工程档案管理论文

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工程档案管理论文:浅谈电力企业建设工程技术档案管理

前言

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作 ，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立 ，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终 ，与工程项目建设的进程同步。

电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是一份宝贵的资源。档案工作作为企业管理的重要组成部分，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。因此，还应该有必要重申档案工作中一项最基础的工作---档案收集。档案收集如同档案工作这座大厦的基石，要做到档案收集的全面性和完整性，应落实“五抓”：抓档案人员素质、抓档案管理制度、抓“三同步”、 抓工程现场、抓规范电子文件。

1. 提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性

1.1提高专职档案人员的素质。知识经济的到来，企业档案工作发生了显著变化。档案工作的领域拓宽 ，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、 文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战。为适应新的形势 ，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、 评审活动 ，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展。

1.2完本文由论文联盟收集整理善兼职档案人员网络体系。加大档案的宣传力度，增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，档案兼职人员深入在企业各方面工作中 ，能将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。

2. 建立档案管理制度，档案工作做到有章可循

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定 ，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、 交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》，同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

3. 抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“ 三同步”

随着电力事业的飞速发展，火电机组的容量也不断增加。由于参建单位多、 建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟 ，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度 ，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。

4. 加强与施工单位沟通，力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后档案管理员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

5. 规范电子文件归档

电子文件的大量产生和应用，使得档案快速向数字化方面发展和积累。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中，各施工单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率 ，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档。文字档案严格按照规定进行数字化，要求统一载体、 统一格式 ，电子文档的规范化提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在企业各部门之间实现资源共享，也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。

工程档案管理论文:交通工程技术档案管理问题及处理措施

摘要:在工程项目管理的过程当中，工程决策、工程施工、工程运营是三个非常基础的阶段，主要是根据建筑交通工程的内容进行划分的。工程决策阶段主要指的是工程项目的开发，工程施工阶段主要指的是对工程项目进行的实际管理，而工程运营阶段则主要是对工程设施进行管理。我国在改革开放以前已经形成了一套比较传统的工程管理模式，在改革开放以后，虽然这种管理模式经过了无数次的改进与提升，但是仍然存在着很多问题，严重阻碍着工程项目建设质量的提高，针对这些问题，作者根据自身的工作经验对工程档案管理提出了以下的改进措施。

关键词:交通工程;技术档案管理;问题及处理措施

交通工程档案管理主要指的是从项目建设开始到工程结束整个过程形成的档案文件都需要进行合理的分类、整理、并归档，这样可以为工程的建设提供相应的数据与参考。项目档案则主要是包括工程的建设工程设计、工程监理、现场施工等单位形成的基础施工材料、设计资料、管理文件、以及施工文件等，项目档案资料的主要目的就是能够为工程项目提供具有价值的参考和依据。

1新形势下的轨道交通工程档案管理的重要性

在交通工程档案管理的过程当中，档案作为整个交通工程建设前期、中期以及建设完成得真实记录，存在一定的意义。工程档案即是工程，后期进行维修的重要参考依据，也是非常重要的工程研究资料。如果交通工程在后期运行的过程当中存在质量问题，可以借助档案资料提供的信息明确责任方，由此可见加强交通工程答案管理是非常重要的。因为很多档案管理的方式比较落后，相应的管理制度并不完善，这样就导致档案管理工作的真正作用很难发挥出来。为此必须完善交通工程档案管理工作，提升档案管理工作的质量。

2存在的问题

2．1轨道交通工程档案利用效率有待提升

随着轨道交通网络建设的不断扩大，交通工程网络所涉及到的地域更加广泛，在对交通工程进行运行与维修养护的时候，需要借助档案资料来进行相应的工作。此外与交通工程相邻的新兴资产开发也加强了对工程档案管理工作的依赖性。怎样才能提高工程技术档案的利用效率，提升档案查询工作的便捷性，变得十分重要。

2．2档案资料真实性缺失

在交通工程建设的过程当中，很多参与建设的工程单位只注重项目的建设，而忽视了对工程档案资料的管理，错误的认为工程档案管理资料，只要形式上过得去就可以了，只是为了应付工程检查，临时进行档案资料的编制与记录。工程施工单位内部存在一些档案编制人员，这些工作人员对工程施工流程与现场施工的情况缺少一定的了解，所以编制出来的档案资料缺少相关的根据，与工程实际情况脱节。比如工程测量数据资料在收集的时候不能够有效的保证资料的准确性，并且资料的编写过于流程化，工程开工报告附件、工程填筑资料经常出现错填或者是漏填等问题。

2．3没有严格执行工程建设程序

在工程项目开始建设的时候，需要根据相关的法律法规制定相应的档案管理程序，并且根据专业的规章制度制定奖惩措施，这样才可以有效地保证工程技术档案管理的规范性，真正将答案管理工作落实到实处。但是就目前的情况看，很多时候为了赶进度，而忽视了对工程档案进行管理，这样就增加了档案，后期管理工作的难度。

3问题处理措施

3．1创新管理手段，建设数字档案室

在交通工程中可以建立数字化的档案管理室，使交通工程档案管理变得更加数字化，这样有利于工程技术档案的保存，为使用者提供便利。需要从以下几个方面对档案管理进行数字化建设:①全面建设交通覆盖网络，比如，在轨道工程当中，可以为基地和车站建设专用的内部网络，并且可以使用数字化的软件服务器和浏览器，这样可以有效地实现用户终端的利用方式;②建设交通工程在紧急情况下的应急预案系统，也就是工程技术档案的绿色检查通道。数字化档案管理室应该设置成全天的服务方式，如果遇到突发情况，可以及时的查阅相关的档案资料，为抢修工作提供所需要的档案资料;③数字化档案软件后台需要使用双机热备、负载均衡的管理措施，这样当其中一台服务器发生故障的时候，可以自动地将业务转移到另外一台服务器上，有效的防止在进行档案查询的过程中出现故障，此外还可以使用异地备份的方式，为电子化档案数据进行定期的备份。

3．2转变工作方式，全面开发利用公路技术档案

首先，交通工程设计组织施工等方面会涉及到很多大量的基础性资料，这样可以对交通工程建设的档案进行重新的整理，并制定相应的审阅目录，这样可以方便档案管理工作人员进行查阅，有效的促进工程建设的进度和施工质量，充分发挥档案信息资源的作用。第二，随着我国经济的快速发展，交通工程的通行能力不断提高，加强对交通工程的养护管理工作已经是非常重要的问题，而交通工程普查所得的数据又是交通工程养护管理工作进行的前提与基础，在每年对道路进行普查的时候，需要把得到的数据进行及时的整理与分析，同时查阅相关的工程技术档案，对工程现实情况进行有效的对比，编制有关工程路基、路面、桥涵等变化情况的资料，并且制定相关的养护管理目标，有效的保证工程建设的质量。第三，转变开发利用的方式，变被动为主动，变滞后为超前，档案管理工作需要时时刻刻的想着如何利用已经保管的档案为工程建设提供有效的服务，并以此为主要的思想，研发和编织一些具有使用价值的工程档案管理资料，为工程领导提供一些具有借鉴意义的工程基础档案管理资料，为领导的决策提供有效的数据作为支持。

3．3对建筑工程技术档案管理人员的要求

档案管理工作人员需要熟练的掌握、领会国家档案管理的相关法律，加强对档案管理制度的建立，规范档案管理工作。在进行档案管理的过程中需要加强工程各阶段信息的获取、整理、分类、总结与保存。保存主要是为了技术档案能够再次使用，充分的体现了档案的社会性。档案管理工作人员需要忠于职守，遵守档案管理工作的相关规章制度，具有一定的专业知识，不断的完善档案管理工作的归档任务，做好工程技术档案管理工作的鉴定、分类、管理、借阅、数据的统计。交通工程技术档案管理工作具有非常强的专业性，要求档案管理工作人员既需要有一定的档案管理知识与较强的综合素质，还需要具有一定的工程建设基础知识，充分了解工程建设的周期，能够有效的识别各种专业的工程图纸、文件。档案管理工作人员只有不断的提升自我的专业知识，提高档案管理工作的水平，才能够有效的保证档案管理工作的顺利进行。所以，在对交通工程进行设计的过程当中所使用的图纸、文件具有非常大的信息量，在档案管理的过程当中，档案管理人员需要具有一定的服务意识，还需要充分的掌握现代化的管理技术，这就需要档案管理工作人员在使用计算机技术的同时，能够充分地运用档案信息化管理系统，完善档案信息数据库，充分发挥计算机管理的优势，减少人工操作，有效的提升工程技术档案管理工作的效率。技术档案工作管理人员还需要具有信息加工处理技术，所以档案管理工作人员必须加强相关知识的学习，成为具有多种知识结构的复合型人才，这样可以有效地适应技术档案管理信息化的发展。

4结论

综上所述，在加强交通工程技术档案管理的过程当中，需要不断的更新档案管理的理念，勇于探索创新档案管理的方法，全面、真实地反应交通工程发展的情况与运营成果，科学规范的对工程技术档案进行管理，保证档案管理工作能够与时俱进，只有这样才能够适应时代的要求开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理工作可以有效的提升交通工程企业的管理水平，为交通工程企业的发展与进步做出一定的贡献。

作者:欧阳菲 单位:江苏海通建设工程有限公司港通分公司

工程档案管理论文:电网建设工程档案管理思考

摘要:电网建设工程中最重要的部分就是电网建设工程的项目档案，它切实记录有关工程建设的数据。在工程竣工后，检查工程质量、检查档案、检查工程现场的工作当中，档案记录的数据起着非常重要的作用，特别是工程竣工后的评价，工程档案是重要的参考文件。分析工程档案管理中现存的问题并提出了改进的措施。

关键词:电网建设工程;档案管理;思考

1电网建设项目档案管理的重要性

电网建设项目中不可缺少的部分就是电网建设项目的档案，它切实记录着工程项目中相关数据，也是公司的重要“财产”。工程项目竣工验收工作中不可缺少的就是电网建设项目档案的验收，在验收项目时，如果不合格，是不允许进行竣工验收的，而且对于每项工程，验收项目以及标准的指标都是统一的。为了我国电网有一个良性的发展的同时整个电网建设的工程从开始到完成都可以安全、毫无差错的进行下去，对于每一个工程的档案管理工作必须有一个严格的制度约定并且增强。档案管理工作也在不断进步，以适应社会的发展和企业的发展。

2新时代下对于电网建设的思考

2．1应加强对电网建设中档案管理的认识

1)各项项目的重要性。电网建设中的项目管理就是对于整个电网建设工程从开始建立项目一直到完成任务结束包括审批、采购、勘测、设计、施工、调试、监理等一切工作的全部过程中所有应该被保存的图像、文字以及声音等所有文件被分类保存。这项工作不仅仅应该由所有档案管理的相关从业人员所负责并在最大程度上更好地完成，而且还应该让工作人员都意识到这项任务的重要性，把这项任务归入到项目管理程序中与“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”等归纳到一起，便于管理。2)提升相关人员工作认识。在每个项目中，档案管理工作中的所有相关从业人员只有对档案管理工作有更好的认识才会使得整个项目可以十分顺利地进行下去。所以每一项工程中的每一级的档案管理机构对于推广档案管理的意义而且还要对所有相关从业人员，都要进行很多次有强度的训练，从而使得他们对于档案管理有着很深的认识。3)加强档案管理工作。对于企业开展的有关项目档案管理训练，必须要侧重于以下几部分内容:《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国档案法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》以及《国家电网公司输为优质评选办法》等的相关规定。

2．2确定项目档案归档时间的重要性

对于每一个项目的档案分类时间必须有一个十分准确的标记，不仅仅是国家电网还有企业的相关管理部门在参与工作后的一个月之中都要对项目的法人以及建设的相关部门提供所有有关项目的资料。①在这个项目中所涉及到的相关部门都必须将工作完成以后的每一份文件包括文字、图像、声音等都有在归纳整理以后在一个月的时间之内转交给有关建设管理的部门。②负责设计的部门应该在项目档案管理与工程的进度相一致的规定下，对于已经经过审批后的包括施工图资料等文件都转交给有关建设管理部门。③对于施工中的相关采购以及有关供应单位必须将整个项目中的所有购买的设备以及材料中所签订的文件以及协议在一个月之内转交给有关物资管理单位(招投标管理中心)，然后在该单位进行详细核查之后在转交给所对应的有关建设管理部门。

2．3在档案转交的过程中必须签订相关协议

1)我国有关法律规定。在《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(以下简称《管理办法》)中相要求:“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任。”我们从这一段话可以很清楚的认识到，在部门与部门之间转交所有有关项目的设计以及施工中的相关协议时，应该制定严格的制度从而使得转交的文件数目、时间等详细信息都拥有一定的法律权利。通常情况下来说，合同或者协议都是在多个角度对多方赋予一定法律权利保护的资料，这在市场的经济交易来说是十分普遍的。只有将档案转交到赋予法律权利的合同中，才会使得档案管理拥有法律的保护。当档案管理完全走向法制的道路，电网建设项目中档案管理就会起到十分重大的作用，同时这也属于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。对于合同来说，要使得其在整个项目的建设中起到重要的作用，就必须不仅仅对于项目档案管理、转交的过程中相关部门以及所有参与人员都要制定严格的规章制度，相关单位还要想方设法使得档案管理的相关从业人员多加入到有关招投标的合同、协议以及转交过程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人员能够在很大程度上保证对于档案管理的有关条件以及规定都与实际相符，还要让档案管理的相关单位也参与进来。只有在合同的作用下，项目中的档案管理才能有条不紊地进行下去，而且还能在最大限度上保证档案的高效性、高速率等。

2．4确定要求然后做好手中事

项目建设的全过程与电网建设项目档案管理密切相关，它是项目建设工程中的关键，这也就表明档案管理的全过程就是项目建设的全过程。《管理办法》提出“统一领导、分级管理、层层负责”的理论，规定了建设管理单位、项目法人以及包含调试、采购、施工、监理、设计等各种与管理职责有关的档案，明确规定档案管理机构有严格的管理职责，进而，将工作标准与岗位责任制纳入有关人员、相关部门的职责范围内。工程建设全过程的监督、检查、组织和各种服务型工作都由项目法人全权负责，同时，项目法人还需进行工程建设档案管理工作。当两方或多方单位进行项目施工时，项目法人应选择其中一个单位作为建设管理单位。其他建设单位需配合建设管理单位，负责与自己有关的档案工作。工程建设项目所有档案全过程的有关工作都由项目法人负责，同时，还需有关规定实行统一领导、层层负责、各级管理的原则，构建较为完善的管理体系。各部门、各单位及采购人员不仅要做好自身工作，还需要在工作时按照“谁形成，谁负责”的原则进行，并总结与记录相关数据，保证项目档案的系统、准确、完整。

2．5构建完善的监管体系

想要保证项目建设与档案管理工作同时进行，就需要各级领导、各部门认真地实行与自身有关的档案管理方面的职责，同时，还应该构建完善的监管体系监督档案管理工作。首先，依据有关规定，建设工程相关单位档案管理工作的指导、协调和组织工作，都要听从项目法人的安排，各有关单位的档案工作还需管理单位进行监督;其次，监理单位需要履行自己的职责，承担部分工作。例如:施工与设计单位的档案管理监督工作等。

2．6做好项目档案最后的验收工作

项目档案验收作为，项目竣工验收的重要组成部分。如果未进行档案验收或验收不合格，不能进行项目竣工验收。国家发展改革委员组所验收的项目是由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，在由国家档案局组织档案验收。各个区域的电网公司电力公司组织所验收的项目，由各区域的电网公司、电力公司的档案管理部门提出验收申请。并且由档案局负责组织项目的验收，将验收结果上报国家电网公司备案。项目档案专项验收，是由建设管理单位提出申请，申请内容主要有:项目建设体及档案管理的情况。采取适当措施，保证档案的完整准确性。项目文件材料的收集整理，归档情况。竣工图的质量情况及编制情况。档案在建设管理运行中发挥的作用。发现问题以及采取适当的解决方案。

3结语

有关工程竣工验收备案工作需要结合项目工程档案管理工作，通过各部门档案管理机构进行管理，进而，完善电网建设工程管理体系，加强了有关档案各种工作力度，这对完善工程建设相关的监督体系是非常重要的。

作者:陈德勤 单位:广东电网有限责任公司

工程档案管理论文:工程档案管理对建设工程的影响

摘要:本文概述了工程档案管理的内涵，分析了工程档案对建设工程的质量的影响，对做好建设工程中的档案管理的措施进行了探讨，以供参考。

关键词:工程档案管理;建设工程;作用;影响

1工程档案管理概述

工程档案管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。

2工程档案对建设工程的质量的影响

2．1工程档案代表了工程建设质量的好坏

现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。

2．2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段

工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。

2．3工程档案是建设工程质量控制的关键环节

工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。

3做好建设工程中的档案管理的措施

3．1积极开展档案知识培训

对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。

3．2严格推行持证上岗制度

应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。

3．3完善办法制度

办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。

3．4强化对档案的宣传和利用

一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。

3．5实现工程施工与档案管理的同步进行

在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。

3．6档案管理科学化增强

随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。

3．7加强现场指导

企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。

4结语

总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。

作者:袁英莺 单位:南京汇杰建设发展有限公司

工程档案管理论文:水利工程档案管理创新途径

摘要：档案信息在我国水利工程管理与建设工作中占据核心地位，科学地收集、利用与管理档案资料，可推动水利事业更快发展。因此，水利部门应充分了解档案管理工作的重要性，并主动制定有效的管理措施，努力优化管理成效。随着水利事业与社会经济的快速发展，水利工程档案的管理工作也面临新情况与新特点，这就需要档案管理人员大胆创新传统的管理方式，以便更好地符合新时期的管理需求。基于此，就新形势下创新水利工程档案管理的途径，进行了深入的探究。

关键词：新形势；水利工程；档案管理；创新途径

新时期我国水利工程建设的普遍性特点是参建单位多、周期长、规模大、项目多等，大部分从开工到完工需要持续好几年，这就大大提高了水利工程档案管理工作的难度。另外，随着水利工程施工质量标准的不断提高及规范性的提升，传统的档案管理措施已经无法满足新时期的管理需求，只有对传统管理方法进行大胆创新，才能优化管理成效。因此，在新形势下如何创新水利工程档案管理方法，是管理人员应深入思考的问题。

一、创新档案管理机制

创新传统的水利工程档案管理机制，是提高新形势下水利工程档案管理成效的有效保障。在实际的创新档案管理机制的过程中，需要做好以下几点。

（一）坚持分级管理与统一领导原则

水利工程各个参建企业应安排分管领导直接负责档案管理工作，构建完善的责任制度。同一级的水利部门应对行政部门中的水利相关档案进行管理，还应对项目的参建单位、监理单位、施工单位、设计单位的档案进行管理。逐渐健全水利工程档案行政主管机构以领导为主体、其他各方积极参与的水利工程档案管理工作机制，以保证密切配合、各尽其职、明确分工，从而全面激发与彰显档案管理人员的才能，为水利工程档案管理工作负起责任、承担义务。

（二）水利工程建设企业应全面落实法规制度

水利工程建设企业应全面落实《水利档案工作规定》《档案法》等法规制度，结合工程具体特点，依据自身条件，构建出一套完善的档案保密、查询借阅、归档保管的岗位责任制，使档案管理工作者都能明确自身的义务与职责，把档案管理效果当成考核个人工作情况的主要依据，并依据考核结果实施恰当的奖励与惩罚，从而提高档案管理人员的责任感，激发他们的工作热情。

二、完善档案资源体系

健全的档案管理体系是新时期水利工程档案管理工作顺利开展的基础与前提，因此水利工程管理部门应充分重视档案管理工作，并采取措施大胆创新档案管理体系，从而为管理效果的提高做好准备。水利工程管理部门在创新档案管理体系的过程中，应做好以下几点。

（一）提高收集与整理档案资料的力度

各级水利机构应将水利工程档案管理及其他工作提高到同等地位进行统一设计、规划与落实，成立分级的专项管理小组，以保证档案工作与工程建设活动同步开展，尽可能将搜集资料的范围等同于工程施工范围。县级及其以上的水利部门档案管理机构应加大对各种档案收集与整理工作的指导与监督，尤其是对重点水利项目，应全面做好各种工程资料的收集与整理工作。

（二）健全归档制度

各个地区的水利工程建设企业的档案工作者应认真履行管理义务，结合《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》，构建完善的水利工程资料文件归档制度。只要是归档的材料文件，不管是录像、录音、视频还是电子文件，在竣工验收过程中都应及时移交给水利部门或项目办，所有人和部门不得拒绝归档或据为己有。针对丢失或损毁档案的，应及时补救并严肃处理相关责任人。

三、优化档案利用体系

水利工程开展档案管理工作的主要目的是有效利用档案资料，以促进水利事业的快速、健康发展。这就需要水利部门努力构建出便捷的利用水利档案的体系，以显著提高水利工程档案的利用率与便捷性。在实际优化水利档案利用体系的过程中，应做好以下几点。

（一）提高档案资料的数字化程度

各级水利机构应将建设数字档案室纳入信息化建设规划中，努力从财力、物力与人力方面统筹安排，以逐渐提高水利工程档案信息存数的网络化与数字化，各个部门的档案管理人员应努力提高工程资料的数字化程度，为档案资料使用人员提供方便。另外，应提高数字化水利工程档案资料的保密性，以有效预防盗窃遗失、网络泄密等问题的出现。

（二）推动档子信息的网络共享程度

县以上级别的水利机构应借助现有的信息传输平台与网络，努力提高档案信息的共享程度，构建地区或地方水利工程档案系统，激励档案室将可公开的信息、档案上传到网络上，使档案使用者可远程使用。另外，上级水利机构可搭建出和下级对接的档案资源平台，以提高资源的共享程度，逐渐将各个地区、各种级别的水利工程档案信息整合在一起，形成水利工程信息利用体系，以便于水利工程信息需求人士的利用。总之，在新形势下，水利工程管理部门应依据新时期的新特点与新情况有针对性地创新水利工程档案管理方法与措施，逐渐提高档案工作的先进性、完整性与高效性，最终为水利工程档案信息使用价值的提升奠定基础。

作者:孙立夫 单位:新疆生产建设兵团第一师十三团水管所

工程档案管理论文:工程建设档案管理的现实问题及措施

【摘要】本文对工程建设档案管理的现实问题展开了分析，并提出了解决问题的措施，从而为工程建设档案管理工作提供参考。

【关键词】工程建设；档案管理；现状问题；解决措施

随着国家经济的快速发展，越来越多的工程得到了建设，从而产生了丰富的建设资料。通过建立档案加强这些资料的管理，则能了解工程的品质状态，并为工程的使用维护和后续工程的建设提供参考。但就目前来看，工程建设档案管理并未得到足够的重视，有关工作的开展仍然存在较多问题。因此，相关单位还要加强解决问题的措施研究，以确保档案管理工作能够更好地开展。

一、工程建设档案管理的现状问题

（一）工程建设档案管理现状。目前，工程建设档案管理已经由完善的法律法规作为开展工作的指导，能够使档案管理做到有章可循。在法律法规的约束下，建设单位基本能够履行自身职责，能够在相关部门的监督指导下开展规范的档案管理工作。近年来，随着档案法律法规宣传力度的不断加大，建设单位、施工单位和监理单位等参与工程建设单位都能依法开展工程建设档案管理工作。现阶段，各单位已经完成了档案管理体制、机构和网络体系的建设，能够使工程建设档案的管理与工程建设保持同步。从总体上来看，有关工程建设档案管理的规范和标准大多已经能够在档案管理工作中得到落实。（二）工程建设档案管理问题。尽管工程建设档案工作已经取得了规范化发展，但是目前仍然有一些单位不重视工程建设档案的管理工作，在工程建设的过程中将绝大多数精力放在施工管理上，忽视了档案管理工作。在这种情况下，目前工程参建单位用于进行档案制作的材料不相同，违背了档案管理的标准和规范。其次，由于缺乏对档案管理工作的足够重视，一些参建单位建设的档案材料缺乏真实性和完整性，以至于档案的使用价值大打折扣，为后续档案的利用留下了较大隐患。最后，在档案收集和归档方面，存在签章不完备、材料缺损和突击补制档案等问题，以至于档案归档时常出现不及时的情况。

二、工程建设档案管理问题的解决措施

（一）落实参建单位档案管理责任。针对工程建设档案管理存在的问题，要通过落实各项档案管理制度来解决问题。为达成这一目标，应落实工程参建单位的档案管理责任。具体来讲，就是在参建单位进行工程规划许可办理的过程中，行政主管部门应与其签订工程建设档案管理责任书，从而使各单位明确自身在档案管理中的责任，并且严格履行职责。在实际施工之前，主管部门还应检查参建单位是否按照标准和要求开展相应的档案管理工作，并且要求参建单位将档案管理标准和要求下发到各部门，进而使档案管理工作切实得到落实。再者，在工程建设的过程中，城建档案管理部门还应加强参建单位的监督管理，确保其能够按照工程进度要求完成档案管理计划的制定，并严格按照计划落实档案管理工作。最后，在工程结束后，相关单位要及时完成档案资料收集、归档情况的调查，并确认参建单位提供的档案是否准确和完整。针对未达标准要求的单位，则要给予一定的惩处，进而使参建单位的档案管理意识得到提高。（二）实现档案建设的全过程管理。为使档案内容的准确性和真实性得到提高，还要加强对档案建设全过程的管理。首先，应结合合同条款进行档案管理计划的制定，以便对工程建设档案进行全过程管理，进而使档案的编写质量得到提高。为达成这一目标，建设单位在与设计、施工和监理等单位签订合同时，还应进行档案工作条款的制定，然后在工程结束后按照条款内容进行档案的验收。其次，为使档案质量得到保证，还应将档案建立与经济效益挂钩，以确保负责人员能够认真进行档案的收集、整理和移交。再者，为使档案管理工作得以有序开展，并且能够与工程建设保持同步，建设单位应联合设计单位完成档案管理协议的编制，并结合工程实际建设情况完成管理流程图的绘制。最后，在工程建设的过程中，建设单位还应加强对档案建立情况的经常性监督和检查，以确保档案各项管理工作能够得到落实。（三）严格规范档案管理各个环节。为确保档案管理质量，还应加强档案工作各个环节的管理，从而使档案管理工作得以规范开展。首先，在档案收集环节，还应从档案完整性角度进行工作的开展，加强对档案装订规格、纸张大小和材料字迹等内容的管理，从而使案卷的质量得到保证。针对不符合要求的档案材料，则要退回要求相关单位整改。其次，在档案鉴定工作中，还应加强档案内容的检查，确保其内容齐全。为提高档案鉴定水平，还应加快新技术的引进，并要求档案管理人才加强新技术的学习，进而使档案鉴定工作能够适应市场发展需求。最后，参建单位还应完成档案管理的信息化建设，加快档案管理信息系统的开发和研究，并利用先进的档案管理软件开展相关工作。而利用该系统，则能为多方档案管理工作的开展提供信息交流平台，并加强对各单位档案管理情况的监督管理，进而使档案管理质量得到保证。

三、结论

通过研究可以发现，工程建设档案管理工作虽然已经取得了一定的进展，但是仍然存在较多问题。针对这些问题，相关部门和参建单位还应联合进行管理责任的落实，并加强档案建立的全过程管理，同时加强各个环节的监督管理，以确保档案管理规范和要求能够得到落实，进而使参建单位的档案管理水平得到提高。

作者:陈静 单位:镇江市建设工程管理处

工程档案管理论文:提升水利工程档案管理的对策

摘要：

在水利建设工程中，水利工程档案是其中一项重要工作，它主要是对水利工程整体建设过程进行记录，反映水利工程建设始末各项子工程或环节的真是情况，形成文字资料以备日后查看。水利工程档案是水利工程建设中重要的书面资料，是反映工程真实情况的重要依据，从长远发展的角度看，水利工程档案既有利于工程自身的各项管理活动的开展，同时可以为未来的水利工程建设提供参考，此外还可对工程中的各项理论与实践研究提供可靠资料。文章围绕水利工程档案管理展开，阐述了水利工程档案管理的特点，从我国当下水利工程档案管理实情出发，提出存在问题与相应解决对策。

关键词：

水利工程；档案管理；存在问题；对策

一、水利工程档案的特点

1.复杂性

从工程复杂程度看，水利工程是一项系统性与流程性较强的工作，包含的子工程较多，流程较为复杂，涉及工业、建筑业等不同行业领域，还需要综合运用理论与实践知识，这些都需要在水利工程档案中加以记录。此外，在实际操作中，人机合作等方面也成为档案中必须记载的内容。无论从总体工程还是工程中的细节来看，产生影响的客观因素较多，因此档案内容相应具有多样性，工程涉及领域较广，因而水利工程档案具有复杂性。

2.不确定性

水利工程建设过程中，工程进度、施工方法等方面长期受到自然环境、社会环境、资金、资源等方面的限制和影响，存在诸多不可抗力与不可预测因素，因而施工过程常常产生变动，造成相应的档案记录与管理产生变化，即水利工程档案管理的不确定性。

3.差异性

水利工程建设中，从工程设计到工程施工中的各个环节，无一不是受到施工地自然条件等因素的限制和影响，因而不同的水利工程档案存在较大的差异性。这种差异性是由水利工程建设本身决定。

二、水利工程档案管理存在问题

1.档案管理意识淡薄

在我国水利工程建设中，侧重点往往在于工程本身，关注于工程质量与成本，水利工程档案管理往往被忽略或不被重视。这是由于档案管理意识淡薄造成，工程有关单位认为水利工程建设的目的即是工程自身的质量与经济效益，忽视了这一工程在水利工程建设史中的长远意义，疏于将工程中的环节与细节如实记录存档。

2.档案管理体制与制度漏洞较多

随着我国市场经济体制的确立，经济形势在发展的同时逐渐变得多变而难以预测。在水利工程建设领域，与工程建设相关的法律、法规、制度等相应出台实施，对水利工程建设形成一定约束力的同时也改变着水利工程中各个环境的相关工作内容、工作方式等。水利工程档案也相应随之改变。然而，在现阶段，水利工程档案管理并未形成与工程变革相适应的体制与制度，造成体制与制度内的漏洞较多，相应约束力降低，导致水利工程档案管理工作出现问题。

3.档案管理人员能力较低

在日常生活中，人们往往认为档案管理是一项简单地整理工作，本身不具有难度与专业性。但事实上，对于水利工程档案管理，由于档案中涉及较多的领域与环节，着实拷问着档案管理人员的专业能力和综合能力。只有具备较高专业素养的管理人员才能够胜任水利工程档案管理工作。但在我国实际的水利工程档案管理工作中，档案管理人员的选择往往不存在专业能力筛选，即使有相应的考核，其要求远无法满足档案管理工作的需要。此外，档案管理工作准入较低，许多从业人员不具备相应的专业知识和技能，在水利工程档案管理中便会大大降低档案管理质量。

三、针对水利工程档案管理问题的对策

1.加强对档案管理的重视度

想要提高水利工程质量，首先需要从管理理念上进行改革，加强对水利工程档案管理的重视度。水利建设过程中的相关单位都应提高对档案管理的重视度，从管理层起强调档案管理的重要性，并在具体工作中安排与档案管理相对应的工作开展。此外，在水利工程内部加强档案管理重视度可落实在内部人员的管理制度上，将档案工作内容进行责任落实，每个单位中也应将工作范围内的档案管理工作加以细化，责任到人，并设置相关的档案管理质量评价指标，组织人员对不同单位、不同工作内容下的档案管理工作进行评价，以监督和管理档案管理具体实施情况。

2.完善档案管理相关法律法规

国家的法律法规的执行力与强制性较强，在规范行为方面具有不可替代的作用。就水利工程档案管理来说，随着行业的改革与发展，与档案管理相关的国家法律法规的出台与实施呈现滞后性，这就极大地造成了水利工程档案管理工作混乱，工作质量降低的现象出现。因此，国家须出台与当下水利工程相适应的法律法规，契合行业实际，从法律高度对水利工程档案管理形成约束。

3.提升档案管理人员的工作能力

在水利工程档案管理过程中，档案管理人员的工作能力将直接影响到档案管理的工作质量，因此，应提高档案管理人员的工作能力。档案管理人员的工作能力包括两方面，其一是档案管理本身的工作能力，这要求相关人员参与过相关培训，具有相应资格证书，持证上岗；其二，档案管理人员应具有水利专业知识和工作经验，二者缺一不可，直接影响到水利工程档案管理的质量。在选择档案管理人员时，应注意对这两点与结合程度的考核，此外，还应注意在工作至于加强对档案管理人员的相关培训，不断提高档案管理人员的工作能力，以达到档案管理要求。

四、结语

综上所述，随着我国水利工程的不断发展，水利工程档案管理将逐渐受到重视。而就我国水利工程档案管理来看，实施情况不佳，工程档案管理质量差强人意。文章以水利工程档案管理为核心展开论述，以我国水利工程建设现状为依据，将水利工程档案管理中的问题加以论述和探讨，并针对性提出解决方案，基于此期待对我国未来水利工程档案管理提供参考。

作者:崔爱君 单位:河南省豫东水利工程管理局

工程档案管理论文:如何做好通信建设工程档案管理

摘要：

新时期新环境下，我国经济高速发展，信息产业紧跟时代步伐高速持续发展，这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准，通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济，通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题，还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中，所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体，能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用，并使其系统化、规范制度与通用化相，对于通信工程顺利建设有极大助力，也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的核心组成部分，通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。

关键词：

浅谈;做好;通信建设工程;档案管理

一、新时期通信建设工程档案探讨

新时期新环境下，社会经济持续高速发展与进步，创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展，通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入，这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段，这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下，加重对通信数据文件资料的精确分析研究，通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设，贯彻落实严要求与高标准的施工要求，将通信建设工程档案作为工程核心基础，我们除了要注重建设施工方法，还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去，使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说，通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的，以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下，通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来，解读了解字面意思后，还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料，如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程，只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅，这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准，只有这样，才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏，从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平，通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。

二、通信建设工程档案中存在的问题

第一，通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够，多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位，监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档，工程完工以后，致使档案遗失，无法交还回建设单位，这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失，直到通信建设工程完工检查验收前期，建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时，施工单位才会将现存的零散文件交还，这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二，通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中，可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全，丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦，严重时甚至会引发经济纠纷。第三，通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先，是档案文件原件归档不及时，复印的文件多，求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意，未能及时追回资料文件原价，对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意，其次，法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工，设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后，双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生，致使通信建设工程档案完工后，达不到相关要求。第四，通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般，为经过专业培训，导致业务能力不强，收集整合的资料往往缺乏重点内容，仅是单纯的流水账。第五，通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展，轻视档案管理建设的老思想根深蒂固，在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六，通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设，对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视，很多时候，施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七，部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者，害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦，就讲档案资料自己存放，没有分类归档，很多时候导致通信建设工程完工后，档案资料遗失。

三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化

第一，通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员，应当严格按照档案工作相关管理规定，积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流，强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的，说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位，监察单位都要单独签订合作协议及正规合同，并将这些内容整理分类后都收入档案中，这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议，将责任明晰化，各单位承当相关责任的档案资料，从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二，通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性，基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验，分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件，并对其严格认真的进行分类归档，解决存在的问题，通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期，对文件资料检查要查看是否完整，精确，体系化，重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查，可以有效提高案文件的质量，养成档案工作的规范化，使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三，完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定，使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确，方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理，确保档案资料文件，完整、精确与体系化。第四，切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后，相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作，档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作，编制正规的目录索引，确保档案文件资料查找准确性及查全性，是通信建设工程档案作用发挥到最大，为相关的产业企业提供关辅助。第五，监察通信建设工程档案，严格审查，保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中，要责任划分到个人，切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料，项目主管人员负责核查审计及签名认证，通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六，专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的核心力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作，是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用，要严把所用人的专业技术能力及职业素养，日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训，从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。

四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展

政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势，通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后，可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流，可以概括为二大方面：第一，通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上，会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库，并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的，赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力，根绝实际情况及行业特点，加设个性化功能，保证全国通信建设工程档案库能够全部链接，而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二，通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展，通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决，通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后，其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响，还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用，通过多种类型的移动存储设备进行扶着，这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题，只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。综上所述，在通信建设工程档案建设过程中，通信建设工程档案监管属于一个核心组成部分，通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此，工程建设施工过程当中，负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习，提升职业素养的同时还要强化岗位意识，对通信建设工程档案存在的问题，进行问题分析整合，要及时处理这些问题，确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。

作者:赵丽 单位:河南省通信工程局有限责任公司

工程档案管理论文:档案管理工程化探索

摘要：

为解决传统档案管理低层次徘徊问题，本文引入工程化管理思想寻求解决问题的最佳途径，并通过具体实践探索提高档案管理水平的方法。

关键词：

档案工作；管理工程

随着我国现代企业制度的建立及逐步推进成熟，企业内部的各项管理工作也呈现多样化、复杂化的发展趋势，传统的管理方法已经越来越无法适应，需要运用管理工程的思想和方法进行规范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。无论是档案管理理论研究自身，还是其向实践的转化，本质上也是一项工程，工程化思维和工程化方法能成为拓宽这种瓶颈的有力工具。

一、档案管理工程化的框架设计

（一）设计三个层级的业务目标

在档案管理模式转型期，运用工程化方法，可以直接从构想出发，首先确定三个层级的业务目标，在实践中细化完善每个目标的实施细节，从而逐步达成档案管理工程化的最终目标。第一，将企业各项工作中形成的大量文件、数据，通过归档的过程控制，按照一定的规范，组合成模块鲜明、系统性强的知识体系。这一目标的实现，需要建立企业各项活动与档案管理的信息链，在信息共享的基础上，完成企业知识体系集中统一管理。第二，进一步建立并规范档案需求分析方法，采用信息管理技术及档案编研方法，按照一定的规范，开展多层次多渠道的档案信息开发利用工作，满足各项工作对档案的利用需求。第三，运用知识管理的技术和方法，建立专业技能发现工具，用计算机系统做支持，通过对档案文件的分析，建立基于档案的专业知识库，通过利用环节进行知识推送，使档案管理成为企业知识管理不可缺少的一部分。

（二）设定实现目标的运行机制

档案管理者需要从档案管理内部体制环境和档案管理外部环境两个方面考虑，确定影响达成终极目标的各个正面及负面因素，分析这些因素的形成原因和相互关系以及这些因素产生影响、发挥功能的作用过程和作用原理及其运行方式。在档案管理内部体制环境中，建立能够发挥集群智慧的知识场。知识体系不仅涉及企业档案管理规章制度和标准规范及操作流程，还应该包含企业活动涉及的相关专业的初级知识。同时，培养具有一定专长的企业档案管理专家队伍，提高企业档案管理者的综合业务素质，不断完善档案管理知识体系，形成循环滚动向上的机制。通过优化内部环境，为档案管理外部环境的改善创造良好机会。影响实现档案管理工程化终极目标的外部环境，通常是由于企业档案管理工作弱化，服务陈旧，无法为企业中心工作提供最优服务造成的。因此，档案工作需要建立与外部环境，特别是企业中心工作的信息交流平台。通过平台明确企业各项工作对档案信息服务的需求，有针对性地确定自己的工作内容和工作目标，必要时还可以得到外部有力的支持和帮助，这是改善档案工作外部环境的关键所在。

（三）实现目标的过程控制手段

档案管理的每一项工作都是一个过程，运用管理工程的过程控制手段，包括指标控制、自动化控制、程序控制等，可以确保各项工作持续地、可预见地和稳定地运行在目标性能水平上。档案管理的指标控制，就是在每一个工作项目中，确定哪些是工作过程中的关键指标要求，在过程中随时检查这些指标要求，确保最终的档案服务的理想水平。例如：产品数据的完整性是产品档案管理需要关注的工作项目之一。将产品数据完整的保存下来并科学地组织成一个逻辑清晰体系完备的集合，同时去除大量无效的冗余数据，需要经过产品状态确定、产品数据分类、产品数据鉴定、产品数据整理等多个环节，而每一个环节都有自己的关键输入要求和输出要求。指标控制要做的，就是确定控制输入要求，预防工作缺陷的发生，同时监控输出结果，尽早发现问题并纠正。档案管理的自动化控制，就是通过一定的设计，使档案工作具有防差错技术或“防呆”能力。在企业的数字档案管理系统中，数字档案的采集、管理、利用等环节，需要根据各个环节及环节内各项工作的具体要求，借助计算机技术，通过详细的系统设计，实现档案工作过程的自动化纠错。档案管理的程序控制，就是将档案管理各项工作的具体操作方法，以技术规范的形式固定下来。这样做的好处是：可以防止管理经验和知识遗失、有助于档案管理标准化、便于档案工作规范和技能的传播、便于档案工作质量的审查等。

二、档案管理工程化的初步实践

（一）以实践为基础，细化初期业务目标

首先细化了档案业务目标，将目标设计为若干具体的工作项目。其次必须摸清家底，确定档案全宗范围。从档案管理的角度分析各项工作产生哪些文件、信息、数据和知识及其存在形式；区分传统档案管理范畴与尚未涉足的档案管理领域，确定并细化新领域的工作内容；根据档案文件重要程度（现实的和历史的价值）及利用情况决定取舍及管理方法。在此基础上，采取措施形成企业各项管理活动与档案工作的信息联动，将企业各类信息平台中的信息进行分类整理，随时跟踪企业各管理部门工作动向。同时，主动收集有归档价值的信息，形成档案全宗管理机制并根据各项管理工作的变化实行动态管理。

（二）优化档案工作运行机制

开展了规章制度体系和管理标准体系建设。首先建立了一套适合档案工作发展的规章制度体系，该体系包含三个部分：档案工作法规性管理制度、档案业务管理制度、与档案业务接口关系的各项管理制度。通过制度建设，建立一套适合企业档案工作的管理方法，包括如何计划、如何协作、如何控制流程和工作进度、如何分解任务等等，使档案管理成为流程化、可重复的技术基础工作，在此基础上加强档案工作管理标准体系建设。将档案工作标准规范分为现行文件管理标准、档案管理标准、档案技术标准等三个部分，在标准体系下可以设计业务操作手册，作为各个管理标准的延伸。

（三）以提高工作质量为目的的过程管理

在档案工程实施初期，尝试性设计了产品技术文件归档质量指标要求及质量控制方法，收到较好的效果。后续将逐步根据档案工作各项目，有计划有针对性地开展工作质量指标的设计工作。针对档案管理系统的应用，进行详细的工作质量需求分析，并将分析结果以详细设计要求的形式反映给系统开发人员，使计算机管理系统也能参与档案工作的质量控制。档案管理的程序控制只要依托档案部门的质量工作组的活动实现。QC小组和六西格玛小组分别以各自的质量控制方式，不断优化档案工作流程，使各项工作质量逐步以最优化的方式呈现。

三、建立档案管理工程化发展评估体系

企业档案管理者应当以积极科学的态度审视和跟踪档案工程化实施过程及其所带来的一系列变化，建立包括评价主体、评价对象和评价行为模式的档案工程化评价体系，厘清影响评价的相关因素。借鉴其它管理工程评价的原则和标准，建立诸如档案工作项目必要性和可行性评估方法、项目风险分析方法、档案管理规章制度和标准体系的适用性评价方法、档案管理团队建设方案、档案工作程序控制的适用性分析方法、档案专业工具的先进性及应用的广泛性等等一系列评价方法和指标。从发展的视角构建档案工程成熟度发展模型，以评价标准和评价流程为依据进行科学分析，参考成熟度发展模型有针对性的做出改变，提出从结构、进程、质量三个方面适时调整档案工程建设的策略。

作者:李伟 赵卫民 单位:北京宇航系统工程研究所