高校档案管理精品(七篇)

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【关键词】高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况， 2011年相较于2010年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了几十所，学生总规模增加了一百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点：

第一，工作量大：由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，电子信息化程度有待提高：信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

第三，档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。

第四，远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

二、高校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

许多档案资料处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。由于档案的专业性各异，档案管理人员可能不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏档案管理的实践能力，使档案的收集、整理和归档不及时、规范。

（二）档案管理制度遵守情况较差

目前，大部分学校根据《档案法》完善了档案管理制度，但是由于领导对档案管理工作不重视，领导和监察力度不够，致使档案管理人员及师生员工对档案管理制度的遵守情况较差。例如在收集档案的过程中，制度形同虚设，交不交都行，档案管理人员也不去催促。在档案归档的过程中，许多档案没有及时归档，部分档案仍分散在基层单位管理，不符合事毕立卷的要求，致使最终有些档案损坏或遗失。

（三）档案利用率低

由于对档案的利用价值认识不够，大多数人不去查找自己所需的资料。由于部分档案管理人员思想观念落后及受过时的档案规章制度的制约，档案利用者往往需要办理许多手续才能借阅所需的档案，有时甚至无法满足利用者的需求，工作效率很低，降低了档案的利用率。

（四）相关法律法规不健全

迄今为止，国家对大学生管理出台了多个文件，但是没有专门针对大学生档案管理工作的法规。因此，大学生档案管理体制呈现出多样化。但不管实行哪种管理方式，因为没有具体的考核标准，都不愿意投入大量的人力、财力等进行专项管理，使得大学生档案管理杂乱无章。

（五）档案管理技术和手段落后。

传统的档案管理内容比较简单，全部为纸质档案，以手工服务为主要手段进行档案管理。近年来，学校招生规模不断扩大，各项事业快速发展，档案管理的内容越来越多。随着计算机技术和通信技术的推广应用，学校档案管理也配备了计算机和档案管理软件，这为档案管理现代化工作提供了硬件设施。

三、加强高校档案管理工作的对策

档案管理是高校正常运行的前提和基础工作，因此，应加大高校档案管理力度，最大限度地提高档案的利用率，为高校发展服务。

（一）树立科学发展观理念，提高对档案管理的认识。

高校档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，正确认识档案的重要性是提高档案管理水平的关键和保证。因此，要以人为本，贯彻科学发展观，用科学技术的最新成果武装档案工作，其核心就是重视档案的建设与管理。

（二）严格执行档案管理制度。

虽然大多数学校制定了档案管理制度，但是执行情况不佳。要想改进档案管理制度的执行情况，一方面，应该通过教育、培训、考试等方式加强档案管理人员的法律意识、责任意识、规范意识，建设一支知法、懂法、守法的高素质的档案管理人才队伍，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，另一方面，领导应该高度重视各项制度的执行情况，定期检查，考核指标量化，赏罚分明，这样才能保证各项制度的有效执行，保证档案管理工作规范高效地进行。

（三）加快档案管理的信息化建设，从纸质档案到无纸档案库的过渡。

对高校来说，档案具有重要的作用，必须妥善保管，以便进行查找与使用。传统的人工处理方式非常麻烦、繁琐，而且使档案库存不断增大，占据了大量空间，浪费了大量的人力物力。

（四）加强大学生档案管理队伍建设，提高其业务能力。

篇(2)

关键词：档案管理；信息化；高校合并

根据高校档案信息形成的规律,可把高校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案,再加上报表统计一项共七大类。对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案事业各构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。

档案管理有以下要求：一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入单位的各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和单位各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。

针对我校是合并后形成的院校，本文对合并院校的档案管理提出了以下建议：

首先，对合并前各单位的档案应根据原有馆(室)藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法, 即原馆(室)原地存藏各单位。一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。只需将原形成馆藏的检索工具复制一份呈交给学校新成立的档案馆。

其二，继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校在教学、科研甚至管理方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。

第三，对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，馆藏容量在10～15年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要,工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。

第四，建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的高校设总馆即综合档案馆，原有的各校档案馆(室)设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层单位档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料,以便及时、主动地提供档案信息，为机关领导和各项工作服务。综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，建立与学校党政机构、学科专业设置、科研方向选定等相适应的由综合档案馆在业务上纵向领导，在行政上横向联系的档案工作网络。学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆(室)的暂时性工作。

第五，建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度, 为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的鉴定、收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。

通过以上措施，可以为合并后的高校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。

参考文献:

[1]李敏.高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东省青年管理干部学院学报，2004,7（04）.

[2]徐玫.关于建立高校档案管理信息网络的若干思考[J].广东工业大学学报,2003,9(03).

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关键词:电子档案 档案管理 高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.电子档案在应用中的风险

当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。

(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:

第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007(6)

[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008(5)

篇(4)

一、高校教师综合档案的管理与利用现状分析

1.高校教师综合档案的管理与利用现状尽管在知识化、信息化、网络化的环境下，高校的人事管理、教学管理、科研管理等领域的数字化、信息系统化都已经成为现实，学生的选课、各类人员对教师的评价、学生课程考试成绩的录入与查询等过程都是在网上直接完成，教师的授课计划、科研成果的统计等都要求上交的是电子版。但是，高校的人事、教学、科研等各个管理部门的信息系统基本都是相对独立，彼此互不兼容。结果就是，教师的各类档案数据是分别存于不同的系统中，对利用与保管都存在不方便之处。即使对教师的同类档案来说，也基本处于多级分散的保管模式。高校的教学、科研工作是多部门多级的分散管理体制，从而在相关档案的收集与保管方式上也形成了多级多部门的分散管理模式。一般情况下，高校的教学与科研档案，一部分由院（系或科室）级的教学与科研秘书处分别收集、整理、鉴定、保管，如教师的授课课程档案、教师每年的科研成果等数据；一部分则由相关职能部门（即教学部门、科研部门等）在其职能活动过程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）级单位会将相关档案上交主管部门或学校档案馆，各主管部门（即教学部门、科研部门等）若干年后也会再转交学校档案馆。在利用方面，基本上只是在考核或评定职称等过程时才有利用活动产生，而且各部门的档案，只是对部分管理级的用户开放；档案馆尽管对学校用户全面开放，但是有所限制，比如有的要收费，有的有时间限制，而且其收录的档案本身不太齐全，尤其是科研档案，多数根本就没有建。所以，每到考核或评定职称时，上到相关职能部门，下到教师个人，都分别忙于重新组织、查找相关资料，而相关的信息系统，比如教学档案、科研档案、档案馆等系统都无法提供全面、准确、完整的相关材料。本人曾对熟悉的几所高校做过一些调研，对教师的档案管理模式基本类似上述的分散与多级保管方式，在其利用方面基本没有主动的作为。2.高校教师综合档案管理与利用中存在的问题（1）没有形成对教师的所有档案数据统一归档与专门管理的制度，没有一个统一的信息管理平台。由于没有形成对教师所有业务活动过程的文档进行统一归档专门保管的制度，也就没有一个统一的高校教师档案信息管理平台，使得高校教师档案的统一管理与开发利用极为不便。现实中，高校档案馆很少真正有综合的教师档案这一类。对高校教师的教学档案、科研档案、人事档案采取的是分部门且多级的管理模式。即使在信息化程度比较高的教学档案管理这一块，也是多级的分散保管，而且也基本没有做到电子文档的一体化管理。（2）分散多级保管模式造成资源浪费严重。因为各部门之间数据管理模式不同，数据结构不一致，移交档案馆的过程中有个格式转换问题，格式转换本身就是资源浪费，同时还有可能造成数据丢失。（3）分散多级的保管模式导致高校教师档案的利用率较低。高校有关人事、教学、科研等部门及其二级管理部门的信息保管主要为本部门的管理活动服务，一般不对外，而档案馆的档案收集又有时滞而且不全。所以，用户使用教师档案信息很不方便，教师档案的利用率一直比较低。（4）分散多级的保管模式不利于高校教师档案知识资源价值的整体发挥。现行的分散多级保管模式导致对高校教师档案资源的整体构建与管理进行的研究也很少，尽管找出几篇有关资源整合与一体化管理方面论文，但都只是研究教学档案或人事档案的文档一体化管理，而教师的业务档案是包括多方面的。分散保管的教师档案是不便于对档案中隐性知识的挖掘，即对档案的深入整序的，同时也不利于对人才的整体评估与认识。因为只有集中统一保管的教师档案才能体现出个人或某部门甚至学校的教学、科研的整体水平与进展过程。总之，高校教师档案的分散多级管理模式不利于高校组织内知识的融合、共享、创新与传播，不利于其知识资源价值的充分发挥。

二、高校教师综合一体化管理

1．高校教师综合档案一体化管理的基本内涵如前所述，高校教师综合档案分散多级的保管现状，存在诸多问题。改进的基本思路应该是充分利用现代信息管理技术，尤其是数字化与计算机网络技术，实现高校教师综合档案数据的一体化管理与利用。一体化的基本内涵包括三个方面：其一，教师个人各类文档数据的一体化管理，即通过制定标准、统一的建档与归档制度，将教师个人的人事、教学、科研等方面文档数据集中统一保管，以方便利用；其二，教师各类业务文件的制作、形成到归档过程的一体化管理。主要是指依托校园网及相关信息管理技术，对教师的各类业务档案文件的形成过程实施全程控制，然后直接经网络鉴定、上传、归档、入库，实现教师业务档案的全程电子化管理，做到从各类文件的初级制作（包括教师个人或各级管理部门）到审批、传达、实施、归档等过程的文档一体化管理，以减少中间过程的重复劳动及数据的丢失；其三，教师个人综合档案数据在一定范围内公开、共享与利用的一体化管理。主要指依托校园网及相关技术与制度，实现在高校内部的某些范围内对高校教师个人档案数据的共享与开发利用。实现途径应该是开发出能一体化管理教师个人基本信息及各类业务档案数据的综合档案管理信息系统，系统的用户应涵盖形成档案并可能利用档案的一般教师、学生、各级职能管理部门与各级研究部门等，但共享与利用的权限或范围可依用户身份不同而专门制定。2．高校教师综合档案一体化管理的实现方略实现并达到上述三个一体化管理的目标，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具体技术方案的支持，还要有高校各个职能部门及其管理人员与教师个人的积极配合。但最主要的还是要构建一个统一、相对规范的信息管理平台与管理制度。其实施要点包括：首先，要制定对高校教师所有业务活动过程统一建档、系统保管的专门档案管理制度，这是实现高校教师综合档案一体化管理的第一步。其次，综合运用数据库系统技术、系统集成技术、网络技术等现代信息技术，组织专门机构、专职人员，开发高校教师综合文档管理信息系统。从现实层面上来说，高校教师的各类档案应该分别保存在不同的已有信息系统中，其自动化、信息化程度应该还比较高，比如教学信息有教务管理信息系统，人事档案有人事档案管理信息系统等等。所以，实施高校教师综合档案一体化管理的关键措施是要在各子系统（如教务管理信息系统、人事信息管理系统、科研信息管理系统等）的基础上，应用系统集成技术，构建一个统一的信息管理平台，即能一体化管理高校教师个人及其各类业务文档的综合文档管理信息系统。这一过程可由高校指定相关管理部门（如高校档案馆或图书馆）与有软件开发能力的信息公司合作完成，开发的关键技术是系统集成技术与数据库系统技术。系统的开发过程必须在文档一体化管理理论、电子文件生命周期理论的指导下，运用数据库系统技术、信息系统集成技术等现代信息技术，针对高校教师业务档案的数据构成（包括教师个人的人事、教学、科研等方面数据）及各类文档的形成过程，分析并规划系统的整体构成及功能结构，包括各子系统的构成与功能结构，进而建构系统统一的数据库数据模型并实现系统的统一规划，最终完成系统的集成及其相关软件的开发、调试、实现等。该系统应该具备：利用分布式数据库管理系统原理统一保管教师个人基本信息及其所有业务活动过程的各类档案数据的功能；有完备的档案检索功能，既包括对个人各类档案数据的分别检索功能，也包括对某教师所有档案数据的综合检索功能，还包括对某个时段某类档案或某部门某类档案等的统计检索功能（可以针对考核或人才评估等的具体要求设定）等；有严格的用户类型及其权限管理措施。最后，在考虑档案数据的特定保护需求的情况下，在数据库的设计阶段，充分运用数据库保护技术与原理，设计并规划系统各类文档数据的全程控制以及数据的安全保密与数据共享的平衡控制机制。数据库系统的安全保护措施包括许多方面，此处主要是指：一是通过数据模型设计阶段的数据结构、数据操作、数据完整性约束等三个基本要素的统一设计，实现对整个数据库的数据进行统一控制的机制，最终实施对各类教师业务文档的全称控制；二是通过对系统各类用户及其权限的统一规划、管理，形成对系统档案数据的安全与完整性的统一控制，最终实现系统档案数据保管的保密要求与共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由软件开发者与数据库管理员共同设计完成，相关内容的论述将在后续文章中完成，此处重点谈谈第二方面的控制。第一，针对各类教师业务档案的形成过程，明确各类参与建档、保管甚至利用档案的系统用户类型（包括教师本人，各院的教学与科研秘书，各职能部门的相关档案管理人员等）；第二，明确各类用户在系统运行过程中的职责与任务，包括要完成的相关数据的上传、鉴定、归档等过程任务等；第三，运用数据库的安全保护措施，对各类用户进行统一的权限控制与管理。包括对系统用户的名称与密码的统一管理，对系统运行过程中各类系统用户的身份识别（以保证系统用户的合法性），对进入系统的所有合法用户的审计与跟踪（以保证合法用户对系统数据的合理使用）等；第四，在上述措施下，还要制定针对档案保管、查询、借阅等过程的具体限定措施，以实现系统内各类用户对权限范围内相关数据的共享与利用。

单位：熊志云单位：湖北大学

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［关键词］信息时代;高校;人事档案管理;现状;加强策略

引言

人事档案是对个人履历的一种展示，无不体现了思想意识及社会形态的变化。随着科技时代的发展，信息技术逐渐渗透到了人类工作与生活的方方面面，为人们创造了优质的信息服务环境。在这样的环境背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，加强其信息化建设与管理显得尤为重要。纵观我国高校人事档案管理整体，其在信息化管理方面仍存在不少问题，严重影响了人事档案的保存与利用。因此，对信息时代背景下我国高校人事档案管理进行研究具有非常实在的作用和意义，并受到了社会各界的广泛关注和重视。

一、高校人事档案管理的界定及功能

人事档案管理是高校人事工作的重要内容，它是指人事管理部门或其他相关部门根据个人经历或素质表现，以个人为单位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄别、整理、保存、查询及传递等内容，是一种服务类工作。信息化时代背景下，高校人事档案管理工作性质和内容不变，只是通过对先进思想和技术的引用完善高校人事档案管理工作体系，从而提高人事档案管理工作的质量和效率，延长人事材料的使用寿命，以便于人事档案管理工作更好地服务于高校系列管理活动。人事档案管理将人事相关的信息资源整合在一起，记录了个人的工作历程、政治素养、工作业绩以及职务变化等情况，是个人品牌的重要标识，为高校人力资源管理工作提供了重要的信息依据，有利于指导高校系统化、科学化地开展师资队伍建设、教学活动安排等工作，严格意义上讲，人事档案管理是高校教育改革与优化重要的依据和基础，理应得到高度的重视。

二、信息时代背景下我国高校人事档案管理的现状

信息时代背景下，信息资源的搜集、整理及利用效率和质量更高。但是，信息时代背景下，反观我国高校人事档案管理工作实际，其中暴露出了不少问题，主要体现在以下几个方面。

(一)服务意识不强

信息时代背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，其服务功能应该得到进一步的发挥和利用。但是，某些高校受传统人事档案管理模式的影响，信息服务意识不强，对档案信息资源的利用率不高，开发力度明显不足。长期以来，高校一直把人事档案馆藏数量及面积视为人事档案管理绩效考核的重要内容和指标，其工作的重点是人事档案整理与保存，轻视甚至忽视了人事档案应有的价值和功能发挥，人事档案管理工作过于形式化。在信息技术飞速发展的时代，人事档案管理的服务功能愈加强化，高校现有的人事档案管理模式显然不能满足广大教职工及社会其他人员的信息需求。高校人事档案服务意识不强，所引发的重要问题是，高校数字人事档案信息资源不足，由于受建设经费的影响，人事档案管理对信息处理技术的应用不足，这在一定程度上影响了人事档案的开发与利用。人事档案会随着个人经历、素质的增长发生变化，其管理工作应是一个持续不断的过程，但是高校人事档案管理由于缺少高效使用的信息化还软件支持，对人事档案的更新不及时，缺少动态分析与统计环节，不利于专业化师资队伍建设，最终影响了高校教育的发展。

(二)管理体制落后

高校人事档案管理是一项系统工程，需要完善的管理体制作保障。但是，目前高校人事档案管理普遍存在保存散乱、方式陈旧等问题。高校教育涉及到领导、教师以及学生等主体，他们都有着独特的履历，应该建立与之相符的档案，同时还要加强对这部分档案的利用，以指导开展相关管理工作。一些高校根据管理部门的划分，将人事档案分别归入到人事处、学生处、教务处以及财务处等地点存放，甚至还存有人事档案借阅不还的现象，不利于形成人事档案的规范化、标准化管理，为档案信息利用者带来了众多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事档案管理方式，各职能部门之间各自为政，彼此缺少沟通与交流，管理工作安排存在交叉重复问题，造成了人力、物力和财力不同程度的浪费，使得高校管理资源显得更加捉襟见肘，违背了我国节约型社会的建设原则。信息时代背景下，要求我国高校人事档案管理逐渐实现信息共享。高校人事档案管理规划建设方面的匮乏，使得系统兼容性低，不利于这一目标的实现。

(三)基础工作薄弱

信息时代对高校人事档案管理基础工作提出了更多、更高的要求。新的技术发展时期，高校应该加大人事档案管理方面的资金、资源投入，包括技术投入、人才投入以及环境投入等。然而，很多高校在这方面做得不足。某些高校尚未意识到信息时代背景下，人事档案管理面临的机遇和挑战，对人事档案管理建设的认知存在不足，致使相关投入不足，限制了本校人事档案管理的信息化建设程度。一般情况下，高校人事档案管理信息化需要软件及硬件方面的双向投入才能实现，应该根据人事档案的数量决定服务器的类型及其容量，但是部分高校为了节约成本，以普通微机代替专用服务器，其他相关设备老化，导致数据库系统功能满足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技术软件或手段，却由于不重视人才培训，导致先进技术设备利用率低，仍然阻碍了高校的信息化建设。

三、信息时代背景下我国高校人事档案管理加强策略

作者基于对高校人事档案管理内涵及功能的认识，结合上文对高校人事档案管理现状的认识，有针对性地提出了以下几种信息背景下我国高校人事档案管理加强策略，以供参考。

(一)加大信息建设投入

信息时代背景下，高校人事档案管理应该面向更高层级的发展，努力实现信息化、智能化。新时期，高校领导层及相关工作人员应该重新认识人事档案管理价值与功能，强化本项工作的服务性，认真分析人事档案信息化管理的特征，从本校人事档案管理实际出发，采取一系列的改革与优化措施。高校应该建立完善的人事档案管理信息化建设体系，真正将之纳入到校园基础建设当中，整合一切可以利用资源，适度加大信息化建设方面的投入，积极引进先进管理思想、技术设备以及技术手段，打造校园内部网络体系，尽快实现人事档案管理信息共享目标。在此过程中，高校可以请专业公司对本校人事档案管理工作进行评估，并以此为依据，制定科学、有效的信息系统建设计划，根据其技术要求，采购适用的硬件和软件。针对高校信息化建设资源有限的情况，高校应该积极寻求政府及企业的支持，与意向企业建立长期合作关系，结合企业发展需求，明确人才培训目标，满足企业人力资源需求的同时，调动企业的教育参与积极性，实现资源的优势互补。

(二)加强专业人才建设

高校系列管理工作的开展，始终离不开人才的支持。信息时代对高校人事档案管理工作人员，提出了更多的要求。高校应该分层制定专业人才建设规划，从战略的高度，去审视人力资源管理这项工作，以人才推动教育事业的发展。具体而言，高校应该普及人事档案管理重要性，在校领导层开展信息化建设培训活动，使其充分了解信息时代的特性与要求，提高他们对信息时代背景下对人事档案管理工作的认知，保证相关决策的有效性。在高校领导层的引导下，高校还应该加强人事档案管理工作人员的培训，包括知识培训和技能培训，明确信息时代对人才提出的挑战和要求，针对本校认识档案管理工作人员综合素质和能力中存在的不足，有针对地制定培训计划，请专业领域内的人才担任讲师，提高从业人员的服务意识和专业技能。与此同时，高校还应该建立与之匹配的考核机制和激励机制，对受训人员的受训结果进行评估，以此为依据改进培训计划，给予表现优良的职工精神奖励和物质奖励，激励他们向更高层次努力。

(三)健全档案管理体制

信息时代背景下，高校健全人事档案管理机制是重点。高校健全的人事档案管理工作机制，应该包括管理机制、考核机制、监督机制以及奖惩机制等等。具体而言，高校应该成立独立的人事档案管理部门，一改传统人事档案管理模式存在的弊端，有效地把人事档案信息整合在一起，利用先进的技术设备和手段，实现档案信息共享，给予各部门对等的信息查询权，尽量避免人事档案原件的流动，减少人事档案信息资源的损坏或丢失。同时，高校还应该加强对各管理部门的监管，促进他们之间的交流与合作，最大限度地提高档案信息的利用率。除此之外，信息时代背景下，高校还应该重新定位人事档案管理，拓展其功能，进一步细化其考核标准，对整个人事档案管理工作体系进行考核，在明确各相关部门及其工作人员职责的基础上，给予工作表现优异的人员奖励，给予存在工作失误的员工适度处罚，保证人事档案管理工作的顺利实施。

结语

总之，信息时代背景下，高校必须要加强人事档案管理改革与优化。由于个人能力有限，加之各高校的人事档案管理实际有所差异，作者有关信息时代背景下我国高校人事档案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，认真甚至信息时代背景下自身人事档案管理中存在的缺陷或不足，可在本文论点的基础上进行延伸，并制定一系列行之有效的改进优化策略，注重付诸实践，从而推进本校的人事档案管理信息化建设。

参考文献:

［1］冯素晓．高校人事档案的信息化建设探究———索引的选择与应用［J］．软件导刊，2011(10)．

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【论文摘要】扩招背景下，《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平，就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作，本文将试做阐述。

百年大计，教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家，我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划，对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。

同时，近几年来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。

一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题

《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。

（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导，对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对教学档案管理难以做到按需足额投入。

（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全，相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，或者未能严格按法规管理档案，档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。

（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏，大多数来自于学校其他专业的老师，部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养， 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。

二、普通高校教学档案管理的改革思路

随着我国高等教育事业的改革和不断发展，教学档案作用的发挥显得更加突出， 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。

如何解决高校教学档案管理面临的这些问题，《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理，健全教学质量保障体系，改进高校教学评估”、“做好学生成长记录，完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:

（一）提高对教学档案管理重要性的认识

（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证，又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序，帮助完善教学过程，使高校教师在教学工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作，包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等，为学校教学评估提供了第一手资料，是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，教学成绩如何，主要看教学档案收集得是否齐全，教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。

（二）强调教学档案管理的规范性和流程性

1.明确档案收集的范围和收集主体

建立健全高校档案管理制度，是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料，有关管理部门应该根据档案分类和用途，明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。

2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程

高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性，必须建立一套完整的教学管理制度，统一格式，规范内容，做到有章可循、有据可依。

（三）提高高校教学档案现代化管理水平

（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。

高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度，对电子文件采取集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度，加强监督和指导工作，把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。

（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划，制定出档案信息网络建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。

三、结束语

《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”，因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》，结合高校自身特点，积极配合学校教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。

参考文献

[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)

[2]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，甘肃教育201107

[3]高校档案管理时代化对策浅析，李玲，科技创新导报2010/21

篇(7)

关键词：高校；档案管理；信息化

高校档案是大学教育中重要的信息资源，对于档案管理工作，大部分高校也在进行不断的探索和创新。随着信息化技术的不断发展与应用，为了顺应时展潮流，许多高校的档案管理工作也实行信息化管理，高校档案管理信息化是必然趋势，对于整理高校的信息资源，查询信息资料等都有重要意义。

1 高校档案管理信息化的作用

1.1 提高信息利用率

传统的档案管理需要利用纸张进行手工书写，采用档案信息化管理，能够使管理实现无纸化，能够通过信息技术及时的录入、了解和查询相关信息，能够提高高校档案的实时化管理。在高校档案管理信息化的运用过程中，一条档案只有一个目录号，大大提高了信息的利用率，避免信息资源的浪费。

1.2 提高高校档案管理工作的效率

在传统的档案管理工作中，需要手工对信息进行录入，查询，需要投入很多的人力和精力。运用信息化对高校档案进行管理，能够避免人力物力的浪费，同时还能够提高档案管理的工作效率。信息化的档案管理利用信息技术，建立与高校相适应的信息档案数据库，并且将档案号与目录进行一对一的对应，实现了档案信息的有效整合。信息化的档案管理使信息的录入与查询变得简单，节约了很多时间。

1.3 避免了高校档案管理信息的重复和丢失

高校通过建立档案的信息化管理，能够实现档案信息的优化利用。在信息化管理过程中，能够对高校信息进行合理分类，并且按照一定的标准，在数据库中进行录入，不会造成一档多卷或者是一档多号等现象的产生，能够实现信息的完整度，同时能够方便档案信息的查询，与此同时能够减低信息的重复率，避免高校信息的丢失，给档案管理工作带来了便利。

2 高校档案管理信息化存在的问题

2.1 对高校档案管理工作的重视程度不够，管理意识淡薄

目前，我国大多数高校对档案管理的重视程度不够，对其的重要性和必要性缺乏真正的认识，没有看清档案管理工作在学校管理中的重要地位。许多高校领导只是将档案管理作为是一种信息的录入和查询的工作，并且对于档案信息化管理的时效性没有明确的理解。许多档案信息化管理的工作人员更是忽视了其重要性，单纯认为档案信息管理的工作就是对信息进行整合和保管，不会起到实际作用，便对其工作安于现状。

2.2 档案信息管理的基础设施建设落后

许多高校将资金都花费在校园内环境建设，图书馆建设，教学设施完善上，造成高校的资金往往出现紧缺的现状。大部分情况下高校对档案信息化管理的资金投入较少，导致我国高校信息化档案管理的相应设备设施还不完善，许多高校依然采用手工方式。尽管部分院校已经进行了档案管理的信息化，但是计算机的配备上还有待加强，并且对于数据库的开发等还不够完善，相比校园其他的信息化建设，档案管理的信息化基础设施建设比较落后。

2.3 工作人员整体素质不高

许多高校的档案管理信息化已经具备了相应的条件，但是工作人员的整体素质还不够高。许多信息档案工作人员的信息化技术水平不高，缺乏对信息技术的掌握，同时缺乏对信息技术的知识的掌握和理解。许多工作人员工作热情不高，工作不积极，态度不认真，同时对于档案信息管理工作的工作责任意识淡薄。

3 高校档案管理信息化发展的建议

高校档案信息化已经成为了学校信息化发展的必然趋势，针对目前大多数高校对档案管理工作在认识上存在不足以及管理意识淡薄的现状，更应该强化高校负责人对高校档案信息管理的重视，对档案信息管理进行宣传，营造良好的高校信息化氛围。

3.2 加强基础设施建设

为了贯彻落实高校的档案信息化管理，学校相关部门要增加资金投入，对档案信息管理的基础设施进行建设。高校要积极向政府和教育主管部门去争取资金，促使高校的档案信息化建设有可靠的资金来源。同时高校要发挥自己的主观能动性，合理利用安排自己的资金，对档案信息管理的资金要进行明确规定和投入使用。同时对于档案信息管理的计算机以及数据库的建立等都要进行不断地完善。

3.3 提高工作人员的综合素质

即使对档案进行信息化管理，也需要发挥人的主观作用。因此，工作人员综合素质的提高，对档案信息化管理有很大的推动作用。高校要实行一定的奖惩制度，提高工作人员的工作热情。同时对工作人员进行定期的培训，增强其信息化技术水平，对知识技术进行巩固。工作人员要树立正确的工作意识，提高工作积极性和责任感。

4 结束语

高校档案管理信息化是一项任重而道远的任务，需要高校不断对其进行深化研究，同时对于已经发现的问题要及时解决，使档案的信息化管理能够顺利进行。

参考文献

[1] 陈玉英.高校档案管理信息化建设刍议[J]. 企业技术开发. 2010，5（03）：23-24