企业财务共享服务运用探究

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一、引言

在经济全球化的趋势下，部分企业开始通过并购、设立分支机构等方式进行扩张，形成了很多跨区域、跨产业的国际化企业。但随着企业的规模扩张、地域扩张，企业财务管理问题也逐渐显现出来，例如整体成本不断上升、内部资金拆解困难、财务管理效率持续下降等。因此，企业必须要进行财务转型，加强对提升运营能力和整合内部资源的关注，才能保证企业在日益激烈的竞争中适应现有的市场环境。20世纪末，福特公司率先建立了全球首家财务共享服务中心，并得到市场的认可和普遍应用。现阶段的财务共享服务成为财务转型的新突破口，通过运用这种新型财务管理模式，建立起标准化的流程作业，不断提升财务管理效率，成为大型企业集团的必然选择。

二、财务共享服务概念界定

1.财务共享服务内涵财务共享服务源于共享服务，其建立在信息化的基础之上，将处理业务流程作为管理核心。对于企业而言，共享服务包括战略、组织、流程以及信息化平台等众多因素的转变，而财务共享服务则是在这一基础上实行的管理业务。财务共享服务是以财务管理的视角出发，以共享服务为基础，对企业的组织架构、业务流程等进行优化，从而提升全体员工的生产效率以及降低企业生产成本，这一新兴的财务管理理念集中了技术变革的成果，体现了会计信息化的发展趋势，成为当前各企业关注的重点。企业通过财务共享服务的应用，可以帮助其实现资源的高效整合与最大限度的分配，加强企业内部的财务管理与控制，以面对更多复杂的市场竞争形势，有利于企业改善原有管理方式的缺陷，提高企业的市场竞争力。

2.财务共享服务范畴（1）业务范围。财务共享服务主要被用于集中处理重复性、缺乏标准化的各类业务，从而减少财务管理过程中的资源浪费，同时可以扩大财务共享服务的业务范围。在财务共享服务发展初期，一般用于处理企业财务管理过程中基础性、日常性的业务，如会计报销、固定资产核算、采购支付等，但随着财务共享服务的逐步发展，企业信息技术也进一步更新，从而催生出更大的业务范围，开始涉及经营绩效分析、员工信用管理等业务。（2）适用范围。财务共享服务具备诸多优势，但并不代表任何企业都能运用这种财务管理模式进行财务管理的优化和改革。根据以往的经验，企业要想充分发挥出财务共享服务的优势，必须具备以下特征，一是企业规模较大，成为跨地区、多层级的企业组织；二是企业的经营业务性质较为简单，能够实现标准化的业务流程；三是企业的管理所有权较为集中；四是企业内部的信息化水平较高，内部控制体系较为完善，具有健全的风险管理机制等。

3.财务共享服务的应用原则一是兼顾全局性与个性化。财务共享服务必须严格遵照集团总部的标准化管理需求，在标准与业务需求之间寻求平衡与联系，在总公司层面上建立一致的会计科目管理以及考核办法，同时对于特殊事项设置专项方案。二是简洁高效。财务共享服务是为集团整体进行服务的，因此其需要建立在企业当前的政策规划与业务特点的基础上，对整体的会计科目体系、经营业务类型、内部控制体系等进行梳理，为便利财务共享服务的应用，必须将其流程简化，适应业务人员的思维方式，尽量减少无价值的节点，优化半增值的节点，进一步提升管理人员的工作效率。三是方便操作。财务共享服务体系不仅需要财务人员使用，非财务人员也需要使用体验，因此必须对财务共享系统的规定进行固化和明确，降低重复的工作量，提升系统用户的实际使用体验。四是长久稳定。财务共享服务已经成为现代企业集团建设财务现代化的必然趋势，为考虑财务共享服务对今后财务工作相关的布局、功能以及监管的影响，在建立财务服务标准化要求时，应当尽量减少这一标准对现有系统的影响，保证财务标准化工作能够为下一阶段的规范化工作提供必要的借鉴。4.财务共享服务的主要职能一是建立财务核算管理的相关制度，对企业的会计核算进行统一、规范化管理，保证财务会计核算的标准化。二是制定财务管理工作的统一流程，实现会计核算步骤的程序化、标准化，让企业集团下属的子公司、分支机构都能够按照统一的会计核算标准进行会计处理。三是实现公司账务核算和资金结算，在企业集团范围内实现财务共享服务的应用，进行财务报表的编制与分析，并完成相关资金的支付工作。四是开展基本的风险管理，利用财务共享服务防范经营过程中可能出现的财务风险。

三、企业财务管理存在的问题分析

1.会计政策问题企业集团及其下属子公司在会计政策、会计科目设置、会计核算规则等方面没有形成统一的规范。在会计政策方面，很多企业集团下属的子公司没有在集体层面上与财务核算的管理制度保持一致。在会计科目设置方面，很多集团的下属子公司会独立设置自己所需要的会计科目，导致一个企业之中存在两种会计科目规范，使得集团财务报表中的会计科目设置无法统一，需要设置中间报表进行会计科目调整，例如项目名称、采购机构名称、银行账户这些会计科目的辅助信息都需要进行人工维护，使工作更加繁重。在会计核算规则方面，先由各业务单位独立核算进行每月数据报送之后，再由集团总部进行汇总，出具整体的合并报表。

2.费用报销问题费用报销是企业财务会计核算中的重要内容与环节，在财务初步审核以及复核环节都需要对报销费用的金额、类别等重要因素进行审查，易在多环节重复审核导致关注焦点重叠，从而影响审批效率。从各企业的操作流程来看，费用报销一般需要经历多个手续，首先由会计人员对报销费用相关单据的真实性与准确性进行审查，然后由相关财务人员再次进行核查，导致费用报销单据需要经过多次流转和审查。这一方面会使审查效率低下，容易导致实体纸质单据的损坏和丢失；另一方面，在审查过程中需要重复审核电子版和实体单据，出纳需依据实体单据才能操作付款，且在支付完成后需要将银行回单与付款申请单粘贴在一起交由会计人员记账，复杂的审核报销流程导致了工作流程缓慢。同时，在处理员工借款流程审批时，许多企业没有根据不同借款的用途、性质设置借款时限，导致较多员工出现超时还款问题。在进行日常财务工作审核时，没有将其纳入财务系统中，反而更多地依赖人工进行审核操作，不但效率低还容易出现错误。

3.资金结算问题据了解，企业在资金结算方面采用由下而上的审核方式，一般由各子公司在每月初以月度为单位提交资金方案，由总部进行审批后设定资金支付限额，但是这一资金结算管理模式对于资金的支出方案与大额资金的支出却没有进行严格的规范与控制，导致对子公司的资金支出管控不严，很难形成有效的资金筹划。现阶段，许多企业及其子公司的资金结算都在使用网银方式支付，支票、现金等方式的使用频率较少，且在银行账户开立、变更等事项的管理上，企业没有做到统一的管理与审核，导致总部对于财务综合维护与管理工作难以开展，从而无法对子公司的银行账户做好实时管控。

4.财务核算问题一般而言，子公司的账目应由集团总部进行集中化处理，但是各子公司均独立处理自身的财务核算工作，没有按照总部的统一标准。同时，由于总部与下属子公司之间的会计核算系统未统一，使得集团的财务工作压力、强度较大。每个财务期间需要进行财务报表汇总时，相关的财务数据需要进行多次、重复确认，无法明确财务数据来源的真实性与可靠性，容易造成财务数据输入异常或数据真实性不规范，因此需要财务人员耗费大量的时间、精力对相关异常数据进行排查并解决问题，导致企业的财务数据核查耗费人员多、流程时间长，不利于企业业务流转效率的提升。

四、企业财务共享服务的应用

1.改进企业组织架构为实现财务共享服务的有效应用，企业应当根据自身的财务管理模式以及现阶段发展特征，将财务工作进行划分，优化财务管理的组织结构。一般而言，根据财务工作的性质，可以将财务工作细分为四个团队，一是资金管控组，负责企业的资金支出、银行对账、银行账户管理、财务票据和印章管理等内容；二是涉税业务组，负责企业有关税务管理的事项，例如税务申报、发票管理、配合税务工作等内容；三是财务核算组，负责企业的费用报销、账目处理、财务报表管理以及审计工作等内容；四是报表编制组，负责企业的期末会计结账，出具、分析和综合整体的财务会计报表等内容。

2.构建信息化平台财务共享服务是建立在现代信息化技术基础之上的，为实现财务共享服务的有效应用，必须构建信息化平台，规划信息系统的应用，分析财务共享服务过程中的核心信息系统功能。首先，企业必须将系统改造的起点放在财务共享服务之上；其次，对现有的系统资源进行全面评价，同时整合现有的系统资源，实现以最小资源满足必须的需求；最后，企业在设计规划财务信息平台时要充分保证财务业务人员能够便捷使用相关系统操作，减少因系统变动带来的不便。企业在构建新信息化平台时，应当包括以下几方面的内容。一是财务核算系统。企业应当充分考虑现有财务信息化平台的优缺点，例如性能、维护成本，结合企业自身的性质、规模、发展阶段，选择适宜的财务信息化平台。二是影像扫描系统。建立财务共享服务的企业主体一般包括众多下属子公司，考虑到企业总部与各下属子公司的业务前端存在脱离现象，容易导致总部难以接触到各子公司的原始单据，所以企业需要借助影像扫描这样的信息化平台实现原始单据的电子化，使原始票据和单据的电子化传输成为可能。三是费用报销系统。企业需要搭建费用报销系统，采用网上审批模式实现报销流程的时效性、安全性和规范性，大大减轻了财务人员的工作负担，减少因人工填制申请表而造成的单据不规范、相关附件不完整等一系列问题。四是银企直连系统。集团企业之间的资金支付往来频繁，业务量庞大，必须建立起安全、高效的财务与银行业务一体化的信息系统，实现银企直连，在企业现有的财务系统中实现银行业务的办理，减少支付差错发生的可能性，增加企业资金支付的便利程度。

3.优化财务管理业务流程一是要规范资金管控流程。集团下属子公司的资金管理必须经过本单位的资金负责人审核后才能向总部财务管理部门进行申请，由总部财务管理部门的负责人审批通过后，再将相关的账户资料以及审核材料进行整合，提交至总部银行账户的管理系统，实现银行账户管理的有效控制。同时各子公司要从自身业务端口出发，填写有关资金支付的业务单据，确保有关凭证和单据数据真实、完整，保证资金收入和支出的准确性，并通过财务共享，使传统的单一会计核算向多元化财务核算转变，对企业各个节点的业务进行统一的会计核算处理，确保企业数据信息的共享和透明，在财务共享服务的应用下，对企业整体的财务资金支出进行控制，从源头上降低企业的财务风险和运营风险。二是要优化费用报销流程。集团对下属的费用报销要实现流程规范，在充分利用信息化技术的基础上实现对各子公司费用报销的管理控制。首先，以经办人填写有关费用报销申请为起点，同时在系统中提交报销流程。其次，由经办人所在单位负责人审核其报销的真实性及准确性，并由报账人员核对材料的完整性之后再提交至总部财务中心。最后，由总部财务管理部门统一审核处理，并进行费用结算。

4.做好应用保障措施一是要为财务共享服务创造良好的环境。财务共享服务的有效应用必须争取管理层的重视，从上而下推行，由管理层负责建立起高效的工作团队，为财务共享服务的应用提供充分的资金，确保企业整体范围内资金的高效分配，推动财务共享服务应用的顺利执行。同时，财务共享服务的有效推动离不开专业的工作团队，其中包括管理人员、技术精英、流程管理人员等，企业还可以借助财务共享服务专业机构的参与，为团队的搭建和工作提供更多专业建议。二是强化企业内部控制管理并有效防范风险。财务共享服务的应用往往是伴随着企业组织架构的变化，可能会对企业的经营效益带来冲击和影响，企业要通过财务共享服务对各子公司的财务进行管控，这可能会使部分子公司的经营活动受到总部制约，所以在组织架构调整后，企业应当进行积极的内部控制管理调整，帮助财务人员更快地调节心理阻碍，充分了解财务共享应用的必要性，加强宣传，通过提供学习和培训等方式，为员工创造更多的发展机遇。另外，在信息化的过程中，企业要时刻警惕并及时防范信息系统风险，一方面，应帮助员工及时熟悉新信息系统，实现信息系统的充分利用；另一方面，在引入信息化系统的过程中可邀请更为专业的信息技术公司加入财务共享服务的应用过程中，以实现各子公司和总部的顺利对接。

参考文献

1.曾薇.浅析财务共享服务下的企业财务管理模式.商场现代化，2022（15）.

2.李科芬.国有集团企业财务共享服务中心的建设路径研究与实践.中国乡镇企业会计，2022（08）.

3.陈亚男.财务共享服务模式下企业财务数字化转型研究.商场现代化，2022（12）.

作者:罗舜 单位:龙岩高岭土股份有限公司