文书工作鉴定精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇文书工作鉴定范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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1、文书档案管理的特点分析

文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：首先，文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在挡案室中；其次，与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础，档案主要来自于文书；再次，文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。

2、文书档案管理中存在的问题

2.1文书工作与档案工作衔接方面的问题

文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

2.2文书档案管理人员不足

一些单位缺乏专职档案员，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3领导不重视文书档案管理

档案工作在机关单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

3、完善文书档案管理的对策分析

3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。

3.2提高对文书档案管理的重视

提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，而且要提高档案管理人员的素质。不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。

3.3做好文书档案管理的基础工作

收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。

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【关键词】文书档案 管理 问题 措施

文书档案是在机关、社会团体、企事业单位或者其他社会组织中，单位的行政活动过程中形成的，具有一定价值的，需要妥善保存的文件，文书档案管理是对一个单位的档案管理水平进行衡量的标准，如果文书档案管理出现纰漏，会直接影响到单位的档案的完整性和资料的质量。一般文书档案包括单位的党委、纪检、组织、工会、人事、办公室等部门日常工作中形成的有保存意义的档案，文书档案管理工作是日常工作不可或缺的，应该引起单位的足够重视。

一、文书档案管理的特征

（一）档案的形成是由文书工作产生档案的形成是与文书的工作密不可分的，文书的工作内容是文件的收集、登记、催办、转运、承办、整理和立卷、归档工作。可见文书是档案的来源，文书工作是档案形成的过程，是档案管理工作的前提，档案的管理工作在此基础上将文件资料进一步收集、鉴定、统计、编研、整理、保管、检索以及提供利用等。文书的质量比如文件的格式、卷面的质量、资料是否完整齐全对档案的质量好坏具有直接的影响，文书是否能够收集完整并且按时归档直接影响到档案管理工作是否做到位，文书部门负责将单位在领导或者日常的行政管理活动中产生的有保存价值的资料进行整理、立卷，将整理好的文件材料定期向档案管理部门归档。

（二）文书档案的管理重点是完整的收集文件、妥善的保存资料文书管理的对象是已经发生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助载体进行记录、分类、整理、存放。文书档案的管理工作主要是要保证文件的完整、安全，重点是收集、编目编册、管理、保存、利用等过程。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）档案的收集不够及时。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料。

（二）文书工作与档案管理工作配合不当。文书工作和档案管理工作是密不可分、相辅相成的，文书工作是档案管理工作的前提和基础，从文件的收集、整理、保存、归档、借阅上来讲，档案管理工作是文书工作的延伸。但是由于文书工作和档案管理工作是分属不同的部门的，造成了工作上的配合不当，文书工作人员没有归档的意识，而档案管理员也不了解文书的工作内容，两部门之间缺少沟通和协调，使工作的衔接出现脱节。

（三）文书档案的保存方法不恰当。随着科技的进步和社会的发展，办公设备也在不断的提高，办公的自动化水平越来越高，计算机网络技术的发展很大程度上提高了文书档案管理的效率，但是新型的文件材料与传统纸质的文件档案的收集、保存、归档、利用存在着区别，也给档案的统一管理带来了不便，因为传统纸质的文件材料没有电子版的备份，而存在计算机或是光盘中的文件资料没有打印出来进行整理和保存，这就使档案的保存不完整、不条理、不统一，给今后档案的调用、查找带来了麻烦。

（四）文书档案管理人员的素质有所欠缺。文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训，接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员应该认清未来行业发展的趋势，掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。

三、提高文书档案管理工作水平的对策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。

（二）搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。

四、结语

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）

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1.文书工作与档案工作衔接不好

文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。

2.档案员的素质不高，需加强培训

一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。

3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

二、提高文书档案管理水平的措施

1.加强领导重视

单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。

2.规范衔接文书工作和档案工作

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。

3.办公自动化管理文书档案

档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。

4.加强部门合作，做好收集工作

档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。

5.完善管理机制

办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

三、总结

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一、做好文书工作是提高档案工作质量的前提

文件材料的收集是档案工作的起点，收集工作的好坏是衡量档案工作质量高低的一个重要因素，并直接影响档案工作的全过程，要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，使归档的材料达到完整、齐全、系统，如想达到这一要求，就必须加强对文书处理程序的管理。

文件材料的归档范围从横向可分为自制文件和外来文件两部分。单位自制文件是归档重点，这部分文件较好控制，一般来说，每年归档都会较齐全。而在收文处理程序中应值得注意的是：一是对开会带回或上级机关主管部门发到业务部门的文件要先到文书处理人员那里登记，然后分送，以保证上级文件不散失在个人手中。二是传阅的文件要及时收回，要建立领导传阅文件登记本，使文件承办有主，监督文件的运转处理，提高办事效率，对处理完毕的文件，在收文簿上注明，并归入档案，避免丢失，这是一项严谨的工作，必须做好。三是把好文件校对质量关，文件材料一旦归档要使进入档案室的材料确凿无误，就必须加强文件材料校对工作。如果进入档案室的材料有误，就容易造成一误百误，因此，加强文件材料的校对质量，是一件十分重要的工作。四是把好非正式公文处理关。在各单位机关除了正式文件，还有许多非正式文件。如单位与单位、单位与个人签订的合同、协议等，文书人员应鉴定这些材料，凡涉及有保存价值的，在加盖印章的同时，还应注意留存归档。

二、把好文书工作的审核关，保证归档文件质量的提高

文件的审核是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。多年来我们一直坚持机关公文的审核制度，即：机关部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核再送主管领导审核会签后交董事长签发，然后由办公室登记编号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关。办公室应规定不符合政策的内容与标题的文稿不打印；文字潦草、文面混乱的不打印；用红蓝圆珠笔、铅笔、纯蓝、红墨水起草或修改的文稿不打印；不经办公室审核签字的不予打印。在审核过程中，对于文件格式、文字语言不正确的耐心给予改正。如“请示”“报告”是否混用，标题文种是否正确，主送、抄送机关名称是否标准，落款和成文日期书写是否正确，文字表达是否顺通精练，经过常年坚持不懈的严格把关，文件归档的合格率达到98%以上，防止了不规范文件和使用不符合归档要求的笔墨书写的文件流入档案，提高了档案案卷质量。

三、健全和落实规章制度，使文书处理工作有章可循

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1 文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文书档案载体多样，内容丰富

作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。

1.3 文档工作一体化

文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

2 当前文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度不规范

当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。

2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题

文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。

2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

3 办公室人员做好文书档案管理的措施

办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。

3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平

文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。

3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理

在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

3.3 强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。

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一、文档一体化管理的重要性

众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，他们的源头、户头都是一致性，都可以用统一标准进行管理，做到即输进库。基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等(见下图)。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

二、文档一体化管理的必要性

近几年来，随着办公自动化程度的提高，出现了大量各种形式的信息文件，纸质文件逐步被电子文件所替代，纸制档案逐步向电子档案过渡，这给传统的档案管理工作带来了新的挑战。文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具，有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转，承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用，经历了一个完整的过程，档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期，它将文件形成和存在过程划分为四个阶段，即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件，其特点是：1文件形成部门刚刚使用完毕，留待以后继续存查和利用，所以说在一段时间内，仍离不开这些文件，具有档案的第一价值；2保密性较强，处于封闭状态；3文件对形成单位依附性大；4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值；5具有永久保存价值的文件，一般必须通过这一阶段的保存和利用。

三、文档一体化管理的可行性

为适应市场发展的需要，机构整合，就意味着管理体系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理结构、规章制度、利益保障体系，并尽快使各项工作正常运转。“文档一体化管理”工作模式随着新机构的成立而开始了，原文书管理和档案管理这两个程序综合为一人管理。打破了以往文书工作和档案工作使用两套人马的工作模式，文件的收发、登记、传阅、收集、整理、分类、鉴定、检索、保护、利用、信息统计等环节均由文档管理专职统一跟踪管理，中间过程量大而杂，要真正做到有条不紊可真不容易。为了防止文书管理和档案管理脱节，充分发挥“文档一体化”管理的职能，更好地为企业的生产经营服务，通过竞聘考核聘用了经验丰富、综合素质高的文档管理专职来担任此项工作。文档管理专职上岗后，认真总结经验，根据文书管理与档案管理的特点，从企业自身特点出发，制订有效的工作方法，制订出文书、档案管理的各种管理制度、办法，充分利用这些规章制度、文件办理程序来制定管理框架，规范档案管理，明确管理职责；同时充分地利用现代化管理手段，利用电子文件收发处理，对归档文件进行著录管理，使文书处理和档案管理这两个工作流程很好地整合起来完成。文档管理专职对文件的收发、公文处理、文件归档等过程清清楚楚，利用文书与档案共同的著录信息，既减少交叉登记、重复劳动的现象，更不会再像以往那样出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”尴尬现象，大大提高了企业的办公效率。

结语

综上所述，在办公自动化的条件下，实行文档一体化管理体制的好处有三：一是提高效率，信息共享；二是规范管理，统一标准；三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源，减少浪费。

目前企业文档一体化管理仍处于一种初期阶段，还有很多地方仍需要我们不断地完善、规范。作为企业文档专职管理人员，要做的工作还很多，关键是不断地提高自身的修养，不断地总结经验。随着时代的发展，科学的进步，对信息化管理要求越来越高，这项工作对我们来说，任重而道远。

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论文摘要：本文从我国档案事业起源、产生到不断进步，从档案材料种类，行政组织机构建设，管理制度完善，管理人员调迁，档案库建设，档案利用编史修志成果等方面，回顾了我国自商代至明清主要朝代档案事业发展的足迹。

随着人类远古历史流传，人类历经如燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷等传说；历经结绳记事、刻契记事、图画记事等的原始记事；历经语言记录符号——文字的产生；历经国家、阶级、文明的产生；档案最终成为人类语言及活动的记录。

据《说文》中记载，“史，记事者也，从右持中，中，正也”。所谓“中”意为“薄书”“凡官府薄书谓之中，薄书犹今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、书册的统领者，是王命大政的决策、记载、下达及掌管者。即“史官”是当时神权的代言人和文化的垄断者，同时他们又是商代档案的形成者与管理者。其中闻名于世的商代甲骨档案，包括：占卜刻辞、卜事刻辞、记事刻辞、表谱刻辞等四类，是我国现存最早、较系统的官府文书，是揭示商代历史最丰富最直接可靠的原始材料，也是世界上绝无仅有的材料独特、数量繁多、年代久远的档案，同时亦是中国古老文明的鲜明佐证。

到了西周时期，我国档案工作比商朝有了进一步发展。“太史寮”以大史为首，及其下属官员组成的官署机构，主要掌管起草文书、记载史事、保管国家典籍、策命诸侯卿大夫及其他事务。当时除了有专门的档案机构，还有了比较细化的掌管王朝内外档案的组织人员，即大史、小史、内史、御史和外史。此外西周的史官记注制度是我国古代历史记载方面领先于世界的一种管理制度。而“金文档案”又是我国历史上继商代甲骨档案之后又一种特有的弥足珍贵的历史档案。

历史演进到春秋战国时期，代表当时阶级势力的文书档案无论从内容到形式都有了较大发展。其中包括专门档案、日常政务文书及民用契券，主要种类有刑书、计书、上书、盟书、玺书、遗书、符、节、檄文、券等。另外，文书档案工作逐渐由传统史官任内分离出来，被一批专门掌管文书档案的官员所代替。这表明了社会的发展与进步，由奴隶社会向封建社会转化，同时也是职官分工的历史进步。

秦朝，在其他诸侯列国的先进文化影响下，其文书档案管理工作得以迅速发展完善。至秦文公以后达到历史较高水平。而且秦的文书档案制度的制定是在全国统一文字的基础上得以实施。并且其文书档案工作紧密围绕巩固发展专制的封建皇权，从而大大促进了古代文书档案工作的进程。

两汉时期的档案和档案工作，随着中国封建社会的发展得到进步。这一时期的公务文书的种类和用途增加许多，在文书处理方面，逐步形成了从中央到地方一整套文书工作制度，保证了文书档案的顺利传递，有利维护了封建国家机器的正常运转。两汉时期，当时政权重视加强档案文化典籍的收集、累积和利用，促进了这一时期文化的高度发展和繁荣。

魏晋南北朝时期，中国又进入动荡战乱时代。在中央，档案工作形成中书、门下、尚书三省分治的中枢系统，建立了中央文书档案的工作系统。同时随着各国文书档案工作系统的建立和加强，各国文书档案工作人员日益增加，先后设置有尚书、都令史、令史、书令史……官吏多达五六十种，名目之多创历史之最。但这一时期各国皆重视档案典籍的收藏与营养汲取。然而由于长期的社会动乱，大量的档案典籍又造成很大破坏。令人欣慰的是，这一时期随着我国四大发明之一造纸技术的发展，以及笔、墨等书写材料的改进，不仅促进了我国书法和文具制造工艺的提升，而且为文书档案工作的发展提供了良好的物质技术条件，因而档案工作得到了进一步提高和发展。

随着历史的发展，我国社会进入空前繁荣的唐代。唐代的档案工作中，确立了文书档案“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制。三省分权制度，保证了文书运行的认真准确、避免了任何一方的独权，有效维护了国家机器的正常运转。至隋唐，文档官吏进一步专职化，由于当时科举制度的诞生，选官用吏两相分离，最终形成等级森严的官吏制度。而作为文书档案人员的“令吏”，地位低微而又不易升迁。随着国家机构的不断完善，文书档案的管理制度和律令亦比前代更加系统完备。对档案的收集归档，整理鉴定，销毁利用等方面都做了明文规定。贞观三年（公元629年），唐太宗组史馆，设馆官修史书，他深明“以史为鉴”；“以古为镜，可以知兴替”的道理，因而通过修史编制来加强巩固政治统治。并且这种设置史馆的官修史书制度，一直延伸到清朝民国。唐代征集档案史书编纂的成就主要体现在，二十四史中的《晋书》、《梁书》、《陈书》、《北齐书》、《周书》、《隋书》、《南史》及《北史》，皆成书于唐的史馆。

宋代的文书档案种类，除一般政务文书外，其专门档案有“赋役档案”、“律法档案”和“例”。宋朝档案目前基本无存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽堕落，一切政事“以例从事”，“例”即所谓档案，因而掌管档案的官吏无疑成为处理政事中不可或缺的人员。因此宋代文书档案人员，尽管职位不高，但在各级政权机关中的作用却比唐朝重要。宋代的档案工作机构中，有“事中”，“中书舍人”，“翰林学士”“司谏”，“录事”，“主事”，“令史”，“书令史”等档案官员。宋代的文书工作制度日益完善，以法律的形式加以约束，文书和档案工作也有了初步分工，两方面的工作都有了较大发展。另外宋朝建立了专门用于保管皇帝的诏令、谱系、典籍、诗文等档案的帝王档案库。两宋时期共建了十一座皇帝档案典籍库，分别收藏各朝皇帝的档案。这也是档案机构发展的一个标志，一个转折点。宋朝代表档案保管工作发展水平的另一个重要标志，是架阁库的普遍设置。架阁库不仅是档案保管装具的变革，也是宋代各级政权机关保存文书档案的专职机构，同时也创立了一整套档案管理制度。它开创了广泛意义上普遍保存文书档案的途径，是中国档案史上的重大变革，也是现代机关档案室的基本雏形。这一时期编史修志的重要成就，是历史上著名的司马光编纂的《资治通鉴》和郑樵编著的《通志》。

明代的文书工作制度日趋健全。档案工作机构的设置也由分散趋于统一进一步发展。明朝建立的属中国档案史上规模空前的专门档案库--后湖黄册库，用于保管全国赋役档案。它具有专门工作人员、独立管理经费和严格的管理制度。档案保管数量繁多，库房存储面积巨大，为十六世纪早期世界所罕见。另一皇家档案库的代表--皇史，全部为砖石结构，坚固耐用，恒温恒湿，有利于档案的永久保护。是当时我国劳动人民高超建筑水平和智慧的结晶。

清朝的档案，绝大部分为政府官文，数量愈加浩繁，名称种类复杂。其档案管理制度有了进一步发展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文种、问题分类的整理制度；编目登记制度；档案汇抄制度；档案清理修缮制度等，至此档案工作的整个过程得到完善和提高。

处于半封建半殖民地的近代中国，国败民衰，伤痕累累，历史档案文物失窃频频。从殷商甲骨、两汉竹简到唐代佛像经卷；从敦煌莫高窟到圆明园；从斯坦因到八国联军；从到帝国列强发动的历次……然而政治的动乱，列强的蹂躏，终究不能阻断中华民族文化事业的进程与发展，一些文化教育团体的涌现崛起，故宫历史博物馆文献馆，中央研究院历史语言研究所，社会科学院研究所，清华大学历史系，北京大学“明清史料整理会”等，他们凭着对历史、对民族、对子孙高度负责的精神，对明清历史档案进行了含辛茹苦的收集、整理、鉴定、研究，不仅有效保护了国家历史文化精髓，同时有利促进了中国档案学的进一步发展与提高。

回顾国家档案事业史发展历程，从原始记事到档案起源，从国家、阶级、社会的产生，到档案的形成、发展，它伴随着人类历史的发展而发展，随着人类文化的进步而进步。在当今全球高度信息化背景下，我们将推进国家档案事业信息化建设和现代化管理进程的步伐，不断促进我国档案事业全面协调可持续发展。

参考文献