水利人事档案管理信息化建设研究

序论：写作是一种深度的自我表达。它要求我们深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隐藏在内心深处的真相，好投稿为您带来了一篇水利人事档案管理信息化建设研究范文，愿它们成为您写作过程中的灵感催化剂，助力您的创作。

【摘要】本文分析了水利人事档案管理信息化建设的优势作用，剖析了水利人事档案信息化建设工作面临的困境，并提出一些实践策略，以期对水利人事档案管理工作的开展提供有益的帮助。

【关键词】水利人事档案；信息化建设；实践策略

水利人事档案是水利部门人事档案信息管理的简称，这些档案信息通常涉及水利部门员工的工作情况、晋升状况以及荣誉获得状况等，是对员工发展历程的记录，是否能够对这些档案信息进行科学管理，直接关系到员工的长远发展，影响着员工的日常工作。信息化时代背景下，对水利人事档案管理工作进行改革和完善，能有效消除过去手工档案管理弊端，增强水利档案信息的可查性、实用性，发挥档案资源效用。与此同时，在对水利人事档案开展信息化建设的过程中，还可以实现各类信息的互通，帮助企业管理者清晰了解每一位员工的情况，并合理开展人力资源调配活动。

一、水利人事档案管理信息化建设的优势作用

（一）拓展水利人事档案服务的内容。在新时代，以信息化技术开展水利档案管理活动，可以有效拓展手工管理档案的范围及档案服务内容，而且管理者通过高科技的运用，可以精准识别各类人员的档案需求，并根据其需求自动对档案信息进行分类，形成对应的标签，从而推动水利人事档案管理工作高效开展。在信息化作用下，档案管理者还能够通过互联网对档案信息进行动态化更新，及时将员工的情况记录到档案中，避免出现档案信息滞后的问题，使档案服务的质量和效果得以提升。

（二）加快水利人事档案流转的速度。水利人事档案管理信息化，能够将过去各部门之间的信息屏障打破，实现水利事业单位各个部门之间的有机互通，促进各类水利信息的快速流转。而且还能够使水利事业单位业务科室与人事部门实现点对点的快速沟通，促进人事档案的全单位、全平台管理，这就可以将过去人事档案资源利用率低下的问题消除掉。总体来看，水利人事档案管理信息化建设可以促进档案信息流转速度提升，实现电子档案信息的实时传送，降低纸质档案背景下人为交接面临的信息不准确、不完整等问题，还能够将纸质档案等待时间过长的问题消除掉。此外，在水利人事档案交接方面，通过合理运用信息化技术，还可以确保交接内容的全面和准确，确保职工享受单位福利待遇，使工作满意度得到提升。

（三）延长水利人事档案保管的年限。水利人事档案是水利事业单位发展中不可或缺的一部分，对于单位的长远发展意义重大，但在纸质化管理下，整体管理工作效率较低，且容易受到环境、期限、手段等多方面的限制。例如，因为纸质档案保存时间过长容易出现泛黄或者毁损的现象，从而不利于档案信息的利用。而在信息化时代，通过对水利人事档案管理工作进行健全和完善，则可以消除纸质档案管理期限短、信息资源毁损的困境，使水利人事档案管理工作得到有效开展。从整体上来看，水利人事档案资料内容包含员工从求学到工作、再到退休的全部信息，在日常档案管理中，一些单位因为不注重对信息化技术进行运用，所以部分纸张在频繁翻阅中已经出现了字迹模糊、缺失等现象，为员工后续退休手续的办理带来了较大的麻烦。且纸质档案管理对外部环境提出了较高要求，还需要对档案室的温度、湿度等进行管控，这就需要花费较多的资金。而一些偏远地区面临档案管理经费匮乏的问题，未能在档案室配备除尘设备，所以导致人事档案管理工作的开展受到限制。通过引入信息化技术，降低了对纸质档案的翻阅次数，使之保管年限得到了延长，解决了很多问题。

二、水利人事档案管理信息化建设中面临的困境

（一）信息化建设的基础设施不完善。要想促进水利人事档案管理信息化工作有效开展，需要做好基础建设，配备全面的信息化硬软件设施。但在实践工作中，很多水利单位都将发展的资金投入生产建设中，对档案管理工作往往较为轻视，不注重资金分配，导致档案部门面临资金匮乏的问题，无法完善和优化配套设施，计算机很容易出现卡顿的现象，影响档案管理者顺利开展工作。还有一些单位扫描仪陈旧，难以提升扫描效率、互联网网速较慢，影响档案信息的上传等，这些问题都导致水利人事档案管理工作面临较大的困境。从水利单位的实际情况来看，因为其涉及到很多水利资源信息，人事档案与水利信息紧密关联，所以更需要做好基础建设。虽然在新时代，越来越多的企事业单位开始注重对人事档案进行信息化建设，但硬软件设施更新不及时，导致人事档案资料管理依靠人工手段，不利于人事档案资料的整理与利用，无法促进水利部门的规范化、高效化发展。

（二）档案管理手段滞后，信息化开发力度欠缺。水利人事档案管理信息化建设，是在科学技术的引导下将传统手工档案管理的局面转变为依靠信息技术，高效精准化对档案信息进行管理。因为信息化档案管理是一项综合性的说法，又涉及很多细化的内容、方法等，所以水利单位应当结合自身的实际情况对信息化手段进行选择，加大对信息技术的开发力度，提升人事档案管理的效果与质量。但受到重视度、专业技能等各种因素的影响，我国很多水利单位都存在档案信息化管理手段滞后的问题，在实际档案管理工作中难以提升开发力度，往往是将过去手工管理档案的模式机械性地移到了计算机中，无法将计算机的大数据搜集功能、数据信息筛选或者分析功能等运用到工作中，这导致信息化管理效率不高。而且部分档案管理者存在思想滞后的问题，不能主动提供服务，仅在相关人员需要档案信息的时候才会进行查询，且查询的内容也仅仅是基础性内容，例如个人简历、党团信息等，无法为使用者提供深层次的档案信息，如员工的工作情况总结、荣誉获取总结以及深度分析等。

（三）信息化档案管理的制度体系不完善。制度体系会影响档案管理工作的规范化开展，无规矩不成方圆，水利单位应当构建完善的信息化档案管理体系，针对档案管理的每一个环节制订有效的工作流程，明确工作内容，确保每一项档案管理工作的开展都有章可循。但通过相关了解发现，实践中水利单位在开展人事档案管理工作的过程中，往往是根据原有的制度体系，很多单位并没有结合信息化时代下人事档案管理工作的实际情况制订新的管理制度体系，导致档案管理者开展工作的过程中无法参考制度规范，从而使之工作不够标准、规范，难以提升档案管理的实效性。还有一些水利单位虽然制订了信息化人事档案管理制度体系，但是因为不注重对制度体系的调整和完善，所以导致这些制度体系不符合单位现有的发展状况，也不利于信息化人事档案管理工作的开展。（四）信息化档案管理的安全问题层出不穷。安全问题是信息化时代水利人事档案管理工作面临的一个重要问题。在互联网时代，各类信息能够快速流通，所以水利人事档案管理也面临安全威胁，如何提升安全管理的效果，成为亟待探索的问题。一些水利人事档案管理者因为不注重安全管理工作，未能在计算机中构建防火墙软件，所以信息被盗取，威胁到员工的利益。在“互联网+”时代，水利人事档案信息呈现出数量化、多元化发展的趋势，工作者可以通过计算机互联网对各类档案信息进行随时查阅和翻看。但因为很多水利单位在人员管理、制度设置、档案使用规范等多层面存在缺陷，因此很容易导致人事档案信息的外流，甚至出现系统瘫痪或者信息失真的问题，导致安全管理的系数较高。

三、水利人事档案管理信息化建设的实践策略

（一）加强信息化基础设施建设。水利人事档案管理工作目标的实现，需要水利单位加强基础设施建设，为人事档案管理者开展档案管理工作提供充足的软硬件支撑。第一，要加强网络建设，提升网络的通畅性。水利单位要重视网络建设，在单位中构建局域网，为每一位员工有效开展工作提供网络支撑，使人事档案信息化建设在互联网的作用下得到高效开展。第二，引入充足的计算机、扫描仪、打印机等设备。人事档案管理信息化需要将各类人事档案扫描到计算机中，通过计算机对档案信息进行分类、整理、保存等，所以水利单位应当引入充足的计算机、扫描仪、打印机等设备。应当根据单位的人事档案规模和档案管理工作的要求等对这些硬件设备进行引入，避免出现设备老化或者设备不够的问题。第三，构建档案信息管理的软件系统。水利人事档案管理工作的信息化开展，还需要加强软件系统建设，通过有效的软件系统促进档案信息的科学化保存。具体而言，水利单位应当结合单位的实际情况引入对应的软件系统，在系统中对人事档案管理工作进行设置，根据实际工作需要设置对应的管理窗口，使各位档案管理人员都可以运用系统开展工作，确保人事档案管理有效推进。

（二）创新档案管理手段，提升对信息化技术的开发力度。水利人事档案管理者要想方设法创新档案管理的手段，对互联网信息化技术进行深入运用，加大开发力度，使信息技术真正成为人事档案管理工作创新的引擎。一方面，要充分运用信息化技术对单位内部的各类人事档案信息进行搜集、分类与整合，提升人事档案管理的全面性；另一方面，还要充分运用信息技术对人事档案信息进行动态化革新，确保人事档案管理工作的超前。这就需要人事档案管理者加强新技术的学习，注重对大数据技术、云计算技术以及其他有关技术的学习，在开展人事档案管理工作的过程中，借助大数据技术对信息进行筛选、整合，借助云计算技术对各类信息进行计算、汇总等，并通过实时跟踪技术对员工的人事信息变化状况进行跟踪，及时根据变化状况调整档案资料。此外，要结合单位的情况对人事档案管理工作进行调整，避免长期采用某一种单一的人事档案管理手段方法，通过对多种形式的灵活运用，使人事档案管理工作的弹性得到提升，为信息使用者提供更大的方便。

（三）加强信息化档案管理制度体系的建设。水利单位应当根据信息化时代的发展变化开展档案管理工作，构建完善的制度体系。第一，要加强人事档案工作内容制度的建设。由于水利单位员工较多，且不同的员工有不同的工作年限、工作岗位、晋升层级等，所以在开展人事档案管理工作的过程中，要明确具体的管理内容，使档案管理者严格依据这些制度规定，对每一位员工开展档案信息管理，不断提升内容的全面性。具体而言，在构建人事档案工作内容制度的过程中，要尽量将人事档案管理每一个环节的工作内容都纳入进来，包括人事晋升、人事岗位变动、人事荣誉获取等。第二，加强人事档案工作流程制度建设。流程是某一工作开展的顺序，也是工作者开展某一工作需要遵循的步骤，水利单位应当明确信息时代人事档案管理的工作流程，使人事档案管理者依据这些规范的流程开展每一个环节的档案管理工作。第三，加强交接制度建设。交接制度是水利人事档案管理工作制度中的重要部分，因为任何单位都不可避免会出现人员流动的现象，所以水利单位要构建完善的交接制度，便于档案管理者对工作进行交接，确保人事档案管理工作具有较高的连续性。在构建交接制度的过程中，要明确具体的交接内容、交接时间、监交人等。

（四）注重信息化档案管理安全问题的解决。第一，在员工的计算机中安装防火墙软件，并在公司局域网中定期或不定期开展安全检测活动，及时发现安全威胁，及时进行消除。第二，针对人事档案管理岗位以及其他各个岗位等构建安全管理工作规范。结合不同岗位的实际工作内容、工作流程等对安全管理工作进行渗透。如就档案管理相关的岗位而言，由于其涉及员工人事信息的保存，关系员工的长远发展，所以在开展安全管理工作的过程中，应当加强岗位规章制度建设，在其中融入互联网人事信息管理流程有关的内容，使人事档案管理者严格依据制度规定开展工作。第三，加强对人事档案管理者的安全教育与培训。定期对人事档案管理者开展安全培训活动，使之将安全管理牢记于心，并在工作中时刻注意安全问题，提升安全管理的意识。

四、结语

水利人事档案管理信息化建设是当今时代水利单位档案管理工作创新的重要方向之一，对于水利单位及员工的长远发展都有重要价值意义。不过因为多种因素的影响，当前我国水利单位人事档案信息化管理工作并不完善，文章从基础建设、管理手段、制度体系、安全问题四个层面提出了实践策略，以期为更多水利人事档案管理者提供参考与借鉴。

【参考文献】

[1]朱金华.浅谈新形势下县级妇幼保健院人事档案管理面临的机遇与挑战[J].人才资源开发,2021(24):28-29.

[2]秦芳彧,高传君.信息化背景下人事档案管理问题探析[J].沈阳师范大学学报(社会科学版),2022,46(04):80-86.

[3]乌云格日勒,李泽友,王占海,等.内蒙古地区水利档案管理信息化建设的思考[J].内蒙古水利,2022(06):76-77.

[4]张金颖.关于事业单位人事档案管理信息化路径探究[J].中国管理信息化,2022,25(11):176-179.

[5]何娟娟.管理现代化背景下医院人事档案信息化建设研究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(13):146-148.

[6]肖旭.互联网+时代事业单位人事档案管理的信息化发展[J].人才资源开发,2022(09):43-44.

作者:李盼妮 单位:福建省福州市水利工程技术中心