“十四五”时期档案信息化分析

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2021年，我国正式进入“十四五”规划时期，作为国民经济和社会发展的中长期规划，“十四五”规划明晰了未来五年的发展目标和发展方向。当前新冠肺炎疫情肆虐，国际经济复苏放缓，国家发展的内外部环境更为复杂，充满了诸多不确定因素。新时代背景下，网络信息技术不断发展，现代信息技术成为国民经济发展的核心动力。对于档案管理部门而言，要主动适应现代信息技术发展节奏，积极推进档案信息化建设。但当前部分档案管理部门在推进档案信息化建设过程中，还缺少宏观规划和整体设计，在档案信息资源利用开发过程中与现代信息技术结合得不够紧密，对国民经济的服务能力有限。因此，有必要将如何推进档案信息化建设、实现档案信息资源的合理利用和开发作为一项现实课题加以研究[1]。

一、“十四五”时期档案信息化的发展趋向

随着网络信息技术的不断发展，档案管理工作也随即发生变化。“十四五”时期，国家更加注重档案信息化建设，在具体实施过程中应在国家档案行政管理部门的统一组织之下，充分利用现代信息技术手段，对档案信息资源进行合理开发和利用。未来档案信息化发展主要集中在三个方面：一是通过档案信息化建设，完善档案信息化所需要的物质基础，满足档案信息化建设的基本要求；二是要积极推进档案标准化和规范化建设，为档案信息化建设奠定基础；三是要充分利用网络信息技术，实现对各类档案信息资源的合理开发利用和共享。

1.档案信息资源体系面临重构。当前，随着网络信息技术不断发展，信息技术对各行各业发展都产生了深刻影响。越来越多新知识、新事物、新情况不断出现，在推动行业转型升级的过程中信息技术发挥的作用越来越大。具体到档案领域，未来信息技术将会与档案工作结合得更为紧密，在推动档案信息化建设过程中，未来档案信息资源体系也面临着重构。随着国家对档案信息化建设的重视，针对档案信息化出台了大量的政策和法规，积极推动档案工作在理念、技术、方式、方法、模式等多个层面的创新发展，为档案工作注入了新的活力，同时也加速了档案工作由原来的实体管理逐渐向信息化管理转型。未来档案工作将从原来纸质资源开发利用逐渐转向数字档案资源开发利用，相应地也对原来的档案资源体系产生了深刻影响。

2.档案信息资源共享与社会参与得到强化。当前在推进档案信息化建设过程中，如果仅仅依靠政府相关部门和档案管理部门的力量，难以完成档案信息化建设的各项目标。特别是在“共建、共享、共治”的社会治理格局下，需要通过出台相关政策机制，鼓励和支持社会力量参与档案工作创新，进而实现档案事业发展向现代化迈进。从政策层面看，无论是新修订的《档案法》，还是政府出台的相关配套指导意见，都明确提出了在推动档案工作中社会力量参与的重要性和必要性。由于当前在档案信息化建设过程中，相应的配套机制不够完善，支持体系不够系统，在一定程度上影响了社会力量参与档案信息化建设的积极性和主动性。但随着各级地方政府以及档案部门对于档案信息化建设的不断重视，随着制度体系的不断完善，以及通过法律形式明确社会力量参与档案信息化建设的范围、形式、权利边界和具体要求，社会参与将会成为档案信息化建设的重要推动力量，同时也有助于档案信息资源共享开发。未来随着各项政策机制和法规标准的不断落实，将会为档案信息化建设提供更为强有力的政策支撑，同时也能够为档案信息化建设提供更为全面的法律保障，在良好的政策环境和外部环境支持下，社会力量有理由，也有信心参与到档案信息资源共享与开发之中[2]。

3.保障档案信息服务质量与安全。在推动档案信息化建设过程中，效率与安全是档案信息服务的一体两面。一方面，推动档案信息化建设就是要对档案信息资源进行有效整合，实现对档案信息资源系统开发，进而通过平台和渠道为各类服务对象提供“协同服务”和“一站式服务”。而随着服务效率和服务质量的提升，也相应地带来了一系列的信息安全问题和风险，集中表现出动态泛在性、综合交叉性、风险集群性等诸多特点。因此，在信息安全的大背景下，要从技术开发、法律法规、档案管理、人员教育培训等多方面做好档案信息安全工作，使档案信息安全覆盖档案信息收集、整理、存储、管理、传播、利用、开发、共享等全过程。档案信息化建设符合国家信息化战略需求，同时也有助于推动档案信息资源共享，更好地发挥档案信息资源的价值和作用。计划经济时代档案信息资源开发始终处于封闭状态，档案信息只服务于政府相关部门，而随着信息技术的不断发展，需要档案信息扩大服务范围，这就要求各级档案管理部门要转变传统管理思路，更新服务理念，拓展服务范围，以为广大人民群众提供更广泛、高质量的档案信息服务作为出发点，进一步提升档案信息服务质量。

二、“十四五”时期档案信息化的实践进路

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，既需要国家从宏观层面进行科学规划，出台相应的政策机制，为档案信息化建设提供充足的制度保障，同时也需要各级档案管理部门从实际出发，主动地运用现代信息技术，将档案信息化建设纳入区域产业整体发展之中，出台和落实各项配套措施，建立更为完善的考核机制和保障机制，积极推进档案信息化建设，实现对档案信息资源的合理开发和利用。

1.搭建全方位档案资源体系。大数据、云计算、区块链、5G技术的不断发展为档案信息资源开发和利用提供了技术条件，同时也为搭建全方位档案资源体系提供了技术可能。5G技术能够让更多设备、更多主体参与到网络空间各项活动之中，也使终端用户能够更加便捷地体验到网络服务，并利用各类设备融入网络世界之中，让每一个人都能在网络空间接受档案信息服务。同时，自身所创造的各类有价值的信息也可以成为档案管理部门档案信息的重要源头，通过对这些有价值信息的收集，能够进一步丰富档案部门的档案资源体系内容。万物互联正在推进档案管理走向人机融合、全面互联阶段，智能服务、智慧城市等新场景的出现在记录人类行为的同时，也生成了大量有价值的档案信息资源，进一步扩大了档案信息收集的范围，也增加了档案多主体性、动态性和复杂性，这些数据能够真实反映整个社会全貌，而要对这些信息资源进行收集就需要档案管理部门与时俱进，积极推进档案信息化建设，借助更为先进的信息技术对这些档案信息资源进行存档，使之成为人类宝贵的数字记忆，并为未来的开发提供更为丰富的档案信息资源。

2.构建档案信息化服务体系。一方面，档案管理部门要给予档案信息化足够的资金支持，加强档案信息化基础设施建设，改造和升级档案管理部门档案室，使之符合档案存储相关要求。购置先进的电子计算机设施和配套设施，为开展档案信息化建设提供必要的网络信息技术保障。同时，也要借助大数据、云计算、人工智能等技术实现对传统纸质档案的数字转换，将转换的数据档案存储到数据库中，并完善相应的检索服务，利用服务端口可以快速地对数据库档案信息进行全面检索，进一步提升档案信息服务质量。另一方面，要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，进一步提升档案管理部门接收电子档案的能力和水平，积极搭建全文数字和多媒体接收窗口，实现对各种类型档案信息的数字化接收和管理。同时，要加强电子档案归档管理，结合当前档案信息化建设实际需求，制定更为严格、精准的电子档案归档制度和标准，确保归档档案信息的真实性、完整性。

3.应用新技术升级档案利用服务。一方面，要为用户提供个性化的档案信息服务。通过大数据、云计算、物联网等信息技术能够实现对档案信息的精准识别、精准整合和精准加工，进而结合不同的需求对象提供定制化的档案信息服务，甚至可以根据需求者的兴趣、阅读偏好等个性特征，为需求者提供精准匹配的档案信息推送。另一方面，可以为用户提供虚拟与现实相融合的交互服务。随着网络信息技术的应用和更新，在推动档案信息化建设的同时也实现了档案信息服务的转型升级，凭借虚拟增强技术、5G技术与档案信息服务的深度融合，为档案信息化建设创造了有利条件，实现了信息交互方式的再升级，档案管理部门可以通过VR技术实现档案场景的真实再现，需求者可以在逼真的场景中零延时地观看档案场景，实现对档案场景的完美复刻[3]。

4.构筑档案信息化安全防护体系。当前，随着网络信息技术的不断发展，在推动档案信息化建设的同时也引发了新的信息安全风险。一方面，在推进档案信息化进程中容易出现档案数据泄露和遭受攻击的风险。档案管理部门在推动档案信息化建设过程中必然会将设备接入到互联网，既可以在互联网上获得海量的档案信息数据，同时也能够为档案需求者提供多样化服务，但相应地也增加了遭受攻击的风险，数据安全问题日益突出。特别是随着信息技术的不断发展，针对档案进行的网络攻击更呈现出复杂性、隐蔽性的特征。这就要求档案管理部门要结合档案信息化建设的实际需要，完善信息安全防护体系，进一步提升网络设备、防火墙的外部抵御能力。另一方面，要加大对档案管理人员的安全教育培训，引导档案管理人员树立正确的安全意识，在具体工作开展过程中严格遵守相关制度要求，切实保障档案信息安全。

总之，新形势下，在信息技术的驱动下，档案信息化将会成为档案管理主流，原来的纸质档案将会逐渐被电子档案所取代。随着信息技术的不断创新发展，也迫切地要求档案工作升级，对档案工作人员提出更高要求，需要档案工作人员开阔视野，优化知识结构，唯有如此，才能够更好地适应档案信息化发展的实际需要。

参考文献

[1]张智娟.档案信息化建设与档案管理的思考[J].卷宗，2020（2）：108.

[2]谢智莉.事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究[J].兰台内外，2020（12）：54-55.

[3]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究———基于档案数据管理视角[J].山西档案，2020（1）：81-86.

作者:房荣军 单位:西安交通大学档案馆