高校档案馆的数字化建设探索

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高校档案是学校在日常管理、教学、招生、大赛、交流、科研、学生、财务、党政活动以及其他各项活动开展过程中，形成的各种形式的历史记录，是高校历史备以查考的真实凭证，承担着特殊的神圣使命。目前档案的存在形式易丢失、不容易存储、不易管理，日益增长的需求对传统档案馆提出了巨大挑战，也推动了档案馆数字化的产生。

1档案馆数字化的发展现状和未来趋势

目前，大部分高校的档案主要包括纸质、奖杯、奖牌、纸质照片等，甚至有一些纸质档案年代久远，纸张泛黄，数量多且无序，非常容易丢失损坏，导致档案中大部分综合性档案都是在长期的封闭式管理中的，因此我国大部分高校中的档案馆意识低，基础设施建设弱，档案资源结构不合理，档案采集模式和管理方式落后,档案工作效率低，服务水平滞后。近几年，当地政府也多次印发文件要求档案数字化，大力推进建设新型档案馆。

2高校数字档案馆建设的意义

档案馆数字化建设是将传统形式的学校档案通过现代化科技手段进行数字化存储，在经过标准的加工，保存在电脑硬盘中，即解决了传统纸质档案易损坏、难查找、易丢失等问题，提高了档案的保存和查找利用效率，为高校档案信息提供了规范平台，提高了高校办公的透明度。

3建设数字档案馆面临的问题

3.1技术方面

档案馆数字化建设是一项长期复杂的过程，在系统研发前期，高校开发人员要开展充分的校内外调研，统计各方面的服务需求，设计档案馆数字系统的功能，建设集存储、检索、安全、数据库等技术为一体的，依托于学校CRP的集适应高校一定时期内的网络平台。并组织专项档案人才队伍，对现有的纸质档案进行信息化采集，导入系统，对系统进行初步运行。组织各类客户对系统进行访问使用，对系统进行测试和不断完善。

3.2安全方面

档案馆数字化建设过程中，不可缺少的就是档案安全防范体系，这个体系中包括专业的档案人员、信息化技术、专业设施、法律法规等，从各方各面，从源头做好工作，保护档案，杜绝破坏。（1）要制定档案法律法规，对损坏档案、丢失档案的人进行相应处罚。（2）要建立应急机制，制定应急预案，确保有危险时，能第一时间妥善处置。（3）要建设标准库房，具备消毒、安保、温湿度、消防等专业设施设备，延长保存年限，确保纸质档案和数字档案安全。（4）要大力推进人才培养，实现专人专岗专责，培养复合型、高技术人才队伍。（5）要加强网络安全，配置数据服务器，建立安全保密系统，提高加密技术，设置档案安全等级，建立安全保护体系，严禁数字档案在网上随意传播或盗取，防止恶意的网络攻击。

3.3观念问题

档案馆数字化建设是要分阶段、有步骤的进行，需要高校档案馆为主导，各系部、各处室共同参与。这就需要提高全体档案人员的观念，形成“人人参与，人人学习”的良好氛围，才能推动档案馆数字化建设。

4数字档案馆馆内建设

4.1数字档案馆的建设目标

高校档案数字化建设是根据各类客户需求，充分依托当地电子政务平台或校内CRP，利用专门的软件硬件设备，开发符合高校档案工作的网络系统，该系统实现了在线归档、在线存储、查询、管理等功能，提供高质量、规范化档案服务。

4.2档案馆数字化的建设内容

4.2.1数字化系统管理平台。档案馆数字化建设最基本最基础的工作就是建立一个数字化系统管理平台，该平台的功能要以各类客户的需求出发，设置安全保护、档案采集、加工、管理、应用、恢复等功能，要有较高的可靠性、安全性、可用性、可操作性，能为高校档案工作服务。其次，该系统平台也可以依托于当地或高校本有的网络平台，比如电子政务平台、学校CRP等，来建立软硬件设施。4.2.2建设数字档案信息资源。档案馆数字化建设最核心的工作是建设数字档案资源，通过扫描、电子文件接收、视频图像收集等各种方式，对实物档案进行标准存储，然后通过档案技术标准处理加工，分类存储和科学管理已经规范化、有序化、有价值意义的、合理的、科学的数字档案。4.2.3建立保障体系。为了保障档案馆的正常运行，不可缺少的就是建立相应的保障体系。（1）建立专项专业档案管理人才队伍，通过培训和实践等手段不断提高业务水平，大力培养适应档案馆数字化建设的各类人才。（2）建立安全保障体系，加大资金投入，保证专款专用，购买设置专业软硬件设施设备，防止网络恶意攻击，防止档案数字资源丢失、损坏等事件发生。（3）制定紧急预案，确保危急时刻，对档案进行拯救和保护。（4）制定法律法规，健全体制机制，制定档案技术标准，严格实施，是档案工作有序合理的进行。

4.3数字档案馆的功能需求

通过系统软件开发前，开发人员要对高校档案服务的各类客户进行需求调研，从而统计出档案馆数字化建设系统平台应该具备“采集、加工、存储、管理、安全、保存、应用”六项基本业务功能。档案采集功能主要包括接收、征集、寄存三种形式，按照制定的接收制度，采用多形式的采集方式，认真严格筛，将各类各种形式的档案进行集中。档案加工功能是必不可少的，采集的档案有的不符合存储标准，就需要档案管理人员在系统平台中对档案进行技术转换和处理。档案数字化建设的核心就是档案管理，就是要对档案信息资源进行增删改查，还要对系统日志、档案资源库的处理、档案用户权限等等进行规范管理。档案安全功能主要是网络安全和恢复功能等。应用功能是档案馆数字化建设的目的目标，可以通过网络平台实现查询、、统计、打印等操作。保存要符合国家标准的格式，还要具有检测、备份和迁移等功能。

5结论

档案服务十分重要，在互联网+背景下，信息化不断发展的新趋势，依据当地电子政务平台或高校CRP平台，运用信息技术建立具有“采集、加工、存储、管理、安全、保存、应用”等功能的信息管理系统，使馆藏数字化档案更加规范化、标准化、科学化、有序化、可靠化、可操作化，更好提升高校档案服务水平。档案馆数字化建设需要高校上下各个部门、各个系部、各个处室共同整合，人人参与，是一项长期工作任务，也是未来不久必然发展的趋势。

参考文献：

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[4]山东省各级数字档案馆建设情况调研小组.山东省各级数字档案馆建设情况调研报告[J].山东档案,2018(02).

[5]张淑霞.数字档案馆项目建设风险管理研究[J].中国档案,2018(06).

作者:景燕敏 单位:德州职业技术学院