办公室管理范文

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办公室管理范文1

引言

企业的发展离不开企业内各个部门的共同进步，作为企业内档案管理部门的工作人员，在开展工作的过程中应当不断地对自身的工作能力进行提升，对档案管理工作的开展目的以及发展方向进行分析，从而确保自身工作开展的有效性。但就目前情况来看，企业的办公室档案管理工作仍然存在着档案管理粗放、信息化管理不足、安全意识不足等问题。因此，提升管理人员业务水平，创新管理模式才能真正保证档案管理工作的开展为企业的发展提供有力保障。

一、办公室档案管理工作的重要性

（一）保证业务的顺利进行。档案管理中包括企业的资金使用记录、业务合同、采购计划等，对这类文件进行有效的整理和归档可以在企业发展以及业务复盘整理时提供有效的参考。通过对以往档案的分析和整理，企业能够更加高效地总结经验教训，发现遗忘业务开展过程中存在问题，对目前的工作内容进行更加全面的分析。因此，档案管理工作可以有效地为企业的业务拓展以及企业整体发展提供有效的参考内容。作为档案管理工作人员在开展工作的过程中要认识到自身工作对企业发展的重要意义，秉持严谨的态度对档案进行整理，确保企业内人员在查找时能够便捷地对档案进行阅览和提取[1]。

（二）为企业决策提供参考。随着我国社会的发展，现如今企业的发展必然要根据以往发展过程中数据信息进行分析，通过全面的分析规划更加科学的发展计划。在此过程中，作为企业的档案管理工作者首先应当对企业的内部文件进行科学的整理和归档，确保企业管理者需要对企业数据进行参考时能够更加快捷地找到企业的数据信息，从而为企业的未来发展提供保障。现如今，企业的发展必将建立在丰富的数据基础上，只有全面的数据信息能够为企业管理者提供真实有效的参

考信息，也为企业的发展提供保障。因此，档案管理工作者应当认识到高效的档案管理不仅仅是对企业的数据信息进行整理和归档，更是为企业的发展提供数据信息的有力保障。（三）为企业维权提供保障。企业在发展的过程中，不可避免会出现一些法律纠纷，全面的数据信息以及档案可以为企业在面对纠纷时对事件的发展进行有效的全面分析。目前，随着社会的发展，企业在与他人的合作过程中不可避免会出现一些纠纷，在企业希望通过法律手段对自身利益进行保护时，完善的信息记录以及合作过程可以为维权提供有效的参考信息。作为档案管理工作者不仅要开展对这些信息的整理和归档，更要认识到自身工作对企业维权时提供信息的重要意义。基于此，作为办公室档案管理工作者应当积极主动地对企业与他人以及其他企业合作过程中的记录以及合同信息进行整理，更要认识到这类档案内容的重要性，为企业的维权提供有力的保障。

二、办公室档案管理工作目前存在的问题

（一）档案管理粗放。就目前情况来看，一些企业的办公室档案管理工作在开展过程中，由于工作人员对工作内容认识不明确导致工作开展效率极低，同时还有一些档案管理人员的管理方式不科学、管理理念滞后，导致档案管理水平停滞不前。事实上，档案管理工作的开展在长期粗放的状态下不仅是档案管理工作人员的失职，更是对档案内部文件造成泄漏的主要原因，对企业的发展也会造成不可估量的负面影响。

（二）信息化应用不足。在传统的管理理念中，档案管理工作开展是以相关工作人员的记录和整理为主，但随着信息化时代的到来，一些办公软件为档案管理工作提供了新的发展路径也为档案管理工作带来的更加高效便捷的管理模式。但在实际应用的过程中，一些年龄较大、思想较保守的管理人员面对信息化工具并没有抱以积极的学习态度，而是固执的以传统管理模式为主，长此以往，不仅无法对企业的档案管理工作进行有效的提升，同时也使企业办公室档案管理工作无法具备可持续发展的发展能力。事实上，信息化工具对档案管理工作的开展不仅能够为其带来新的发展局面，这类工具也使档案管理工作更加高效、准确，是真正为档案管理工作提供高效发展的措施，作为相关工作人员要认识到信息化工具为办公室管理工作开展的积极影响，主动地对信息化工具进行学习和应用才能确保档案管理工作的可持续发展[2]。

（三）安全意识不足。办公室档案中不乏包括一些企业的技术核心以及企业的客户档案、技术档案等保密文件，通过有效的档案管理可以为这些文件提供安全保障。但在实际开展工作的过程中，一些管理人员并没有认识到这类文件对企业的重要意义，或是对这类档案的管理并没有给予足够的重视，从而导致企业内部资料泄漏，为企业的发展带来不必要的麻烦甚至是经济损失。安全意识对于档案管理人员而言是其必备的职业素养，但一些企业的档案管理人员由于自身的职业素养不足，对工作开展也没有抱以严谨的态度，对档案管理工作的发展造成影响的同时，对企业的发展也造成严重影响，因此，提升管理人员的安全意识是对企业档案管理工作开展有效性的保障。作为档案管理人员也要对自身进行约束，同时还要认识到自身工作内容对企业的重要意义，为企业的档案文件安全提供保障。

（四）档案管理制度缺失。制定制度是各个部门工作的开展的基准，也是部门发展的保障，但在一些企业中档案管理工作并没有制定明确的制度，一些管理人员也没有在工作中严格按照制度开展工作，长此以往，档案管理工作不仅无法发展，还会造成档案流失以及档案管理混乱的情况频频发生。明确的制度是对档案管理人员的约束，同时也是档案管理工作开展有效性的保障，因此，企业应当根据档案管理工作开展过程中存在的问题以及工作人员和企业的需求针对其制定严格的制度，并安排管理者对工作人员进行监督，确保档案管理工作开展是严格按照制度进行的。在制度的管理下，档案管理人员也能对自身工作中的问题和需求认识更加明确，也使其自身能够不断的进行发展，对档案管理工作的发展也能够提供有力的保障。

（五）思想理念单一。随着我国社会的发展，现如今社会各行各业都要保证自身具备可持续发展理念，不断地学习新思路、新技术从而确保自身工作的开展符合社会的发展需求，同样，在办公室档案管理工作的过程中也需要相关工作人员具备这类思想，从而确保档案管理工作的不断发展和创新。但在以往的工作过程中不难发现，一些工作人员并没有根据社会以及企业的发展需求对自身的工作能力以及工作理念进行有效的提升，而是一味地以传统的管理模式和工作模式开展对档案的管理，长此以往不仅使工作开展效率低下，更对档案管理以及企业的发展造成恶劣影响。因此，提升管理人员的思想和理念也是确保档案管理工作发展和创新的有力保障。

三、办公室档案管理工作的创新策略

（一）制定管理原则。制定明确的管理原则是有效开展档案管理工作的重要保障。首先，要以动态原则为基础，管理人员积极主动地对各部门的档案进行收集，确保档案的完整，同时也可以有效避免档案在各部门手中造成遗失对企业造成不利影响；其次，在严格原则下，管理人员要根据档案的重要程序分出级别，对档案数据、信息的真实性进行考证，确保档案管理工作的有效性；同时，还要根据系统原则，对档案进行系统完整的归档和整理，对文件的彼此联系进行科学的划分和记录；还要保证档案管理的有效性，在工作开展过程中以及档案管理工作的发展过程中根据以往出现的问题对档案管理进行调整，确保档案管理的有效性。与此同时，还要对档案进行动态审核，确保档案处于合理状态[3]。

（二）档案精细化管理。精细化的档案管理可以对其提供保障，也是档案管理工作不断发展的前提。首先，要建立科学的档案管理流程，对管理人员进行科学的管理，确保管理人员严格按照动态原则、严格原则、系统原则以及有效原则开展工作内容；其次，要改变以往档案管理工作开展的被动局面，由管理人员从各个部门进行资料收集，对不同部门的资料进行科学的管理，还可以要求各个部门内部先对文件、档案进行归纳整理，以此来保证档案管理工作的实效性；同时，还要对档案的整理进行科学、细致的分类，档案管理人员要在不断学习的过程中学习不同的档案如何更加有效地进行整理和归类，还要根据企业的发展对档案进行层级划分；其次，还要保证系统索引与档案实际位置的统一，为企业其他职员以及管理者的工作开展提供保障。

（三）提高信息化水平。随着我国信息化建设，在开展档案管理工作的过程中还可以通过信息化平台开展工作内容。例如，ERP系统作为档案管理体系的信息化管理工具，该工具也是一款文档一体化管理体系，可以更加科学、准确地对档案进行记录和整合，真正提升了档案管理工作的有效性。其次，还可以通过将档案管理主机与各部门之间主机相关联的方式对档案进行线上收集，这样一来，既避免了线下收集导致档案丢失或是档案内容不全的问题出现，还能提高各部门之间的工作联系，各部门在查阅档案时也更加便捷。其次，还要对企业的重要文件进行电子存档，以此来避免文件泄漏事件以及丢失的事件发生，管理人员还要对这类文件进行加密处理，确保文件不会被电脑病毒以及不法分子恶意盗取[4]。

（四）提升档案安全度。企业的档案中不乏包括知识产权档案、企业资质档案、客户档案、人事任免等，这类档案对于企业而言都是十分重要且机密的档案，在对这类档案进行管理时，相关管理人员一定要对这类档案与其他档案进行分类管理，确保这类档案的安全，为企业的发展和档案安全提供保障。同时，还要对陈旧的、没有信息价值的档案及时地进行销毁，在销毁前与档案相关的管理人员进行确认，确保档案已失去信息价值，要求管理人员进行签字或盖章，销毁过程由两个人进行，确保档案已被真正销毁，避免出现档案泄漏或是误销的事情发生。

（五）规范制度。规范的档案管理制度是提升和创新档案管理工作的保障，同时也是顺利开展档案管理工作的基准。首先，管理人员要明确档案管理范围，从企业行政文书档案到企业管理档案、技术档案、业务档案、企业声像档案以及资质档案。不同的档案管理要根据其内容以及重要程度进行科学划分，同时，还要在信息化工具上进行准确的登记，根据自身的管理需求对档案进行准确的层级划分。其次，还要制定严格的管理机制，保证管理人员工作开展质量的同时，也使企业内其他部门对档案管理工作予以足够的重视，促进各部门与档案管理部门之间的相互配合；与此同时，还有档案的立卷归档，在立卷归档的过程中，档案管理人员也要根据制度和严谨的态度开展档案管理工作。

（六）制定具体的管理办法。在传统的档案管理工作过程中，由于工作人员对工作流程并不明确，导致工作开展混乱，企业内其他部门的工作人员也对档案管理工作没有正确的认识，因此，制定具体的管理办法，是保证档案管理工作不断发展和创新的保障。首先，档案管理人员要主动收集、整理各部门的档案，上传相关的文件，避免档案的丢失以及档案内容的准确收录，其次，还要对各部门的档案收集人员进行集体培训，确保其具备向档案管理人员技术上报档案内容的工作能力，以保证档案管理工作的顺利开展；与此同时，档案管理人员还要重视区分不同种类的档案，其中贸易档案由于要以发票流水号进行整理，因此，要予以重视，对其他档案要保证做到类别清晰、准确记录档案来历，最终完成档案目录[5]。

结语

档案管理工作的开展对于企业而言有着十分重要的影响，同时也是企业发展计划提供参考信息的部门，因此，该部门的发展需要企业与档案管理部门的配合，不断根据企业的发展需求以及社会的发展对档案管理工作进行提升，确保档案管理工作能够不断发展和创新。与此同时，创新对于企业而言是保证企业发展的前提，作为档案管理部门，提升自身的管理能力，对自身管理工作开展模式以及思路进行有效的创新不仅是对企业发展提供保障，更是对管理人员自身进行提升的有效措施。

作者:顾周东 单位:郑州航空工业管理学院

办公室管理范文2

一、高校“三全育人”工作的涵义

所谓“三全育人”指的是全员育人、全过程育人、全方位育人。就高校而言，全员育人，指的是全体教职员工参与到育人工作，包含领导干部、教师、教育管理人员、教辅人员等，充分发挥其在各岗位的作用，开展育人工作；全过程育人，指的是育人工作贯彻在学生的大学生涯各个阶段，当然，这个过程中也要结合学生的成长特点及规律、时代特征等，开展具有针对性的育人活动，促进学生更好地成长成才；全方位育人，指的是依据学生的实际情况，将育人工作渗透在校内校外、线上线下、教育管理、教学科研、实践活动等各个方面和各个环节，促使大学生能够德智体美劳全面发展。[1]

二、高校办公室的职能特点和办公室管理服务育人的内涵

以龙岩市几所地方高校为例，学校办公室的职能特点及办公室的管理服务育人内涵，可以从以下几方面理解：

1.办公室的职能

（1）学校对外工作的窗口。地方高校大多数为省市共同建设管理的体制，办公室在对外工作中，承担着与教育部、省和属地市多个教育主管部门、地方党委政府、兄弟院校、行政事业单位等的联络工作，是学校对外工作的窗口，保障学校与外部各单位良好的沟通联系。（2）学校管理服务工作的枢纽。地方高校办公室处在学校校领导与各职能部门之间，起着上传下达、沟通协调、联络督办等作用，是学校管理服务工作的枢纽，只有发挥好了上传下达、沟通协调的作用，才能确保地方高校各项中心工作顺利开展。（3）协调校内各单位运转的润滑剂。当前，地方高校均处在转型发展时期，校内各单位事务性工作繁多，但校内各单位又有着相对独立的业务工作，若遇上需要各单位合力圆满完成某一项工作，办公室就需要发挥综合协调沟通的作用，保障各项工作顺利开展。[2]

2.办公室“管理育人”“服务育人”的内涵

在20世纪90年代，“管理育人”“教书育人”“服务育人”一起被称之为“三育人”。[3]2017年，在《关于加强和改进新形势下高校思想政治工作的意见》中，明确形成了教书育人、科研育人、实践育人、管理育人、服务育人、文化育人、组织育人长效机制。[4]在2018年的全国教育大会上，形成了长期坚持和推进“三全育人”工作统一思想，并着手构建高校十大育人体系。从地方高校本身实际情况和转型发展需要出发，对办公室提出“管理育人”“服务育人”的要求，就是要在学校党委的领导下，紧密围绕学校重点工作，以立德树人作为根本任务，以培养应用型人才为目标，坚持育人为本、德育为先，把德育工作贯穿在工作中，充分发挥办公室的职能，将育人与管理、服务有机统一，强化科学化管理与内涵性教育的有力结合，互相促进，形成全员育人育全人的工作格局。

三、当前高校办公室管理服务育人存在的问题

通过走访龙岩市几所地方高校，办公室在“管理服务育人”工作方面主要存在以下几个方面问题：

1.思想上不够重视

学校办公室的教育管理人员在理论学习中，虽然有进行相关理论学习，但学习得不够系统，不够深入，同时学习的形式和载体也比较单一，学习效果不佳，存在被动学习和为学习而学习的现象，导致部分教育管理人员对“管理育人”“服务育人”工作认识不够到位，参与育人的积极性不高。

2.机制弱缺抓手

几所地方高校“三全育人”工作起步较晚，教育管理人员参与育人的岗位责任机制、考核评价机制、激励监督机制还不够完善，学校的各类规章制度还需进一步梳理健全，也是导致办公室人员在育人工作中积极性不高的因素之一。另外，作为学校重要的管理协调部门，办公室工作与学生直接打交道的机会不多，主要的业务范畴仅限于如印信服务、信访投诉处理、档案查询等，这样的业务常常是一次性或是突发性的，缺乏经常性和连续性，导致育人工作缺少平台和抓手。[5]

3.重管理轻育人

以当前几所地方高校为例，多处于转型建设发展时期，办公室日常工作事务繁杂且琐碎，工作人员时常疲于完成日常事务，对参与思想政治教育、育人工作的精力和时间投入不够，时常将自己置身于“育人”工作之外，或是育人活动形式单一，缺乏一定的广度和深度，缺乏对这方面工作的积极参与和全面思考。四、高校办公室管理服务育人的路径创新若要把办公室管理服务育人的功能发挥好，办公室应当立足本职岗位工作，结合地方高校办公室职能作用，积极探索办公室发挥育人功能的优化路径，确保全员全过程全方位育人的工作实效。1.打造育人工作团队，推进育人工作规范化（1）树立育人意识，保障育人工作的落实思想认识到位，行动上就自觉，加强政治理论学习是提高思想认识的最有效的途径。积极组织地方高校办公室人员加强理论学习，可通过开展全员育人讨论学习、交流，如以支部组织生活中的三会一课为载体，统一教育管理人员对育人工作的认识，用党的创新理论武装头脑，努力的推动理论学习往深里走、往心里走、往实里走，真正做到理论知识入脑、入心、入行。让每位职工充分认识到教育管理者不仅仅要做好本职工作，还需积极投入到“管理育人”“服务育人”工作中，提升自己的工作定位，挖掘岗位育人元素，深化自己的工作职责。（2）增强本领能力，提高育人工作水平①加强专业知识学习。办公室人员可以积极与教师和学生沟通交流，参与各类业务技能培训，了解新理念，掌握新方法，完善自己的知识结构和知识储备，提升对思想教育、高校教育管理等实操能力，使自身的知识结构和理论水平能够适应高等教育事业发展新需求，适应转型发展的高校新要求，为学校管理服务育人工作作出应有的贡献。[7]

②加强工作研究探索。办公室人员可加强对本职工作思考研究，办公室常常承接学校大型活动，鼓励办公室工作人员活动结束后及时对相关细节工作的梳理、总结，加大对育人理论的研究，将办公室的工作与管理、服务育人相结合，提升办公室管理和服务的水平，推动育人工作更有成效的开展。

③鼓励教职工积极参与各类育人活动。结合自身专业特长和工作内容，鼓励管理干部为学生提供帮助支持，参与指导学生的社会实践、学科竞赛、创新创业大赛等育人活动，通过活动提升学生的动手实操能力，教职工综合能力也得以提升。2.加强管理制度建设，推进育人工作制度化建章立制是保障办公室各项工作有序顺利开展的基石。办公室要做好全员全过程全方位的育人工作，就必须要建立规章制度，为师生更好地提供高效、公平、公正的服务。[8]办公室日常工作各项事项落实到制度上，使其具体化、制度化，如建立办公室印章使用管理制度、信访工作制度、档案查询制度等，这些制度的建立，都是确保各项工作正常运转，推进精细化、标准化管理服务提供制度保障。在不断健全学校各类管理服务育人制度和依法治校制度体系过程中，办公室常作为牵头部门，可梳理与学生相关的制度，广泛征求学生的意见，完善各类制度，增强学生的主人翁意识和对学校的认同感，促进学生健康成长，也充分发挥规章制度在管理服务工作中的作用。

3.打造特色育人平台，推进育人工作常态化

（1）发挥参谋助手作用，促进育人质量提升地方学校办公室，在领导决策过程中，起着参谋助手作用，助力学校教育教学、管理服务工作等质量提升。一方面，依赖于自身行政地位和工作方式优越性，接触面广，信息较灵通，可以先于、一步了解教育教学前言信息及先进的教育管理理念。另一方面，通过调研，为学校领导在教育教学管理过程中，提供适应于学校实际情况的决策依据，进而促进育人环境和质量的提升。

（2）发挥协调组织作用，推动育人工作开展“育人”工作不单是一个部门或是几个部门的任务，而是从学校实际出发，举全校之力，形成管理服务育人合力，完善管理服务育人协同机制。办公室作为首脑机关，处处起着表率作用，通过发挥综合协调、联络沟通等职能，与校内各职能部门开启联动模式。加强与人事部、教师工作部、组织部等联系，开展学校干部的考核评价制度、教职工年度考核、职称评聘等文件的修订完善工作；加强与学工部、后勤基建处、安全处、团委、宣传部、图书馆等部门联系，不断增强供给能力，充分满足学生学习、生活、工作中的合理需求，培养学生自我管理和自我服务的能力。

（3）发挥沟通联络作用，挖掘育人工作品牌办公室通过发挥沟通联络的职能特点，挖掘一系列形式多样的管理育人、服务育人的特色活动。如龙岩地方A高校办公室以党支部作为载体，通过与学生党支部共建活动，参与学生大学生涯的全程思想教育，如在大一，为学生宣传学校校训精神文化，培养学生艰苦奋斗、爱国爱校精神；在大二，为支部学生做办文办会的专题讲座，让学生积极参与办文办会工作，提升学生写作和应急事件处置的能力；在大三，发挥办公室管理职能，优先在共建支部中选拔优秀学生参与办公室勤工助学岗位的工作，积极参与文书管理和信息管理等工作，提高学生行政事务处理能力；龙岩地方B高校办公室校友负责人通过组织校友访谈活动，全办教工党员带领学生志愿者对优秀校友进行访谈，挖掘校友先进事迹，把优秀校友和优秀的校友文化变成母校的“思想资源”“智力资源”“财富资源”，丰富了大学生思想教育工作的内容，同时也丰富了办公室的育人形式。B高校还以一些特殊的历史时间节点为契机，办公室的综合档案馆联合上一级档案馆，开展红色档案巡展，充分挖掘当地党史档案资源、红色文化教育资源等，让全校师生接受直观、生动的党史教育，发挥档案育人功能等。两所地方高校办公室，通过一系列专题活动，充分挖掘富有部门特色的育人工作品牌。

（4）发挥服务督办作用，提高管理质量和效能作为学校的窗口单位，服务好师生是办公室的重要任务。办公室可把管理育人与服务育人有机结合，强化立德树人宗旨意识，牢固树立“以学生为本”的服务理念。在简化办事流程方面，优化管理服务工作流程，将育人工作与部门效能结合，督促部门简化办事流程和环节，提升工作效率，提高行政效能。在开展督查督办工作方面，积极地推动地方高校各项事务性和服务性中心工作任务，落到实处、取得成效，推动管理服务育人工作落实落细。

五、结语

地方高校的办公室是学校综合协调统筹的重要部门，起到上传下达、参谋助手、联络督办等作用。为贯彻落实好教育部“全员全过程全方位育人”精神，办公室必须紧紧围绕“育人”目标，提高制度化、规范化、科学化管理水平，确保高效、有序的育人成效。本文在分析办公室职能作用基础上，结合地方高校的实际情况和发展需要，以应用型人才为培养目标，积极探索办公室发挥育人功能的有效路径，对于同类地方高校办公室参与育人工作提供有益借鉴。

作者:张卿 单位:龙岩学院

办公室管理范文3

全面推进办公室工作信息化建设，是树立科学理念、构建创新型办公室的迫切需要，也是对办公室工作人员的行动要求。探索、推进办公室工作信息化建设，不能局限于业务实施运用计算机手段，更应从管理理念、思维方式、技术手段多样性等方面考虑，全面推进工作方式转变。以办公室公章、资质管理来说，有管理种类数量多、使用频率高、手续较烦琐、风险隐患大等特点，需要转变工作方式，由过去粗放式管理模式，转为集约型、信息化管理模式。

用一张表单实现一体化管理办公室公章、资质管理可效仿“一条鞭法”的做法。“一条鞭法”是明朝政治家张居正为改变赋税种类繁多、手续复杂的一种经济手段，即将各种税赋、徭役统一折合成现银一次性交清。这种管理方法的最大好处在于，实现一体化管理，大大提升了管理效率。办公室公章、资质管理，也可将各项业务统一制成一张表单，即《办公室公章、资质管理申请表》（见下表），改变过去公章、资质“分散管理”的局面。关于表单设计和制作，有几点注意事项：（1）“办理事宜”一栏，公章、资质可根据实际情况设置选项；（2）“申请单位”“申请人”“联系电话”“申请日期”“事由及文件去向”为固定栏，其他内容可根据实际情况选择性地增减；（3）为更好指导申请人使用，“帮助”选项可根据申请人办理的不同业务设置索引式教程。（4）用印文件电子版既作为各级领导审批依据，也可作为鉴印员核对凭证。审批流程结束后，用印文件电子版将留存在服务器中，便于后续追溯、查询。信息化提升和应用按照以上管理和表单设计、制作思路，办公室与信息化管理部门通力合作，开发了信息化审批流程。但在应用过程中，遇到一些问题，我们有针对性地采取相应解决措施：

1.关于审批部门不完善的问题。在原审批流程中，主管部门审批项设置为单一部门，但当进行有重合、交叉业务的审批时，则不再适用。可从以下途径解决：一是在审批流程中增加用印类型，分门别类进行审批；二是增加会审部门，例如协议类、授权类用印文件，增加法律顾问审批环节。

2.关于审批不及时的问题。为防止领导出差等造成的审批延迟，增加授权委托的方式，即企业管理层与其分管部门领导签订公章使用授权委托书，对于日常性业务授权其代为行使审批权限，使管理流程更扁平化。

作者:杨涛 单位:中国电科网络通信研究院综合管理部