精细化管理在医院申报的应用

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摘要：面对医学科学部日益激烈的竞争，如何通过精细化管理方法加强国家自然科学基金项目申报质量管理是医院科研处需要思考的重要问题之一。结合具体数据介绍某医院近5年项目管理的思路和举措，从专业化、系统化、数据化和信息化这4个方面落实项目申报的精细化管理。该医院因形式审查被初筛项目数量降为零项，申请质量逐步提升，2021年该院立项数量创历史新高。精细化管理使医院科研项目管理的宏大目标有效贯彻到项目申请各环节并加以落实，提高项目申请质量，持续提升医院基础研究能力。

关键词：国家自然科学基金;精细化管理;科研管理;项目申请

国家自然科学基金作为我国支持基础研究的主要渠道之一，对各单位学科建设、人才培育及学术核心建设力的支持作用都具有重要意义[1]。作为目前用来评价承担单位科研实力以及学术水平的重要指标之一，其重要性也在各医院发展战略中得以进一步凸显。然而，与大学或研究院所的研究人员不同，大部分医院研究者临床工作时间长、压力大、科研条件差强人意，其进行基础科学研究的节奏较高校人员有很大不同。作为医院科研管理部门，需要结合医院的工作实际运用现代化管理方法，帮助医院科研水平不断提高。该文拟以某三甲医院为例，通过分析其近年来运用精细化管理方法管理医院国家自然科学基金项目申报中的关键做法和初步效果，探讨医院基金申报管理的经验与思考，为大型综合医院在当前激烈竞争背景下的科研管理服务工作提供借鉴。

1精细化管理简介

1.1精细化管理的概念精细化管理强调以专业化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，以管理对象的产出需求作为工作核心[2]。通过将工作进行规范化和流程化梳理，将管理目标和过程逐一分解，对任务进行细化和优化，结合数据信息管理系统，为服务对象提供专业化服务，提高整体工作效率和产出质量。作为现代科学化管理方法的代表之一，精细化管理近年来在多个行业领域里的运用愈加广泛。

1.2精细化项目管理的重要性作为我国影响力最大的国家级科研项目之一，国家自然科学基金对于青年研究者的资助是诸多科研人员在研究领域起步并实现可持续发展的重要经费来源之一[3]。而医院科研管理部门服务的临床医生因平时工作时间长、压力大，进行科学研究的时间有限。医院申请人对于申报信息的把握和理解上一般较研究院所的同行更为欠缺，申请书准备时间较短，且容易在截止时间的最后关头提交申请。以某大型三甲医院2021年科研管理部门在集中受理期每日受理形式审查的申请书份数为例（如图1所示），医院国家基金申请书的提交呈现整体起步晚、提交时间集中、成稿时间晚的特点。作为医院科研管理部门，需结合工作特点和实际情况，着眼全院统筹项目申请工作的全盘布局，在项目申报全过程实现精细化管理，提高项目申请质量，助力医院项目获取能力的提升。

2某大型综合三甲医院近年实践

某大型综合三甲医院近年来年均申报近400项国家自然科学基金项目。为增强医院科研人员积极性、提高申报质量、增强医院承担国家级项目能力，医院科研处从专业化、系统化、数据化和信息化这4个方面落实项目申请的精细化管理工作。

2.1专业化为前提，满足各阶段申请需求为满足申请人在不同阶段对申请服务提出的不同需求，适应学科不同、代码不同、类型不同的多样化要求，科研处根据各申报阶段制定相应服务重点，并根据项目类型提供专业的审查服务，从以下3个方面提升管理专业度，做好个性化服务工作。

2.1.1紧抓质量核心，举办多种形式学术交流活动科研处邀请经验丰富的专家在全院范围内举办大型申报讲座与学术交流活动，并创新活动形式，牵头组织开展以亚专业为单位的小型基金申请沙龙活动。基金申请沙龙以1~3个相近的学科代码为中心，以亚专业为单位，将关注重点从“专家”转到“申请人”。申请人在沙龙活动中对其研究内容和研究方法进行汇报，再由3~5名院内外同领域专家进行深度点评。项目申请人既可以接触到大同行的经验分享，还通过与小同行进行交流探讨，对自己的研究方向进行深度挖掘。科研管理部门利用多方资源促进院内外的学术交流，并通过小而精的活动形式，提升项目申请质量。

2.1.2打造阶段性服务重点，将形式审查与内容审查相结合每年年底，科研处首先将审查重点放在标书完整性、代码选择合理性等方面，并通过深化政策解读、分享优质申请模板，提高申请质量。第二年年初，待医院大部分申请书内容定稿之后，再以清单列表、实例讲解的方式解读形式审查中的易错点，从而满足项目申请在不同阶段的服务需求[4]。

2.1.3成立形式审查专班，坚持专业人做专业事为应对日益增长的申请量与科研处人手不足的矛盾，科技管理部门在集中受理期间成立形式审查专班，并根据人员专业领域进行分工。通过小组演练、分类审查及定期抽查，对专班成员进行形式审查要点培训，确保专班人员的专业性。同时，为适应不同学科代码及项目类别所对应的特殊要求，将上百个形式审查要点化、流程化、清单化，最大限度地避免申请书因形式审查不合格被初筛。

2.2系统化为保证，按计划执行忙而不乱国家自然科学基金的申请过程具有历时长、跨度大、细节多、要求高的特点，医院管理部门的组织动员工作往往从上一年度9月左右开始，到次年3月左右结束。漫长的准备时间和海量的细节要求对医院科研管理部门的管理水平提出了更高的要求。管理部门不仅要从全院整体布局出发，做好整体动员和组织协调工作，更要针对不同项目类型做出专业化指导，对申请书进行审查和把关[5]。在申请量每年成倍增长、审查工作大幅增加的情况下，为确保申请阶段的管理服务工作忙而不乱，科研处以精细化管理方法为指导，形成了包含组织动员、培训交流、院内预审及审查上报的全流程项目申报管理模式（如表1所示）。根据申请人的准备进度安排不同阶段的工作重点，结合国家政策导向，制定严格的时间节点，多层次、多角度开展项目组织工作，提高申报效率，确保申报工作有序按期完成。

2.3数据化为标准，使工作方向有据可依大型综合医院的国家基金申请往往因申请数量大、形式审查要点多、项目类型多、特殊要求复杂导致科研管理人员在集中申请期，特别是提交申请的2~4周里面对信息繁杂、工程浩大、时间紧缺的巨大压力，若没有前期的精准规划，重压之下极易陷入疲于应付的状态，工作容易出现低级错误[6]。为此，科研处在申请各环节做好数据采集和分析工作，将一切决策过程数据化：以数据分析为切入点，通过数据发现问题、分析问题、解决问题，打破传统的经验驱动决策的方式，实现科学决策。运用精细化管理方法，使工作轨迹有迹可循、工作方向有据可依。

2.3.1提前采集预申请信息在进行充分院内申请动员和申报培训后，科研处在正式申请接收前3个月采集项目预申请信息，由各科室拟申报人员登记其项目类型、申请代码及近3年代表作等个人背景情况。科研管理部门可根据预申请信息对部分潜力人员进行重点关注，并根据全院提交的拟申报情况进行整体再布局，结合医院优势学科和优势力量，引导重点重大类项目申报，强化科研管理工作的全局意识。

2.3.2审核上报阶段每日更新审查进度为确保不遗漏全院上百个项目的形式问题，审查专班在最后一个月每日更新全院形式审查情况并制作重点关注日报，结合项目类型和研究方案，利用表格筛选功能发现并标记特殊情况（如中级职称需要上传专家推荐信、涉及人的研究需要上传医学伦理审批件、涉及致病性病原微生物的需要上传生物安全保障承诺书等），确保最终提交的申请书不能因格式问题被不予受理。

2.4信息化为手段，提升项目精益管理能力作为医院管理信息化的重要方面，系统化的科研信息管理工作能更好地支持科研管理决策[7]。科研处利用科研管理系统中全院科研数据透明化和可统计化的特点，将项目、成果等科技投入和产出数据良好衔接，确保项目基础的科研数据的清晰可追溯。同时，学科带头人和科室主任可利用科研管理系统中的数据挖掘当前科室内学科发展重点资源和人才梯队发展情况，并因时因地的制订学科发展方向和基金申报布局计划。与此同时，利用信息网络的抓手作用，科研处将项目申报和审查中的要点信息利用多渠道发布并加以宣传，确保医生在繁忙的临床工作之余，能够通过高效、简洁、易接受的信息宣传方式，了解基金申报的最新资讯和项目申请中的共性问题[8]。科研处通过微信公众号文章推送、基金申报要点讲解直播、线上共性问题宣讲会议、运营社群集中答疑交流等方式，多维度渗透申请人的信息获取渠道，为医院申报人员提供多种碎片化、专业化申报信息讲解服务，进一步提升了信息传播效率。

3结果分析

某大型综合性三甲医院在实施精细化管理的近5年里，形式审查工作水平居全国前列，因形式不合格而未通过初审的项目数量保持在低位，近2年所有申报项目全部通过形式审查（如图2所示）。同时，国家自然科学基金项目申报数量稳步提升，且在愈发激烈的竞争中实现了整体获批项目数量的持续增长（如表2所示）。2021年国家自然科学基金集中受理期间该院共提交申请书415项，无一项被初筛，项目获批数量同比增长12%。科研处作为医院科研项目管理部门，在加强形式审查、降低初筛率之外着重提高项目申请质量，从专业化、系统化、数据化和信息化这4个方面落实项目申请全过程精细化管理。

4结语

精细化管理在国家自然科学基金项目申报中的应用，是促进医院科研管理良性发展的重要保障。显然，传统的经验驱动决策的管理时代已经远去，现代项目管理工作对管理人员提出了更高的要求。因此，科研管理人员要增强主动学习意识，在工作中养成定时思考和总结的习惯，及时根据项目结果和评审反馈来修正过程管理的重点方向，使管理体系动态平衡、灵活可变，适应时代发展的新要求。要在平时的管理工作中坚持精细化管理的理念，做到环环紧扣、道道把关，强调专业的细节管理。通过对过往工作经验的反思形成适用于本单位的精细化管理方法，并在平时项目管理工作中进行积极探索实践，实现对科研人员、科研经费、科研项目等全方位精细化管理，形成具有自身特色的科研项目精细化管理体系，促进医院整体科研实力的进一步提升和医院的高质量发展。

参考文献

[1]安科,沈玮.中国科学技术大学在提升国家自然科学基金形式审查效率上的实践与探索[J].中华医学科研管理杂志,2019,32(5):347-352.

[2]沈玮.基金形式审查效率上的实践与探索[J].中华医学科研管理杂志,2021,32(5):347-352.

[3]叶鑫,李宏伟,朱明亮.2021年度机械设计与制造学科国家自然科学基金管理工作综述[J].中国机械工程,2022,33(6):631-638.

作者:陈钟 邹晓沨 单位:武汉大学中南医院科研处