信息化在企业人力资源管理的运用

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随着信息化技术在中小企业中的应用范围越来越广，企业的信息化管理水平也逐渐提高，信息化的管理工作也满足企业现代化发展的必然要求。对现代中小企业的经营管理而言，开展信息化管理能够促进企业体制改革，有利于推动成本控制工作的开展，还能提高企业员工的工作效率与质量，让企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

一、企业人力资源信息化概述

（一）含义

企业信息化，即企业借助互联网、移动终端、计算机、手机等现代化设备，实现资源开发与利用的手段，这种手段可以帮助企业提高决策与管理的准度，为生产经营带来更高的经济效益，并以此让企业在激烈的市场竞争中占据一席之地［１］。企业的信息化改革可以分为三个等级：一级是手工处理的自动化，企业的工作人员能够应用现代化设备来代替原本需要人工完成的工作内容，且工作本身要表现出更高的质量与效率，以此实现对处理成本的控制，但这种信息化等级不高，没有完全发挥信息技术的作用。二级是企业与组织流程的信息化技术再造，企业的工作人员需要改变原有的企业组织结构与业务流程，以适应信息技术的要求，将原本人工操作中的不必要环节剔除；并将新的环节串联起来，通过云端储存与信息数据库的方式让不同部门甚至不同地区的员工能够共力协作。三级是对企业战略目标与管理模式的信息化改革。管理层要认识到应用信息技术进步对企业生产经营的影响，并以此为依据重新制定战略目标与管理模式，以此取得竞争优势。而企业的人力资源管理信息化改革就是指企业将现代化技术融入人力资源管理工作，使用效率更高的方式来管理人力资源并制定决策，不断提高企业的人力成本控制力度。实际上，人力资源管理信息化改革需要从局部出发，由人力资源部门开始，逐级扩张，并最终从信息技术改革变为管理手段的改革。人力资源管理信息化改革主要包括两大点内容，分别是管理内容的信息化和手段的信息化。前者更加侧重于对现有信息资源的整合与分配，能够帮助各个部门的负责人明确工作范围，并向企业管理层提供战略信息；而后者则是借助信息技术与高新设备进一步发挥管理内容的作用，为企业的人力资源控制提供活力［２］。

（二）企业人力资源管理信息化的内涵

人力资源管理的信息化改革并非只是单纯的引用信息技术，而是对整体工作方式的改革，管理层需要更新整个企业的管理理念。在实践过程中，企业既要确保人力资源管理部门处理行政事务的效率得到提升，也要逐渐转变该部门在公司中的定位，制定规范的管理体系，充分挖掘人才价值，为企业的发展奠定人力基础。此外，企业人力资源管理信息化改革能够优化上传下达的过程，简化企业业务流程，降低管理成本，还能够提高员工对企业的亲和度，树立新的、更加完善的企业文化［３］。

二、我国中小企业人力资源信息化管理现状

（一）问卷设计与实际调查

１．调查对象在分析我国中小企业特征后，文章选择了七十所较为典型的中小企业，在对这些企业投出调查申请后，共有２５家企业愿意参与调查。调查方式为“问卷＋走访”，向员工发放统一格式的问卷调查，并抽样开展面对面交流。这种形式能够比较客观地把握企业的信息化管理程度，从而发现信息化管理的缺陷，为找出针对性的解决办法奠定基础。２．问卷设计原则明确的调查对象、简单易懂的问题、工整干净的排版、科学合理的问题逻辑递进，还要删除问卷中的歧义语言，并尽可能保证调查对象能够在５分钟左右填完问卷，从而增加问卷的回收率。（二）调查对象参与本次调查的中小企业共有２５家，主要包括金融行业１０家、ＩＴ行业１０家与服务业５家，其中有近六成的企业经营时间未超过５年；二成的企业经营时间超过５年但为超过１０年；剩余几家企业的经营时间在１０年以上，但均未超过１５年。这一数据从侧面反映了我国中小企业发展的客观规律。此外，其中将近半数的企业规模在３００人，有四成的企业的规模在３００人以上，但未超过５００人，剩余企业的规模在５００人以上，其中人数最多的一家企业为８６４人。

（三）调查结果

１．企业信息化人力资源管理现状根据走访调查统计，在本次调查的２５家企业中，共有２０家企业使用信息化技术开展人力资源管理工作，占比８０％，有５家仍使用传统的管理手段，占比２０％。在进一步调查这１５家信息化管理企业的情况后发现，ＩＴ行业的１０家企业全部开展信息化管理，信息化占比达到１００％；金融行业有９家开展了信息化管理，信息化占比达到９０％；而服务行业仅有一家开展信息化管理，占比为２０％。从企业的经营时间来看，越是资历老的企业就越重视人力资源管理的信息化建设。这５家使用传统管理手段的企业经营时间均为超过５年，而其他未达到１０年的企业，虽然也在开展信息化管理工作，但其信息化水平明显不足，仍需要时间完善。从企业人数来看，这５家传统管理企业的人数均未超过３００人，规模大于５００人的企业都使用了信息化人力资源管理手段。文章针对未使用信息化手段展开了进一步调查，调查问题分别为企业管理层对“信息化管理”与“人力资源管理”这两方面概念的认知，从而找出企业沿用传统手段的原因：①公司规模小，没有信息化的必要。②信息化成本太高，公司无力支撑。③没有专业人才指导，不知道信息化管理的应用方向。④公司信息结构落后，改革难度过大。通过调查，有２家企业认为现有企业规模不需要投入成本开展信息化改革，有一家企业认为在企业最初建立信息结构时就存在漏洞，现在再进行改革过于困难，而另外２家拒绝信息化改革的主要原因分别是缺少资金与缺少人才。２．企业在人力资源管理信息化方面的投入情况人力资源管理信息化成本是一个非常宽泛的概念，包括管理系统的硬件与软件，专业人员的培养与公用等，还包括制定系统运行框架与条件的支出。文章中参与调查的２０家信息化管理企业的年成本投入，通过调查的得出，有六成的企业每年会投入５万元～１０万元用于建设人力资源信息系统，共计１２家；有三成的企业每年会投入１０～２０万元，共计６家；剩余的１０％企业每年会投入２０万～３０万元，共计２家。值得注意的是，投入成本在１０万元以下的企业表现出明显的信息化水平不足，这些成本大多都用在信息化设备上，但总资金数量依旧偏低。这导致设备的质量没能达到要求，企业需要支付大额的维护费用与维修费用。

三、中小企业人力资源信息化管理存在的问题分析

（一）人力资源信息化管理系统的应用较为狭隘

资料显示，国内只有不到３０％的企业能够发挥信息系统的全部作用，其中以中型企业占比最高。这说明，大多数企业即便引进了人力资源管理系统，也—０８１—受制于企业规模或管理经验，导致系统无法被充分利用［４］。结合文章的调查可知，中小企业管理层的认知程度决定了其使用信息化系统的能力与效率。而不同企业的管理层在意识层面存在较大差距，管理层的整体思维模式能否跟上时代进步，决定了企业能否立足于当前的行业市场。文章的调查范围较小，但所挑选的企业均有一定的代表性，得出的结论也较为全面，大多数中小企业都没有意识到人力资源信息化管理的必要性，不愿意开展信息化管理或应用范围较为狭隘。

（二）没有使用正确的管理方式，导致管理效果不佳

通过实践可知，正确使用人力资源信息化管理能够大大提高企业的生产经营效率，帮助企业减少成本支出，提高企业的经济效益与员工满意度。但大部分企业在开展了信息化改革后并没有取得理想的效果。结合文章调查，可以发现以下问题：第一，企业在开展信息化管理改革之前，没有充分了解自身的客观条件与管理需求，盲目追求成果，改革过程表现出很强的“公式化”特点。虽然中小企业在规模上可以被归类为同一种企业，但经营状况与企业文化各有千秋，很多企业没有根据这些特点来制定信息化改革方向，导致在后续人力资源管理工作中出现制度无法落实的现象。这一方面会挫伤人力资源管理部门的工作积极性，另一方面会导致资源被浪费，从而降低人力资源信息化建设的整体质量。第二，对人力资源管理工作开展信息化改革，既能够拓宽人力资源管理的功能，还能使用高新技术提高管理工作的效率，并在一定程度上更新企业的管理理念，这些效果的前提是企业要制定与信息化改革相适应的管理制度。但很多企业并没有认识到这一点，在引入信息化技术后仍沿用传统的管理制度。这让信息化平台与实际管理情况出现断层，最终导致人力资源管理工作流于表面，无法发挥其实际意义。第三，大多数中小企业的资金来源不够稳定，这导致企业每个时期的可利用资金数量会有较大起伏，最终表现为企业不得不经常根据自身的发展需求调整资源分配。而大多数企业会选择压缩人力资源管理的成本，导致信息化系统的建设不够完善。除此之外，还存在一些企业完成信息化改革后的人力资源管理工作无人问津，管理层很少或从不为后期维护工作拨款，这让信息管理系统无法紧跟时代的发展脚步，无法发挥作用，企业只能付出大量成本重新进行信息化改革。我国有关信息化在企业人力资源管理应用方面的研究起步晚、进度慢，国内中小型企业的信息化投资活动也比西方企业更低。换句话说，国内中小企业接触信息技术的时间较短，尚未看到其带来的长期效益，而信息化管理无法在较短时间内就为企业提供明显的帮助，这一特点导致企业管理层不愿意进行信息化改革。数据显示，欧洲中小型企业在人力资源管理信息化改革方面的投入金额约为我国的１７倍，美国中小企业更是会将自身经济收益的２０％都用于建设人力资源信息化管理系统，而国内的平均水平尚未达到５％。

四、中小企业人力资源信息化管理对策

（一）加深企业管理层对人力资源管理信息化的认知程度

企业在开展信息化改革之前必须先突破传统管理手段的思维框架，赋予管理层以扩张意识，接受现代化管理理念，也要更新企业文化与发展方向，制定与之相适应的人力资源制度，让人力资源管理信息化管理工作更具科学性与逻辑性。其中，无论是改革过程还是投入使用后的维修过程，管理者都要积极参与，让企业的管理水平得到上升，拓宽企业解决问题的思路，让信息管理系统能够从意识层面被落实与人力资源管理工作当中。

（二）提升人力资源信息化的使用效果

１．明确人力资源信息化的管理目标中小企业权责分离，这让人力资源管理成为企业经营发展绕不开的项目。企业内部部门与员工工作职责的分配需要经由管理层授权，所以企业必须在明确的管理目标指导下开展人力资源信息化改革。而信息化改革的本质是提高人力资源管理工作的质量与效率，从而帮助企业跟上现代化脚步。所以，中小企业的管理人员必须改变传统管理思维模式下对信息化管理的看法，并逐级向下培养信息化意识，将现代管理理念植入企业文化当中，还需要有专业人员从旁指导，在不脱离管理目标的前提下尽可能拓宽改革角度。企业管理人员要积极参与，确保每个关键建设环节都能有管理人员的参与，实现真正的人力资源管理信息化建设。

２．完善制度建设充分发挥人力资源信息管理系统作用的前提是制定配套的管理制度，并在实践工作中不断完善制度建设，落实责任制，确保生产经营的每一个环节都有对应的部门或岗位，以此让每个员工都能够精准把握自身的职责与权限。另外，企业需要针对管理部门制定操作规范，避免因相关人员的误操作而影响企业对人力资源成本的控制。

３．增加信息化建设的投入成本开发信息化系统需要的资金量是十分庞大的，与之相对的是中小企业有限的经济能力。为解决这一问题，中小企业就必须在生产经营的过程中不断建设自身经济基础，进一步完善成本控制工作，确保有更多的财、物、人能够被用于建设信息化系统。此外，企业可能会在发展过程中遭受风险冲击，导致经济收益降低，资金严重短缺。为确保企业人力资源信息化系统的正常运转，企业可以从考虑以下几种筹措资金的办法：企业可以通过外部筹资渠道来缓解经济压力，如银行贷款或商业信用筹资等。这种筹资方式虽然有较大的弹性，且回款速度一般较快，但风险较高，且增加外部借款数额有可能会进一步增加企业运行风险。此外，企业还可以从企业内部来缓解资金紧张问题。当中小企业的经济压力加剧时，可以在做好内部渠道保密工作的前提下发行债券股票。这种筹资方法可能避免因外部借款带来的经营风险，但可能会分散企业的控制权。为了避免极端情况的出现，企业可以在日常经营中做如下准备：首先，企业需要在统计年净利润时，抽取一定比例的资金放入备用资金库，财政部门与在做好成本控制的基础上，合理安置库内资金的分配，为企业开展人力资源管理信息化改革奠定一定的经济基础。其次，企业要加强与地方政府的联系，定期与政府进行经济方面的沟通。政府的财政支持与政策倾斜能在极大程度上提高企业资金来源与流动的稳定性，从而增加企业的经济效益、降低企业的经济压力，还能够为信息化建设提供稳定的环境氛围，实现可持续发展。再次，中小企业应加强彼此之间的联系与协作，建立互帮互助的资金流动渠道。当某个企业的经济压力达到峰值时，其他企业需要伸出援手，但出于同行业间恶性竞争的考量。这种帮助往往是浅层的、简单的扶持，企业本身不能过分依赖这一筹资渠道，还需要通过发放股票与债券来收集民间闲散资金。最后，如果企业此时还存在资金不足的情况，可以适当向银行借贷，以此来暂时缓解资金压力。

五、结语

文章在对中小企业的人力资源信息化情况展开调查后，基于实际情况，指出其信息化处理方面存在的问题，包括信息化管理系统没有得到充分的应用，也没有更新管理方式，导致管理效果不佳。而为了解决这些问题，提高中小企业人力资源管理信息化质量，就必须让企业负责人与各级管理人员认识改革的意义，提升人力资源信息化的使用效果。综上所述，中小型企业在人力资源管理信息化改革上做出的所有努力，都能够反映在后续经济效益的提升上，这对中小企业的生存与发展是有的，也能够让底层劳动者享受到信息化技术带来的便利。

参考文献：

［１］王薛晶．探究现代信息化在企业人力资源管理中的应用［Ｊ］．商场现代化，２０２２（１４）：６７－６９．

［２］郭馨宇．新时期信息化在企业人力资源管理中的应用分析［Ｊ］．现代商贸工业，２０２１，４２（８）：１０３－１０４．

［３］王榕．信息化在企业人力资源管理中的实践分析［Ｊ］．广西质量监督导报，２０２０（７）：６５－６６．

［４］冯俊玉．信息化在企业人力资源管理中的应用［Ｊ］．企业改革与管理，２０２０（９）：１０８－１０９．

作者:纪子依 单位:北京建工路桥集团有限公司