主要包括人事管理、党务安排、实验及仪器设备报告、传染与非传染疾病的预防计划等等。可以说，疾病管理机构档案管理工作繁琐而细致，覆盖诸多领域。就目前而言，我国的疾病控制机构档案管理已经基本实现电子档案与纸质档案相结合的档案管理制度。

1.2 疾控管理机构档案管理特点。疾病控制机构档案管理有着行业自身特殊之处，其方位涵盖了公共医疗卫生各个方面的的信息，是我国疾病控制工作高效运行的强有力信息保障。随着我国经济的飞速发展、科技水平的不断提高，我国的疾病控制机构档案管理工作，从之前单一的纸质档案发展到纸质与电子档案相结合的管理模式。这一改变是一把双刃剑，既是机遇也是挑战，其既可以使我国疾病控制机构档案管理工作高效运作，从而达到一个前所未有的水平，也可以是档案管理带来很多意想不到的弊端与问题。

2 疾病控制机构档案管理工作现状分析

2.1 工作人员素质参差不齐，档案管理水平高低悬殊。档案管理，特别是重要公共机构的档案管理都要求统一管理，而且也出台了相应的配套措施。但是，实践中却仍然存在有悖这一原则的现象。原因就在于，档案最初形成是在各个部门，各个部门的工作人员办事手法不一，工作程序也千差万别，这就使得档案收集整理遇到很大的麻烦。再加上档案管理工作人员水平层次不齐，使得档案管理工作出现诸多混乱的局面，无法实现预先设想的统一管理。疾控管理机构档案管理也难逃这一现象，在实践中也或多或少的呈现出这一特点。

2.2 档案管理机制存在弊端，出现问题难以责任到人。百密难免有一疏，任何工作都不能保证纯粹的正确和合理。疾控管理机构档案管理工作的复杂性与繁琐性也决定了必须有一种责任机制来减少工作失误的现象出现，避免在工作出现问题时相互推诿，消极补正。实践中，档案内容泄漏、档案遗失的现象屡见不鲜。其原因不仅仅在于工作人员的疏忽与失误，在外部制度层面也存在很多问题。因此，如何完善档案管理的责任制度对于减少工作失误，加强档案管理安全来说有着至关重要的作用。

2.3 疾控管理机构档案管理作用单一，难以实现档案制度应有功效。档案管理在于合理利用档案，疾控管理机构档案管理也不例外。现阶段，我国的档案管理工作存在诸多漏洞，使得我国的档案存在不完整性。档案记录与收集的间断使得档案的实效性大大下降，很多档案归档后也仅仅起到“装饰作用”，很难实现最大效能的档案利用。

3 疾控管理机构档案管理的补正

3.1 完善疾控管理机构档案管理体系，实现档案管理的最大效能。疾病预防控制业务档案实行分级管理是在档案工作领导小组或单位档案部门的统一领导下将业务工作中的形成的技术档案实行分级管理分别由单位及业务档案生成部门两级管理[2]。也即，疾控管理机构档案室与疾控管理机构各个部门形成的两级管理模式。如此一来，可以很大程度上避免疾控机构各个部门与档案管理机构在档案形成与收集过程中形成的不一致现象。除此之外，完善疾控管理机构档案管理体系也会一定程度上提高相关工作人员的素质，从制度层面提高其工作效率与工作技能。

3.2 提高相关工作人员的工作质量和档案文书处理水平。档案的收集与整理事关档案日后的利用效能与效果，控管理机构档案管理更能体现出这一点。因此，不仅仅要形成统一的工作程序，使工作制度化、规范化，更需要提高相关工作人员的工作素质。工作人员的素质提高，既可以使工作技能实现飞跃，提高档案管理的工作效率，也可以从侧面完善档案管理体系。这一点，对于实现疾病控制档案的利用有着举足轻重的作用。

3.3 实行“以我为主”的档案收集管理原则。档案管理工作的首要任务是档案的收集与整理，这也是档案管理工作中最重要的环节[3]。“以我为主”的档案收集管理原则要求在实际工作中首先确立归档范围严格控制外来文件的归档将本单位在工作中形成的文件按其重要程度归档，及时准确地再现单位工作情况[4]。此举不仅可以有效的解决档案收集整理过程中的繁琐问题，也可以最大程度实现档案的合理管理与有效利用。

4 疾控管理机构档案管理的探讨

4.1 正确认识疾控管理机构档案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是档案管理制度不断完善的基础之所在。在这一阶段，不仅相关部门领导要引起重视，各个部门的工作人员亦应当如此[5]。在疾控管理机构档案管理工作中，软件与硬件共同完善、双管齐下才是治理之本，完善之基。

4.2 加强人才培养，不断为疾控管理机构档案管理工作输入新鲜血液，同样是提高工作效率的重要保证。疾病控制机构档案管理人员的业务素质高低往往决定着档案管理工作的成败，也是档案利用效能的重要保障。因此，各级疾控机构在加强档案工作人员的责任性、创造性的同时，必须注重复合型档案人才[6]的培养。这种人才不仅娴熟的掌握专业技术知识，也对计算机只是等相关领域有这相当的了解，只有这样才能保证档案管理的全面合理收集。

4.3 全面高效的利用档案才是档案制度的最终目的。不能全面的利用档案，不仅是对资源的浪费，更是使得相关工作变的毫无价值[7]。疾控管理机构档案管理工作人员不仅应当实现对档案的精心整理与保存，更应当结合相关知识实现档案的多次利用，系统、科学、全面的利用档案资源，充分实现档案制度的价值[8]。

5 结语

疾控管理机构档案管理对我国的疾病预防管理作用有着举足轻重的作用，我们应当正确认识其存在的不足，努力完善我国的档案管理制度，最大限度的发挥疾控机构档案的作用，实现其应有的价值，更好的实现和谐社会的要求。

参考文献

[1] 王红霓,应锡钧.新形势下疾控机构档案管理的实践与体会[J].医院管理,2011(6).

[2] 刘展轶.疾病预防控制机构档案管理思考[J].信息情报,2007(9).

[3] 陈峰.在新的疾控体制下乡镇卫生院如何做好防病工作[J].安徽预防医学杂志,2006(6).

[4] 李宏,王立宏.浅谈如何加强疾病预防控制机构的档案管理[J].黑龙江史志，2010(19).

[5] 徐传素,李翠兰.建设卫生文化是提高疾病控制工作能力的需要[J].职业与健康,2005(7).

[6] 刘开军,程学志.创新站务公开机制促进疾病控制工作全面发展[J].中国公共卫生管理,2007(6).