人事档案管理系统精品(七篇)

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了七篇人事档案管理系统范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

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随着计算机技术的飞速发展，计算机在企事业单位管理中应用的普及，利用计算机实现企事业单位人事管理势在必行。人事档案是企事业单位人事管理制度的一项重要工作，它是个人身份、学历、资历等方面的资料留档，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，针对其重要性，开发了《人事档案管理系统》，实现了关于档案的借阅、查询、归还等一系列工作的电子化管理。

【关键词】人事档案 管理制度 电子化 纸质档案

1 人事档案管理的目的和意义

进入二十一世纪，社会生产力迅速发展，科学技术突飞猛进，人们对信息的认识不断提高，各种管理的信息量日益增长，对信息的处理要求越来越高，致使传统的纸质、手工等信息处理手段和方法，远远满足不了现代管理的需要。

为切实减轻人资部工作压力，人资部要求对全局约9000人员的档案信息实现档案无纸化管理，自动记录各种查阅、借阅、归还、专递信息。借助现代信息技术和管理理论，建立企业信息管理系统是每个企业的重要趋势，在企业管理中，人力资源是企业最宝贵的资源，也是企业的“生命线”，因此人事管理是企业计算机信息系统的重要组成部分，而人事档案管理又是人事管理的重要工作，实现电子化的人事档案管理，可以让人力资源管理人员从繁重琐碎的案头工作中解脱出来，去完成更重要的工作，人事档案管理系统的实现可以减轻比较繁琐的手工人事档案管理工作。

2 人事档案管理的实际功能

2.1 功能结构图

如图1所示。

2.2 用户登录

功能：用户登录人事档案管理系统。系统启动后，首先要做的就是用户登录。用户在登录系统后，根据分配好的权限，可以进行一定的操作。

操作：系统启动后，要求输入用户的登录名及口令，只有登录名和口令完全正确，才能登录人事档案管理系统。系统会根据为用户分配的权限，显示对应的功能菜单，用户可以操作该功能。

2.3 档案管理

档案管理模块中有5个子模块，包括人员建档、档案查阅、档案借阅、档案归还以及借阅延期等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。

档案的电子化查阅，去年省公司已经组织将在职人员档案进行了电子化扫描，本次制作系统时计划将系统与扫描件进行关联，对于简单的档案查阅可无需调用档案，直接在系统中查阅复印件。

2.3.1 人员建档

建立及维护人员档案信息，包括增加、删除、修改及导入档案信息的功能。系统可以上传扫描件，一个人员的档案信息可以关联多个扫描件。

2.3.2 档案查阅

将所有人员建档后，可以进行档案查阅；提供灵活方便的查询方式，实现在系统中查看扫描件的功能（可以上下翻页查看各种电子档案），记录查询人员信息，包括查询人、查询时间、备注信息等。

2.3.3 档案借阅

档案借阅与档案查阅不同，用户可以在电脑上查看档案的扫描件（查阅），也可以把纸质档案借出使用（借阅），需要记录借阅信息，包括借阅人，借阅时间，预计归还时间，借阅人联系电话等。

档案借阅除管理员账号权限外，还需输入借阅密码方可进行操作。

2.3.4 档案归还

管理员拿到归还的纸质档案后，需要在系统中进行档案归还。先根据ERP编号，档案号，姓名等信息查询出借阅记录，选中记录进行归还操作。需要记录归还时间、归还人、备注等归还信息，并更新档案状态

档案归还除管理员账号权限外，还需输入归还密码方可进行操作。

2.3.5 借阅延期

借出档案逾期未还时，系统可以进行借阅延期，延期需要有负责人审批。

2.4 档案查询

档案查询模块中有5个子模块，包括档案查询、查阅记录查询、借阅记录查询、归还记录查询以及借阅延期查询等功能，分别对应档案管理中的各个模块。

2.4.1 档案查询

功能：人员档案的快速检索，通过姓名及编号等信息进行快速查询。

在查询框中输入规定的范围即可查到相关的人事信息，当查询的条件填写完毕，点击查询按钮，页面会显示用户所要查询的符合条件的所有员工的资料。查出的记录默认为员工档案基础信息列表方式浏览，双击表格可以显示该员工的档案卡片、个人简历等扫描资料。

2.4.2 查阅记录查询

功能：档案查阅记录的快速检索，通过姓名、编号及查阅时间等信息进行快速查询。

在查询框中输入查询条件，点击查询按钮，页面会显示符合条件的查阅记录，双击查阅记录可以进入人员档案的详细信息页面，显示被查阅的员工的详细资料。

2.4.3 借阅记录查询

功能：档案借阅记录的快速检索，通过姓名、编号及借阅时间等信息进行快速查询。

2.4.4 归还记录查询

功能：档案归还记录的快速检索，通过姓名、编号及归还时间等信息进行快速查询。

2.4.5 借阅延期查询

功能：档案借阅延期记录的快速检索，通过姓名、编号及延期时间等信息进行快速查询。

3 结语

通过开展人事档案管理系统的研究与应用，建立了一套科学的、先进的人事档案管理系统，此软件将公司约9000多名员工档案信息纳入其中，实现了以个人档案为管理单位的电子化档案查询、档案借阅、档案归还等功能，并在查询、借阅、归还等过程中自动形成记录信息。该软件的推广应用简化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。

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【关键词】高校电子人事档案 安全 对策

计算机技术、信息技术和互联网技术在高效人事档案管理工作中的应用日渐广泛，借助搜索引擎、网络技术，高校电子人事档案管理工作摆脱了纸质文档、时间空间限制，高校电子人事档案管理工作效率更高，档案资源利用率更高，与此同时，高校电子人事档案信息安全问题也更加严重，如何在享受电子人事档案带来的工作便利同时保证电子人事档案的安全性，成为了档案管理工作人员关注的焦点。

1 高校电子人事档案安全威胁

1.1 物理威胁

物理威胁是指物理环境因素对高校电子人事档案信息管理系统物理介质造成的威胁。物理安全管理是信息化档案管理系统安全管理工作的核心内容之一。高校电子人事档案信息管理系统在长期运行过程中，可能因为设备故障、意外灾害导致网络中断和电子档案数据丢失；骨干网络单独核心交换设备故障导致整个信息管理系统网络瘫痪；关键服务存储设备故障导致数据丢失与服务中断，种种物理因素都会严重威胁高校电子人事档案的安全。

1.2 网络威胁

网络威胁主要是来自互联网的威胁，是高校电子人事档案信息管理系统面临的主要威胁，也是信息化安全管理工作的重点。病毒、木马、黑客行为都会对高校电子人事档案构成威胁，开放的网络环境下，任何掌握黑客技术，别有用心的网络用户都可能侵入高校电子人事档案管理系统，窃取、篡改资料，给高校电子人事档案管理工作带来了严重的安全威胁。

1.3 信息安全威胁

信息安全威胁是高校电子人事档案面临的最严重的威胁，高校电子人事档案系统可能存在着各种漏洞，受病毒、木马和黑客攻击，可能导致网络传输过程中数据泄露或者数据库数据被窃取，暴露高校电子人事档案中涉及到的个人隐私信息，可能给学校和个人带来不可估量的损失。

1.4 管理安全威{

高校电子人事档案管理系统是一种高校人事档案的管理工具，为了保障高校电子人事档案安全性，需要加强人事档案管理系统的物理安全、网络安全和信息安全管理工作，高校电子人事档案的安全管理工作需要在完善、科学的安全管理体系下开展，才能够有效应对各种安全威胁。

2 高校电子人事档案信息安全管理对策

2.1 加强网络安全管理

为了提高高校电子人事档案信息安全性，要进一步加强网络基础设施建设，定期进行计算机硬件设备的运行维护，保证高校电子人事档案管理系统硬件结构的安全，提高系统运行可靠性，减少系统运行故障几率。要求建设高校电子人事档案信息管理系统时选择更高运行安全系数的芯片，提高芯片接口安全系数。与此同时，还要加强隐私信息的防窃密工作，通过加密、入侵检测、防火墙、监控预警、内外网物理隔离等方式，提高高校电子人事档案外网访问的安全性。计算机病毒有破坏性、隐匿性和传播性特点，严重威胁网络环境安全，计算机病毒防范是高校电子人事档案安全管理的关键内容。防范计算机病毒和木马，需要加强病毒和木马的技术预防与检测，所有计算机都要安装能够提供实时病毒库更新的杀毒软件。运行计算机进行档案信息管理操作时，涉及到的文件、电子邮件、USB存储介质需要进行安全检查，发现病毒及时隔离和删除，避免病毒进入计算机或者传播。

2.2 提高计算机操作系统安全性

计算机操作系统安全性是高校电子人事档案管理信息安全性的基础，计算机操作系统自身的漏洞也可能为不法分子所利用，趁机进入高校电子人事档案管理系统，窃取隐私信息资料。现阶段，计算机操作系统普遍存在安全漏洞，因此安全部门以及操作系统需要设置专用安全通道，为计算机提供升级、漏洞补丁、围墙、程序修改等安全服务。档案管理工作人员也要养成良好的安全习惯，安装杀毒软件和安全管理程序，定期杀毒，不登录高风险网站，不随意安装签名不明软件，不随便打开匿名邮件，同时对管理系统进行定期检查，电子人事档案专机管理，设置访问权限管理系统，提高高校电子人事档案信息安全性。

2.3 数据安全管理

电子人事档案存储密度高，和传统纸质文档相比，管理、检索更加方便，但是二者之间只是存储形式、管理使用方式的差别，安全管理工作有很多内容都是相同的。电子人事档案同样需要进行物理隔离，设置专人负责维护管理，同时对文档进行加密甚至硬件加密，并设置严密的用户权限管理体系，访客对开放档案数据只有读取权限，防止篡改。电子档案的备份更加方便，通过备份冗余管理，能够有效避免物理破坏造成的数据丢失，重要电子人事档案双机备份，必要时同时设置纸质档案电子档案，避免电子档案丢失、篡改。

2.4 计算机病毒木马防范

计算机病毒和木马严重威胁着高校电子人事档案的安全，可能会造成信息泄露、丢失，防范计算机病毒和木马是电子人事档案管理系统的重要工作内容。防范计算机病毒和木马，首先需要加强病毒的技术预防以及检测工作，要求所有计算机都需要安装杀毒软件，运行电子人事档案管理系统，调用管理和查看答案信息时，需要扫描所有文件和电子邮件，及时清理病毒木马，同时养成良好的计算机使用习惯，减少病毒木马接触机会。

3 结语

电子人事档案管理系统在高校人事档案管理工作中的应用显著提升了高校人事档案管理和人事档案资源利用水平，但是也带来了一系列信息安全问题，需要采取一系列措施有效解决，才能够保证高校电子人事档案信息安全。

参考文献

[1]马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2014（03）.

[2]闭线林.高校电子人事档案信息安全问题与对策[J].机电兵船档案，2015（03）.

[3]张家英，李启坤.高校人事档案信息适度公开探讨――从国外人事档案信息管理经验谈起[J].高等农业教育，2014（02）.

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1.完善规章制度和管理手册

人事档案管理工作复杂繁琐，必须按照相关的规章制度来办事，否则就会无章可循，无所适从。根据国家档案局、国资委关于档案工作的新规范和新要求，结合企业实际工作和社会现实需要，要进一步健全人事档案管理体系和工作责任制，规范业务环节，推进档案工作标准化、规范化管理，使人事档案案卷的整理更加全面、科学、完整，为任用考察干部提供准确、实用的信息。

2.加强建档业务指导

结合企业全面深化改革的实际，及时指导合并重组单位、职能调整单位和新成立单位开展人事档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的人事档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的人事档案，对档案材料认真整理，进行有效细致的鉴别，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整，手续完备。3.扎实做好人事档案归档工作完善人事档案归档范围，做到确认依据齐全、充分，使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。做好人事档案归档与档案收集工作，建立人事档案材料收集网络，保证人事档案“应归尽归”，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和共享利用，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

二、加快档案数字化建设进程

1.进一步完善人事档案管理系统应用

做好人事档案管理系统升级工作，熟练应用档案管理系统，提高应用范围，实现计算机辅助管理。以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子档案同步归档，做到收集齐全、命名科学、整理有序、元数据合理有效、格式规范、归档及时。

2.加快推进人事档案数字化、信息化

按照国家相关要求，加快“存量数字化”步伐，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。

3.开展档案资源数字化、网络化服务

做好人事档案数字化成果的权限设定和挂接工作，搭建声像档案展现平台，实现人事档案资源的在线阅览与网络利用，实现人事档案纸质与数据格式并存，以此推动档案服务方式的变革。

4.加大档案安全保管力度

严格执行人事档案保密管理相关规定，制定切实可行的安全预案，做好人事档案保管与利用过程中的保密工作，确保档案实体和信息安全。严格遵守人事档案借阅审批程序和档案管理系统档案查阅权限，明确人事档案利用的方式和方法。

三、推进档案开发利用工作

1.创新档案服务方式

要创新思维、善于谋划，找准结合点，主动利用档案资源服务领导决策和企业发展。积极提供人事档案利用服务，为企业全面深化改革提供档案信息资源保障；结合人事档案利用需求，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化的档案服务。

2.加强人事档案文化产品开发

对人事档案中的内容进行筛选、提炼、加工、编撰，把人事档案转化为文化产品，推出一些有特色、有影响力的佳作。以档案资料为主举办各种展览、制作电视节目或音像制品等，使档案从库房中“走出来”，更精彩。

3.做好人事档案的宣传和研究工作

围绕“国际档案日”宣传主题深入宣传档案工作服务企业改革发展的作用和成果，提高全员档案意识。深入宣传人事档案部门在服务改革发展中的新举措、新成果和典型案例，把档案变成现实的延伸、背景和参照。另外，要加强对档案工作重点难点和关键问题的研究，及时总结好的做法和利用案例，引领档案工作的创新发展。

四、落实相关保障措施

1.加强档案队伍建设

充分利用国家组织的专业培训、远程教育等方式，制定培训规划，优化和丰富培训内容，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质。务必使档案管理人员熟悉人事档案工作的各个环节，明确鉴别、分类的内容和归档的要求，更好地掌握科学管理人事档案的方法和原则，以便提高工作效率和档案质量。

2.深入推进档案评价工作

企业人事部门要坚持和完善档案工作评价机制，定期抽检人事档案，评分排名，对于出现的问题，要积极认真及时地整改。以评价为抓手推动各项管理要求的落实，提升档案工作整体水平，使人事档案工作更加科学实用，为人事资源管理工作提供帮助。

五、总结

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企业人事档案采用电子信息化管理，可以实现对各类资源的收集和共享，有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作，全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值，帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候，利用计算机、互联网和电子信息系统，可以减少新人资料的搜索时间，方面快捷，节省时间，同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后，可有效减少信息的传输环节，减少纸质档案的使用效率，节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性，在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外，人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量，提高了企业人事档案管理速度。具体来说，企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。

1.2建立电子档案可以有效保护原始档案

传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。

1.3完善企业内部管理的必然要求

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。

2企业传统人事档案管理存在的弊端

2.1人事档案管理手段落后

目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。

2.2电子档案管理意识淡薄

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。

2.3思想上不重视档案管理工作

很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

2.4信息化管理技术更新较慢

目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。

2.5工作人员综合素质有限

企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。

3企业人事档案如何实施信息化管理

3.1不断完善电子信息化系统

要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。

3.2建立企业人事档案的信息数据库

人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。

3.3转变档案管理人员的意识

在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。

3.4企业需要加强对档案管理人员的培训

企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。

4结语

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一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理基础设施不完善，管理的科学化、信息化程度不高

首先人事档案保管的环境设备并不是非常健全完善，将普通的办公室作为档案的库房，导致库房的温度湿度无法得到适宜的控制，库房的门窗一般都是普通门窗，封闭效果不高，非常容易导致纸质档案被人破坏。另外人事档案保管现代化设施并不是非常完善。目前，有的单位并未引入电子化的人事档案管理系统，档案的材料还是限制在纸质的档案的保管上，所以导致人事档案管理工作效率低，科学化水平不高。

（二）档案管理工作队伍不稳定

人事管理队伍稳固程度受到领导是否重视所决定，企业一般来讲对人事档案管理工作的态度就是用时关注，不用就忽略，无法获得真正意义上的关注，造成非常多管理工作者积极性降低，对档案管理工作不单单是保管，并未使用创新的眼光来将工作质量和效率提升，最终将档案管理直接变成了材料保管工作。

（三）人事档案管理手段落后，管理水平低

目前，虽然单位开始在工作当中使用电子化的人事档案管理系统。可是实际应用当中，有的职员对使用电脑还是约束在录入信息当中，进行检索查阅档案信息的同时，还是依靠人力手工操作进行，还未充分发挥先进技术的作用，就促使人事档案管理方法比目前的现代化落后。

（四）管理缺乏规范化

伴随着不断完善的人力资源管理制度，人事管理当中不断的将改革进行发展，可是在一些小地方，人事档案管理工作还并不是非常规范。员工入职离职的步骤上，并未获得良好的衔接。人事档案管理部门并未充分的进行关注，造成档案丢失情况出现。市场经济的影响中，人事服务成为潮流，受到多个单位的认同。可是有的单位并没有人力资源管理部门和档案管理机构，造成单位将员工的人事档案放在人事服务中心。同时人事中心只是将档案进行保管，员工工作表现和绩效考核没有及时记录到档案当中，这样的人事档案将不会全面的展现在劳动者基本情况。不规范的人事档案存储模式将不会发挥人力资源管理的关键作用。

二、加强人事档案的管理工作的措施

（一）完善档案管理工作的基础建设，提高档案管理的安全性

建设基础设施从两个方面着手。首先将环境设施健全完善，利用人事档案管理部门投入人力物力财力，将工作环境改善，将防火、防潮、防盗功能齐全的专门的库房建立起来，更好的将档案管理的安全提升。其次，将先进的系统设施积极的引入。利用资金投入带来现代化的人事档案管理工作所需要的设备，将传统依靠人力收集操作、查阅档案的情况改变，将档案管理工作变成了促进单位进步的重点因素。

（二）培养高素质的档案管理人才

现代化高素质的管理人才是实现人事档案管理不可缺少的因素。所以，将聘用现代化管理人才归入到单位招聘计划当中。高素质的人事档案管理人才要具有计算机的知识，将熟练使用计算机技术，同时具备强大的业务水平和丰富的专业理论知识。电子计算机根据自身的高速运算和数据处理能力，为档案工作者带来科学的管理方式和检索技术。

为了可以提升企业档案管理水准，需要将人事档案管理工作人员的综合水平和能力提高。单位需要定期为人事档案管理人员进行技能培训或者开展研讨会，对新上任的工作人员进行岗前培训工作。指导人事档案管理工作者积极的参与到专业的培训当中，更好的将自身的专业素养和技术水平提升。将人事档案管理工作人员的再教育工作做好，将更好的提升人事档案管理工作人员的工作积极性。

（三）加强信息化建设

21世纪是一个信息化的时代，人事档案管理工作当中广泛的使用网络信息技术和计算机多媒体技术。不但能够将人事档案资料的录入速度提升，还可以为人事档案整理查阅带来方便，将人事档案管理工作的便利程度充分满足，将存储空间节约下来，防止因为纸质档案而导致纸质档案丢失损坏，确保档案管理安全，同时方便了档案的翻阅，利用信息化的人事档案管理帮助完善人事档案管理系统。第一将人事档案管理信息化数据实现，将人事档案的利用率提升，将延长档案资源的寿命，降低出现的损失。第二，数据化的人事档案工作将传阅工作变得更加便捷，将实现网络、信息、资源化水平。

（四）规范管理制度

将人事档案规范化管理工作做好，第一步要将先进的思想意识确定好，将人事档案管理观念和方式全面掌握，促使人事档案管理更加信息化向前发展，学习优秀的人事档案管理步骤方式。人事档案服务当中，要和用人单位密切联系沟通，将工作人员的表现情况及时记录，将员工的人事档案完善。这样将人事档案规范化管理保证人力资源可持续发展进步。

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1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案管理现状及存在的问题

目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

1.2档案信息电子化管理存在的问题

档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：

1.2.1原始性及真实性的问题。

电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：(1)电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。

1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。

1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。

2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性

2.1新时期人事工作的迫切需要

进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。

2.2已具备了物质条件设施

现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。

2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。

2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。

3 进一步规范人事档案的电子化管理

3.1人事档案管理与人事信息管理同步化

是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。

3.2强化制度化建设规范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。

3.3提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。

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关键词：县级医疗机构；人事档案；信息化；管理

随着我国医疗事业水平的不断提高，县级医疗机构的信息化建设进一步加强。县级医疗机构人事档案管理的信息化是十分必要的，有助于县级医疗机构的管理和运行减少成本、提高效率。

一、县级医疗机构人事档案管理信息化的作用

1、节约成本，提高效率

实施人事档案管理信息化，既可以消除人工查阅、搬运的不便，又可以避免人工抄写可能出现的错误，即使出现错误亦方便改正，把人事档案管理人员从繁重的劳动中解脱出来，同时保证了档案材料的格式统一，整齐一致。

2、利于保存，安全有保障

实施人事档案管理信息化非常有利于完整保存原始资料。除在创立原始数据库之初需要利用档案原件外，不需要或极少再查阅原件，这样就不会造成档案的缺损，利于档案库内环境的稳定，延长了档案材料的使用寿命，极大地保障了档案的安全。

3、有效利用档案信息

人事档案是个人的书面反映。个人档案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和发展方向，同时方便县级医疗机构管理者对县级医疗机构人员的情况有一个全面了解，有助于个人的进一步发展。在考核评价中用真实信息说话，所有人的情况都能一目了然，使考评工作公开、公正、公平进行。

4、促进档案管理人员提高业务水平

档案利用是档案管理的最终目的，档案管理信息化对人事档案管理人员的业务水平提出了较高的要求。县级医疗机构人事科应定期举办培训讲座，提高管理人员的责任感，培养管理人员的电子计算机和网络的操作能力、档案的管理能力以及对新技术的探求和学习能力。

二、县级医疗机构人事档案信息化建设的优点

1、从根本上来讲，县级医疗机构人事档案材料具有专业性、机密性、政治性三大特点，因此，人事档案材料需要进行单独存放，而且要求有专人进行保管。传统的县级医疗机构人事档案管理模式比较落后，而且长期以来县级医疗机构在人事档案材料的存放和保管这一方面没有给予足够的重视，使人事档案档案基础设施差，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影响档案资料的准确性和完整性，还严重增加了很多工作量，使用计算机管理县级医疗机构的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。

2、利用计算机管理县级医疗机构人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。

3、利用计算机管理县级医疗机构人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

三、县级医疗机构人事档案管理存在的问题

1、管理手段相对落后

县级医疗机构的人事档案管理完全人工操作，其查阅、调取、存放会耗费大量人力物力，非常不便。人事科的人员往往很有限，在大规模招聘、县级医疗机构人员集体签订劳动就业合同以及人事调动方面，容易出现错误和纰漏，而补救措施比较繁复，浪费档案持有者和管理者的时间和精力。

2、材料的完整性与安全性无法保证

人事档案的材料历来是纸质的，即使要查阅一些很基础的信息，也需从档案保存库中检索、调取、审阅和转入转出，需要查阅的越多，期间翻阅档案材料的次数越多，极容易造成档案的老化、缺损、甚至丢失。而且由于管理人员频繁进出档案室，直接导致档案保存库很难保证温度、湿度的恒定。如果不注意进出人员的衣服面料、随身物品，稍有不慎甚至会引起火灾等重大灾难事件的发生。

3、档案意识淡薄

现代社会，人才流动加速，人档一体、档随人走的格局被打破。实际工作中，人事档案里的信息很难被县级医疗机构管理者快速有效获取。随着时间流逝，往往连工作人员本人也对自己档案里的内容感到印象模糊。因此，无论档案管理者还是档案的拥有者往往对档案的重视程度不够，认为档案并不能对实际工作起到作用。

4、人事科部分人员的业务水平较低

人事档案管理需要高素质的人才队伍，而县级医疗机构一般对医务工作者的专业素养比较重视，却往往忽视了对人事科人事档案管理队伍的技术培训、业务水平提高以及责任感、使命感的培养，造成业务能力的不足。同时，人事科人事档案管理人员需要相对固定，频繁的变动也会造成业务处理能力下降。县级医疗机构是一个特殊的行业，对医务工作者的思想品德、专业知识、业务能力等方面具有很高的要求。县级医疗机构在选拔学科带头人、技术骨干等人才的时候，会更看重该同志的专业技术能力及学科领域内的专长，在相关学术领域产生了什么样的影响。而我们现在的档案最大的弊端恰恰就是干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足县级医疗机构发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。这就要求人事档案管理人员掌握文件精神，积极准确收集归档材料并正确归类，使个人档案内容更加充实，有血有肉。

四、县级医疗机构人事档案信息化的实施

1、充分利用县级医疗机构内部互联网，创建和完善县级医疗机构人事档案管理系统：由于档案管理人员人数、人力有限，县级医疗机构可充分利用县级医疗机构内部互联网，按照人事档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥县级医疗机构人事档案的作用。

2、县级医疗机构人员个人信息管理：以科室为单位，将县级医疗机构人员的个人科技档案信息输入县级医疗机构人事档案管理系统。此系统可提供各类人事档案，如人员的基本信息、各年度考核、各项专业技术职称及个人的科研教学信息等。

3、县级医疗机构人事档案信息化的基本数据建设

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理县级医疗机构人事档案。可以实现县级医疗机构人事档案管理的微机化、网络化。在此我做了如下几个步骤：

（1）建立县级医疗机构人事档案基本信息数据库。包括县级医疗机构职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。

（2）建立县级医疗机构人事档案材料接收数据库。建立联系、送交、催要、登记制度，将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。

（3）建立县级医疗机构职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

（4）建立县级医疗机构人事档案目录数据库。将医务人员按职称归类。录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时只须打开计算机”查找功能，输入某个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

（5）建立职务任免数据库。包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。如果要查找一个人哪一年担任某职务，输入该人的姓名，打开该职工职务变动登记表总目录，那么该职工的基本情况便一目了然。

（6）建立其它档案数据库。将人事档案接收登记表、转递登记表、查（借）阅登记表、政审证明材料登记表均录入计算机管理.把部分纸质文件和图片制成电子文件。逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和数据交换。实现资源共享。