高校档案论文精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇高校档案论文范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

篇(1)

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）

篇(2)

关键词高校档案馆专题馆员素质工作职责

班主任对毕业生的评语、学校结论。在作四个结论时，要求求真防假，不溢美，不隐恶，实事求是；要求概括具体，不讲大话，优缺点分明，特长突出，结论明确不含糊，为用人单位提供对毕业生使用、培养发展的可靠依据。笔者曾发现，有的班主任喜欢搞一点论，对喜爱的学生溢美隐恶，对不喜欢的学生在评语中出现这也不好那也不行的语句，甚至无优点可寻论文。有的班主任在评语中喜欢讲大话、空话，什么“高举”、“坚定”、“最最”等词语。对于这样的评价，学校在审核把关时，应推倒重来，对个别评价不妥当的，应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论，要慎之又慎，对于三好学生、学习标兵，个别有专长、技能方面突出的学生，要在一般结论基础上，做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生，都做出慎重的签署。在作结论时，可遵循下列原则：自己认识了的错误从宽，固执己见、拒绝承认的从严；历史的从宽，现实的从严；结论从宽，批评和自我批评从严；已经改正了的从宽，重犯的从严；坚持不改的必须作结论。.严肃认真地做好毕业生资料的归档工作。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节，关系到建档工作成败，也关系到用人单位对资料的使用和掌握。归档工作的具体程序是：第一，组建好建档工作队伍。成立建档工作机构，选拔办事认真、细心，有统计、书写专长，有教学管理经验的人组成，派专人负责，人数一般三至五人，不宜过多。因为建档是一项细致的工作，来不得半点马虎和疏忽，不能出现错统、错登、错装、漏装现象。第二，做好成绩、奖惩的核实誊写工作。这项工作任务大，因为每个学生每学期的期评成绩要誊写到每个毕业生登记表的成绩栏里，每个学期的奖惩情况要誊写到奖惩栏里，这就要求建档工作人员要对学生负责，对学校负责，作风正派，避免差错和失误。第三，对毕业生登记表里的四个结论逐个检查，检查的内容是：领是否审查，是否签字盖章，年月日是否按规定的要求书写。第四，整理、装订成册，填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等等，按时间顺序一一整理，装订成册，填写卷内目录。第五，装袋，封口。装订成册的毕业生材料，装进每个学生的档案袋里，档案袋的名字一定和毕业生材料的名字相符，然后封口，盖封口章。综上，可见做好技校毕业生的建档工作是极其重要的，步骤也是十分复杂的。作为技校的档案工作者，在技校已经面向市场的情况下，要使劳动力更好地在社会让渡，就要重视技校毕业生的建档工作，不断提高建档工作的要求，要以适应社会主义经济建设的客观需要，为技工人才的培养和输送作出新的贡献。

一、在高校档案馆建立专题馆员制度的必要性1.建立专题馆员制度是高校档案事业发展的需要。随着高等教育大众化的实施，招生规模的不断扩大，很多高校对学科专业作了相应调整，一些专业得到加强，一些新兴学科、边缘学科应运而生，这就对高校档案馆信息服务提出了全新的要求和挑战。建立档案馆专题馆员制度恰好可以满足档案文献信息服务的针对性、科学性要求。档案馆可以遴选具有丰富专业知识、较高信息专业水平，熟悉对口服务单位档案资源建设，能够有效提供信息服务的专题馆员，与用户建立直接联系，深入了解对口服务单位的档案利用需求，有的放矢，提供有针对性的对口服务。为了应对专题馆员制度的建立，档案馆的服务重心也要由一般服务向信息咨询服务转移，同时，专题档案馆员要深入教学科研、管理一线，紧密追踪教学、科研动向，多层次、全方位运用多种手段开发馆藏，在档案馆和各对口服务单位之间建立一个动态的、交互的信息服务模式，真正为教学、科研起到信息导航作用。2.建立专题馆员制度有利于提供个性化的档案利用服务。当今社会是充满了个性化特色的社会，高校档案馆也是一样，要想办出特色，必须想方设法提供个性化的档案信息利用服务，而建立专题馆员制度恰好可以满足这方面的需求。档案馆以“专题馆员”为纽带，在档案馆和各对口服务单位之间架起一座个性化的服务桥梁。专题馆员在掌握对口服务单位的教学、科研、管理工作动态的同时，针对服务单位的工作重点、难点和中心工作提供二次、三次文献编研资料，最大限度地为用户提供深层次的文献信息服务，实现档案信息资源的最大化利用。3.建立专题馆员制度有利于档案馆人才队伍整体素质的提高。高校档案馆的自身发展需要高素质的馆员队伍做支撑，近年来，高校档案馆的人才队伍已逐步出现了一批年轻化、专业化和高学历化的人才。这类人才恰好为专题馆员制度在高校档案馆的实施奠定了扎实的人才储备基础。专题馆员的工作并不是人人都能够胜任的，这种制度对馆员的学历、能力要求较高，要求必须具备扎实的学科知识和相应的信息检索能力、良好的人际沟通能力、善于学习的能力和积极主动服务的能力。这种人才实际上是一种知识型馆员，他们有一种强烈的追求职业发展前景的欲望，注重强调工作的自我引导和自我管理，注重团队协作、信息沟通和知识交换，注重自身价值的体现，喜欢不断学习，喜欢富有挑战性的工作，因此，只有这种知识型人才，才能够适应专题馆员的发展要求。专题馆员在提高自身综合素质，做好对口服务单位档案信息资源服务利用工作的同时，也可以带动馆内其他同事参与到个性化档案信息服务之中，从而有效提升档案馆员工的整体素质。

二、高校档案馆专题馆员应具备的素质专题馆员一般都是硕士以上学历、具备档案专业或信息管理专业学科背景，拥有广博的专业知识、驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力，较好的计算机、外语运用能力，能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。高校档案馆专题馆员在具备这些基本素质的基础上,还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等，只有具备了这些综合素质，才能为档案用户提供个性化的档案信息服务，为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。1.档案信息导航素质。面对庞杂、浩瀚的档案信息资源，高校档案用户总是感觉仅仅凭借自己的经验和素养获取档案信息，一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息资源。而档案馆专题馆员恰恰具有档案用户所不具备的优势，能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势，帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源，帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取档案信息资源。在网络环境下，信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度，是关系到能否发挥信息能力的先决条件。随着高校教学、科研的迅猛发展，档案信息资源的日益膨胀，要在各种堆积如山的档案信息资源中有效地获取、评估、开发、筛选出有价值的信息，从有价值的信息中分辨出核心信息，必须具有强烈的信息意识。而档案信息导航素质就是明确要求专题档案馆员要具备强烈的信息意识和敏锐的信息洞察力，要善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息。只有具备档案信息导航素质，才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。2.档案信息挖掘素质。随着高校用户需求的日益个性化、多层次化，用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取，而是要求档案馆提供有深度的，对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后的利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅仅只是提供简单的一次文献查询，更重要的是要提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档资源建设的基础上，从教学院系、职能管理部门的角度出发，组织、分析、提炼相关的档案信息资源，并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位，有效实现专题馆员的职责。同时，随时掌握对口服务单位的工作进展动态和学术研究动态，组建相关的教学、科研专题数据库，对对口服务单位的主要信息资源进行全面系统的分析、对比、归纳和提炼，形成档案文献综述和文献评介，使庞杂的档案信息资源由分散变为集中，最大限度地方便高校档案用户，满足其不断增长的档案信息需求。3.公共关系拓展素质。随着高等教育教学改革的不断深入，高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入，主动开发、拓展新的信息服务项目为教学、科研、管理服务，拓宽档案工作的影响力，争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点，专题馆员就要发挥比较大的作用，因为，他们不同于普通的馆员。专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁，专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系，和用户进行经常性的对话、交流，真诚地听取用户的意见和批评，利用各种不同的方法和手段，分析用户的需求，了解用户的心理，及时改进服务工作。

三、高校档案馆专题馆员的工作职责高校档案馆专题馆员的工作职责主要有以下几种:(1)建立档案馆主动了解用户需求的交流机制,专题馆员负责定期与对口服务单位进行固定的工作联系，采取多种方式加强与服务单位的沟通，诸如参加院系的相关会议和学术交流活动、跟踪工作进展等。(2)负责搜集、鉴别和整理对口单位的档案信息资源，并在档案馆网站上建立对口服务单位的档案信息资源专题信息。(3)协助对口服务单位进行教学、科研、行政事务等专题档案文献检索，逐步做到有针对性地为教学、科研、行政单位提供定期服务和决策参考服务。(4)为对口服务单位提供档案信息咨询服务，通过电话、电子邮件、面对面咨询等方式及时满足用户查询档案信息的需求。在档案馆网页上设立“专题馆员咨询园地”，公布专题馆员的个人联系信息，并借助网络技术，提供多种在线咨询服务。(5)提供用户利用档案的指导与培训,定期或不定期地开展各层次用户的培训活动,指导用户充分利用档案信息资源；经常向用户宣传推广档案馆的信息资源。专题馆员制度的建立需要制定明确的工作目标、详尽的岗位职责、科学的考核方法和切实可行的激励机制。高校档案馆可以根据自身的实际情况，确定是否实施该项制度。专题馆员制度的实施不可能一蹴而就，需要不断学习，一步一个脚印地扎实工作和毫不气馁地努力争取。笔者深信，高校档案馆只要以严谨、科学的态度推行该项制度，就一定能够收到较好的效果，促进高校档案服务方式的创新和档案信息资源开发利用水平的提高。

参考文献：

[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006（1）.

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.

[3]祝玲娟.图书馆学科馆员现状及发展方向[J].图书馆管理与实践，2005（4）.

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1．1领导重视不足

重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。

1．2技术手段落后

目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。

1．3档案管理人员专业素质不高

目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。

2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设

2．1提高对档案管理信息化建设的认识

要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。

2．2推进房产档案馆数字化进程

实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。

2．3完善房产档案信息归集、检索系统

为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司

法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。

2．4建立准确的房地产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。

2．5提高管理人员的综合素质

档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3．小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。

参考资料：

[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．

[2]周长华，吴小军．高校档案管理网络化建设[J]．扬州大学学报(高教研究版)，2004，8(6)．

[3]郭晓光．房产处分和权属登记[J]．理论与实践，2004，(3)．

[4]刘敏．档案管理新谈[J]．山东档案，2002，(2)．<DIV>

篇(4)

高校档案的信息化建设过程中，还存在一些问题，如何解决好这些问题，加强高校档案的信息化建设工作，是高校档案管理者需要认真思考的。只有把这些问题进行妥善解决之后，才有可能将高校档案信息化建设工作水平推向一个新高度。

1.1高校档案信息化建设中的认识问题

高校档案一般具有数量大、内容丰富、价值高的特点，能为学校制定发展规划、教学质量历史查询等，提供重要的参考价值，所以，要求高校档案管理部门，必须在高校建设需要的时候，迅速提供准确资料。原有的高校档案信息管理，因为管理介质、工作方法等，无法满足要求，鉴于此，必须对高校档案实行信息化的改革建设。但是，在部分高校，相关管理人员对档案信息化的重要性认识不够，对档案信息化建设缺乏必要的重视，导致高校档案信息化建设发展迟缓。

1.2缺乏相应的规范制度，高校档案信息化建设各自为政

高校档案的信息化建设，不是仅仅局限于某一所高校，作为一项复杂的工程，高校档案的信息化建设，涉及范围广，涵盖高校数量多。当前，我国高校信息化建设，还没有标准的规范制度，各高校在建设过程中，充分发挥自我主观能动性，虽然信息化建设更加适合本校发展需要，但是，难以实现信息共享，没有把高校档案信息化建设的重大作用发挥出来。

1.3技术问题仍旧是制约信息化建设的重大问题

高校档案信息建设，网络设备和电子计算机设备作为基础设备，通过各种网络、数据储存和分析等高新技术的支持发展起来，当前一个时期，高新技术仍旧是高校档案信息化建设的一大瓶颈。高校中，因为对信息化档案建设不够重视，符合要求的硬件设备难以满足，给档案信息化建设带来困难。此外，软件技术也给高校档案信息化建设带来了问题。高校档案信息化工作，需要多种软件的有效支撑，保障网络技术的通畅、数据安全存储和分析、信息检索的有效性和多平台互访等需求的实现。

1.4档案管理人员的综合素质有待提高

高校档案信息化的建设，除了要保证客观条件的满足，还需要在建设中，发挥人的主观能动性，根据实际需求，做好高校档案信息化的建设工作。目前，高校信息化建设所依靠的中流砥柱，大多数是高校传统档案的管理者，落实高校信息化建设，改变传统档案管理者的观念，非常重要。在档案信息化建设中，还存在少部分管理者对于档案信息化建设的排斥，对于引进的先进设备，没有充分发挥其效果，而高校在信息化建设中引进的技术类人才，又缺乏档案管理的实际操作水平和技能。所以，高校档案信息化建设过程中，综合人员的素质提高，非常必要。

2加强高校档案信息化建设需要把握的几点问题

2.1加强思想认识，做好基础设施建设

高校档案信息化建设，相关管理人员要从思想上进行认识，加大资金投入力度，保证基础设施的建设。档案信息化基础设施的建设，包含计算机硬件和相关软件两部分的建设。购买符合信息化建设要求的基础设施硬件，在此基础上，搭建好软件运行环境，为高校信息化建设，提供好基础保障。

2.2档案信息资源建设

档案信息化建设的重要内容，就是做好档案全文数字化工作，改变传统的信息存储方式，使用现代化的信息存储设备，做好档案信息资源建设。在档案信息化建设的过程中，把握好信息建设规则，做好高校档案信息资源建设工作。

2.3应用系统的建设

高校档案信息化建设，使档案数据能更便捷地使用，是档案信息化的重要目标。所以，在档案信息化建设中，要加强应用系统的建设。一方面，给档案管理者提供管理便利，另一方面，为档案的使用，提供良好的接口，促进档案信息化建设。

2.4制定合理制度，加强人员建设

档案管理信息化建设，是一项全面系统的综合性工程，在这项工程建设过程中，要确定档案信息化建设的标准，制定好建设规范，为档案信息化建设，做好技术保障。档案信息化建设过程中，还要加强相关人员综合素质的提高，改变传统观念，利用现代科技，完成档案信息化建设工作。信息化建设中加强人员综合素质是关键，时代的发展要求档案工作者，具有多专业，多学科的知识，首先要加强科学文化，基础知识的学习，具备扎实的档案学理论知识才能适应时代的发展，其次加强计算机业务知识和操作方法以适应档案信息化建设的需要，同时，扎实的语言文字功夫也是从事档案信息工作和编制规范信息的必要条件。总之档案工作者要不断加强自身的修养，不断拓宽视野，更新和完善自己的知识，要与时俱进。

3结束语

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目前，大多数高校档案管理仍沿用传统工作模式，对高校行政、教学、科研等重要信息资源进行收集、整理、编目、保管和利用。随着信息技术广泛应用，传统高校档案管理模式已经暴露出一些问题，如工作繁杂、检索速度慢、档案信息内容单一、周期长、综合性差、档案不易保存、馆藏空间不足以及利用过程中易损坏等。计算机和信息技术的发展、应用，为最终解决这些问题提供了可靠的技术手段。

（1）实现资源共享的需要

高校和社会用户群对信息系统性、时效性的要求日益提高，需要提供经过加工的系统、全面的档案信息服务。档案信息化将充分拓展档案利用的各个环节，尤其打破传统档案信息资源的空间限制，便于档案资源共享，同时也使档案管理效率得到显著提高。

（2）提高自身技术和信息化建设的需要

文件数量膨胀使库容量日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作使档案管理人员不胜负荷。随着科技发展，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次系统广泛应用。

（3）适应档案载体形式变化的需要

传统的高校档案基本上都以纸质、实物为主要载体，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校档案馆纸质档案向磁带、磁盘和光盘等电子介质转变，使高校档案文件的形成、处理和利用方式发生根本性变化。这不仅有利于高校档案信息的长期保存，也有利于高校档案资源的开发和利用，提高高校档案管理的质量。

（4）实施规范化管理的需要

随着高校体制改革进一步深化，对外交流活动的增加使档案门类增多。档案管理规范是档案信息资源共享的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各环节的统一规范，才能实现档案信息有序流通。按统一分类标准和立卷整理方法实现高校档案的信息化储存和检索，既保证归档案卷的完整性和规范性，又使查询、检索、统计等更便利，明显提高档案的标准化和现代化管理水平。

2高校档案管理信息化存在的问题

（1）思想观念有待更新

高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分，因此高校档案工作的内容与形式需要不断创新发展。有些领导对档案工作必要性和重要性认识不到位，缺乏战略思维和全局观念；一些档案工作者也不思进取、墨守陈规。这些都是影响高校档案管理信息化的重要因素。因此，要从档案工作实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准以及档案工作者的思想观念与我国当前经济社会发展相适应。

（2）管理手段有待改善

由于资金不足，档案管理信息化建设滞后于现实需要，目前我国高校档案管理工作手工操作现象较多，缺乏信息化管理手段与设备，制约了档案工作的发展。有些高校虽然配备计算机来管理档案，但大部分工作仍由人工完成，现代化设备只是摆设。

（3）档案管理人员素质亟待提高

目前，高校普遍缺乏从事档案管理信息化工作的专业人员，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理工作者队伍。对于从事档案管理信息化工作的人员，不仅要求其掌握现代信息技术，而且熟悉档案工作。但由于从事档案工作的部分人员学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理，还有工作人员是非计算机专业毕业、没有经过严格信息化技术训练，掌握信息化技术的能力较差。

3高校档案管理信息化策略

高校档案管理信息化建设内容广泛，主要包括高校档案信息资源整理、信息库及信息网络建设、档案信息技术运用、高校档案信息资源开发利用以及高校档案信息化人才队伍建设等。因此，为尽快实现高校档案管理信息化，应采取以下措施。

（1）强化高校档案管理信息化重要性认识

随着高校档案管理事业的发展，高校档案工作已步入规范化轨道，校领导和师生档案意识加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐渐显现，但对于档案管理信息化仍缺乏足够认识。要从档案管理各阶段和具体环节出发，针对档案工作过程中遇到的重点、难点问题开展相关研讨，遵循认识规律，不断研究新情况，解决新问题，形成新认识。加大宣传力度，如举办各类展览、编辑档案工作简报、宣传档案法规、介绍档案管理信息化工作知识等，运用多种形式宣传档案管理信息化工作的重要性。通过宣传提高学校领导和档案工作人员的档案意识，进一步解放思想，更新观念，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感积极投入学校档案管理信息化建设以及档案资源开发利用中。

（2）充分利用网络技术

建立档案管理信息化运行机制，实现档案资料及信息收集、整理、查询和检索自动化。档案的真正价值在于利用，档案信息化管理将为档案信息充分利用提供条件。目前，许多高校已建成高性能校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网基础设备，提高管理质量，更好地服务于教学、科研和各项管理工作，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理高校各类档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，鼓励各单位按规定格式和要求以电子文件形式上报档案材料。高校档案馆要通过现代技术，对照片、录音、录像、文字等信息资料进行集中存储、传送、利用和综合管理；同时，在校园网开辟档案信息站点，根据档案类别和属性，将高校沿革、发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等内容纳入其中，实现资源共享。根据内容档案信息可分为3种类型：一是非保密公开档案信息（在公众信息平台上自由查阅）；二是日常办公所需内部档案信息（利用办公网络实行个人授权方式在专用服务器数据库中查阅）；三是保密档案信息（通过档案信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中调用和提供）。

（3）加强高校档案管理人员业务培训和继续教育

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1其考核程序基本覆盖了高校近期档案工作的发展进程

(1)增强档案意识，建立高校档案领导体制

近年来，凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校档案馆的建立，表明高校档案工作地位正稳步提高，标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，如成立校级档案工作委员会等。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境。

(2)加强队伍建设，档案管理形成网络

随着学校对档案工作认识程度的加强，档案干部队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学校领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时，各校建立了相应了岗位责任制，与考核制度互为制约，将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中，从而形成“目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

(3)建立健全档案管理制度，与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点，各校采取一系列措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制订特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了学校档案管理方法和程序，档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制成为可能。

(4)档案基础业务建设步入规范化、标准化轨道。

高校档案工作“目录管理”将传统的档案管理注入了生机和活力。自此，打破了传统模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出了科学、规范、标准的操作方式。部分高校档案部门据此展开各具特色的有益尝试。此外，档案部门与有关部门密切配合，参与学校科研成果鉴定、基建项目竣工、设备开箱验收等重大活动，一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理。档案分类日趋势科学、合理，逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践。多数试点高校在经历了整改过程的“短期阵痛”后，已开始步入良性发展阶段。并为档案工作再上新台阶奠定了基础。

(5)引入现代化手段，主动开发档案信息资源

高校档案部门在积极探索利用途径，不断丰富检索工具的基础上，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料。转换被动服务方式，突出主动服务特色。依托现代科技，制备出多层次档案编研成果，不仅满足了利用者的需求，而且深化了档案编研的层次。

2其实施效果给档案部门带来双重收益

(1)硬件设施地更新、充实，使档案管理条件和信息开发手段得到改善。

高校普遍增加了对档案工作的投资份额，为档案部门单独配备或更新了现代化设备，并配备了与之相应的专业人员，辅助档案现代化管理工作的开展，并已取得可喜成果。

(2)软件收益显著提高：

领导档案意识加强，为档案部门解决了大量现实问题。通过“目标管理”使档案部门获得与其他教学部门等同的位置，接授档案专业考评，其考核过程和结果在校内引起关注和重视，客观上提高了档案部门在学校的知名度，为档案工作在学校综合管理中赢得了相应的地位。档案人员的业务能力和工作水平在实践检验中全方位得到锻炼。考核和提高。档案工作的规范化、标准化、现代化程度大幅度提高，档案信息开发成果倍出，为今后的工作奠定了坚实的基础。

从其整体收益不难看出，高校档案目标管理不仅是对高校档案部门综合能力的全面考核，而且是帮助高校档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。

3从推进程度分析其实施过程的难点

“目标管理”推广实行后，一些学校在实施过程中，遇到了某些实际情况和“目标管理”的有关条款不兼容的难题，突出体出在档案工作与学校整体工作要求保持“四同步”发展等问题。究其原因，高校档案“目标管理”是从档案工作发展角度出发，对档案工作的主体环节及周边方面加以规范，力争使之尽量合乎标准。然而，档案管理作为一门边缘学科，其承载内容涉及各个领域，管理方式渗透到多个层面。如果将档案作为一个隔离体研究，则将失去其存在的意义。同样，档案工作作为一种动态的存在方式，应考虑到它与周边介质的相互作用与影响。上述问题的主要症结是“目标管理”的设置初衷没能找准档案工作的位置——服务性、辅，过分夸大了档案部门的职能和作用。其基础性、局域性表明它无法与学校整体的中心工作和重点任务并举，更不能单方面越级协调学校的整体规划和片面干预教、科、研工作的实施过程。相反，如果从档案行政管理部门的角度出发，重新审视高校“目标管理”的难点，站在管理者的高并，与平等级别的管理机关协调和处理档案工作及周边关系，相对而言则简单些。从所周知，横向协调和纵向隶属的关系在处理问题的方式上显然是不同的。据此可见，如欲加快高校档案工作“目标管理”的推进速度，应当采用“最小阻力法”，将问题的难点由制发机关与教育行政主管机关协商解决。以此保证其下行的通达性，加强实施的可操作性。

4从高校档案部门对考评工作的反馈意见分析其可能产生的中期影响

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（一）各大高校各自为政。我国高校电子档案目前没有统筹管理，电子档案由各个学校自发、分散管理，正所谓，谁有钱谁建，谁有技术谁能建。对于那些直属于教育部的高校，其电子档案起步较早，数字化、信息化程度也相对较高。如南京大学档案馆研发的南大之星软件就有口皆碑，其开发软件的能力也堪称全国高校之最。而对于那些非直属院校，其电子档案的管理和利用能力就相对薄弱些。

（二）管理标准和规范欠缺。由于目前各个高校所使用的电子档案管理软件不同，而不同的软件所设计的功能模块或分类方式也就不同，这样，势必会导致将来网络化对接时存在困难。

（三）安全上存在不足。电子档案的安全主要是指档案信息的存储安全和利用安全。在网络环境下，电子档案的安全受到威胁，其内容可能被远程下载、修改甚至是恶意删除等，而且其安全防范措施也无法抵御众多黑客高手的攻击。

（四）缺少必要的签名及确认信息。由于高校电子档案的建立者、管理者与使用者是相互独立的不同个体，所以在制定、借阅和归还过程中都需要相关的签名及认证信息，这样既可以确保信息的原始性、真实性，也能在出现问题的时候，第一时间内找出责任人。

（五）缺少风险评估体系。我国部分高校即使有安全保障体系，也没有明确档案信息的安全目标。即明确告知电子信息是否到达安全标准，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加强高校电子档案管理工作的策略

（一）建立全国高校电子档案管理中心，打破各大高校各自为政的现状。以国家教育部为龙头，打破地域界限，将反映同一职能活动的电子档案从不同的高校档案馆集中起来，形成全国高校电子档案集中管理和服务体系，实现资源共享。所有用户都可以在线查阅或直接下载开放档案；服务用户还可以通过电子邮件、在线问答等服务方式对所需内容进行生动、快捷地咨询。

（二）出台标准化软件模块，统一高校电子档案管理的标准和规范。出台标准化软件模块，建议从以下两个方面着手：一是成立专门负责建立档案著录标准的课题组，使我国的档案著录规则系统化；二是加强对档案信息化发展的理论研究，只有更深入的理论研究，才能有更完整的电子档案著录标准。

（三）加大资金投入，加强电子档案软、硬件设施建设。在软件管理上，各大高校要采用通用格式的光盘对归档的电子文件进行存储，并积极探索电子档案存储的新途径。在硬件管理上，各大高校要增加经费投入，将电子档案建设的经费列入年度财务预算中；配置高性能的电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机等现代化的档案管理设施，以进一步完善电子档案的硬件设施建设。

（四）强化电子档案的安全管理和保护，确保电子档案的安全。一是建立档案数据备份和恢复机制；二是采用档案内部局域网与外网连接，以保证电子档案的安全；三是对单位档案资源的访问，采用身份验证技术。身份验证技术又称身份识别技术，是指用户通过使用通行证、指纹、影像、声音等生理特征来验证自己身份的过程；四是采用双密钥传输重要文件。这主要是指在与单位以外的网络进行数据传送时，发方和收方使用成对的密钥，这样就能有效地保护好重要文件和数据，避免被黑客等截获；五是采用访问控制层技术。这主要是指在单位的内网和外网之间，设置访问控制层，这样既可以防止外部对单位局域网的非法访问，也可以防止单位局域网对外网的不安全操作。访问控制层技术包括防火墙、网络地址转换、服务器、入侵检测等，其中，防火墙是通过数据流的监控、过滤等功能来来实现控制作用的，网络地址转换是通过隐藏、伪装内网的IP地址而实现控制功能的，服务器是通过自身起中介作用而保护内网安全的，入侵检测技术有进攻识别等功能。